Información general
La página Administrar contiene los registros de los acuerdos que un usuario ha enviado, así como los acuerdos compartidos o enviados al usuario desde un origen de confianza.
Además de los acuerdos, el usuario puede seleccionar acceder a las plantillas de biblioteca, los formularios web y los correos electrónicos en bloque generados o propiedad del usuario.
Los usuarios que tengan cuentas compartidas con ellos pueden cambiar el contenido mostrado de sus datos personales a una vista del contenido de la cuenta compartida (con algunas limitaciones en cuanto a las acciones disponibles).
Diseño y funcionalidad
Lista central de registros
La sección central de la página Administrar carga una lista de acuerdos, y cada fila representa un registro de acuerdo.
- Si hay acuerdos pendientes de acción por su parte, el filtro En espera se selecciona automáticamente.
- El filtro En curso se selecciona automáticamente si no hay ningún acuerdo a la espera del usuario.
La lista de registros de acuerdos tiene de cuatro a cinco columnas, en función del filtro seleccionado:
- Destinatario: el valor del destinatario cambia en función del estado del acuerdo:
- Los acuerdos en curso informan del destinatario actual que hay una acción en espera.
- Los acuerdos completados informan al primer destinatario definido para el acuerdo.
- Los acuerdos cancelados y caducados informan al último destinatario asignado cuando se cancelaron o caducaron.
- Los acuerdos en curso informan del destinatario actual que hay una acción en espera.
- Remitente: refleja el nombre y la compañía del remitente cuando este no es el usuario que ha iniciado sesión. Los acuerdos enviados por el usuario que ha iniciado sesión muestran “Yo” como valor del remitente.
- Título: refleja el título del acuerdo tal y como se configuró. Es el mismo título que se filtra al generar informes.
- Grupo: refleja el grupo en el que se creó el acuerdo. Solo el remitente original del acuerdo verá el valor Grupo rellenado.
- Los acuerdos de la lista que no haya redactado un usuario que ha iniciado sesión presentan un guion (-) en lugar del nombre del grupo.
- Los acuerdos de la lista que no haya redactado un usuario que ha iniciado sesión presentan un guion (-) en lugar del nombre del grupo.
- Modificado: refleja la última fecha en que el acuerdo se modificó por la acción del usuario (firmar, cancelar, etc.). El valor Modificado se actualiza con cada acción hasta que alcanza un estado final (completado/cancelado/caducado).
La lista de acuerdos se ordena inicialmente por la fecha de modificación, con el acuerdo que se ha modificado más recientemente en primer lugar.
Al hacer clic en cualquier encabezado de columna, la lista se ordena según ese valor en orden de subida o de bajada. Si se vuelve a hacer clic en el encabezado, se invierte el orden.
Iconos de indicadores y acciones rápidas
Los registros de la lista central tienen uno o más botones de "acción rápida" y hasta dos iconos de indicador que se muestran al pasar el ratón sobre un registro individual.
- Las acciones siempre se ocultan hasta que se pasa el ratón por encima.
- Los iconos de indicador se ocultan a menos que la función que representa el icono se haya configurado para el registro individual.
- Los iconos de indicador siempre están visibles (en azul brillante) cuando se configuran para el registro.
Los filtros de estado En curso y Completado tienen unos puntos suspensivos junto al nombre del filtro que incluye una acción para abrir la Galería de plantillas de Power Automate.
- Acción rápida, abrir: el botón Abrir abre el acuerdo para su visualización (igual que la acción Abrir acuerdo en el carril derecho).
- Mantenga pulsada la tecla CMD/CTRL y haga clic con el botón izquierdo en el botón Abrir para abrir el acuerdo en una nueva pestaña.
- Mantenga pulsada la tecla CMD/CTRL y haga clic con el botón izquierdo en el botón Abrir para abrir el acuerdo en una nueva pestaña.
- Indicador Recordatorio: cuando Recordatorio está activo para el registro, el icono azul aparece en la lista de registros.
- Hacer clic en el icono permite configurar un nuevo recordatorio.
- Si ya existe un recordatorio, se muestra un resumen de recordatorio con una nota que indica cuándo se envió el último recordatorio.
- Indicador de notas: al añadir una nota al registro, el icono azul aparece en la lista de registros.
- Al hacer clic en el icono Añadir notas el usuario puede añadir una nota personal al acuerdo. Esta nota no es visible o los usuarios no pueden buscarla en el sistema.
- Al pasar el ratón sobre el icono configurado de Notas se muestran los primeros caracteres de la nota en una burbuja de texto sobre el icono.
