Adobe Acrobat Sign voor Salesforce (Classic-profiel): gebruikershandleiding

Zoeken

Laatst bijgewerkt op 16 jan. 2023

Overzicht

De Adobe Acrobat Sign voor Salesforce-applicatie biedt eenvoudige ondertekeningsworkflows voor eenvoudige implementatie en acceptatie door personen en organisaties. U kunt de applicatie gebruiken om:

Ontvang legitieme elektronische handtekeningen of goedkeuringen van Adobe voor elk document rechtstreeks van Salesforce.
Krijg toegang tot de geschiedenis van realtimecontracten en bekijk opgeslagen contracten van elk object.
Volg deals in real time binnen uw organisatie.
Ontvang updates met Chatter wanneer overeenkomsten worden bekeken, ondertekend, geannuleerd of geweigerd.
Elektronisch ondertekenen in meer dan 20 talen en ondersteuning voor terugfaxen op meer dan 50 locaties wereldwijd.
Voeg automatisch Salesforce-gegevens samen in documenten voordat u ze ter ondertekening verzendt.
Genereer automatisch documenten op basis van Salesforce-gegevens en verzend ze als overeenkomstbijlagen met Document Builder.
Wijs gegevens van ondertekenaars weer toe aan Salesforce-objecten.
Maak herbruikbare overeenkomstsjablonen voor verzendopties en schakel knoppen in om aangepaste overeenkomsten met één klik te Verzenden ter ondertekening vanuit een willekeurig Salesforce-object.
Krijg toegang tot native integraties met Conga Composer, Apttus, Selectica, Drawloop, Zuora, Emptoris en meer.

Adobe Acrobat Sign voor Salesforce (Classic-profiel): gebruikershandleiding bevat instructies voor het volgende:

Overeenkomsten verzenden met Acrobat Sign voor het Salesforce Classic-profiel
Afspraken maken vanaf het tabblad Overeenkomst
Overeenkomsten maken vanuit Salesforce-objecten
Overeenkomsten configureren
(Alleen voor beheerders) Overeenkomsten beheren

Opmerking:

Gebruikt u het Salesforce Lightning-profiel? Raadpleeg Adobe Acrobat Sign voor Salesforce (Lightning-profiel): gebruikershandleiding.

Raadpleeg de Acrobat Sign voor Salesforce: aanpassingshandleiding om de processen voor verdere automatisering van de applicatie aan te passen. Voor hulp kunt u contact opnemen met uw Salesforce-beheerder.

Raadpleeg Acrobat Sign Document Builder voor Salesforce: gebruikershandleiding voor meer informatie over het automatisch genereren van documenten met behulp van Salesforce-gegevens.

Ondersteunde browsers

Browsers	Ondersteund	Beperkingen
Microsoft® Edge	Ja	Ja
Google Chrome™	Ja	Nee
Mozilla® Firefox®	Ja	Nee
Apple Safari®	Ja	Nee

Bekende problemen met Microsoft® Edge:

Wanneer de overeenkomstpagina wordt geladen, kan er een fout verschijnen (vergelijkbaar met de onderstaande): "Deze pagina bevat een fout. De pagina moet mogelijk worden vernieuwd. Bewerking mislukt."
Wanneer u een overeenkomst verzendt en het succestabblad na verzending sluit, wordt de overeenkomstpagina niet automatisch vernieuwd om de status van de overeenkomst weer te geven. Mogelijk wordt deze fout weergegeven: 'Geen nieuw venster gedetecteerd. Controleer de instellingen van de pop-upblokkering van uw browser voordat u een andere actie probeert. Deze pagina kan nu opnieuw worden geladen.
U kunt toegang verkrijgen tot de overeenkomstpagina vanuit de overeenkomstenlijst.
Wanneer u de acties Herinneren of Bijwerken selecteert voor overeenkomsten die onderweg zijn, wordt de overeenkomstpagina niet automatisch vernieuwd en kan deze fout in de voettekst verschijnen: "Deze pagina bevat een fout. De pagina moet mogelijk worden vernieuwd."
U kunt toegang verkrijgen tot de overeenkomstpagina vanuit de overeenkomstenlijst.

