La obtención de firmas y aprobaciones de los destinatarios puede requerir distintos niveles de autenticación en función del documento en cuestión. Adobe Acrobat Sign es compatible con una amplia gama de métodos de autenticación, desde la verificación simple por correo electrónico de un solo factor hasta la autenticación sofisticada de dos factores basada en documentos oficiales.
Autenticación de la identidad
La autenticación de la identidad de un destinatario es un elemento clave del sistema de Acrobat Sign para obtener una firma legal y mejorar la irrefutabilidad.
Sin embargo, en la autenticación de la identidad confluyen distintos fines comerciales con exigencias diferentes. Tenga en cuenta los diferentes niveles de garantía de identidad que exigiría para las transacciones siguientes:
- Solicitud de permiso laboral en el trabajo
- Tarjeta de graduación del niño de la escuela
- Registro de eventos privados
- Abono a un gimnasio
- Acceso a los historiales médicos
- Documentos que cumplen con CFR 21, parte 11
Acrobat Sign proporciona un conjunto de controles que permite definir tipos de autenticación en el nivel de cuenta y de grupo con valores predeterminados definibles para optimizar la experiencia del remitente y garantizar mejor el cumplimiento de las políticas de firma de la compañía.
Teniendo en cuenta que los métodos de autenticación más sólidos generan más “fricción” en el proceso de firma, los administradores deben configurar los valores predeterminados de la cuenta o el grupo para que sean compatibles con el requisito de autenticación más común, optar por la opción menos compleja cuando sea posible y permitir opciones editables si algunas transacciones requieren soluciones más complejas.
Terminología clave
Destinatarios internos frente a externos
Los controles de autenticación realizan adaptaciones específicas para configurar métodos de autenticación para dos tipos de destinatarios, internos y externos:
- Los destinatarios internos incluyen a todos los usuarios activos (identificados por la dirección de correo electrónico) de la misma cuenta de Acrobat Sign desde la que se ha enviado el acuerdo
- Una lista de todos los usuarios de su cuenta es una lista de todos los usuarios internos
- No importa en qué grupo se encuentre el destinatario, siempre y cuando el usuario esté en la estructura de la misma cuenta
- Los destinatarios externos incluyen las direcciones de correo electrónico de destinatarios que no están asociadas a un usuario interno
- Las direcciones de correo electrónico no incluidas en una lista de usuarios de nivel de cuenta son usuarios externos
Definir a los destinatarios de esta forma permite que los flujos de trabajo aprovechen la autenticación de alto nivel para los destinatarios externos a la vez que se utiliza una autenticación más rentable para los usuarios internos.
Es posible que una compañía (dominio de correo electrónico) tenga varias cuentas de Acrobat Sign.
Solo los usuarios residentes en cada cuenta independiente son internos entre sí. Las cuentas externas alojan a los destinatarios externos en todos los casos.
Métodos de autenticación de primer factor de destinatarios
Autenticación por correo electrónico
De forma predeterminada, Acrobat Sign utiliza el correo electrónico como método de autenticación de un factor, lo que satisface los requisitos de la ley ESIGN para una firma electrónica legal. Para muchos clientes, esto es suficiente para la mayoría de sus necesidades.
En la verificación por correo electrónico, el destinatario debe hacer lo siguiente:
- Acceder al acuerdo desde su buzón de correo electrónico
- Hacer clic en el vínculo del correo electrónico para acceder a la vista del acuerdo
- Completar las acciones designadas (rellenar campos de formulario, firmar, etc.) en el acuerdo
- Hacer clic en el botón final Hacer clic para firmar para finalizar la acción del destinatario
Acceder al vínculo del correo electrónico establece una medida razonable de identificación, ya que todas las direcciones de correo electrónico son únicas y el acceso al correo electrónico se autentica mediante contraseña.
Las integraciones o acciones que omiten la notificación por correo electrónico a un destinatario deben incluir un método de autenticación de segundo factor adecuado para la irrefutabilidad.
Autenticación de Acrobat Sign
En la autenticación de Acrobat Sign se solicita al destinatario que se autentique en el sistema de Acrobat Sign.
Utilice este método principalmente como opción de contrafirma de “baja fricción” para los destinatarios internos cuando tenga requisitos de firma que requieran un evento registrado o autenticado para cada firma.
Se debe tener cuidado antes de asignar la autenticación de Acrobat Sign a destinatarios externos:
- La Autenticación de Acrobat Sign no es un método de autenticación de segundo factor.
- Los destinatarios externos pueden tener o no un usuario de Acrobat Sign activo. Si no lo tienen, deberán registrar y verificar a un usuario antes de autenticarse.
- Se sabe que los destinatarios internos (por definición) son usuarios activos de Acrobat Sign, por lo que se sabe que pueden autenticarse sin problemas.
