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Información general
El sistema de flujos de trabajo de Microsoft Dynamics permite que una cadena muy personalizable de objetos relacionados automatice los procesos dentro del entorno Dynamics.Estos procesos los puede activar manualmente un usuario o se pueden configurar para que se activen cuando se produzcan eventos definidos.
Este documento pretende exponer y explicar los objetos de Adobe Acrobat Sign que se han añadido en la versión 7 del paquete de Adobe Acrobat Sign para MS Dynamics CRM.
No pretende ser una explicación en profundidad del sistema de flujos de trabajo personalizados dentro de Dynamics.
Adobe Acrobat Sign para MS Dynamics CRM permite crear flujos de trabajo personalizados únicamente en el paquete de instalación de la versión 7 para la solución 365 CRM.
Este paquete contiene:
- Siete Actividades, las acciones discretas que puedes utilizar para crear tus propios procesos personalizados.
- Dos Acciones, listas para usar "nada más sacarlas de la caja". Excelentes procesos reutilizables para múltiples flujos de trabajo
- Un Flujo de trabajo, un ejemplo funcional (en estado Borrador) que envía automáticamente un acuerdo cuando una Oportunidad se establece como "Ganada"
La versión anterior de Dynamics (2011/2013/2016) no es compatible con la versión 7 del paquete de Adobe Acrobat Sign.
Antes de crear un flujo de trabajo, debes tener conocimientos sólidos del formulario que se va a firmar y del número/orden de los destinatarios que se van a incluir en el proceso de firma.
Existen múltiples opciones que pueden alterar el orden de las firmas, normalmente al insertar un destinatario en la primera posición de destinatario, lo que empuja a los demás destinatarios hacia abajo de la pila.
Actividades
Las actividades son los bloques de construcción de Acciones y Flujo de trabajo, cada uno de los cuales define una tarea discreta que puede recibir entradas de actividades o eventos anteriores y generar salidas para actividades posteriores.
Encadenando una serie de Actividades se crea una Acción o Flujo de trabajo.
Hay siete actividades de Adobe Acrobat Sign disponibles:
Los campos:
Nombre del acuerdo: el nombre del acuerdo tal y como se va a mostrar en los mensajes de correo electrónico a los destinatarios, y tal y como se hace referencia a él en todo el entorno de Dynamics
Mensaje del acuerdo: el mensaje global que se añade a las notificaciones por correo electrónico a los destinatarios
Tipo de firma: define el flujo de firma aplicado por Adobe Acrobat Sign. Existen dos opciones:
- ESIGN: utiliza firmas electrónicas, aplicadas íntegramente mediante una sesión conectada a Internet.Los destinatarios pueden utilizar plataformas de escritorio o móviles para aplicar la firma
- WRITTEN: se utiliza cuando se requiere una firma física. El proceso pide al destinatario que imprima el archivo, firme físicamente el documento, lo escanee de nuevo a formato PDF y lo cargue de nuevo en el sistema
Establecer contraseña para abrir el PDF firmado: campo opcional que acepta una cadena de contraseña que se aplica al documento final firmado. La visualización del PDF firmado requiere la contraseña en todos los casos
Días para que el acuerdo caduque: cualquier valor introducido en este campo representa cuántos días permanece firmable el acuerdo una vez creado. Todos los destinatarios deben completar su parte del proceso de firma antes de que expire este plazo o se cancele el acuerdo
Opciones de firma del remitente: regula el flujo de firmas del destinatario en función del remitente. Existen cuatro opciones:
- No firmo: si no se espera que el remitente firme por el mero hecho de serlo
- Recuerda que el remitente se puede añadir como destinatario mediante otros métodos, como una búsqueda
- Firmo primero: inserta al remitente del acuerdo en la pila de destinatarios como primer firmante
- Firmo el último: inserta al remitente del acuerdo en la pila de destinatarios como último firmante.
- Solo firmo yo: para procesos en los que solo el remitente aplicaría una firma. Por ejemplo, solicitudes de vacaciones
Las opciones de firma del remitente afectan directamente al orden de firma del destinatario acuerdo y anulan el valor del orden del destinatario definido en las actividades de AddRecipient.
Si has definido un destinatario con valor 1 de Orden del destinatario y, después, configuras la actividad CreateAccount para insertar el remitente como primer firmante (firmo primero), los valores de Orden del destinatario se desplazan funcionalmente hacia abajo de la pila.
1 será tratado como 2, y sólo se te permitirá el acceso a los campos del firmante2.
2 se tratará como 3, y así sucesivamente.
Firma en persona: se utiliza cuando se espera que el destinatario se encuentre en la misma ubicación física que el remitente y se quiere permitir la firma en persona, alojada en el sistema del remitente.
Este método escapa al proceso de verificación de correo electrónico predeterminado, por lo que se recomienda encarecidamente que se solicite información adicional no trivial en el formulario (por ejemplo, permiso de conducir, número de la Seguridad Social, etc.). para garantizar un vínculo razonable con la persona en cuestión
Orden de firma requerido: esta opción dicta el flujo del acuerdo principal.
- Cuando es verdadero, se sigue un proceso de firma secuencial, en el que un destinatario a la vez puede acceder al acuerdo. Cada destinatario recibirá una notificación cuando le toque interactuar con el acuerdo, pero no hasta que le corresponda.
- Cuando es falso, se sigue un proceso de firma paralelo, en el que se notifica a todos los destinatarios al mismo tiempo, y las firmas/aceptaciones pueden aplicarse en cualquier orden
URL de la página de aterrizaje posterior a la firma: una URL pública a la que quieres que se dirija a los firmantes una vez que hayan aplicado su firma.
- Si no se especifica ningún valor, se mostrará la página estándar de Adobe Acrobat Sign posterior a la firma.