Bekende problemen met de Acrobat Sign voor Salesforce-applicatie:

Als u het delen van accounts hebt ingeschakeld op uw Acrobat Sign-account, kunnen gebruikers die niet zijn opgenomen in de overeenkomst, de overeenkomst niet bekijken in de Salesforce-omgeving, tenzij:

de overeenkomst is gemaakt op basis van een gedeelde bibliotheeksjabloon in de Adobe Acrobat Sign-bibliotheek.
De bibliotheeksjabloon zodanig wordt gedeeld dat de toeschouwer is opgenomen via: (a) Gedeeld voor alle gebruikers in de account, of (b) Gedeeld op groepsniveau, waar de afzender en de bekijker in dezelfde groep zitten.

Opmerking: U kunt Adobe Acrobat Sign gebruiken om de overeenkomst te bekijken.

Overeenkomsten verzenden met Acrobat Sign voor Salesforce

Overeenkomsten zijn de objecten die Acrobat Sign in Salesforce installeert en ze zijn het voertuig waarmee uw document aan uw ontvangers wordt geleverd.

“Ontvanger” is de algemene term die wordt gebruikt voor alle ondertekenaars, fiatteurs of delegeerders van een Overeenkomst (in principe iedereen naar wie u het document opstuurt voor een bepaalde handeling).

Overeenkomsten kunnen op een van de volgende manieren worden gemaakt, afhankelijk van hoe uw beheerder het pakket heeft geïmplementeerd:

Het tabblad Overeenkomsten
Salesforce-objecten (Contact, Lead, Kans, Account en meer)
Chatter

Een overeenkomst maken op het tabblad Overeenkomsten:

Open in de rechterbovenhoek van de pagina Salesforce Classic het vervolgkeuzemenu Content en selecteer Adobe Acrobat Sign.
Selecteer in de bovenste menubalk Overeenkomsten > Nieuw.
Dit opent de overeenkomst in de conceptmodus.

Een overeenkomst maken vanuit Salesforce-objecten:

Open het Salesforce-object waarvan u de overeenkomst wilt verzenden. In het onderstaande voorbeeld wordt het object Contactpersonen gebruikt om de overeenkomst te verzenden.
In het gedeelte Overeenkomsten selecteert u Nieuwe overeenkomst.

Opmerking:

Eerdere overeenkomsten die zijn gemaakt op basis van een Salesforce-object (zoals deze contactpersoon), worden weergegeven in de lijst Overeenkomsten. Een goede manier om een overeenkomst te vinden is door te kijken naar het Salesforce-object (Contact, Account en meer) waaraan de overeenkomst is gerelateerd.

Overeenkomsten maken vanuit Salesforce Chatter

Als u overeenkomsten wilt maken vanuit Salesforce Chatter, moet uw beheerder de instellingen voor Adobe Acrobat Sign Chatter inschakelen. Als u klaar bent, kan het Adobe Acrobat Sign-object worden ingesloten in de startpagina en andere Salesforce-objecten.

Afspraken verzenden vanuit Chatter:

Open Salesforce Chatter en vouw de feed uit.
Selecteer in het Chatter-menu bovenaan Adobe Acrobat Sign.
Geef in het gedeelte dat wordt geopend, de details van de overeenkomst op.
Als u de overeenkomst wilt verzenden, selecteert u Verzenden.

Opmerking:

Wanneer u Chatter gebruikt om te verzenden vanuit een object zoals een contactpersoon, wordt die contactpersoon ingevoegd als de eerste ontvanger.

Overeenkomsten configureren

Zodra u de overeenkomst in conceptmodus opent, moet u deze configureren om de ontvangers, de aard van de overeenkomst, documenten die ter ondertekening moeten worden verzonden en zo nodig aanvullende instellingen, te definiëren.

