Tworzenie formularzy przy pomocy programu Acrobat

Znaczniki tekstowe Adobe Acrobat Sign mogą być stosowane w połączeniu z polami formularzy programu Acrobat, aby definiować określone właściwości pola. Podczas gdy znaczniki tekstowe są dodawane bezpośrednio do dokumentu wraz z jego treścią, znaczniki PDF są używane do nazywania pól, definiowania reguł i walidacji fizycznie rozmieszczonych pól. Pola formularza programu Acrobat łączą w sobie prostotę obsługi metody przeciągnij i upuść środowiska tworzenia dokumentu oraz wszechstronność znaczników tekstowych.

Kiedy dokument jest przesyłany do Biblioteki dokumentów Acrobat Sign lub wysyłany do podpisania, pola formularza programu Acrobat zostają przetworzone przez system i przekształcone w pola formularza aplikacji Acrobat Sign. System przede wszystkim odczytuje nazwę otrzymaną przez pole i sprawdza, czy został zdefiniowany znacznik Acrobat Sign. Następnie tworzy pole Acrobat Sign, nadając mu zdefiniowane przez użytkownika właściwości.

Znaczniki pozwalają określić konkretne właściwości tych pól. Za pomocą narzędzia do rozmieszczania pól formularza programu Acrobat można tworzyć w pełni funkcjonalne dokumenty o profesjonalnym wyglądzie.

Wersja znaczników tekstowych

W tym dokumencie opisano aktualną składnię znaczników Acrobat Sign w wersji 2.0. Należy stosować tę składnię we wszystkich nowych dokumentach, a także podczas aktualizacji już istniejących dokumentów. Aby dowiedzieć się więcej na temat znaczników Acrobat Sign, zobacz temat Dokumentacja znaczników tekstowych.

Tworzenie formularzy dla Acrobat Sign

Program Acrobat pozwala na wprowadzanie pól formularzy bezpośrednio na stronach dokumentu. W tej sekcji omówiono sposób dodawania pól formularzy, jak również opcje pozwalające uzyskać ujednolicony wygląd wprowadzanych do dokumentu pól.

Przygotowywanie formularza

Poprawianie automatycznie rozmieszczonych pól

Podczas tworzenia pól formularza program Acrobat wyszukuje charakterystyczne miejsca, takie jak podkreślniki, ramki i okręgi, które mogą oznaczać pola, pola wyboru i przyciski opcji. Ponadto znajdujący się obok tekst jest oceniany pod kątem ustalenia odpowiedniej nazwy dla tworzonego pola.  Jednak jest bardzo prawdopodobne, że niektóre z pól zostaną nazwane lub rozmieszczone niewłaściwie i będą wymagały ręcznej korekty.

 Przejrzyj formularz, usuń wszystkie niepotrzebne pola i zmień położenie tych, które zostały rozmieszczone nieprawidłowo.

Warto teraz poświęcić trochę czasu i nadać wszystkim polom zrozumiałe nazwy, gdyby w przyszłości zaszła potrzeba wygenerowania raportów z dokumentu i przeanalizowania danych z pól formularza.

Aby zmienić nazwę pola, kliknij to pole dwukrotnie (lub kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu polecenie Właściwości). Nazwa pola będzie widoczna na górze okna właściwości.

Ręczne rozmieszczanie pól formularza

Jeśli w ramach automatycznego rozmieszczania pól nie odnaleziono wszystkich niezbędnych pól, trzeba będzie dodać je ręcznie. Jest to nieskomplikowany proces wymagający kilku kliknięć na pasku narzędzi u góry okna programu Acrobat.

Wyrównywanie pól i ujednolicenie ich rozmiarów

Po wstępnym rozmieszczeniu pól w dokumencie można użyć narzędzi programu Acrobat, które pomogą w konsekwentnym ustaleniu rozmiarów oraz wyrównaniu pól formularza, pozwalając uzyskać dopracowany i profesjonalny wygląd dokumentu.

Używanie znaczników w rozmieszczonych polach formularza

W miarę dodawania kolejnych pól formularza w zakładce po prawej stronie okna programu Acrobat pojawia się lista z nazwami pól. Dzięki tej liście można łatwo odnaleźć każde pole formularza bez konieczności przechodzenia do strony, na której się ono znajduje, łatwo też można ustalić, czy pole o danej nazwie występuje w więcej niż jednym miejscu, ponieważ za nazwą zostaje wyświetlona odpowiednia wartość #1, określająca liczbę wystąpień.

Jeśli korzystasz z pól automatycznie rozmieszczanych przez program Acrobat, wówczas ich nazwy będą prostymi, opisowymi ciągami znaków (jeśli te nazwy są niejasne, najlepiej je zmienić, aby dało się zrozumieć ich znaczenie).

Pola umieszczone z paska narzędzi mogą mieć dłuższe nazwy, zawierające argumenty takie same jak w przypadku formatu znaczników tekstowych. 

Nazywanie pól formularza

Zmiana nazwy pola formularza na znacznik Acrobat Sign pozwala zastosować wszystkie właściwości rozpoznawane przez aplikację Acrobat Sign, a jednocześnie uniknąć zajmowania miejsca w dokumencie, jak w przypadku znaczników tekstowych.

Aby otworzyć menu właściwości dla pola formularza, dwukrotnie kliknij to pole albo kliknij je prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu opcję Właściwości.

Karta Ogólne w oknie właściwości zawiera Nazwę, Podpowiedzi, Typ pola, Rolę uczestnika oraz

Właściwości wspólne tego pola.

