Руководство пользователя Отмена

Настройка правил управления данными

 

Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign

Новые возможности

  1. Заметки о выпуске
  2. Заметки о выпуске
  3. Важные уведомления

Начало работы

  1. Краткое руководство для администраторов
  2. Краткое руководство для пользователей
  3. Для разработчиков
  4. Библиотека видеоуроков
  5. Часто задаваемые вопросы

Администрирование

  1. Обзор Admin Console
  2. Управление пользователями
    1. Добавление пользователя
    2. Массовое добавление пользователей
    3. Добавление пользователей из каталога
    4. Добавление пользователей из службы MS Azure Active Directory
    5. Создание пользователей, ориентированных на функции
      1. Технические учетные записи — управляемые API
      2. Служебные учетные записи — управляемые вручную
    6. Проверка пользователей с ошибками подготовки
    7. Изменение имени и адреса электронной почты
    8. Изменение участия в группе
    9. Изменение участия в группе с помощью интерфейса группы
    10. Повышение роли пользователя до роли администратора
    11. Типы идентификаторов пользователей и единый вход
    12. Смена удостоверения пользователя
    13. Аутентификация пользователей с помощью Microsoft Azure
    14. Аутентификация пользователей с помощью Google Federation
    15. Профили продуктов
    16. Интерфейс входа 
  3. Параметры учетной записи/группы
    1. Обзор параметров
    2. Глобальные настройки
      1. Идентификатор и уровень учетной записи
      2. Рабочие процессы самостоятельного подписания
      3. Пакетная отправка
      4. Веб-формы
      5. Настраиваемые рабочие процессы отправки
      6. Рабочие процессы Power Automate
      7. Документы библиотеки
      8. Сбор данных формы с соглашениями
      9. Ограниченная видимость документа
      10. Прикрепление копии подписанного соглашения в формате PDF 
      11. Добавление ссылки в сообщение электронной почты
      12. Добавление изображения в сообщение электронной почты
      13. Файлы, прикрепленные к электронному письму, получат имя
      14. Прикрепление отчета об аудите к документам
      15. Объединение нескольких документов в один
      16. Добавление подписанного документа
      17. Делегирование для пользователей в моей учетной записи
      18. Предоставление права делегирования внешним получателям
      19. Право на подпись
      20. Право на отправку
      21. Полномочия на добавление электронных печатей
      22. Установка часового пояса по умолчанию
      23. Установка формата даты по умолчанию
      24. Пользователи, состоящие в нескольких группах (UMG)
        1. Переход на использование UMG
      25. Разрешения администратора группы
      26. Замена получателя
      27. Отчет об аудите
        1. Обзор
        2. Разрешение доступа без аутентификации на странице проверки транзакции
        3. Включение напоминаний
        4. Включение событий представления
        5. Включение счетчика страниц и вложений в соглашении
      28. Сообщения и инструкции в приложении
      29. Файлы PDF с расширенным доступом
      30. Новый интерфейс авторинга
      31. Клиент в области здравоохранения
    3. Настройка учетной записи
      1. Добавление логотипа
      2. Настройка названия и URL-адрес компании
      3. Добавление названия компании
      4. URL-адрес перенаправления после завершения работы с соглашением
    4. Настройки подписи
      1. Хорошо отформатированные подписи
      2. Предоставление получателям разрешения на добавление подписи
      3. Подписывающие стороны могут изменять свои имена
      4. Предоставление получателям разрешения на использование своих сохраненных подписей
      5. Пользовательские условия использования и соглашение о неразглашении
      6. Перемещение между получателями по полям форм
      7. Отклонение подписания
      8. Предоставление разрешения на использование штампов
      9. Добавления требования о том, чтобы подписывающие стороны указывали должность или название компании
      10. Предоставление подписывающим сторонам разрешения на печать и размещение рукописной подписи
      11. Отображение сообщений при электронном подписании
      12. Добавление требования о том, чтобы подписанты использовали мобильное устройство для создания подписи
      13. Запрос IP-адресов подписантов
      14. Исключение названия компании и должности из штампа участника
    5. Цифровые подписи
      1. Обзор
      2. Загрузка и подписание в Acrobat
      3. Подписание с помощью цифровых подписей в облаке
      4. Включить метаданные для поставщиков идентификационных данных
      5. Запрещенные поставщики сервисов подписания в облаке
    6. Электронные печати
    7. Цифровое удостоверение
      1. Шлюз цифрового удостоверения
      2. Политика проверки личности
