Firma automática con opciones de creación y autenticación

Buscar

Última actualización el 6 abr 2022

Información general

La firma automática es uno de los dos métodos disponibles para que los usuarios firmen sus propios documentos sin tener que incluir a otro destinatario.

El otro método es Rellenar y firmar, un proceso sin campos que permite al usuario simplemente hacer clic en la página y empezar a escribir. No es posible utilizar plantillas de biblioteca o autenticación de usuario habilitadas para campos.

La firma automática utiliza una página de inicio similar a la página Enviar sin la pila de destinatarios y permite al usuario utilizar una plantilla de la biblioteca de cuentas.

Además, la firma automática puede incluir la autenticación del usuario, aprovechando la opción "Autenticación obligatoria de identidad".

Utilización

Los procesos siguientes suponen que la experiencia de firma automática es la predeterminada. Si no va a cargar la experiencia de firma automática, haga clic en el vínculo Cambiar a Solo mi firma clásico

Inicie la transacción haciendo clic en el botón Rellenar y firmar un documento en la página Inicio
Se carga la página Rellenar y firmar.

Arrastre y suelte el archivo que desea firmar en el campo Archivos, o haga clic en Agregar archivos y adjunte un documento del sistema local o una ubicación de red.
- Al agregar un archivo de la sección Biblioteca de documentos, se agregará el formulario y todos los campos que ya se hayan creado en la plantilla
- Puede agregar múltiples archivos de múltiples fuentes
Después de agregar el primer archivo, el campo Nombre del acuerdo adoptará ese nombre de archivo (si aún no se ha agregado un valor de nombre de forma explícita).
- El valor Nombre del acuerdo se puede cambiar si el nombre de archivo adoptado no es aceptable.
Nota:

Existe una opción para Proteger con contraseña el documento firmado.

Cuando se activa, el usuario debe proporcionar una contraseña para el PDF final y será necesario introducirla para abrir el archivo y visualizarlo.
- Haga clic en Firmar cuando esté listo para firmar el documento
Se abre la página de firma.

Todos los campos existentes están disponibles para introducir nuevos datos.
- En todos los casos habrá al menos un campo de firma
Cuando haya terminado de firmar el acuerdo, haga clic en el botón Clic firmar, lo que finaliza el acuerdo.
El acuerdo se procesará durante un momento y, a continuación, se mostrará la página "Completado correctamente".

En este punto, puede:
- Enviar una copia del acuerdo: se carga una página Enviar una copia que permite introducir una o varias direcciones de correo electrónico a las que enviar el documento firmado.
  
  El PDF firmado ya está adjunto.
  
  Si ha protegido con contraseña el PDF firmado, deberá comunicarla a los destinatarios mediante algún sistema. (No incluya la contraseña en el mensaje con el archivo PDF adjunto)
- Descargar una copia del documento firmado: se descarga una copia del PDF firmado en el sistema local.
- Gestionar acuerdo: esta opción carga la página Gestionar
- Firmar otro acuerdo: esta opción lo devuelve a la página Firma automática original para comenzar el proceso de nuevo.
El acuerdo firmado está disponible en su página Gestionar, en la sección Completado

Inicie la transacción haciendo clic en el botón Rellenar y firmar un documento en la página Inicio
Se carga la página Rellenar y firmar.

Arrastre y suelte el archivo que desea firmar en el campo Archivos, o haga clic en Agregar archivos y adjunte un documento del sistema local o una ubicación de red.
- Al agregar un archivo de la sección Biblioteca de documentos, se agregará el formulario y todos los campos que ya se hayan creado en la plantilla
- Puede agregar múltiples archivos de múltiples fuentes
Después de agregar el primer archivo, el campo Nombre del acuerdo adoptará ese nombre de archivo (si aún no se ha agregado un valor de nombre de forma explícita).
- El valor Nombre del acuerdo se puede cambiar si el nombre de archivo adoptado no es aceptable.
Nota:

Existe una opción para Proteger con contraseña el documento firmado.

Cuando se activa, el usuario debe proporcionar una contraseña para el PDF final y será necesario introducirla para abrir el archivo y visualizarlo.
Envíe los archivos para la creación.
- Marque la casilla Campos Vista previa y Agregar firma.
- Haga clic en Siguiente.
Se carga el entorno de creación.

Si no hay campos en los documentos seleccionados o cargados, la detección automática de campos agregará una burbuja en la esquina superior izquierda que indicará cuántos campos probables se han detectado.
- Haga clic en ese botón.
Nota:

La detección automática de campos no se activará si cualquiera de los documentos cargados ya contiene campos o si el número total de páginas supera las 25.

La detección de campos depende en gran medida del formulario cargado y la mayoría de los campos detectados serán campos de texto sin validación.

Para eliminar cualquier campo "adicional", haga clic en el campo para seleccionarlo y, a continuación, pulse la tecla Supr.

La agregación de campos adicionales se realiza arrastrando y soltando desde la lista de campos a la derecha.
A continuación se muestran algunos tipos de campo clave y propiedades comunes en una experiencia de firma automática.

Esta es una lista completa de los tipos de campo.
- Campos de firma: es probable que necesite un campo de firma.
  
  Si no coloca uno de forma explícita, la aplicación agregará uno al final del documento
  
  Se admiten las firmas digitales, pero están limitadas a una sola. Los campos de firma adicionales deben ser campos de firma electrónica
- Campos de iniciales: si necesita agregar iniciales en lugar de la firma completa
- Campos de fecha: el campo "Fecha" de la interfaz de usuario es de solo lectura y la aplicación inserta la fecha de firma automáticamente.
  
