Actualice y gestione reuniones de Adobe Connect y su contenido. Envíe invitaciones y obtenga información de las reuniones.

Tras crear una reunión, puede actualizar la información de la reunión, cambiar la lista de participantes y gestionar el contenido asociado a la reunión.

Obtención de información sobre una reunión

Puede obtener detalles sobre una reunión concreta en cualquier momento.

  1. En la ficha Inicio de Adobe Connect Central, haga clic en Mis reuniones.
  2. En Mis reuniones, haga clic en el nombre de la reunión.

    La página Información de la reunión aparece a la derecha con los siguientes detalles:

    Nombre

    Título de la reunión.

    URL

    Dirección web donde tendrá lugar la reunión (la ubicación virtual de la sala de reuniones).

    Resumen

    Breve descripción de la reunión.

    Hora de inicio

    Fecha y hora de inicio de la reunión.

    Duración

    Duración prevista de la reunión.

    Idioma

    Idioma en el que se lleva a cabo la reunión.

    Información telefónica

    El número de teléfono para los participantes que llaman a la reunión y el código que deben introducir (solo necesario cuando la reunión está en curso).

  3. Desde dicha página, haga clic en el botón Abrir a la izquierda del nombre de la reunión para participar en ella.

Visualización y modificación de una lista de participantes

Si tiene permisos para administrar una reunión, puede visualizar una lista de todos los asistentes invitados para cada sala de reuniones. Sin embargo, si esta reunión se presenta como un evento, debe visualizar y administrar los participantes en la ficha Gestión de eventos. Para obtener más información, consulte Adobe Connect Events.

Si usted es un administrador o tiene permisos de gestión para la carpeta de esta reunión, puede añadir o quitar asistentes. También puede cambiar el ajuste de permiso del asistente (anfitrión, presentador o participante).

Los asistentes eliminados no reciben notificaciones. y no pueden acceder a la reunión a menos que se cambie el ajuste de acceso de la reunión para que puedan acceder todos aquellos usuarios que tengan su URL.

Visualizar la lista de participantes de la reunión

  1. Haga clic en la ficha Reuniones, disponible en la parte superior de la página de inicio de Adobe Connect Central.
  2. Si fuera necesario, desplácese hasta la carpeta que contiene la reunión.
  3. Haga clic en el nombre de la reunión en la lista.
  4. En la página de Información de la reunión, haga clic en el vínculo Editar participantes en la barra de navegación.

Agregar participantes a la reunión

  1. Haga clic en la ficha Reuniones, disponible en la parte superior de la página de inicio de Adobe Connect Central.
  2. Si fuera necesario, desplácese hasta la carpeta que contiene la reunión.
  3. Haga clic en el nombre de la reunión en la lista.
  4. En la página de Información de la reunión, haga clic en el vínculo Editar participantes en la barra de navegación.
  5. En la lista de usuarios y grupos disponibles, realice una de las siguientes acciones para seleccionar a los usuarios o grupos:
    • Haga clic mientras mantiene pulsada la tecla Control (Windows), Comando (Macintosh) o Mayús para seleccionar varios usuarios o grupos.

    • Para expandir un grupo y seleccionar miembros individuales, haga doble clic en el nombre de grupo; cuando termine de seleccionar nombres, haga doble clic en Subir un nivel en la lista para restaurar la lista original.

    • Para buscar un nombre en la lista, haga clic en Buscar en la parte inferior de la ventana. Escriba el nombre que desea mostrar en la lista y selecciónelo.

  6. Haga clic en Agregar.
  7. Seleccione el tipo de permiso adecuado (participante, presentador, anfitrión o denegado) para cada usuario o grupo nuevo que agregue. Utilice el menú Establecer rol de usuario disponible en la parte inferior de la lista Participantes actuales para seleccionar el tipo de permiso.

Eliminar participantes de una reunión

  1. Haga clic en la ficha Reuniones, disponible en la parte superior de la página de inicio de Adobe Connect Central.
  2. Si fuera necesario, desplácese hasta la carpeta que contiene la reunión.
  3. Haga clic en el nombre de la reunión en la lista.
  4. En la página de Información de la reunión, haga clic en el vínculo Editar participantes en la barra de navegación.
  5. En la lista actual de participantes, realice una de las siguientes acciones para seleccionar usuarios o grupos:
    • Haga clic mientras mantiene pulsada la tecla Control (Windows) o Comando (Macintosh) para seleccionar varios usuarios o grupos.