    8. Параметры отчета
      1. Новый интерфейс для работы с отчетами
      2. Настройки классических отчетов
    9. Параметры безопасности
      1. Параметры единого входа
      2. Настройки «Запомнить меня»
      3. Политика пароля для входа
      4. Надежность пароля для входа
      5. Продолжительность веб-сеанса
      6. Тип шифрования PDF
      7. Программный интерфейс
      8. Доступ к сведениям о пользователе и группе
      9. Допустимые диапазоны IP-адресов
      10. Общий доступ к учетной записи
      11. Полномочия на совместное использование учетных записей
      12. Средства управления совместным использованием соглашений
      13. Проверка личности подписывающей стороны
      14. Пароль для подписания соглашения
      15. Надежность пароля для документа
      16. Блокировка подписывающих сторон по геолокации
      17. Аутентификация по телефону
      18. Аутентификация на основе данных (KBA)
      19. Разрешение на извлечение страниц
      20. Истечение срока действия ссылки на документ
      21. Отправка сертификата клиента для веб-перехватчиков и обратных вызовов
      22. Метка времени
    10. Параметры отправки
      1. Отображение страницы отправки после входа
      2. Добавление требования о вводе имени получателя при отправке
      3. Блокировка значений имени для известных пользователей
      4. Допустимые роли получателей
      5. Группы получателей
      6. Обязательные поля
      7. Прикрепление документов
      8. Сведение полей
      9. Изменение соглашений
      10. Название соглашения
      11. Языки
      12. Личные сообщения
      13. Разрешенные типы подписей
      14. Напоминания
      15. Защита паролем для подписанных документов
      16. Параметры идентификации подписывающей стороны
        1. Обзор
        2. Пароль для подписания
        3. Одноразовый пароль по электронной почте
        4. Аутентификация Acrobat Sign
        5. Аутентификация по телефону
        6. Цифровые подписи в облаке
        7. Аутентификация на основе знаний
        8. Удостоверение личности
        9. Отчет по проверке личности подписывающей стороны
      17. Защита контента
      18. Включение операций Notarize
      19. Истечение срока действия документа
      20. Просмотр, размещение подписей и добавление полей
      21. Порядок подписания
      22. Режим Liquid Mode
      23. Элементы управления для настраиваемого рабочего процесса
      24. Возможности для отправки на странице эл. подписания
      25. URL перенаправления при подтверждении после подписания
    11. Шаблоны сообщений
    12. Требования биофармацевтической отрасли
      1. Обзор
      2. Запрос аутентификации
      3. Основания для подписания
    13. Интеграция с рабочим процессом
    14. Настройки нотариального заверения
    15. Интеграция платежной системы
    16. Сообщения для подписывающих сторон
    17. Параметры SAML
      1. Конфигурация SAML
      2. Установка Microsoft Active Directory Federation Service
      3. Установка Okta
      4. Установка OneLogin
      5. Установка Oracle Identity Federation
    18. Управление данными
    19. Настройки меток времени
    20. Внешний архив
    21. Языки учетной записи
    22. Параметры эл. почты
      1. Изображения верхнего и нижнего колонтитула для сообщений электронной почты
      2. Разрешение персональных нижних колонтитулов для сообщений электронной почты
      3. Настройка письма «Запрос на подписание»
      4. Настройка полей «Кому» и «Копия»
      5. Настройка шаблонов электронных писем
      6. Включение уведомлений без ссылок
    23. Переход с домена с echosign.com на adobesign.com
    24. Настройка параметров для получателей
  4. Руководство по нормативным требованиям
    1. Специальные возможности
      1. Соответствие требованиям для специальных возможностей
      2. Создание форм со специальными возможностями с помощью Acrobat для настольных ПК
      3. Создание AcroForms со специальными возможностями
    2. Закон об ответственности и переносе данных о страховании здоровья граждан (HIPAA)
    3. Общий регламент по защите данных (GDPR)
      1. Обзор GDPR
      2. Исправление пользователя
      3. Исправление соглашений пользователя    
    4. 21 CFR, часть 11 и приложение EudraLex 11
      1. 21 CRF, часть 11, комплект проверки
      2. Руководство по 21 CFR и приложению EudraLex 11
      3. Анализ общих обязанностей
    5. Клиенты в области здравоохранения
    6. Поддержка IVES
    7. Хранящиеся соглашения
    8. Рекомендации для ЕС и Великобритании
      1. Трансграничные операции и eIDAS в ЕС и Великобритании
      2. Требования HMLR к документам, подписанным электронной подписью
      3. Влияние выхода Великобритании из Евросоюза на законы об электронной подписи в Великобритании
  5. Массовая загрузка документов
  6. Подтверждение домена 