  Si necesita insertar una fecha que no es la de firma, utilice un campo de texto con una validación y/o un cálculo de fecha
- Campos de nombre completo: campos de solo lectura que insertan una representación tipográfica de su nombre (tal y como se indica al agregar la firma)
- Campos de texto: para introducir texto general. El tipo de campo más común para la entrada de datos
  
  Entrada de datos multilínea (propiedad de los campos Texto): permite introducir texto con ajuste de línea en un campo, de modo que el contenido pueda abarcar más de una línea
Una vez colocados todos los campos necesarios, haga clic el botón Firmar en la esquina inferior derecha.
Se abre la página de firma.

Todos los campos colocados están disponibles para introducir datos.
Cuando haya terminado de agregar contenido, haga clic en el botón Clic firmar para finalizar el acuerdo.
El acuerdo se procesará durante un momento y, a continuación, se mostrará la página "Completado correctamente".

En este punto, puede:
- Enviar una copia del acuerdo: se carga una página Enviar una copia que permite introducir una o varias direcciones de correo electrónico a las que enviar el documento firmado.
  
  El PDF firmado ya está adjunto.
  
  Si ha protegido con contraseña el PDF firmado, deberá comunicarla a los destinatarios mediante algún sistema. (No incluya la contraseña en el mensaje con el archivo PDF adjunto)
- Descargar una copia del documento firmado: se descarga una copia del PDF firmado en el sistema local.
- Gestionar acuerdo: esta opción carga la página Gestionar
- Firmar otro acuerdo: esta opción lo devuelve a la página Firma automática original para comenzar el proceso de nuevo.
El acuerdo firmado está disponible en su página Gestionar, en la sección Completado

Nota:

Autenticación obligatoria y el método Autenticación de Acrobat Sign deben estar activados para que funcione la autenticación con firma automática.

Inicie la transacción haciendo clic en el botón Rellenar y firmar un documento en la página Inicio
Se carga la página Rellenar y firmar.

Arrastre y suelte el archivo que desea firmar en el campo Archivos, o haga clic en Agregar archivos y adjunte un documento del sistema local o una ubicación de red.
- Al agregar un archivo de la sección Biblioteca de documentos, se agregará el formulario y todos los campos que ya se hayan creado en la plantilla
- Puede agregar múltiples archivos de múltiples fuentes
Después de agregar el primer archivo, el campo Nombre del acuerdo adoptará ese nombre de archivo (si aún no se ha agregado un valor de nombre de forma explícita).
- El valor Nombre del acuerdo se puede cambiar si el nombre de archivo adoptado no es aceptable.
Nota:

Existe una opción para Proteger con contraseña el documento firmado.

Cuando se activa, el usuario debe proporcionar una contraseña para el PDF final y será necesario introducirla para abrir el archivo y visualizarlo.
- Haga clic en Firmar cuando esté listo para firmar el documento
Autentíquese para abrir el acuerdo.
- La autenticación obligatoria de identidad siempre requiere que el firmante se autentique al abrir el acuerdo.
- Autenticación de Acrobat Sign es el único método admitido para autenticar la firma automática
Nota:

Dependiendo de su configuración, puede ser necesaria una autenticación adicional al aplicar una firma o finalizar el acuerdo.
Se abre la página de firma.

Todos los campos existentes están disponibles para introducir nuevos datos.
- En todos los casos habrá al menos un campo de firma
Cuando haya terminado de firmar el acuerdo, haga clic en el botón Clic firmar, lo que finaliza el acuerdo.
El acuerdo se procesará durante un momento y, a continuación, se mostrará la página "Completado correctamente".

En este punto, puede:
- Enviar una copia del acuerdo: se carga una página Enviar una copia que permite introducir una o varias direcciones de correo electrónico a las que enviar el documento firmado.
  
  El PDF firmado ya está adjunto.
  
  Si ha protegido con contraseña el PDF firmado, deberá comunicarla a los destinatarios mediante algún sistema. (No incluya la contraseña en el mensaje con el archivo PDF adjunto)
- Descargar una copia del documento firmado: se descarga una copia del PDF firmado en el sistema local.
- Gestionar acuerdo: esta opción carga la página Gestionar
- Firmar otro acuerdo: esta opción lo devuelve a la página Firma automática original para comenzar el proceso de nuevo.
El acuerdo firmado está disponible en su página Gestionar, en la sección Completado

Cómo activar o desactivar esta función

La experiencia de firma automática se activa en el nivel de cuenta o de grupo (la configuración del nivel de grupo anula la del nivel de cuenta).

La opción para activar la experiencia se encuentra yendo a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración global > Flujos de trabajo de firma automática

Active la opción para Usar la nueva experiencia estructurada de firma automática
También puede activar el vínculo "conmutador" para que los usuarios puedan alternar entre las dos experiencias
Haga clic en Guardar.

Opciones de configuración

Autenticación del usuario

Los administradores pueden configurar la cuenta o el grupo de modo que se utilice la autenticación obligatoria de identidad, por lo que se captura una firma autenticada por el sistema.

La autenticación mediante firma automática siempre se realiza con el método Autenticación de Acrobat Sign, que debe estar activado para el firmante.

Si activa Autenticación de la identidad para los destinatarios internos, active Autenticación de Acrobat Sign para dichos destinatarios
Si no activa Autenticación de la identidad para los destinatarios internos, active Autenticación de Acrobat Sign en la sección de autenticación predeterminada.
La autenticación de Acrobat Sign no tiene por qué ser el método de autenticación predeterminado, solo tiene que ser una opción disponible.

Para configurar sus métodos de autenticación, vaya a Cuenta > Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Métodos de autenticación de la identidad