Firmenkonto einrichten


Willkommen bei Adobe Acrobat Sign!

Bevor Sie mit der Verwendung Ihres Adobe Acrobat Sign-Kontos beginnen, schlagen wir Ihnen vor, es mit folgenden Schritten für die Nutzung in Ihrem Unternehmen einzurichten und anzupassen. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Funktionen von Branding, Sicherheitseinstellungen, Benutzern und Vorlagen, damit Sie sofort loslegen können.

Beachten Sie, dass es viele weitere Optionen und Einstellungen zu entdecken gibt, die hier nicht beschrieben werden. Die Support-Datenbank ist eine ausgezeichnete Ressource, um Informationen über viele Einstellungen in Acrobat Sign zu erhalten.

Lehnen Sie sich zurück, melden Sie sich an und freuen Sie sich auf das e-Signieren.

Kontoeinrichtung

Dieser Abschnitt enthält die Schritte, die wir Ihnen für die erste Einrichtung Ihres Kontos empfehlen.

Externes Archiv

Wie beim Anlegen von Sicherheitskopien auf Ihrem Computer oder Telefon ist es empfehlenswert, Kopien von signierten Verträgen zu behalten. Anstatt die Verträge einzeln von der Seite „Verwalten“ herunterzuladen, kann die Funktion „Externes Archiv“ eine Kopie der signierten Verträge an eine alternative E-Mail-Adresse, ein Evernote-Konto oder ein Box-Konto senden.

Melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Externes Archiv.

Seite „Externes Archiv“

Wenn Sie möchten, dass Kopien der Vereinbarungen aus Ihrem Konto an eine alternative E-Mail-Adresse gesendet werden, geben Sie diese E-Mail-Adresse in das Feld Eine zusätzliche Kopie senden ... ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Hinweis:

Im Archiv-Feld können mehrere E-Mail-Adressen angegeben werden.  Sie müssen nur darauf achten, die E-Mail-Adressen durch Kommas zu trennen.

 

Damit eine Kopie entweder an Evernote oder an Box gesendet wird, klicken Sie auf den entsprechenden Link Hier klicken. Dann werden spezifische Anweisungen in einem neuen Fenster eingeblendet.

Klicken Sie hier, um die vollständigen Details abzurufen.


Branding Ihres Kontos

Das Hinzufügen Ihrer Firmenmarke ist eine hervorragende Möglichkeit, Acrobat Sign für die Benutzer in Ihrem Konto sowie für Ihre Unterzeichner anzupassen.

In diesem Abschnitt legen Sie den Firmennamen und einen Hostnamen für Ihr Konto fest. Diese können ganz allgemein lauten, dienen jedoch dazu, Ihr Konto zu personalisieren. 

Diese beiden Einstellungen gelten kontoweit und können nicht auf Gruppenebene angepasst werden.

Melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Kontoeinrichtung.

Firmen- und Hostname


Firmenname

Der Wert, den Sie in dieses Feld eingeben, wird automatisch in das Feld Firmenname für neue Benutzer übertragen, wenn diese im Konto erstellt werden.

Feld „Firmenname“

Standardmäßig können Benutzer von Acrobat Sign ihre persönlichen Einstellungen bearbeiten. Dies schließt auch den Wert für den Firmennamen der einzelnen Benutzer ein.

Wenn Sie den Wert für den Firmennamen im Profil aller Benutzer in Ihrem Konto aktualisieren möchten:

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Legen Sie den Firmennamen für alle Benutzer im Konto fest.
  • Klicken Sie auf Speichern.

Alle Anwenderprofile übernehmen den Wert im Feld Firmenname als Wert für das Unternehmen in ihren Anwenderprofilen.

Hinweis:

Wenn Sie Firmennamen für alle Benutzer im Konto festlegen aktivieren, wird diese Aktion zum Ersetzen einmal für alle Benutzer in Ihrem Konto ausgeführt.

Nachdem die Seite gespeichert wurde, werden alle Benutzer aktualisiert und das Häkchen wird gelöscht, damit die Aktion bei Bedarf erneut genutzt werden kann (da die Benutzer weiterhin die Berechtigung haben, ihre Unternehmensnamenwerte zu ändern).


Hostname URL

Wenn Sie den Hostnamen für Ihr Konto festlegen, ändert sich die URL, bei der sich Ihre Benutzer anmelden, und die URL, unter der Verträge für Ihre Unterzeichner gehostet werden. 

  • Geben Sie den Wert für den Hostnamen ein.
    • Üblicherweise wird der Domänenname des Unternehmens verwendet.
  • Klicken Sie auf Speichern.
Feld „Hostname“

 

Das Ergebnis ist eine angepasste URL mit Ihrem Hostnamen.

URL mit angepasstem Hostnamen

Melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Kontoeinrichtung > Logo hochladen.

Zu „Kontoeinrichtung“ navigieren

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen und navigieren Sie zu dem Bild, das Sie verwenden möchten. Denken Sie dabei daran, dass Bilder mit den angegebenen Abmessungen (60 Pixel hoch und 200 Pixel breit) am besten funktionieren.

Nachdem Sie ein Bild ausgewählt haben, wird das Logo rechts von der Schaltfläche Hochladen angezeigt:

Hochgeladenes Logo

Wenn Sie das Logo ändern müssen, können Sie jederzeit auf die Schaltfläche Löschen klicken, um das Logo zu entfernen.

Versehen Sie die E-Mails, mit denen Sie Ihre Verträge versenden, mit Ihrem Branding, indem Sie ein eigenes Bild für die Kopfzeile und/oder Fußzeile der E-Mail-Vorlage festlegen.

Darüber hinaus können Sie für das gesamte Konto eine optionale Textfußzeile bereitstellen, die Marketinginformationen, rechtliche Informationen oder andere Inhalte umfasst, die Sie in Ihre Benachrichtigungen zu Verträgen aufnehmen möchten.

Hinweis:

Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen stehen für die Enterprise-Dienststufe zur Verfügung.

 

Hinzufügen oder Bearbeiten einer vorhandenen Kopf- oder Fußzeile:

Navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > E-Mail-Einstellungen und wählen Sie Bilder für Kopf- und Fußzeile.

Zu „E-Mail-Einstellungen“ navigieren


Globale Textfußzeile

Im oberen Bereich der Seite befindet sich der Text für die Textfußzeile. Diese Fußzeile gilt für das gesamte Konto und kann nicht auf Gruppenebene überschrieben werden. 

E-Mail-Einstellungen für die globale Fußzeile

 

Dieser Text wird unterhalb des Bildes der Seitenfußzeile und des Nachrichteninhalts der Vereinbarung angezeigt.

Globale Textfußzeile für E-Mail


Fußzeilen auf Benutzerebene (Signaturdateien)

Wenn Sie das Kontrollkästchen Benutzern erlauben, ihre eigenen E-Mail-Fußzeilen zu haben aktivieren, kann jeder Benutzer optional eine eigene personalisierte Fußzeile einschließen, ähnlich wie eine Signaturdatei in einer E-Mail.

Kontrollkästchen für Benutzerfußzeile

 

Diese Benutzerfußzeile wird zusätzlich zur globalen Fußzeile und allen möglicherweise verwendeten Bildfußzeilen hinzugefügt.

Benutzer können eigene Fußzeilen festlegen wie folgt:

  • Sie bewegen den Mauszeiger über den Benutzernamen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, um das Menü zu öffnen, und wählen Mein Profil aus.
    • Die Seite wird aktualisiert und zeigt das Menü „Benutzer“ an, wobei Persönliche Vorgaben bereits erweitert ist.
  • Sie wählen Meine E-Mail-Fußzeile aus, um die Seite zu öffnen.
Hinweis:

Diese Option wird nur angezeigt, nachdem der Kontoadministrator die Einstellung aktiviert hat.

Menübefehl für die Benutzerfußzeile in der Optionshierarchie des Menüs „Benutzer“

Die Benutzerfußzeile wird zwischen dem Fußzeilenbild und der globalen Textfußzeile eingefügt:

Benutzer-Textfußzeile in einer E-Mail


Bilder der Kopf- und Fußzeile

Die standardmäßige E-Mail-Kopfzeile spiegelt die Kopfzeile wider, die angezeigt wird, wenn Sie sich bei Ihrem 
Acrobat Sign-Konto anmelden.  Sie enthält entweder das standardmäßige Acrobat Sign-Logo oder das Logo, das Sie für Ihr Konto oder Ihre Gruppe hochgeladen haben.

Die E-Mail-Bildkopfzeile befindet sich immer im obersten Bereich des E-Mail-Inhalts.

Standardmäßiges Adobe Sign-Kopfzeilenbild für E-Mails

Das standardmäßige Fußzeilenbild ist leer. Wenn Sie ein Fußzeilenbild einfügen, wird dieses am Ende der E-Mail angezeigt.

