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Se puede crear un formulario web que se pueda firmar para incrustarlo en el sitio web (o enviarlo como vínculo web), lo cual permite a varias personas acceder fácilmente al formulario o documento y crear un acuerdo.
Un formulario web se puede configurar para que tenga uno o más participantes, varios contrafirmantes y varias partes como CC. El flujo de firma de un formulario web es:
- Un acuerdo se crea una vez que el primer participante completa y verifica su firma/acción.
- Si el formulario web permite la participación de varios participantes, todos ellos completarán su acción en el acuerdo en el orden en que aparecen en la lista.
- Una vez que los participantes han completado sus acciones, se notifica a los contrafirmantes en el orden en que aparecen en la lista.
- Una vez completado el acuerdo, se notifica a todas las partes (incluidas las añadidas como CC) el acuerdo completado.
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En la página Crear un formulario web, introduzca el Nombre del formulario web.
- No puede editar el nombre de un formulario web una vez creado, por lo que debe asegurarse de que lo escribe correctamente.
- Si ha añadido un archivo sin establecer el nombre del formulario web, este recibirá el nombre del archivo.
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Configure la experiencia del primer participante:
(El primer participante es la persona que interactúa inicialmente con el formulario web. En el caso de que se permitan varios participantes, el primer participante proporcionará las direcciones de correo electrónico de todos los participantes posteriores).
- Función de participante:
- Firmante: los firmantes deben aplicar una firma, además de cualquier otro campo que sea necesario
- Aprobador: los aprobadores pueden rellenar campos, pero no se requieren para aplicar una firma
- Aceptador: los aceptadores, como los aprobadores, pueden rellenar el contenido del campo, pero no están obligados a proporcionar una firma.
- Rellenador del formulario: los rellenadores de formularios solo pueden rellenar campos y puede que no dispongan de un campo de firma aplicado a ellos.
- Autenticación:
- Ninguno: esta opción solo utiliza la verificación por correo electrónico después de enviar el formulario web (si la configuración lo permite).
- Contraseña: la opción contraseña requiere que el destinatario introduzca una contraseña para poder ver el documento.
- Autenticación basada en conocimientos (KBA): la KBA puede habilitarse como método de autenticación si su cuenta está configurada para permitir transacciones de KBA ilimitadas. Tenga en cuenta que la KBA solo es válida en Estados Unidos
- Ninguno: esta opción solo utiliza la verificación por correo electrónico después de enviar el formulario web (si la configuración lo permite).
Nota:
La autenticación de Adobe Sign y el ID gubernamental no son compatibles con la autenticación de formularios web.
- Función de participante:
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(Opcional) Añadir participante
Al hacer clic en el vínculo Añadir participante, se añade un participante adicional al formulario web.
- Los participantes adicionales los define el primer participante que proporcionará todas las direcciones de correo electrónico para los participantes posteriores.
- Las instrucciones se pueden proporcionar a través de la plantilla para orientar al primer participante.
- Las instrucciones se pueden proporcionar a través de la plantilla para orientar al primer participante.
- Los participantes adicionales pueden ser opcionales u obligatorios.
- Añadir participante: el vínculo Añadir participante permite añadir uno o más participantes posteriores (Participante 2, Participante 3, etc.), que deberán ser definidos por el primer participante.
- Al hacer clic en el vínculo, se añade otra línea de Participante a la página.
- El participante adicional puede ser opcional o obligatorio.
- Si es opcional, se solicita al Participante 1 que asigne el siguiente participante. Si no se identifica ningún participante nuevo, el flujo de firma pasa a los contrafirmantes (si los hay).
- Si es necesario, el Participante 1 debe proporcionar un nombre y una dirección de correo electrónico para que el Participante 2 pueda avanzar en el acuerdo. De lo contrario, el acuerdo se bloquea en este punto.
- El Participante 2 está configurado igual que el Participante 1.
- El Participante 2 tiene dos funciones adicionales que se pueden asignar:Destinatario certificado y Delegador.
- El Participante 2 tiene dos funciones adicionales que se pueden asignar:Destinatario certificado y Delegador.