- Acción rápida, abrir: el botón Abrir abre el acuerdo para su visualización (igual que la acción Abrir acuerdo en el carril derecho).
- Mantenga pulsada la tecla CMD/CTRL y haga clic con el botón izquierdo en el botón Abrir para abrir el acuerdo en una nueva pestaña.
- Mantenga pulsada la tecla CMD/CTRL y haga clic con el botón izquierdo en el botón Abrir para abrir el acuerdo en una nueva pestaña.
- Acción rápida, Firmar: El botón Firmar abre la página de firma electrónica para aceptar la firma del usuario (igual que el botón Ver y firmar en el menú derecho).
- Indicador de notas: al añadir una nota al registro, el icono azul aparece en la lista de registros.
- Al hacer clic en el icono Añadir notas el usuario puede añadir una nota personal al acuerdo. Esta nota no es visible o los usuarios no pueden buscarla en el sistema.
- Al pasar el ratón sobre el icono configurado de Notas se muestran los primeros caracteres de la nota en una burbuja de texto sobre el icono.
- Acción rápida, abrir: el botón Abrir abre el acuerdo para su visualización (igual que la acción Abrir acuerdo en el carril derecho).
- Mantenga pulsada la tecla CMD/CTRL y haga clic con el botón izquierdo en el botón Abrir para abrir el acuerdo en una nueva pestaña.
- Mantenga pulsada la tecla CMD/CTRL y haga clic con el botón izquierdo en el botón Abrir para abrir el acuerdo en una nueva pestaña.
- Acción rápida, descargar PDF: el botón Descargar PDF activa una descarga del PDF del acuerdo (igual que la acción Descargar PDF en el menú derecho).
- Indicador de notas: al añadir una nota al registro, el icono azul aparece en la lista de registros.
- Al hacer clic en el icono Añadir notas el usuario puede añadir una nota personal al acuerdo. Esta nota no es visible o los usuarios no pueden buscarla en el sistema.
- Al pasar el ratón sobre el icono configurado de Notas se muestran los primeros caracteres de la nota en una burbuja de texto sobre el icono.
- Acción rápida, abrir: el botón Abrir abre el acuerdo para su visualización (igual que la acción Abrir acuerdo en el carril derecho).
- Mantenga pulsada la tecla CMD/CTRL y haga clic con el botón izquierdo en el botón Abrir para abrir el acuerdo en una nueva pestaña.
- Mantenga pulsada la tecla CMD/CTRL y haga clic con el botón izquierdo en el botón Abrir para abrir el acuerdo en una nueva pestaña.
- Acción rápida, editar: el botón Editar abre la página Comprimir (Enviar) para permitir la edición del acuerdo (igual que la acción Editar acuerdo en el carril derecho).
- Indicador de notas: al añadir una nota al registro, el icono azul aparece en la lista de registros.
- Al hacer clic en el icono Añadir notas el usuario puede añadir una nota personal al acuerdo. Esta nota no es visible o los usuarios no pueden buscarla en el sistema.
- Al pasar el ratón sobre el icono configurado de Notas se muestran los primeros caracteres de la nota en una burbuja de texto sobre el icono.
- Acción rápida, abrir: el botón Abrir abre el acuerdo para su visualización (igual que la acción Abrir acuerdo en el carril derecho).
- Mantenga pulsada la tecla CMD/CTRL y haga clic con el botón izquierdo en el botón Abrir para abrir el acuerdo en una nueva pestaña.
- Mantenga pulsada la tecla CMD/CTRL y haga clic con el botón izquierdo en el botón Abrir para abrir el acuerdo en una nueva pestaña.
- Acción rápida, Editar: el botón Editar abre la plantilla en el entorno de edición para permitir la edición de los campos de plantilla (igual que la acción Editar plantilla en el menú derecho).
- Indicador de notas: al añadir una nota al registro, el icono azul aparece en la lista de registros.
- Al hacer clic en el icono Añadir notas el usuario puede añadir una nota personal al acuerdo. Esta nota no es visible o los usuarios no pueden buscarla en el sistema.
- Al pasar el ratón sobre el icono configurado de Notas se muestran los primeros caracteres de la nota en una burbuja de texto sobre el icono.
- Acción rápida, abrir: el botón Abrir abre el acuerdo para su visualización (igual que la acción Abrir acuerdo en el carril derecho).
- Mantenga pulsada la tecla CMD/CTRL y haga clic con el botón izquierdo en el botón Abrir para abrir el acuerdo en una nueva pestaña.
- Mantenga pulsada la tecla CMD/CTRL y haga clic con el botón izquierdo en el botón Abrir para abrir el acuerdo en una nueva pestaña.
