Wyszukiwanie Adobe Acrobat Sign — jak to działa

Omówienie

Aplikacja Adobe Acrobat Sign umożliwia złożone wyszukiwanie zawartości w umowach użytkownika. Pasek wyszukiwania, znajdujący się na stronie Zarządzaj, zwraca wszystkie transakcje pasujące do ciągu podanego dla wybranego źródła zawartości.

  • Jeśli patrzysz na „swoje umowy”, wyszukujesz w swojej zawartości. Jeśli patrzysz na współdzielone konto, wyszukujesz w zawartości kont współdzielonych.

Zawartość poniższych pól indeksuje się podczas tworzenia/aktualizowania transakcji:

  • Tytuł — tytuł umowy.
  • Uwaga — prywatna notatka uczestnika do umowy; nie jest ona widoczna dla nikogo innego.
  • Wiadomość — lista wiadomości widocznych dla tego uczestnika (w tym wiadomości publiczne i prywatne).
  • Oryginalna nazwa pliku — oryginalna nazwa przesłanego pliku powiązanego z umową.
  • Adres e-mail — adres e-mail odbiorcy (w tym DW) lub nadawcy.
  • Imię i nazwisko — imię i nazwisko odbiorcy (w tym DW) lub nadawcy.
  • Stanowisko — nazwa stanowiska odbiorcy (w tym DW) lub nadawcy.
  • Nazwa firmy — nazwa firmy lub organizacji odbiorcy (w tym DW) lub nadawcy.
  • Nazwa grupy odbiorców — nazwa grupy umowy ad hoc, do której mogą należeć odbiorcy.
  • Treść pola tekstowego — treść pola tekstowego w formularzu wypełniana przez użytkownika.
  • Imię i nazwisko udostępniającego — imię i nazwisko osoby udostępniającej umowę. W przypadku braku udostępniania jest to nazwa użytkownika.
  • Nazwa grupy odbiorców udostępniającego — nazwa grupy odbiorców osoby udostępniającej umowę. W przypadku braku udostępniania jest to nazwa grupy odbiorców użytkownika.
  • Identyfikator zewnętrzny — identyfikator nadawcy powiązany z umową, który może mieć dowolną postać, ale najczęściej wygląda następująco: „<groupID>:<ID>”. Identyfikator zewnętrzny jest przekazywany w wywołaniu interfejsu API tworzenia umowy.
  • Identyfikator grupy zewnętrznej — grupowy identyfikator nadawcy powiązany z umową, który może mieć dowolną postać, ale najczęściej jest używany jako prefiks identyfikatora zewnętrznego. Identyfikator grupy zewnętrznej jest przekazywany w wywołaniu interfejsu API tworzenia umowy. W przypadku ustawienia parametru identyfikatora grupy zewnętrznej należy ustawić identyfikator zewnętrzny.

Jak działa wyszukiwanie tekstu

Jeśli szukasz ciągu: „Zwykła ryba morska”:

  • Wyszukiwanie Acrobat Sign dzieli ciąg na tokeny, używając spacji jako separatorów. Powyższy przykład ciągu rozbitego na trzy tokeny: Zwykłaryba, i morska.
    • Znaki w kwerendzie ciągu należą do jednego z trzech typów: litera, cyfra lub separator.
    • Znaki traktowane jako separatory (inne niż spacja): ~ ` ! @ # $ % ^ & * ( ) - + = { } [ ] | \ . , : ; " ' < > ? /
      • Kropki, znaki podkreślenia i apostrofy pozostają częścią tokena, jeśli znaki przed i po tym symbolu są tego samego typu.
      • Cudzysłowy otaczające cały ciąg kwerendy nie są separatorami i określają dosłowną wartość ciągu (frazę).
      • Cudzysłowy wewnątrz ciągu kwerendy  separatorami i nie określają dosłownej wartości ciągu.
  • Rozróżnianie wielkich i małych liter zostaje usunięte np.: zwykła, ryba morska.
  • Następnie funkcja wyszukiwania próbuje dopasować pełny tekst każdego tokenu do wartości indeksowanej.
    • Bardziej złożone tokenowanie stosuje się w przypadku nazwy umowy (patrz poniżej).
  • Użyto wyszukiwania zbiorczego, co oznacza, że każda umowa, która pasuje do co najmniej jednego tokena z co najmniej jednego wyszukiwalnego pola, jest uwzględniona w zwróconym zestawie danych.
    • Zwrócony zestaw danych jest sortowany według istotności z najbardziej istotnym wynikiem wyszukiwania na górze.