• Nazwa – gdzie zostanie dodany znacznik dla tego pola formularza
• Podpowiedź – okienko z informacją, które pojawi się, gdy nad polem zostanie umieszczony wskaźnik myszy.
• Typ pola – wskazuje typ pola, na przykład pole tekstowe, podpisu, daty itp.
• Rola uczestnika – określa, która z osób podpisujących dokument powinna wypełnić to pole, na przykład nadawca, sygnatariusz, osoba przygotowująca tekst itp.
• Tylko do odczytu – sprawia, że pole pozostaje niedostępne i nie można go edytować, zazwyczaj jest wypełniane automatycznie w ramach scalenia dokumentów lub z pliku CSV
• Wymagane – oznacza pole, które musi zostać wypełnione, aby umożliwić ukończenie procedury podpisywania dokumentu

Podczas gdy aplikacja Acrobat Sign w ramach metody przeciągnij i upuść środowiska tworzenia dokumentu nie obsługuje (albo nie oferuje opcji) pól wielowierszowych, możesz przygotować takie pole w programie Acrobat i sprawić, że będzie ono funkcjonować w aplikacji Acrobat Sign. Opcja ta nosi nazwę Pole wielowierszowe i znajduje się na karcie Opcje.

Patrz Dokumentacja znaczników tekstowych, aby uzyskać informacje o znacznikach, które można wykorzystać w polach formularza dokumentu.

Umieszczanie innych obiektów

Oprócz standardowych pól tekstowych program Acrobat oferuje również pola wyboru, przyciski opcji i menu rozwijane, które będą działać w aplikacji Acrobat Sign. Opcje dla tych obiektów można stosować za pomocą odpowiednich argumentów w znaczniku lub poprzez właściwości obiektu w programie Acrobat.

Jeśli wybierzesz właściwości obiektu w programie Acrobat, upewnij się, że wprowadzony jest podstawowy znacznik do nazwy tego obiektu. Na przykład jeśli masz pole wyboru i wszystkie jego ustawienia zostały wprowadzone w oknie Właściwości, nazwij to pole np. CB1_es_:signer1. Pozwoli to zapewnić nazwę dla obiektu i przypisać go do konkretnego odbiorcy.

Pola wyboru

Wybór Pola wyboru na pasku Wybierz obiekt zmienia wygląd kursora i umożliwia umieszczenia w dokumencie pola wyboru. Więcej informacji można znaleźć w sekcji Ręczne rozmieszczanie pól formularza.

Aby otworzyć menu właściwości dla pola wyboru, dwukrotnie kliknij to pole albo kliknij je prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu opcję Właściwości.

Pod pozycją Opcje dostępne ustawienia to Styl pola wyboru, Wartość eksportowana oraz Pole wyboru, które jest zaznaczone jako opcja domyślna. Zmiana stylu pola wyboru nie ma żadnego wpływu na sposób, w jaki jest ono wyświetlane w Acrobat Sign, ale docelowy dokument PDF będzie zawierać wybrany styl.

Przyciski opcji

Wybór Przycisku opcji na pasku narzędzi Wybierz obiekt zmienia wygląd kursora i umożliwia umieszczenia w dokumencie pola przycisku opcji. Więcej informacji można znaleźć w sekcji Ręczne rozmieszczanie pól formularza.

Po umieszczeniu przycisku opcji otwiera się okno dialogowe podstawowych właściwości i wyświetla się komunikat informujący o konieczności dodania dwóch przycisków opcji w danej grupie, ponieważ przyciski opcji działają na zasadzie „wybierz tę albo tę opcję”.

Kolejny przycisk opcji można dodać, klikając łącze Dodaj kolejny przycisk albo ponownie wybierając Przycisk opcji z paska narzędzi Wybierz obiekt, umieszczając ten obiekt w dokumencie i zmieniając jego nazwę na tę samą Nazwę grupy.

Aby otworzyć menu właściwości dla przycisku opcji, dwukrotnie kliknij to pole albo kliknij je prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu opcję Właściwości.

Pod pozycją Opcje dostępne ustawienia to Styl przycisków, Wybór przycisku opcji oraz dodatkowe dwie opcje: Domyślnie przycisk jest zaznaczony i Przyciski o tej samej nazwie i opcji do wyboru wybierane są zgodnie, co oznacza, że wszystkie przyciski o tej samej nazwie zostają połączone. Nazwa przycisku opcji determinuje jego przynależność do danej grupy, więc jeżeli tworzysz szereg możliwych do wybrania przycisków opcji, muszą one nosić identyczne nazwy, aby zostały przydzielone do tej samej grupy.

Menu rozwijane

Wybór Menu rozwijane na pasku narzędzi Wybierz obiekt zmienia wygląd kursora i daje możliwość umieszczenia w dokumencie menu rozwijanego. Więcej informacji można znaleźć w sekcji Ręczne rozmieszczanie pól formularza.

Aby otworzyć menu właściwości dla listy rozwijanej, dwukrotnie kliknij to pole albo kliknij je prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu opcję Właściwości.

Pod pozycją Opcje dostępne ustawienia to Element, Wartość eksportowana, Lista elementów, Sortowanie elementów, Pozwól użytkownikowi wprowadzić własny tekst, Sprawdź pisownię oraz Zatwierdź wybraną wartość natychmiast.

Wpisz nazwę opcji w polu Element. Zaleca się dodatkowo wprowadzenie wartości eksportowanej. Na przykład, jeśli dany element to „Red”, wartością eksportowaną może być „R”. Wówczas właśnie ta wartość będzie eksportowana w ramach procesu podpisywania dokumentu.

Po wybraniu opcji rozwijanego menu kliknij przycisk Dodaj. Spowoduje to przejście do pozycji Lista elementów, gdzie można sortować elementy i nimi zarządzać.