Desde la página Inicio, haga clic en Publicar un formulario web
Se puede crear un formulario web que se pueda firmar para incrustarlo en el sitio web (o enviarlo como vínculo web), lo cual permite a varias personas acceder fácilmente al formulario o documento y crear un acuerdo.
Un formulario web se puede configurar para que tenga uno o más participantes, varios contrafirmantes y varias partes como CC. El flujo de firma de un formulario web es:
Desde la página Inicio, haga clic en Publicar un formulario web
Si se encuentra en una cuenta que tiene activado Usuarios en varios grupos (UMG), seleccione el grupo con el que desea relacionar el formulario web antes de configurarlo.
Si no ve el menú desplegable Enviar desde en la parte superior de la página, su cuenta no está habilitada para UMG.
Introduzca el Nombre del formulario web
Configure la experiencia del primer participante:
(El primer participante es la persona que interactúa inicialmente con el formulario web. En el caso de que se permitan varios participantes, el primer participante proporcionará las direcciones de correo electrónico de todos los participantes posteriores).
La Autenticación de Acrobat Sign y la identificación oficial no son compatibles con la autenticación de formularios web.
(Opcional si se activa) Añadir participante
Al hacer clic en el vínculo Añadir participante, se añade un participante adicional al formulario web.
Cuando el Participante 1 haya completado las acciones requeridas y haga clic en Enviar, se le pedirá Asignar el siguiente participante:
Añada contrafirmantes y partes en CC.
Si quiere que su formulario web se contrafirme:
Añada partes en CC haciendo clic en el vínculo Mostrar CC.
Tenga en cuenta que los contrafirmantes siempre serán los firmantes finales. El proceso siempre comienza con la persona que visita el formulario web.
Arrastre y suelte los archivos que quiera usar como base para su formulario web en la sección Archivos o haga clic en Agregar archivos y diríjase al documento en cualquier unidad de red o almacenamiento de archivos integrado.
Las plantillas de biblioteca existentes también se pueden importar (con los campos creados intactos).
Configurar las opciones
Seleccione la opción Campos Vista previa y Agregar firma y, a continuación, haga clic en Siguiente.
La página se actualizará y se mostrarán los archivos autorizados en el entorno de creación.
Arrastre los campos necesarios desde la parte derecha de la página al documento.
No olvide colocar como mínimo un campo de firma para cada firmante, incluidos los participantes iniciales y todos los contrafirmantes.
Los campos de correo electrónico son opcionales, pero si no hay ningún campo en el propio formulario, Adobe Acrobat Sign solicitará al participante que proporcione un correo electrónico. En todos los casos, debe proporcionarse una dirección de correo electrónico para cada participante.
Una vez que se colocan todos los campos, haga clic el botón Guardar situado en la esquina superior derecha. Al guardar el documento en este momento, se iniciará el formulario web como una URL pública activa.
Si deja la ventana de creación sin guardar, el formulario web se guarda como Borrador en la página Administrar
Llegará a la página de poscreación del formulario web. Aquí puede obtener la URL que dirige a este y el código de iframe o JavaScript que puede usar para insertarlo.
También puede realizar pruebas de firma de su formulario web.
Se puede acceder a los formularios web que aún están en estado Borrador en la página Administrar seleccionando el filtro Formularios web en el carril izquierdo.
Los borradores de formularios web permiten:
Edite el nombre o los archivos del formulario web y, a continuación, haga clic en Siguiente para abrir el entorno de creación.
Después de añadir los campos, haga clic en Guardar para iniciar el formulario web.
Al salir del entorno de creación, el formulario web se guarda en estado Borrador.
Los formularios web existentes se pueden modificar en el nivel de documento.
El propietario del formulario web puede actualizar:
La dirección URL del formulario web no cambia cuando este se edita, por lo que los vínculos existentes seguirán funcionando con el contenido actualizado.
Para editar un formulario web existente:
Haga clic en la pestaña Administrar
Seleccione el filtro de formularios web
Seleccione el formulario web que desea activar
Haga clic en el botón Editar
Se carga la página de configuración, lo que le permite añadir o quitar archivos del formulario web.
Haga clic en Siguiente cuando los archivos sean correctos
Si el creador del formulario web se ha añadido a los contrafirmantes del formulario web, ese usuario no se puede editar.
Los valores de correo electrónico del contrafirmante y de CC se pueden editar una vez que el formulario web esté activo.
Para editar el contrafirmante o el correo electrónico en CC:
La edición de un formulario web existente rellena el registro de Actividad con la actividad de actualización general y el correo electrónico del usuario que ha confirmado la actualización.
Solo se registran los eventos que afectan a la función de la plantilla de formulario web. Las acciones de ocultar/mostrar no se registran, ya que solo pertenecen a la vista personal de la persona que oculta/muestra el objeto.