 

Die Bilder für Kopf- und Fußzeile der E-Mail haben beide die Abmessungen 600 x 200 px (png, jpg oder gif).

Festlegen eines Bilds:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen, navigieren Sie zu dem Bild, das Sie hochladen möchten, und wählen Sie es aus.

Nach dem Hochladen wird die Grafik auf der rechten Seite der Schaltfläche angezeigt.

Einstellungen für Bilder in der E-Mail-Kopfzeile und -Fußzeile

Sie können das Bild jederzeit entfernen, indem Sie auf die Schaltfläche Löschen klicken.

 

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für eine vollständig mit einem Branding versehene E-Mail:

Beispiel für eine vollständig mit einem Branding versehene E-Mail

Bilder für die E-Mail-Kopfzeile und -Fußzeile können auch auf Gruppenebene festgelegt werden (die Bilder auf Kontoebene werden dabei überschrieben).


Sicherheitseinstellungen

Konto, Benutzer- und Dokumentensicherheit stehen bei Acrobat Sign an erster Stelle. Daher werden mehrere Sicherheitsoptionen auf Kontoebene bereitgestellt. Es wird empfohlen, die Einstellungen in diesem Abschnitt zu überprüfen und zu entscheiden, welche davon für Ihren Anwendungsfall am besten geeignet sind.

Für Firmen mit einer Verbundanmeldungslösung bietet Acrobat Sign SAML 2-Optionen zur Benutzerauthentifizierung.

  • Wenn Ihr Konto Adobe Console zur Verwaltung von Benutzerberechtigungen verwendet, finden Sie hier Anweisungen zur Konfiguration von SAML.
  • Informationen zur ausschließlichen Abwicklung der Benutzerverwaltung über die Acrobat Sign-Oberfläche finden Sie im SAML-Handbuch.

Für die SAML-Konfiguration ist es erforderlich, dass Sie Ihre Domänennamen anfordern.

Die SAML-Einstellungen für Acrobat Sign finden Sie unter Konto > Kontoeinstellungen > SAML-Einstellungen

Zu „SAML-Einstellungen“ navigieren

Für die Authentifizierung bei der Acrobat Sign-App sind zahlreiche Einstellungen verfügbar, sodass Sie die Sicherheitskriterien entsprechend Ihrer Unternehmensrichtlinie für den Zugriff konfigurieren können.

Die Sicherheitseinstellungen für den Benutzerzugriff finden Sie unter Konto > Kontoeinstellungen > Sicherheitseinstellungen.

Zu „Sicherheitseinstellungen“ navigieren

Einstellungen für einmaliges Anmelden

Sie können Benutzern die Anmeldung bei Acrobat Sign mit einer Authentifizierung über andere Dienste entweder erlauben oder verweigern. Es wird empfohlen, eine oder beide dieser Einstellungen zu deaktivieren, wenn sie nicht verwendet werden, damit Benutzern für die Anmeldung nur eine Option zur Verfügung steht und der Vorgang vereinfacht wird.

Einstellungen für einmaliges Anmelden

Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten

Markieren Sie das Kontrollkästchen Anmeldedaten speichern mit einem Häkchen, um diese Einstellung für die Authentifizierung bei Acrobat Sign zu aktivieren. Mit dieser Einstellung wird die Authentifizierung beim Dienst (auf dem lokalen System) für den ausgewählten Zeitrahmen gespeichert.

Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten

Richtlinien für Anmeldekennwort

Die Optionen unter Richtlinien für Anmeldekennwort legen fest, ob Benutzer ihr Kennwort nach einer bestimmten Anzahl von Monaten ändern müssen, ob sie ein vorheriges Kennwort als neues Kennwort verwenden können und wie viele Anmeldeversuche möglich sind, bevor ihre Benutzer-ID gesperrt wird.

Richtlinien für Anmeldekennwort

Stärke für Anmeldekennwort

Mit dieser Einstellung können Sie die Stärke oder den Schwierigkeitsgrad des Kennworts anpassen, das Benutzer in Ihrem Konto festlegen.

Stärke für Anmeldekennwort

Erlaubte IP-Bereiche

Diese Option lässt eine Authentifizierung bei der Acrobat Sign-Anwendung nur zu, wenn die Anforderung von den angegebenen IP-Adressen stammt.

Erlaubte IP-Bereiche

Bestätigung der Unterzeichneridentität

Wenn Benutzer Dokumente signieren, müssen sie sich bei Auswahl dieser Option zuerst bei Acrobat Sign anmelden, bevor sie ihre Signatur anwenden können. Dadurch wird sichergestellt, dass es sich beim Unterzeichner entweder um den Benutzer selbst oder um eine Person mit den Anmeldeinformationen des Benutzers handelt.

Bestätigung der Unterzeichneridentität

Dieser Abschnitt betrifft Sicherheitsmaßnahmen, die angewendet werden, während eine Vereinbarung den Signaturvorgang durchläuft.  Diese Einstellungen finden Sie unter Konto > Kontoeinstellungen > Sicherheitseinstellungen.

Zu den Sicherheitseinstellungen für Transaktionen navigieren

Art der PDF-Verschlüsselung

Diese Einstellung bestimmt die Art der Verschlüsselung, die auf das Dokument angewendet wird, nachdem es über Acrobat Sign gesendet wurde. Diese Verschlüsselung stellt sicher, dass das Dokument geöffnet, jedoch nicht bearbeitet werden kann. Jede Version der Verschlüsselung ist mit anderen Versionen von Acrobat kompatibel. Die empfohlene Option ist 128-Bit AES, um sicherzustellen, dass das Dokument auf den meisten Systemen geöffnet werden kann.

Art der PDF-Verschlüsselung

Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung

Diese Einstellung wird auf die Option „Kennwortauthentifizierung“ für Empfänger angewendet, um während des Signaturzyklus auf das Dokument zuzugreifen. (Wird auf der Seite „Senden“ beim anfänglichen Senden der Vereinbarung konfiguriert.)

Die Einstellung beschränkt die Anzahl der Versuche, die der Empfänger hat, um das richtige Kennwort einzugeben. Sobald die zulässige Anzahl überschritten ist, wird die Vereinbarung unwiderruflich abgebrochen.

Passwort für das Signieren einer Vereinbarung

Dokumentkennwortstärke

Diese Einstellung wird auf Kennwörter zum Signieren von Vereinbarungen, auf die PDF-Verschlüsselung von Vereinbarungen und auf die Verschlüsselung von Identitätsberichten angewendet.

Mit dieser Funktion können Sie die Stärke oder den Schwierigkeitsgrad des Kennworts anpassen, das Ihre Benutzer eingeben müssen.

Dokumentkennwortstärke

Vorsicht:

Das Kennwort, das diese Einstellung steuert, ist in der PDF-Datei eingebettet und nicht im Acrobat Sign-System gespeichert. Wenn es verloren geht, gibt es keine Möglichkeit zur Wiederherstellung.


Schwierigkeitsgrad der wissensbasierten Authentifizierung

Diese Option steuert die wissensbasierte Authentifizierung (KBA, Knowledge Based Authentication) für Empfänger auf der Seite „Senden“.

Diese Beschränkung legt die Anzahl der Versuche fest, die dem Unterzeichner bei der wissensbasierten Authentifizierung zur Verfügung stehen, um auf das Dokument zuzugreifen. Sobald die zulässige Anzahl überschritten ist, wird die Vereinbarung abgebrochen. Hier wird auch der Schwierigkeitsgrad für die wissensbasierte Authentifizierung festgelegt.

  • Mittel: Den Unterzeichnern werden drei Fragen gestellt, die sie alle richtig beantworten müssen. Wenn sie nur zwei Fragen richtig beantworten, erhalten sie zwei weitere Fragen, die sie beide richtig beantworten müssen.
  • Hoch: Den Unterzeichnern werden vier Fragen gestellt, die sie alle richtig beantworten müssen. Wenn sie nur drei Fragen richtig beantworten, erhalten sie zwei weitere Fragen, die sie beide richtig beantworten müssen.

Die wissensbasierte Authentifizierung erfordert eine Sozialversicherungsnummer, sodass diese Option nur für Empfänger in den USA geeignet ist.

Schwierigkeitsgrad der wissensbasierten Authentifizierung

Diese Einstellungen steuern die PDF-Sicherheit von Vereinbarungen, die den Signaturzyklus abgeschlossen haben und vollständig ausgeführt wurden.

Kennwortschutz für signierte Dokumente

Diese Einstellung finden Sie unter Konto > Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen.

Diese Einstellung erlaubt, verweigert oder erzwingt von Absendern das Festlegen eines Kennworts für das signierte Dokument. (Dies unterscheidet sich vom optionalen Kennwort für den Zugriff auf eine Vereinbarung während des Signiervorgangs.)