- Acción rápida: Editar: El botón Editar abre la composición de página Crear formulario web para permitir la edición del formulario web (igual que la acción Editar formulario web en el carril derecho).
- Indicador de notas: al añadir una nota al registro, el icono azul aparece en la lista de registros.
- Al hacer clic en el icono Añadir notas el usuario puede añadir una nota personal al acuerdo. Esta nota no es visible o los usuarios no pueden buscarla en el sistema.
- Al pasar el ratón sobre el icono configurado de Notas se muestran los primeros caracteres de la nota en una burbuja de texto sobre el icono.
- Acción rápida, abrir: el botón Abrir abre el acuerdo para su visualización (igual que la acción Abrir acuerdo en el carril derecho).
- Mantenga pulsada la tecla CMD/CTRL y haga clic con el botón izquierdo en el botón Abrir para abrir el acuerdo en una nueva pestaña.
- Mantenga pulsada la tecla CMD/CTRL y haga clic con el botón izquierdo en el botón Abrir para abrir el acuerdo en una nueva pestaña.
- Acción rápida, Descargar datos de formulario: el botón Descargar datos del formulario activa una descarga de los datos del campo de formulario para el Envío en bloque (igual que la acción Descargar datos de campo de formulario en el menú derecho).
- Indicador de notas: al añadir una nota al registro, el icono azul aparece en la lista de registros.
- Al hacer clic en el icono Añadir notas el usuario puede añadir una nota personal al acuerdo. Esta nota no es visible o los usuarios no pueden buscarla en el sistema.
- Al pasar el ratón sobre el icono configurado de Notas se muestran los primeros caracteres de la nota en una burbuja de texto sobre el icono.
Filtros del carril izquierdo
El carril izquierdo de la ventana muestra una lista de filtros para los estados del acuerdo (en la parte superior) y un grupo de filtros de plantilla (en la parte inferior).
Al seleccionar cualquier filtro, se rellena la lista central de acuerdos/plantillas según corresponda.
Existen dos estados "activos". Cada uno indica el volumen de contenido entre paréntesis después del nombre de estado:
- En curso (N): los acuerdos con estado En curso esperan a que un participante complete la acción. Los acuerdos que esperan al usuario que ha iniciado sesión no aparecen
- En espera (M): los acuerdos que requieren de nuevo la acción del usuario que inició sesión aparecen con el filtro En espera.
Existen tres estados "Terminado":
- Completado: acuerdos que se han completado correctamente
- Cancelado: acuerdos que se han abandonado por algún motivo. Esto incluye:
- Acuerdos cancelados por el emisor
- Acuerdos rechazados por un participante
- Acuerdos terminados por un error de autenticación repetido
- Acuerdos que han experimentado errores del sistema y que no se pueden firmar
- Caducado: acuerdos que llegan a una fecha de caducidad y se cierran automáticamente
El Borrador contiene todos los acuerdos parcialmente creados, normalmente en espera de la colocación de los campos.
Los filtros de plantilla solo contienen las plantillas "principales" utilizadas para generar acuerdos "secundarios". Los acuerdos secundarios se capturan en los filtros de acuerdo (anteriores).
Las plantillas principales no son acuerdos en sí mismas, pero se utilizan para producir grandes volúmenes de acuerdos individuales. Estos objetos principales incluyen los siguientes:
- Plantillas (Biblioteca): todas las plantillas de documentos y de campos disponibles en su biblioteca de documentos.
- Formularios web: anteriormente conocidos como Widgets, los formularios web son las plantillas del acuerdo que se pueden distribuir como vínculos, o integrar en las páginas web. El firmante inicia los formularios web, generando un acuerdo secundario para cada participante que complete el proceso de firma.
- Envíos en bloque: enviar en bloque las plantillas (anteriormente conocidas como Mega Sign) aceptan una lista de destinatarios individuales para generar un gran volumen de acuerdos discretos utilizando los mismos formularios. Cada acuerdo es una transacción discreta; los destinatarios individuales no están al tanto de los demás (es decir, enviar una política de gastos internos a todos los empleados).
Indicador de correo electrónico/SMS rechazado
La columna de estado refuerza el estado del acuerdo (Enviado para firmar, Esperando firma electrónica) y proporciona un icono de alerta si una de las direcciones de correo electrónico se ha rechazado.
El indicador de rechazo solo es visible cuando se visualizan los acuerdos y no se aplica a una plantilla principal como Enviar en lote o las plantillas principales del formulario web.
Comprueba la lista Actividad para mostrar los eventos de rechazo:
Los mensajes rechazados pueden corregirse reemplazando el destinatario.
