Leer over audiokeuzes bij het werken met Adobe Connect

Webconferenties zijn uitgegroeid tot een essentieel communicatiemiddel voor hedendaagse organisaties. Het wordt snel net zo belangrijk voor zakelijke professionals als e-mail en spraakcommunicatie. Sommige bestaande oplossingen voor webconferenties kunnen echter niet tippen aan het gemak en de doeltreffendheid van persoonlijke vergaderingen. Ze zijn complex en moeilijk in gebruik, en het ontbreekt ze aan echte functionaliteit. Bovendien werken webvergaderingen niet zonder betrouwbare audio van hoge kwaliteit.

Adobe Connect is anders omdat het zakelijke gebruikers de mogelijkheid geeft eenvoudig en in realtime te communiceren met collega's en klanten die wereldwijd verspreid zijn. Het biedt krachtige presentatie- en samenwerkingstools, waaronder scherm delen, multipointvideo, geïntegreerde telefonie en whiteboardfuncties. Deze mogelijkheden maken webconferencing een haalbare manier om effectiever te werken.

Adobe Connect gebruikt een desktoptoepassing voor directe, probleemloze toegang tot Adobe Connect-vergaderingen met iedereen en overal. Hiermee kunnen gebruikers gepersonaliseerde, gemakkelijk te onthouden URL's maken die nooit veranderen. Deelnemers aan vergaderingen kunnen hun schermen delen voor gezamenlijke werksessies met collega's of één-op-één-vergaderingen met klanten met één druk op de knop. Adobe Connect maakt het eenvoudig om een klein en groot publiek te betrekken met video, animaties en softwaresimulaties. Adobe Connect is geweldig, of het nu gaat om live gebeurtenissen of vergaderingen die worden opgenomen om later op aanvraag te bekijken. Een gebruiksvriendelijke interface maakt het eenvoudig om vergaderworkflows te organiseren en het uiterlijk van vergaderingen en gebeurtenissen aan te passen aan de huisstijl van het bedrijf.

Tegenwoordig hebben gebruikers van Adobe Connect verschillende technologische opties om audiocommunicatie in te schakelen voor webconferenties. Deze opties omvatten VoIP-communicatie (Voice over IP), geavanceerde geïntegreerde telefonie, Universal Voice en hardware-ondersteunde opties.

Deze documentatie geeft een overzicht van de opties in de gebruikersinterface van de vergadering. Het legt uit welke functies werken met welke audioprovider. Het behandelt ook gebruikssituaties die in de meeste scenario's voor webconferenties voorkomen, en schetst de beste werkwijzen waarmee rekening moet worden gehouden. Ga voor aanvullende informatie naar de Adobe Connect-gebruikersgroep op www.connectusers.com.

VoIP Adobe Connect

Op VoIP gebaseerde conferencties zijn vergelijkbaar met op telefonie gebaseerde audioconferenties in die zin dat twee of meer personen in realtime kunnen communiceren. Maar in tegenstelling tot audioconferenties verloopt VoIP-communicatie uitsluitend via IP-netwerken. Deelnemers aan vergadering gebruiken hun computermicrofoons en luidsprekers, of externe microfoons en luidsprekers die op de computer zijn aangesloten, om met andere deelnemers te communiceren, zonder dat er telefonie-infrastructuur nodig is. Adobe Connect biedt hoogwaardige, gebruiksklare VoIP. Het biedt functies zoals echo- en ruisonderdrukking, stiltedetectie en eenvoudige Wizard Audio-instellingen.

VoIP in de Adobe Connect-gebruikersinterface

In de Adobe Connect-gebruikersinterface kunt u ervoor kiezen om de microfoonrechten te beperken. Of u kunt iedereen microfoonrechten geven met de functie 'Microfoonrechten voor deelnemers inschakelen'.

Als u ervoor kiest om de microfoonrechten te beperken, dan kunnen alleen de hosts en presentatoren automatisch de microfoon gebruiken om audio uit te zenden naar de deelnemers aan de vergadering. In deze modus is het nodig om deelnemers expliciet microfoonrechten te geven om te kunnen spreken.

Als u ervoor kiest om iedereen microfoonrechten te geven, kunnen alle deelnemers aan de vergadering hun microfoon aanzetten en beginnen met het uitzenden van hun audio.

Beperk de microfoonrechten voor alle vergaderingen, behalve voor vergaderingen met een klein aantal aanwezigen.

