Настоящая статья содержит информацию, верную на момент перед выпуском новой версии. Даты выпуска, характеристики и другие параметры могут быть изменены без предварительного уведомления.
Новая версия интерфейса содержит наиболее часто используемые функции, но пока не полностью соответствует классической версии. Перейдите на страницу «Поддерживаемые функции» для просмотра списка доступных в настоящий момент функций и функций, которые пока находятся в разработке. Дополнительные функции будут добавлены в будущих выпусках.
Обзор пакетной отправки
Функция Пакетная отправка (SiB) позволяет пользователям создать одноразовый «родительский» шаблон соглашения и предоставить список получателей. «Дочернее» соглашение создается для каждой записи получателя после выполнения транзакции Пакетная отправка. Может выполняться до 1000 дочерних транзакций. Все дочерние соглашения являются отдельными соглашениями, а также автономными в той же мере, в какой и другие соглашения.
Но поскольку все дочерние соглашения создаются на основе одного родительского шаблона, пользователи могут просмотреть родительскую транзакцию Пакетная отправка на странице Управление и увидеть общий статус дочерних соглашений.
Существует два способа добавить список записей получателей и настроить шаблон:
- Вручную — в этом случае отправитель вручную вводит (или вставляет) адреса электронной почты и выберите параметры шаблона в интерфейсе.
- Этот параметр ограничивает число получателей до одного внешнего получателя на дочернее соглашение.
- Отправитель может быть включен в список дополнительных получателей после добавления подписи внешним получателем.
- Добавление файла с разделителями запятыми (CSV). Файл CSV — это электронная таблица, в которой каждая строка является записью получателя, а различные столбцы определяют свойства соглашения, доступные для персонализации в соответствии с требованиями получателей соглашения. Это позволяет отправителю получить более широкий контроль над настройкой соглашения для получателей. Преимущества метода CSV-файла:
- Возможность добавить несколько получателей (до 100 на каждый документ).
- Персонализация для каждого получателя:
- Имя получателя
- Роль
- Метод аутентификации
- Личное сообщение для получателя
- Настройки на уровне соглашения:
- Название соглашения
- Локализация
- Глобальное сообщение соглашения
- Срок действия
- Последовательность подписания
- Пользовательские поля объединения, в которых CSV-файл вставляет значение в поле соглашения, позволяя добавлять в соглашение сведения о конкретном получателе, например адрес, список продуктов или сервисов, цены и скидки.
Доступность
- Acrobat Standard и Acrobat Pro: поддерживается ручной ввод пользователей; импорт CSV не поддерживается
- Acrobat Sign Solutions: поддерживается ручной ввод пользователей; поддерживается импорт CSV
- Acrobat Sign for Government: поддерживается ручной ввод пользователей; поддерживается импорт CSV
Функции и процесс пакетной отправки доступны в разных интерфейсах, и доступные возможности будут зависеть от приобретенной услуги.
Диапазон настроек
- Для уровней Acrobat Pro и Acrobat Standard пакетная отправка не настраивается с точки зрения доступа и доступных функций. Все учетные записи имеют доступ к вручную настроенной версии, которая позволит:
- Разрешить до 50 дочерних соглашений.
- Разрешить установку напоминаний.
- Настроить пароль для защиты просмотра завершенного соглашения.
- Для уровней Acrobat Sign Solutions и Acrobat Sign for Government
Отчеты для пакетной отправки
Есть несколько способов создать данные отчета для документов, включенных в пакетную отправку. Используемый параметр зависит от типа информации, которую необходимо собрать.
Все отчеты, явным образом связанные с родительским объектом, отправляемым с помощью функции Пакетная отправка, можно просмотреть на странице Управление, выбрав фильтр Пакетные отправки и открыв конкретный родительский шаблон пакетной отправки, который хотите просмотреть.
Чтобы просмотреть базовую скорость выполнения или детально изучить отдельный документ, откройте список «Действия» и выберите сводную таблицу по документам.
Предназначенную для печати таблицу со всеми дочерними документами можно создать с помощью операции Просмотр отчета о действиях.
Определение документа на основе CSV, а также полный ввод на уровне полей для каждого получателя можно просмотреть с помощью операции Загрузка данных полей формы.