Отправка, подписание соглашений и управление ими

  1. Параметры получателя
    1. Отменить уведомления по электронной почте
    2. Параметры на странице эл. подписания
      1. Параметры на странице эл. подписания
      2. Открытие для чтения соглашения без полей
      3. Отказ от подписания соглашения
      4. Передача полномочий по подписанию
      5. Перезапуск соглашения
      6. Загрузка PDF-файл соглашения
      7. Просмотр истории соглашения
      8. Просмотр сообщений о соглашении
      9. Преобразование электронной подписи в рукописную
      10. Преобразование рукописной подписи в электронную
      11. Навигация по полям формы
      12. Очистка полей формы
      13. Увеличение страниц электронного документа и навигация по ним
      14. Изменение языка, используемого в инструментах соглашения и сведениях о нем
      15. Просмотр юридической информации
      16. Настройка параметров файлов cookie Acrobat Sign
  2. Отправка соглашений  
    1. Обзор страницы отправки
    2. Отправка соглашения только себе
    3. Отправка соглашения другим пользователям
    4. Рукописная подпись
    5. Порядок подписания получателями
    6. Пакетная отправка
      1. Обзор функции «Пакетная отправка»
      2. Пакетная отправка — ввод получателей вручную
      3. Пакетная отправка — добавление CSV
      4. Отмена операции пакетной отправки
      5. Добавление напоминаний для пакетной отправки
      6. Отчеты для пакетной отправки
  3. Создание полей в документах
    1. Среда авторинга внутри приложения
      1. Автоматическое обнаружение полей
      2. Перетаскивание полей в среде авторинга
      3. Назначение полей форм получателям
      4. Предварительно заполняемая роль
      5. Применение полей с помощью шаблона для повторного использования
      6. Перенос полей в новый шаблон библиотеки
      7. Обновленный интерфейс авторинга при отправке соглашений
    2. Создание форм и текстовых тегов
    3. Создание форм с помощью Acrobat (AcroForms)
      1. Создание AcroForm
      2. Создание файлов PDF со специальными возможностями
    4. Поля
      1. Типы полей
        1. Стандартные типы полей
        2. Встроенные изображения
        3. Изображения штампа
      2. Внешний вид содержимого поля
      3. Проверки полей
      4. Значения маскируемых полей
      5. Настройка условий отображения/скрытия
      6. Вычисляемые поля 
    5. Часто задаваемые вопросы об авторинге
  4. Подписание соглашений
    1. Подписание отправленных вам соглашений
    2. Заполнение и подписание
    3. Самостоятельное подписание
  5. Управление соглашениями
    1. Управление видом страницы
    2. Передача соглашений
    3. Замена получателей
    4. Ограниченная видимость документа
    5. Отмена соглашения 
    6. Создание новых напоминаний
    7. Просмотр напоминаний
    8. Отмена напоминания
    9. Другие действия...
      1. Как работает поиск
      2. Просмотр соглашения
      3. Создание шаблона на основе соглашения
      4. Скрытие/отображение соглашений в представлении
      5. Добавление подписанного соглашения
      6. Изменение файлов или полей в отправленном соглашении
      7. Изменение метода аутентификации получателя
      8. Добавление или изменение срока действия
      9. Добавление примечания к соглашению
      10. Предоставление доступа к отдельному соглашению
      11. Отмена доступа к соглашению
      12. Загрузка отдельного соглашения
      13. Загрузка отдельных файлов соглашения
      14. Загрузка отчета об аудите для соглашения
      15. Загрузка содержимого полей для соглашения
  6. Отчет об аудите
  7. Отчеты и экспорт данных
    1. Обзор
    2. Предоставление пользователям доступа к отчетам
    3. Диаграммы отчетов
      1. Создание нового отчета
      2. Отчеты по соглашениям
      3. Отчеты о транзакциях
      4. Отчет о действиях с настройками
      5. Редактирование отчета
    4. Экспорт данных 
      1. Создание нового экспорта данных
      2. Редактирование экспорта данных
      3. Обновление содержимого для экспорта данных
      4. Загрузка экспорта данных
    5. Переименование отчета или экспорта
    6. Дублирование отчета или экспорта
    7. Назначение отчета или экспорта
    8. Удаление отчета или экспорта
    9. Проверка использования транзакций

