Skapa PDF-filer med hög tillgänglighet

Det är viktigt att innehållet görs tillgängligt för bredast tänkbara publik och uppfyller standarder och regler för tillgänglighet, till exempel WCAG 2.0 och avsnitt 508 i U.S. Government’s Rehabilitation Act. Ett ”tillgängligt” elektroniskt dokument är optimerat för skärmläsare och andra hjälpmedel som används av personer med olika funktionsnedsättningar. Skapandet av tillgängligt innehåll spelar dessutom en viktig roll i att optimera PDF-dokument för att framgångsrikt kunna indexeras av sökmotorer på Internet.

Den här graden av tillgänglighet uppnås genom att märka allt dokumentinnehåll baserat på dess hierarkiska struktur (rubriker, stycken, listor, tabeller o.s.v.) och strukturera upp innehållet i en linjär sökväg från start till slut. Ett ytterligare krav för att skapa tillgängliga dokument är att identifiera det innehåll som inte utgörs av text, till exempel grafik och bilder, i sammanhanget och beskriva vad det visar.

InDesign ger dig tillgång till ett rakt och enkelt arbetsflöde som kraftigt minskar den tid och de ansträngningar som krävs för att skapa tillgängliga PDF-dokument från en InDesign-layout. De flesta av uppgifterna utförs direkt i InDesign – endast några få sista steg behöver utföras i Adobe Acrobat. Det möjliggör att både den hierarkiska och strukturella informationen kan lagras i InDesign-filen, vilket både förenklar och snabbar upp uppdateringen av dina PDF-dokument vid behov.

Du behöver följande för att skapa en tillgänglig PDF-fil:

• InDesign för att förbereda ett dokument för export av en tillgänglig PDF enligt den process som beskrivs i den här artikeln.
• Acrobat för att slutföra tillgänglighetsprocessen. Du kan inte utföra dessa steg med hjälp av det kostnadsfria programmet Adobe Reader.

Arbetsflöde för att skapa tillgängliga PDF-filer

Du kan utföra större delen av det nödvändiga arbetet med att strukturera och förbereda ett dokument för tillgänglighet direkt i InDesign, vilket minskar det slutliga arbetet som måste utföras på den exporterade filen i Acrobat till bara några få steg. Du kan specificera dokumentets hierarkistruktur och innehållsordning i InDesign-dokumentet. Det bevarar dokumentets struktur, vilket underlättar arbetet om du senare behöver redigera dokumentet och exportera en ny PDF-fil.

Nödvändiga steg i InDesign

En konsekvent användning av styckeformat i InDesign-dokumenten spelar en avgörande roll för att innehållet på ett effektivt och framgångsrikt sätt ska kunna exporteras till en PDF-fil. Basera formaten på deras hierarkiska struktur (huvudrubrik, sekundära rubriker, underrubriker o.s.v.) och tillämpa sedan formaten på stycken enligt deras hierarkiska roll i dokumentet.

När du skapar InDesign-format anger du varje formats märkord för export (i dialogrutan Alternativ för styckeformat) enligt formatets roll i PDF-dokumentet – stycke (P), rubriknivå 1 till 6 (H1–H6) eller artefakt. Tabeller, punktlistor och numrerade listor identifieras automatiskt under exportprocessen och får korrekta märkningar.

Bilder i en utskriftslayout kan visas var som helst på ett uppslag. Seende användare kan enkelt uppfatta kopplingen mellan bilden och den relevanta texten när de läser den. Skärmläsare behandlar innehållet på ett linjärt sätt. Eftersom skärmläsare använder text-till-tal-funktioner för att beskriva bilder bör bilderna placeras så nära den tillhörande texten som möjligt. Dra-och-släpp-objektförankringen i InDesign gör det enkelt att montera referensen till bilden på en lämplig plats utan att påverka utskriftslayouten.