В стандартной среде отчетов можно создавать предназначенные для печати диаграммы и графики и получать данные на уровне полей в формате CSV.
Родительский шаблон содержит сводную таблицу в списке Действия для всех дочерних документов. В таблице указано количество документов с каждым типом состояния.
При нажатии сводной таблицы открывается доступное для сортировки представление с отдельными дочерними документами. Записи в сводной таблице являются активными ссылками на документы, что позволяет при необходимости легко управлять отдельными документами.
Параметр Просмотр отчета о действиях в списке Действия позволяет получить Отчет по работе с документом. В этом отчете содержатся более подробные (и доступные для печати) сводные данные о дочерних документах, отображаемые в соответствии с состоянием.
Операция Загрузка данных полей формы позволяет загрузить данные полей для всех дочерних документов, созданных с помощью родительского шаблона.
Каждая строка файла CSV обозначает одну запись документа. Структура записи позволяет получить следующие сведения:
- Сначала все сведения о получателе:
- Имя получателя (фиксируется при применении подписи)
- Адрес электронной почты получателя
- Роль получателя
- Метод и значение аутентификации получателя
- Личное сообщение для получателя
- Сведения о документе представлены после сведений о получателе:
- Адреса электронной почты получателей копии
- Язык
- Сведения о напоминании
- Сведения об истечении срока действия
- Название документа
- Глобальное сообщение документа
- Порядок добавления подписей
- Данные пользовательского поля перечисляются после полей документа. Сюда входят все поля, включенные в шаблон документа или добавленные в документы.
- Пользовательские поля перечисляются в алфавитном порядке, исходя из имени поля.
- Идентификатор документа — это последнее поле.
Стандартные отчеты по документам содержат сведения о дочерних документах, но классифицируют их как обычные документы. В отношении документов, связанных между собой родительским шаблоном, более распространенные связи не распознаются.
Фильтр имен позволяет создавать отчеты на основе этого значения, если при пакетной отправке используются уникальные имена файлов.
Клиенты, которые часто используют функцию пакетной отправки, могут выделить специальную группу для этой цели. Это позволяет сделать взаимодействие получателя с документами более удобным и фильтровать документы в отчетах по группам.
При первоначальном добавлении файла CSV для импорта получателей все ошибки форматирования элементов, управляемых Acrobat Sign, приведут к появлению ссылки на ошибку на странице настройки шаблона.
Нажмите ссылку на ошибку для отображения списка ошибок по номерам строк в файле CSV.
Все ошибки форматирования файлов CSV необходимо устранять до отправки транзакции Пакетная отправка и начала создания дочернего соглашения.
Некоторые ошибки не идентифицируются как проблемы в процессе добавления файла CSV, но обнаруживаются на этапе создания дочерних соглашений. Например, назначение роли или метода аутентификации получателю, что приводит к конфликту с настройками группы. Эти ошибки при выполнении программы фиксируются в отчете об ошибках, который можно загрузить на странице Управление, выбрав для родительского шаблона действие Загрузить отчет об ошибках:
Система добавляет строку в журнал ошибок с информацией о строке получателя при обнаружении ошибок.
При обработке файла CSV возобновляется и создается дочернее соглашение для каждой строки файла CSV, что не приводит к ошибке.
Идентифицированным в отчете об ошибках получателям требуется повторно отправлять соглашение в новой транзакции.
Отправитель не получает предупреждений об ошибках выполнения программы.
Отправителям следует всегда проверять доступный для загрузки отчет для родительского шаблона после завершения создания дочерних соглашений.
Загрузка завершенных дочерних соглашений на странице Управление
(только коммерческая платформа Acrobat Sign Solutions)
Можно загрузить все завершенные дочерние соглашения из транзакции Пакетная отправка непосредственно на странице Управление. Это позволяет получить доступ к завершенным соглашениям в одном ZIP-файле.
- Каждый запрос на загрузку поддерживает до 100 МБ данных.
- Если общий набор запрошенных данных превышает 100 МБ, действие Загрузить завершенные соглашения недоступно.
- Включены только соглашения, помеченные как «Завершено». Соглашения с состоянием «Выполняется», «Отменено», «Отклонено» или «Просрочено» не добавляются.