Funcionalidad de búsqueda
La barra Buscar y el botón contiguo Filtros permiten criterios de búsqueda precisos para ayudar a encontrar acuerdos en lo que rápidamente puede convertirse en un número abrumador de transacciones.
Obtenga más información sobre cómo funciona la búsqueda aquí >
Menú contextual del carril derecho
Al seleccionar (hacer clic una vez) cualquier registro de la lista central, se activa el carril derecho para que aparezca un menú contextual de acciones y metadatos relevantes para el objeto seleccionado.
El menú contextual del carril derecho tiene diferentes opciones según el nivel de servicio del usuario (individual, empresarial, etc.), el objeto seleccionado (acuerdo, formulario web, etc.), el estado del usuario (administrador, usuario) y el estado del objeto (activo, en curso, completado, etc.). Si no ve ninguna opción o función que espera que esté disponible, compruebe con el administrador si está limitada por el diseño (configuración, nivel de autoridad del usuario) o por la disponibilidad (nivel de servicio).
Selector de cuenta compartida (opcional)
Las cuentas que tienen el uso compartido de cuentas activado pueden hacer clic en Su título de acuerdos para abrir una lista de las cuentas actualmente compartidas con el usuario. Esta lista actúa como un filtro que rellena la página de gestión con el contenido del usuario o grupo. La opción para elegir Todos los acuerdos compartidos también está disponible.
Al seleccionar una opción:
- el título en el que se puede hacer clic cambia al nombre del filtro
- la lista central de registros se rellena con el contenido compartido
- se añaden dos nuevas columnas a la lista de registros para indicar el origen del contenido:
- GRUPO: el grupo que contiene el registro.
- COMPARTIDO POR: el nombre del usuario que comparte el contenido.
Las cuentas que tienen el Uso compartido de cuentas avanzado habilitado pueden cambiar entre las cuentas de usuario compartidas para ver, enviar y firmar acuerdos en nombre del usuario (dependiendo de cómo se configure el uso compartido):
- Pase el ratón sobre su nombre en la esquina superior derecha de la pantalla
- Haga clic en Cambiar cuenta
- Seleccione la cuenta de usuario a la que desee cambiar y haga clic en Aceptar
Cambiar a otra cuenta de usuario permite al usuario que ha iniciado sesión enviar acuerdos en nombre de la cuenta a la que se ha cambiado:
A continuación se muestra una lista de las funciones y acciones específicas del acuerdo que pueden emplear los usuarios.
El Nombre o Título del acuerdo se encuentra en la parte superior derecha del diseño de la página:
La Fecha de creación se encuentra justo debajo del nombre del creador del acuerdo.
El Estado actual de acuerdo se muestra bajo el nombre del acuerdo, y la fecha de creación, en la esquina superior derecha de la ventana.
De quién es el acuerdo se encuentra en la parte superior derecha.
- El campo De solo se puede ver cuando no es el remitente.
El mensaje global para el acuerdo se encuentra en la parte superior derecha, justo debajo del emisor
El destinatario actual se identifica en la nueva y ampliada lista de participantes que muestra con claridad todos los participantes y sus estados en relación con el acuerdo
Un usuario puede firmar un acuerdo desde la página Administrar seleccionando el registro del acuerdo y haciendo clic en el botón Ver y firmar en el carril derecho o Firmar acción rápida en el registro de la lista central.
La interfaz de firma de acuerdo estándar se abre para aceptar la entrada de campo y las firmas:
La posibilidad de cancelar el acuerdo se encuentra en la parte derecha, junto a las acciones: Cancelar
La posibilidad de definir, editar y eliminar la fecha de caducidad del acuerdo se encuentra bajo la fecha de creación: Fecha límite de finalización
Haga clic en el icono del lápiz para abrir el panel de edición.
El diseño de la página Administrar muestra a los participantes de un acuerdo y proporciona:
- El estado actual de los participantes que hayan completado las acciones (justo debajo del correo electrónico de cada participante)
- Una lista completa de todos los participantes y su función en relación con el acuerdo (en la parte derecha)
La capacidad para sustituir al participante actual se encuentra al pasar el ratón sobre el icono del participante y, luego, haciendo clic en el vínculo Reemplazar participante.
Dependiendo de la configuración de su cuenta, existen dos opciones:
- Reemplazar destinatario: esta opción reemplaza al destinatario actual y le impide seguir accediendo al acuerdo
- Añadir destinatario alternativo: al añadir un destinatario alternativo se incluye a este, pero se mantiene al destinatario original, que puede seguir completando el acuerdo
>>Puede obtener todos los detalles sobre cómo reemplazar al firmante actual aquí
El emisor de un acuerdo tiene autorización para cambiar el método de autenticación para cada uno de los participantes, una vez que se envíe el acuerdo.
