Korzystanie z podpisów cyfrowych

Podpis cyfrowy to rodzaj podpisu elektronicznego, który wykorzystuje identyfikator cyfrowy oparty na certyfikacie uzyskany od zaufanego dostawcy usług opartych na chmurze lub z lokalnego system sygnatariusza.

Podpis cyfrowy, podobnie jak tradycyjny podpis odręczny, identyfikuje osobę podpisującą dokument. W odróżnieniu od podpisu odręcznego podpis oparty na certyfikacie jest trudny do podrobienia, ponieważ zawiera zaszyfrowane informacje, które są unikalne dla osoby składającej podpis. Podpis ten można w łatwy sposób zweryfikować, dzięki czemu odbiorcy dokumentu mogą sprawdzić, czy był on modyfikowany po złożeniu podpisu.

Oprogramowanie Adobe Acrobat Sign obsługuje podpisy cyfrowe, umieszczając pole podpisu cyfrowego na formularzu (za pośrednictwem znaczników tekstowych, metody „przeciągnij i upuść” w środowisku tworzenia Acrobat Sign lub formularzy Acroform w środowisku tworzenia Adobe Acrobat).

Znaczniki czasowe

Znaczniki czasowe są istotnym składnikiem standardów dotyczących zgodności podpisu cyfrowego zarówno w Stanach Zjednoczonych, jak i Unii Europejskiej. 

Znacznik czasowy działa jak mechanizm blokujący zarówno dla tożsamości sygnatariusza, jak i samego dokumentu.  Tożsamość można określić na wiele sposobów (certyfikat, logowanie, identyfikator...), ale znacznik czasowy musi być dostarczony przez zaufany autoryzowany urząd znacznika czasu (ang. TSA). 

Znacznik czasowy gwarantuje długotrwałą ważność podpisanego dokumentu poprzez zablokowanie podpisu oraz samego dokumentu.  Właściwie zapewnia blokadę blokady.  Zapewnia on zgodność podpisu cyfrowego, ponieważ osobiste certyfikaty podpisywania mogą wygasnąć, podczas gdy ważność znacznika czasowego można odnowić bez zmiany ważności podpisu.  Długotrwała ważność znacznika czasowego zapewnia ważność certyfikatu w chwili zastosowania i wydłuża ważność podpisanej umowy poza zakres czasowy certyfikatu sygnatariusza.

Kwalifikowany znacznik czasowy zapewnia zgodność z rozporządzeniem e-IDAS na terenie Unii Europejskiej

Znaczniki czasowe zgodne z rozporządzeniem e-IDAS są stosowane jako domyślne w przypadku wszystkich europejskich kont Acrobat Sign w instancji EU1. Sprawdź swoją instancję.

Korzystanie

Dla nadawców

Z perspektywy nadawcy na wysyłanym dokumencie wystarczy umieścić pole podpisu cyfrowego.

Dla autorów dokumentu/szablonu

W pojedynczej umowie każdy odbiorca może mieć przypisane maksymalnie jedno pole podpisu cyfrowego. Pozostałe potrzebne pola podpisu mogą być standardowymi polami podpisu elektronicznego.

Warto pamiętać, że jeśli jeden sygnatariusz używa podpisu cyfrowego, nie oznacza to, że muszą go użyć pozostali sygnatariusze. Całkowicie normalną jest sytuacja, w której sygnatariusze wewnętrzni używają podpisów cyfrowych, a sygnatariusze zewnętrzni pól podpisu elektronicznego (lub odwrotnie).

Przeciąganie i upuszczanie w środowisku tworzenia

Twórcy szablonów znajdą pole podpisu cyfrowego w sekcji pól podpisu środowiska tworzenia.

Poniżej przedstawiono pole podpisu elektronicznego (po lewej) oraz pole podpisu cyfrowego (po prawej).