Se solicita a los destinatarios que se autentiquen en Acrobat Sign antes de poder ver el contenido del acuerdo:
Autenticación de doble factor (2FA)
Acrobat Sign es compatible con varios métodos de autenticación de dos factores en el caso de transacciones de mayor valor que requieren más que una simple verificación por correo electrónico.
El tipo de documento o el sector de las partes involucradas suele determinar el método de autenticación. Corresponde al administrador comprender sus políticas de firma internas y las posibles exigencias de cumplimiento.
A continuación se muestra un resumen de las opciones de autenticación de segundo factor disponibles con vínculos a descripciones más detalladas:
Las autenticaciones con contraseña del firmante requieren que el remitente escriba la contraseña (dos veces)
- Las contraseñas son únicamente alfanuméricas. Sin caracteres especiales
- El remitente debe comunicar la contraseña al destinatario mediante algún canal externo
- La contraseña no se almacena como texto no cifrado en ninguna parte de la aplicación. Si se pierde la contraseña, no se puede recuperar y el remitente tendrá que restablecerla
Se solicita a los destinatarios que introduzcan la contraseña antes de que puedan ver el contenido del acuerdo:
En la autenticación por teléfono se envía al destinatario un código de seis dígitos que debe introducirse para que se muestre el acuerdo.
- El remitente debe introducir el número de teléfono del destinatario durante la creación del acuerdo.
- Si el destinatario delega su autoridad de firma, se le solicitará que proporcione un número de teléfono válido para el destinatario nuevo. Si no se proporciona un número de teléfono correcto, no se podrá realizar la autenticación.
- El destinatario tiene la opción de seleccionar un Mensaje de texto (para teléfonos inteligentes que puedan recibir mensajes de texto) o una Llamada de voz (si no dispone de un teléfono con capacidad de enviar mensajes de texto).
- El código de autenticación será válido para un período de 10 minutos desde el momento de su entrega.
El destinatario solicita el código y debe introducirlo antes de ver el contenido del acuerdo:
La autenticación basada en conocimientos es un método de autenticación de alto nivel que se usa principalmente en instituciones financieras y otros escenarios en los que se exige una confirmación segura de la identidad del firmante.
Se solicita al destinatario que introduzca información personal, que se utiliza para reunir varias preguntas no triviales de su pasado (mediante bases de datos públicas). Para obtener acceso al acuerdo es preciso responder correctamente todas las preguntas.
La KBA solo es válida para los destinatarios de EE. UU.
En la autenticación con identificación oficial se indica al destinatario que proporcione una imagen de un documento oficial (permiso de conducir, pasaporte, etc.) y un selfie para establecer un registro de verificación sólido.
Inicialmente se presenta a los destinatarios un método de seguridad para que proporcionen el número de teléfono de un smartphone y, después, se les muestra el proceso de cargar el documento y las imágenes de selfies:
Métodos de autenticación de firmantes “prémium”
Los métodos de autenticación por teléfono, KBA y con identificación oficial son "premium".
Los métodos de autenticación premium son un recurso medido que debe comprarse antes de utilizarse. Póngase en contacto con su administrador de éxito o agente de ventas para obtener más información.
Al iniciarlas, las nuevas cuentas Enterprise y Business reciben 50 transacciones gratuitas por teléfono y KBA.
Umbrales de cancelación automática
Todos los métodos de autenticación de segundo factor tienen umbrales configurables con los que se cancela el acuerdo cuando un destinatario no logra autenticarse un número de veces inaceptable.
- Se notificará al propietario del acuerdo (remitente) que se ha cancelado el acuerdo
- Solo se notifica al remitente.
- Los acuerdos cancelados no pueden volver a tener un estado activo. Debe crearse un acuerdo nuevo.
Verificación de la identidad digital
La verificación de Identidad digital aprovecha un proveedor de identidades federado (IdP) con licencia externa para el servicio de Acrobat Sign y debe configurarse antes de que se pueda acceder al redactar acuerdos.
Detalles completos de la solución de Identidad digital se encuentra aquí >
Los detalles de la experiencia del destinatario varían según el proveedor de identidad que utilice el remitente. En un nivel superior, se informa al destinatario de que la verificación de identidad se debe resolver a través de un IdP federado, con el botón Verificar identidad disponible para activar el proceso de verificación.
Cómo seleccionan los remitentes un método de autenticación
Al configurar un acuerdo, los remitentes pueden seleccionar un método de autenticación en el menú desplegable a la derecha de la dirección de correo electrónico del destinatario.
La mayoría de los métodos de autenticación se pueden configurar como el valor predeterminado seleccionado para simplificar el proceso de envío. Solo las opciones de Identidad digital no se pueden configurar como valor de autenticación predeterminado.