Esto es especialmente útil si se ha utilizado una contraseña, pero se ha perdido u olvidado. Solo hace falta restablecer la contraseña.
La posibilidad de modificar la autenticación del destinatario se encuentra al pasar el ratón por encima del icono de participante y, a continuación, haciendo clic en el vínculo Editar situado junto al método de autenticación.
Esta configuración solo se aplica a las contraseñas utilizadas en la autenticación del destinatario.
Las contraseñas utilizadas para proteger un PDF firmado no se ven afectadas
La posibilidad de sustituir los archivos de un acuerdo enviado se puede encontrar en las acciones de la parte derecha: Modificar el acuerdo
Si se firma un acuerdo fuera del proceso de firma de Acrobat Sign (por ejemplo, un destinatario imprime el documento y lo firma físicamente), el autor del acuerdo puede digitalizarlo y cargarlo de nuevo en Acrobat Sign.
Si su cuenta utiliza una identificación oficial para la validación del destinatario y ha elegido almacenar la información de autenticación, tendrá la posibilidad de descargar el Informe de identidad del firmante.
El historial de eventos del acuerdo se encuentra en la parte inferior derecha de las acciones: Actividad
Hacer clic en la opción Actividad reemplaza los controles de la parte derecha con el historial del evento total del acuerdo, que aparece en orden cronológico, con los eventos más recientes en la parte superior.
Para ver el contenido (archivos) de un acuerdo:
- Haga clic una vez en el acuerdo para seleccionarlo y abrir el carril derecho
- Haga clic en la acción Abrir acuerdo
El acuerdo se abre para la revisión; los controles de la parte derecha permanecen en su lugar.
La posibilidad para crear o eliminar recordatorios se encuentra en la parte de derecha, junto a las acciones: Recordatorio
Las plantillas de biblioteca y los formularios web tienen la opción de que los administradores cambien el propietario de la plantilla. La plantilla debe estar bajo la autoridad del administrador para mostrar la acción.
La selección de la opción Nuevo propietario activa un cuadro de entrada para proporcionar el correo electrónico del nuevo propietario.
Puede obtener más información acerca de las transferencias de objetos aquí >>
La posibilidad de compartir el acuerdo se encuentra en la parte derecha, junto a las acciones: Compartir
Cuando ya ha compartido un acuerdo:
- Se envía un correo electrónico al usuario (correo electrónico) con el que ha compartido el acuerdo
- El correo electrónico contiene un PDF adjunto del acuerdo en su estado actual
- El registro del acuerdo pasa a estar disponible en la página Gestionar del usuario (dirección de correo electrónico) con el que lo compartió
- El usuario puede revisar el acuerdo como si tuviera una copia del mismo
La posibilidad de descargar el acuerdo o el informe de auditoría del acuerdo se encuentra en el carril derecho, junto a las acciones: Descargar PDF y Descargar informe de auditoría respectivamente
Si se utilizan varios archivos para crear el acuerdo y el usuario no desea descargar el PDF completo en un solo archivo concatenado, esta opción permite descargar los archivos individuales (tal y como se cargaron originalmente).
Al seleccionar esta opción, se abre una interfaz que permite hacer clic en cada archivo para descargar una versión PDF del mismo.
Los objetos de plantilla "padre" tienen la opción de descargar los datos de los campos de formulario de todos los acuerdos que se hayan generado a partir de la plantilla.
Si selecciona esta opción, se activará la descarga de un archivo con formato CSV en el sistema local con todo el contenido de los campos para todos los acuerdos secundarios generados a partir de la plantilla principal.
El contenido se puede ocultar en la página Gestionar. Este contenido no se elimina, el estado no cambia y el acuerdo puede continuar de forma normal durante el ciclo de firma. El acuerdo simplemente no está visible en la vista de usuario de página Gestionar.
Para mostrar el contenido, en primer lugar debe buscar utilizando el filtro Mostrar solo acuerdos ocultos
Problemas conocidos
Problema: Al cambiar a la nueva página Administrar, la página está totalmente en blanco, sin contenido de acuerdos.
Prueba: Intente cargar esta página: https://documentcloud.adobe.com/
- Si no puede cargar https://documentcloud.adobe.com/, debe ponerse en contacto con la administración de su red interna para desbloquear el dominio documentcloud.adobe.com.
- Si puede acceder al vínculo anterior, póngase en contacto con el servicio de asistencia.
Las páginas Inicio y Ver acuerdo también experimentan un efecto similar.