Speciale overwegingen bij het gebruik van VoIP

Zeer betrouwbare, full-duplex audio-uitzending binnen Adobe Connect brengt geen extra kosten per deelnemer met zich mee. Maar voordat VoIP in gebruik wordt genomen, moeten organisatoren van vergaderingen de volgende zaken regelen voor alle deelnemers:

• Comfortabel met VoIP: VoIP bestaat al jaren. Maar het is mogelijk dat sommige gebruikers niet vertrouwd zijn met het gebruik ervan als hun primaire methode van audiocommunicatie tijdens een live gebeurtenis.
• Benodigde hardware: Uw publiek moet beschikken over interne of externe luidsprekers en microfoons. Wanneer u VoIP gebruikt, is het een goed idee om in uw uitnodiging voor een vergadering een opmerking te schrijven over de audiovereisten.
• Voldoende bandbreedte: Bedenk welke impact VoIP kan hebben op uw vergadering en de ervaring van elke deelnemer.

Voor de beste ervaring moet u ervoor zorgen dat alle deelnemers aan een op VoIP gebaseerde vergadering de Connect Meeting-desktoptoepassing installeren.

Universal Voice

In bepaalde situaties willen sommige aanwezigen audio via telefonie gebruiken, terwijl anderen VoIP willen gebruiken. Dit scenario is vrij gebruikelijk bij webconferenties of seminars in verschillende landen. Een gratis nummer is mogelijk beschikbaar voor bellers binnen de Verenigde Staten, maar voor deelnemers in andere landen zijn alleen tolnummers beschikbaar. Deelnemers de mogelijkheid bieden om voor dezelfde vergadering te kiezen tussen telefonie of VoIP is het beste wanneer u een belangrijke of grote gebeurtenis organiseert, zoals een klantgerichte webinar. Bij deze gebeurtenissen is het mogelijk dat u niet veel inzicht hebt in de verbindingssnelheden en -configuraties van uw deelnemers.

Vanaf versie 7.5 biedt Adobe Connect Universal Voice aan, een functie waarmee vrijwel elke telefoonconferentie naar een Adobe Connect-vergadering kan worden gestreamd. Het creëert een brug in één richting tussen de telefoonconferentie en de VoIP-functionaliteit van Adobe Connect. Met Adobe Connect kunt u integreren met elke audioprovider of teleconferentieplatform. U kunt samen met uw webconferentie telefoonaudio opnemen en deze vervolgens streamen naar VoIP-deelnemers. Deelnemers kunnen ervoor kiezen in te bellen met hun telefoon of te luisteren via de luidsprekers van hun computer. Door deelnemers deze keuze te geven, kunnen de telefoonkosten voor de deelnemers aan de vergadering en de host worden verlaagd omdat minder mensen inbellen. Bovendien hoeven gehoste klanten geen nieuwe services of hardware aan te schaffen of zich zorgen te maken over incompatibiliteit. (Klanten op locatie hebben wel een SIP-gateway (Session Initiation Protocol) nodig).

Het gebruik van Universal Voice biedt de volgende voordelen:

• Een groter publiek bereiken: U kunt beide verbindingsmethoden aanbieden, waardoor deelnemers de audio-optie kunnen kiezen die het beste bij ze past.
• Flexibiliteit: Hosts van vergaderingen kunnen elke provider van audioconferenties gebruiken, niet alleen providers die partner zijn van Adobe. Ze kunnen zelfs meerdere providers gebruiken.
• Lagere telefoonkosten: Deelnemers kunnen ervoor kiezen VoIP te gebruiken in plaats van in te bellen en mogelijk telefoonkosten te betalen.
• Directe beschikbaarheid: Na de vergadering is de opname van de gebeurtenis direct beschikbaar. Nabewerking om de audio te synchroniseren met de gebeurtenis is niet nodig.

Universal Voice in de Adobe Connect-gebruikersinterface

Bij het opzetten van een conferentie gebruikt de host van de vergadering de wizard om elke Universal Voice-audioprovider te configureren. De host kan het conferentienummer, DTMF-gesprekstonen (Dual-Tone Multi-Frequency) en pauzes voor het inbellen in de vergadering instellen. Een host van een vergadering kan Adobe Connect configureren om elke audioprovider te gebruiken.

