Adobe Acrobat Sign voor Salesforce werkt vanuit elke browser en elk mobiel apparaat. De toepassing is verkrijgbaar in de AppExchange en ondersteunt de volgende Salesforce-edities:

• Professional
• Enterprise
• Unlimited
• Developer
• Performance

Profiteer direct van de voordelen voor uw document- en ondertekeningsworkflow:

• Bespaar tijd en geld door ouderwetse verzending per post, spoedservice of fax te omzeilen
• Verzend via Salesforce rechtstreeks contracten ter goedkeuring of digitale ondertekening, krijg toegang tot actuele contractgeschiedenis en bekijk opgeslagen contracten vanuit elk object
• Volg deals binnen uw organisatie in realtime en krijg bovendien updates via Chatter als een overeenkomst wordt bekeken, ondertekend, geannuleerd of geweigerd
• Elektronisch ondertekenen in meer dan 20 talen en ondersteuning voor terugfaxen op meer dan 50 locaties wereldwijd
• Voeg Salesforce-gegevens samen in documenten voordat u ze verzendt en wijs gegevens van de ondertekenaars automatisch en naadloos weer toe aan Salesforce-objecten
• Maak herbruikbare overeenkomstsjablonen voor verzendopties en schakel knoppen in om aangepaste overeenkomsten met één klik te ‘Verzenden ter ondertekening’ vanuit een willekeurig Salesforce-object
• Systeemeigen integraties met onder meer Conga Composer, Apttus, Selectica, Drawloop, Zuora en Emptoris
• Alle Adobe Sign-objecten en -pagina's in Salesforce zijn vertaald naar alle 16 door Salesforce ondersteunde talen. Zo kunnen uw Salesforce-gebruikers al hun overeenkomsten in hun eigen taal verzenden en volgen

Voorwaarden

Er zijn een aantal voorwaarden waarvan u op de hoogte moet zijn en bepaalde basiskennis die ervoor zorgt dat de implementatie soepel verloopt.

Voordat u het pakket downloadt, neemt u contact op met het Acrobat Sign-ondersteuningsteam voor het volgende:

• Zorg ervoor dat het Acrobat Sign-account correct is ingevuld in het Salesforce-kanaal
• Controleer of de juiste gebruikers-ID (e-mailadres) is aangewezen als beheerder in het Acrobat Sign-systeem
• Geef alle eigendomsdomeinen op die uw gebruikers zouden kunnen gebruiken in hun e-mailadressen (neem geen domeinen voor openbaar gebruik op, zoals gmail.com of yahoo.com)
• Verkrijg een lijst van alle gebruikers in het Adobe Acrobat Sign-systeem die uw eigen domeinen gebruiken
  • Mogelijk moet u geldige gebruikers vragen om te worden verplaatst naar uw Adobe Acrobat Sign-account
  • Het is van groot belang dat het e-mailadres van de gebruiker in Adobe Acrobat Sign overeenkomt met het primaire e-mailadres van de gebruiker. Als dit niet het geval is, moet e-mailwaarde van de Adobe Acrobat Sign worden gewijzigd.

De volgende elementen zijn belangrijk in de Salesforce-omgeving:

• Zorg ervoor dat alle pop-upblokkeringen tijdens installatie/configuratie zijn uitgeschakeld
• Cookies moeten zijn ingeschakeld in uw browser om Adobe Sign voor Salesforce te kunnen gebruiken. Controleer ook of cookies van derde partijen zijn ingeschakeld, aangezien dit in sommige browsers verplicht is
• Mijn domein moet zijn ingeschakeld als u Adobe Sign wilt gebruiken in de Lightning-omgeving 
• Ga naar Setup > Instellingen > Beveiliging > Sessie-instellingen en zorg ervoor dat:
  • De instelling Sessies naar het oorspronkelijke IP-adres vergrendelen is uitgeschakeld
• Licentie - Adobe Acrobat Sign-gebruikers en -beheerders moeten een geldige licentie krijgen om de service te gebruiken.
• Bestandsbeperkingen - De maximale uploadgrootte in Salesforce Lightning is ongeveer 700 kB. U kunt Salesforce configureren om op de achtergrond documenten uit de bibliotheek te verzenden van maximaal 9 MB (zie Salesforce configureren om grote documenten te verzenden). Voor de meeste beheerders loont het de moeite om dit op tijd in te stellen.