Retraso en segundos previo a la redirección: si se proporciona una URL de la página de aterrizaje posterior a la firma, este campo define el número de segundos que espera el explorador después de que se resuelva el acuerdo antes de que se active la redirección y cambie el navegador a la URL de la página de aterrizaje.
Verificación de identidad: esta opcion define el método de verificación predeterminado para todos los destinatarios asociados al acuerdo.
- Esto se aplica especialmente a los acuerdos que importan destinatarios sin utilizar la actividad AddRecipient :
- Cuando Opciones de firma del remitente se establece como Firmo primero, Firmo el último o Solo mi firma
- Cuando Add Primary Email of Parent Entity es verdadero
- Los destinatarios añadidos a través de una actividad posterior de AddRecipient tienen la opción de anular el método de verificación de identidad predeterminado
Todos los destinatarios son verificados, al menos mediante autenticación en la dirección de correo electrónico a la que se envía el acuerdo.
La autenticación de doble factor está disponible en varias formas:
- Correo electrónico: el tipo de validación predeterminado. Empleado por cada destinatario
- Teléfono: verificación de doble factor que envía un mensaje SMS al destinatario cuando intenta acceder al acuerdo.
- El número de teléfono y el código de país del destinatario deben indicarse en el campo Teléfono del destinatario y en el campo Código de país del destinatario del objeto AddRecipient .
- Contraseña: verificación de doble factor que emplea una cadena de contraseña alfanumérica estándar
- La contraseña debe comunicarse al destinatario a través de algún método externo
- Base de conocimiento: verificación de doble factor sólo para destinatarios en Estados Unidos.
- Utiliza datos no triviales extraídos de bases de datos públicas para formular una serie de preguntas personales.
- Identidad web: verificación de doble factor que utiliza la autenticación correcta en uno de varios sitios de medios sociales.
- Entre los sitios válidos para la autenticación se incluyen Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live y Twitter.
Establecer contraseña para verificación de identidad: la cadena de contraseña que se utilizará si se selecciona Verificación de contraseña
Add Primary Email of Parent Entity as Recipient: cuando True, el proceso importa la dirección de correo electrónico de la entidad principal como el primer firmante en el proceso de firma.
Add Primary Email of Parent Entity as Recipient afecta directamente al orden de firma del acuerdo y anula el valor Orden del destinatario definido en las actividades AddRecipient.
Si has definido un destinatario con un valor Orden del destinatario de 1 y, a continuación, configuras la actividad CreateAccount para Add Primary Email of Parent Entity as Recipient, entonces los valores de Orden del destinatario se desplazan hacia abajo en la pila.
1 será tratado como 2, y sólo se te permitirá el acceso a los campos del firmante2.
2 se tratará como 3, y así sucesivamente.
Programar recordatorios de destinatarios: define un ciclo de recordatorios para el acuerdo. Hay tres opciones disponibles:
- Nunca: no se programan recordatorios. Los recordatorios pueden seguir enviándose bajo demanda desde el objeto Agreement en Dynamics
- Cada día, hasta que se firme: se envía un correo electrónico recordatorio cada día hasta que se firme el Acuerdo
- Se observan diez iteraciones. Transcurridos 10 días, el recordatorio expira
- Cada semana, hasta que se firme: se envía un correo electrónico recordatorio cada siete días hasta que se firme el Acuerdo
- Se observan siete iteraciones. Transcurridos sesenta días, el recordatorio caduca
El campo:
Seleccionar una plantilla de acuerdo: un campo de búsqueda que presenta las plantillas disponibles de Adobe Acrobat Sign que se pueden utilizar para generar un acuerdo.
GetAgreementID no tiene campos de entrada, y solo uno de salida, el id del acuerdo
Los campos:
Entrada del ID del acuerdo: importa el ID del Acuerdo desde la actividad CreateAgreement
Añadir documentos desde: define la fuente del documento. Los documentos se recogen siempre de las Notas del objeto de destino.Tienes dos opciones:
- Notas de la entidad principal: el documento se recoge del campo Notas de la Entidad principal
Ej: si adjuntas cotizaciones de ventas a Oportunidades, tu flujo de trabajo podría configurarse para utilizar la Oportunidad como Entidad principal.
Cuando se active el flujo de trabajo, el proceso irá a la oportunidad para recoger los archivos adjuntos a las Notas de Oportunidad, donde se adjuntaría la Cotización
- Notas de proceso: los documentos se recogen del campo Notas de un Proceso en lugar de una Entidad
Por ejemplo: si tienes un paquete de documentos estándar de nueva contratación. Se trata de documentos estándar y no tendría sentido adjuntar copias únicas de los documentos en blanco a cada nuevo usuario que contrates. Adjuntar los documentos desde el proceso permite al administrador controlar el proceso de control de versiones y pone la versión actual de los documentos a disposición de cualquiera que necesite activar el flujo de trabajo.
Seleccionar Proceso : sólo tiene sentido cuando se selecciona Añadir Documentos desde Notas de Proceso.
Esta opción identifica el Proceso desde el que se recuperan los archivos de los documentos.
Nombre del documento: cualquier Entidad o Proceso puede tener más de un archivo adjunto en el campo Notas.
Al proporcionar un nombre de documento , te aseguras de que el proceso sólo recoge los archivos que coinciden con el archivo designado.
Si no se proporciona ningún Nombre del documento, se recogerán todos los archivos.
Añadir sólo la última versión del documento: con frecuencia, los documentos pasan por un proceso de versiones. Los contratos, por ejemplo, pueden tener varias iteraciones a medida que se negocian las condiciones. Al establecer Añadir solo la última versión del documento en Verdadero solo se recoge la versión más actual del documento (basada en el sello de fecha/hora del adjunto) cuando se recuperan los documentos.
Si el ajuste es Falso, se recuperarán todas las versiones de los documentos.
Al crear un proceso Global (sin Entidad principal identificada), recuerda que tu documento debe ser recuperado de las Notas de proceso.
