Руководство пользователя Adobe Acrobat Sign
Новые возможности
Начало работы
- Краткое руководство для администраторов
- Краткое руководство для пользователей
- Библиотека видеоуроков
- Часто задаваемые вопросы
Администрирование
- Обзор Admin Console
-
Управление пользователями
- Добавление пользователей
- Создание пользователей, ориентированных на функции
- Проверка пользователей с ошибками подготовки
- Изменение имени и адреса электронной почты
- Изменение участия в группе
- Повышение роли пользователя до роли администратора
- Типы идентификаторов пользователей и единый вход
- Смена удостоверения пользователя
- Аутентификация пользователей с помощью Microsoft Azure
- Аутентификация пользователей с помощью Google Federation
- Профили продуктов
- Интерфейс входа
-
Руководство по нормативным требованиям
- Специальные возможности
- Закон об ответственности и переносе данных о страховании здоровья граждан (HIPAA)
- Общий регламент по защите данных (GDPR)
- 21 CFR, часть 11 и приложение EudraLex 11
- Клиенты в области здравоохранения
- Поддержка IVES
- Хранящиеся соглашения
- Рекомендации для ЕС и Великобритании
- Подтверждение домена
- Ссылки на сообщения о нарушениях
Отправка, подписание соглашений и управление ими
-
Параметры получателя
- Отменить уведомления по электронной почте
-
Параметры на странице эл. подписания
- Параметры на странице эл. подписания
- Открытие для чтения соглашения без полей
- Отказ от подписания соглашения
- Передача полномочий по подписанию
- Загрузка PDF-файл соглашения
- Просмотр истории соглашения
- Просмотр сообщений о соглашении
- Преобразование электронной подписи в рукописную
- Преобразование рукописной подписи в электронную
- Навигация по полям формы
- Очистка полей формы
- Увеличение страниц электронного документа и навигация по ним
- Изменение языка, используемого в инструментах соглашения и сведениях о нем
- Просмотр юридической информации
- Настройка параметров файлов cookie Acrobat Sign
- Отправка соглашений
-
Создание полей в документах
- Среда авторинга внутри приложения
- Создание форм и текстовых тегов
- Создание форм с помощью Acrobat (AcroForms)
- Поля
- Часто задаваемые вопросы об авторинге
- Подписание соглашений
-
Управление соглашениями
- Управление видом страницы
- Передача соглашений
- Замена получателей
- Ограниченная видимость документа
- Отмена соглашения
- Создание новых напоминаний
- Просмотр напоминаний
- Отмена напоминания
- Доступ к потокам Power Automate
-
Другие действия...
- Как работает поиск
- Просмотр соглашения
- Создание шаблона на основе соглашения
- Скрытие/отображение соглашений в представлении
- Добавление подписанного соглашения
- Изменение файлов или полей в отправленном соглашении
- Изменение метода аутентификации получателя
- Добавление или изменение срока действия
- Добавление примечания к соглашению
- Предоставление доступа к отдельному соглашению
- Отмена доступа к соглашению
- Загрузка отдельного соглашения
- Загрузка отдельных файлов соглашения
- Загрузка отчета об аудите для соглашения
- Загрузка содержимого полей для соглашения
- Отчет об аудите
- Отчеты и экспорт данных
Расширенные возможности и рабочие процессы для работы с соглашениями
- Веб-формы
-
Шаблоны для повторного использования
- Формы государственных учреждений США в библиотеке Acrobat Sign
- Создание шаблона библиотеки
- Изменение имени шаблона библиотеки
- Изменение типа шаблона библиотеки
- Изменение уровня доступа к шаблону библиотеки
- Копирование, редактирование и сохранение общего шаблона
- Загрузка данных для агрегированного поля в шаблоне библиотеки
- Передача прав владения веб-формами и шаблонами библиотек
-
Рабочие процессы Power Automate
- Обзор интеграции с Power Automate и включенных в нее прав
- Включение интеграции Power Automate
- Контекстные действия на странице «Управление»
- Отслеживание использования Power Automate
- Создание потока (с примерами)
- Триггеры, используемые для потоков
- Импорт потоков извне Acrobat Sign
- Управление потоками
- Редактирование потоков
- Общий доступ к потокам
- Отключение и включение потоков
- Удаление потоков
-
Полезные шаблоны
- Только администратор
- Архивирование соглашений
- Архивирование соглашений веб-форм
- Извлечение данных соглашения
- Уведомления о соглашениях
- Создание соглашения
- Настраиваемые рабочие процессы отправки
- Предоставление доступа к пользователям и соглашениям
Интеграция с другими продуктами
- Acrobat Sign для Salesforce
- Acrobat Sign для Microsoft
- Другие интеграции
- Интеграции, управляемые партнерами
- Как получить ключ интеграции?
