Installatiehandleiding voor het Adobe Sign voor Salesforce-pakket, versie 23

Overzicht

Adobe Sign voor Salesforce werkt in elke browser en met elk mobiel apparaat. De toepassing is verkrijgbaar in de AppExchange en ondersteunt de volgende Salesforce-edities:

  • Professional
  • Enterprise
  • Unlimited
  • Developer
  • Performance

Profiteer direct van de voordelen voor uw document- en ondertekeningsworkflow:

  • Bespaar tijd en geld door ouderwetse verzending per post, spoedservice of fax te omzeilen
  • Verzend via Salesforce rechtstreeks contracten ter goedkeuring of digitale ondertekening, krijg toegang tot actuele contractgeschiedenis en bekijk opgeslagen contracten vanuit elk object
  • Volg deals binnen uw organisatie in realtime en krijg bovendien updates via Chatter als een overeenkomst wordt bekeken, ondertekend, geannuleerd of geweigerd
  • eSign-ondertekening in meer dan 20 talen en ondersteuning voor terugfaxen op meer dan 50 locaties wereldwijd
  • Voeg Salesforce-gegevens samen in documenten voordat u ze verzendt en wijs gegevens van de ondertekenaars automatisch en naadloos weer toe aan Salesforce-objecten
  • Maak herbruikbare overeenkomstsjablonen voor verzendopties en schakel knoppen in om aangepaste overeenkomsten met één klik te ‘Verzenden ter ondertekening’ vanuit een willekeurig Salesforce-object
  • Systeemeigen integraties met onder meer Conga Composer, Apttus, Selectica, Drawloop, Zuora en Emptoris
  • Alle Adobe Sign-objecten en -pagina's in Salesforce zijn vertaald naar alle 16 door Salesforce ondersteunde talen. Zo kunnen uw Salesforce-gebruikers al hun overeenkomsten in hun eigen taal verzenden en volgen


Voorwaarden

Er zijn een aantal voorwaarden waarvan u op de hoogte moet zijn en bepaalde basiskennis die ervoor zorgt dat de implementatie soepel verloopt.

Neem voordat u het pakket downloadt contact op met het Adobe Sign-ondersteuningsteam en:

  • Controleer of het Adobe Sign-account correct is geïmplementeerd in het Salesforce-kanaal
  • Controleer of de juiste gebruikers-id (e-mailadres) als beheerder is aangesteld in het Adobe Sign-systeem
  • Vermeld alle persoonlijke domeinen die uw gebruikers in hun e-mailadressen kunnen gebruiken (geen openbare domeinen zoals gmail.com, yahoo.com enzovoort)
  • Maak een lijst van alle gebruikers in het Adobe Sign-systeem die uw persoonlijke domeinen kunnen gebruiken
    • U moet wellicht aanvragen dat geldige gebruikers naar uw Adobe Sign-account worden verplaatst
    • Het is van groot belang dat het e-mailadres van de gebruiker in Adobe Sign en het primaire e-mailadres van de gebruiker met elkaar overeenkomen. Indien dit niet het geval is, moet het Adobe Sign-e-mailadres worden gewijzigd.

De volgende elementen zijn belangrijk in de Salesforce-omgeving:

  • Zorg ervoor dat alle pop-upblokkeringen tijdens installatie/configuratie zijn uitgeschakeld
  • Cookies moeten zijn ingeschakeld in uw browser om Adobe Sign voor Salesforce te kunnen gebruiken. Controleer ook of cookies van derde partijen zijn ingeschakeld, aangezien dit in sommige browsers verplicht is
  • Mijn domein moet zijn ingeschakeld als u Adobe Sign wilt gebruiken in de Lightning-omgeving 
  • Ga naar Setup > Instellingen > Beveiliging > Sessie-instellingen en zorg ervoor dat:
    • De instelling Sessies naar het oorspronkelijke IP-adres vergrendelen is uitgeschakeld
  • Licentie - Adobe Sign-gebruikers en -beheerders moeten een geldige licentie toegewezen krijgen om de service te gebruiken.
  • Bestandsbeperkingen - De maximale uploadgrootte in Salesforce Lightning is ongeveer 700 kB. U kunt Salesforce configureren om op de achtergrond documenten uit de bibliotheek te verzenden van maximaal 9 MB (zie Salesforce configureren om grote documenten te verzenden). Voor de meeste beheerders loont het de moeite om dit op tijd in te stellen.


Ondersteunde browsers

Browsers

Ondersteund

Beperkingen

Microsoft® Edge

Ja

Ja

Google Chrome™

Ja

Nee

Mozilla® Firefox®

Ja

Nee

Apple® Safari®

Ja

Nee

Bekende problemen met Microsoft Edge:

  • Salesforce-beheerders kunnen de Wizard Setup niet opstarten in de Edge-browser.