Experiencia del destinatario
Normalmente, un destinatario recibe primero un aviso de un acuerdo que espera su atención por correo electrónico.
- Si el acuerdo se envía solo con autenticación por correo electrónico, al hacer clic en el botón Revisar y firmar del correo electrónico se abre el acuerdo para que se visualice y se puedan realizar las acciones correspondientes.
- Si el acuerdo tiene configurado un método de autenticación adicional, al hacer clic en el botón Revisar y firmar del correo electrónico se abre la página del método de seguridad de la autenticación.
- Una vez satisfecho el método de seguridad, se abre el acuerdo para que se visualice y se puedan realizar las acciones correspondientes.
- Una vez satisfecho el método de seguridad, se abre el acuerdo para que se visualice y se puedan realizar las acciones correspondientes.
Eventos del informe de auditoría
Cada método de autenticación de segundo factor tiene un mensaje explícito de éxito en el que se identifica el método utilizado.
Con la autenticación por correo electrónico simplemente se indica que el documento se ha firmado:
Opciones configurables y valores predeterminados
Controles del administrador
Para acceder a la configuración de nivel de cuenta, inicie sesión como administrador de nivel de cuenta de Adobe Sign y vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Opciones de identificación del firmante
Todos los controles también se pueden configurar en el nivel de grupo. Recuerde lo siguiente:
- De forma predeterminada, todos los grupos heredan la configuración del nivel de cuenta.
- La configuración de nivel de grupo anula la de nivel de cuenta.
- Todas las opciones disponibles en la página Enviar se derivan de la configuración del grupo desde el que se envía el acuerdo.
Los controles se dividen en dos secciones:
- Opciones de identificación del firmante: el conjunto principal de configuración de autenticación de la identidad. Estos valores se aplican a todos los destinatarios de todos los acuerdos creados en el grupo de envío con las excepciones siguientes:
- Procesos basados en API, que pueden restringir las opciones del remitente (integraciones, flujos de trabajo, aplicaciones personalizadas, etc.).
- Cuando está activada la opción Activar distintos métodos de autenticación de la identidad para los destinatarios internos (ver más adelante).
- Procesos basados en API, que pueden restringir las opciones del remitente (integraciones, flujos de trabajo, aplicaciones personalizadas, etc.).
- Autenticación de la identidad para los destinatarios internos: este subconjunto de opciones permite al grupo definir un conjunto diferente de métodos de autenticación de la identidad para los destinatarios internos. Esto ofrece las ventajas siguientes:
- Menos frustración para los firmantes internos.
- Un proceso de firma menos complejo acelera la firma por parte de destinatarios que tal vez tengan que contrafirmar muchos acuerdos.
- Los costes de la autenticación prémium pueden obviarse para los destinatarios internos.
Métodos de autenticación de la identidad
Los controles de autenticación principales son estos:
- Requerir que los remitentes especifiquen uno de los métodos de autenticación habilitados: cuando esta opción esté habilitada, deberá seleccionar un método de segundo factor como método de autenticación predeterminado. Es posible que la opción Correo electrónico no se pueda seleccionar.
- Permitir que Acrobat Sign rellene automáticamente la dirección de correo electrónico de los firmantes para cada método de seguridad de autenticación: esta opción solo se aplica al método de autenticación de Adobe Sign. Cuando está habilitada, la dirección de correo electrónico del destinatario se inserta automáticamente donde sea necesario para la autenticación.
- No presentar al firmante ningún método de seguridad para que vuelva a autenticarse si ya ha iniciado sesión en Acrobat Sign: esta opción solo se aplica al método de autenticación de Acrobat Sign. Cuando está habilitada, no se presenta a los firmantes ningún método de seguridad para volver a autenticarse si ya han iniciado sesión en Acrobat Sign.
- Permitir a los remitentes descargar un informe de identidad del firmante para los acuerdos que contengan firmas verificadas: los Informes de identidad del firmante (SIR) están disponibles con los métodos de autenticación Identificación oficial e Identidad digital. Esta configuración, cuando está activada, permite al remitente del acuerdo descargar el SIR de su página Administrar.
- Habilitar los siguientes métodos de autenticación de la identidad: esto precede a la lista de opciones de autenticación de segundo factor disponibles para los remitentes. Seleccione una o más según sus necesidades de seguridad/cumplimiento..
- De forma predeterminada, utilizar el método siguiente: establece el método de autenticación predeterminado que se inserta al añadir a un destinatario a un acuerdo nuevo.
- Permitir que los remitentes cambien el método de autenticación predeterminado: si esta opción está activada, el remitente puede seleccionar cualquier método habilitado para el grupo desde el que envía.