Geavanceerde telefoniegegevens

Telefonie is verreweg de meest geaccepteerde vorm van audioconferentie. Personen die wereldwijd verspreid zijn hebben alleen een telefoon nodig om in realtime deel te nemen aan een webconferentie. Er zijn dus weinig obstakels voor een geïntegreerde web- en audioconferentie-ervaring. De geïntegreerde opnamefunctie zorgt voor een succesvolle archivering wanneer activiteiten op het gebied van audio- en webconferenties worden gesynchroniseerd.

Adobe werkt samen met verschillende providers van audioconferenties om geavanceerde gespreksfuncties te bieden die gebruikers van vergaderingen meer controle geven over de volledige ervaring van audio- en webvergaderingen. Besturingselementen van gesprekken, opties voor audio-opnames, deelnemerbeheer, brainstormruimtes en assistentie via een centrale zijn allemaal beschikbaar bij de audiopartners van Adobe.

Enkele voordelen van geavanceerde integratie van audiotelefonie zijn:

• Een uniforme workflow voor het plannen, aankondigen en bijwonen van web- en stemconferenties
• De mogelijkheid om het teleconferentiegesprek volledig te beheren via de interface van de webconferentie
• Het gemak van het opnemen van één gesynchroniseerd archief van de Adobe Connect-vergadering en de audio van de teleconferentie

Ga naar www.adobe.com/products/acrobatconnectpro/partners/#audio voor een volledige lijst van partners voor audiotelefonie.

Geavanceerde, geïntegreerde telefonie in de Adobe Connect-gebruikersinterface

Wanneer u uw vergadering instelt in de wizard Meeting maken, kiest u Audioconferentiedetails opnemen in deze vergadering. (Als deze optie niet beschikbaar is, is het mogelijk nodig dat u uw profiel instelt met uw teleconferentiegegevens. Neem contact op met uw Adobe Connect-provider voor meer informatie over het opnemen van een ondersteund teleconferentiesysteem in uw accountprofiel). Informatie over de teleconferentie is opgenomen in de uitnodiging voor de vergadering, en de deelnemers kunnen de teleconferentie ook rechtstreeks naar hun telefoon laten bellen zonder een wachtwoord in te voeren. De vergadering neemt automatisch audio op van een geïntegreerde teleconferentie. Om het geluid van de vergadering te horen, moet u ervoor zorgen dat alle deelnemers verbonden zijn met de teleconferentie.

Hosts en deelnemers hebben veel handige besturingselementen voor gesprekken in de Adobe Connect-gebruikersinterface.

Besturingselementen voor gesprekken voor hosts van vergaderingen:

• De teleconferentie starten of stoppen: De host kan een teleconferentie met één klik starten en stoppen.
• Gesynchroniseerde web- en spraakopname: De functie 'Vergadering opnemen' neemt de webconferentie en teleconferentie tegelijkertijd op om één streamingarchief van de vergadering te maken.
• Uitbellen naar deelnemers: De host van de vergadering kan uitbellen naar bestaande deelnemers aan de webconferentie of deelnemers toevoegen die alleen telefonisch deelnemen en ze bellen om deel te nemen aan de conferentie.
• Volume wijzigen voor geselecteerde deelnemers: De host van de vergadering kan het volume voor elke deelnemer verhogen of verlagen.
• Deelnemers dempen: De host van de vergadering kan alle of geselecteerde deelnemers aan de vergadering dempen.
• Deelnemers in de wacht zetten: Deelnemers aan de vergadering kunnen in de wacht worden gezet als de host de vloer tijdelijk wil sluiten voor deelnemers.
• Verbinding met deelnemers verbreken: De host kan met één klik een telefonische deelnemer uit de vergadering verwijderen.

Besturingselementen voor gesprekken voor deelnemers aan een vergadering:

• Mij bellen: Deelnemers aan de vergadering kunnen hun telefoonnummer invoeren en door de teleconferentie worden teruggebeld. Ze hoeven het vergadernummer niet te bellen en de toegangscode niet via de telefoon in te voeren.
• Mijn geluid dempen: Deelnemers kunnen hun telefoonlijnen dempen en het dempen ongedaan maken.
• Indicator voor wie er aan het woord is: Deelnemers hoeven zich niet af te vragen wie er spreekt tijdens de teleconferentie. Een visuele indicator naast de naam van de deelnemer maakt het eenvoudig om sprekers te identificeren.