Wenn eine Kennworteingabe erlaubt oder erzwungen wird, muss der Absender das Kennwort eingeben und es an alle anderen Parteien, die signierte Dokumente prüfen müssen, weitergeben. 

Kennwortschutz für signierte Dokumente

Vorsicht:

Das Kennwort wird in die PDF-Datei eingebettet und ist nicht an anderen Stellen im Acrobat Sign-System sichtbar. Wenn Sie den Zugriff auf ein signiertes Dokument durch ein Kennwort sperren, halten Sie das Kennwort unbedingt auf irgendeine Art fest, um es bei Bedarf wieder abrufen zu können.

Sie können die Option für eine Benutzer-ID aktivieren oder deaktivieren, um den Inhalt des jeweiligen Benutzerkontos für eine andere Benutzer-ID freizugeben.

Diese Einstellung finden Sie unter Konto > Kontoeinstellungen > Sicherheitseinstellungen.

Durch die Freigabe eines Kontos erhält ein Benutzer (nur) Einblick in den gesamten Vereinbarungsinhalt eines anderen Benutzers.   Dies ist ideal für Manager, die den Fortschritt der ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter prüfen müssen. 

Alle erstellten Freigaben gelten nur in eine Richtung, es erfolgt keine Freigabe in die umgekehrte Richtung.

Wenn Sie die Kontofreigabe aktivieren, sollten Sie die Option „Einem Benutzer, der darum bittet, das Konto eines anderen Benutzers anzuzeigen“ auswählen.

Einstellungen für die Kontofreigabe

Erweiterte Kontofreigabe (nur Enterprise-Dienststufe)

Für Kunden auf Enterprise-Stufe, die eine praxisorientiertere Art der Freigabe benötigen, bei der Verträge und Bibliotheksvorlagen direkt geändert werden können, kann der technische Support die erweiterte Freigabe aktivieren.

Die erweiterte Freigabe kann nicht wieder rückgängig gemacht werden.  Wenn die Option aktiviert ist, verändern sich die Beziehungen der freigegebenen Objekte unwiderruflich.  Wenn Sie also der Meinung sind, dass die erweiterte Freigabe für Ihr Unternehmen wichtig ist, wenden Sie sich an Ihren Success Manager, um ein Testkonto einrichten zu lassen, damit Sie die Funktion testen und sicherstellen können, dass sie Ihnen alles Gewünschte ermöglicht.

Einstellungen für Verträge

Die Einstellungen in diesem Abschnitt definieren die für einen Benutzer beim Konfigurieren einer Vereinbarung verfügbaren Optionen einschließlich ihrer Standardwerte.

Im Allgemeinen ist es empfehlenswert, die einem Absender für die Auswahl oder Konfiguration zur Verfügung stehenden Optionen zu reduzieren. Legen Sie nach Möglichkeit einen starken Standardwert fest und entfernen Sie die Option zur Bearbeitung dieses Werts.

Dieses Kapitel ist in einzelne Abschnitte unterteilt, in denen die Auswirkungen auf eine Transaktion beschrieben werden.

Alle diese Einstellungen finden Sie unter Konto > Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen.

Hinweis:

Alle diese Einstellungen können auf Gruppenebene konfiguriert werden, um sicherzustellen, dass jeder Geschäftsbereich die Sende- und Signiererfahrung nach Bedarf anpassen kann.

Empfänger definieren

Der Begriff „Empfänger“ bezieht sich auf eine beliebige in einen Signaturzyklus eingeschlossene Benutzer-ID, unabhängig von der zugewiesenen Rolle. Die folgenden Einstellungen legen fest, welche Rollentypen diese Empfänger besitzen können und welche Ebene der Identitätsauthentifizierung Sie verwenden möchten.

Abhängig von Ihrer Acrobat Sign-Option haben Sie Zugriff auf verschiedene „Rollen“, die definieren, welche Aktionen Ihre Empfänger für die Vereinbarung ausführen können.  Weitere Informationen zu den verschiedenen Rollenberechtigungen finden Sie in der Support-Datenbank.

Es wird empfohlen, dass Sie nur die Rollen aktivieren, die Sie tatsächlich benötigen, um die Erfahrung des Absenders zu optimieren.

Zulässige Empfängerrollen

Empfängergruppen bestehen aus einer Gruppe identifizierter Einzelpersonen, ansonsten entspricht die Funktionsweise derjenigen für einzelne Unterzeichner.  Alle Mitglieder werden gleichzeitig benachrichtigt. Sobald ein Gruppenmitglied die Vereinbarung signiert hat, ist der nächste Unterzeichner an der Reihe.

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie eine Gruppe von Unterzeichnern für ein Signaturereignis definieren möchten.

Einstellungen für Empfängergruppen

Methoden zur Authentifizierung der Identität

Mit dieser Einstellung können Sie verschiedene Methoden aktivieren, mit denen Ihre Benutzer die Identität der Unterzeichner bestätigen können. Die Methoden werden auf der Seite „Senden“ als Element des Empfängerdatensatzes konfiguriert.

Es wird empfohlen, dass Sie nur die Bestätigungsmethode(n) aktivieren, die Ihren internen Richtlinien entspricht bzw. entsprechen.

  • Signierungskennwort: Erfordert, dass die Unterzeichner ein bestimmtes Kennwort eingeben, um das Dokument zu signieren. Das Kennwort muss dem Unterzeichner getrennt von der Transaktion mitgeteilt werden. Wenn das Kennwort verloren geht oder in Vergessenheit gerät, kann es nicht wiederhergestellt werden.
  • Wissensbasierte Authentifizierung: Erfordert, dass die Unterzeichner ihre Sozialversicherungsnummer eingeben und Identitätsfragen beantworten, die durch einen Drittanbieter nach dem Zufallsprinzip generiert werden.
  • Telefon (SMS): Erfordert, dass der Absender eine Telefonnummer für den Empfänger angibt. Der Empfänger erhält einen 8-stelligen Code zur Eingabe und Authentifizierung.
    • Support-Kontakt: Geben Sie Ihren eigenen Wert bei der Meldung „Bei Fragen kontaktieren Sie bitte xxxxx“ ein. Beispiel: eine E-Mail-Adresse des Supports, eine Telefonnummer, ein URL
  • Acrobat Sign-Authentifizierung: Erlauben Sie den Empfängern, sich mit ihren Acrobat Sign-Anmeldedaten zu authentifizieren. Ideal für interne Unterzeichner
  • Authentifizierung mit behördlichem Ausweis: Erlauben Sie, dass von Behörden ausgestellte Dokumente (Ausweis, Führerschein oder Pass) als Authentifizierungsdokument verwendet werden.
Authentifizierungsmethoden

Vorsicht:

Die wissensbasierte Authentifizierung und die Telefonauthentifizierung sind gebührenpflichtige Authentifizierungsverfahren, bei denen zusätzliche Kosten anfallen.  Es wird empfohlen, dass Sie nur die Authentifizierungsmethode(n) aktivieren, die Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit verwenden.

Verwenden Sie standardmäßig folgende Methode

Diese Einstellung bestimmt die standardmäßige Authentifizierungsmethode für externe Empfänger. Nur Optionen, die aktiviert wurden, können in der Dropdownliste ausgewählt werden.

Absendereinstellungen

Diese Option erlaubt oder verweigert dem Absender die Möglichkeit, die festgelegte Standardmethode zur Authentifizierung zu ändern. Aktivieren Sie diese Option nur, wenn Ihnen Situationen bekannt sind, in denen der Absender eine andere als die Standardmethode zur Bestätigung der Identität festlegen muss.


Authentifizierung der Identität von internen Empfängern

Durch Aktivieren dieser Einstellung erlauben Sie Absendern, eine andere Methode zur Bestätigung der Identität festzulegen, wenn Vereinbarungen an Empfänger gesendet werden, die Benutzer in Ihrem Acrobat Sign-Konto sind.

Allgemein wird empfohlen, die Einstellung „E-Mail“ als Bestätigungsmethode für interne Signaturen beizubehalten, um Mitarbeitern, die zahlreiche Verträge pro Tag gegenzeichnen müssen, die wiederholte Authentifizierung zu ersparen.  Wenn Sie außerdem die Funktion Bestätigung der Unterzeichneridentität (Sicherheitseinstellungen) aktivieren, können Sie eine passive Kennwortbestätigung nutzen, ohne dass sich der Unterzeichner mehrmals ausdrücklich authentifizieren muss.

Methoden zur Authentifizierung interner Empfänger

Nachrichtenvorlagen einrichten (nur Geschäfts- und Enterprise-Dienststufen)

Durch Aktivieren von Nachrichtenvorlagen für Ihr Konto können Benutzer eine von Ihnen vordefinierte E-Mail-Nachricht auswählen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Ihre Unterzeichner die richtigen Nachrichten und Informationen erhalten.

