Adobe Acrobat Sign voor Salesforce (Classic-profiel): gebruikershandleiding

Configureer onder Ontvangers de volgende velden:

• A geeft de van ondertekeningsvolgorde van de ontvanger aan. Zodra u alle ontvangers hebt toegevoegd, kunt u een rij omhoog of omlaag slepen om de ondertekeningsvolgorde te wijzigen. 
• B geeft de rol van de ontvangers aan. Open het vervolgkeuzemenu en selecteer de gewenste rol voor de ontvanger: 
  • Ondertekenaars (standaard): ontvangers die ten minste één wettelijke handtekening moeten plaatsen.
  • Fiatteurs: ontvangers die het document reviewen en goedkeuren, maar niet wettelijk hoeven te ondertekenen.
  • Accepteerder: ontvangers die de overeenkomst moeten erkennen zonder deze formeel te ondertekenen.
    
  • Formulierinvuller: ontvangers die de inhoud van het formulier moeten invullen tijdens het ondertekeningsproces.
    
  • Gecertificeerde ontvanger: ontvangers die geen formuliervelden hoeven te ondertekenen of in te vullen, maar die kunnen worden gevraagd de overeenkomst te delegeren, te weigeren of te erkennen.
  • Delegeerders: ontvangers die hun rol aan een andere partij moeten delegeren. Er is een delegeerdersoptie voor elk van de bovenstaande rollen (indien ingeschakeld door de SFDC-beheerder).

• C geeft het type ontvanger aan. Open het vervolgkeuzemenu en selecteer een van de volgende opties: 
  • Contactpersoon: elke willekeurige contactpersoon in Salesforce.
  • Lead: elke willekeurige lead in Salesforce.
  • Gebruiker: elke gebruiker van Salesforce binnen uw Salesforce-organisatie.
  • Groep: een set gebruikers met een Salesforce-rol die moet ondertekenen of goedkeuren. Beheerders moeten de beschikbare groepen definiëren. 
  • E-mail: ontvangers die momenteel niet als een van de andere objecttypen in Salesforce worden vermeld.

• D geeft het zoekveld van de ontvanger aan. Nadat u een type ontvanger hebt geselecteerd, voert u de relevante naam of identificatiecode in om naar de ontvanger te zoeken of voert u de gegevens in.
• E geeft de tool aan voor een privébericht voor de ontvanger. Selecteer voor elke ontvanger en schrijf vervolgens in het dialoogvenster dat verschijnt een bericht en selecteer Opslaan. 
  Dit bezorgt alleen een privébericht aan de gemarkeerde ontvanger. Als er niets wordt toegevoegd, ontvangt de ontvanger het standaardovereenkomstbericht.
  
• Als u een ontvangervermelding wilt verwijderen, selecteert u X voor de ontvanger die u wilt verwijderen.
• Als u meer ontvangers wilt toevoegen, selecteert u Ontvanger toevoegen en vult u de vereiste gegevens in de rij in die wordt weergegeven.
• Als u zichzelf als ontvanger wilt toevoegen, selecteert u Mij toevoegen. Hierdoor wordt een rij met uw gegevens toegevoegd.
• Als u een kopie van de overeenkomst naar andere mensen wilt verzenden, selecteert u CC toevoegen en voegt u vervolgens in het CC-veld dat wordt weergegeven, de gewenste e-mailadressen toe. 

Selecteer het vervolgkeuzemenu Identiteitsverificatie en selecteer een van de onderstaande verificatietypen die u voor alle ontvangers wilt opnemen: 

• E-mail (standaard): de verificatie is gebaseerd op toegang tot het postvak IN.
• Wachtwoord: een door de afzender gegenereerd alfanumeriek wachtwoord dat afzonderlijk aan de ontvangers moet worden meegedeeld.
• Social: verificatie bij een social network van derden, zoals Facebook of LinkedIn.
• KBA (alleen voor VS): Knowledge Based Authentication vereist dat de ontvanger zijn/haar burgerservicenummer invoert en vervolgens een paar niet-triviale vragen beantwoordt op basis van de openbare database.
• Telefoon: de afzender moet het telefoonnummer van de ontvanger opgeven, zodat een sms-code kan worden verzonden wanneer de ontvanger een handtekening moet plaatsen.
• Overheids-ID: vereist dat de ontvanger een afbeelding van een paspoort, een overheids-ID of een rijbewijs verstrekt. De overheids-ID of het rijbewijs vereist ook dat de gebruiker een selfie verstrekt om te vergelijken met de afbeelding van het legitimatiebewijs.