Si desactiva un formulario web, los firmantes ya no podrán acceder a él, pero se seguirá mostrando en su cuenta. Puede volver a activar el formulario web en cualquier momento.
Para desactivar un formulario web:
Haga clic en la pestaña Administrar.
Seleccione el filtro de formularios web
Haga clic en el formulario web que desee desactivar
Haga clic en Desactivar
Seleccione la experiencia que desea proporcionar a los usuarios que intenten acceder a la URL del formulario web
Por ejemplo: [https://www.sign.adobe.com/ | Acrobat Sign] se muestra como Acrobat Sign.
Haga clic en Desactivar
Los formularios web desactivados siguen siendo visibles en la página Administrar.
Si desea quitar el formulario web de la vista, ocúltelo.
Los formularios web desactivados se pueden volver a activar en cualquier momento y volverán a tener la misma función.
Para activar un formulario web desactivado:
Haga clic en la pestaña Administrar
Seleccione el filtro de formularios web
Haga un solo clic en el formulario web que desea activar
Haga clic en el botón Activar.
Haga clic en Activar cuando se le pida
Si desea eliminar un formulario web de la vista de página Administrar, puede ocultarlo.
Ocultar un formulario web lo oculta solo en la vista, cualquier usuario que tenga acceso (si se ha compartido el formulario) podrán seguir viéndolo.
Haga clic en la pestaña Administrar, vaya hacia abajo hasta la sección Formulario web.
Seleccione el filtro de formularios web
Haga clic en el formulario web que desea ocultar
Haga clic en el vínculo Ocultar formulario web ubicado en las opciones del panel derecho.
Si no desactiva el formulario web antes de ocultarlo, los usuarios podrán seguir accediendo a él para firmarlo. Un formulario web oculto solo se elimina de su vista personal.
Los niveles de servicio Business y Enterprise tienen la opción de configurar el acceso a formularios web y las opciones del firmante.
El acceso a los formularios web y las opciones del firmante se pueden activar o desactivar en el nivel de cuenta o de grupo; para ello, vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración global > Formularios web
Los formularios web están sujetos a varias configuraciones generales que abarcan todos los acuerdos de un grupo específico. Sin embargo, el uso práctico de un formulario web a menudo es diferente del de un acuerdo enviado directamente a un destinatario conocido, y la configuración relacionada con la autenticación y las opciones de correo electrónico pueden entrar en conflicto.
Los clientes que hayan activado Usuarios en varios grupos pueden encontrar útil crear un nuevo grupo con una configuración personalizada para la experiencia de formularios web (p. ej., en los formularios web internos que requieran una autenticación menos estricta).
En cuanto a los controles que influyen directamente en los formularios web, hay varias opciones de configuración:
Al marcar esta opción, se muestra la opción Publicar un formulario web en la página Inicio, lo que permite a los usuarios crear formularios según sea necesario.
Cuando se activa, las direcciones de correo electrónico se pueden añadir como CC al formulario web. De lo contrario, la opción para añadir un destinatario en CC desaparecerá del proceso de creación..
Cuando está activado, aparece un vínculo de Descargar PDF en las Opciones del formulario web para que el destinatario pueda descargarlo en blanco como un PDF.
Los formularios web requieren que cada participante proporcione su dirección de correo electrónico para que la acción de firma se pueda asignar y validar explícitamente.
La configuración Exigir una dirección de correo electrónico en el bloque de firma dicta cuándo se recopila el correo electrónico, dentro de los campos del propio formulario web o en una superposición después del proceso de firma.
Cuando la configuración está activada, el campo Dirección de correo electrónico es obligatorio para cada firmante dentro de los límites del documento. Este campo puede ser un campo de Correo electrónico colocado individualmente o el campo de correo electrónico integrado que se incluye con un Bloque de firma.
El sistema coloca automáticamente un campo de Bloque de firma en la parte inferior de la última página para cada destinatario que no tenga un campo de Correo electrónico en el documento.
Cuando la configuración está deshabilitada, el formulario web no requiere que un campo de correo electrónico esté presente dentro de los límites del formulario. Después de confirmar su firma, se solicita al destinatario que proporcione una dirección de correo electrónico mediante una interfaz de superposición.
En todos los casos, debe recopilarse una dirección de correo electrónico para cada participante
Cuando Exigir a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico está activado, el destinatario debe verificar su firma antes de que se complete la firma del participante.
Se informa al participante del requisito de verificar su firma mediante un vínculo enviado por correo electrónico:
El informe de auditoría indica con claridad que el correo electrónico se ha verificado:
Cuando Exigir a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico está desactivado, el participante no necesita verificar su correo electrónico para completar el proceso de firma. El acuerdo asume el estado completado o avanza al siguiente participante.