Los campos:
Entrada del ID del acuerdo: importa el identificador del acuerdo desde la actividad CreateAgreement
Nombre completo del destinatario: campo opcional que inserta el valor del campo en plantillas de correo electrónico que, de otro modo, mostrarían el valor Dirección de correo electrónico del destinatario
Correo electrónico del destinatario: la dirección de correo electrónico literal del destinatario. Este valor se utiliza para entregar el documento y asociar al destinatario con el acuerdo
Función del destinatario: qué se espera que haga el destinatario en relación con el documento:
- Firmante: alguien que necesita aplicar una firma legal
- Aprobador: destinatarios que solo necesitan aprobar el documento, pero no necesariamente firmarlo
- CC: los destinatarios con CC no tienen capacidad para influir en el acuerdo, solo son observadores del proceso, y normalmente recibirán una copia del acuerdo (dependiendo de la configuración de Adobe Acrobat Sign)
Orden del destinatario, este valor representa:
- En qué punto del ciclo de firma se encuentra el destinatario cuando el proceso de firma describe una ruta de firma secuencial. Introducir un 1 indica que el destinatario es el primer destinatario que tiene acceso al acuerdo
- ¿A qué campos tiene acceso el destinatario durante el proceso de firma? Los campos de un documento se identifican por el número de "firmante". Introducir un 1 indica que el destinatario debe tener acceso a los campos del formulario designados para "cualquiera" y "firmante1"
En un flujo de trabajo secuencial, se notifica el acuerdo al destinatario 2 solo después de que el destinatario 1 haya completado su parte, y no antes.
El destinatario 2 sólo tiene acceso a los campos designados para "cualquiera" y "firmante2".
Nota para los destinatarios de CC: en aras de la claridad, a todos los destinatarios CC se les debe asignar el Orden de Destinatarios que sigue al último destinatario que interactuó realmente con el acuerdo. Si tienes tres destinatarios como parte del ciclo de firma, los destinatarios en CC deben ser Orden del destinatario 4
Presta mucha atención a la orden del destinatario y ten en cuenta que la actividad CreateAgreement puede insertar destinatarios al principio de la lista de destinatarios.
Los ajustes que insertan destinatarios son:
- Opciones de firma del remitente: firmo primero : Si Opciones de firma del remitente está configurado como Firmo primero, el remitente del acuerdo será el primer destinatario. Siempre.
- Add Primary Email of Parent Entity: cuando se añade el correo electrónico de la entidad principal mediante la actividad CreateAgreement, este correo electrónico se inserta como primer destinatario.
- Solo la Opción de firma de remitente (arriba) puede insertar un destinatario antes del correo electrónico principal de la entidad principal.
Override Default Verification (en desuso desde v9.4.4.0) - Permite asignar al destinatario un método de verificación diferente del valor predeterminado definido en la actividad CreateAgreement
- Falso: cuando es falso, se aplica a este destinatario el método predeterminado de verificación de identidad definido en la actividad CreateAgreement
- Verdadero: cuando es verdadero, a este destinatario se le aplicará el método de verificación de identidad definido en esta actividad AddRecipient (ver más abajo)
Nota: Con la desaparición de Override Default Verification a partir de v9.4.4.0, los usuarios que actualicen a v 9.4.4.0 o una versión posterior no verán la opción Override Default Verification cuando añadan los nuevos pasos AddRecipient y AddRecipientUsingLookup. Por lo tanto, la actualización puede dar lugar a algunos flujos de trabajo rotos.
Verificación de identidad: se verifican todos los destinatarios, al menos mediante autenticación en la dirección de correo electrónico a la que se envía el acuerdo. La autenticación de doble factor está disponible en varias formas:
- Correo electrónico: el tipo de validación predeterminado. Empleado por cada destinatario
- Teléfono: verificación de doble factor que envía un mensaje SMS al destinatario cuando intenta acceder al acuerdo.
- El número de teléfono y el código de país del destinatario deben indicarse en el campo Teléfono del destinatario y en el campo Código de país del destinatario que se muestran a continuación
- Contraseña: verificación de doble factor que emplea una cadena de contraseña alfanumérica estándar
- La contraseña debe comunicarse al destinatario a través de algún método externo
- Base de conocimiento: verificación de doble factor solamente para los destinatarios en Estados Unidos.
- Utiliza datos no triviales extraídos de bases de datos públicas para formular una serie de preguntas personales
- Identidad web: verificación de doble factor que utiliza la autenticación correcta en uno de varios sitios de medios sociales
- Los sitios válidos para la autenticación son: Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live o Twitter
Nota para los destinatarios de CC: todos los destinatarios CC deben tener su verificación de identidad como valor EMAIL predeterminado
Teléfono del destinatario: el número de teléfono que se utilizará para el proceso de verificación telefónica por SMS
Código de país del destinatario. el código de país que precede al número de teléfono para la verificación por SMS
Contraseña del destinatario: la cadena de contraseña que se utilizará si se selecciona la verificación de contraseña
Para los usuarios con un flujo de trabajo de Dynamics en funcionamiento, la actualización de cualquier versión anterior a Adobe Acrobat Sign para Dynamics 365 V 9.4.4.0 puede provocar algunas actividades de flujo de trabajo rotas debido a los cambios en los flujos de trabajo. Por ejemplo, la actividad AddRecipientUsingLookup puede fallar porque ya no tiene el argumento OverrideDefaultVerification.
Para solucionar este problema, los usuarios deben eliminar la actividad (paso) que está fallando y añadirla de nuevo con todos los atributos de actividad relevantes rellenados.