Pole Tytuł umowy:

Jak wspomniano powyżej, w przypadku pola Tytuł umowy stosuje się bardziej zaawansowane tokenowanie ze względu na dodatkowy „dostosowany” tokenizer, który głównie tokenuje separatory kontekstu (przeciwnie do znaków specjalnych). Ten niestandardowy tokenizer różni się od standardowego w następujący sposób:

  • Generuje tokeny prefiksu (do 10 znaków) — token prefiksu to ciąg przyrostu dowolnego standardowego tokenu. Na przykład: jeżeli tokenem standardowym jest ryba, to tokeny przyrostu to: r, ry, ryb i ryba
    • Umożliwia to wyszukiwanie częściowych ciągów znaków od pierwszego znaku tokenu
    • Dopasowania wewnątrz ciągu są ignorowane. Przykład: Wyszukiwanie oba nie będzie zgodne ze słowem zobaczyć
  • Dzielenie tokenów na znaki inne niż alfanumeryczne. Przykład: Ciąg: Super_Duper daje tokeny: Super Duper
    • Znaki podkreślenia nie są separatorami w standardowym tokenizerze
  • Dzielenie tokenów przy zmianie wielkości liter. Przykład: Ciąg: PowerShot daje tokeny: Power i Shot
  • Dzielenie tokenów przy przejściu z liter do cyfr. Przykład: Ciąg XL500 daje tokeny XL 500
  • Usuwa z każdego tokenu separatory wiodące lub końcowe. Przykład: Ciąg: XL---42+'Autocoder’ daje tokeny: XL42Autocoder
  • Usuwa angielskie zaimki dzierżawcze z końca każdego tokenu. Przykład: Ciąg: Dave's daje token: Dave

Należy pamiętać, że kombinacja standardowych i niestandardowych tokenizerów umożliwia wyszukiwanie pełnego ciągu tokenu (dzięki standardowemu tokenizerowi) i tokenów prefiksu (dzięki niestandardowemu tokenizerowi), ale nie pozwala na dopasowanie tokenu prefiksu, który jest separatorem.

Przykład 1: jeśli umowa ma nazwę My_NDA

  • Standardowy tokenizer wyprodukuje token, który będzie wyglądał następująco: my_nda
  • Niestandardowy tokenizer wyprodukowałby szereg tokenów prefiksu: m, my, n, nd i nda
  • Próba wyszukania my_nd nie zwróci żadnych wyników, ponieważ
    • Standardowy tokenizer nie tworzy tokenów prefiksu, tylko pełne ciągi
    • Niestandardowy tokenizer oddziela podkreślenie, więc wszelkie tokeny prefiksu nie będą go zawierać

Przykład 2: Jeśli umowa ma nazwę XL500

  • Standardowy tokenizer wygeneruje token, który będzie wyglądał następująco: xl500
  • Niestandardowy tokenizer wygeneruje szereg tokenów prefiksu: xxl550500
  • Próba wyszukania xl5 nie zwróci żadnych wyników, ponieważ
    • Standardowy tokenizer nie tworzy tokenów prefiksu, tylko pełne ciągi
    • Niestandardowy tokenizer oddziela przejście z litery do cyfry, przez co nie można utworzyć tokenu prefiksu, który będzie łączył literę z cyfrą

Wyszukiwanie ze specjalną składnią kwerendy

Zgodnie z opisem w sekcji powyżej funkcja wyszukiwania umowy wyszukuje przybliżone dopasowania wszystkich wyszukiwalnych pól umowy. Wyszukiwalna zawartość pola jest tokenizowana, a następnie tokeny te są dopasowywane do ciągu kwerendy w czasie wykonywania zapytania. Funkcja wyszukiwania umów przeprowadza również dopasowania prefiksów do 10 znaków dla tych tokenów. Dopasowania całej wartości pola i dopasowania frazy z wartości pola można jednak uzyskać tylko dysponując specjalną składnią.

KWARENDA DOPASOWANIA FRAZY:

Kwerendy dopasowania frazy należy używać, kiedy potrzebne jest wyszukiwanie frazy we wszystkich wyszukiwalnych polach.

  • Zwykła kwerenda o przybliżonym dopasowaniu będzie zgodna, jeśli DOWOLNY z tokenów pojawi się w polu (ale niekoniecznie wszystkie). Kolejność tokenów nie ma znaczenia, ponieważ tokeny nie muszą pojawiać się razem.
  • Dopasowanie frazy umożliwia wyszukanie dopasowania, gdzie wiele tokenów znajduje się w tym samym polu, a tokeny te są wyświetlane w kolejności określonej w cudzysłowach.