Bekende problemen

Er is een bekend probleem bij klanten die de functie voor gedeelde accounts hebben ingeschakeld voor hun Adobe Sign-account.

Na het delen van het account kunnen gebruikers die niet partij zijn aan de overeenkomst, de overeenkomst niet meer bekijken (in de Salesforce-omgeving), tenzij:

  • De overeenkomst is gemaakt op basis van een gedeelde bibliotheeksjabloon in de Adobe Sign-bibliotheek
  • De bibliotheeksjabloon wordt gedeeld op een manier waarin degene die het document bekijkt, centraal staat. Ofwel:
    • Gedeeld voor alle gebruikers in het account
    • Gedeeld op groepsniveau wanneer de afzender en degene die de overeenkomst bekijkt in dezelfde groep zitten

De overeenkomst kan nog steeds worden bekeken in de Adobe Sign-omgeving.


Ondersteuning voor Adobe Sign

Open een ticket bij het Adobe Sign-ondersteuningsteam of neem contact op met uw aangewezen Client Success Manager als u vragen hebt of behoefte hebt aan aanvullende ondersteuning.


Adobe Sign voor Salesforce v23 installeren

Tests voor nieuwe klanten en voor de eerste keer installeren – Bij nieuwe Adobe Sign voor Salesforce-klanten kunt u binnen een paar minuten beginnen met het installeren en het verzenden van testovereenkomsten.  Installatie van de basisfuncties neemt slechts 15 minuten in beslag

Bestaande klanten die een upgrade uitvoeren vanuit vorige versies – Om optimaal gebruik te maken van de nieuwste functies en de beste ondersteuning te krijgen, raden wij klanten ten zeerste aan om een upgrade uit te voeren naar de nieuwste versie van het pakket. Zie de Upgradehandleiding voor meer informatie als u een upgrade uitvoert naar Adobe Sign voor Salesforce v23.x vanaf een oudere versie.

De Lightning Experience wordt volledig ondersteund door het Adobe Sign-pakket. Deze instructies zijn dan ook geschreven met gebruik van de Lightning-interface.


Belangrijke opmerkingen over Sandbox-tests

Tijdens tests in een Salesforce Sandbox gebruikt u meestal geen echt e-mailadres waar u toegang toe hebt. (bv. gebruiker@bedrijf.nl.sandboxnaam). In deze gevallen raden wij ten zeerste aan om uw e-mailadres in Salesforce Sandbox aan te passen naar een echt e-mailadres voordat u met de tests begint, zodat uw Adobe Sign-account verbonden is aan een echt e-mailadres. Doet u dit niet, dan kunt u later bij de Productie problemen ondervinden als u uw e-mailadres wilt wijzigen. Uw Adobe Sign-account is dan namelijk verbonden aan een niet-bestaand e-mailadres dat niet geverifieerd kan worden.


Installeren van het Adobe Sign-pakket

U moet over een Salesforce-account beschikken als u het Adobe Sign-pakket wilt installeren. Is dit niet het geval, dan kunt u er als volgt een aanmaken tijdens het installatieproces:

  1. Klik hier voor toegang tot het Adobe Sign-applicatiepakket op de Salesforce AppExchange.

  2. Klik op de knop Nu downloaden.

  3. Selecteer de juiste aanmeldingsoptie.

    • Al u al een Salesforce-account hebt, selecteert u Doorgaan als gast.
      • Voer uw referenties in wanneer u hierom wordt gevraagd
    • Als u nog geen account hebt, selecteert u Ik heb geen aanmeldgegevens.
      • U wordt gevraagd een Salesforce-account te maken.
      • Wanneer u dit hebt gedaan, herhaalt u stap 1 en 2 om u aan te melden met uw referenties.
    Installatieopties
  4. Wanneer u daarom wordt gevraagd, selecteert u naar welke omgeving u wilt installeren: Productie of Sandbox

  5. Controleer de informatie over de installatie en de voorwaarden:

    • Schakel het selectievakje Voorwaarden en bepalingen in ter aanduiding dat u de voorwaarden en bepalingen hebt gelezen en ermee akkoord gaat
    • Klik op Bevestigen en installeren om de installatie te starten.
    Gebruiksvoorwaarden
  6. Wanneer u wordt gevraagd zich aan te melden bij uw Salesforce-organisatie, voert u de gebruikersnaam en het wachtwoord in en klikt u op Aanmelden bij Salesforce.