Расширенные возможности и рабочие процессы для работы с соглашениями

  1. Веб-формы 
    1. Создание веб-формы
    2. Изменение веб-формы
    3. Отключение/включение веб-формы
    4. Скрытие/отображение веб-формы
    5. Поиск URL-адреса или кода сценария 
    6. Предварительное заполнение полей в веб-формы с помощью параметров URL
    7. Сохранение веб-формы для заполнения позднее
    8. Изменение размера веб-формы
  2. Шаблоны для повторного использования (Шаблоны библиотеки) 
    1. Формы государственных учреждений США в библиотеке Acrobat Sign
    2. Создание шаблона библиотеки
    3. Изменение имени шаблона библиотеки
    4. Изменение типа шаблона библиотеки
    5. Изменение уровня доступа к шаблону библиотеки
    6. Копирование, редактирование и сохранение общего шаблона
    7. Загрузка данных для агрегированного поля в шаблоне библиотеки
  3. Передача прав владения веб-формами и шаблонами библиотек
  4. Рабочие процессы Power Automate 
    1. Обзор интеграции с Power Automate и включенных в нее прав
    2. Включение интеграции Power Automate
    3. Отслеживание использования Power Automate
    4. Создание потока (с примерами)
    5. Триггеры, используемые для потоков
    6. Импорт потоков извне Acrobat Sign
    7. Управление потоками
    8. Редактирование потоков
    9. Общий доступ к потокам
    10. Отключение и включение потоков
    11. Удаление потоков
    12. Полезные шаблоны
      1. Только администратор
        1. Сохранение всех заполненных документов в SharePoint
        2. Сохранение всех заполненных документов в OneDrive для бизнеса
        3. Сохранение всех заполненных документов на Google Диске
        4. Сохранение всех заполненных документов в Dropbox
        5. Сохранение всех заполненных документов в Box
      2. Архивирование соглашений
        1. Сохранение заполненных документов в SharePoint
        2. Сохранение заполненных документов в OneDrive для бизнеса
        3. Сохранение заполненных документов на Google Диске
        4. Сохранение всех заполненных документов в Dropbox
        5. Сохранение заполненных документов в Box
      3. Архивирование соглашений веб-форм
        1. Сохранение заполненных документов веб-форм в библиотеке SharePoint
        2. Сохранение всех заполненных документов в OneDrive для бизнеса
        3. Сохранение заполненных документов на Google Диске
        4. Сохранение заполненных документов веб-форм в Box
      4. Извлечение данных соглашения
        1. Извлечение данных полей формы из подписанного документа и обновление листа Excel
      5. Уведомления о соглашениях
        1. Отправка по электронной почте настраиваемых уведомлений с содержимым соглашения и подписанным соглашением
        2. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в канале Teams
        3. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в Slack
        4. Получение уведомлений Adobe Acrobat Sign в Webex
      6. Создание соглашения
        1. Создание документа на основе формы Power Apps и шаблона Word, отправка на подпись
        2. Создание соглашения на основе шаблона Word в OneDrive и получение подписи
        3. Создание соглашения по выбранной строке Excel, отправка на проверку и подпись
  5. Настраиваемые рабочие процессы отправки
    1. Обзор настраиваемого рабочего процесса отправки
    2. Создание рабочего процесса отправки
    3. Редактирование рабочего процесса отправки
    4. Активация или деактивация рабочего процесса отправки
    5. Отправка соглашения с помощью рабочего процесса отправки
  6. Предоставление доступа к пользователям и соглашениям
    1. Предоставление доступа к пользователю
    2. Предоставление доступа к соглашению