Składnia znaczników tekstowych

Składania pola podpisu cyfrowego korzysta z argumentu :digitalsignature

Na przykład: {{digsig1_es_:signer1:digitalsignature}}

Tworzenie formularzy w programie Acrobat

Podobnie jak w przypadku pozostałych rodzajów pól użytkownik może powielić działanie znacznika tekstowego podczas tworzenia dokumentów w programie Acrobat przez zmianę nazwy pola, tak aby zawierała pełen znacznik tekstowy ze wszystkimi argumentami (ale bez nawiasów klamrowych na końcach).

Obsługa z perspektywy sygnatariusza

Z uwagi na to, że podpisy cyfrowe są oparte na certyfikacie, sygnatariusze muszą uzyskać identyfikator cyfrowy, aby mieć możliwość składania podpisu. Ten identyfikator cyfrowy można uzyskać od jednego z kilku dostawców usługi podpisywania w chmurze lub przez zastosowanie podpisu za pomocą oprogramowania Adobe Acrobat lub Acrobat Reader z wykorzystaniem identyfikatora cyfrowego.

Rozwiązanie Acrobat Sign poprowadzi sygnatariusza przez proces:

• Otwórz umowę i wypełnij wszystkie wymagane pola.
• Wybierz jeden z istniejących identyfikatorów cyfrowych lub utwórz nowy.
  
• Złóż podpis.

Po złożeniu podpisu cykl podpisywania przebiega normalnie.

Otwieranie umowy i wypełnianie pól

Sygnatariusze otrzymują powiadomienie e-mail z poleceniem otwarcia umowy przez kliknięcie przycisku Sprawdź i podpisz.

Po otwarciu dokumentu sygnatariusz może go przeczytać i wypełnić wszystkie wymagane pola. Wszystkie wymagane pola muszą zostać wypełnione, zanim sygnatariusz będzie mógł przejść do procesu podpisywania.

Najechanie kursorem na pole podpisu cyfrowego spowoduje wyświetlenie dodatkowych instrukcji w dymku.

Kliknięcie pola spowoduje otwarcie nakładki z prośbą o wybranie przez sygnatariusza jednej z dwóch ścieżek:

• Podpis w chmurze (instrukcje poniżej dotyczą tej ścieżki).
• Pobranie i podpisanie za pomocą programu Acrobat (kliknij tutaj, aby przejść do instrukcji pobierania).

Wybierz odpowiednią opcję i kliknij Dalej.

Pojawi się nowa nakładka z prośbą o wybranie dostawcy tożsamości z rozwijanej listy.

• Można wybrać tylko dostawców znajdujących się na rozwijanej liście.
• Sygnatariusze, którzy nie mają dozwolonego identyfikatora cyfrowego, mogą kliknąć łącze Kliknij, aby otrzymać nowy identyfikator cyfrowy. Zostaną wtedy przekierowani i będą mogli otrzymać nowy identyfikator cyfrowy od jednego z kilku dostawców usługi podpisywania w chmurze. 
• Po uzyskaniu nowego identyfikatora cyfrowego można powrócić do procesu podpisywania.

Dostawca tożsamości poprosi sygnatariusza o uwierzytelnienie w usłudze.

Po pomyślnym uwierzytelnieniu wyświetlona zostanie lista ważnych identyfikatorów cyfrowych, spośród których należy dokonać wyboru.

• Wybierz identyfikator cyfrowy.
• Kliknij przycisk Dalej.

Pojawi się podgląd podpisu.

• Kliknij opcję Edytuj podpis, aby:
  • Złożyć podpis ręcznie za pomocą myszki lub panelu dotykowego.
  • Przesłać obraz podpisu.
• Aby kontynuować, kliknij przycisk OK.

Sygnatariusz powraca do umowy, wyświetla się monit Kliknij, aby podpisać.

Dostawca tożsamości może wymagać dodatkowego drugiego etapu uwierzytelnienia.