Als u de naam van de overeenkomst wilt wijzigen, selecteert u het veld onder Details en geeft u een alternatieve naam op.

Typ in het veld Bericht een bericht dat u naar alle ontvangers wilt verzenden.

Als u de overeenkomst expliciet wilt koppelen aan een Account, Kans of Contract, zoekt u de contactpersoon in de relevante velden, zoals hieronder weergegeven.

Om andere workflowopties op te nemen configureert u de volgende velden onder Opties:

• Ondertekend document beveiligen met wachtwoord: schakel het selectievakje in en voer een wachtwoord in de velden in die worden weergegeven. Het opgegeven wachtwoord is vereist om de definitieve PDF te bekijken.
• Deadline voor voltooiing: selecteer het kalenderpictogram en stel een datum in waarop het document moet verlopen (automatisch annuleren). 
• Herinneringen maken: kies een optie voor de herinneringsfrequentie in het vervolgkeuzemenu om e-mailherinneringen naar de ontvangers te verzenden. Hierdoor wordt alleen een herinneringsmail naar de huidige ontvangers verzonden.
• Taal van ontvanger: open het vervolgkeuzemenu en selecteer een taal voor de e-mailsjabloon en de instructies op het scherm voor de overeenkomst.
• Type handtekening: selecteer een van de volgende opties:
  • Elektronische handtekening voor het verkrijgen van elektronische handtekeningen.
  • Schriftelijke handtekening om de overeenkomst te verzenden met een voorblad en instructies om de overeenkomst af te drukken, te ondertekenen en weer te uploaden naar Adobe Acrobat Sign.

Een of meer bestanden opnemen die u wilt laten ondertekenen:

1. Selecteer Bestanden uploaden. Of sleep het bestand en zet het neer in het veld onder Bestanden.
   
2. Selecteer in het dialoogvenster Bestanden toevoegen dat wordt geopend, een bestand dat moet worden ondertekend. U kunt een of meer bestanden van de volgende bronlocaties toevoegen:
   • Salesforce CRM & bestanden
   • Salesforce-documenten
   • Acrobat Sign Library (moet ingeschakeld zijn door de SFDC-beheerder)
   • Vanaf uw computer (Salesforce beperkt de maximale bestandsgrootte voor uploaden tot ~700 kB)
3. Selecteer Bestanden toevoegen.

Opmerking: U kunt meerdere documenten aan de overeenkomst toevoegen. Overeenkomsten met meerdere documenten presenteren de documenten aan de ontvangers in de volgorde waarin u ze vermeldt. Als u de stapel opnieuw wilt ordenen, sleept u de selectie omhoog of omlaag.

Als u een voorvertoning van de overeenkomst wilt bekijken en handtekeningvelden wilt toevoegen, schakelt u het selectievakje Handtekeningvelden voorvertonen en toevoegen in.

Hierdoor verandert de knop Verzenden in Volgende.

Selecteer Volgende. 

In het voorvertoningsvenster van de overeenkomst dat wordt geopend:

1. Selecteer onder Ontvanger een naam van een ontvanger en sleep het vereiste veld voor ondertekening in de overeenkomst.
2. Op dezelfde manier voegt u handtekeningvelden toe voor elke ontvanger.
3. Voeg optioneel ondertekenaar-infovelden, gegevensvelden of andere velden toe, zoals vereist.
4. Bekijk de details van de overeenkomst.
5. Zodra u klaar bent, selecteert u Verzenden om de overeenkomst naar de ontvangers te verzenden.