Adobe Connect bevat een softwareontwikkelingskit (SDK) voor telefonie-integratie, waarmee aangepaste ontwikkeling mogelijk is. Ervan uitgaande dat uw telefoniebrug of -services API's heeft gepubliceerd, kunt u of een geautoriseerde partner met de SDK een connector bouwen tussen Adobe Connect en het telefoniesysteem. API's maken het beheer van de conferentie mogelijk door middel van besturingselementen voor gesprekken en synchronisatie van opnamegebeurtenissen tijdens de vergadering. Ze maken ook de convergentie van audio- en webopnames op de Adobe Connect-server mogelijk.

Speciale overwegingen bij het gebruik van geavanceerde, geïntegreerde telefonie

Voordat organisatoren van vergaderingen gebruik maken van telefonie, moeten ze rekening houden met de volgende punten:

• Kosten voor de organisator: Audio-conferentiesystemen vereisen dat gebruikers extra betalen voor de service of technologie.
• Kosten voor gebruikers: Voor verspreide, internationale locaties kunnen telefoongerelateerde kosten duur zijn voor de host van de vergadering (bij gebruik van gratis nummers) of de deelnemers aan de vergadering (als ze interlokaal moeten bellen).
• Beperkte capaciteit: Sommige providers van teleconferenties ondersteunen een vast aantal deelnemers aan een gesprek. Controleer vooraf of uw provider het door u gewenste aantal personen die inbellen ondersteunt.

Functies per provider van audioconferenties

Adobe werkt samen met de volgende toonaangevende wereldwijde providers van teleconferenties om integratie tussen web- en stemconferenties aan te bieden:

• Intercall
• MeetingOne
• LoopUp
• Conferentie Amerika
  

De volgende grafiek toont welke Adobe Connect-functies zijn geïntegreerd met welke adapter voor audioconferenties.

Hardware-opties

Organisatoren van vergaderingen kunnen een aantal externe apparaten gebruiken om VoIP en telefonie te integreren, en automatisch audio op te nemen of om de kwaliteit van de opname van gebeurtenissen te verbeteren. Vanaf Adobe Connect 7.5 is het echter niet meer nodig om hardware te gebruiken om VoIP en telefonie te integreren. Universal Voice maakt deze integratie gebruiksklaar.

Verbetering van de opgenomen audiokwaliteit

Veel klanten gebruiken Adobe Connect om live, persoonlijke gebeurtenissen uit te zenden vanaf locaties zoals congrescentra of vergaderzalen. Er zijn een aantal beste werkwijzen voor een optimale ervaring. Een van die beste werkwijzen is het gebruik van een speciale computer met een audio-opnamekaart. Anders zouden hosts van vergaderingen de interne microfoon van de hostcomputer kunnen gebruiken, wat vaak zorgt voor een slechte geluidskwaliteit.

Met de X2u XLR-to-USB signaaladapter van Shure (www.shure.com/ProAudio/Products/Accessories/ us_pro_X2u_content) kunnen gebruikers een hoogwaardige audiofeed van de mixer nemen en rechtstreeks naar de computer gaan met een hoogwaardig signaal via USB. Met dit apparaat zijn gebruikers niet afhankelijk van de kwaliteit van de geluidskaart of de interne microfoon van de computer. Er gaat geen audiokwaliteit verloren door de conversie, en het apparaat ondersteunt professionele XLR-ingangen en biedt fantoomvoeding voor zelfstandige microfoons. Het werkt met zowel Windows® als Mac OS, en er zijn geen stuurprogramma's nodig.

Hardware gebruiken om VoIP en telefonie te integreren

Klanten die hardware willen gebruiken om VoIP en telefonie te integreren in plaats van Universal Voice te gebruiken, de gebruiksklare, hybride aanpak die voor het eerst werd geïntroduceerd in Adobe Connect 7.5, hebben een paar opties.

Eenvoudige methode: Presentatoren bellen in op de teleconferentie en zenden tegelijkertijd hun stem uit via VoIP van Adobe Connect met een headset of microfoon. Ze zenden in principe tegelijkertijd audio uit via de telefoon en de headset. Deze methode is de minst geavanceerde.