Um Nachrichtenvorlagen zu aktivieren, navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Nachrichtenvorlagen.

Zu „Nachrichtenvorlagen“ navigieren

Nachrichtenvorlagen aktivieren

Markieren Sie die Option Nachrichtenvorlagen aktivieren mit einem Häkchen.

Ein Link wird oben rechts im Nachrichtenfeld (auf der Seite „Senden“) eingefügt, um die Auswahl der Vorlage zu ermöglichen:

Nachrichtenvorlagen

Hinweis:

Für Kunden auf Enterprise-Stufe sind Vorlagen mit der Option für die Sprache des Empfängers auf der Seite „Senden“ verknüpft. Dies begrenzt die Anzahl von Vorlagen, die in mehrsprachigen Geschäftsbereichen durchsucht werden müssen, und stellt sicher, dass die Nachricht in der richtigen Sprache gesendet wird.


Absendern erlauben, den Nachrichteninhalt zu bearbeiten

Erlauben oder verweigern Sie Benutzern die Möglichkeit, die im Nachrichtenfeld auf der Seite „Senden“ bereitgestellte Nachrichtenvorlage zu ändern. 

Aktivieren Sie diese Option, um die Anpassung des Nachrichteninhalts situationsabhängig zu erlauben.

Wie Benutzer Dokumente anhängen oder wählen können

Kunden können ihren Verträgen Dateien auf die unterschiedlichsten Arten hinzufügen. Dies ist davon abhängig, wie die Dokumente erstellt und verwaltet werden und wie die Versionskontrolle ausgeführt wird. 

Kunden mit Ad-hoc-Dateien, d. h. Inhalten, die für jede Transaktion angepasst werden, müssen wahrscheinlich in der Lage sein, Dateien von ihrem lokalen System hochzuladen.  Textbausteinvorlagen, die sich selten ändern, sollten jedoch idealerweise aus einer kontrollierten Quelle bereitgestellt werden.

Dokumente anhängen

  • Den Absendern erlauben, Dokumente von ihren Computern anzuhängen: Durch Deaktivieren dieser Option wird der Link Mein Computer aus dem Popup Dateien auswählen auf der Seite „Senden“ entfernt.
  • Den Absendern erlauben, Dokumente aus ihrer Dokumentenbibliothek anzuhängen: Durch Deaktivieren dieser Option wird der Link „Bibliotheksdokumente“ aus dem Popup Dateien auswählen entfernt.
  • Dokumente aus der gemeinsamen Acrobat Sign-Bibliothek einschließen: Durch Deaktivieren dieser Option werden die von Acrobat Sign bereitgestellten Dokumente I-9, W-4 und W-9 entfernt.
  • Den Absendern erlauben, Dokumente aus Google Drive anzuhängen: Durch Deaktivieren dieser Option wird der Link Google Drive aus dem Popup Dateien auswählen entfernt.
  • Den Absendern erlauben, Dokumente aus Dropbox anzuhängen: Durch Deaktivieren dieser Option wird der Link Dropbox aus dem Popup Dateien auswählen entfernt.
  • Den Absendern erlauben, Dokumente aus Box.com anzuhängen: Durch Deaktivieren dieser Option wird der Link Box.com aus dem Popup Dateien auswählen entfernt.
  • Den Absendern erlauben, Dokumente aus OneDrive anzuhängen: Durch Deaktivieren dieser Option wird der Link OneDrive aus dem Popup Dateien auswählen entfernt.

Standarderinnerungen festlegen

Erinnerungen sind E-Mails, die an die Empfänger von Dokumenten gesendet werden, wenn sie an der Reihe sind, aktiv zu werden. In einem täglichen oder wöchentlichen Zyklus wird eine Erinnerungs-E-Mail an die Empfänger gesendet, um sie darauf hinzuweisen, dass eine Vereinbarung auf sie wartet.

Hinweis:

Durch Aktivieren von Standarderinnerungen wird auf der Seite „Senden“ die Option für Absender entfernt, mit der sie eigene Erinnerungen konfigurieren können. Erinnerungen können jedoch weiterhin auf der Seite „Verwalten“ konfiguriert werden.


Eine Standarderinnerung für von Benutzer in diesem Konto erstellte Verträge einstellen

  • Aktivieren Sie die Option, um eine Standarderinnerung festzulegen.
  • Wählen Sie die Häufigkeit aus, mit der die Erinnerung gesendet werden soll.
  • Der Hinweis, den Sie eingeben, wird in der Erinnerungs-E-Mail angezeigt, die an den jeweiligen Empfänger gesendet wird.

Einen Standarddokumentablauf festlegen

In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise festlegen, dass Dokumente, die nach einer bestimmten Anzahl von Tagen immer noch nicht signiert sind, ablaufen oder der Vorgang für sie abgebrochen wird. 

Nachdem eine Vereinbarung abgelaufen ist, kann sie nicht mehr neu gestartet oder abgerufen werden und wird im Abschnitt „Abgebrochen/Abgelehnt“ auf der Seite „Verwalten“ angezeigt.

Einstellungen für den Dokumentablauf

  • Dokumentablauf aktivieren: Markieren Sie diese Option mit einem Häkchen, um das Ablaufen von Dokumenten zu aktivieren. Dadurch werden die Optionen angezeigt, die Sie für das Ablaufen von Dokumenten festlegen können.
  • Den Absendern erlauben, die Ablaufeinstellungen pro Dokument einzustellen: Hierdurch wird allen Benutzern des Kontos die Ablaufoption auf der Seite „Senden“ angezeigt. Außerdem können sie die Standardeinstellung für das Ablaufen anpassen.
  • Modifizierung der Ablaufeinstellungen nach Versand des Dokuments zulassen: Durch Aktivieren dieser Option können Benutzer das Ablaufdatum einer Vereinbarung nach dem Senden anpassen, verlängern oder entfernen.
  • Begrenzte Anzahl von Tagen, für die Unterzeichner Dokumente signieren müssen: Hier kann die Anzahl der Tage festgelegt werden, bis das Dokument abläuft.
  • Interne Unterzeichner für Dokument-Ablauffristen einschließen: Wenn die Benutzer in Ihrem Konto Verträge unterzeichnen oder gegenzeichnen gilt das Ablaufdatum für sie genauso wie für die externen Unterzeichner.
  • Ablaufinformationen in den an Unterzeichner gesendeten E-Mails einschließen: Hierdurch wird das Ablaufdatum der Transaktion in die E-Mail aufgenommen, die an die Unterzeichner gesendet wird.

Benutzer und Gruppen

Benutzer

Benutzer werden einem Konto in der Regel hinzugefügt, weil sie Verträge senden oder Administratoren auf Gruppen- oder Kontoebene sind. Benutzer, die Verträge signieren, müssen nicht hinzugefügt werden, es sei denn, Sie möchten ihre Fähigkeit zum Signieren mit Einstellungen auf Kontoebene steuern.

Um die Benutzer in Ihrem Konto zu überprüfen oder zu bearbeiten, melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Konto > Benutzer.

Zu „Benutzer“ navigieren

Oben auf der Seite „Benutzer“ sehen Sie eine kurze Zusammenfassung mit der Anzahl der Lizenzen in Ihrem Konto und der Anzahl der aktiven Benutzer, die diese Lizenzen nutzen. 

Wenn diese Zusammenfassung fehlt, haben Sie eine Sitelizenz und können eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern hinzufügen.

Auf der Seite „Benutzer“ befinden sich drei Steuerelemente:

  1. Einen neuen Benutzer erstellen: Öffnet ein Popup-Formular, in dem Sie einen einzelnen Benutzer erstellen oder eine CSV hochladen können, um mehrere Benutzer auf einmal zu erstellen.
  2. Benutzerliste exportieren: Durch Klicken auf das Exportsymbol wird eine CSV-Datei generiert, in der alle Benutzer des Kontos aufgelistet werden, unabhängig von ihrem Status (Aktiv, Erstellt, Inaktiv oder Ausstehend) sowie ihre persönlichen (Konto-)Werte (Name, E-Mail, Titel, Firma usw.).
  3. Optionen: Die Optionsliste filtert den Inhalt, der auf der Seite angezeigt wird.  Standardmäßig werden nur aktive Benutzer angezeigt. Sie haben zudem die Möglichkeit, alle Benutzer oder nur inaktive Benutzer anzuzeigen. Darüber hinaus gibt es drei Optionen, um festzulegen, wie viele Benutzer pro Seite angezeigt werden sollen (15, 30 oder 50).
Steuerelemente auf der Seite „Benutzer“

Einen einzelnen Benutzer erstellen:

  • Melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Konto > Benutzer.
  • Klicken Sie auf das Plussymbol, um einen neuen Benutzer zu erstellen. Das Popup Erstellen wird geöffnet.
Popup zum Erstellen eines Benutzers

  • Geben Sie die E-Mail-Adresse, den Vor- und Nachnamen des Benutzers ein, den Sie erstellen möchten. Stellen Sie sicher, dass alle diese Informationen korrekt sind, insbesondere die E-Mail-Adresse. Nachdem der Benutzer erstellt wurde, kann die E-Mail-Adresse nicht mehr geändert werden, bis die eingegebene E-Mail bestätigt wird. Wenn die E-Mail fehlerhaft ist, kann sie nicht bestätigt werden.

