Automatyzacja niestandardowych obiegów pracy wysyłania

Omówienie

Funkcja Automatyczne wykrywanie obiegu pracy umożliwia administratorom kontrolowanie wersji umowy na poziomie pliku przez zainstalowanie unikalnego ciągu znaków na pierwszej stronie pliku PDF. Ten unikalny ciąg znaków jest następnie dodawany do niestandardowego obiegu pracy, umożliwiając usłudze Acrobat Sign logiczne połączenie przesłanego pliku i obiegu pracy, gdy nadawca przesyła plik.

Pozwala to organizacjom, które tworzą niestandardowe dokumenty na szablonach wzorcowych, automatyzowanie struktury umów i umieszczanie pól formularzy za pomocą szablonów, znacznie skracając czas konfiguracji i tworzenia poszczególnych umów.

Jak nadawcy korzystają z automatycznych obiegów pracy

Użytkownicy aktywują automatyczne wykrywanie obiegu pracy poprzez przesłanie pliku PDF za pomocą przycisku Zacznij od biblioteki > Wybierz pliki z mojego komputera na stronie głównej.

  • Przesyłanie pliku przy użyciu dowolnej metody/interfejsu innego niż Zacznij od biblioteki > Wybierz pliki z mojego komputera pomija całkowicie proces automatycznego wykrywania.
  • Tylko plik PDF aktywuje wykrywanie obiegu pracy. 
    • Próba przesłania dokumentu w formacie innym niż PDF powoduje błąd nieprawidłowego dokumentu.
Strona główna z rozwiniętym punktem wyboru plików i podświetloną opcją „Wybierz pliki z mojego komputera”

Po przesłaniu pliku usługa Acrobat Sign sprawdza pierwszą stronę przesłanego pliku, szukając potencjalnego dopasowania tekstu.

Wszelkie ciągi zgodne z parametrami funkcji Dopasuj tekst są porównywane z ciągami używanymi przez dowolny obieg pracy, do którego nadawca ma dostęp za pośrednictwem członkostw w grupach.

Jeśli ciąg Dopasuj tekst w pliku jest zgodny z obiegiem pracy, nadawca zostanie skierowany do niestandardowej strony tworzenia powiązanego obiegu pracy.

  • Przesłany plik zostanie automatycznie załączony i nie można go usunąć.
  • Jeśli obieg pracy jest dostępny na poziomie organizacji, nadawca może wybrać grupę, w ramach której zostanie wysłana umowa.
  • Jeśli obieg pracy jest powiązany z jedną grupą, punkt wyboru grup automatycznie przyjmuje wartość, z którą jest powiązany obieg pracy, i nie można jej zmienić. 
  • Wszystkie inne opcje obiegu pracy są dostępne, tak jak w przypadku ręcznie wybranego obiegu pracy.
Wskazówka:

Obieg pracy można skonfigurować w taki sposób, aby stosował warstwę pola formularza, eliminując konieczność wyświetlania podglądu i dodawania pól podpisu przez nadawców.

Strona „Kompozycja niestandardowa” przedstawiająca załączony plik i inne skonfigurowane elementy.

Nadawca wysyła umowę po sprawdzeniu ostatecznej konfiguracji umowy.

Jak skonfigurować automatyzację obiegów pracy

Określanie funkcji Dopasuj tekst

Posiadanie planu dotyczącego tworzenia ciągów funkcji Dopasuj tekst jest zdecydowanie zalecane. W przypadku posiadania setek obiegów pracy lub konta korzystającego z wielu grup, z których niektóre korzystają z podobnych formularzy, konieczne będzie określenie konwencji nazewnictwa dla ciągu Dopasuj tekst. 

Wymagania dla ciągu Dopasuj tekst:

  • Każdy ciąg Dopasuj tekst musi być unikalny na koncie Acrobat Sign klienta.
  • Kod musi być ciągłym nieprzerwanym ciągiem o długości od 20 do 30 znaków. 
  • Ten ciąg może zawierać tylko znaki alfanumeryczne, łącznik „-” i znak podkreślenia „_”. Nie są dozwolone kropki ani spacje.

Określając konwencję funkcji Dopasuj tekst, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

  • Czy formularz ma istniejący identyfikator dokumentu, który można dołączyć (np. W-4 lub NDA)
  • Czy formularz ma oczywistą nazwę wersji, którą można łatwo zrozumieć (np. W-4_2024 lub NDA_Q1-2024)
  • Czy chcesz uwzględnić nazwę grupy powiązanej z obiegiem pracy (np. HR-W-4_2024 lub Lgl_NDA_Q1-2024)
  • Jakiego typu ciąg wersji mogą używać inni twórcy dokumentów (np. HR-W-4_2024_ver1_1 lub Lgl_NDA_Q1-2024_interns)

Pamiętaj, że ciąg musi mieć od 20 do 30 znaków, więc podaj przemyślaną treść, która ułatwi konserwację w przyszłości.

