Aby utworzyć szablon biblioteki, kliknij kartę Strona główna, a następnie wybierz opcję Utwórz szablon dokumentu wielokrotnego użytku.
Ostatnia aktualizacja
Omówienie
Szablony bibliotek umożliwiają użytkownikom tworzenie interaktywnych dokumentów wielokrotnego użytku. Dokumenty te mogą stanowić po prostu jedno pole podpisu (np. umowa o zachowaniu poufności) lub złożone formularze (np. w dokumentacja podatkowa/wdrożeniowa).
Można utworzyć szablon, który przyspieszy dostarczenie dokumentu do sygnatariusza, zapewni spójność z ostateczną, podpisaną umową i pasywnie zapewni aktualność wersji używanej przez zespół za każdym razem, kiedy potrzebny będzie ten sam rodzaj pliku do określenia umowy.
Szablony można definiować na dwa sposoby: przez warstwy pól formularza lub dokumenty.
- Warstwy pola formularza to tylko pola, które zostają zastosowane do przesłanego pliku. Jest to idealne rozwiązanie dla firm, które dynamicznie tworzą umowy z własnymi treściami, ale w ujednoliconym formacie. Wystarczy przesłać plik i zastosować warstwę pól, aby umieścić wszystkie pola za pomocą kilku kliknięć.
- Oprócz pól dokumenty zawierają również plik podstawowy. Dokumenty standardowe, które nie mają zawartości dynamicznej, takie jak formularze podatkowe, wnioski i umowy o zachowaniu poufności, działają tutaj najlepiej.
Uwaga:
Użytkownik tworzący szablon jest właścicielem obiektu.
Tylko właściciel może edytować szablon lub dostosować poziom uprawnień, chyba że szablon jest udostępniony jego grupie lub organizacji.
- Jeśli szablon jest udostępniany Organizacji, administratorzy na poziomie konta mają uprawnienia do edytowania szablonu w sekcji Udostępnione biblioteki w menu administracyjnym.
- Jeśli szablon jest udostępniany Grupie, administratorzy tej Grupy mogą edytować szablon w sekcji Udostępnione biblioteki w menu administracyjnym.
- Administratorzy konta mają również dostęp do wszystkich dokumentów udostępnionych grupom.
Własność szablonu może zostać przekazana innemu użytkownikowi przez administratorów na poziomie konta lub grupy.
Tworzenie szablonu biblioteki
-
-
Zostanie wczytana strona konfiguracji Utwórz szablon biblioteki.
Wprowadź nazwę szablonu w polu Nazwa szablonu.
Jeśli nie wprowadzisz konkretnej nazwy szablonu, pole przyjmuje nazwę pierwszego dodanego dokumentu.
-
Przeciągnij pliki i upuść je w sekcji Pliki lub kliknij łącze Dodaj pliki w prawym górnym rogu pola Pliki, aby przeglądać lokalizacje w systemie komputera.
W razie potrzeby można dołączyć wiele plików w celu utworzenia większego szablonu.
-
Skonfiguruj typ szablonu:
- Dokument wielokrotnego użytku – ta opcja powoduje zapisanie całego dokumentu, zawartości i pól formularza.
- Warstwa z polami formularza wielokrotnego użytku – ta opcja powoduje zapisane wyłącznie warstwy z polami formularza, którą będzie można zastosować w innym dokumencie (inna zawartość o takim samym układzie).
- Oba – oba typy szablonów będą dostępne.
Uwaga:W dowolnej chwili możesz zmienić typ szablonu poprzez edycję właściwości szablonu.
-
Skonfiguruj opcję Kto może używać tego szablonu.
To ustawienie zapewnia dostęp do szablonu w oparciu o użytkownika przesyłającego:
- Tylko ja – w przypadku tej opcji szablon będzie dostępny wyłącznie dla użytkownika przesyłającego.
- Dowolny użytkownik w mojej grupie – ustawienie szablonu na poziomie grupy spowoduje utworzenie logicznego powiązania między szablonem a grupą, do której należy użytkownik przesyłający. Wszyscy członkowie grupy zyskują dostęp do szablonu.
- Przeniesienie użytkownika, który przesłał dany szablon, do innej grupy nie spowoduje przerwania powiązania między szablonem a grupą.
- Szablon jest udostępniany do edycji administratorowi grupy użytkownika na poziomie konta i na poziomie grupy w menu Biblioteki udostępnione.
- Konta z włączoną opcją Użytkownicy w wielu grupach będą miały pole rozwijane umożliwiające wybranie grupy, z którą szablon ma zostać powiązany.
- Każdy użytkownik w mojej organizacji — każdy użytkownik w danym koncie będzie miał dostęp do użytkowania tego szablonu.
- Szablon jest udostępniany do edycji administratorowi na poziomie konta w menu Biblioteki udostępnione.
Uwaga:Właściciel szablonu może zawsze usunąć szablon.
Właściciel i administratorzy grupy/konta mogą edytować szablon.
Inni użytkownicy będą mogli dokonywać zmian w szablonie po jego zastosowaniu do Umowy, jeśli w procesie wysyłania zaznaczona zostanie opcja Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu. Spowoduje to edycję właściwości szablonu dla danej umowy i nie zmieni głównego szablonu.
-
Kliknij opcję Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu, aby wysłać szablon do środowiska tworzenia.
-
Spowoduje to uruchomienie środowiska do tworzenia z funkcją przeciągania i upuszczania. Przeciągnij pola z prawej strony na wybrane miejsca w dokumencie.
Uwaga:Wszystkie umieszczone pola są domyślnie przypisane do pierwszego odbiorcy. Możesz zmienić osobę, do której przypisane są umieszczone pola, przechodząc do listy rozwijanej Odbiorcy i zmieniając zaznaczonego odbiorcę.
-
Po zakończeniu dodawania pól kliknij opcję Zapisz.
Zaloguj się na swoje konto