Aktivieren Sie die Option Ihre Verträge anzeigen, wenn Sie die Verträge dieses Benutzers für Ihren Benutzer freigeben möchten. Dadurch sind alle Verträge dieses Benutzers für Sie sichtbar.

Hinweis:

Bei möglichem Bedarf an der Sammlung von Telemetrie bei Verträgen, die erstellt und unterschrieben werden, wird bei der Erstellung neuer Benutzer-IDs dringend die Nutzung der Option Ihre Verträge anzeigen empfohlen.

Der Vorgang zur Einrichtung der Kontofreigabe nach der Erstellung der Benutzer-ID ist recht mühsam und erfordert das Einverständnis des Benutzers.

Wenn Sie fertig sind und alle Informationen korrekt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Daraufhin kehren Sie zur Seite „Benutzer“ zurück.

 

Klicken Sie auf das Symbol Optionen und wählen Sie Alle Benutzer zeigen aus.

Alle Benutzer zeigen

 

Wenn Sie alle Benutzer (nicht nur die aktiven Benutzer) anzeigen, sehen Sie die neue Benutzer-ID mit dem Status Erstellt.

Nachdem der Benutzer ein Kennwort festgelegt hat, nimmt die Benutzer-ID den Status „Aktiv“ an.

Benutzerstatus „Erstellt“

Hinweis:

Acrobat Sign-Benutzer können einen von fünf Status annehmen:

Aktiv: Eine vollständig aktivierte Benutzer-ID, die eine Lizenz beansprucht.

Inaktiv: Eine vollständig deaktivierte Benutzer-ID. Inaktive Benutzer können aus keinerlei Gründen auf die Acrobat Sign-Anwendung zugreifen, auch dann nicht, wenn sie Empfänger von Verträgen sind.

Erstellt: Eine Benutzer-ID, die von einem Administrator erstellt wurde, für die jedoch noch kein Kennwort festgelegt und keine Aktivierung vorgenommen wurde.  Erstellte Benutzer benötigen keine Lizenz.

Nicht bestätigt: Ein Benutzer, der seine E-Mail-Adresse geändert hat, aber noch nicht auf den Bestätigungslink geklickt hat, der gesendet wurde, um die E-Mail-Änderung zu bestätigen. Das Konto ist technisch noch aktiv, jedoch gesperrt, bis die E-Mail-Änderung bestätigt wurde, sodass nicht bestätigte Benutzer eine Lizenz beanspruchen und mit dem Filter Nur aktive Benutzer zeigen angezeigt werden.

Ausstehend: Ausstehende Benutzer-IDs sind Empfänger. Sie wurden nicht von einem Administrator erstellt, besitzen keine Kennwörter und können sich daher nicht anmelden. Ausstehende Benutzer benötigen keine Lizenz.

Eine ausstehende Benutzer-ID kann jederzeit registriert und in den Status „Aktiv“ versetzt werden. Sie verfügt über einen vollständigen Verlauf mit sämtlichen Verträgen, an denen sie zu einem beliebigen Zeitpunkt beteiligt war.

Eine einzelne Benutzer-ID deaktivieren

Gelegentlich kann sich die Notwendigkeit ergeben, einen Benutzer zu deaktivieren. Die Person kann das Unternehmen verlassen haben und Sie möchten den Benutzer und die mit ihm verbundenen Dokumente schützen. Wie oben bereits erwähnt, kann ein Benutzer mit einer inaktiven Benutzer-ID sich nicht mehr anmelden und auch keine Dokumente senden oder signieren. 

 

Eine Benutzer-ID in den Status „Inaktiv“ setzen:

  • Melden Sie sich als Administrator an und navigieren Sie zu Konto > Benutzer.
  • Wählen Sie die Benutzer-ID, die Sie deaktivieren möchten, durch einfaches Klicken aus. Die möglichen Aktionen für den Benutzer werden am oberen Rand der Benutzerliste angezeigt.
Link „Benutzer deaktivieren“

 

  • Klicken Sie auf den Link Benutzer deaktivieren. Hierdurch wird das Popup-Fenster Benutzer deaktivieren geöffnet.
Popup-Fenster „Benutzer deaktivieren“

Im Popup-Fenster „Benutzer deaktivieren“ können Sie erzwingen, dass alle Verträge für Sie freigegeben werden. Dies ist nützlich, wenn der Benutzer, der deaktiviert wird, Inhalte besitzt, die Sie möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt wiederherstellen müssen.

Um den Deaktivierungsvorgang abzuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ja.

Die Benutzer-ID wird in den Status Inaktiv versetzt und das Kennwort für die Benutzer-ID wird ungültig, sodass nicht mehr auf die Benutzer-ID zugegriffen werden kann.


Eine einzelne Benutzer-ID erneut aktivieren

Die erneute Aktivierung einer Benutzer-ID entspricht der Vorgehensweise einer Deaktivierung:

  • Melden Sie sich als Administrator an und navigieren Sie zu Konto > Benutzer.
  • Klicken Sie auf das Symbol Optionen und wählen Sie Nur nicht aktive Benutzer zeigen aus.
Nur nicht aktive Benutzer zeigen

 

  • Suchen Sie die Benutzer-ID, die Sie erneut aktivieren möchten, und klicken Sie einfach darauf, um die Links oben in der Benutzerliste anzuzeigen.
Link „Benutzer neu aktivieren“

  • Klicken Sie auf den Link Benutzer neu aktivieren.

Ein grünes Banner sollte angezeigt werden, das angibt, dass Sie die Benutzer-ID erfolgreich neu aktiviert haben.

 

Die neu aktivierte Benutzer-ID nimmt den Status „Aktiv“ an, das Kennwort des Benutzers ist jedoch abgelaufen.

Es wird automatisch eine E-Mail an den Benutzer gesendet mit der Aufforderung, ein neues Kennwort festzulegen. Sobald der Benutzer das Kennwort neu festgelegt hat, verfügt er über vollständigen Zugriff auf den gesamten früheren Inhalt für diese Benutzer-ID.

Der Benutzer kann auch den Link Ich habe mein Kennwort vergessen auf der Anmeldeseite verwenden, um das Kennwort zurückzusetzen.

Es gibt vier Berechtigungsstufen in Acrobat Sign:

  • Benutzer: Jeder, der sich beim Acrobat Sign-Dienst authentifizieren kann
  • Gruppenadministrator: Ist berechtigt, Benutzer hinzuzufügen und Berichte für die Gruppe(n) auszuführen, deren Administrator er ist
  • Kontoadministraton: Ist berechtigt, Benutzer hinzuzufügen und Berichte für alle Gruppen und das Konto als Ganzes abzurufen
  • Datenschutzadministrator (muss zuerst Kontoadministrator sein): Ist berechtigt, Benutzer und Vereinbarungen über DSGVO-Tools zu löschen

Alle einzeln erstellten Benutzer sind Standardbenutzer.

 

Sie können die Berechtigung für eine Benutzer-ID wie folgt erhöhen:

  • Melden Sie sich bei Acrobat Sign als Kontoadministrator an.
  • Navigieren Sie zu Konto > Benutzer.
  • Suchen Sie die Benutzer-ID, die Sie hochstufen möchten, und wählen Sie den Benutzer aus, um die Links für Aktionen oben in der Benutzerliste anzuzeigen.
Link „Benutzer bearbeiten“

 

  • Klicken Sie auf den Link Benutzer bearbeiten.  Hierdurch wird das Popup-Fenster Bearbeiten geöffnet.
Popup-Fenster „Bearbeiten“

  • Im Fenster „Bearbeiten“ haben Sie die Möglichkeit, die Benutzer-ID als Gruppenadministrator, Kontoadministrator oder beides zu aktivieren. Markieren Sie die gewünschte Berechtigungsoption für die Benutzer-ID mit einem Häkchen.
    • Kontoadministratoren besitzen alle Berechtigungen in Acrobat Sign, um die Einstellungen zu bearbeiten oder Benutzer auf Gruppen- oder Kontoebene hinzuzufügen.
    • Gruppenadministratoren besitzen nur Berechtigungen innerhalb der Gruppe, zu der sie gehören.
  • Klicken Sie auf Speichern, wenn der Vorgang beendet ist. 