Интеграция с другими продуктами

  1.  Обзор интеграции с Acrobat Sign
  2. Acrobat Sign для Salesforce
  3. Acrobat Sign для Microsoft
    1. Acrobat Sign для Microsoft 365
    2. Acrobat Sign для Outlook
    3. Acrobat Sign для Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign для Teams
    5. Acrobat Sign для Microsoft PowerApps и Power Automate
    6. Соединитель Acrobat Sign для Microsoft Search
    7. Acrobat Sign для Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign для Microsoft SharePoint
  4. Другие интеграции
    1. Acrobat Sign для ServiceNow
    2. Acrobat Sign для HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign для SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign для Workday
    5. Acrobat Sign для NetSuite
    6. Acrobat Sign для VeevaVault
    7. Acrobat Sign для Coupa BSM Suite
  5. Интеграции, управляемые партнерами
  6. Как получить ключ интеграции?

Разработчик Acrobat Sign

  1. Интерфейсы REST API
    1. Документация по методам
    2. Руководство разработчика по SDK
    3. Часто задаваемые вопросы по API    
  2. Веб-перехватчики 
    1. Обзор веб-перехватчиков
    2. Настройка нового веб-перехватчика
    3. Просмотр и изменение веб-перехватчика
    4. Деактивация или повторная активация веб-перехватчика
    5. Удаление веб-перехватчика
    6. Двустороннее шифрование с помощью сертификатов SSL
    7. Веб-перехватчики в API

Поддержка и устранение неполадок

  1. Ресурсы службы поддержки клиентов 
  2. Истории успеха корпоративных клиентов 

Обзор функции управления данными/хранения данных

По умолчанию Adobe Acrobat Sign надежно хранит все документы клиентов в службе, пока учетная запись активна.

Информация о транзакциях сохраняется в системе до тех пор, пока клиент не выполнит действия для целенаправленного удаления договоров.

  • Служба Acrobat Sign обеспечивает соответствие нескольким отраслевым стандартам защиты и доступности данных, включая PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II и ISO 27001.
Примечание.

После истечения срока действия или прекращения действия лицензии клиента на Acrobat Sign компания Adobe не обязуется хранить документы клиента, отчеты об аудите и другие данные клиента.

Однако если компания Adobe сохранит такие данные, они будут удалены в соответствии с политикой хранения, которая была определена, когда у клиента была активная лицензия Acrobat Sign.

Если пользователям, предпочитающим хранить записи документов на своих компьютерах, потребуется удалить исходные документы из систем Acrobat Sign, для них может быть установлена «политика хранения», которая определит, как долго транзакция будет храниться в Acrobat Sign, и автоматически удалит документ (и при необходимости сопутствующие данные аудита/личную информацию) из Acrobat Sign по истечении этого срока.

Правила хранения определяются администратором уровня учетной записи в разделе Управление данными в меню администратора.