    • Para buscar un nombre en la lista, haga clic en Buscar en la parte inferior de la ventana y escriba el nombre para que aparezca en la lista. A continuación, selecciónelo.

  6. Haga clic en Eliminar.

Cambiar los permisos de reunión de un participante

  1. Haga clic en la ficha Reuniones, disponible en la parte superior de la página de inicio de Adobe Connect Central.
  2. Si fuera necesario, desplácese hasta la carpeta que contiene la reunión.
  3. Haga clic en el nombre de la reunión en la lista.
  4. En la página de Información de la reunión, haga clic en el vínculo Editar participantes en la barra de navegación.
  5. En la lista de participantes actuales, realice una de las siguientes acciones para seleccionar a los grupos o usuarios cuyos permisos de reunión desea cambiar.
    • Haga clic mientras mantiene pulsada la tecla Control (Windows) o Comando (Macintosh) para seleccionar varios usuarios o grupos.

    • Para localizar un nombre en la lista, haga clic en Buscar en la parte inferior de la ventana. Escriba el nombre que desea mostrar en la lista y selecciónelo.

  6. Seleccione la nueva función de usuario (participante, presentador, anfitrión o denegado) para cada nombre en el menú Establecer rol de usuario. El menú se encuentra al final de la lista Participantes actuales.

Visualización y gestión del contenido de la reunión

El contenido cargado se puede ver, mover a la biblioteca de contenido o eliminar en cualquier momento.

Visualizar una lista de contenido cargado

Si tiene permisos de gestión para una carpeta de reunión, puede ver las cargas de contenido al servidor desde una sala de reuniones en dicha carpeta.

  1. Haga clic en la ficha Reuniones, disponible en la parte superior de la página de inicio de Adobe Connect Central.
  2. Si fuera necesario, desplácese hasta la carpeta que contiene la reunión.
  3. Haga clic en el nombre de la reunión en la lista.
  4. En la página de Información de la reunión, haga clic en el vínculo de Contenido cargado en la barra de navegación.
  5. Aparece una lista de todo el contenido cargado. Desde aquí, realice una de las siguientes acciones:
    • Para ver la información acerca de un elemento específico de la lista, haga clic en el nombre del elemento.

    • Mueve el contenido cargado a la biblioteca de contenido.

    • Borre el contenido cargado.

    • Para determinar si el contenido está aún en uso en la sala de reuniones, vea la columna Con referencia. Un Sí indica que aún está en uso. Una columna vacía indica que no está en uso.

Mueve el contenido cargado a la biblioteca de contenido

Para mover el contenido cargado a la Biblioteca de contenido, obtenga permisos o derechos de administrador para gestionar la carpeta de la Biblioteca de reuniones que contiene dicha reunión.

  1. Haga clic en la ficha Reuniones, disponible en la parte superior de la página de inicio de Adobe Connect Central.
  2. Si fuera necesario, desplácese hasta la carpeta que contiene la reunión.
  3. Haga clic en el nombre de la reunión en la lista.
  4. En la página de Información de la reunión, haga clic en el vínculo de Contenido cargado en la barra de navegación.
  5. Haga clic en la casilla de verificación a la izquierda de cada archivo que quiera mover.
  6. Haga clic en el botón Mover a carpeta en la barra de navegación.
  7. Haga clic en los títulos de carpeta o en el botón Subir un nivel para desplazarse por la carpeta a la que desea mover el archivo de contenido.
  8. Haga clic en Mover.
  9. Haga clic en Aceptar.

Eliminar contenido cargado

  1. Haga clic en la ficha Reuniones, disponible en la parte superior de la página de inicio de Adobe Connect Central.
  2. Si fuera necesario, desplácese hasta la carpeta que contiene la reunión.
  3. Haga clic en el nombre de la reunión en la lista.
  4. En la página de Información de la reunión, haga clic en el vínculo de Contenido cargado en la barra de navegación.
  5. Haga clic en la casilla de verificación a la izquierda de cada archivo que quiera borrar.
  6. Haga clic en Eliminar.
  7. Haga clic en Eliminar en la página de confirmación para eliminar de manera permanente el contenido seleccionado.

Edición de información de la reunión

Si es un administrador o un usuario con permisos de gestión para la carpeta de esta reunión, puede modificar las propiedades de la reunión en la página Información de la reunión.

Nota:

Para editar la información de la reunión mientras se encuentra en la sala de reunión, seleccione Reunión > Gestionar información de la reunión.