Skärmläsare kan bara ange närvaron av en bild. Förmedling av bildens innehåll kräver att du tillhandahåller alternativ text (Alt-text). Alternativen för objektexport i InDesign gör det möjligt att specificera Alt-text med hjälp av metadata i en bildfil eller lägga till anpassad Alt-text för en bild, grafik eller en grupp av objekt i en layout.

I en tillgänglig PDF-fil kan innehållsförteckningar, bokmärken, hyperlänkar och korsreferenser användas som navigationsverktyg till det refererade innehållet. De gör det även möjligt för användare av skärmläsare att navigera effektivt i dokumentet med hjälp av de länkar som dessa mekanismer skapar.

Märkordens ordning spelar en avgörande roll för ett PDF-dokuments läsbarhet. Panelen Artiklar i InDesign gör det möjligt att definiera exakt vilket innehåll i dokumentet som ska märkas och i vilken ordning. Du kan lägga till innehåll genom att dra och släppa ramar och objekt i panelen Artiklar och sedan sortera dem i den önskade läsordningen. Du kan även dela upp innehållet i mindre artiklar utan att sidlayouten påverkas.

En PDF-fil måste ha ett dokumentnamn och en beskrivning av innehållet för både tillgänglighetens och sökmotoroptimeringens skull. När du sparar den här informationen i dialogrutan Filinformation i InDesign överförs informationen automatiskt till Acrobat som obligatoriska metadata.

När du använder alternativen för PDF-export (utskrift eller interaktiv) i InDesign blir de märkord, den ordning och den bokmärkning som skapats i layouten det resulterande PDF-dokumentets märkordsstruktur, ordning och navigeringsschema.

Obligatoriska steg i Acrobat

Du kan inte ange dokumentets språk i InDesign. Du måste ange språket under Avancerade alternativ i dialogrutan Dokumentegenskaper för Acrobat.

Acrobat visar som standard PDF-filnamnet i dokumentfönstrets namnlist. Det bör av tillgänglighetsskäl ersättas av det dokumentnamn som har lagts till i dialogrutan Filinformation i InDesign. Du gör detta genom att välja Dokumentnamn i stället för Filnamn i alternativen för Inledande visning i Dokumentegenskaper för Acrobat.

Den struktur som har skapats på panelen Artiklar i InDesign sparas i den exporterade PDF-filen, men du måste instruera Acrobat att följa den här strukturen. Om du vill använda den ordning som anges i InDesign-dokumentets struktur markerar du alla sidorna på Acrobat-panelen med sidminiatyrbilder, väljer Sidegenskaper på Alternativ-menyn och väljer sedan Använd dokumentstruktur för tabbordningen.

När du har slutfört dessa steg kontrollerar du att dokumentet inte har några fel genom att välja Fullständig kontroll bland tillgänglighetsverktygen i Acrobat.

Skapa en tillgänglig PDF-fil

Lägga till instruktioner för export av märkord i styckeformat

När du definierar märkord i ett styckeformat skapas en association mellan den text som använder det aktuella formatet och dess roll i PDF-dokumentets semantiska struktur. Du kan ange ett valfritt styckeformat för något av åtta grundläggande PDF-märkord.

Om du inte tilldelar några exportmärkord väljs inställningen Automatisk som standard för alla format. Den automatiska inställningen följer alla format-till-XML-märkord som kan ha konfigurerats i ett äldre XML-baserat arbetsflöde. Om inga format-till-XML-relationer har skapats översätter den automatiska inställningen dem till ett P-märkord i Acrobat. Ingen ytterligare parsning av dokumentet görs för att bestämma en rubrikstruktur. Det här standardbeteendet gör att en explicit tilldelning av märkord för export utgör ett grundläggande steg i arbetet med att skapa tillgänglighet.

Du anger alternativen för märkord för export i området Exportera märkord i dialogrutan Alternativ för styckeformat. Om du använder InDesigns funktion för punkter och nummer märks punktlistor och numrerade listor som osorterade respektive sorterade listor och konverteras automatiskt beroende på vilka alternativ som valts i exportprocessen. Manuellt skapade listor identifieras inte som listobjekt.