  • Администраторы уровня группы не имеют прав на создание или отключение правил хранения.
  • Настройки на уровне учетной записи наследуются всеми группами этой учетной записи как значения по умолчанию.
    • Если группы различаются, их необходимо отдельно настроить через настройки на уровне учетной записи.
    • Настройки на уровне группы всегда переопределяют настройки на уровне учетной записи.
Переход в раздел «Управление данными»

Документы/файлы/вложения в сравнении с соглашениями и транзакциями

  • Документы/файлы/вложения — это все отдельные файлы, загруженные в Acrobat Sign. Это компоненты соглашения.
  • Соглашения — это объекты, которые Acrobat Sign создает из загруженных файлов, отображаемые для клиентов для заполнения и/или подписания получателями. «Соглашение» — это термин, используемый для определения и объекта во время получения подписей, и окончательного PDF-файла.
  • Транзакции включают в себя соглашение и все связанные с ним записи и документацию, которые создаются для соглашения или по нему. (Например, отчеты об аудите, результаты аутентификации, .csv-страницы с данными на уровне полей.)

 

Правило и RuleID

Термин Правило (в контексте этой статьи) описывает предписанный процесс. В этом случае процесс, который управляет удалением соглашения из системы Acrobat Sign. Это общий термин, описывающий применение переменного условия (когда удалять соглашение) к другому объекту (в данном случае — соглашениям).

Термин RuleID используется для описания определенного настроенного правила. При создании правила ему назначается уникальный идентификационный номер (т. е. RuleID), отличающий его от остальных правил. Настроенный RuleID — это буквальный объект, связанный с соглашением.

 

Завершающая стадия соглашения

Правила хранения запускаются, когда соглашение достигает своей «завершающей стадии».

Завершающая стадия достигается, когда отсутствуют дальнейшие действия, которые могут быть предприняты получателями для завершения соглашения.  Доступно три завершающих стадии.

  • Завершено — эта стадия наступает, когда все процессы соглашения со всеми получателями успешно завершены.
  • Отменено — отклоненное соглашение остановлено целенаправленным действием. У такого действия может быть несколько источников:
    • Отменено отправителем
    • Отклонено получателем
    • Сбой из-за ошибки аутентификации получателя
    • Сбой из-за системной ошибки
  • Срок действия истек — соглашения, срок действия которых истек в связи с бездействием в течение заданного периода времени.

Способ применения

Когда соглашение переходит в завершающую стадию:

  • Acrobat Sign выполняет проверку правил хранения на уровне группы пользователя, который создал соглашение (текущая группа, в которой находится пользователь при наступлении завершающей стадии соглашения).
    • Если правила на уровне группы в настоящее время не применяются, будет использоваться правило на уровне учетной записи.
    • Если правило на уровне учетной записи также не определено, правила хранения не определены, и дата удаления для соглашения не будет установлена.

 

Если к соглашению применяется правило хранения:

  • Соглашение будет удалено на основе параметров правила.
  • RuleID применяемого правила связан с транзакцией, что обеспечивает следование корректному правилу во время удаления.

 

Соглашение в стадии завершения ожидает истечения указанного времени удаления

  • Количество дней до удаления указано буквально. 
    • Например, если указано 14 дней, действие удаления запускается ровно через 14 дней (с точностью до секунды) после того, как соглашение переходит в стадию завершения.

 

При наступлении времени удаления Acrobat Sign сверяется с RuleID, чтобы определить, отключено ли правило

  • Если правило отключено, никаких действий не предпринимается.
  • Если правило не отключено, соглашение удаляется.
    • Если включена возможность удаления отчета аудита и личных данных (PII), то этот же процесс применяется с использованием временного интервала, заданного для этих документов.
      • Учетные записи, использующие Аутентификацию с помощью удостоверения личности, удаляют отчет по подтверждению личности подписывающей стороны (если получен) как часть PII.

Конфигурация

Доступность

Среда Управление данными доступна в рамках планов для команд и для организаций.

Диапазон настроек

Правила управления данными можно просмотреть на уровне учетной записи и группы.

Интерфейс для этой функции можно оценить на вкладке Управление данными в меню администратора.

Создание правила

Настройка правил хранения на уровне учетной записи

Сначала настройте параметры хранения на уровне учетной записи (при наличии).