Los campos:
Entrada del ID del Acuerdo: importa el ID del Acuerdo desde la actividad CreateAgreement
Seleccionar el tipo de destinatario que se va a añadir : este campo define el tipo de entidad que deseas buscar cuando identificas al destinatario. Las opciones son las siguientes:
- Posible cliente
- Contacto
- Usuario
Añadir un posible cliente como destinatario : te permite asignar un objeto Posible cliente al ciclo de firma cuando seleccionas Posible cliente en el campo Seleccionar el tipo de destinatario que se va a añadir
Añadir un contacto como destinatario : te permite asignar un objeto Contacto al ciclo de firma cuando eliges Contacto en el campo Seleccionar el tipo de destinatario que se va a añadir
Añadir un usuario como destinatario : te permite asignar un objeto Usuario al ciclo de firma cuando eliges Usuario en el campo Seleccionar el tipo de destinatario que se va a añadir
Ten en cuenta que cuando añades destinatarios utilizando los campos anteriores, puedes buscar en el sistema utilizando una búsqueda, o puedes seleccionar el destinatario a través de las entidades relacionadas de la entidad principal.
Función del destinatario: qué se espera que haga el destinatario en relación con el documento:
- Firmante: alguien que necesita aplicar una firma legal
- Aprobador: destinatarios que solo necesitan aprobar el documento, pero no necesariamente firmarlo
- CC: los destinatarios con CC no tienen capacidad para influir en el acuerdo, solo son observadores del proceso, y normalmente recibirán una copia del acuerdo (dependiendo de la configuración de Adobe Acrobat Sign)
Orden del destinatario: este valor representa en qué parte del ciclo de firma se encuentra el destinatario cuando el proceso de firma describe una ruta de firma secuencial.Introducir un 1 indica que el destinatario es el primer destinatario que obtiene acceso al acuerdo.
Al destinatario 2 se le notifica el acuerdo solo después de que el destinatario 1 haya completado su parte, y así sucesivamente.
Nota para los destinatarios de CC: En aras de la claridad, a todos los destinatarios de CC se les debe asignar el Orden del destinatario que sigue al último destinatario que interactuó realmente con el acuerdo. Si tienes tres destinatarios como parte del ciclo de firma, los destinatarios en CC deben ser Orden del destinatario 4
Presta mucha atención al orden de los destinatarios y ten en cuenta que la actividad CreateAgreement puede insertar destinatarios al principio de la lista de destinatarios.
Los ajustes que insertan destinatarios son:
- Opciones de firma del remitente: Firmo primero : si Opciones de firma del remitente está configurado como Firmo primero, el remitente del acuerdo será el primer destinatario. Siempre.
- Add Primary Email of Parent Entity: cuando se añade el correo electrónico de la entidad primaria mediante la actividad CreateAgreement, este correo electrónico se inserta como primer destinatario.
- Solo la Opción de firma de remitente (arriba) puede insertar un destinatario antes del correo electrónico principal de la entidad principal.
Override Default Verification : permite asignar al destinatario un método de verificación diferente del valor predeterminado definido en la actividad CreateAgreement
- Falso: cuando es falso, se aplica a este destinatario el método predeterminado de verificación de identidad definido en la actividad CreateAgreement
- Verdadero: cuando es verdadero, a este destinatario se le aplicará el método de verificación de identidad definido en esta actividad AddRecipient (ver más abajo)
Verificación de identidad: se verifican todos los destinatarios, al menos mediante autenticación en la dirección de correo electrónico a la que se envía el acuerdo. La autenticación de doble factor está disponible en varias formas:
- Correo electrónico: el tipo de validación predeterminado. Empleado por cada destinatario
- Teléfono: verificación de doble factor que envía un mensaje SMS al destinatario cuando intenta acceder al acuerdo.
- El número de teléfono y el código de país del destinatario deben indicarse en el campo Teléfono del destinatario y en el campo Código de país del destinatario
- Contraseña: verificación de doble factor que emplea una cadena de contraseña alfanumérica estándar
- La contraseña debe comunicarse al destinatario a través de algún método externo
- Base de conocimiento: verificación de doble factor sólo para destinatarios en Estados Unidos.
- Utiliza datos no triviales extraídos de bases de datos públicas para formular una serie de preguntas personales
- Identidad web: verificación de doble factor que utiliza la autenticación correcta en uno de varios sitios de medios sociales
- Los sitios válidos para la autenticación son: Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live o Twitter
Nota para los destinatarios de CC: todos los destinatarios de CC deben tener su Verificación de identidad definida en el valor predeterminado EMAIL
Teléfono del destinatario : el número de teléfono que se utilizará para el proceso de verificación telefónica por SMS
Código de país del destinatario: el código de país que precede al número de teléfono para la verificación por SMS
Contraseña del destinatario: la cadena de contraseña que se utilizará si se selecciona la verificación de contraseña
Para los usuarios con un flujo de trabajo de Dynamics en funcionamiento, la actualización de cualquier versión anterior a Adobe Acrobat Sign para Dynamics 365 V 9.4.4.0 puede provocar algunas actividades de flujo de trabajo rotas debido a los cambios en los flujos de trabajo. Por ejemplo, la actividad AddRecipientUsingLookup puede fallar porque ya no tiene el argumento OverrideDefaultVerification.
Para solucionar este problema, los usuarios deben eliminar la actividad (paso) que está fallando y añadirla de nuevo con todos los atributos de actividad relevantes rellenados.
El campo:
Entrada del ID del Acuerdo: importa el ID del Acuerdo desde la actividad CreateAgreement
Acciones
Acciones son un tipo de Proceso que vinculan actividades para lograr algún producto, pero no están directamente disponibles para los usuarios.
En su lugar, pueden considerarse módulos reutilizables que pueden incluirse en flujos de trabajo. Unas cuantas acciones cuidadosamente creadas pueden incluirse en una amplia gama de diversos flujos de trabajo Flujos de trabajo, sin tener que volver a configurar estos pasos comunes.
Dos Acciones preconfiguradas están disponibles y listas para su uso.
Se trata de procesos sencillos y de uso generalizado que puedes aprovechar para crear tus propios flujos de trabajo personalizados:
Esta Acción es una acción simple y genérica para enviar un acuerdo a un destinatario para su firma electrónica.