Inställningarna för export av märkord i InDesign möjliggör användning av två olika scheman för märkord. Alternativen för EPUB och HTML påverkar inte alternativen för PDF-filer, vilka måste ställas in separat. Den roll som har tilldelats ett visst stycke kommer troligen att ha en mängd liknande egenskaper för de båda alternativen, men inställningen för PDF-filer innehåller färre alternativ och saknar anpassade alternativ för märkord.

Om ett projekt redan innehåller format kan du mappa dokumentets samtliga format i ett enda steg genom att välja Redigera alla märkord för export på styckeformatpanelens meny. I den dialogruta som öppnas väljer du alternativet PDF och tilldelar PDF-märkord från menyerna i den högra kolumnen till styckeformatens namn i den vänstra kolumnen.

Rollmappningen i Acrobat återspeglar de associationer som har gjorts mellan sidhuvudformatet i InDesign och H1-märkordet och mellan avsnittsrubrikformatet och H2-märkordet, vilka båda tilldelades i alternativen för exporten av märkord för respektive format i InDesign.

Lägga till Alt-text med hjälp av alternativ för objektexport

Bilderna i ett tillgängligt PDF-dokument måste ha alternativ text för att bilden ska kunna beskrivas av en skärmläsare eller andra hjälpmedel. Du kan lägga till Alt-text för en bild via XML-strukturpanelen eller alternativen för objektexport (Objekt > Alternativ för objektexport). Den här dialogrutan är icke-modal, vilket gör att den kan förbli öppen när du arbetar i dokumentet. Det gör det möjligt att snabbt växla mellan olika bilder och tilldela metadata utan att du behöver stänga och öppna dialogrutan upprepade gånger.

Dialogrutan Alternativ för objektexport har tre flikar – Alt-text, PDF med märkord och EPUB och HTML. Alt-text kan användas i både PDF- och EPUB/HTML-arbetsflödena. Du kan generera Alt-text från dokumentets XML-struktur (om en sådan finns) eller bildens XMP-metadata (om sådana finns). Du kan även lägga till Alt-texten direkt i den specifika instansen för bilden i layouten genom att välja Anpassad i listrutan Alt-textkälla.

XMP-metadata för en bild är tillgängliga som potentiell Alt-text i InDesign. Att specificera Alt-text med hjälp av XMP-metadata är det bästa valet i de flesta fall eftersom länken mellan Alt-texten och filens metadata är dynamisk. Om filens metadata ändras uppdateras Alt-texten när du uppdaterar bildlänken i ditt InDesign-dokument. Om du inte tar med alternativa märkord för alla dina bilder uppstår fel senare i arbetsflödet när du kör tillgänglighetskontrollen i Acrobat.

I det slutliga PDF-dokumentet visas Alt-text som ett verktygstips när användaren placerar markören över en bild. Alt-texten läses också upp som en beskrivning av bilden när uppläsningsfunktionen i Acrobat används eller när PDF-filen läses av en skärmläsare eller ett hjälpmedel.
 

Fäst bilder i textflödet

När bilder monteras på en sida i en utskriftslayout behöver de inte nödvändigtvis placeras intill den text som refererar till dem. Seende användare är vana vid att text innehåller referenser till en bild som finns någon annanstans i dokumentet. När du skapar ett innehållsflöde för ett tillgängligt PDF-dokument bör dessa bilder beskrivas med hänsyn till en lämplig punkt i flödet. InDesign gör det möjligt att placera en maskinläsbar referens till bilden i texten genom att förankra den bildram som innehåller bilden på en lämplig plats i textramen.