Все группы автоматически наследуют параметры на уровне учетной записи, поэтому если вы намерены применить одну политику ко всем группам, выполните следующие действия.

  • Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Управление данными.
  • Нажмите значок «плюс».

Отображается наложение Создание правила хранения.

  • Определите количество дней хранения соглашения после достижения им завершающей стадии.
    • Минимум 1 день
    • Максимум 5475 дней (15 лет)
  • Дополнительно можно установить срок хранения для журнала аудита соглашения и связанных с ним личных данных сторон, участвующих в соглашении.
    • Аудит и PII должны храниться как минимум столько же времени, сколько и само соглашение, и, возможно, дольше.
    • Если эта опция не включена, запись аудита и PII сохраняются до тех пор, пока не будут удалены другим способом (например, согласно GDPR).
Создание правила хранения

Первое правило (верхнее в списке, без Даты окончания) — это правило, применяемое в настоящее время.  Для каждой группы одновременно можно применить только одно правило.

При создании нового правила:

  • Новое правило становится текущим применяемым правилом.
    • Новое правило появляется на вершине списка с указанием даты начала, когда правило было создано, но без указания даты окончания.
  • Если ранее существующее правило активно применяется при создании нового правила:
    • Предыдущее правило перестает применяться к соглашениям, для которых только что наступила завершающая стадия.
    • Ранее существующее правило перемещается ниже в списке, под новое (текущее) правило.
    • Ранее существующее правило автоматически принимает значение даты окончания, соответствующее дате начала нового (текущего) правила.
Новое правило


Настройка правил хранения на уровне группы

При настройке правил хранения на уровне группы будут переопределяться унаследованные правила на уровне учетной записи для текущих пользователей в группе.

Если при перемещении пользователя между группами присутствуют соглашения в процессе выполнения, правила хранения новой группы применяются к соглашениям, которые переходят на завершающую стадию, находясь в этой группе.

Соглашения на завершающей стадии, для которых правило хранения применяется перед перемещением создающего пользователя в новую группу, сохранят дату удаления применяемого правила при условии, что правило не отключено до действия удаления.

 

С учетом вышеизложенных условий настройка правил хранения на уровне группы выполняется двумя способами:

Чтобы получить доступ к вкладке управления данными группы, выполните следующие действия.

  • Перейдите к Учетная запись > Группы.
  • Нажмите один раз на пользователя, которого вы хотите отредактировать.
  • Выберите Параметры группы.
Переход к настройкам группы

 

  • Выберите параметр Управление данными в списке вариантов слева.
    • Обратите внимание, что если правила хранения на уровне группы не применяются, четко обозначен тот факт, что используются правила на уровне учетной записи.
Управление данными на уровне группы

  • Создайте новые правила, нажав значок «плюс» (как и в интерфейсе уровня учетной записи).
Примечание.

После создания правил в группах эти правила хранения на уровне группы доступны на вкладке Управление данными на уровне учетной записи:

  • Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Управление данными.
  • Откройте вкладку Группы с правилами хранения.
  • Нажмите один раз на название группы, которую вы хотите отредактировать.
  • Выберите Просмотр правила хранения групп, после чего откроется страница Управление данными на уровне группы.
Доступ к настройкам группы с помощью управления данными на уровне учетной записи

При настройке правил на уровне группы доступен дополнительный параметр Сохранить все документы для этой группы.

Этот параметр позволяет группе обойти правило хранения на уровне учетной записи и бессрочно сохранять все соглашения (для пользователей в группе).

Сохранение всех соглашений


Состояние правила хранения

Включено — правила, которые по-прежнему действительны для соглашений, перешедших в завершающую стадию при применении правила.

  • Правило, применяемое в настоящее время, всегда находится на вершине списка и не содержит даты окончания.

Отключеноотключенные правила больше не применяются.  Если соглашение достигло завершающей стадии в рамках отключенного правила, оно не будет удалено в день удаления.

  • Отключенныеправила выделены серым цветом.
  • Отключенныеправила нельзя включить повторно.