A. Ondertekeningsvolgorde van de ontvanger B. De rol van de ontvanger C. Type ontvanger D. Zoekveld ontvanger E. Tool voor privéberichten

Configureer onder Ontvangers de volgende velden:
- A geeft de van ondertekeningsvolgorde van de ontvanger aan. Zodra u alle ontvangers hebt toegevoegd, kunt u een rij omhoog of omlaag slepen om de ondertekeningsvolgorde te wijzigen.
- B geeft de rol van de ontvangers aan. Open het vervolgkeuzemenu en selecteer de gewenste rol voor de ontvanger:
  
  Ondertekenaars (standaard): ontvangers die ten minste één wettelijke handtekening moeten plaatsen.
  
  Fiatteurs: ontvangers die het document reviewen en goedkeuren, maar niet wettelijk hoeven te ondertekenen.
  
  Accepteerder: ontvangers die de overeenkomst moeten erkennen zonder deze formeel te ondertekenen.
  
  Formulierinvuller: ontvangers die de inhoud van het formulier moeten invullen tijdens het ondertekeningsproces.
  
  Gecertificeerde ontvanger: ontvangers die geen formuliervelden hoeven te ondertekenen of in te vullen, maar die kunnen worden gevraagd de overeenkomst te delegeren, te weigeren of te erkennen.
  
  Delegeerders: ontvangers die hun rol aan een andere partij moeten delegeren. Er is een delegeerdersoptie voor elk van de bovenstaande rollen (indien ingeschakeld door de SFDC-beheerder).
- C geeft het type ontvanger aan. Open het vervolgkeuzemenu en selecteer een van de volgende opties:
  
  Contactpersoon: elke willekeurige contactpersoon in Salesforce.
  
  Lead: elke willekeurige lead in Salesforce.
  
  Gebruiker: elke gebruiker van Salesforce binnen uw Salesforce-organisatie.
  
  Groep: een set gebruikers met een Salesforce-rol die moet ondertekenen of goedkeuren. Beheerders moeten de beschikbare groepen definiëren.
  
  E-mail: ontvangers die momenteel niet als een van de andere objecttypen in Salesforce worden vermeld.
- D geeft het zoekveld van de ontvanger aan. Nadat u een type ontvanger hebt geselecteerd, voert u de relevante naam of identificatiecode in om naar de ontvanger te zoeken of voert u de gegevens in.
- E geeft de tool aan voor een privébericht voor de ontvanger. Selecteer voor elke ontvanger en schrijf vervolgens in het dialoogvenster dat verschijnt een bericht en selecteer Opslaan.
  Dit bezorgt alleen een privébericht aan de gemarkeerde ontvanger. Als er niets wordt toegevoegd, ontvangt de ontvanger het standaardovereenkomstbericht.
- Als u een ontvangervermelding wilt verwijderen, selecteert u X voor de ontvanger die u wilt verwijderen.
- Als u meer ontvangers wilt toevoegen, selecteert u Ontvanger toevoegen en vult u de vereiste gegevens in de rij in die wordt weergegeven.
- Als u zichzelf als ontvanger wilt toevoegen, selecteert u Mij toevoegen. Hierdoor wordt een rij met uw gegevens toegevoegd.
- Als u een kopie van de overeenkomst naar andere mensen wilt verzenden, selecteert u CC toevoegen en voegt u vervolgens in het CC-veld dat wordt weergegeven, de gewenste e-mailadressen toe.
Selecteer het vervolgkeuzemenu Identiteitsverificatie en selecteer een van de onderstaande verificatietypen die u voor alle ontvangers wilt opnemen:
- E-mail (standaard): de verificatie is gebaseerd op toegang tot het postvak IN.
- Wachtwoord: een door de afzender gegenereerd alfanumeriek wachtwoord dat afzonderlijk aan de ontvangers moet worden meegedeeld.
- Social: verificatie bij een social network van derden, zoals Facebook of LinkedIn.
- KBA (alleen voor VS): Knowledge Based Authentication vereist dat de ontvanger zijn/haar burgerservicenummer invoert en vervolgens een paar niet-triviale vragen beantwoordt op basis van de openbare database.
- Telefoon: de afzender moet het telefoonnummer van de ontvanger opgeven, zodat een sms-code kan worden verzonden wanneer de ontvanger een handtekening moet plaatsen.
- Overheids-ID: vereist dat de ontvanger een afbeelding van een paspoort, een overheids-ID of een rijbewijs verstrekt. De overheids-ID of het rijbewijs vereist ook dat de gebruiker een selfie verstrekt om te vergelijken met de afbeelding van het legitimatiebewijs.
Opmerking:

U kunt Adobe Acrobat Sign configureren om een unieke verificatiemethode voor elke ontvanger in te schakelen. Zodra deze optie is ingeschakeld, wordt de verificatieoptie voor elke ontvanger weergegeven, zoals hieronder weergegeven.
Als u de naam van de overeenkomst wilt wijzigen, selecteert u het veld onder Details en geeft u een alternatieve naam op.
Typ in het veld Bericht een bericht dat u naar alle ontvangers wilt verzenden.
Als u de overeenkomst expliciet wilt koppelen aan een Account, Kans of Contract, zoekt u de contactpersoon in de relevante velden, zoals hieronder weergegeven.
Om andere workflowopties op te nemen configureert u de volgende velden onder Opties:
- Ondertekend document beveiligen met wachtwoord: schakel het selectievakje in en voer een wachtwoord in de velden in die worden weergegeven. Het opgegeven wachtwoord is vereist om de definitieve PDF te bekijken.
- Deadline voor voltooiing: selecteer het kalenderpictogram en stel een datum in waarop het document moet verlopen (automatisch annuleren).
- Herinneringen maken: kies een optie voor de herinneringsfrequentie in het vervolgkeuzemenu om e-mailherinneringen naar de ontvangers te verzenden. Hierdoor wordt alleen een herinneringsmail naar de huidige ontvangers verzonden.
- Taal van ontvanger: open het vervolgkeuzemenu en selecteer een taal voor de e-mailsjabloon en de instructies op het scherm voor de overeenkomst.
- Type handtekening: selecteer een van de volgende opties:
  
  Elektronische handtekening voor het verkrijgen van elektronische handtekeningen.
  
  Schriftelijke handtekening om de overeenkomst te verzenden met een voorblad en instructies om de overeenkomst af te drukken, te ondertekenen en weer te uploaden naar Adobe Acrobat Sign.
Een of meer bestanden opnemen die u wilt laten ondertekenen:
1. Selecteer Bestanden uploaden. Of sleep het bestand en zet het neer in het veld onder Bestanden.
2. Selecteer in het dialoogvenster Bestanden toevoegen dat wordt geopend, een bestand dat moet worden ondertekend. U kunt een of meer bestanden van de volgende bronlocaties toevoegen:
  
  Salesforce CRM & bestanden
  
  Salesforce-documenten
  
  Acrobat Sign Library (moet ingeschakeld zijn door de SFDC-beheerder)
  
  Vanaf uw computer (Salesforce beperkt de maximale bestandsgrootte voor uploaden tot ~700 kB)
3. Selecteer Bestanden toevoegen.
Opmerking: U kunt meerdere documenten aan de overeenkomst toevoegen. Overeenkomsten met meerdere documenten presenteren de documenten aan de ontvangers in de volgorde waarin u ze vermeldt. Als u de stapel opnieuw wilt ordenen, sleept u de selectie omhoog of omlaag.
Als u een voorvertoning van de overeenkomst wilt bekijken en handtekeningvelden wilt toevoegen, schakelt u het selectievakje Handtekeningvelden voorvertonen en toevoegen in.