- При необходимости можно повторить процесс загрузки, чтобы убедиться, что все завершенные соглашения включены.
Загрузка завершенных соглашений
- Откройте страницу Управление.
- Выберите транзакцию Пакетная отправка, чтобы открыть панель Действия.
- Выберите действие Загрузить завершенные соглашения.
- Система создает zip-файл, содержащий только соглашения со статусом Завершено.
- После завершения загрузки сохраните ZIP-файл в локальной системе.
- После начала процесса загрузки можно перейти на другой экран и выполнять другие действия. Менеджер загрузок в браузере уведомит вас о завершении процесса.
- В настоящее время для загруженных соглашений отчеты не создаются. Если какие-то соглашения не загрузились, попробуйте снова запустить процесс загрузки.
Рекомендации по настройке в отношении управления данными (только Acrobat Sign Solutions)
В функции «Пакетная отправка» есть свойство «сведение», которое определяет количество уведомлений, получаемое отправителем с учетом количества дочерних соглашений, созданных шаблоном SiB. Значение по умолчанию — три. Это означает, что отправитель получает уведомление только при создании трех или менее дочерних соглашений. Настройка сведения не видна клиентам, поэтому ее можно изменить с помощью службы поддержки Acrobat Sign.
Управление данными определяет, как скоро соглашение будет удалено из системы Acrobat Sign после того, как он получит окончательное состояние («Завершено», «Отменено» или «Просрочено»).
Клиентам, которые должны взаимодействовать с завершенными соглашениями, отправленными с помощью пакетной отправки, может понадобиться увеличение значения сведения (возможно, до значения «неограниченное»). Это позволит обеспечить получение уведомлений о завершенных дочерних соглашениях перед их автоматическим удалением из системы в соответствии с управлением данных.
Сведения о файле
- Имя zip-файла — это имя транзакции Пакетная отправка с добавленным в конце номером транзакции.
- Каждое завершенное соглашение в zip-файле получает имя в соответствии с идентификатором транзакции.
- Отчеты об аудите не включаются в загрузку, запущенную на странице Управление, но их можно добавить при загрузке через API.
Рекомендации
Используйте проверенные шаблоны для базовых документов. Это особенно важно при наличии нескольких получателей. Несколько этапов тестирования на уровне полей для правильного назначения полей, а захват правильного содержимого с полезными проверками занимает значительно меньше времени, чем отмена сотен отдельных соглашений.
При создании шаблонов используйте понятные имена полей, чтобы в отчете отображались понятные заголовки столбцов.
Стоит изучить интеграцию Power Automate для автоматизации любых действий, выполняемых после завершения работы над соглашением, чтобы снизить количество операций выполняемых пользователями вручную, и не допустить возможности не применения к соглашению правил управления данными.
Важная информация
- Новый интерфейс Пакетная отправка все еще на стадии разработки и в предстоящих выпусках ожидается добавление новых возможностей (например, дополнительные методы аутентификации, получатели копии и напоминания, определяемые соглашением).
- Параметр Отправитель подписывает первым есть в классической версии пакетной отправки, но в данный момент его нет в новой. В предстоящих выпусках планируется добавление этого параметра для ручного процесса. Заказчики, использующие метод добавления CSV, должны добавить отправителя в файл CSV в качестве получателя в каждой записи, которую необходимо подписать отправителю.
- При изменении поля выбора группы логотип на экране отправителя не изменяется. В последующих сообщениях электронной почты и в процессе подписания будет использоваться правильный логотип группы, из которой отправляется соглашение.
- Отмена всех дочерних документов транзакции Пакетная отправка на уровне (родительского) шаблона возможна, только если дочерние соглашения не подписаны. Если какие-либо дочерние соглашения подписаны, действие Отмена удаляется из интерфейса шаблона, а существующие соглашения должны быть отменены на уровне соглашения.
- Параметр файла CSV содержит много дополнительных полей, но требуется только адрес электронной почты. Изучение процесса CSV позволит сделать более расширенные параметры полей (например, поля объединения) менее сложными и открыть более ценные возможности, которые предлагает файл CSV.