Na przykład: poniższy dostawca wymaga wprowadzenia stałego kodu PIN ustawionego podczas konfigurowania identyfikatora cyfrowego oraz hasła jednorazowego.

• Wprowadź wszystkie wymagane wartości i kliknij przycisk OK.

Po pomyślnym przejściu drugiego etapu uwierzytelniania dokument zostanie podpisany i pojawi się komunikat potwierdzający pomyślne zakończenie operacji.

Historia i raport kontroli

Karta Historia i powiązana z nią zakładka Raport kontroli są nieco inne niż w przypadku standardowego raportu dotyczącego podpisu elektronicznego, ponieważ zawierają dodatkowe zdarzenie: Dokument podpisany cyfrowo.

Na poniższym przykładzie widać, że pierwszy sygnatariusz ma tylko jedno zdarzenie dotyczące podpisu elektronicznego.

Drugi sygnatariusz ma zarówno zdarzenie dotyczące podpisu elektronicznego, jak i zdarzenie dotyczące podpisu cyfrowego.

Wynika to z podziału procesu podpisywania cyfrowego na dwie części.  Jedna część jest wykonywana w przeglądarce internetowej (wypełnianie pól), a druga na komputerze lokalnym (stosowanie certyfikatu podpisu cyfrowego).

Po wypełnieniu pól przez sygnatariusza i kliknięciu przycisku Prześlij i przejdź do podpisywania wprowadzone dane zostają przesłane i dodane do pliku PDF. O tym informuje zdarzenie związane z podpisem elektronicznym.

Po zastosowaniu podpisu cyfrowego zostaje dodane zdarzenie związane z podpisem cyfrowym.

Śledząc informacje w karcie Historia, można zauważyć, że raport kontroli także odzwierciedla dwa etapy procesu podpisywania.

Konfigurowanie

Obieg pracy z podpisami cyfrowymi może zostać włączony na poziomie konta przez administratora konta Acrobat Sign.

• Ustawienia na poziomie grupy są dozwolone i zastępują ustawienia na poziomie konta.

Aby uzyskać dostęp do ustawień na poziomie konta, wybierz kolejno Konto > Ustawienia konta > Podpisy cyfrowe.

Istnieje kilka opcji, które można skonfigurować w celu zarządzania obsługą podpisów:

Pokaż powód podpisania

Niektóre wymagania w kwestii zgodności wymagają podania powodu złożenia podpisu cyfrowego przez sygnatariusza. Np. zgodność z 11 częścią Tytułu 21 kodeksu CFR oraz SAFE-BioPharma.

Jeśli stosowanie podpisów cyfrowych ma na celu spełnienie wymogów zgodności, skontaktuj się ze swoim zespołem prawnym, aby ustalić, czy w Twoim procesie podpisywania również potrzebne jest podanie powodu złożenia podpisu.

Aby uzyskać dostęp do elementów sterowania, kliknij łącze Ustawienia Bio-Pharma.

Jeśli potrzebujesz zaawansowanych opcji podpisu, zapoznaj się ze stroną standardu Bio-Pharma >

Dostawcy podpisów opartych na chmurze objęci ograniczeniami

Niektórzy dostawcy ograniczają dostęp do swoich usług tylko dla wstępnie uwierzytelnionych klientów. Oznacza to, że usługa nie będzie dostępna, dopóki usługodawca nie zezwoli na korzystanie z niej.

BankID Sweden to komercyjna usługa tego rodzaju. Dostawcy dla przedsiębiorstw są również ograniczeni do zweryfikowanych kont.

Podczas procesu  aktywacji dostawcy ci wymagają podania identyfikatora konta od subskrybującego w celu skonfigurowania dla niego usługi. Po uwierzytelnieniu przez dostawcę użytkownicy będą mogli korzystać z usługi o ograniczonym dostępie. Do tego momentu podczas próby użycia usługi o ograniczonym dostępie użytkownicy będą zazwyczaj widzieć komunikat od usługodawcy informujący o błędzie.