Ondersteunde browsers

• Chrome - huidige versie
• Firefox - huidige versie
• Safari - huidige versie
• Edge - huidige versie
  • Salesforce-beheerders kunnen de wizard Instellen niet opstarten in Edge-browsers

Bekende problemen

Er is een bekend probleem voor klanten die het delen van accounts hebben ingeschakeld op hun Adobe Acrobat Sign-account.

Na het delen van het account kunnen gebruikers die geen deel uitmaken van de overeenkomst, de overeenkomst niet meer bekijken (in de Salesforce-omgeving), tenzij:

• De overeenkomst is gemaakt op basis van een gedeelde bibliotheeksjabloon in de Adobe Acrobat Sign-bibliotheek
• De bibliotheeksjabloon wordt gedeeld op een manier waarin degene die het document bekijkt, centraal staat. Ofwel:
  • Gedeeld voor alle gebruikers in het account
  • Gedeeld op groepsniveau wanneer de afzender en degene die de overeenkomst bekijkt in dezelfde groep zitten

De overeenkomst is nog steeds zichtbaar in de Adobe Acrobat Sign-omgeving.

Adobe Acrobat Sign-ondersteuning

Als je vragen hebt of extra hulp nodig hebt, open dan een ticket bij Acrobat Sign Support of neem contact op met de door jou aangewezen Client Success Manager.

Adobe Acrobat Sign voor Salesforce v24 installeren

Nieuwe klant test en installeert voor de eerste keer—Voor degenen voor wie Acrobat Sign voor Salesforce nieuw is: u kunt binnen een paar minuten installeren en testovereenkomsten verzenden. Installatie van de basisfuncties duurt slechts 15 minuten

Bestaande klanten die een upgrade uitvoeren vanuit vorige versies – Om optimaal gebruik te maken van de nieuwste functies en de beste ondersteuning te krijgen, raden wij klanten ten zeerste aan om een upgrade uit te voeren naar de nieuwste versie van het pakket. Raadpleeg de Upgradehandleiding voor meer informatie als u een upgrade uitvoert naar Adobe Acrobat Sign voor Salesforce v24.x vanaf een eerdere versie.

De Lightning-ervaring wordt volledig ondersteund door het Adobe Acrobat Sign-pakket en deze instructies zijn geschreven met behulp van de Lightning-interface.

Belangrijke opmerkingen over Sandbox-tests

Tijdens tests in een Salesforce Sandbox gebruikt u meestal geen echt e-mailadres waar u toegang toe hebt. (bijv. gebruiker@bedrijf.com.sandboxnaam) Als dit het geval is, raden we u ten zeerste aan uw Salesforce Sandbox-e-mailadres te wijzigen in een echt e-mailadres voordat u begint met testen, zodat uw Adobe Acrobat Sign-account is gekoppeld aan een echt e-mailadres. Als dat niet het geval is, kan het problematisch zijn uw e-mailadres later te wijzigen wanneer u naar Productie gaat, omdat uw Adobe Acrobat Sign-account wordt gekoppeld aan een e-mailadres dat niet bestaat en niet kan worden geverifieerd om e-mailwijzigingen aan te brengen.

Het Adobe Acrobat Sign-pakket installeren

U moet een Salesforce-account hebben om het Adobe Acrobat Sign-pakket te installeren. Is dit niet het geval, dan kunt u er als volgt een aanmaken tijdens het installatieproces:

Configuraties na de installatie (verplicht)

Er zijn enkele eenvoudige installatiestappen vereist voordat u Adobe Acrobat Sign-overeenkomsten kunt verzenden vanuit Salesforce. Deze stappen worden hieronder beschreven.