Varje ram och objektgrupp i InDesign har en liten blå kvadrat i överkanten. Du kan förankra ett objekt på en tillgänglig plats i textflödet utan att ändra objektets ursprungliga position genom att klicka och hålla ned musknappen över den blå kvadraten, dra kvadraten till en önskad plats i texten och släppa den där. Den blå kvadraten ändras till en ankarikon för att ange att objektet är förankrat.

I PDF-filen visas märkordet Figure för den förankrade bilden i en <body_copy>-tagg i huvudartikeln och refereras och beskrivs med hjälp av sin Alt-text i den aktuella punkten.

Skapa en läsordning med hjälp av artikelpanelen

Du kan använda artikelpanelen i InDesign för att skapa en läsordning för Acrobat. Du skapar läsordningen direkt i InDesign, utan att behöva använda XML-strukturpanelen. Acrobat förstår och följer dokumentordningen i den exporterade PDF-filen när du instruerar den att göra detta i Acrobat.

Du skapar en läsordning i InDesign genom att öppna panelen Artiklar (Fönster > Artiklar) och klicka på det eller de objekt på sidan som ska tas med i artikeln. Dra objekten till panelen Artiklar och släpp dem där. Objekten listas i den ordning du klickar på dem. Ge artikeln ett namn när du uppmanas att göra detta eller behåll standardnamnet Artikel 1. Du kan även använda Markera alla (Cmd/Ctrl-A) och klicka på knappen Ny artikel längst ned på panelen Artiklar för att lägga till alla markerade objekt och skapa en ny artikel i ett enda steg (du kan byta namn på den senare). Objekt tilldelas standardnamn beroende på typ och innehåll. Om ett objekt redan har fått ett specifikt namn på panelen Lager behåller det sitt namn på panelen Artiklar.

När du lägger till en ny artikel på artikelpanelen i InDesign måste du markera Inkludera vid export (standardalternativet) för att artikelns märkord och ordning ska bli korrekta i PDF-filen.

Du ordnar innehållet på panelen Artiklar genom att dra ett objekt i en artikel uppåt eller nedåt till dess att alla objekt är placerade i önskad ordning. Läsordningen är uppifrån och ned. Ändringar av ordningen på panelen Artiklar påverkar inte objektens placering eller utseende på InDesign-sidan. Du kan även lägga till element från olika delar av layouten i en befintlig artikel genom att dra elementen från layouten till panelen Artiklar eller markera dem och välja Lägg till urvalet i Valda artiklar på panelmenyn Artiklar. Du kan skapa flera artiklar för att kunna dela upp innehållets struktur på önskat sätt.

Lägga till bokmärken, korsreferenser och hyperlänkar för navigering

Korsreferenser, hyperlänkar och bokmärken kan vara praktiska att använda för seende läsare, men är dessutom oumbärliga navigationsverktyg för läsare med nedsatt syn. Det är dessa navigationsverktyg som hjälper användare med funktionshinder att förflytta sig i ett dokument och få en översikt över dess innehåll och hur innehållet är ordnat. En innehållsförteckning (TOC) som genereras i InDesign kan automatiskt lägga till bokmärken när alternativet Skapa PDF-bokmärken är markerat i dialogrutan Innehållsförteckning. Du kan även lägga till egna bokmärken oberoende av en dynamisk innehållsförteckning på panelen Bokmärken (Fönster > Interaktivt > Bokmärken). Du kan länka bokmärken till antingen textankare (bokmärken som skapas när specifik måltext är markerad) eller sidor (bokmärken som skapas när du visar en sida i InDesign utan att någon text är markerad).

Du kan ordna bokmärken hierarkiskt på panelen Bokmärken i InDesign samt kapsla specifika bokmärken i bokmärken för bredare kategorier för att skapa en tydligare bild av ett dokuments distinkta avsnitt. Vid en export med korrekta inställningar till PDF-format matchas InDesign-bokmärkena och deras organisationsstruktur exakt i bokmärkespanelen i Acrobat och fungerar som klickbara länkar till det valda innehållet.