Срок действия истек — для правил с истекшим сроком действия отсутствуют соглашения в завершающей стадии, ожидающие удаления.

  • Например, если предусмотрено правило на 14 дней с датой окончания 10 марта, то срок действия правила истечет в конце дня 24 марта, так как все соглашения, на которые распространяется правило, уже удалены.

Устарело — заказчики, которые использовали политику хранения, которая регулируется устаревшим параметром внутреннего хранения, будут видеть эту политику с отметкой устаревшего правила хранения.

  • Соглашения, удаление которых уже было запланировано в рамках устаревшего правила (до ввода новых правил), будут следовать времени удаления согласно устаревшему правилу.
Состояния правил


Фильтрация правил по статусу

Список правил хранения можно отфильтровать, нажав на значок «три черты» в правом верхнем углу таблицы.

Этот набор параметров позволяет выполнять фильтрацию следующими способами:

  • Все правила — значение по умолчанию
  • Только включенные правила
  • Только отключенные правила
  • Только правила с истекшим сроком действия

Вы также можете выводить результаты по 15, 30 или 50 записей на страницу.

Фильтры правил


Отключение правила

Внимание.

Отключение правила невозможно отменить.

Отключение правила приведет к тому, что для всех оставшихся соглашений, подпадающих под действие правила, дата удаления станет неактуальна.

Затем эти соглашения необходимо будет удалять с помощью инструментов GDPR.

Чтобы отключить правило, выполните следующие действия.

  • Выберите правило.
  • Нажмите ссылку Отключить.
Отключение правила


Удаленные группы

Срок хранения зависит от настроек на уровне группы (явно заданных или унаследованных из настроек на уровне учетной записи).

Для будущего аудита правил хранения данных, которые были применены, требуется сохранять историю правил.

По этой причине GroupID не удаляется полностью. Вместо этого, необходимые настройки сохраняются и доступны для просмотра/редактирования через учетную запись администратора в «Группах».

Удаленные группы можно отобразить на странице Группы, нажав на значок «три черты» и выбрав Показать только удаленные группы.

Показ удаленных групп

Нажмите группу, которую необходимо отредактировать, затем нажмите ссылку Настройки группы.

  • Правила можно создавать и отключать тем же способом, что и для активной группы.
Удаленные группы


Действие удаления на основе API

Можно включить хранение по требованию, если у администраторов заказчика есть возможность использовать API-интерфейс Acrobat Sign для индивидуального удаления документов.

Чтобы включить этот параметр, обратитесь в службу поддержки.

Важная информация

  • Когда соглашения переходят в завершающую стадию, можно применить только одно правило.
    • Можно включить несколько правил, так как правило остается включенным, пока существуют соглашения с целевой датой удаления (в соответствии с областью действия правила).
  • Отключенные правила нельзя включить повторно. Отключение носит необратимый характер.
  • Правила хранения применяются, когда соглашение переходит в завершающую стадию, а не при создании соглашения.
  • Применяемое правило хранения основано на группе, в которой создающий пользователь находится в то время, когда соглашение переходит на завершающую стадию.
  • Изменение времени ожидания правил хранения, применяемых к соглашению, становится невозможно после перехода соглашения в завершающую стадию.
    • Вы можете отключить правило, чтобы предотвратить удаление соглашения, но это предотвратит удаление всех еще не удаленных соглашений, для которых установлено это правило.
  • Вы можете определить, какое правило применяется к любому соглашению, обратившись к отчету об аудите соглашения и сравнив дату завершения с диапазоном дат различных правил хранения.
  • 5475 дней — это максимальный срок хранения, который можно установить.

 Adobe

Получайте помощь быстрее и проще

Новый пользователь?

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
— творческая конференция

С 14 по 16 октября очно в Майами-Бич и онлайн

Adobe MAX

Творческая конференция

С 14 по 16 октября очно в Майами-Бич и онлайн

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
— творческая конференция

С 14 по 16 октября очно в Майами-Бич и онлайн

Adobe MAX

Творческая конференция

С 14 по 16 октября очно в Майами-Бич и онлайн