 

Hinweis:

Bei Acrobat Sign ist die Anzahl der Konto- oder Gruppenadministratoren innerhalb eines Kontos nicht begrenzt. Sie können alle Benutzer-IDs innerhalb Ihres Kontos auf die Berechtigungsstufe „Kontoadministrator“ hochstufen (dies wird jedoch im Allgemeinen nicht empfohlen).

Um zahlreiche Benutzer gleichzeitig zu erstellen, legen Sie eine CSV-Datei mit allen Benutzern an und laden diese in 
Acrobat Sign hoch.

Acrobat Sign erstellt alle Benutzer und sendet ihnen sofort eine E-Mail zum Festlegen der Kennwörter und Aktivieren der Benutzer-IDs.

Hinweis:

Es ist nützlich zu wissen, dass dieser Vorgang auch zum Bearbeiten der Profilwerte aller Benutzer in Ihrem Konto verwendet werden kann.

Wenn Sie beispielsweise Ihren Firmennamen geändert haben, können Sie die gesamte Benutzerliste exportieren, den Wert in der Spalte Firma bearbeiten, die CSV-Datei speichern und dann wieder in Acrobat Sign hochladen.  Danach werden Werte für den Firmennamen aller Benutzer-IDs in Ihrer CSV-Datei aktualisiert, ohne dass die verschiedenen Benutzer selbst daran beteiligt sind.

 

Zahlreiche Benutzer gleichzeitig erstellen:

  • Melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Konto > Benutzer.
  • Klicken Sie auf das Plussymbol, um einen neuen Benutzer zu erstellen. Das Popup-Fenster Erstellen wird geöffnet.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte Mehrere Ben. erst..
Mehrere Benutzer erstellen

Hinweis:

Es stehen drei Optionen zur Verfügung:

  • Erstellen von Benutzern erlauben: Wenn diese Option deaktiviert ist, können Sie keine neuen Benutzer erstellen, sondern nur die vorhandenen aktualisieren. Wenn eine E-Mail-Adresse angegeben wird, die sich nicht in Ihrem Konto befindet, wird kein Benutzer erstellt.
  • Aktualisieren von Benutzern erlauben: Wenn diese Option deaktiviert ist, können Sie nur neue Benutzer erstellen, aber die vorhandenen nicht aktualisieren. Wenn eine E-Mail-Adresse eines vorhandenen Benutzers in Ihrem Konto angegeben wird, wird der Benutzer nicht geändert.
  • Erstellen von Gruppen erlauben: Wenn diese Option deaktiviert ist, können Sie keine Gruppen erstellen. Wenn ein nicht existierender Gruppenname für einen Benutzer angegeben wird, wird die Gruppe nicht erstellt und der Benutzer wird stattdessen der Standardgruppe zugeordnet.
  • Klicken Sie auf den Link CSV-Musterdatei herunterladen.  Eine CSV-Datei wird auf Ihr System heruntergeladen.
  • Öffnen Sie die CSV-Musterdatei.
  • Löschen Sie die drei Zeilen mit Beispieldaten. Behalten Sie die erste Zeile (Kopfzeile) bei.
  • Geben Sie die Werte ein, die Sie für die neu zu erstellenden Benutzer-IDs benötigen.
    • Die erforderlichen Spalten zum Erstellen neuer Benutzer sind:
      • E-Mail-Adresse
      • Vorname
      • Nachname
CSV-Musterdatei

  • Löschen Sie alle Spalten, die Sie nicht verwenden.
  • Speichern Sie die CSV-Datei (stellen Sie sicher, dass die Datei als CSV und nicht in einem anderen Format gespeichert wird).
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie Ihre CSV-Datei aus.
  • Klicken Sie auf Importieren, um die Datei hochzuladen.
Hochgeladene CSV-Datei

Sobald die Datei importiert ist, generiert Acrobat Sign alle Benutzer-IDs und ein grünes Banner wird angezeigt, das Sie über die Anzahl der erstellten Benutzer informiert.

Gruppen – nur Business- und Enterprise-Dienststufen

Gruppen ermöglichen Ihnen, bestimmte Einstellungen für Benutzer innerhalb der Gruppe festzulegen. Das heißt beispielsweise, dass Ihr Vertriebsteam Acrobat Sign anders als Ihre Buchführungsabteilung verwenden kann.

Eine neue Gruppe erstellen:

  • Melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Konto > Gruppen.
Hinweis:

Auf der Seite „Gruppen“ befinden sich zwei Steuerelemente:

  1. Neue Gruppe hinzufügen: Öffnet das Fenster zum Erstellen einer neuen Gruppe.
  2. Optionen: Steuert, wie viele Datensätze (15, 30 oder 50) auf der Seite zu einem beliebigen Zeitpunkt angezeigt werden.

  • Klicken Sie auf das Symbol Neue Gruppe hinzufügen. Im anschließend eingeblendeten Fenster Erstellen werden Sie aufgefordert, den Namen der Gruppe anzugeben.
Popup-Fenster zum Erstellen von Gruppen

 
  • Geben Sie den Namen der Gruppe ein.
  • Klicken Sie auf Speichern.

Sobald Sie auf die Schaltfläche Speichern geklickt haben, wird die Gruppe erstellt und in der Liste „Gruppe“ angezeigt.

Eine Gruppe kann von einem Kontoadministrator aus der Ansicht gelöscht werden.

Eine Gruppe löschen:

  • Wählen Sie die Gruppe aus, indem Sie auf sie klicken.
    • Daraufhin wird das Kontextmenü oben in der Liste angezeigt
  • Klicken Sie auf Gruppe löschen
    • Die Standardgruppe kann nicht gelöscht werden
    • Alle Benutzer müssen aus der Gruppe entfernt werden, bevor sie gelöscht werden kann.
Eine Gruppe löschen

 

Eine Liste der gelöschten Gruppen kann angezeigt werden, indem Sie auf das Symbol Optionen klicken und Nur gelöschte Gruppen anzeigen: auswählen

Liste der gelöschten Gruppen

Nachdem Ihre neue Gruppe erstellt wurde, besteht der nächste Schritt darin, Benutzer hinzuzufügen.  Acrobat Sign bietet drei Methoden, je nachdem, wie viele Benutzer verschoben werden müssen:

  • Einen einzelnen Benutzer über das Benutzerprofil verschieben
  • Mehrere Benutzer durch Massenerstellung/-bearbeitung in einer CSV-Datei verschieben
  • Mehrere Benutzer mit dem Tool Benutzer zu Gruppe zuweisen verschieben

Einen einzelnen Benutzer über das Benutzerprofil verschieben

Einen einzelnen Benutzer zu einer Gruppe zuweisen:

  • Melden Sie sich als Administrator an und navigieren Sie zu Konto > Benutzer.
  • Doppelklicken Sie auf die spezifische Benutzer-ID, die Sie bearbeiten möchten. Dadurch wird der Bereich „Benutzerinfo“ geöffnet.
  • Klicken Sie auf das Dropdownfeld Benutzergruppe, um die Optionen anzuzeigen.
  • Wählen Sie die Gruppe aus, um den Benutzer zuzuweisen.
  • Klicken Sie auf Speichern.
Gruppeneinstellung für einen Benutzer im Bereich „Benutzerinfo“


Gleichzeitiges Verschieben mehrerer Benutzer

Die Funktion Mehrere Ben. erst. kann auch verwendet werden, um vorhandene Benutzer zu bearbeiten. 

Diese Methode ist zu bevorzugen, wenn zusätzlich zur Gruppeneinstellung weitere Werte geändert werden müssen. Wenn Sie eine komplette Neustrukturierung vornehmen möchten, ist die Massenaktualisierung besser geeignet.

 

Benutzergruppen gleichzeitig aktualisieren:

  • Melden Sie sich als Administrator an und navigieren Sie zu Konto > Benutzer.
  • Klicken Sie auf das Symbol Benutzerliste exportieren. Es wird eine CSV-Datei mit der gesamten Liste der Benutzer in Ihrem Konto auf Ihr System heruntergeladen.
Mehrere Benutzer erstellen

 
  • Öffnen Sie die heruntergeladene CSV-Datei und löschen Sie alle Spalten, die Sie nicht verwenden möchten.
    • Falls Sie einfach nur Benutzer verschiedenen Gruppen zuweisen möchten, benötigen Sie lediglich Folgendes:
      • E-Mail-Adresse
      • Vorname
      • Nachname
      • Gruppenname
  • Löschen Sie alle Zeilen für Benutzer, die Sie nicht aktualisieren müssen.
  • Speichern Sie die CSV-Datei (stellen Sie sicher, dass das Format CSV erhalten bleibt).