Cuando el Participante 1 haya completado las acciones requeridas y haga clic en Enviar, se le pedirá Asignar el siguiente participante:
- Se solicita al Participante 1 que proporcione el nombre y la dirección de correo electrónico del Participante 2.
- Si se añade el Participante 2, se permite la opción de añadir el Participante 3, y así sucesivamente.
- Si se añade el Participante 2, se permite la opción de añadir el Participante 3, y así sucesivamente.
- Si se incluye el Participante 2, el Participante 1 debe verificar su dirección de correo electrónico antes de que el sistema lo notifique al Participante 2.
- Si se desactiva Exigir a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico:, no se eludirá esta verificación.
- Si se desactiva Exigir a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico:, no se eludirá esta verificación.
- Los participantes adicionales los define el primer participante que proporcionará todas las direcciones de correo electrónico para los participantes posteriores.
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Si quiere que su formulario web se contrafirme:
- Introduzca las direcciones de correo electrónico de las partes que quiere que contrafirmen o aprueben el acuerdo en la sección “Contrafirmantes”:
- Puede incluirse usted mismo (el creador del formulario web) haciendo clic en el enlace Agregarme que está a la derecha.
- Configure la función adecuada para cada destinatario. Estarán disponibles todas las funciones que haya activado el administrador.
- Defina el método de autenticación adecuado para cada contrafirmante.
- Todos los contrafirmantes definidos necesitarán terminar su firma/aprobación en el orden que las enumere para que el contrato se complete.
Nota:
Tenga en cuenta que los contrafirmantes siempre serán los firmantes finales. El proceso siempre comienza con la persona que visita el formulario web.
- Introduzca las direcciones de correo electrónico de las partes que quiere que contrafirmen o aprueben el acuerdo en la sección “Contrafirmantes”:
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Arrastre y suelte los archivos que quiera usar como base para su formulario web en la sección Archivos o haga clic en Agregar archivos y diríjase al documento en cualquier unidad de red o almacenamiento de archivos integrado.
Las plantillas de biblioteca existentes también se pueden importar (con los campos creados intactos).
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Configurar las opciones
- Proteger con contraseña: si desea aplicar una contraseña para abrir el PDF final producido por el formulario web que firma, marque esta casilla. Se le solicitará la contraseña.
- Idioma de los destinatarios (solo para los niveles de servicio Business y Enterprise): esta configuración dictará el idioma que se utiliza para las instrucciones en pantalla, así como en las notificaciones por correo electrónico relacionadas con el formulario web.
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La página se actualizará y se mostrarán los archivos autorizados en el entorno de creación.
Arrastre los campos necesarios desde la parte derecha de la página al documento.
No olvide colocar como mínimo un campo de firma para cada firmante, incluidos los participantes iniciales y todos los contrafirmantes.
Para insertar valores en un campo de un formulario web, hay dos cosas que debe saber:
- Cómo marcar un campo como disponible para los parámetros de URL
- Creación de los parámetros de URL que se insertarán
Cómo marcar un campo como disponible para los parámetros de URL
Para hacer que un campo esté disponible para parámetros de URL:
En este ejemplo vamos a crear dos campos que debe rellenar la URL:
- Branch_Office: un campo que acepta la cadena de sucursal (mostrada arriba)
- Emp_ID: un campo que acepta el ID de empleado
Creación de los parámetros de URL que se insertarán
Una forma sencilla de generar la URL es:
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Agregar sus parámetros
- El inicio de los parámetros se identifica mediante la adición de un símbolo de almohadilla (#) al final de la URL del formulario web.
- Agregue los parámetros en formato {nombre_de_campo}= {valor}
URL de ejemplo con un parámetro
https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621
- Se agregan varios valores insertando un símbolo et (&) entre los valores de campo.