  7. Doe het volgende wanneer de pagina voor het installeren van Adobe Sign wordt weergegeven:

    • Selecteer Installeren voor alle gebruikers
    • Klik op Installeren
    Installeren voor gebruikers
  8. Tijdens het importeren verschijnt een pagina met een melding dat dit enige tijd kan duren

    • Klik op Gereed om door te gaan.

    Nadat de installatie is voltooid, ontvangt u per e-mail een bevestiging dat het pakket is geïnstalleerd. U kunt dit verifiëren via Setup > Platformtools > Toepassingen > Geïnstalleerde pakketten

    Op de pagina met geïnstalleerde pakketten vindt u informatie over uw installatie:

    Pakketversie


Configuraties na de installatie (verplicht)

Voordat u Adobe Sign-overeenkomsten kunt verzenden vanuit Salesforce, dient u nog een paar eenvoudige installatiestappen te volgen. Deze stappen worden hieronder beschreven.


De machtigingensets van Adobe Sign naar behoefte toepassen

Adobe Sign installeert vier machtigingensets waarmee u snel en gemakkelijk toegang op veldniveau verleent tot de aangepaste objecten:

  • Adobe Sign-gebruiker: minimaal vereiste machtigingen voor een afzender-gebruiker van Adobe Sign voor Salesforce. Bevat beperkte toegang tot de vereiste onderdelen in het beheerde pakket: objecten, velden, tabblad, klassen en pagina's
  • Adobe Sign-communitygebruiker - Minimaal vereiste machtigingen voor een Adobe Sign voor Salesforce-communitygebruiker
    • Bevat beperkte toegang tot de vereiste onderdelen in het beheerde pakket: objecten, velden, tabblad, klassen en pagina's
  • Adobe Sign-beheerder: minimaal vereiste machtigingen voor een Adobe Sign voor Salesforce-gebruiker met de rol van beheerder. Bevat volledige toegang tot alle onderdelen in het beheerde pakket: objecten, velden, tabblad, klassen en pagina's.
  • Adobe Sign Integration-gebruiker: alle vereiste machtigingen voor een gebruiker van Adobe Sign voor Salesforce-integratie. Bevat alle beheerdersmachtigingen en toegang tot alle ondernemingsgegevens.

Zorg dat de machtigingenset Adobe Sign Integration-gebruiker aan u is toegewezen, en aan alle beheerders met volledige toegang.

Alle gebruikers van het Adobe Sign-pakket moeten gemachtigd zijn als Adobe Sign-gebruiker voordat ze de service kunnen gebruiken.

permission_sets


De wizard Adobe Sign Setup starten

  1. Klik in de linkerbovenhoek op de App Launcher en klik vervolgens op de Adobe Sign-app voor een weergave met de Adobe Sign-tabbladen.

    Navigeren naar Adobe Sign-objecten
  2. Klik op het tabblad Adobe Sign-beheer om de installatiewizard te openen

    3_adobe_sign_admintab
  3. Kies de juiste optie in “Stap 1: Uw Adobe-account koppelen aan Salesforce” van de Wizard Setup:

    • Aanmelden bij Adobe - U wordt gevraagd zich aan te melden bij Adobe Sign
      1. Meld u aan met uw Adobe Sign-beheerdersaccount
      2. Klik op Toegang verschaffen als hierom wordt gevraagd
      3. Er zou nu een bericht moeten verschijnen waarin staat: Gelukt! U hebt uw Adobe-account met succes geautoriseerd
    • Registreren voor een gratis proefaccount - Er wordt een nieuwe pagina in de browser geopend waarin u wordt gevraagd een nieuwe account aan te maken. Sluit de pagina in de browser nadat uw account is gemaakt en ga terug naar de Salesforce-pagina. Selecteer vervolgens de optie ‘Aanmelden bij Adobe’ om verder te gaan
    Stap 1 - Uw account koppelen

    Opmerking:

    De functie Adobe Analytics inschakelen en *.adobe.io toevoegen aan CSP-vertrouwde sites is standaard ingeschakeld voor de meeste nieuw geïnstalleerde accounts.

    • Bij organisaties uit Canada en de Europese Unie is deze optie standaard uitgeschakeld
    Deze instelling is geïntroduceerd zodat Adobe Sign gebruiksgegevens kan verzamelen om het product te verbeteren. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor productontwikkeling en niet voor marketingdoeleinden.
    Beheerders kunnen de functie desgewenst in- of uitschakelen op het tabblad Adobe Sign-beheer.