En la parte superior de la página de propiedades, puedes ver lo siguiente:
- No hay ninguna Entidad vinculada a este proceso.
- Esto hace que la Acción esté disponible en cualquier tipo de Flujo de trabajo
- Dado que no existe una Entidad principal, el archivo debe recuperarse del Proceso
Hay cuatro actividades en la cadena de procesos:
- CreateAgreement
- El nombre del acuerdo y el mensaje son genéricos. Aplicable a casi todo
- ESIGN es el tipo de firma, un buen valor predeterminado
- El remitente no está obligado a firmar
- Se aplica un orden secuencial de firma
- Se ha seleccionado la verificación por correo electrónico. Sin verificación de doble factor
- No se ha configurado ningún recordatorio
- AddRecipient
- El ID del acuerdo se importa desde CreateAgreement
- El correo electrónico del destinatario se está insertando desde el objeto Arguments
- El destinatario se identifica como número 1 en el proceso de firma y es un Firmante, por lo que se requiere una firma
- AddDocument
- El ID del acuerdo se importa desde CreateAgreement
- El archivo se está recuperando de las Notas de proceso
- El proceso que contiene el archivo correcto es el proceso Enviar para Firma (este mismo proceso)
- El proceso enviará todas las versiones de todos los archivos que se adjunten a la sección Notas del proceso
- No se proporciona ningún Nombre del documento, por lo que se adjuntarán todos los archivos con nombre exclusivo.
- Añadir solo la última versión está establecido en Falso, por lo que se incluirán todas las versiones
- SendAgreement
- El ID del acuerdo se importa de CreateAgreement
Este Process es una acción simple y genérica para enviar un acuerdo a un destinatario para su firma electrónica.
En la parte superior de la página de propiedades, puedes ver lo siguiente:
- La Entidad principal es la Oportunidad
Hay cuatro actividades en la cadena de procesos:
- CreateAgreement
- El nombre del acuerdo y el mensaje son genéricos. Aplicable a casi todo
- ESIGN es el tipo de firma, un buen valor predeterminado
- El remitente no está obligado a firmar
- Se aplica un orden secuencial de firma
- Se ha seleccionado la verificación por correo electrónico. Sin verificación de doble factor
- No se ha configurado ningún recordatorio
- AddRecipient
- El ID del acuerdo se importa de CreateAgreement
- El correo electrónico del destinatario se inserta desde el objeto Contact
- El destinatario se identifica como número 1 en el proceso de firma y es un Firmante, por lo que se requiere una firma
- AddDocument
- El ID del acuerdo se importa desde CreateAgreement
- El archivo se está recuperando de la Entidad principal
- El proceso enviará a todas las versiones de todos los archivos que se adjunten a la sección Notas de la Entidad principal.
- No se proporciona ningún nombre de documento, por lo que se adjuntarán todos los archivos con nombre exclusivo.
- Añadir sólo la última versión está establecido en Falso, por lo que se incluirán todas las versiones
- SendAgreement
- El ID del acuerdo se importa de CreateAgreement
Flujo de trabajo
Los flujos de trabajo son un tipo de Proceso que puede ser ejecutado por el sistema o a petición de los usuarios.
Los flujos de trabajo suelen crearse con una o varias Acciones, Condiciones o Actividades.
Los flujos de trabajo pueden responder a cambios a nivel de campo o ser iniciados por los usuarios a través del menú Más opciones (...) en cada Entidad, en función de cómo estén configurados.
El paquete de Adobe Acrobat Sign para MS Dynamics CRM v7 tiene un flujo de trabajo preconfigurado en estado Borrador. este flujo de trabajo está diseñado con Actividades para ilustrar la estructura, pero podría haberse creado fácilmente con un evento de activación condicional y una Acción que contuviera las Actividades:
En la parte superior de la página de propiedades, puedes ver lo siguiente:
- La Entidad principal es la Oportunidad
- El flujo de trabajo está diseñado para permitir el acceso a la carta
En la sección Generador de procesos, el primer elemento de línea es una condición que puede activar el flujo de trabajo:
Si el Estado de la oportunidad se cambia a Ganado, entonces ejecuta una serie de pasos.
Hay cuatro actividades en la cadena de procesos:
- CreateAgreement
- El Nombre del acuerdo se está insertando desde la Oportunidad
- El mensaje de acuerdo es genérico
- ESIGN es el tipo de firma
- El remitente no está obligado a firmar
- Se aplica un orden secuencial de firma
- Se ha seleccionado la verificación por correo electrónico. Sin verificación de doble factor
- No se ha configurado ningún recordatorio
- AddRecipientUsingLookup
- El ID del acuerdo se importa desde CreateAgreement
- El destinatario se identifica como Contacto
- El correo electrónico del destinatario se está insertando desde el campo Contacto del objeto Oportunidad
- El destinatario se identifica como número 1 en el proceso de firma y es un Firmante, por lo que se requiere una firma
- AddDocument
- El ID del acuerdo se importa desde CreateAgreement
- El archivo se está recuperando de la Entidad principal
- El proceso enviará todas las versiones de todos los archivos que se adjunten a la sección Notas de la Entidad principal
- No se proporciona ningún Nombre de documento, por lo que se adjuntarán todos los archivos con nombre exclusivo
- Añadir solo la última versión se establece en Falso, por lo que se incluyen todas las versiones
- SendAgreement
- El ID del acuerdo se importa desde CreateAgreement
Creación de un proceso de flujo de trabajo personalizado (ejemplo)
A continuación se muestra un ejemplo de cómo puedes construir un proceso simple para enviar un contrato de Acuerdo de Confidencialidad (NDA) a un Contacto en el sistema Dynamics.