URL de ejemplo con dos parámetros
https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621&Emp_ID=429939
Propiedades y limitaciones
- La almohadilla solo se utiliza una vez para definir el principio de los parámetros
- Utilizar una almohadilla posterior en un valor no afecta negativamente el resultado
- Usar espacios en valores es aceptable
- Usar espacios en el nombre del campo solo es aceptable si inserta explícitamente %20 como carácter de espacio en la URL
- Esto funcionará: https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch%20Office=San Jose #621
- Esto no funcionará: https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch Office=San Jose #621
- Se recomienda utilizar un guion bajo en los nombres de campo en lugar de espacios. Le permite ahorrar tiempo en última instancia
- No se permiten espacios entre el nombre del campo, los signos de igual y el principio del valor (Nombre del campo=Valor)
- No hay espacios a cada lado del símbolo et (&) si tiene varios valores
- No hay límite (con excepción, tal vez, de límites de longitud URL) al número de campos que pueden obtener su valor de parámetros de URL
- Los campos de texto calculados no se pueden anular y no tienen la casilla que se muestra en sus propiedades de campo.
- Los parámetros de URL no funcionan con los formularios web autenticados. Debido al uso de fragmentos hash de URL, si un formulario web está protegido mediante una contraseña u otro tipo de autenticación, los parámetros de URL no se enviarán al cliente después de que la autenticación se complete (el servidor nunca ve esa parte de la URL).
Gestión de errores
- Se omiten todos los parámetros de URL que no coinciden exactamente con un nombre de campo de formulario
- Se ignora cualquier parámetro de URL que intente asignar un valor a un campo que no sea de texto o un campo de texto que no tenga activado Es posible que el valor predeterminado proceda de una dirección URL.
Establecer las dimensiones de un formulario web requiere saber un poco cómo usar el lenguaje HTML, pero el proceso es sencillo. Siguiéndolo, podrá personalizar el ajuste del formulario web en la página.
Nota:
Este procedimiento solo se aplica al código JavaScript de un formulario web.
- No se puede cambiar el tamaño de los formularios web de URL.
De forma predeterminada, el alto y el ancho de un formulario web se adaptan al tamaño del navegador. Esta propiedad dinámica hace que el formulario web pueda verse en la mayoría de las resoluciones de pantalla.
Para ajustar las dimensiones del formulario web, añada un estilo <div> al código que rodea el formulario web. Este paso se realiza con HTML, lo que hace que el marco del widget sea totalmente personalizable.
El código del formulario web aparece a continuación, como se indica al hacer clic en el vínculo correspondiente obtener código en la página Administrar:
<script type='text/javascript' language='JavaScript' src='https://secure.echosign.com/public/embeddedWidget?wid=2AAABLblqZhCb3ZNyEbi1ywHYaBw893IPRafJOjVvgE44n4Kb36XRArp5QgTpBhUWhLa7x81ek18*'></script>
Para ajustar el tamaño, añada el siguiente código antes del código del formulario web. Este código establece el ancho en 500 píxeles y el alto en 600 píxeles.
El borde del marco del formulario web también se puede ajustar cambiando las propiedades del borde.
<div style="height:500px; width:600px; border:1px solid black;">
El código que se debe incluir en el sitio web que aloja el formulario web es el siguiente:
<html>
<div style="height:500px; widget:600px; border: 1px solid black;">
<script type='text/javascript' language='JavaScript' src='https://secure.echosign.com/public/embeddedWidget?wid=2AAABLblqZhCb3ZNyEbi1ywHYaBw893IPRafJOjVvgE44n4Kb36XRArp5QgTpBhUWhLa7x81ek18*'>
</script></div></html>
Como puede ver, el formulario web resultante se muestra con las dimensiones indicadas.
Obviamente, estas dimensiones no son ideales, pero muestra cómo la configuración de los valores del alto y el ancho afecta al formulario web publicado.
Si desactiva un formulario web, los firmantes ya no podrán acceder a él, pero se seguirá mostrando en su cuenta. Puede volver a activar el formulario web en cualquier momento.
-
Seleccione la experiencia que desea proporcionar a los usuarios que intenten acceder a la URL del formulario web
- Redirija a los firmantes a otra página web: puede redirigir a los firmantes a otra página web, como en la que se encuentre la versión actual del formulario web
- Utilizar un mensaje personalizado para los firmantes: se puede crear un mensaje que se mostrará en lugar del formulario web
- Es posible añadir hipervínculos al mensaje rodeándolos de corchetes “[]”
- Puede añadir etiquetas utilizando el símbolo | (barra vertical) después de la URL
Por ejemplo: [https://www.sign.adobe.com/ | Adobe Sign] se muestra como Adobe Sign.