  4. Klik in het bevestigingsbericht van stap 1 op Volgende

  5. In “Stap 2: Automatische statusupdates voor Adobe Sign inschakelen”, klikt u op de knop Inschakelen

    • Klik op Toestaan wanneer u wordt gevraagd om toegang te verschaffen tot Adobe Sign
    • Er zou nu een bericht moeten verschijnen waarin staat: U hebt de automatische statusupdates voor uw account ingeschakeld.
  6. Klik onderaan op de pagina op Volgende om verder te gaan

  7. Wanneer in de Wizard Setup het bericht Gefeliciteerd. De installatie is nu voltooid! verschijnt, klikt u op Gereed. U kunt nu gebruikmaken van Adobe Sign voor Salesforce.

    Gefeliciteerd! U hebt Adobe Sign voor Salesforce geïnstalleerd en ingesteld.

    Na de aanvankelijke installatie, hebt u via het tabblad ‘Adobe Sign-beheer’ toegang tot geavanceerde Adobe Sign-functies, accountinstellingen en overige bronnen. 

    Opmerking:

    • Ondervindt u problemen bij het verzenden van overeenkomsten, neem dan contact op met Adobe-ondersteuning en controleer of uw Adobe Sign-account aan het juiste kanaal is aangesloten voor Salesforce-integratie. Dit is de standaardinstelling voor Salesforce-gebruikers.
    • Als u Salesforce Professional Edition gebruikt, moet u de installatie voltooien door de aanvullende stappen te volgen in de sectie Adobe Sign voor Salesforce Professional Edition - Aanvullende stappen voor installatie.


Overeenkomstobjecten aan pagina-indelingen toevoegen

U kunt de functionaliteit van Adobe Sign aanzienlijk verbeteren door het overeenkomstobject toe te voegen aan de pagina-indelingen waar uw gebruikers het vaakst mee werken bij het verzenden van te ondertekenen documenten.

  1. Klik vanaf het tabblad Adobe Sign-beheer op de koppeling 'Verzenden ter ondertekening'-onderdelen.

  2. Er verschijnt een venster waarin u uit vijf standaardpagina-indelingen kunt kiezen: Account, Opportunity, Contract, Lead en Contactpersoon.  Selecteer de pagina-indeling die u wilt aanpassen.

    6_install_the_agreementobjecttoapagelayout
  3. Wanneer de objectpagina wordt geladen, klikt u op de optie Paginalay-outs in het linkerdeelvenster

  4. Selecteer de paginalay-out die u wilt bewerken

    Pagina-indeling ‘Contactpersoon’
  5. Klik in het menu aan de linkerkant op Verwante lijsten en sleep het object Overeenkomsten naar de gewenste locatie op de pagina-indeling.

    Overeenkomstobject uit de verwante lijsten toevoegen
  6. Klik op de knop Opslaan

    Opportunity-weergave met overeenkomst

    Als het overeenkomstobject op de juiste plek staat, ziet u direct alle overeenkomsten die verwant zijn aan het Salesforce-object en kunt u nieuwe overeenkomsten rechtstreeks vanuit de relevante record verzenden.


Optionele configuraties na de installatie

Met de volgende optionele configuraties maakt u uw installatie niet alleen functioneel, maar ook waardevol. Adobe Sign beschikt over een breed aanbod aan configuratiemogelijkheden. In de rest van dit document worden de meest gebruikte aanpassingen beschreven. De minder vaak gebruikte (lees: in specifieke gevallen waardevolle) configuraties vindt u in de Geavanceerde configuratiegids.


Rol van delegeerder inschakelen voor ontvangers

Opmerking:

De rol van delegeerder wordt alleen ondersteund in de Lightning-omgeving

De rol van delegeerder is een tijdelijke rol voor wanneer u weet dat de overeenkomst door iemand moet worden verwerkt, maar u op het moment dat u de overeenkomst verzendt nog niet kunt bepalen wie dat moet zijn.  De delegeerder wordt niet geacht zelf te handelen en beschikt bij het ontvangen van het document dus niet over velden.  Zodra de gedelegeerde de overeenkomst heeft gedelegeerd aan iemand, krijgt deze persoon de volledige toegang tot alle benodigde velden.

Er zijn delegeerdersopties voor alle vijf standaardrollen (ondertekenaar, goedkeurder, acceptant, formulierinvuller en gecertificeerde ontvanger).

Rollen voor delegeerder inschakelen:

  1. Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen

    • Hierdoor wordt de pagina Aangepaste instellingen geladen
  2. Klik op het label Adobe Sign-instellingen

    • De pagina Adobe Sign-instellingen wordt geladen
    De optie Adobe Sign-instellingen
  3. Klik op de knop Beheren

    Adobe Sign-instellingen - de knop Beheren
  4. Klik op Nieuw (of op Bewerken als u de instellingen eerder hebt geconfigureerd)

    • De pagina Adobe Sign-instellingen wordt geladen.
    Adobe Sign-instellingen - de knop Nieuw
  5. Zoek de waarden die u wilt aanpassen met uw favoriete zoekfunctie (cmd/Ctrl + F).

        De beschikbare waarden voor de rol van delegeerder zijn:

    • Rol Acceptant delegeren inschakelen: nodig voor het delegeren van de rol Acceptant
    • Rol Gecertificeerde ontvanger delegeren inschakelen: wanneer u van plan bent om te delegeren naar een gecertificeerde ontvanger
    • Rol Invuller van formulier delegeren inschakelen: gebruikt wanneer u de rol van formulierinvuller moet delegeren
    • Rol Gedelegeerde goedkeurder van ontvanger inschakelen: nodig voor het delegeren naar goedkeurders
    • Rol Gedelegeerde ondertekenaar van ontvanger inschakelen: nodig voor het delegeren naar ondertekenaars
    Instellingen voor delegeerders
  6. Klik op Opslaan.


Overeenkomsten toevoegen aan andere Salesforce-objecten

U kunt Adobe Sign-overeenkomsten aan Salesforce-objecten naar keuze koppelen (standaard of aangepaste objecten). Zo kunt u overeenkomsten maken die gekoppeld zijn aan deze objecten en worden op de pagina van het object alle overeenkomsten weergeven die verwant zijn aan dat object.

In de onderstaande instructies wordt beschreven hoe u overeenkomsten koppelt aan een Volgorde-object, maar ze zijn ook van toepassing op ieder ander object in uw Salesforce-organisatie.

  1. Navigeer naar Setup > Platformtools > Objecten en velden > Objectbeheer.

  2. Klik op het object Overeenkoms

  3. Klik in het menu aan de linkerkant op de koppeling Velden en relaties

  4. Klik op de knop New

    Objecten maken > Overeenkomst
  5. In Stap 1. Kies het type veld, selecteer Relatie opzoeken en klik op Volgende

    Lookup Relationship
  6. In Stap 2. Kies het verwante object, selecteer uw object (in dit geval Volgorde) in het keuzemenu en klik op Volgende

  7. In Stap 3. Voer het label en de naam in voor het zoekveld, voer een veldnaam in en klik op Volgende.  

    enter_a_field_name
  8. Klik op Volgende in Stap 4 en Stap 5

  9. In Stap 6. Voeg aangepaste verwante lijsten toe, controleer of de optie Verwante lijst toevoegen is ingeschakeld en klik op Opslaan.

    De optie ‘Verwante lijst toevoegen’


Geavanceerde identiteitsverficatiemethoden

Wettelijk gezien is authenticatie via een e-mailadres (en derhalve de ondertekenings-URL in het e-mailbericht) genoeg voor het bemachtigen van een bindende handtekening. In veel gevallen is er echter behoefte aan een extra verificatie van de identiteit van de ondertekenaar. Adobe Sign biedt vier aanvullende verificatiemethoden om de identiteit vast te stellen (klanten in de VS hebben vijf opties als KBA wordt meegerekend):

  • Wachtwoord – De ontvanger moet een wachtwoord invoeren om de overeenkomst te kunnen bekijken en ondertekenen.
    • Het wachtwoord moet via een ander kanaal naar de ontvanger worden gestuurd
    • Standaard ingeschakeld
  • Telefonische verificatie – De ontvanger krijgt een automatisch verstuurd sms-bericht of telefoontje met de vereiste code.
    • Kosten per transactie van toepassing
    • Standaard uitgeschakeld
  • KBA (Knowledge Based Authentication, verificatie op basis van kennis) – De ontvanger verifieert zich door vragen te beantwoorden uit openbaar toegankelijke databases.
    • Kosten per transactie van toepassing
    • Alleen beschikbaar voor ondertekenaars in de VS
    • Standaard uitgeschakeld
  • Verificatie van overheids-ID - Ontvangers verzenden een afbeelding van een paspoort of door de overheid uitgegeven identiteitskaart of rijbewijs
    • Kosten per transactie van toepassing
    • Moet door uw Success Manager ingeschakeld zijn in het Adobe Sign-systeem
    • Standaard uitgeschakeld

Er zijn twee configuratieopties om te overwegen:

  • Welke aanvullende verificatiemethode wilt u (eventueel) inschakelen?
    • Houd er rekening mee dat zowel aan telefonische, als aan KBA- en overheids-ID-verificatie kosten zijn verbonden. Schakel deze methoden dus niet in, tenzij dit contractueel is toegelaten.
  • Wilt u dat alle ondertekenaars altijd dezelfde verificatiemethode gebruiken of wilt u de verificatie per ontvanger instellen?
    • Het concept van ‘interne’ vs. ‘externe’ ondertekenmethoden is eveneens toegestaan. Adobe Sign classificeert ieder e-mailadres in uw Adobe Sign-account als interne ondertekenaar, terwijl ieder e-mailadres dat niet in uw account voorkomt als extern wordt gerekend.
    • Ten zeerste aanbevolen als u een betaalde verificatiemethode gebruikt en interne controlehandtekeningen verzamelt.


Geavanceerde identiteitsverificatiemethoden inschakelen (Adobe Sign)

U moet eerst de opties in de Adobe Sign-account inschakelen.  Dat doet u als volgt:

  1. Meld u aan bij Adobe Sign met uw Accountbeheerders-id

  2. Navigeer naar Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Identiteitsverificatiemethoden

    Identiteitsverificatiemethoden
  3. Vink de opties aan die u wilt inschakelen

  4. Klik op Opslaan.


Geavanceerde identiteitsverificatiemethoden inschakelen (Salesforce)

Beschikbare verificatiemethoden in Salesforce aanpassen:

  1. Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen

    • Hierdoor wordt de pagina Aangepaste instellingen geladen
  2. Klik op het label Adobe Sign-instellingen

    • De pagina Adobe Sign-instellingen wordt geladen
    De optie Adobe Sign-instellingen .
  3. Klik op de knop Beheren

    De pagina Adobe Sign-instellingen en de knop Beheren
  4. Klik op Nieuw (of Bewerken)

    De knop Nieuw op de pagina Adobe Sign-instellingen
  5. Zoek de waarden die u moet aanpassen met uw favoriete zoekfunctie (cmd/Ctrl + F)

    Methode

    Instelling

    Standaard

    Wachtwoord

    Ondertekeningswachtwoord verbergen

    Uitgeschakeld

    Sociale identiteit

    Verificatie sociale-id uitschakelen

    Ingeschakeld

    Telefoon

    Telefoonverificatie inschakelen

    Uitgeschakeld

    KBA

    Op basis van kennis uitschakelen

    Ingeschakeld

    Overheids-id Verificatie via overheids-id inschakelen Uitgeschakeld
  6. Klik op Opslaan nadat u de wijzigingen hebt aangebracht


Geavanceerde identiteitsverificatie per ontvanger inschakelen (Adobe Sign)

Klanten die een aanvullende verificatie implementeren, willen waarschijnlijk aparte identificatiemethoden inschakelen, zodat hun interne ondertekenaars minder streng gecontroleerd worden.

De configureerbare instellingen staan op dezelfde locatie als de verificatiemethoden.

U moet eerst de opties in de Adobe Sign-account inschakelen.  Dat doet u als volgt:

  1. Meld u aan bij Adobe Sign met uw Accountbeheerders-id

  2. Navigeer naar > Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Identiteitsverificatie voor interne ontvangers

    Ga naar Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen
  3. Schakel Verschillende identiteitsverficatiemethoden voor interne ontvangers inschakelen in

  4. Vink de verificatieopties aan die u wilt toestaan voor interne ondertekenaars

  5. Klik op Opslaan.


Verschillende identiteitsverficatiemethoden voor interne ontvangers inschakelen (Salesforce)

Beschikbare verificatiemethoden in Salesforce aanpassen:

  1. Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen

    • Hierdoor wordt de pagina Aangepaste instellingen geladen
  2. Klik op het label Adobe Sign-instellingen

    • De pagina Adobe Sign-instellingen wordt geladen
    De optie Adobe Sign-instellingen
  3. Klik op de knop Beheren

    De pagina Adobe Sign-instellingen en de knop Beheren
  4. Klik op Nieuw (of Bewerken)

    • De pagina Adobe Sign-instellingen wordt geladen.
    De knop Nieuw op de pagina Adobe Sign-instellingen
  5. Zoek de waarden die u moet aanpassen met uw favoriete zoekfunctie (cmd/Ctrl + F):

    • Afzonderlijke identiteitsmethode ondertekenaar inschakelen – Vink dit selectievakje aan om andere verificatiemethoden in te schakelen voor ontvangers in uw Adobe Sign-account, dan voor ontvangers buiten uw Adobe Sign-account. U kunt bijvoorbeeld instellen dat een klant zich voor het ondertekenen van het document moet verifiëren met verificatie op basis van kennis, terwijl voor uw salesmanager geen aanvullende verificatie geldt.
    • Identiteitsverificatie per ondertekenaar inschakelen – Schakel deze instelling in om voor iedere ondertekenaar een aparte verificatiemethode mogelijk te maken. (bv. een wachtwoord, telefoon, persoonsnummer, KBA, overheids-ID).
      • Als zowel de methoden Afzonderlijk als Per ondertekenaar zijn ingeschakeld, is Per ondertekenaar het waargenomen gedrag
  6. Klik op Opslaan als u klaar bent


Adobe Sign voor Salesforce - Professional Edition

Maakt u gebruik van Salesforce Professional Edition, zorg er dan voor dat u de instructies in de volgende secties volgt nadat u de standaard installatiestappen hebt voltooid.