Hyperlänkar – antingen till externa platser som webbplatser eller till dokumentplatser som textankare – tillhandahåller ytterligare navigeringspunkter på en mer detaljerad nivå som kanske inte är lämplig eller nödvändig i dokumentets bokmärkesstruktur. Vid exporten skapas PDF-hyperlänkar för de länkar som skapats på panelen Hyperlänkar i InDesign samt för eventuella korsreferenser som skapats med hjälp av korsreferensfunktionen i InDesign. Korsreferenser som skapats i InDesign omvandlas automatiskt till hyperlänkar i det exporterade PDF-dokumentet.

Lägga till interaktiva formulärelement

Funktionerna för att skapa formulär i InDesign har stöd för användning av märkord för vissa interaktiva element, till exempel formulärfält och knappar. Ett exporterat InDesign-formulär innehåller de nödvändiga <Annot>-märkorden (kommentar) för att göra formuläret tillgängligt i det resulterande PDF-dokumentet.
I InDesign går det att skapa kryssrutor, kombinations- och listrutor, alternativknappar, textfält och signaturfält på panelen Knappar och formulär (Fönster > Interaktivt > Knappar och formulär). Varje formulärelement har både ett namnvärde och ett beskrivningsvärde som måste utgöra en del av elementets definition. Beskrivningen är viktig för tillgängligheten eftersom den används i både verktygstipset och som Alt-text för formulärelementet. Formuläret kan även ha en synlig etikett (t.ex. namn, företag eller telefon) på sidan, men när en användare använder tabbtangenten för att navigera mellan olika fält eller rutor läses endast den information som har tilldelats det aktuella formulärelementet upp – inte den intilliggande texten.

Det är viktigt att se till att tabbordningen för de olika formulärelementen (inklusive Skicka-knappar) är korrekt innan exporten görs för att en användare som använder tabbfunktionen – eller något annat hjälpmedel – för att navigera bland formulärets fält och alternativ ska kunna lotsas genom de olika stegen i rätt ordning. När du har utformat formuläret och definierat dess funktioner på panelen Knappar och formulär studerar du dialogrutan Tabbordning (Objekt > Interaktivt > Ange tabbordning) för att bekräfta att alla formulärelement visas i rätt ordning. Gör nödvändiga justeringar eller korrigeringar med hjälp av knapparna för att flytta upp och ned. Du kan även lägga till formulärelementen i lämplig tabbordning på panelen Artiklar, men du bör för säkerhets skull alltid även kontrollera ordningen i dialogrutan Tabbordning. Dialogrutan Tabbordning visar den ordning i vilken en användare som använder tabbfunktionen eller något annat hjälpmedel lotsas genom ett formulär, uppifrån och ned.

Lägga till filmetadata i InDesign-dokumentet

Tillgängliga PDF-dokument måste åtminstone ha ett dokumentnamn och en kort beskrivning av innehållet. Den här informationen lagras i filens metadata som är tillgängliga via dialogrutan Dokumentegenskaper i Acrobat. Metadata kan (och bör) ha sitt ursprung i dialogrutan Filinformation i InDesign-dokumentet (Arkiv > Filinformation), där den enkelt kan ändras, uppdateras och lagras varje gång ett nytt PDF-dokument skapas.

Exportera för tillgänglighet

När du har förberett dokumentet för tillgänglighet i InDesign är du redo att exportera det (Arkiv > Exportera) till PDF-format med hjälp av formatalternativen Adobe PDF (interaktiv) eller Adobe PDF (utskrift). Vilken PDF-typ du väljer beror på om dokumentet innehåller interaktiva element som formulär, knappar, ljud eller video. Formateringen är densamma för de båda PDF-typerna, men dialogrutorna ger dig tillgång till olika alternativ. Formatet Adobe PDF (utskrift) exporterar bokmärken och hyperlänkar, men inte knappar, ljud, video eller animeringar. Du kan bara välja mellan att inkludera utseendet för dessa interaktiva element – inte deras funktioner – eller att inte inkludera dem alls.