  1. Haga clic en la ficha Reuniones, disponible en la parte superior de la página de inicio de Adobe Connect Central.
  2. Si fuera necesario, desplácese hasta la carpeta que contiene la reunión.
  3. Haga clic en el nombre de la reunión en la lista.
  4. En la página Información de la reunión, haga clic en el vínculo Editar información en la barra de navegación.
  5. Modifique cualquiera de los datos de la reunión, como la hora de inicio o la duración.
  6. Haga clic en Guardar.

Opciones de la página Información de edición

Nombre

Campo obligatorio que aparece en la lista de la reunión, en la página de inicio de sesión de la reunión y en los informes.

Resumen

Descripción que aparece en la página de Información de la reunión y está incluida en las invitaciones de la reunión de forma predeterminada. La longitud del resumen se limita a 4000 caracteres.

Hora de inicio

Mes, día, año y hora de inicio de la reunión.

Nota: Algunos esquemas de precios de Adobe Connect no tienen en cuenta la fecha de inicio de la reunión y permiten a los asistentes entrar a las reuniones antes de la fecha de inicio especificada. Según el esquema de precios de la reunión, si la fecha de inicio se pospone, los usuarios podrán acceder a la sala de reuniones después de que cree la reunión. Si ha iniciado sesión en una sala de reuniones, podrá evitar la entrada a la sala de los participantes entre reuniones.

Duración

Duración de la reunión en horas y minutos.

Idioma

Idioma principal utilizado en la sala de reuniones.

Nota: Si cambia el idioma de la reunión en la página Editar información, los nombres de los pods en la sala de reuniones permanecerán en el idioma original. Recomendamos que configure el idioma al crear la reunión y que lo mantenga.

Acceso

Utilice las siguientes opciones:

Solo los usuarios registrados pueden entrar en la sala (el acceso para invitados está bloqueado)

Esta opción permite que los usuarios registrados y los participantes entren en la sala con su nombre de usuario y contraseña. Se deniega el acceso a los invitados.

Solo los usuarios registrados y los invitados admitidos pueden entrar en la sala

Con esta opción, la sala de reuniones solo está accesible para las personas invitadas como usuarios e invitados registrados.

Los usuarios registrados deben introducir su nombre de usuario y contraseña para entrar en la sala de reuniones. Los invitados son aceptados en la sala por el anfitrión. Adobe Connect puede generar un informe individual de asistencia para cada usuario registrado en la reunión. Los invitados aceptados se agregan al número total de asistentes de la reunión en los informes de la reunión, pero no cuentan con un informe individual de asistencia.

Los usuarios deben introducir el código de la sala

Si desea aumentar la seguridad de la reunión, especifique un código alfanumérico de contraseña para entrar en ella.

Cualquier persona que tenga la dirección URL de la reunión puede entrar en la sala

Cualquiera que reciba la URL de la reunión. Haga clic en Enviar invitaciones por correo electrónico para crear una invitación de correo electrónico en su propia aplicación de correo electrónico. El nuevo mensaje contiene un asunto predefinido (Invitación de Adobe Connect ) y un mensaje predefinido (que contiene la fecha y hora, la duración, la ubicación y el resumen de la reunión) que se puede editar.

Precaución:

Si selecciona la opción Cualquiera que tenga la URL, su sala queda disponible al público. También queda disponible al público cualquier contenido que se haya descargado en la sala. Cualquier usuario que tenga la URL dispone de acceso al contenido cargado sin que usted tenga conocimiento de ello.

Centro de costes

Determina la asignación de los costes de minutos de las salas de reuniones. Utilice el menú para seleccionar una opción y facturar los costes a usuarios individuales, su centro de costes o un centro de costes especificado.

Ajustes de conferencia de audio

Puede optar por no incluir el audio en la reunión o seleccionar una de estas opciones de audioconferencia:

Nota: Si no agregó la configuración de la audioconferencia cuando creó inicialmente la reunión, puede agregarla durante la reunión. Solicite a todos los usuarios que se desconecten de la reunión mientras añade la configuración de la conferencia y que después vuelvan a iniciar sesión en la reunión.

Incluir esta audioconferencia con esta reunión

Perfiles de audio con configuración de audioconferencia preconfigurada. Seleccione un perfil para asociarlo con la reunión. Adobe Connect utiliza el perfil para conectarse a la sala de reuniones e iniciar la conferencia de audio. Si ha creado un perfil de audio, esta será la opción predeterminada para conferencia de audio seleccionada al crear una reunión nueva. Si ha creado varios perfiles de audio, asocie un perfil de audio específico con una nueva reunión.