Pas zo nodig de Acrobat Sign-machtigingensets toe

Adobe Sign installeert vier machtigingensets waarmee u snel en gemakkelijk toegang op veldniveau verleent tot de aangepaste objecten:

• Adobe Sign-gebruiker: minimaal vereiste machtigingen voor een afzender-gebruiker van Adobe Sign voor Salesforce. Bevat beperkte toegang tot de vereiste onderdelen in het beheerde pakket: objecten, velden, tabblad, klassen en pagina's
• Adobe Sign-communitygebruiker: minimaal vereiste machtigingen voor een Adobe Sign voor Salesforce-communitygebruiker
  • Bevat beperkte toegang tot de vereiste onderdelen in het beheerde pakket: objecten, velden, tabblad, klassen en pagina's
• Adobe Sign-beheerder: minimaal vereiste machtigingen voor een Adobe Sign voor Salesforce-gebruiker met de rol van beheerder. Bevat volledige toegang tot alle onderdelen in het beheerde pakket: objecten, velden, tabblad, klassen en pagina's.
• Adobe Sign Integration-gebruiker: alle vereiste machtigingen voor een gebruiker van Adobe Sign voor Salesforce-integratie. Bevat alle beheerdersmachtigingen en toegang tot alle ondernemingsgegevens.

Zorg dat de machtigingenset Adobe Sign Integration-gebruiker aan u is toegewezen, en aan alle beheerders met volledige toegang.

Alle gebruikers van het Adobe Sign-pakket moeten gemachtigd zijn als Adobe Sign-gebruiker voordat ze de service kunnen gebruiken.

Start de Adobe Acrobat Sign-installatiewizard

Overeenkomstobject aan pagina-indelingen toevoegen

U kunt de functionaliteit van Adobe Sign aanzienlijk verbeteren door het overeenkomstobject toe te voegen aan de pagina-indelingen waar uw gebruikers het vaakst mee werken bij het verzenden van te ondertekenen documenten.

Optionele configuraties na de installatie

Met de volgende optionele configuraties maakt u uw installatie niet alleen functioneel, maar ook waardevol. Adobe Sign beschikt over een breed aanbod aan configuratiemogelijkheden. In de rest van dit document worden de meest gebruikte aanpassingen beschreven. De minder vaak gebruikte (lees: in specifieke gevallen waardevolle) configuraties vindt u in de Geavanceerde configuratiegids.

Rol van delegeerder inschakelen voor ontvangers

De rol van delegeerder is een tijdelijke rol voor wanneer u weet dat de overeenkomst door iemand moet worden verwerkt, maar u op het moment dat u de overeenkomst verzendt nog niet kunt bepalen wie dat moet zijn.  De delegeerder wordt niet geacht zelf te handelen en beschikt bij het ontvangen van het document dus niet over velden.  Zodra de gedelegeerde de overeenkomst heeft gedelegeerd aan iemand, krijgt deze persoon de volledige toegang tot alle benodigde velden.

Er zijn delegeerdersopties voor alle vijf standaardrollen (ondertekenaar, goedkeurder, acceptant, formulierinvuller en gecertificeerde ontvanger).

Rollen voor delegeerder inschakelen:

Overeenkomsten toevoegen aan andere Salesforce-objecten

U kunt Adobe Sign-overeenkomsten aan Salesforce-objecten naar keuze koppelen (standaard of aangepaste objecten). Zo kunt u overeenkomsten maken die gekoppeld zijn aan deze objecten en worden op de pagina van het object alle overeenkomsten weergeven die verwant zijn aan dat object.

In de onderstaande instructies wordt beschreven hoe u overeenkomsten koppelt aan een Volgorde-object, maar ze zijn ook van toepassing op ieder ander object in uw Salesforce-organisatie.