Den exporterade PDF-filen måste innehålla märkord för att vara tillgänglig. Du måste därför välja alternativet Skapa PDF med märkord i dialogrutan Exportera för den valda PDF-typen. Markera alternativet Använd struktur för tabbordning i dialogrutan Exportera till interaktiv PDF för att slippa utföra ett extra steg i Acrobat senare i processen. Välj alternativet Inkludera alla för Formulär och media för att aktivera bokmärken, hyperlänkar, korsreferenser och knappar. Alla övriga inställningar i dialogrutan är valfria och kan aktiveras efter dina behov och önskemål. Markera alternativet Visa efter export om du vill att PDF-dokumentet ska öppnas automatiskt så snart exporten är slutförd. Du kan sedan gå vidare till de sista stegen som behöver utföras i Acrobat.

Granska den exporterade PDF-filen i Acrobat

Det är en god idé att alltid granska den slutliga versionen av alla publicerade dokument för att upptäcka eventuella oväntade fel som kan uppstå. Strukturen för märkord på panelen Acrobat-märkord kan hjälpa dig att få en bättre förståelse av sambandet mellan förberedelserna i InDesign och det slutgiltiga PDF-dokumentet.
Panelen Acrobat-ordning matchar kanske inte den ordning du har skapat på artikelpanelen i InDesign, och den återspeglar inte nödvändigtvis den läsordning som används av hjälpmedelstekniker och uppläsningsfunktionen i Acrobat. Det är endast ordningen på märkordspanelen, som bestäms av placeringen av innehållet på artikelpanelen i InDesign, som återspeglar läsordningen för innehållet i PDF-dokumentet, oavsett vilken sekvens som visas på ordningspanelen eller i Acrobats Reflow-läge.

Tilldela ett dokumentspråk i Acrobat

När du har skapat PDF-filen kan du använda Acrobat för att slutföra de återstående stegen för att göra PDF-dokumentet tillgängligt. Det första steget är att ange dokumentets språk på fliken Avancerat i dialogrutan Filegenskaper (Arkiv > Egenskaper). InDesign har ingen motsvarande inställning, vilket gör att du måste ställa in språket i Acrobat. Vi rekommenderar dessutom att du ställer in dokumentet så att dokumentnamnet – och inte filnamnet – visas i dokumentfönstrets namnlist. Du kan göra den här ändringen i alternativen för Inledande visning i dialogrutan Dokumentegenskaper.

Ange tabbordningen

Den struktur som skapas på artikelpanelen i InDesign exporteras till PDF-filen, men den anges inte automatiskt som den ordning som ska följas när användaren använder tabbtangenten för att navigera mellan interaktiva element som hyperlänkar och formulärfält. Du måste skapa tabbordningen på panelen Sidminiatyrbilder i Acrobat (Visa > Visa/Dölj > Navigeringspaneler > Sidminiatyrbilder). Markera dokumentets alla sidminiatyrbilder och välj sedan Sidegenskaper på Alternativ-menyn på panelen Sidminiatyrbilder. Ändra innehållsordningen från Ospecificerad till Använd dokumentstruktur i området Tabbordning i dialogrutan Sidegenskaper.

Om du har exporterat dokumentet som en interaktiv PDF-fil och har valt alternativet Använd struktur för tabbordning kan du hoppa över det här steget. Utskriftsversionen av dialogrutan Exportera till Adobe PDF i InDesign saknar det här alternativet, vilket gör att du måste markera det i Acrobat.

Kör tillgänglighetskontrollen i Acrobat

Gå till panelen Verktyg i Acrobat, expandera hjälpmedelsalternativen (Visa > Verktyg > Tillgänglighet) och välj Fullständig kontroll. Kontrollera att alternativet Skapa tillgänglighetsrapport är markerat. Det här alternativet visar om dokumentet är felfritt. Om dokumentet innehåller fel visas information om problemen.