 

  • Klicken Sie auf das Plussymbol, um einen neuen Benutzer zu erstellen. Das Popup-Fenster Erstellen wird geöffnet.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte Mehrere Ben. erst..
  • Wählen Sie die CSV-Datei aus, die Sie gerade gespeichert haben.
  • Klicken Sie auf Importieren.

Sobald Sie auf die Schaltfläche „Importieren“ geklickt haben, werden die Daten für die Benutzer im System mit den neuen Werten in der CSV-Datei aktualisiert. Ein grünes Banner wird im oberen Bereich der Seite angezeigt, um anzugeben, wie viele Benutzer aktualisiert wurden.


Benutzer innerhalb der Gruppeneinstellungen Gruppen zuweisen

Wenn Sie mehrere Benutzer in eine neue Gruppe verschieben müssen, die Anzahl jedoch nicht für eine Massenbearbeitung ausreicht, ist die Option „Benutzer zu Gruppe zuweisen“ in den Gruppeneinstellungen die beste Wahl.

 

Aufrufen der Funktion Benutzer zu Gruppe zuweisen:

  • Melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Konto > Gruppen.
  • Doppelklicken Sie auf die Gruppe, in die Sie Benutzer verschieben möchten. Hierdurch werden die Einstellungen auf Gruppenebene geöffnet.
    • Sie können die Gruppe auch durch einfaches Klicken auswählen, und dann auf den Link Gruppeneinstellungen klicken.
Link „Gruppeneinstellungen“

 

  • Klicken Sie auf die Option Benutzer in Gruppe in der Leiste auf der linken Seite.
  • Klicken Sie auf das Symbol Benutzer zu Gruppe zuweisen.

Das Fenster Benutzer dieser Gruppe zuweisen wird geöffnet und zeigt alle aktiven Benutzer an, die derzeit dieser Gruppe nicht zugewiesen sind.

 

  • Klicken Sie auf das Symbol Optionen und wählen Sie Alle Benutzer zeigen aus.

  • Doppelklicken Sie auf jeden Benutzer, den Sie in die Gruppe verschieben möchten. Die ausgewählten Benutzer werden im Feld Ausgewählte Benutzer am unteren Rand des Fensters angezeigt.
    • Um einen Benutzer aus dem Feld Ausgewählte Benutzer zu entfernen, klicken Sie auf das X neben der E-Mail.
  • Sobald alle Benutzer ausgewählt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisen.

Administratoren auf Kontoebene können den Umfang der Berechtigungen für Gruppenadministratoren mithilfe von drei Einstellungen definieren:

  • Gruppenadministratoren können neue Benutzer ihren Gruppen hinzufügen.
  • Gruppenadministratoren können Einstellungen für ihre Gruppen bearbeiten.
  • Welche Berichtdaten können Gruppenadmins sehen?

Dies sind allgemeine Einstellungen für alle Gruppenadministratoren, die keine weitere Differenzierung bieten.  Wenn Sie für Gruppenadministratoren die Möglichkeit zum Hinzufügen von Benutzern deaktivieren, gilt dies für alle Gruppenadministratoren innerhalb des Kontos.

 

Die ersten beiden Einstellungen anpassen:

Melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Einstellungen für Gruppenadministratoren.

Zu „Einstellungen für Gruppenadministratoren“ navigieren

Durch Aktivieren von Gruppenadministratoren können neue Benutzer ihren Gruppen hinzufügen erhalten alle Gruppenadministratoren die Berechtigung, beliebige Benutzer der Gruppe hinzuzufügen, wobei alle normalen Einschränkungen gelten.

Zu den normalen Einschränkungen gehören beispielsweise folgende Situationen:

  • Der Benutzer gehört zu einer anderen Gruppe oder einem anderen Konto.
  • Die E-Mail-Domäne des Benutzers ist keine genehmigte Domäne für das Konto.

Durch Aktivieren von Gruppenadministratoren können Einstellungen für ihre Gruppen bearbeiten können Gruppenadministratoren die Kontoebeneneinstellungen für ihre Gruppe überschreiben.

 

Zum Bearbeiten der Einstellung Welche Berichtdaten können Gruppenadministratoren sehen? navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Berichteinstellungen.

Alle Gruppen übernehmen standardmäßig die Einstellungen auf Kontoebene.  Die meisten Einstellungen auf Kontoebene können jedoch auf Gruppenebene überschrieben werden.  Dies ist besonders hilfreich, wenn einige Ihrer Benutzer spezielle Empfängerrollen, Bestätigungsmethoden für Empfänger oder sogar ein besonderes Branding benötigen.

Kontoadministratoren navigieren zu Konto > Gruppen und doppelklicken auf die Gruppe, um die Einstellungen auf Gruppenebene zu öffnen, oder klicken einfach auf die Gruppe und wählen Gruppeneinstellungen aus den Linkoptionen über der Liste aus.

Zu „Gruppeneinstellungen“ navigieren

Wenn Administratoren auf Gruppenebene zum Ändern der Einstellungen auf Gruppenebene berechtigt sind, müssen sie nur auf den Link Gruppe oben auf der Seite klicken, um die Einstellungen zu öffnen. 

Link zu den Gruppeneinstellungen für Gruppenadministratoren

Die Einstellungen, die Gruppenadministratoren angezeigt werden, sind die gleichen wie für Kontoadministratoren und funktionieren auf die gleiche Art.

Bibliotheksdokumente/-vorlagen

Bibliotheksvorlagen

Bei einer Bibliotheksvorlage handelt es sich um ein wiederverwendbares Dokumentobjekt. Acrobat Sign unterstützt zwei Arten von Bibliotheksvorlagen: Dokumentvorlagen und Formularfeldvorlagen.

  • Dokumentvorlagen: Eine Dokumentvorlage ist ein wiederverwendbares Dokument. Dokumentvorlagen können für andere Benutzer in Ihrem Konto freigegeben werden. So können mehrere Benutzer dasselbe Dokument senden, ohne Änderungen daran vornehmen zu müssen.
  • Formularfeldvorlagen: Bei einer Formularfeldvorlage handelt es sich um eine wiederverwendbare Feldebene, die auf jedes Dokument angewendet werden kann. Formularfeldvorlagen können ebenfalls für andere Benutzer Ihres Kontos freigegeben werden. Formularfeldvorlagen sind besonders in folgenden Situationen geeignet:
    • Sie haben ein Feldlayout, das bei mehreren Dokumenten verwendet werden kann.
    • Sie haben ein Dokument, für das es unterschiedliche Sendemöglichkeiten gibt.
    • Sie müssen den Inhalt des Dokuments überarbeiten, aber die Felder lassen sich nicht bewegen.

Statt jedes Mal ein neues Bibliotheksdokument erstellen zu müssen, wenn ein Dokument aktualisiert wird, kann einfach dieselbe Formularfeldebene angewendet werden. Formularfeldvorlagen können bearbeitet werden, um Änderungen an den Feldern oder Feldeigenschaften einer Vereinbarung zu erleichtern. Auch für die Erstellung einer Formularfeldvorlage stehen alle Werkzeuge der Authoring-Umgebung zur Verfügung.

Idealerweise sollte ein einzelner Benutzer (Dokumentadministrator) für die Erstellung und Verwaltung von Vorlagen zuständig sein. Eine eigene Benutzer-ID für den Dokumentadministrator beugt Verwirrungen hinsichtlich der Verwendung von Vorlagen vor und erlaubt eine Versionskontrolle Ihrer wiederverwendbaren Dokumente.

Wir empfehlen bei der Erstellung dieser Anmeldeinformationen für den Dokumentadministrator die Verwendung einer Verteilerliste oder einer Funktions-E-Mail-Adresse. So können Sie den Zugriff auf diese Anmeldeinformationen für den Dokumentadministrator kontrollieren und gleichzeitig die Verantwortung dafür je nach Bedarf aufteilen.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Startseite. Klicken Sie dann auf Wiederverwendbare Vorlage erstellen.

Vorlagenlink auf der Dashboard-Seite

Die Seite Erstellen einer Bibliotheksvorlage wird angezeigt:

Vorlagenseite erstellen

2. Geben Sie im Feld Vorlagenname einen Namen für die Vorlage ein. Dies kann später bei Bedarf geändert werden.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um auf Ihrem lokalen System zu der Datei zu navigieren, die zur Erstellung der wiederverwendbaren Vorlage verwendet werden soll. Wenn Sie ein wiederverwendbares Dokument erstellen, wird diese Datei samt Inhalt verwendet. Wenn Sie eine wiederverwendbare Formularfeldebene erstellen, wird der Inhalt der Datei für die Vorlage nicht berücksichtigt.

4. Wählen Sie die entsprechende Vorlagenoption aus: Als wiederverwendbares Dokument erstellen, Als wiederverwendbare Ebene für Formularfelder erstellen oder beide Optionen.