Geavanceerde methoden voor identiteitsauthenticatie

Wettelijk gezien is authenticatie via een e-mailadres (en derhalve de ondertekenings-URL in het e-mailbericht) genoeg voor het bemachtigen van een bindende handtekening. In veel gevallen is er echter behoefte aan een extra verificatie van de identiteit van de ondertekenaar. Adobe Sign biedt vier aanvullende verificatiemethoden om de identiteit vast te stellen (klanten in de VS hebben vijf opties als KBA wordt meegerekend):

• Wachtwoord – De ontvanger moet een wachtwoord invoeren om de overeenkomst te kunnen bekijken en ondertekenen.
  • Het wachtwoord moet via een ander kanaal naar de ontvanger worden gestuurd
  • Standaard ingeschakeld
• Telefonische verificatie – De ontvanger krijgt een automatisch verstuurd sms-bericht of telefoontje met de vereiste code.
  • Kosten per transactie van toepassing
  • Standaard uitgeschakeld
• KBA (Knowledge Based Authentication, verificatie op basis van kennis) – De ontvanger verifieert zich door vragen te beantwoorden uit openbaar toegankelijke databases.
  • Kosten per transactie van toepassing
  • Alleen beschikbaar voor ondertekenaars in de VS
  • Standaard uitgeschakeld
• Verificatie van overheids-ID - Ontvangers verzenden een afbeelding van een paspoort of door de overheid uitgegeven identiteitskaart of rijbewijs
  • Kosten per transactie van toepassing
  • Moet door uw Success Manager ingeschakeld zijn in het Adobe Sign-systeem
  • Standaard uitgeschakeld

Er zijn twee configuratieopties om te overwegen:

• Welke aanvullende verificatiemethode wilt u (eventueel) inschakelen?
  • Houd er rekening mee dat zowel aan telefonische, als aan KBA- en overheids-ID-verificatie kosten zijn verbonden. Schakel deze methoden dus niet in, tenzij dit contractueel is toegelaten.
• Wilt u dat alle ondertekenaars altijd dezelfde verificatiemethode gebruiken of wilt u de verificatie per ontvanger instellen?
  • Het concept van ‘interne’ vs. ‘externe’ ondertekenmethoden is eveneens toegestaan. Adobe Sign classificeert ieder e-mailadres in uw Adobe Sign-account als interne ondertekenaar, terwijl ieder e-mailadres dat niet in uw account voorkomt als extern wordt gerekend.
  • Ten zeerste aanbevolen als u een betaalde verificatiemethode gebruikt en interne controlehandtekeningen verzamelt.

Geavanceerde methoden voor identiteitsauthenticatie (Adobe Sign)

U moet eerst de opties in de Adobe Sign-account inschakelen.  Dat doet u als volgt:

Geavanceerde methoden voor identiteitsauthenticatie inschakelen (Salesforce)

Beschikbare verificatiemethoden in Salesforce aanpassen:

Geavanceerde identiteitsauthenticatie per ontvanger inschakelen (Adobe Sign)

Klanten die een aanvullende verificatie implementeren, willen waarschijnlijk aparte identificatiemethoden inschakelen, zodat hun interne ondertekenaars minder streng gecontroleerd worden.

De configureerbare instellingen staan op dezelfde locatie als de verificatiemethoden.

U moet eerst de opties in de Adobe Sign-account inschakelen.  Dat doet u als volgt:

Verschillende identiteitsauthenticatiemethoden voor interne ontvangers inschakelen (Salesforce)

Beschikbare verificatiemethoden in Salesforce aanpassen:

Adobe Sign voor Salesforce - Professional Edition

Maakt u gebruik van Salesforce Professional Edition, zorg er dan voor dat u de instructies in de volgende secties volgt nadat u de standaard installatiestappen hebt voltooid.

Dingen die u in aanmerking moet nemen

Adobe Sign-configuraties

Alle aangepaste objecten die met Adobe Sign voor Salesforce worden geleverd, zijn ingesteld op Private toegang bij de standaardniveau-instellingen van de organisatie.  Dit zorgt ervoor dat het juiste beveiligingsniveau is ingesteld volgens de beveiligingsrichtlijnen van Salesforce.

Beheerders dienen Delen op recordniveau (en andere machtigingsmodellen) in Salesforce grondig te lezen en te begrijpen. Dit is een handige opfrisser.