Разработчик Acrobat Sign
- Интерфейсы REST API
- Веб-перехватчики
Поддержка и устранение неполадок
Обзор функции управления данными/хранения данных
По умолчанию Adobe Acrobat Sign надежно хранит все документы клиентов в службе, пока учетная запись активна.
Информация о транзакциях сохраняется в системе до тех пор, пока клиент не выполнит действия для целенаправленного удаления договоров.
- Служба Acrobat Sign обеспечивает соответствие нескольким отраслевым стандартам защиты и доступности данных, включая PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II и ISO 27001.
После истечения срока действия или прекращения действия лицензии клиента на Acrobat Sign компания Adobe не обязуется хранить документы клиента, отчеты об аудите и другие данные клиента.
Однако если компания Adobe сохранит такие данные, они будут удалены в соответствии с политикой хранения, которая была определена, когда у клиента была активная лицензия Acrobat Sign.
Если пользователям, предпочитающим хранить записи документов на своих компьютерах, потребуется удалить исходные документы из систем Acrobat Sign, для них может быть установлена «политика хранения», которая определит, как долго транзакция будет храниться в Acrobat Sign, и автоматически удалит документ (и при необходимости сопутствующие данные аудита/личную информацию) из Acrobat Sign по истечении этого срока.
Правила хранения определяются администратором уровня учетной записи в разделе Управление данными в меню администратора.
- Администраторы уровня группы не имеют прав на создание или отключение правил хранения.
- Настройки на уровне учетной записи наследуются всеми группами этой учетной записи как значения по умолчанию.
- Если группы различаются, их необходимо отдельно настроить через настройки на уровне учетной записи.
- Настройки на уровне группы всегда переопределяют настройки на уровне учетной записи.
Когда соглашение переходит в завершающую стадию:
- Acrobat Sign выполняет проверку правил хранения на уровне группы пользователя, который создал соглашение (текущая группа, в которой находится пользователь при наступлении завершающей стадии соглашения).
- Если правила на уровне группы в настоящее время не применяются, будет использоваться правило на уровне учетной записи.
- Если правило на уровне учетной записи также не определено, правила хранения не определены, и дата удаления для соглашения не будет установлена.
- Соглашения, для которых не установлена дата удаления, при наступлении завершающей стадии могут быть удалены с помощью инструментов GDPR.
Если к соглашению применяется правило хранения:
- Соглашение будет удалено на основе параметров правила.
- RuleID применяемого правила связан с транзакцией, что обеспечивает следование корректному правилу во время удаления.
Соглашение в стадии завершения ожидает истечения указанного времени удаления
- Количество дней до удаления указано буквально.
- Например, если указано 14 дней, действие удаления запускается ровно через 14 дней (с точностью до секунды) после того, как соглашение переходит в стадию завершения.
При наступлении времени удаления Acrobat Sign сверяется с RuleID, чтобы определить, отключено ли правило
- Если правило отключено, никаких действий не предпринимается.
- Если правило не отключено, соглашение удаляется.
- Если включена возможность удаления отчета аудита и личных данных (PII), то этот же процесс применяется с использованием временного интервала, заданного для этих документов.
- Учетные записи, использующие Аутентификацию с помощью удостоверения личности, удаляют отчет по подтверждению личности подписывающей стороны (если получен) как часть PII.
- Если включена возможность удаления отчета аудита и личных данных (PII), то этот же процесс применяется с использованием временного интервала, заданного для этих документов.
Конфигурация
Доступность
Среда Управление данными доступна в рамках планов для команд и для организаций.
Диапазон настроек
Правила управления данными можно просмотреть на уровне учетной записи и группы.
Интерфейс для этой функции можно оценить на вкладке Управление данными в меню администратора.
Настройка правил хранения на уровне учетной записи
Сначала настройте параметры хранения на уровне учетной записи (при наличии).
Все группы автоматически наследуют параметры на уровне учетной записи, поэтому если вы намерены применить одну политику ко всем группам, выполните следующие действия.
- Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Управление данными.
- Нажмите значок «плюс».
Отображается наложение Создание правила хранения.
- Определите количество дней хранения соглашения после достижения им завершающей стадии.
- Минимум 1 день
- Максимум 5475 дней (15 лет)
- Дополнительно можно установить срок хранения для журнала аудита соглашения и связанных с ним личных данных сторон, участвующих в соглашении.
- Аудит и PII должны храниться как минимум столько же времени, сколько и само соглашение, и, возможно, дольше.
- Если эта опция не включена, запись аудита и PII сохраняются до тех пор, пока не будут удалены другим способом (например, согласно GDPR).
Первое правило (верхнее в списке, без Даты окончания) — это правило, применяемое в настоящее время. Для каждой группы одновременно можно применить только одно правило.
При создании нового правила:
- Новое правило становится текущим применяемым правилом.
- Новое правило появляется на вершине списка с указанием даты начала, когда правило было создано, но без указания даты окончания.
- Если ранее существующее правило активно применяется при создании нового правила:
- Предыдущее правило перестает применяться к соглашениям, для которых только что наступила завершающая стадия.