Los formularios web desactivados se pueden volver a activar en cualquier momento y volverán a tener la misma función.
Para activar un formulario web desactivado:
Si desea eliminar un formulario web de la vista de página Administrar, puede ocultarlo.
Ocultar un formulario web lo oculta solo en la vista, cualquier usuario que tenga acceso (si se ha compartido el formulario) podrán seguir viéndolo.
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Haga clic en el vínculo Ocultar formulario web ubicado en las opciones del panel derecho.
- Si el formulario web sigue activado, aparecerá una ventana con un aviso para indicarle que el formulario sigue activado y que los firmantes podrán firmarlo.
Precaución:
Si no desactiva el formulario web antes de ocultarlo, los usuarios podrán seguir accediendo a él para firmarlo.
Los niveles de servicio Business y Enterprise tienen la opción de configurar el acceso a formularios web y las opciones del firmante.
El acceso a los formularios web y las opciones del firmante se pueden activar o desactivar en el nivel de cuenta o de grupo; para ello, vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración global > Formularios web
Los formularios web tienen cuatro opciones de configuración:
- Permitir añadir CC en formularios web:
- Cuando se activa, las direcciones de correo electrónico se pueden añadir como CC al formulario web. De lo contrario, la opción para añadir un destinatario en CC desaparecerá del proceso de creación.
- Permitir previsualizar en PDF los formularios web:
- Cuando está activada, aparece un vínculo a un PDF en el formulario web para que el destinatario pueda ver el formulario en formato PDF
- Tenga en cuenta que el PDF es un documento que el destinatario puede guardar en su sistema local
- Cuando está activada, aparece un vínculo a un PDF en el formulario web para que el destinatario pueda ver el formulario en formato PDF
- Se necesita una dirección de correo electrónico en el espacio para la firma del formulario web:
- Cuando está activado, el campo Dirección de correo electrónico es necesario para cada firmante dentro de los límites del documento.
- Adobe Sign colocará automáticamente un cuadro de firma para cada destinatario que no tenga un campo de correo electrónico en el documento
- Si no está activado, el destinatario recibirá un aviso en el que se le pide que indique una dirección de correo electrónico en una página intersticial
- Cuando está activado, el campo Dirección de correo electrónico es necesario para cada firmante dentro de los límites del documento.
- Exigir a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico:
- Cuando está activado, se pide al destinatario que verifique su firma antes de completar el acuerdo (firmar)
- Si está desactivado, el destinatario no tendrá que verificar su firma y el acuerdo pasará al siguiente destinatario o se completará.
- Si el primer destinatario incluye un destinatario adicional, debe completarse una verificación por correo electrónico antes de notificárselo al segundo destinatario (independientemente de esta configuración).
- Las firmas no verificadas están sujetas a renegación
- Si el primer destinatario incluye un destinatario adicional, debe completarse una verificación por correo electrónico antes de notificárselo al segundo destinatario (independientemente de esta configuración).
Precaución:
Si desactiva la autenticación por correo electrónico de la firma y necesita una firma legalmente vinculante, asegúrese de que está utilizando alguna forma de autenticación que identifique a una persona única (p. ej.: KBA, contraseña).
El creador del formulario web siempre recibe el acuerdo completado (a menos que se habilite una opción para eliminar las notificaciones).
Si se requiere que otra parte reciba una notificación cuando se firme el acuerdo de formulario web, el campo CC se puede utilizar para garantizar que dicha parte se incluya automáticamente.
Sí.
Las instrucciones para deshabilitar el proceso de verificación por correo electrónico se encuentran en la sección Configuración.
Precaución:
Si desactiva la autenticación por correo electrónico de la firma y necesita una firma legalmente vinculante, asegúrese de que está utilizando alguna forma de autenticación que identifique a una persona única (p. ej.: KBA, contraseña).