Opcje formatu podpisu cyfrowego

W przypadku większości kont Acrobat Sign (spoza Unii Europejskiej) domyślnym formatem podpisów cyfrowych jest PKCS#7.

Konta europejskie (EU1) domyślnie korzystają z formatu PAdES (ETSI EN 319142) celem uzyskania zgodności z eIDAS.

Każdy administrator poziomu konta może poprosić o zmianę tego ustawienia na inny format, składając wniosek w dziale pomocy technicznej Acrobat Sign.

Funkcję można włączyć i skonfigurować na poziomie grupy lub konta.

RSA-PSS

RSA-PSS to format podpisów oparty na kryptosystemie RSA, który zapewnia większe bezpieczeństwo niż starszy format RSA-PKCS#1 w wersji 1.5. 

Wdrożenie RSA-PSS w Acrobat Sign nie wymaga żadnej konfiguracji po stronie administratora konta.

• Jeśli wybrano opcję „Podpis w chmurze”, a identyfikator cyfrowy sygnatariusza obsługuje formaty RSA-PSS i RSA-PKCS#1, domyślnie używany będzie format RSA-PSS.
• Po wybraniu opcji „Podpisz za pomocą programu Acrobat” korzystanie z RSS-PSS lub RSA-PKCS#1 zależy od ustawień sygnatariusza w aplikacji Acrobat.
• Program Acrobat Sign w pełni obsługuje odpowiedzi CRL i OCSP podpisane za pomocą formatu RSA-PSS.
• Stosowanie formatu RSA-PSS jest wymagane w celu spełnienia obowiązujących w Niemczech wymogów dotyczących kwalifikowanych podpisów elektronicznych.

Ważne kwestie

W ramach obiegu pracy z podpisami cyfrowymi umowa staje się częścią szczególnego procesu. Ze względu na specjalne warunki potrzebne do złożenia podpisu istnieje kilka ograniczeń, o których należy pamiętać.

• Każdy sygnatariusz może mieć przypisane tylko jedno pole podpisu cyfrowego.
• Formularze internetowe nie obsługują podpisów cyfrowych.
• Funkcja Wyślij zbiorczo nie obsługuje podpisów złożonych za pomocą funkcji Pobierz i podpisz za pomocą programu Acrobat. Podpisy cyfrowe oparte na chmurze działają zgodnie z oczekiwaniami.
• Podpisy cyfrowe wyłączają opcję ograniczonej widoczności dokumentów. Wszyscy odbiorcy widzą wszystkie strony.
• Sygnatariusze korzystający z urządzeń mobilnych mogą używać tylko podpisów cyfrowych opartych na chmurze.
• Oparty na chmurze identyfikator cyfrowy korzystający z uwierzytelniania OAuth nie jest obsługiwany przez funkcję Wypełnij i podpisz.
• Funkcja Wypełnij i podpisz nie obsługuje podpisywania z dostawcą usługi Aadhaar.
• Użytkownicy udostępniający swoje treści lub konta z włączoną funkcją udostępniania zaawansowanego nie mogą korzystać z podpisów cyfrowych.
• Korzystanie z archiwizacji elektronicznej jest niemożliwe w połączeniu z podpisami cyfrowymi.
• Tylko pierwszy sygnatariusz może dodawać załączniki. Kolejni sygnatariusze załączający nowe pliki unieważniają wszystkie poprzednie podpisy cyfrowe.
• Po wpisaniu numeru w pole Numer transakcji zostanie on przekonwertowany z cyfrowego na elektroniczny.
• Opcjonalne ustawienie Zachowaj odrębność dokumentów (jeśli do utworzenia umowy użyto więcej niż jednego) nie jest obecnie obsługiwane. Dokument można tylko zwrócić jako pojedynczy, pełny plik.