- Ранее существующее правило перемещается ниже в списке, под новое (текущее) правило.
- Ранее существующее правило автоматически принимает значение даты окончания, соответствующее дате начала нового (текущего) правила.
Настройка правил хранения на уровне группы
При настройке правил хранения на уровне группы будут переопределяться унаследованные правила на уровне учетной записи для текущих пользователей в группе.
Если при перемещении пользователя между группами присутствуют соглашения в процессе выполнения, правила хранения новой группы применяются к соглашениям, которые переходят на завершающую стадию, находясь в этой группе.
Соглашения на завершающей стадии, для которых правило хранения применяется перед перемещением создающего пользователя в новую группу, сохранят дату удаления применяемого правила при условии, что правило не отключено до действия удаления.
С учетом вышеизложенных условий настройка правил хранения на уровне группы выполняется двумя способами:
Состояние правила хранения
Включено — правила, которые по-прежнему действительны для соглашений, перешедших в завершающую стадию при применении правила.
- Правило, применяемое в настоящее время, всегда находится на вершине списка и не содержит даты окончания.
Отключено — отключенные правила больше не применяются. Если соглашение достигло завершающей стадии в рамках отключенного правила, оно не будет удалено в день удаления.
- Отключенныеправила выделены серым цветом.
- Отключенныеправила нельзя включить повторно.
Срок действия истек — для правил с истекшим сроком действия отсутствуют соглашения в завершающей стадии, ожидающие удаления.
- Например, если предусмотрено правило на 14 дней с датой окончания 10 марта, то срок действия правила истечет в конце дня 24 марта, так как все соглашения, на которые распространяется правило, уже удалены.
Устарело — заказчики, которые использовали политику хранения, которая регулируется устаревшим параметром внутреннего хранения, будут видеть эту политику с отметкой устаревшего правила хранения.
- Соглашения, удаление которых уже было запланировано в рамках устаревшего правила (до ввода новых правил), будут следовать времени удаления согласно устаревшему правилу.
Фильтрация правил по статусу
Список правил хранения можно отфильтровать, нажав на значок «три черты» в правом верхнем углу таблицы.
Этот набор параметров позволяет выполнять фильтрацию следующими способами:
- Все правила — значение по умолчанию
- Только включенные правила
- Только отключенные правила
- Только правила с истекшим сроком действия
Вы также можете выводить результаты по 15, 30 или 50 записей на страницу.
Отключение правила
Отключение правила невозможно отменить.
Отключение правила приведет к тому, что для всех оставшихся соглашений, подпадающих под действие правила, дата удаления станет неактуальна.
Затем эти соглашения необходимо будет удалять с помощью инструментов GDPR.
Чтобы отключить правило, выполните следующие действия.
- Выберите правило.
- Нажмите ссылку Отключить.
Удаленные группы
Срок хранения зависит от настроек на уровне группы (явно заданных или унаследованных из настроек на уровне учетной записи).
Для будущего аудита правил хранения данных, которые были применены, требуется сохранять историю правил.
По этой причине GroupID не удаляется полностью. Вместо этого, необходимые настройки сохраняются и доступны для просмотра/редактирования через учетную запись администратора в «Группах».
Удаленные группы можно отобразить на странице Группы, нажав на значок «три черты» и выбрав Показать только удаленные группы.
Нажмите группу, которую необходимо отредактировать, затем нажмите ссылку Настройки группы.
- Правила можно создавать и отключать тем же способом, что и для активной группы.
Действие удаления на основе API
Можно включить хранение по требованию, если у администраторов заказчика есть возможность использовать API-интерфейс Acrobat Sign для индивидуального удаления документов.
- Используемый запрос API: DELETE /agreements/{agreementId}/documents
Чтобы включить этот параметр, обратитесь в службу поддержки.
- Когда соглашения переходят в завершающую стадию, можно применить только одно правило.
- Можно включить несколько правил, так как правило остается включенным, пока существуют соглашения с целевой датой удаления (в соответствии с областью действия правила).
- Отключенные правила нельзя включить повторно. Отключение носит необратимый характер.
- Правила хранения применяются, когда соглашение переходит в завершающую стадию, а не при создании соглашения.
- Применяемое правило хранения основано на группе, в которой создающий пользователь находится в то время, когда соглашение переходит на завершающую стадию.
- Изменение времени ожидания правил хранения, применяемых к соглашению, становится невозможно после перехода соглашения в завершающую стадию.
- Вы можете отключить правило, чтобы предотвратить удаление соглашения, но это предотвратит удаление всех еще не удаленных соглашений, для которых установлено это правило.
- Вы можете определить, какое правило применяется к любому соглашению, обратившись к отчету об аудите соглашения и сравнив дату завершения с диапазоном дат различных правил хранения.
- 5475 дней — это максимальный срок хранения, который можно установить.