  1. Ga naar: Setup > Platformtools > Objecten en velden > Objectbeheer

  2. Selecteer het label Overeenkomst aan de linkerkant van het venster

  3. Selecteer Pagina-indeling in het menu aan de linkerkant.

  4. Klik op de pagina-indelingsnaam Agreement Layout Professional

    Objecten maken > Overeenkomst
  5. Houd Velden geselecteerd en sleep elk van de volgende velden naar de pagina-indeling:

    • Ontvanger (gebruiker)
    • Aanvullende ontvanger 1 (gebruiker)
    • Aanvullende ontvanger 2 (gebruiker)
    • Aanvullende ontvanger 3 (gebruiker)
    • Automatische herinneringen inschakelen
    • Ontvangeradressen
    • Samenvoegen
  6. Klik op de knop Opslaan.

    Velden toevoegen aan de pagina-indeling ‘Ontvanger’

  1. Ga naar: Setup > Platformtools > Objecten en velden > Objectbeheer

  2. Selecteer het label Ontvanger aan de linkerkant van het venster

  3. Selecteer Pagina-indeling in het menu aan de linkerkant.

  4. Klik op de indelingsnaam Lay-outpagina EchoSign-ontvanger

  5. Houd Velden geselecteerd en sleep elk van de volgende velden naar de pagina-indeling:

    • Overeenkomst
    • Contactpersoon
    • E-mailadres
    • Lead
    • Volgordenummering
    • Persoonsaccount
    • Type ontvanger
    • E-mailadres gebruiken
    • Gebruiker
    • Samenvoegen
  6. Klik op de knop Opslaan.


Handige weetjes


Adobe Sign-configuraties

Alle aangepaste objecten die met Adobe Sign voor Salesforce worden geleverd, zijn ingesteld op Private toegang bij de standaardniveau-instellingen van de organisatie.  Dit zorgt ervoor dat het juiste beveiligingsniveau is ingesteld volgens de beveiligingsrichtlijnen van Salesforce.

Beheerders dienen Delen op recordniveau (en andere machtigingsmodellen) in Salesforce grondig te lezen en te begrijpen. Dit is een handige opfrisser.

Als uw bedrijfsvereisten een minder beperkende omgeving garandeert, dan kan dit worden bereikt:

  • Navigeer naar Setup > Beveiliging > Instelling voor delen 
  • Bewerk de machtiging voor delen voor 'Openbaar lezen/schrijven' voor de objecten op basis van uw vereiste 
  • Klik op Opslaan wanneer u klaar bent

Het wijzigen van objecten in Openbare toegang betekent dat de record door alle geverifieerde gebruikers kan worden bekeken/bewerkt.

We raden u aan rolhiërarchie, groepen, profielmachtigingen, machtigingensets enzovoort, voor dit doel te gebruiken in plaats van de standaardinstelling voor de gehele organisatie te wijzigen.


Salesforce-besturingselementen

De onderstaande instellingen zijn niet specifiek voor de Adobe Sign voor Salesforce-toepassing, maar ze zijn bronnen die worden gebruikt. 

Omdat elke wijziging aan deze instellingen van toepassing is op de hele organisatie (met inbegrip van andere toepassingen die in de organisatie zijn geïnstalleerd, en aangepaste code), wil Adobe Sign de geconfigureerde instelling van de beheerder niet overschrijven.

Wij raden echter sterk aan deze instellingen in te schakelen om de volgende redenen:

Clickjackingsaanvallen maken vaak gebruik van een combinatie van opmaakmodellen, iframes en formulierelementen om de betreffende gebruiker te overtuigen dat ze communiceren met een onschadelijke pagina terwijl ze eigenlijk typen of klikken op een onzichtbaar frame dat door een aanvaller wordt gecontroleerd.

Een geslaagde clickjackingaanval kan bescherming met CSRF (aanvraagvervalsing op meerdere sites) omzeilen dat probeert transacties met de gebruiker te valideren, wat resulteert in een ongewenste transactie.