A los efectos de este ejemplo, hay algunas condiciones que proporcionan un marco para tomar decisiones sobre el flujo de trabajo:
- Cualquier persona a la que se le envíe un NDA existe como Contacto en el sistema Dynamics
- El documento NDA es la versión controlada y se adjunta mediante las Notas de proceso, no de la Entidad
- El propietario del Contacto debe firmar el contrato
- El contrato debe enviarse a un archivo de correo electrónico
Si eres nuevo en esto de pasar los valores de una actividad para que sirvan de entrada de una actividad posterior, puede que merezca la pena que revises el proceso.
Las actividades están diseñadas para aceptar valores de entrada procedentes de eventos desencadenantes u otras actividades y, después, poner nuevos valores a disposición de las actividades posteriores del proceso.
En la siguiente imagen el campo Entrada del ID del acuerdo necesita tener el valor ID importado de la actividad CreateAgreement .
Para importar el resultado de una actividad anterior, se debe vincular la ruta del objeto al campo en el que se necesita el valor:
- Haz un solo clic en el campo al que debes importar el valor.
- La lista de selección Buscar: se rellena con los objetos relacionados con la Entidad principal, así como con los Valores locales del proceso
- Haz clic en la lista de selección para ampliarla
- El valor que buscamos se generó en una Actividad anterior, lo que la convierte en un Valor local, que se rellena al final de la lista
- Selecciona el objeto AdobeSign :activities .CreateAgreement
La lista se contrae mostrando el objeto seleccionado como el valor Buscar: se rellena con los objetos
La lista que aparece inmediatamente debajo del campo Buscar: se rellena con los objetos proporciona todos los valores de salida posibles para el objeto seleccionado.
CreateAgreement solo tiene un valor de salida: Salida del ID del acuerdo
- Selecciona el valor de salida correcto y haz clic en el botón Añadir para insertar el valor en la sección de valores seleccionables situada justo debajo.
- Cuando veas la Salida del ID del acuerdo en la sección de valores seleccionables, haz clic en Aceptarpara insertar ese valor en el campo
Para crear el proceso:
- Accede a Administrador de Adobe Acrobat > Crear nuevo flujo de trabajo
- Se abrirá una nueva ventana superpuesta Crear proceso
- Asigna un nombre intuitivo al proceso. El nombre del proceso solo lo ven los Administradores
- Selecciona Acción en la lista de selección Categoría
- Selecciona la Entidad principal en la lista de selección Entidad
- Cualquier Entidad en Dynamics puede ser seleccionada y proporciona los objetos que el proceso puede utilizar en el flujo de trabajo
- Ninguno (global) es una opción para los flujos de trabajo que no están vinculados a Entidades
En este ejemplo se presupone que cualquier persona a la que se envíe un NDA será un Contacto , por lo que utilizaremos Contacto como Entidad principal.
- Haz clic en Aceptar.
- Se abre la página PowerApps , que muestra la página Información del proceso.
El proceso paso a paso se crea en la parte inferior de la página. Desplázate hacia abajo hasta llegar a la sección Añadir paso.
- Haz clic en Añadir paso
- Desplázate hacia abajo hasta el elemento de la lista de selección Adobe Acrobat Sign y despliega el submenú
- Se exponen las siete Actividades para Adobe Acrobat Sign:
- AdobeSign.Activities.AddDocument
- AdobeSign.Activities.AddRecipient
- AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup
- AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- AdobeSign.Activities.CreateAgreementFromTemplate
- AdobeSign.Activities.GetAgreementId
- AdobeSign.Activities.SendAgreement
- Se exponen las siete Actividades para Adobe Acrobat Sign:
El proceso completo para conseguir la firma de un documento incluye al menos tres de estos pasos, más o menos en este orden:
Crear un Acuerdo:el "Acuerdo" es el objeto contenedor que contiene todos los valores de configuración para la transacción completa a través del sistema Adobe Acrobat Sign.
Existen dos opciones a la hora de crear el Acuerdo
- Crear Acuerdo a partir de Plantilla: utiliza una Plantilla de Acuerdo que ya debe estar definida, importando todo el valor de los campos.
- Crear Acuerdo: proporciona los valores del nivel de campo Acuerdo solo para este proceso.
Añadir documento: adjunta el archivo (o archivos) que se va a enviar.
- Hay un límite de 5 MB para el tamaño del archivo que puede subir a Dynamics
- Los documentos se añaden a través del campo Notas ya sea en la Entidad principal o en el Proceso, dependiendo de tus necesidades.
- Los documentos adjuntos a las entidades principales suelen ser documentos personalizados, como un contrato individualizado que se adjuntaría a una oportunidad
- Los documentos adjuntos a un proceso pueden ser documentos estándar controlados por versión, como un acuerdo de confidencialidad
Es posible añadir los Destinatarios antes del Documento.
El pensamiento lineal sugiere que añadir primero el documento mejora la comprensión del proceso porque, en la mayoría de los casos, el tipo de documento indica quiénes son los destinatarios y en qué orden deben participar en el proceso de firma.
Añadir destinatario : los destinatarios son las personas que se incluyen en la vía de finalización del acuerdo. Pueden incluir:
- Firmante: cualquier persona que necesite aplicar una firma legal
- Aprobadores: destinatarios que solo necesitan aprobar el documento, pero no necesariamente firmarlo.
- CC: puros observadores, los destinatarios con CC no tienen capacidad para influir en el acuerdo
- Una gran opción para archivar automáticamente un tipo de documento en una dirección de correo electrónico
Hay dos opciones para añadir destinatarios:
- Añadir destinatario usando la búsqueda: aprovecha Dynamics para importar un email de destinatario desde una Entidad de Dynamics
- Añadir destinatario: permite incluir un destinatario que no esté asociado a ninguna Entidad de Dynamics configurando explícitamente el correo electrónico.