Geavanceerde methode: Een meer geavanceerde methode die eenvoudiger is voor situaties met meerdere presentatoren omvat een extern apparaat dat de telefoon verbindt met de audio-ingang van de computer. Een voorbeeld is de THAT-2 van JK Audio. Bij deze methode belt een host naar de teleconferentie en gebruikt een apparaat om het geluid van de teleconferentie naar de lijningang van de computer te sturen. Presentatoren bellen in op de teleconferentie en de host zendt het geluid van de teleconferentie uit via Adobe Connect met behulp van de knop Spreken in de lay-outbalk. Met deze methode kan één persoon de simulcast beheren en wordt de complexiteit voor de presentatoren verminderd. Het is belangrijk op te merken dat het noodzakelijk is dat iedereen die aan het gesprek deelneemt, heeft ingebeld bij de teleconferentie. Beschouw VoIP als een stroom in een richting, waarbij gebruikers audio kunnen horen maar niet kunnen spreken. Ga voor een zelfstudie over het gebruik van de THAT-2-apparaten met Adobe Connect naar www.connectusers.com/tutorials/2009/03/that2/index.php.

Professionele methode: Als u bereid bent meer geld te investeren in een gecombineerde VoIP- en telefonieoplossing, biedt het gebruik van een opnamekaart en mixer het beste beheer en de best mogelijke audiokwaliteit.  Het Adobe Connect Event Services-team gebruikt de ViewCast Osprey 230-opnamekaart in combinatie met een Polycom-mixer. U gebruikt de software die bij de Osprey-kaart is geleverd voor de audioregeling, in combinatie met uw computer en de besturingselementen van de vergadering voor optimale prestaties. Ga voor meer informatie over de Osprey-opnamekaart naar www.viewcast.com/products/osprey-230.

Adobe Connect Event Services: Als u een goede audio belangrijk vindt voor een of meer van uw vergaderingen, maar u wilt niet investeren in een geavanceerde oplossing, biedt het Adobe Connect Event Services-team u de mogelijkheid om audio van elke telefonieoplossing naar VoIP uit te zenden met behulp van hun geavanceerde apparatuur. De services kunnen per gebeurtenis worden aangeschaft of voor meerdere vergaderingen in een reeks. Ga voor meer informatie over Adobe Connect Event Services naar http://www.adobe.com/products/acrobatconnectpro/solutions/marketing/eventservices/ of neem contact op met uw Adobe Connect-verkooppunt.

Gebruikssituaties

Adobe Connect is een flexibele oplossing voor webconferenties die verschillende scenario's ondersteunt. Deze documentatie richt zich op de audiocommunicatievereisten van de drie meest voorkomende gebruikssituaties: virtuele klaslokalen, webconferenties en verkoop- en marketingseminars.

Virtuele klaslokalen

• Gebeurtenissen kunnen live of op aanvraag plaatsvinden.
• Live sessies zijn vergelijkbaar met persoonlijke klassikale omgevingen, waarbij soms één presentator en veel cursisten betrokken zijn, en soms bestaat uit samenwerking tussen deelnemers.

Webconferenties

• Bij gebeurtenissen werken twee of meer personen samen, maar over het algemeen niet meer dan vijftig deelnemers.
• De interacties zijn vergelijkbaar met persoonlijke interacties in een vergaderzaal.

Verkoop- en marketingseminars

• Eén persoon presenteert aan een groot aantal deelnemers.
• Deze gebeurtenissen zijn vergelijkbaar met lezingen of persoonlijke bijeenkomsten in de vorm van seminars.

Bij het kiezen van de beste conferentiemogelijkheid, zijn de twee belangrijkste punten om over na te denken de omvang van de vergadering en het gewenste niveau van interactiviteit. De volgende tabel geeft een overzicht van de sterke en zwakke punten van de verschillende technologische opties voor de ondersteuning van audiocommunicatie.

Overzicht

Adobe Connect biedt verschillende opties voor audio-integratie die zijn ontworpen voor uw specifieke gebruikssituaties. Het scenario, het vermogen van de deelnemers om VoIP te gebruiken, de kostenvergelijkingen en de vereiste functies spelen allemaal een rol bij het vaststellen van het geschikte communicatiemiddel dat met Adobe Connect wordt gebruikt. Ongeacht de aanpak resulteert geïntegreerde audio voor webconferenties in productievere en effectievere samenwerkingen en vergaderingen. Geïntegreerde opnames, besturingselementen voor vergaderingen en geïntegreerde mogelijkheden voor uitnodigingen voor vergaderingen dragen allemaal bij aan het gemak waarmee hosts en deelnemers van vergaderingen kunnen communiceren. Door deze mogelijkheden geïntegreerd aan te bieden, helpt Adobe Connect ervoor te zorgen dat de overgang naar een bredere toepassing van webconferenties voor gebruikers zo soepel mogelijk verloopt.