Vorlagenoptionen

5. Wählen Sie die passende Berechtigungsoption für die Freigabe der Vorlage aus. Wenn Sie eine neue Vorlage erstellt haben und testen, wird empfohlen, dass Sie nur sich selbst als berechtigten Benutzer festlegen und den Zugriff erweitern, sobald Sie sich davon überzeugt haben, dass das Dokument wie vorgesehen funktioniert.

Vorlagenberechtigungen

Hinweis:

Gruppenberechtigungen können nur für die Gruppe gewährt werden, in der Sie derzeit Mitglied sind. Sie können anderen Gruppen keine Berechtigungen gewähren.

 

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Felder in der Vorschau anzeigen oder hinzufügen. Das Authoring- Erlebnis wird angezeigt. 

Feld auf eine Vorlage platzieren

7. Platzieren Sie die erforderlichen Felder für die gewünschten Teilnehmer, indem Sie sie durch Drag & Drop von den Formularfeldregisterkarten auf das Dokument ziehen. 

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, nachdem Sie die gewünschten Felder hinzugefügt haben.

Die Vorlage wird jetzt im Bereich „Bibliotheksvorlagen“ auf der Seite „Verwalten“ angezeigt. Wenn Sie die Vorlage über die entsprechenden Berechtigungen für Benutzer in Ihrer Gruppe oder innerhalb Ihres Unternehmens freigegeben haben, wird die Vorlage jetzt auch im Bereich „Bibliotheksvorlagen“ auf der Seite „Verwalten“ dieser Benutzer angezeigt.

Hinweis:

Nur der Benutzer, der die Bibliotheksvorlage erstellt hat, kann sie bearbeiten oder löschen (es sei denn, die Vorlage wird im Rahmen des erweiterten Freigabemodells freigegeben).

Vorlagen auf der Seite „Verwalten“

Die Zugriffsberechtigungen für jede Vorlage können vom Ersteller der Vorlage bearbeitet werden. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

  • Melden Sie sich als Vorlageneigentümer an.
  • Navigieren Sie zur Seite Verwalten.
  • Suchen Sie die zu bearbeitende Vorlage und klicken Sie auf den Link Bearbeiten.
Links zur Bearbeitung auf der Seite „Verwalten“

Dadurch wird die Vorlage in der Authoring-Umgebung geöffnet.

In der Leiste auf der rechten Seite wird oben Vorlageneigenschaften angezeigt.

Kopfzeile „Vorlageneigenschaften“ in Authoring

Klicken Sie auf die Kopfzeile „Vorlageneigenschaften“, um den Abschnitt zu erweitern. Die folgenden Optionen sind verfügbar:

  • Vorlagenname: Sie können den Vorlagennamen jederzeit ändern.
  • Vorlagentyp: Sie können die verfügbare Vorlage jederzeit konvertieren, um sie als Dokument, Formularfeldüberlagerung oder beides zur Verfügung zu stellen.
  • Zulässige Benutzer: Diese Einstellung bestimmt, welche Benutzer Zugriff auf die Vorlage haben.
Hinweis:

Sie können ein Dokument nur für die Gruppe freigeben, zu der Ihre Benutzer-ID gehört. Wenn Sie sich als Kontoadministrator authentifiziert haben, stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzer-ID der richtigen Gruppe zugeordnet ist, bevor Sie die Vorlageneigenschaften von „Nur ich“ in „Alle Benutzer in meiner Gruppe“ ändern.

Berichte – nur Business- und Enterprise-Dienststufen

Mit der Berichtfunktion können Sie überprüfen, wie Acrobat Sign mit Ihrem Konto genutzt wird. Erstellen Sie Ihre eigenen Berichte und erhalten Sie umfassenden Einblick in den Signiervorgang des Dokuments, während Sie sehen, wie einzelne Gruppen und Benutzer arbeiten.

Einen neuen Bericht erstellen

Um einen neuen Bericht zu erstellen, navigieren Sie zur Seite „Berichte“, indem Sie auf die Registerkarte „Berichte“ klicken. Klicken Sie dann auf den Link Neuen Bericht erstellen.

Beim Einrichten eines Berichts können die Ergebnisse über mehrere Parameter angepasst werden. Alle Parameter, die im Folgenden beschrieben werden, sind verfügbar. 

Erstellungsdatum

Das Erstellungsdatum ist der Zeitraum, den der Bericht einschließen soll. Verwenden Sie entweder einen der vier vorgegebenen Zeiträume (diese Woche, letzte Woche, dieser Monat, letzter Monat) oder geben Sie einen beliebigen Datumsbereich ein.

Berichtsparameter – Erstellungsdatum

Benutzer und Gruppen

Mit diesem Parameter können Sie den Bericht für bestimmte Benutzer oder Gruppen ausführen. Wählen Sie einzelne oder mehrere aus oder führen Sie den Bericht für alle Benutzer des Kontos aus.

Berichtsparameter – Benutzer und Gruppen

Dokumente und Arbeitsabläufe

Über diese Option können bestimmte Dokumente ausgewählt und in den Bericht aufgenommen werden. Bei den in diesem Feld aufgelisteten Dokumenten handelt es sich um die Bibliotheksdokumente, die für das Konto verwendet werden. Einzelne einmalige Dokumente werden hier nicht aufgeführt. 

Berichtsparameter – Dokumente und Workflows

Name des Dokuments

Über diese Option können bestimmte Dokumente ausgewählt und in den Bericht aufgenommen werden. Bei den in diesem Feld aufgelisteten Dokumenten handelt es sich um die Bibliotheksdokumente, die für das Konto verwendet werden. Einzelne einmalige Dokumente werden hier nicht aufgeführt. 

Berichtsparameter – Dokumentname

Mega Sign

Wenn Sie diesen Parameter aktivieren, werden Mega-Signatur-Verträge in den Bericht aufgenommen.

Berichtsparameter – Mega Sign

Leistungsziele

Über die Ansicht „Leistungsziele“ können Sie Grenzwerte für die Leistung festlegen. Die gemessene Leistung wird im fertigen Bericht angezeigt.

Berichtsparameter – Leistungsziele

Benchmark

Standardmäßig ist der Benchmark-Parameter für Berichte deaktiviert. Klicken Sie auf den Link „Berichteinstellungen“, um ihn zu aktivieren.

Benchmarking bietet eine ergänzende Methode zur Verfolgung des Fortschritts bei Verträgen und Signierraten. 

Berichtsparameter – Benchmark

Diagramm der Verträge nach

Jede aktivierte Option (nach Datum, Absender, Gruppe, Formular, Arbeitsablauf und Signaturtyp) bietet einen anderen Diagrammtyp für den Bericht.

Berichtsparameter – Diagramm der Verträge von

Und so weiter

Die Parameter in diesem Bereich werden verwendet, um die Diagramme im Bericht zu ändern. Wenn Sie die Standardparameterwerte ändern, kann dies den Berichtvorgang beschleunigen.

Berichtparameter – Und so weiter

Sobald Sie auf die Schaltfläche Bericht ausführen klicken, wird der Bericht basierend auf Ihren Parametern generiert. Für Ihren Bericht stehen mehrere Aktionen zur Verfügung.

Bericht mit aktuellen Daten aktualisieren

Klicken auf diesen Link gleicht einer Aktualisierung der Seite. Der neue Bericht enthält die letzten Transaktionen und Aktivitäten.

Berichtsseitenoption – Bericht mit aktuellen Daten aktualisieren

Bericht speichern

Wenn Sie den Bericht speichern, können Sie ihn zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausführen.

Berichtsseitenoption – Bericht speichern

Bericht freigeben

Durch die Freigabe des Berichts können Sie die Berichtergebnisse an andere Personen senden. Sie müssen nur ihre E-Mail-Adressen und eine Nachricht eingeben.

Berichtsseitenoption – Bericht freigeben

Bericht planen

Durch das Festlegen eines Zeitplans für diesen Bericht wird er mit den gleichen Parametern in der von Ihnen vorgegebenen Häufigkeit ausgeführt.

Berichtsseitenoption – Bericht planen

Berichtdaten exportieren

Nach dem Klicken auf diesen Link werden Sie aufgefordert, eine CSV-Datei zu öffnen oder zu speichern. CSV-Dateien können in Excel geöffnet werden und alle Transaktionsinformationen für die im Bericht enthaltenen Verträge werden in verschiedenen Spalten kategorisiert.

Berichtsseitenoption – Berichtdaten exportieren

Druckerfreundliche Version

Durch Klicken auf diesen Link öffnen Sie eine druckerfreundliche Version des Berichts.

Berichtsseitenoption – Druckerfreundliche Version

Einstellungen bearbeiten

Durch Klicken auf diesen Link öffnen Sie die Berichteinstellungen und können die konfigurierten Parameter des Berichts bearbeiten.

Berichtsseitenoption – Einstellungen bearbeiten

 

 

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