Incluir otra audioconferencia con esta reunión

Números de teléfono y otra configuración para obtener acceso a una audioconferencia cuando el proveedor de audio no se ha configurado con una secuencia de marcado. La configuración es únicamente para la visualización, por ejemplo, en la invitación de la reunión y la sala de reuniones. Es necesario disponer de una cuenta con el proveedor.

Actualizar información para cualquiera de los elementos vinculados a este elemento

Seleccione esta casilla de verificación para actualizar cualquier elemento vinculado a la reunión con la información de la reunión revisada.

Envío de invitaciones a una reunión existente

Puede enviar invitaciones a una reunión si usted es el anfitrión, un administrador o tiene permisos de gestión para la carpeta de dicha reunión.

Una invitación de reunión es una invitación por correo electrónico que informa a los participantes de la fecha, la hora, la duración, el resumen, el URL y la información de la conferencia de audio. También puede elegir adjuntar un evento del calendario de Microsoft Outlook en el mensaje de correo electrónico. Esta función permite a los asistentes agregar la reunión a su calendario de Outlook.

Nota:

Adobe Connect no puede enviar una invitación a una reunión cuando el recuento de caracteres para el contenido que se envía al cliente de correo electrónico es de más de 1000 caracteres. El problema está relacionado con las etiquetas HTML mailto, ya que los navegadores no pueden iniciar un cliente de correo electrónico cuando el contenido es superior a 1000 caracteres.

La forma en que se envían las invitaciones depende del tipo de reunión:

Invitados registrados

Si su reunión es solo para usuarios registrados, cree un mensaje de correo electrónico personalizado en Adobe Connect Central. Envíe el correo electrónico de la invitación a todos los anfitriones, participantes y presentadores, solo a los presentadores o solo a los participantes. Se pueden editar el asunto y el cuerpo del mensaje.

Cualquiera

Si su reunión está abierta a cualquiera que reciba el URL de la reunión, haga clic en Enviar invitaciones por correo electrónico para crear una invitación de correo electrónico en su propia aplicación de correo electrónico. El nuevo mensaje contiene un asunto (el nombre de la reunión) y un mensaje (con la fecha de la reunión, hora, duración, URL y resumen) que puede editar.

Envío de invitaciones sólo a usuarios registrados

  1. Haga clic en la ficha Reuniones, disponible en la parte superior de la página de inicio de Adobe Connect Central.
  2. Si fuera necesario, desplácese hasta la carpeta que contiene la reunión.
  3. Haga clic en el nombre de la reunión en la lista.
  4. En la página Información de la reunión, haga clic en el vínculo Invitaciones en la barra de navegación.
  5. En el menú Para, seleccione el grupo que desee invitar: todos los anfitriones, presentadores y participantes; sólo anfitriones; sólo presentadores o sólo participantes.
  6. Edite el asunto y el cuerpo del mensaje como sea oportuno.
  7. Para adjuntar un evento del calendario de Outlook al correo electrónico, seleccione la casilla de verificación disponible junto a Adjuntar el evento de calendario de Microsoft Outlook (iCal) al mensaje de correo electrónico; en caso contrario, desactive la casilla de verificación.
  8. Haga clic en Enviar.

Envío de invitaciones a una reunión sin limitaciones

  1. Haga clic en la ficha Reuniones, disponible en la parte superior de la página de inicio de Adobe Connect Central.
  2. Si fuera necesario, desplácese hasta la carpeta que contiene la reunión.
  3. Haga clic en el nombre de la reunión en la lista.
  4. En la página Información de la reunión, haga clic en el vínculo Invitaciones en la barra de navegación.
  5. Realice uno de los procedimientos siguientes:
    • Haga clic en Enviar invitaciones por correo electrónico para mostrar automáticamente un nuevo mensaje en su aplicación de correo electrónico.

    • Cree manualmente un nuevo mensaje de correo electrónico y, después, copie y pegue el URL de la reunión (mostrado en los detalles de la reunión) en el mensaje.

  6. Escriba las direcciones de correo electrónico de los invitados o agréguelas desde la libreta de direcciones.
  7. Edite o escriba, como convenga, el asunto y el mensaje del correo electrónico.
  8. Envíe la invitación por correo electrónico.

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