El informe de auditoría para las direcciones de correo electrónico no verificadas indica que se ha renunciado a la verificación:
Las firmas no verificadas están sujetas al rechazo.
Si desactiva la verificación del correo electrónico del participante y necesita una firma legalmente vinculante, asegúrese de que está utilizando alguna forma de autenticación que identifique a un usuario único (por ejemplo, KBA).
Si el primer firmante incluye un participante adicional, debe completarse una verificación por correo electrónico antes de notificárselo al segundo participante (independientemente de esta configuración).
Cuando Permitir participantes adicionales está activado, la interfaz del formulario web muestra un vínculo Añadir participante que inserta un registro de participante adicional por clic (hasta un máximo de 25).
Cuando Permitir participantes adicionales está desactivado, la interfaz no permite añadirlos y los formularios web solo admiten un firmante externo.
Si necesita acceder al código URL del formulario web:
Haga clic en la pestaña Administrar.
Seleccione el filtro de formularios web
Haga clic una vez en el formulario web para seleccionarlo.
Haga clic en la acción Obtener código.
La página se actualiza para mostrar el formulario web con el código URL en la parte superior:
Para insertar valores en un campo de un formulario web, hay dos cosas que debe saber:
Cree o edite un formulario web para obtener acceso a los campos
Agregue un campo de texto que desee rellenar a través de la URL
Abra las propiedades del campo haciendo doble clic en ellas
Edite el nombre del campo para que tenga significado. El nombre del campo es la primera parte del parámetro que utilizará, por lo que cuanto más corto mejor
Marque la casilla que indique que Es posible que el valor predeterminado proceda de una dirección URL.
Haga clic en OK para guardar los parámetros
Repita el procedimiento para todos los campos que necesiten aceptar un parámetro de la URL
Haga clic en Guardar para guardar el formulario web
En este ejemplo vamos a crear dos campos que debe rellenar la URL:
Copie la URL desde el formulario web. La forma más sencilla de hacerlo es:
Las URL de formularios web resultan bastante largas, por lo que aquí se utiliza una abreviada como ejemplo (la suya será diferente):
Ejemplo de URL:
https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*
Pegue la URL del formulario web en un editor de texto (como el Bloc de notas)
Agregar sus parámetros
URL de ejemplo con un parámetro
https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621
URL de ejemplo con dos parámetros
https://secure.na1.adobesign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621&Emp_ID=429939
Una vez que todos los pares de campo=valor se agreguen a la URL, copie la cadena completa y péguela en su navegador.
El formulario web se representará con los campos rellenados:
Solo cuando el formulario web se encuentra en estado Borrador.
Después de crear un formulario web, el nombre del formulario web no se puede modificar.
El creador del formulario web siempre recibe el acuerdo completado (a menos que se habilite una opción para eliminar las notificaciones).
Si se requiere que otra parte reciba una notificación cuando se firme el acuerdo de formulario web, el campo CC se puede utilizar para garantizar que dicha parte se incluya automáticamente.
Después de publicar el formulario web, los contrafirmantes solo se pueden editar en la página Administrar.
Solo se pueden editar las direcciones de correo electrónico. El número de contrafirmantes no puede modificarse.
Si el creador del formulario web se ha añadido a los contrafirmantes del formulario web, ese usuario no se puede editar.
Sí.
Después de crear un formulario web, puede editar las partes en copia en la página Administrar.
Sí.
Las plantillas de la biblioteca de Acrobat Sign se pueden utilizar como base para un formulario web adjuntándolas mediante el vínculo Añadir archivos.
Sí.
Las instrucciones para deshabilitar el proceso de verificación por correo electrónico se encuentran en la sección Configuración.
Al deshabilitar la verificación por correo electrónico no se elimina el requisito de que el firmante proporcione una dirección de correo electrónico.
Si desactiva la autenticación por correo electrónico de la firma y necesita una firma legalmente vinculante, asegúrese de que está utilizando alguna forma de autenticación que identifique a un usuario único (por ejemplo, KBA, contraseña).
Sí.
La URL de un formulario web es simplemente una URL como cualquier otra.
La adición de la URL a un formulario web como hipervínculo no vincula de forma lógica ningún acuerdo generado por el formulario web al acuerdo de origen.
Los datos recopilados en un formulario web se incluyen en el ID de transacción del acuerdo. Los datos no se rellenan en ningún otro lugar del sistema de Acrobat Sign y, si el acuerdo se elimina por completo, también se eliminan.
La creación de informes de los formularios web extrae el contenido de los acuerdos para rellenar los informes, pero no guardan los datos en ninguna ubicación nueva.
La sección Actividad de la plantilla de formulario web principal registra los eventos principales como la creación, la habilitación o desactivación y la sustitución de participantes
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