Als uw bedrijfsvereisten een minder beperkende omgeving garandeert, dan kan dit worden bereikt:

• Navigeer naar Setup > Beveiliging > Instelling voor delen 
• Bewerk de machtiging voor delen voor 'Openbaar lezen/schrijven' voor de objecten op basis van uw vereiste 
• Klik op Opslaan wanneer u klaar bent

Het wijzigen van objecten in Openbare toegang betekent dat de record door alle geverifieerde gebruikers kan worden bekeken/bewerkt.

We raden u aan rolhiërarchie, groepen, profielmachtigingen, machtigingensets enzovoort, voor dit doel te gebruiken in plaats van de standaardinstelling voor de gehele organisatie te wijzigen.

Salesforce-besturingselementen

De onderstaande instellingen zijn niet specifiek voor de Adobe Sign voor Salesforce-toepassing, maar ze zijn bronnen die worden gebruikt. 

Omdat elke wijziging aan deze instellingen van toepassing is op de hele organisatie (met inbegrip van andere toepassingen die in de organisatie zijn geïnstalleerd, en aangepaste code), wil Adobe Sign de geconfigureerde instelling van de beheerder niet overschrijven.

Wij raden echter sterk aan deze instellingen in te schakelen om de volgende redenen:

Veelvoorkomende problemen

Toegang verlenen tot aanvullende profielen

Tijdens de installatie mag u alleen beheerderstoegang tot Adobe Sign voor Salesforce hebben. Raadpleeg de documentatie voor Toegang verlenen tot aanvullende profielen in Adobe Sign als u de toegang naar aanvullende gebruikersprofielen wilt uitbreiden.

E-mailadressen of wachtwoorden bijwerken

Wachtwoordwijzigingen van de beheerdersaccount in Salesforce

Is het Salesforce-wachtwoord of -gebruikersnaam gewijzigd voor het account dat voor uw Salesforce-organisatie aan Adobe Sign is gekoppeld, werk deze dan bij zodat de statusupdates correct blijven werken voor overeenkomsten in uw organisatie.

    1. Ga naar de pagina Adobe Sign-beheer en klik op de koppeling Automatische statusupdates inschakelen.

    2. Klik op de knop Inschakelen en verleen Adobe Sign toegang als hierom wordt gevraagd

E-mailadressen van gebruikers in Adobe Sign bijwerken

Als het e-mailadres van een gebruiker in uw Salesforce-organisatie is gewijzigd, moet dat e-mailadres ook worden gewijzigd in Adobe Sign.

Gebruikers van Adobe Sign kunnen hun eigen e-mailadres wijzigen. Gebruikers kunnen informatie vinden over het wijzigen van hun e-mailadres in de Adobe Sign-ondersteuning door hier te klikken.

Adobe Sign-accountbeheerders kunnen eveneens de e-mailadressen van gebruikers wijzigen met behulp van de bulkupdate-functie. Beheerders vinden informatie over het gebruik van bulkupdates in de Adobe Sign-ondersteuning door hier te klikken.

Het opzoeken van leads in Professional- en Enterprise-edities is mislukt

Het is niet mogelijk om leads op te zoeken in Professional en Enterprise-edities als het gebruikersprofiel geen toegang tot het veld Mobiel van het Lead-object toelaat.

Dit corrigeert u als volgt:

• Ga naar: Setup > Platformtools > Objecten en velden > Objectbeheer
• Selecteer Lead uit de lijst met objecten links in het venster
• Selecteer Velden en relaties uit de opties in het menu aan de linkerkant
• Klik op het Veld-label voor het veld Mobiel
• Klik op de knop Beveiliging op veldniveau instellen
• Stel de desbetreffende profielen in door Zichtbaar en Alleen-lezen aan te vinken
• Klik op Opslaan
  

Analytics-collectie in- of uitschakelen

Een optionele Analytics-instelling is geïntroduceerd zodat Adobe Sign gebruiksgegevens kan verzamelen om het product te verbeteren. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor productontwikkeling en niet voor marketingdoeleinden.

De Analytics-instelling is standaard ingeschakeld bij de meeste klanten

• Bij klanten in Canada en de Europese Unie is de instelling Analytics standaard uitgeschakeld

U kunt de instelling in- of uitschakelen via de koppeling Analytics-instellingen op het tabblad Adobe Sign-beheer: