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Información general
El sistema de flujos de trabajo de Microsoft Dynamics permite que una cadena muy personalizable de objetos relacionados automatice los procesos dentro del entorno Dynamics.Estos procesos los puede activar manualmente un usuario o se pueden configurar para que se activen cuando se produzcan eventos definidos.
Este documento pretende exponer y explicar los objetos de Adobe Acrobat Sign que se han añadido en la versión 7 del paquete de Adobe Acrobat Sign para MS Dynamics CRM.
No pretende ser una explicación en profundidad del sistema de flujos de trabajo personalizados dentro de Dynamics.
Adobe Acrobat Sign para MS Dynamics CRM permite crear flujos de trabajo personalizados únicamente en el paquete de instalación de la versión 7 para la solución 365 CRM.
Este paquete contiene:
- Siete Actividades, las acciones discretas que puedes utilizar para crear tus propios procesos personalizados.
- Dos Acciones, listas para usar "nada más sacarlas de la caja". Excelentes procesos reutilizables para múltiples flujos de trabajo
- Un Flujo de trabajo, un ejemplo funcional (en estado Borrador) que envía automáticamente un acuerdo cuando una Oportunidad se establece como "Ganada"
La versión anterior de Dynamics (2011/2013/2016) no es compatible con la versión 7 del paquete de Adobe Acrobat Sign.
Antes de crear un flujo de trabajo, debes tener conocimientos sólidos del formulario que se va a firmar y del número/orden de los destinatarios que se van a incluir en el proceso de firma.
Existen múltiples opciones que pueden alterar el orden de las firmas, normalmente al insertar un destinatario en la primera posición de destinatario, lo que empuja a los demás destinatarios hacia abajo de la pila.
Actividades
Las actividades son los bloques de construcción de Acciones y Flujo de trabajo, cada uno de los cuales define una tarea discreta que puede recibir entradas de actividades o eventos anteriores y generar salidas para actividades posteriores.
Encadenando una serie de Actividades se crea una Acción o Flujo de trabajo.
Hay siete actividades de Adobe Acrobat Sign disponibles:
Acciones
Acciones son un tipo de Proceso que vinculan actividades para lograr algún producto, pero no están directamente disponibles para los usuarios.
En su lugar, pueden considerarse módulos reutilizables que pueden incluirse en flujos de trabajo. Unas cuantas acciones cuidadosamente creadas pueden incluirse en una amplia gama de diversos flujos de trabajo Flujos de trabajo, sin tener que volver a configurar estos pasos comunes.
Dos Acciones preconfiguradas están disponibles y listas para su uso.
Se trata de procesos sencillos y de uso generalizado que puedes aprovechar para crear tus propios flujos de trabajo personalizados:
Flujo de trabajo
Los flujos de trabajo son un tipo de Proceso que puede ser ejecutado por el sistema o a petición de los usuarios.
Los flujos de trabajo suelen crearse con una o varias Acciones, Condiciones o Actividades.
Los flujos de trabajo pueden responder a cambios a nivel de campo o ser iniciados por los usuarios a través del menú Más opciones (...) en cada Entidad, en función de cómo estén configurados.
El paquete de Adobe Acrobat Sign para MS Dynamics CRM v7 tiene un flujo de trabajo preconfigurado en estado Borrador. este flujo de trabajo está diseñado con Actividades para ilustrar la estructura, pero podría haberse creado fácilmente con un evento de activación condicional y una Acción que contuviera las Actividades:
Creación de un proceso de flujo de trabajo personalizado (ejemplo)
A continuación se muestra un ejemplo de cómo puedes construir un proceso simple para enviar un contrato de Acuerdo de Confidencialidad (NDA) a un Contacto en el sistema Dynamics.
A los efectos de este ejemplo, hay algunas condiciones que proporcionan un marco para tomar decisiones sobre el flujo de trabajo:
- Cualquier persona a la que se le envíe un NDA existe como Contacto en el sistema Dynamics
- El documento NDA es la versión controlada y se adjunta mediante las Notas de proceso, no de la Entidad
- El propietario del Contacto debe firmar el contrato
- El contrato debe enviarse a un archivo de correo electrónico
Si eres nuevo en esto de pasar los valores de una actividad para que sirvan de entrada de una actividad posterior, puede que merezca la pena que revises el proceso.
Para crear el proceso:
- Accede a Administrador de Adobe Acrobat > Crear nuevo flujo de trabajo
- Se abrirá una nueva ventana superpuesta Crear proceso
- Asigna un nombre intuitivo al proceso. El nombre del proceso solo lo ven los Administradores
- Selecciona Acción en la lista de selección Categoría
- Selecciona la Entidad principal en la lista de selección Entidad
- Cualquier Entidad en Dynamics puede ser seleccionada y proporciona los objetos que el proceso puede utilizar en el flujo de trabajo
- Ninguno (global) es una opción para los flujos de trabajo que no están vinculados a Entidades
En este ejemplo se presupone que cualquier persona a la que se envíe un NDA será un Contacto , por lo que utilizaremos Contacto como Entidad principal.
- Haz clic en Aceptar.
- Se abre la página PowerApps , que muestra la página Información del proceso.
El proceso paso a paso se crea en la parte inferior de la página. Desplázate hacia abajo hasta llegar a la sección Añadir paso.
- Haz clic en Añadir paso
- Desplázate hacia abajo hasta el elemento de la lista de selección Adobe Acrobat Sign y despliega el submenú
- Se exponen las siete Actividades para Adobe Acrobat Sign:
- AdobeSign.Activities.AddDocument
- AdobeSign.Activities.AddRecipient
- AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup
- AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- AdobeSign.Activities.CreateAgreementFromTemplate
- AdobeSign.Activities.GetAgreementId
- AdobeSign.Activities.SendAgreement
- Se exponen las siete Actividades para Adobe Acrobat Sign:
El proceso completo para conseguir la firma de un documento incluye al menos tres de estos pasos, más o menos en este orden:
Crear un Acuerdo:el "Acuerdo" es el objeto contenedor que contiene todos los valores de configuración para la transacción completa a través del sistema Adobe Acrobat Sign.
Existen dos opciones a la hora de crear el Acuerdo
- Crear Acuerdo a partir de Plantilla: utiliza una Plantilla de Acuerdo que ya debe estar definida, importando todo el valor de los campos.
- Crear Acuerdo: proporciona los valores del nivel de campo Acuerdo solo para este proceso.
Añadir documento: adjunta el archivo (o archivos) que se va a enviar.
- Hay un límite de 5 MB para el tamaño del archivo que puede subir a Dynamics
- Los documentos se añaden a través del campo Notas ya sea en la Entidad principal o en el Proceso, dependiendo de tus necesidades.
- Los documentos adjuntos a las entidades principales suelen ser documentos personalizados, como un contrato individualizado que se adjuntaría a una oportunidad
- Los documentos adjuntos a un proceso pueden ser documentos estándar controlados por versión, como un acuerdo de confidencialidad
Es posible añadir los Destinatarios antes del Documento.
El pensamiento lineal sugiere que añadir primero el documento mejora la comprensión del proceso porque, en la mayoría de los casos, el tipo de documento indica quiénes son los destinatarios y en qué orden deben participar en el proceso de firma.
Añadir destinatario : los destinatarios son las personas que se incluyen en la vía de finalización del acuerdo. Pueden incluir:
- Firmante: cualquier persona que necesite aplicar una firma legal
- Aprobadores: destinatarios que solo necesitan aprobar el documento, pero no necesariamente firmarlo.
- CC: puros observadores, los destinatarios con CC no tienen capacidad para influir en el acuerdo
- Una gran opción para archivar automáticamente un tipo de documento en una dirección de correo electrónico
Hay dos opciones para añadir destinatarios:
- Añadir destinatario usando la búsqueda: aprovecha Dynamics para importar un email de destinatario desde una Entidad de Dynamics
- Añadir destinatario: permite incluir un destinatario que no esté asociado a ninguna Entidad de Dynamics configurando explícitamente el correo electrónico.
Existen dos formas de crear un proceso en el que no se requiera la actividad AddRecipient :
- El destinatario único se importa como el correo electrónico principal de la Entidad matriz en la actividad CreateAgreement
- El destinatario único es el firmante que utiliza la opción Solo mi firma en el campo Opciones de firma del remitente de la actividad CreateAgreement
Enviar Acuerdo : la actividad que toma el Acuerdo configurado y lo envía al servicio Adobe Acrobat Sign, iniciando el proceso de firma
Nuestro ejemplo de acuerdo de confidencialidad utiliza cinco de las seis actividades (solo puede haber una actividad del tipo "Crear acuerdo"), en un proceso de cinco pasos:
1. Añadir paso: AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- Haz clic en Establecer Propiedades en el registro del paso para abrir las propiedades de la actividad.
- Define el Nombre del Acuerdo: el Nombre del Acuerdo se muestra en los correos electrónicos de notificación a sus destinatarios y representa el acuerdo en todo el sistema Dynamics. Utiliza un nombre intuitivo que indique la naturaleza del documento que esperan tus destinatarios
- Haz clic en Guardar y cerrar cuando hayas terminado
Valores de campo para este ejemplo:
- El mensaje del acuerdo se ha modificado para proporcionar instrucciones significativas en relación con el documento adjunto
- Se ha introducido un valor de caducidad de 5 para garantizar que este documento legal no permanezca abierto durante un periodo de tiempo inaceptable.
- El acuerdo caducará y se cancelará automáticamente transcurridos 5 días naturales.
- Primary Email of the Parent Entity se importa como primer destinatario.
- Se programa un recordatorio para la iteración diaria (dado que el acuerdo expira en cinco días)
Al configurar correctamente las actividades, la X roja desaparece de los registros del paso.
2. Añadir Paso: AdobeSign.Activities.AddDocument
- Haz clic en Establecer Propiedades en el registro del paso para abrir las propiedades de la actividad.
- Inserta el valorID del acuerdo en el campo Entrada del ID del acuerdo
- Define el campo Añadir documentos desde
- Define el campo Seleccionar proceso si adjuntas el archivo desde un proceso
- Configura cualquier otro campo necesario
- Haz clic en Guardar y cerrar.
Valores de campo para este ejemplo:
- El campo Añadir documentos desde está configurado para recuperar el archivo NDA de Notas del proceso
- Seleccionar proceso: como estamos recuperando el archivo de un Proceso, necesitamos indicar qué Proceso contiene el archivo
- Este ejemplo de búsqueda se refiere al mismo Provceso que estamos desarrollando actualmente
- Nombre del documento se deja en blanco: dado que el objetivo de este Proceso es muy limitado, ya que solo se refiere a contratos NDA, se espera que solo se adjunte al proceso el archivo NDA.
- Añadir sólo la última versión del documento está configurado en Verdadero. Si hay versiones repetidas del acuerdo, no queremos enviar todas las versiones, solo la más reciente.
3. Añadir paso: AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup (Usuario)
- Haz clic en Establecer Propiedades en el registro del paso para abrir las propiedades de la actividad.
- Inserta el valor ID del acuerdo en el campo Entrada del ID del acuerdo
- Dado que se trata de añadir un destinatario por búsqueda, defina la Entidad que identifica a tu destinatario: Cliente potencial, Contacto o Usuario
- Define la Función del destinatario: ¿es este destinatario un Firmante, Aprobador o CC?
- Define el Orden del destinatario: como se trata del segundo destinatario, introduce 2
- Debido a que la actividad CreateAgreement está configurada para Add Primary Email of Parent Entity como primer destinatario
- Define la Verificación de identidad: correo electrónico es el valor predeterminado. Si quieres añadir la verificación de doble factor, ajusta el campo en consecuencia
- Configura cualquier otro campo necesario
- Haz clic en Guardar y cerrar.
Valores de campo para este ejemplo:
- Como se trata del segundo destinatario, se selecciona el tipo Entidad de Usuario Las contrafirmas internas suelen tener lugar después de que el destinatario externo haya aplicado su firma
- Añadir un usuario como destinatario está configurado para buscar el usuario Usuario
- La dirección predeterminada Firmante se deja en su lugar ya que se requiere una firma
- 2 se introduce en el campo Orden del destinatario. El firmante interno siempre sigue al externo
4. Añadir paso: AdobeSign.Activities.AddRecipient
- Haz clic en Establecer Propiedades en el registro del paso para abrir las propiedades de la actividad.
- Inserta el valorID del acuerdo en el campo Entrada del UD del acuerdo
- Indica el Nombre completo del destinatario opcional si existe
- Añade la Dirección de correo electrónico del destinatario.
- Define la Función del destinatario de: ¿es este destinatario un Firmante, Aprobador o CC?
- Define el Orden del destinatario: como se trata del tercer destinatario, introduce 3
- Configura cualquier otro campo necesario
- Haz clic en Guardar y cerrar.
Valores de campo para este ejemplo:
- Este destinatario es el CC de nuestra dirección de correo electrónico interna de archivo NDA
- En lugar del nombre de la persona, se inserta una descripción adecuada en el campo Nombre completo del destinatario
- Se añade la dirección de correo electrónico completa
- La opción CC está seleccionada ya que este destinatario sólo está recogiendo nuestros Acuerdos de confidencialidad firmados para guardar copias de seguridad
- 3 se introduce en el campo Orden del destinatario. El destinatario no está técnicamente en el ciclo de firma, pero el campo es obligatorio
- Los destinatarios de CC deben figurar siempre después de los destinatarios que participan en el proceso de firma/aprobación
5. Añadir paso: AdobeSign.Activities.SendAgreement
- Haz clic en Establecer Propiedades en el registro del paso para abrir las propiedades de la actividad.
- Inserta el valorID del acuerdo en el campo Entrada del ID del acuerdo
- Haz clic en Guardar y cerrar.
Una vez configurados todos los pasos:
- Desplázate hasta la parte superior de la página y haz clic en la pestaña Notas.
- Con la pestaña Notas abierta, haz clic en el campo donde dice Introducir una nota
- El contenido de la pestaña vuelve a cambiar para mostrar un botón Adjuntar archivo
- Haz clic en Adjuntar archivo
Se genera una nueva ventana emergente con el botón Examinar para que puedas buscar tu archivo y adjuntarlo.
- Haz clic en Examinar...
- Localiza tu archivo y ábrelo
- Se importará la ruta del archivo al campo Nombre de archivo y se cerrará la ventana Examinar...
- Haz clic en el botón Adjuntar
- Haz clic en el botón Cerrar
El archivo se adjunta ahora correctamente a las Notas de proceso
Con el archivo adjunto a la sección Notas de proceso, solo queda activar el proceso.
- Haz clic en la pestaña Activar en la parte superior de la ventana
Cuando aparezca la solicitud de activación, haz clic en Activar
Si no hay errores, la página se actualiza y muestra el botón Desactivar en la parte superior de la página (en sustitución del botón Activar)
La acción se ha completado.
Para ponerla a disposición de los usuarios, debes vincularla a un flujo de trabajo:
- Haz clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior izquierda de la ventana para cerrar la página PowerApp
- Vuelve a la página Administrador de Adobe Acrobat Sign, y haz clic de nuevo en Crear nuevo flujo de trabajo
- Se abre la ventana superpuesta Crear proceso
- Selecciona Flujo de trabajo en la lista de selección Categoría
- Selecciona la misma Entidad principal de la lista de selección Entidad que seleccionaste para el proceso
- Es la Entidad donde los remitentes pueden encontrar el flujo de trabajo listado
- Haz clic en Aceptar.
Se carga la página Información del proceso.
Como este ejemplo es para un contrato NDA, queremos habilitarlo como una opción bajo demanda.
- Marca la casilla junto a Como un proceso bajo demanda
- Haz clic en el botón Añadir paso en el generador de procesos
- Selecciona Realizar acción en la lista de opciones
- En el campo Acción, selecciona el proceso que se acaba de crear
- El campo Entidad se rellena automáticamente en función del proceso seleccionado.
- Haz clic en Establecer Propiedades en el registro del paso para abrir las propiedades de la actividad.
- Configurar el ajuste Destino
- Haz clic en Guardar y cerrar.
- Una vez configurados todos los pasos, desplázate hasta la parte superior de la página y haz clic en Activar
- Haz clic en Activar de nuevo cuando se te interpele.
El flujo de trabajo se ha completado y está relacionado con la Entidad principal (Contacto en este ejemplo).
Probar el flujo de trabajo:
- Ve a cualquier Contacto
- Haz clic en la lista Más opciones en la cinta (...)
- Haz clic en Ejecutar flujo de trabajo.
Aparece una lista de flujos de trabajo relacionados con la Entidad
- Marca la casilla junto al flujo de trabajo que quieres activar
- Haz clic en Añadir en la parte inferior del panel para iniciar el flujo de trabajo
- Haz clic en Aceptar cuando se te pregunte si quieres ejecutar el flujo de trabajo.
Enrutamiento híbrido para flujos de firma
Un enrutamiento de firma híbrido es una combinación de un proceso de firma secuencial que tiene una o más etapas en las que el proceso de firma se vuelve paralelo.
Más que cualquier otro tipo de flujo de firma, el enrutamiento híbrido exige una sólida comprensión de la forma y el orden en que se espera que se apliquen las firmas.
La asignación de campos (firmante1, firmante2, etc.) se basa en el orden en que aparecen los destinatarios en el proceso o la interfaz de usuario. Dentro de una etapa de firma paralela, todos los destinatarios tienen el mismo número de Orden de destinatario, por lo que la ubicación física en el proceso/IU es la única cola en cuanto a qué campo del formulario tiene acceso el destinatario.
El destinatario superior en el proceso/IU es firmante1.
El segundo destinatario listado en el proceso/IU es el firmante2, incluso si el flujo de firma es paralelo y ambos destinatarios indican un orden de destinatario 1.
Requisitos y limitaciones del enrutamiento híbrido
- El enrutamiento híbrido solo funciona si está activado en la cuenta de Adobe Acrobat Sign
- Iniciar sesión en Adobe Acrobat Sign como administrador
- Ve a Cuenta > Configuración de envío > Orden de las firmas > Permitir a los remitentes especificar el orden de enrutamiento híbrido
- Guarda la configuración
- Las plantillas de acuerdos no se pueden configurar para aprovechar el enrutamiento híbrido
- El enrutamiento híbrido no es compatible cuando el Tipo de firma es Escrita
- El enrutamiento híbrido no admite un proceso en el que la Orden de firma del remitente es
- Firmo primero
- Firmo el último
- Solo mi firma
- Incluido el Correo electrónico principal de la entidad matriz, identifica al destinatario con una Orden del destinatario de 1. Si hay otros destinatarios con una Orden del destinatario de 1, se aplican reglas híbridas
- Si se define un proceso en el que Orden introducido es falso (lo que indica un flujo de firmas paralelo), pero los destinatarios no tienen todos el mismo valor Orden del destinatario (lo que indica un flujo de firmas secuencial), se aplican las reglas de enrutamiento híbrido.
Causas habituales del fracaso del proceso
A veces, un proceso que no muestra ningún error en la configuración falla durante el tiempo de ejecución.
Las razones más comunes que pueden ocurrir son:
- No hay ningún archivo adjunto a la sección Nota desde la que estás intentando obtener el archivo.
- El método Verificación de identidad, definido en la actividad AddRecipient o CreateAgreement, no está permitido por la configuración de tu cuenta de Adobe Acrobat Sign.
- No hay contacto en la entidad principal, y tu actividad CreateAgreement tiene Add Primary Email of Parent Entity as Recipient establecido en True