Existen dos formas de crear un proceso en el que no se requiera la actividad AddRecipient :
- El destinatario único se importa como el correo electrónico principal de la Entidad matriz en la actividad CreateAgreement
- El destinatario único es el firmante que utiliza la opción Solo mi firma en el campo Opciones de firma del remitente de la actividad CreateAgreement
Enviar Acuerdo : la actividad que toma el Acuerdo configurado y lo envía al servicio Adobe Acrobat Sign, iniciando el proceso de firma
Nuestro ejemplo de acuerdo de confidencialidad utiliza cinco de las seis actividades (solo puede haber una actividad del tipo "Crear acuerdo"), en un proceso de cinco pasos:
1. Añadir paso: AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- Haz clic en Establecer Propiedades en el registro del paso para abrir las propiedades de la actividad.
- Define el Nombre del Acuerdo: el Nombre del Acuerdo se muestra en los correos electrónicos de notificación a sus destinatarios y representa el acuerdo en todo el sistema Dynamics. Utiliza un nombre intuitivo que indique la naturaleza del documento que esperan tus destinatarios
- Haz clic en Guardar y cerrar cuando hayas terminado
Valores de campo para este ejemplo:
- El mensaje del acuerdo se ha modificado para proporcionar instrucciones significativas en relación con el documento adjunto
- Se ha introducido un valor de caducidad de 5 para garantizar que este documento legal no permanezca abierto durante un periodo de tiempo inaceptable.
- El acuerdo caducará y se cancelará automáticamente transcurridos 5 días naturales.
- Primary Email of the Parent Entity se importa como primer destinatario.
- Se programa un recordatorio para la iteración diaria (dado que el acuerdo expira en cinco días)
Al configurar correctamente las actividades, la X roja desaparece de los registros del paso.
2. Añadir Paso: AdobeSign.Activities.AddDocument
- Haz clic en Establecer Propiedades en el registro del paso para abrir las propiedades de la actividad.
- Inserta el valorID del acuerdo en el campo Entrada del ID del acuerdo
- Define el campo Añadir documentos desde
- Define el campo Seleccionar proceso si adjuntas el archivo desde un proceso
- Configura cualquier otro campo necesario
- Haz clic en Guardar y cerrar.
Valores de campo para este ejemplo:
- El campo Añadir documentos desde está configurado para recuperar el archivo NDA de Notas del proceso
- Seleccionar proceso: como estamos recuperando el archivo de un Proceso, necesitamos indicar qué Proceso contiene el archivo
- Este ejemplo de búsqueda se refiere al mismo Provceso que estamos desarrollando actualmente
- Nombre del documento se deja en blanco: dado que el objetivo de este Proceso es muy limitado, ya que solo se refiere a contratos NDA, se espera que solo se adjunte al proceso el archivo NDA.
- Añadir sólo la última versión del documento está configurado en Verdadero. Si hay versiones repetidas del acuerdo, no queremos enviar todas las versiones, solo la más reciente.
3. Añadir paso: AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup (Usuario)
- Haz clic en Establecer Propiedades en el registro del paso para abrir las propiedades de la actividad.
- Inserta el valor ID del acuerdo en el campo Entrada del ID del acuerdo
- Dado que se trata de añadir un destinatario por búsqueda, defina la Entidad que identifica a tu destinatario: Cliente potencial, Contacto o Usuario
- Define la Función del destinatario: ¿es este destinatario un Firmante, Aprobador o CC?
- Define el Orden del destinatario: como se trata del segundo destinatario, introduce 2
- Debido a que la actividad CreateAgreement está configurada para Add Primary Email of Parent Entity como primer destinatario
- Define la Verificación de identidad: correo electrónico es el valor predeterminado. Si quieres añadir la verificación de doble factor, ajusta el campo en consecuencia
- Configura cualquier otro campo necesario
- Haz clic en Guardar y cerrar.
Valores de campo para este ejemplo:
- Como se trata del segundo destinatario, se selecciona el tipo Entidad de Usuario Las contrafirmas internas suelen tener lugar después de que el destinatario externo haya aplicado su firma
- Añadir un usuario como destinatario está configurado para buscar el usuario Usuario
- La dirección predeterminada Firmante se deja en su lugar ya que se requiere una firma
- 2 se introduce en el campo Orden del destinatario. El firmante interno siempre sigue al externo
4. Añadir paso: AdobeSign.Activities.AddRecipient
- Haz clic en Establecer Propiedades en el registro del paso para abrir las propiedades de la actividad.
- Inserta el valorID del acuerdo en el campo Entrada del UD del acuerdo
- Indica el Nombre completo del destinatario opcional si existe
- Añade la Dirección de correo electrónico del destinatario.
- Define la Función del destinatario de: ¿es este destinatario un Firmante, Aprobador o CC?
- Define el Orden del destinatario: como se trata del tercer destinatario, introduce 3
- Configura cualquier otro campo necesario
- Haz clic en Guardar y cerrar.
Valores de campo para este ejemplo:
- Este destinatario es el CC de nuestra dirección de correo electrónico interna de archivo NDA
- En lugar del nombre de la persona, se inserta una descripción adecuada en el campo Nombre completo del destinatario
- Se añade la dirección de correo electrónico completa
- La opción CC está seleccionada ya que este destinatario sólo está recogiendo nuestros Acuerdos de confidencialidad firmados para guardar copias de seguridad
- 3 se introduce en el campo Orden del destinatario. El destinatario no está técnicamente en el ciclo de firma, pero el campo es obligatorio
- Los destinatarios de CC deben figurar siempre después de los destinatarios que participan en el proceso de firma/aprobación
5. Añadir paso: AdobeSign.Activities.SendAgreement
- Haz clic en Establecer Propiedades en el registro del paso para abrir las propiedades de la actividad.
- Inserta el valorID del acuerdo en el campo Entrada del ID del acuerdo
- Haz clic en Guardar y cerrar.
Una vez configurados todos los pasos:
- Desplázate hasta la parte superior de la página y haz clic en la pestaña Notas.