Format składni kwerendy o dopasowanie frazy:

'<phrase_match_query>'

lub

"<phrase_match_query>"

Jeśli składnia kwerendy nie jest zgodna z regułami dla składni kwerendy dopasowania frazy, wyszukiwanie umowy obejmie zwykłą kwerendę o przybliżonym dopasowaniu we wszystkich wyszukiwalnych polach.

KWERENDA PREFIKSU NAZWY POLA:

Kwerenda prefiksu nazwy pola powinna być używana w przypadku wyszukiwania tylko jednego, konkretnego pola umów użytkownika. Kwerenda prefiksu nazwy pola powinna zawierać prefiks nazwy pola, po którym następuje zwykła kwerenda o przybliżonym dopasowaniu lub kwerenda dopasowania frazy.

Format składni kwerendy prefiksu nazwy pola:

<field_name>:<query>

lub

<field_name>:"<phrase_match_query>"

lub

<field_name>:'<phrase_match_query>'

Jeśli nie określono pola <field_name>, kwerenda obejmie wszystkie pola obsługujące dopasowania frazy. W przeciwnym razie kwerenda obejmie tylko pola <field_name>. 

Jeśli składnia kwerendy nie jest zgodna z regułami składni kwerendy prefiksu nazwy pola, funkcja wyszukiwania umowy wykorzysta pełną kwerendę (przybliżone dopasowanie lub dopasowanie fraz, w zależności od składni) i przeszuka wszystkie wyszukiwalne pola. 

Na przykład kwerenda dopasowania frazy:

title: "Hello World"

powinien przeprowadzić wyszukiwanie tylko w polu zawierającym tytuł umowy.

Poniżej znajduje się lista prefiksów obsługiwanych przez kwerendy o nazwy pola.

Prefiksy nazwy pola nie uwzględniają wielkości liter.

TREŚĆ POLA

 PREFIKS NAZWY POLA KWERENDY CIĄGU

OPIS TREŚCI POLA

Tytuł

title*

Tytuł umowy.

Uwaga

note

Prywatna notatka uczestnika do umowy; nie jest ona widoczna dla nikogo innego.

Wiadomość

message

Lista wiadomości widocznych dla tego uczestnika (w tym wiadomości publiczne i prywatne).

Oryginalna nazwa pliku

originalFileName

Oryginalna nazwa przesłanego pliku powiązanego z umową.

E-mail

email**

Adres e-mail odbiorcy (w tym DW) lub nadawcy.

Imię i nazwisko

fullName***

Imię i nazwisko odbiorcy (w tym DW) lub nadawcy.

Nazwa stanowiska

jobTitle

Nazwa stanowiska odbiorcy (w tym DW) lub nadawcy.

Nazwa firmy

companyName

Nazwa firmy lub organizacji odbiorcy (łącznie z DW) lub nadawcy.

Nazwa grupy odbiorców

recipientGroupName

Nazwa grupy umowy ad hoc, do której mogą należeć odbiorcy.

Treść pola tekstowego

textFieldContent

Treść pola tekstowego w formularzu wypełniana przez użytkownika.

Imię i nazwisko udostępniającego sharerFullName Imię i nazwisko osoby udostępniającej umowę. W przypadku braku udostępniania jest to nazwa użytkownika.
Nazwa grupy odbiorców udostępniającego sharerRecipientGroupName Nazwa grupy odbiorców osoby udostępniającej umowę. W przypadku braku udostępniania jest to nazwa grupy odbiorców użytkownika.
Identyfikator zewnętrzny

externalId

Identyfikator nadawcy powiązany z umową, który może mieć dowolną postać, ale najczęściej wygląda następująco: „<groupID>:<ID>”. Identyfikator zewnętrzny jest przekazywany w wywołaniu interfejsu API tworzenia umowy.

Identyfikator grupy zewnętrznej

externalGroupId

Grupowy identyfikator nadawcy powiązany z umową, który może mieć dowolną postać, ale najczęściej jest używany jako prefiks identyfikatora zewnętrznego. Identyfikator grupy zewnętrznej jest przekazywany w wywołaniu interfejsu API tworzenia umowy.

W przypadku ustawienia parametru identyfikatora grupy zewnętrznej należy ustawić identyfikator zewnętrzny.