- Cuando esta opción está deshabilitada, solo se puede utilizar el método de autenticación predeterminado.
Autenticación de la identidad para los destinatarios internos
Los controles internos del destinatario proporcionan las opciones que se aplican a los destinatarios internos:
- Habilitar diferentes métodos de autenticación de la identidad para los destinatarios internos: cuando esta opción está habilitada, los destinatarios internos se tratan como una excepción a las reglas de autenticación principales y, en su lugar, se presentan con las opciones predeterminadas de valor/autenticación definidas en la sección Autenticación de la identidad para los destinatarios internos.
- Habilitar los siguientes métodos de autenticación de la identidad: esto precede a la lista de opciones disponibles para la autenticación de destinatarios internos. Seleccione una o más según sus necesidades de seguridad/cumplimiento..
- La autenticación de Adobe Sign proporciona un método de autenticación de bajo coste y fricción cuando los remitentes también son contrafirmantes.
- La autenticación de Adobe Sign proporciona un método de autenticación de bajo coste y fricción cuando los remitentes también son contrafirmantes.
- De forma predeterminada, utilizar el método siguiente: establece el método predeterminado insertado para los destinatarios internos al crear un acuerdo nuevo.
- Permitir que los remitentes puedan cambiar el método de autenticación predeterminado: concede al remitente la autoridad para cambiar el método de autenticación predeterminado a cualquier opción habilitada por el administrador.
Excepción de formulario web a la autenticación de la identidad
En muchos casos, los formularios web tienen un uso único y normalmente hay menos demanda de autenticación de la identidad aplicada.
En cuentas o grupos en los que no sea necesario autenticar firmas de formulario web, se puede configurar la opción para desactivar la verificación por correo electrónico de la manera siguiente:
- Ir a: Configuración de la cuenta > Configuración global > Formularios web (para la configuración de nivel de cuenta).
- Edite Grupo: {Group Name} > Configuración del grupo > Formularios web (para la configuración de nivel de grupo).
- Desmarque la opción Exigir a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico para aceptar firmas de formulario web sin verificación.
- Al eliminar el requisito de verificar la firma del formulario web, no se elimina el requisito de que el firmante proporcione una dirección de correo electrónico.
Prácticas recomendadas y consideraciones
- Es posible configurar todos los métodos y las opciones de autenticación en el nivel de cuenta y de grupo.
- Los grupos heredan sus valores de configuración predeterminados de la configuración de nivel de cuenta. Diseñe la configuración de nivel de cuenta para aprovechar al máximo la herencia de propiedades automática y minimizar la configuración de grupos más adelante..
- Los acuerdos obtienen sus opciones de autenticación del grupo desde el que se envía el acuerdo. Si no ve las opciones que espera, compruebe la configuración de nivel de grupo.
- Evalúe los requisitos de autenticación de la identidad para los tipos de documentos que envía y si están sujetos a alguna normativa de cumplimiento. Si se requiere autenticación "premium", asegúrese de haber comprado volumen suficiente para el tráfico esperado..
- Autenticación mediante identificación oficial: (i) no está destinada a flujos de trabajo y casos prácticos de firma electrónica regulados o de gran valor; (ii) no puede detectar todos los documentos de identificación fraudulentos o “falsos”; y (iii) no podrá reemplazar la necesidad de revisión humana.
- Determine si hay flujos de firma que puedan requerir autenticaciones de dos factores, como:
- Firmas alojadas
- Soluciones personalizadas diseñadas para suprimir las notificaciones por correo electrónico (por ejemplo, Workday)
- Flujos de firma que intentan obtener firmas legales de dos o más destinatarios que utilizan la misma dirección de correo electrónico (compartida)
- Identifique si, y en qué casos, es útil tener diferentes estándares de autenticación para los destinatarios internos.
- En las cuentas con acceso a flujos de trabajo personalizados se pueden definir métodos de autenticación muy precisos para cada uno de los flujos de firma, por lo que el valor predeterminado tendrá una fricción menor (y un volumen potencialmente mayor), a la vez que se garantiza el cumplimiento de las normas en los procesos de firma críticos.
- Tenga en cuenta que se deben habilitar los métodos de autenticación individuales antes de que estén disponibles para otros servicios. Una vez habilitado, un método se muestra en los casos siguientes:
- Otros controles administrativos, como Configuración de seguridad para los métodos de autenticación de segundo factor
- Usuarios que se deben seleccionar durante el proceso estándar Enviar
- Flujos de trabajo personalizados creados en el Diseñador de flujos de trabajo
- Eventos de envío controlados por API
- Acceso de integración (Dynamics, Salesforce)
- Otros controles administrativos, como Configuración de seguridad para los métodos de autenticación de segundo factor
Inicia sesión en tu cuenta