Hierdoor verandert de knop Verzenden in Volgende.
Selecteer Volgende.
In het voorvertoningsvenster van de overeenkomst dat wordt geopend:
1. Selecteer onder Ontvanger een naam van een ontvanger en sleep het vereiste veld voor ondertekening in de overeenkomst.
2. Op dezelfde manier voegt u handtekeningvelden toe voor elke ontvanger.
3. Voeg optioneel ondertekenaar-infovelden, gegevensvelden of andere velden toe, zoals vereist.
4. Bekijk de details van de overeenkomst.
5. Zodra u klaar bent, selecteert u Verzenden om de overeenkomst naar de ontvangers te verzenden.

Overeenkomsten zoeken en beheren

De Acrobat Sign vooor Salesforce-integratie koppelt uw overeenkomsten op een zinvolle manier aan een Salesforce-object. Als u bijvoorbeeld een NDA naar een contactpersoon stuurt, wordt de overeenkomst vermeld op die pagina voor Contactpersonen. Als u een overeenkomst verzendt naar een ontvanger vanuit een Kans-object, wordt de overeenkomst zowel door het object Ontvanger als door het object Kans weergegeven in hun lijsten.

Als een overeenkomst in het systeem verweesd is, wordt deze vermeld op het tabblad Overeenkomsten. De lijst onder Overeenkomsten geeft de overeenkomsten weer die u mag bekijken.

Een overeenkomst beheren op het tabblad Overeenkomsten:

Selecteer het tabblad Overeenkomsten in het bovenste menu.
Het tabblad Overeenkomsten geeft de lijst met recent bekeken overeenkomsten weer. Als u alle overeenkomsten wilt bekijken, selecteert u Alles in het vervolgkeuzemenu en selecteert u Ga.
Selecteer in de lijst met overeenkomsten de overeenkomst die u wilt beheren en voer een van de onderstaande acties uit in de bovenste werkbalk en het vervolgkeuzemenu:
- Als u een herinnering naar de ontvangers wilt sturen, selecteert u Herinneren.
  Hierdoor wordt automatisch een herinneringsmail naar de ontvangers gestuurd.
- Als u de details van de overeenkomst wilt weergeven, selecteert u Weergeven.
- Als u de overeenkomst wilt bijwerken, selecteert u Bijwerken.
- Als u de overeenkomst wilt annuleren, selecteert u Overeenkomst annuleren. In het dialoogvenster dat wordt geopend, kunt u een reden opgeven voor de annulering van de overeenkomst en ervoor kiezen om de ondertekenaars op de hoogte te stellen. Selecteer vervolgens OK.
  De overeenkomst wordt beëindigd en krijgt de status Geannuleerd.
- Als u de overeenkomst wilt verwijderen, selecteert u Overeenkomst verwijderen.
  In het dialoogvenster dat wordt geopend, kunt u een reden opgeven voor het verwijderen van de overeenkomst en ervoor kiezen om de ondertekenaars op de hoogte te stellen. Selecteer vervolgens OK.
  Hiermee wordt de overeenkomstrecord uit Salesforce verwijderd.
Ter vervanging van de ondertekenaars van de overeenkomst:
1. Open de overeenkomst.
2. Voor de ondertekenaar die u wilt vervangen, selecteert u het pictogram Ondertekenaar vervangen, zoals hieronder weergegeven.
3. Selecteer in het dialoogvenster dat wordt geopend, een alternatieve ondertekenaar en schrijf een bericht.
4. Selecteer Ondertekenaar vervangen.

Overeenkomsten beheren vanaf het tabblad Overeenkomsten beheren:

Selecteer het tabblad Overeenkomsten beheren om het overeenkomstportaal te openen in uw Acrobat Sign-account, zoals hieronder weergegeven. Deze toont alle overeenkomsten met betrekking tot uw gebruikers-ID (e-mailadres).

Salesforce maakt de overeenkomsten soms doorzoekbaar met de context en gebruikers. De meeste beheerders onderdrukken dit tabblad echter om alle activiteiten bij Salesforce te onderhouden.