Handboek Annuleren

Adobe Sign voor Salesforce – Geavanceerde aanpassingsgids

Een handleiding voor de aangepaste instellingen die beschikbaar zijn in het Adobe Sign voor Salesforce-pakket

Overzicht

Adobe Sign voor Salesforce bevat een groot aantal aanpasbare functies waarmee u documentondertekening kunt aanpassen, zodat het naadloos aansluit bij de algemene workflow.

De inhoud in dit document geldt ter aanvulling op de Salesforce-installatiegids. Alle beschikbare aangepaste functies en back-endprocessen voor beheerders komen aan bod. Ontwikkelaars die hun toepassing willen koppelen aan de Adobe Sign-app, dienen de documentatie voor ontwikkelaars te raadplegen.

De meeste instellingen die in dit document worden beschreven, hoeven alleen maar in Salesforce te worden geconfigureerd. Maar ook de weinige instellingen die in Adobe Sign moeten worden geconfigureerd, worden vermeld.

Tabbladen in Adobe Sign

Tabbladen

Met Adobe Sign worden elf aangepaste tabbladen geïnstalleerd die standaard zijn ingeschakeld (op voorwaarde dat u de installatie met toegang voor Alle gebruikers hebt uitgevoerd). Het wordt aangeraden dat u deze tabbladen en de bijbehorende functies controleert om te bepalen of alle, sommige of geen van uw gebruikers toegang tot de desbetreffende tabbladen moeten hebben. Schakel overbodige tabbladen uit om het scherm overzichtelijk te houden.

Tabbladen in Adobe Sign

Overeenkomsten

Gegevenstoewijzingen

Groepstoewijzingen

Overeenkomstsjablonen

Adobe Sign Manager

Overeenkomsten beheren

Batchovereenkomsten

Adobe Sign-beheer (x2)

Toewijzingssamenvoegingen

Overeenkomsttypen    
Opmerking:

Er zijn twee tabbladen voor Adobe Sign-beheer die in de Lightning-interface worden weergegeven.

Het ene tabblad is voor een Visualforce-pagina en het andere voor Lightning. Het is echter niet mogelijk om een Visualforce-tabblad uit te schakelen voor de Lightning-ervaring, waardoor beide tabbladen worden weergegeven.


Tabbladen op functie

Gebruiker:

  • Overeenkomsten – Een van de belangrijkste objecten waarmee gebruikers hun overeenkomsten kunnen maken en reviseren.  Het tabblad Overeenkomsten moet worden ingeschakeld voor alle gebruikers die de toepassing gebruiken.
  • Adobe Sign Manager – Wordt vooral gebruikt wanneer u Adobe Sign hebt geïmplementeerd in Salesforce1. Als u niet Salesforce1 gebruikt, kunt u dit tabblad het beste onderdrukken.               
  • Overeenkomsten beheren – Met dit tabblad wordt een portal naar de pagina Beheren van Adobe Sign geopend. Deze pagina bevat gereedschappen waarmee de gebruiker de overeenkomst rechtstreeks in de Adobe Sign-webruimte volledig kan bewerken.  Doorgaans willen Salesforce-klanten contracten of documenten volledig kunnen bewerken in de Salesforce-omgeving, zodat alle gebeurtenissen worden geregistreerd in het CRM-systeem. Dit tabblad wordt doorgaans dus verborgen voor alle gebruikers, behalve beheerders.

 

Frequente gebruikers

  • Batchovereenkomsten – Wordt gebruikt door personen die grote aantallen overeenkomsten moeten genereren op basis van een Adobe Sign-sjabloon en een Salesforce-query (om de ontvangers te definiëren). Maak dit tabblad alleen zichtbaar voor gebruikers/profielen die hetzelfde document in grote getale verzenden (zoals jaarlijkse polisdocumenten en documenten voor contractverlenging).

 

Beheerder

  • Adobe Sign-beheer – Maak dit tabblad uitsluitend zichtbaar voor het profiel van de Salesforce-beheerder. Alleen beheerders hebben toegang tot deze inhoud nodig.          
  • Groepstoewijzingen – Deze instellingen stellen de Salesforce-beheerder in staat gebruikers automatisch door Adobe Sign op basis van SFDC-profielen in groepen te laten plaatsen.  Alleen van belang voor beheerders.
  • Overeenkomsttypen - Helpt om alle overeenkomsten van een bepaalde categorie te herkennen en te traceren.
  • Overeenkomstsjablonen – Voor het ontwerpen van overeenkomstsjablonen.  In de meeste gevallen is dit alleen bedoeld voor de beheerder.
  • Gegevenstoewijzingen – Wordt uitsluitend gebruikt voor het definiëren van gegevenstoewijzingen om documentinhoud weer terug te pushen naar Salesforce.  Voor de meeste klanten is dit alleen bedoeld voor de beheerder.
  • Samenvoegingstoewijzingen – Dit tabblad is de tegenhanger van Gegevenstoewijzingen en bepaalt welke Salesforce-inhoud in een document kan worden samengevoegd voordat dit ter ondertekening wordt verzonden.  Waarschijnlijk weer alleen voor beheerders

Aanpassingen voor Salesforce

Met de instellingen kunt u het gedrag van Adobe Sign voor Salesforce wijzigen en aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf. De standaardwaarden zijn de meest voorkomende configuraties waaraan klanten de voorkeur geven. Deze waarden zijn van kracht, tenzij u deze expliciet wijzigt. 

Adobe Sign voor Salesforce ondersteunt verschillende aangepaste instellingen:

  • De Adobe Sign-instellingen bepalen welke functies zichtbaar zijn voor uw Adobe Sign-gebruikers, alsmede het gedrag van de toepassing. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste instellingen voor de toepassing.
  • Instellingen voor ontvangers van een Adobe Sign-overeenkomst bepalen hoe ontvangerrecords worden gemaakt en bijgewerkt
  • De Adobe Sign-instellingen voor het bijwerken van overeenkomsten bepalen hoe en met welke functies de overeenkomst in Salesforce wordt bijgewerkt
  • De Adobe Sign-omgevingsinstellingen bepalen de standaard-URL's en de omgevingsinstellingen.
  • De Adobe Sign-werkbalkinstellingen bepalen welke knoppen worden weergegeven in de Adobe Sign-werkbalk.
  • De Adobe Sign-instellingen voor gegevenstoewijzing bepalen hoe bijlagen worden verwerkt wanneer een gegevenstoewijzing wordt gebruikt.
  • De Chatter-instellingen voor Adobe Sign bepalen welke overeenkomstgebeurtenissen tot Chatter-posts leiden en waar deze posts worden weergegeven. Deze instellingen worden alleen weergegeven als u de Adobe Sign voor Chatter-app hebt geïnstalleerd voor uw organisatie.
  • De Adobe Sign-conversie-instellingen voor leads bepalen de verwerking van de overeenkomsten die aan een lead zijn geassocieerd wanneer deze wordt omgezet in een account, contact of opportunity.

De instellingen kunnen voor de volledige Salesforce-organisatie of voor specifieke gebruikers en profielen worden ingesteld:

Aanpasbare instellingen

De aanpasbare instellingen zijn in Salesforce opgedeeld in functionele secties, zoals hieronder weergegeven. Elke afzonderlijke instelling wordt vermeld bij de functionele instelling.

o Instellingen voor ontvangers van een Adobe Sign-overeenkomst

Adobe Sign-instellingen voor het bijwerken van overeenkomsten

o Chatter-instellingen van Adobe Sign

o Omgevingsinstellingen van Adobe Sign

o Conversie-instellingen voor leads van Adobe Sign

o Instellingen voor samenvoegingstoewijzing in Adobe Sign

o Instellingen van Adobe Sign

o De Adobe Sign-werkbalk

 

Vanwege het hoge aantal items in de sectie Adobe Sign-instellingen wordt de inhoud twee keer gepresenteerd:

  • Op functie – Als u een functioneel doel hebt en om ervoor te zorgen dat alle relevante instellingen aan bod komen
  • In alfabetische volgorde – Zodat u snel een specifieke instelling kunt zoeken

Aangepaste instellingen van Adobe Sign

Automatiserings- en achtergrondhandelingen

U kunt in Adobe Sign voor Salesforce achtergrondhandelingen inschakelen voor overeenkomsten om workflows te automatiseren. Dit omvat het verzenden van overeenkomsten, het verzenden van herinneringen, het bijwerken van de overeenkomststatus en het verwijderen of het annuleren van overeenkomsten.

Achtergrondhandelingen

  • Door middel van automatische workflows of triggers kan Salesforce automatisch een document verzenden ter ondertekening zonder tussenkomst van de gebruiker. U kunt ook triggers of workflows instellen om herinneringen te verzenden en om overeenkomsten automatisch te verwijderen, annuleren of bij te werken. Hiertoe is het wellicht nodig om gebruikers of workflows toe te staan om items te verzenden namens een andere gebruiker.
  • Achtergrondhandelingen worden geactiveerd via het keuzelijstveld Achtergrondhandelingen in een overeenkomst. De handeling wordt getriggerd wanneer de waarde van het veld verandert. Zorg ervoor dat u alleen handelingen activeert die zijn toegestaan voor de status van de overeenkomst. (U kunt bijvoorbeeld geen herinnering verzenden voor een overeenkomst die al de status Geannuleerd heeft.) 
  • U kunt ook de knop Verzenden ter ondertekening inschakelen om overeenkomsten automatisch te laten verzenden met behulp van een vooraf gedefinieerde overeenkomstsjabloon, zodat de gebruiker de overeenkomstpagina niet eerst hoeft te bekijken. Schakel hiertoe de optie Automatisch verzenden in de overeenkomstsjabloon in. Zie Overeenkomstsjablonen voor meer informatie.

onLoadActions

Salesforce kan automatisch handelingen activeren via de URL-parameter onLoadAction die wordt ondersteund door de Adobe Sign-knophandelingen voor overeenkomsten: Herinneren, Verzenden, Verwijderen, Annuleren, Bijwerken en Weergeven. De URL-parameter respecteert de werkbalkinstellingen die de beheerder heeft ingesteld, zodat alleen de ingeschakelde knoppen beschikbaar zijn.

Voorbeelden van URL's met onLoadAction:

Verzenden: zorg dat er een overeenkomst met de status Concept in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

Herinneren: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

Verwijderen: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

Annuleren: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

Bijwerken: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

Weergeven: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening, Ondertekend of Geannuleerd in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

Adobe Sign-integratie met andere Salesforce-apps

Adobe Sign is geïntegreerd met verschillende Salesforce-apps waarmee u uw Salesforce-workflows nog verder kunt uitbreiden. Lees meer over elk van deze apps en download ze van de AppExchange.

Geavanceerde documenten genereren

Abonnementen en facturering

Contracten- en offertebeheer

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?