Dit kan worden voorkomen door de beveiligingsinstellingen van de sessie te wijzigen en het volgende in te schakelen:

  • Clickjackbeveiliging inschakelen voor installatiepagina's
  • Clickjackbeveiliging inschakelen voor niet-installatiepagina's van Salesforce
  • Clickjackbeveiliging inschakelen voor Visualforce-klantpagina's met standaard kopteksten
  • Clickjackbeveiliging inschakelen voor Visualforce-klantpagina's met uitgeschakelde kopteksten

https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.securityImplGuide.meta/securityImplGuide/admin_sessions.htm#SLS_s1

Als het HttpOnly-kenmerk niet is ingesteld op een cookie, kan een aanvaller Javascript op de clientzijde gebruiken voor een scriptingaanval op meerdere sites en de waarde van de cookie via het geïnjecteerde script vastleggen.

Merk op dat de beperkingen die worden opgelegd door het HttpOnly-kenmerk, in sommige gevallen mogelijk omzeild kunnen worden en dat talrijke andere ernstige aanvallen door de scriptinjectie op de clientzijde uitgevoerd kunnen worden naast het gewoon stelen van de inhoud van cookies.

Dit kan worden voorkomen door de beveiligingsinstellingen van een sessie te wijzigen en het Require HttpOnly-kenmerk in te schakelen

https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.securityImplGuide.meta/securityImplGuide/admin_sessions.htm#SLS_s1

 

Deze instelling gebiedt de webclient (d.w.z. een browser) ervoor te zorgen dat alle opeenvolgende aanvragen gedwongen worden HTTPS te gebruiken om man-in-the-middle-aanvallen, die kunnen optreden als de gebruiker of toepassing ooit HTTP-aanvragen start, te voorkomen.

Schakel HSTS voor sites en community's in.

https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.securityImplGuide.meta/securityImplGuide/admin_sessions.htm#SLS_s1

 


Veelvoorkomende problemen

Toegang verlenen tot aanvullende profielen

Tijdens de installatie mag u alleen beheerderstoegang tot Adobe Sign voor Salesforce hebben. Raadpleeg de documentatie voor Toegang verlenen tot aanvullende profielen in Adobe Sign als u de toegang naar aanvullende gebruikersprofielen wilt uitbreiden.


E-mailadressen of wachtwoorden bijwerken

Wachtwoordwijzigingen van de beheerdersaccount in Salesforce

Is het Salesforce-wachtwoord of -gebruikersnaam gewijzigd voor het account dat voor uw Salesforce-organisatie aan Adobe Sign is gekoppeld, werk deze dan bij zodat de statusupdates correct blijven werken voor overeenkomsten in uw organisatie.

    1. Ga naar de pagina Adobe Sign-beheer en klik op de koppeling Automatische statusupdates inschakelen.

Automatische statusupdates inschakelen

    2. Klik op de knop Inschakelen en verleen Adobe Sign toegang als hierom wordt gevraagd


E-mailadressen van gebruikers in Adobe Sign bijwerken

Als het e-mailadres van een gebruiker in uw Salesforce-organisatie is gewijzigd, moet dat e-mailadres ook worden gewijzigd in Adobe Sign.

Gebruikers van Adobe Sign kunnen hun eigen e-mailadres wijzigen. Gebruikers kunnen informatie vinden over het wijzigen van hun e-mailadres in de Adobe Sign-ondersteuning door hier te klikken.

Adobe Sign-accountbeheerders kunnen eveneens de e-mailadressen van gebruikers wijzigen met behulp van de bulkupdate-functie. Beheerders vinden informatie over het gebruik van bulkupdates in de Adobe Sign-ondersteuning door hier te klikken.


Het opzoeken van leads in Professional- en Enterprise-edities mislukt

Het is niet mogelijk om leads op te zoeken in Professional en Enterprise-edities als het gebruikersprofiel geen toegang tot het veld Mobiel van het Lead-object toelaat.

Dit corrigeert u als volgt:

  • Ga naar: Setup > Platformtools > Objecten en velden > Objectbeheer
  • Selecteer Lead uit de lijst met objecten links in het venster
  • Selecteer Velden en relaties uit de opties in het menu aan de linkerkant
  • Klik op het Veld-label voor het veld Mobiel
  • Klik op de knop Beveiliging op veldniveau instellen
  • Stel de desbetreffende profielen in door Zichtbaar en Alleen-lezen aan te vinken
  • Klik op Opslaan


Analytics-collectie in- of uitschakelen

Een optionele Analytics-instelling is geïntroduceerd zodat Adobe Sign gebruiksgegevens kan verzamelen om het product te verbeteren. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor productontwikkeling en niet voor marketingdoeleinden.

De Analytics-instelling is standaard ingeschakeld bij de meeste klanten

  • Bij klanten in Canada en de Europese Unie is de instelling Analytics standaard uitgeschakeld

U kunt de instelling in- of uitschakelen via de koppeling Analytics-instellingen op het tabblad Adobe Sign-beheer:

Analytics-instellingen