W celu zapewnienia zgodności ze starszymi wersjami niektóre prefiksy nazw pól mają aliasy, których funkcjonalność jest równoważna oryginalnym prefiksom nazw pól. Te aliasy zostały wycofane i zostaną ostatecznie usunięte:

  * Zamiast nazwy „title” można użyć prefiksu nazwy pola „name”.

 ** Zamiast prefiksu „email” można użyć prefiksu nazwy pola „participantEmail”.  

*** Zamiast prefiksu „fullName” można użyć prefiksu nazwy pola „participantName”.

Filtrowanie zwróconych danych

Wyszukiwanie zawartości może zwrócić przytłaczającą liczbę rekordów.

Dostępne są cztery filtry, których można używać pojedynczo lub razem, ograniczając zbiór danych do przystępnej listy rekordów.

Filtrowanie według daty modyfikacji

Wartość Data modyfikacji filtruje najnowszy datownik aktualizacji umowy przez działanie użytkownika. Wartość Data modyfikacji zostaje zablokowana, gdy umowa osiągnie stan końcowy (Sfinalizowana/Anulowana/Wygasła).

Ikona filtrowania Data modyfikacji otwiera opcje dalszego zawężenia zestawu danych wg zakresu dat:

  • Wszystkie daty
  • Ostatnie 24 godziny
  • Ostatnie siedem dni
  • Ostatnie 30 dni
  • Ostatnie 12 miesięcy
  • Niestandardowy zakres dat

Filtrowanie według wartości pola

Za pomocą okienka Szukaj (po prawej stronie przycisku Filtry) można zastosować filtr do pól zawierających bardzo konkretne, unikalne dane.

Opcje pól z możliwością wyszukiwania to:

  • Wszystkie pola — wartość domyślna; ta opcja wyszukuje wszystkie opcje pola dla podanego w polu Szukaj ciągu znaków, zwracając największy zestaw rekordów.
  • Tytuł — ogranicza zwrócony zestaw danych do rekordów z wyszukiwanym ciągiem znaków znalezionym w tytule obiektu (np. nazwa umowy).
  • Notatka — ogranicza zestaw danych do rekordów zawierających wyszukiwany ciąg znaków w notatkach osobistych przeszukiwanego użytkownika.
  • Wiadomość — ogranicza zestaw danych do rekordów zawierających wyszukiwany ciąg znaków w polu Wiadomość lub Wiadomość prywatna umowy.
  • Oryginalne nazwy plików — sprawdza nazwę pliku pierwotnie przesłanego dokumentu i zwraca tylko rekordy, które spełniają kryteria.
  • E-mail — dopasowuje adres e-mail odbiorcy.
    • Uwaga: ten filtr nie uwzględnia pól tekstowych zdefiniowanych za pomocą uwierzytelniania adresu e-mail.
  • Imię i nazwisko — dopasowuje wartość Imię i nazwisko dostarczoną przez odbiorcę podczas składania podpisu. W przypadku podania tylko jednego nazwiska zostaną zwrócone wszystkie rekordy pasujące do tej jednej wartości.
    • Uwaga: wartość Imię i nazwisko zależy od odbiorcy i może nie pasować do poprzednich wartości podpisu lub nazw profilu (jeśli odbiorca ma konto użytkownika Acrobat Sign).
  • Stanowisko — dopasowuje wartości umieszczone w polu Tytuł.
  • Nazwa firmy — Dopasowuje wartości umieszczone w polu Firma.
  • Nazwa grupy odbiorców — odpowiada wprowadzonej przez nadawcę nazwie grupy odbiorców.
  • Zawartość pola tekstowego — odpowiada wartości dowolnego wejściowego pola tekstowego. Obejmuje to wartości domyślne i pojedyncze słowa występujące w dłuższych fragmentach tekstu.

Filtrowanie według grupy

Konta z włączoną opcją Użytkownicy w wielu grupach mają dostęp do filtra Grupa, który ogranicza wyświetlanie danych tylko do umów wysłanych z danej grupy.

Filtry wyszukiwania

Filtrowanie ukrytej zawartości

Dostępna jest dodatkowa opcja Wyszukaj ukryte treści.

Po wybraniu opcji Wyszukaj ukryte treści w zwróconym zestawie danych zostaną uwzględnione tylko ukryte treści.

Uwaga:

Po wybraniu filtra obok ikony filtrowania zostanie wyświetlony znacznik.  Można kliknąć tylko jeden filtr, aby usunąć go po zwróceniu zestawu danych.

Logo Adobe

Zaloguj się na swoje konto