Dodawanie opcji Dopasuj tekst do dokumentu PDF

Ciąg Dopasuj tekst musi znajdować się na pierwszej stronie przesłanego pliku.

Tekst może mieć dowolny kolor lub rozmiar.

Z reguły numery wersji są podawane w narożnikach dokumentów, ale ciąg znaków można umieścić w dowolnym miejscu na pierwszej stronie:

Stopka PDF z widoczną opcją Dopasuj tekst

Dodaj opcję Dopasuj tekst do karty Informacje o obiegu pracy

Utwórz nowy obieg pracy (lub edytuj istniejący), aby dodać ciąg Dopasuj tekst na karcie Informacje o obiegu pracy:

Karta „Informacje o obiegu pracy” w narzędziu Projektowanie obiegu pracy z podświetlonym polem Dopasuj tekst.

Uwaga:

Dodanie ciągu Dopasuj tekst do obiegu pracy nie uniemożliwia ręcznego użycia obiegu pracy.

Skonfiguruj kartę Dokumenty, aby dołączyć przesłany plik PDF

Obieg pracy musi być skonfigurowany tak, aby akceptował przesłany plik na karcie Dokumenty. Aby skonfigurować ten dokument:

  1. Wybierz łącze Dodaj dokument, które dodaje wiersz dla jednego dokumentu (pliku).
  2. Podaj Tytuł dokumentu. Ta wartość jest wyświetlana na stronie Redaguj nadawcy przy tworzeniu umowy. Zaleca się, aby tytuł dokumentu jasno wskazywał na przesyłany dokument, tak aby nie dezorientować nadawców.
  3. Pozostaw pola Pliki i Nazwa dokumentu puste.
  4. Zaleca się, aby zaznaczyć pole Wymagane, tak aby wyświetlało się w interfejsie użytkownika jako wymagany element, jasno wskazując, dlaczego użytkownik nie może go zastąpić. Pole wyboru Wymagane nie ma jednak żadnego mechanicznego wpływu, ponieważ przesyłany plik jest automatycznie dołączany i nadawca nie może go usunąć, niezależnie od konfiguracji pola wyboru. 

Jeśli proces umożliwia nadawcy dodanie dodatkowej/pomocniczej zawartości do umowy, do szablonu można dodać dodatkowe dokumenty.

Karta Dokumenty podświetlająca łącze Dodaj pliki z dodanym plikiem skonfigurowanym dla przesłanego pliku PDF

Rozważ, jak zastosować pola formularza do umowy

Dodanie pól formularza poprzez wykorzystanie szablonów oszczędza nadawcom czasu poświęconego na tworzenie własnych pól i zapewnia ich poprawne umieszczenie i nazwanie w celu późniejszego prawidłowego raportowania.

Automatyczne wykrywanie obiegu pracy działa z plikami PDF, które zawierają znaczniki tekstowe lub są zaprojektowane jako formularze AcroForm

Warstwę pól formularza można również dodać do obiegu pracy z poziomu karty Dokumenty, stosując wszystkie pola związane z podpisem i zbieraniem danych. Wymaga to wcześniejszego utworzenia szablonu:

  1. Utwórz szablon za pomocą tego samego pliku PDF, który projektujesz z dołączoną opcją Dopasuj tekst.
    • Dołącz ciąg Dopasuj tekst do nazwy szablonu, aby szybko go znaleźć.
    • Skonfiguruj szablon, aby był zarówno dokumentem, jak i warstwą pól formularza.
    • Upewnij się, że zakres tego, kto może używać tego szablonu, odpowiada zakresowi określonemu w obiegu pracy.
  2. Utwórz pola w szablonie.
  3. Zapisz szablon.

Aby dodać warstwę pól formularza do obiegu pracy:

  1. Otwórz obieg pracy i przejdź do karty Dokumenty.
  2. Wybierz ikonę Dodaj dokument ikony w sekcji Warstwa pól formularza.
    • Panel wyboru wyświetla wszystkie dostępne warstwy pól formularza (w zaznaczonej grupie).
  3. Wybierz poprawną warstwę pola formularza.
  4. Wybierz opcję OK, aby uzupełnić załącznik.
Karta Dokumenty z podświetlonym polem Warstwa pól formularza i wstawką punktu wyboru pól formularza.

Uwaga:

Warstwa pól formularza jest stosowana dodatkowo do wszystkich pól zawartych w pliku PDF (znacznik tekstowy lub AcroForm).

Wartości Dopasuj tekst są wyświetlane na liście obiegów pracy

Obiegi pracy, które mają wartość Dopasuj tekst, będą wyświetlać tę wartość na liście niestandardowych obiegów pracy:

Lista obiegów pracy z podświetloną kolumną Dopasuj tekst.

Pomoc dostępna szybciej i łatwiej

Nowy użytkownik?