- Con la pestaña Notas abierta, haz clic en el campo donde dice Introducir una nota
- El contenido de la pestaña vuelve a cambiar para mostrar un botón Adjuntar archivo
- Haz clic en Adjuntar archivo
Se genera una nueva ventana emergente con el botón Examinar para que puedas buscar tu archivo y adjuntarlo.
- Haz clic en Examinar...
- Localiza tu archivo y ábrelo
- Se importará la ruta del archivo al campo Nombre de archivo y se cerrará la ventana Examinar...
- Haz clic en el botón Adjuntar
- Haz clic en el botón Cerrar
El archivo se adjunta ahora correctamente a las Notas de proceso
Con el archivo adjunto a la sección Notas de proceso, solo queda activar el proceso.
- Haz clic en la pestaña Activar en la parte superior de la ventana
Cuando aparezca la solicitud de activación, haz clic en Activar
Si no hay errores, la página se actualiza y muestra el botón Desactivar en la parte superior de la página (en sustitución del botón Activar)
La acción se ha completado.
Para ponerla a disposición de los usuarios, debes vincularla a un flujo de trabajo:
- Haz clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior izquierda de la ventana para cerrar la página PowerApp
- Vuelve a la página Administrador de Adobe Acrobat Sign, y haz clic de nuevo en Crear nuevo flujo de trabajo
- Se abre la ventana superpuesta Crear proceso
- Selecciona Flujo de trabajo en la lista de selección Categoría
- Selecciona la misma Entidad principal de la lista de selección Entidad que seleccionaste para el proceso
- Es la Entidad donde los remitentes pueden encontrar el flujo de trabajo listado
- Haz clic en Aceptar.
Se carga la página Información del proceso.
Como este ejemplo es para un contrato NDA, queremos habilitarlo como una opción bajo demanda.
- Marca la casilla junto a Como un proceso bajo demanda
- Haz clic en el botón Añadir paso en el generador de procesos
- Selecciona Realizar acción en la lista de opciones
- En el campo Acción, selecciona el proceso que se acaba de crear
- El campo Entidad se rellena automáticamente en función del proceso seleccionado.
- Haz clic en Establecer Propiedades en el registro del paso para abrir las propiedades de la actividad.
- Configurar el ajuste Destino
- Haz clic en Guardar y cerrar.
- Una vez configurados todos los pasos, desplázate hasta la parte superior de la página y haz clic en Activar
- Haz clic en Activar de nuevo cuando se te interpele.
El flujo de trabajo se ha completado y está relacionado con la Entidad principal (Contacto en este ejemplo).
Probar el flujo de trabajo:
- Ve a cualquier Contacto
- Haz clic en la lista Más opciones en la cinta (...)
- Haz clic en Ejecutar flujo de trabajo.
Aparece una lista de flujos de trabajo relacionados con la Entidad
- Marca la casilla junto al flujo de trabajo que quieres activar
- Haz clic en Añadir en la parte inferior del panel para iniciar el flujo de trabajo
- Haz clic en Aceptar cuando se te pregunte si quieres ejecutar el flujo de trabajo.
Enrutamiento híbrido para flujos de firma
Un enrutamiento de firma híbrido es una combinación de un proceso de firma secuencial que tiene una o más etapas en las que el proceso de firma se vuelve paralelo.
Más que cualquier otro tipo de flujo de firma, el enrutamiento híbrido exige una sólida comprensión de la forma y el orden en que se espera que se apliquen las firmas.
La asignación de campos (firmante1, firmante2, etc.) se basa en el orden en que aparecen los destinatarios en el proceso o la interfaz de usuario. Dentro de una etapa de firma paralela, todos los destinatarios tienen el mismo número de Orden de destinatario, por lo que la ubicación física en el proceso/IU es la única cola en cuanto a qué campo del formulario tiene acceso el destinatario.
El destinatario superior en el proceso/IU es firmante1.
El segundo destinatario listado en el proceso/IU es el firmante2, incluso si el flujo de firma es paralelo y ambos destinatarios indican un orden de destinatario 1.
Requisitos y limitaciones del enrutamiento híbrido
- El enrutamiento híbrido solo funciona si está activado en la cuenta de Adobe Acrobat Sign
- Iniciar sesión en Adobe Acrobat Sign como administrador
- Ve a Cuenta > Configuración de envío > Orden de las firmas > Permitir a los remitentes especificar el orden de enrutamiento híbrido
- Guarda la configuración
- Las plantillas de acuerdos no se pueden configurar para aprovechar el enrutamiento híbrido
- El enrutamiento híbrido no es compatible cuando el Tipo de firma es Escrita
- El enrutamiento híbrido no admite un proceso en el que la Orden de firma del remitente es
- Firmo primero
- Firmo el último
- Solo mi firma
- Incluido el Correo electrónico principal de la entidad matriz, identifica al destinatario con una Orden del destinatario de 1. Si hay otros destinatarios con una Orden del destinatario de 1, se aplican reglas híbridas
- Si se define un proceso en el que Orden introducido es falso (lo que indica un flujo de firmas paralelo), pero los destinatarios no tienen todos el mismo valor Orden del destinatario (lo que indica un flujo de firmas secuencial), se aplican las reglas de enrutamiento híbrido.
Causas habituales del fracaso del proceso
A veces, un proceso que no muestra ningún error en la configuración falla durante el tiempo de ejecución.
Las razones más comunes que pueden ocurrir son:
- No hay ningún archivo adjunto a la sección Nota desde la que estás intentando obtener el archivo.
- El método Verificación de identidad, definido en la actividad AddRecipient o CreateAgreement, no está permitido por la configuración de tu cuenta de Adobe Acrobat Sign.
- No hay contacto en la entidad principal, y tu actividad CreateAgreement tiene Add Primary Email of Parent Entity as Recipient establecido en True