Automatiserade anpassade sändningsarbetsflöden

Översikt

Med funktionen automatisk identifiering av arbetsflöde kan administratörer styra versionshanteringen av sina avtal på filnivå genom att installera en unik teckensträng på första sidan i PDF-filen. Denna unika sträng läggs sedan till i ett anpassat arbetsflöde, så att Acrobat Sign logiskt kan koppla ihop den uppladdade filen och arbetsflödet när avsändaren laddar upp filen.

Detta gör det möjligt för företag som producerar anpassade dokument utifrån standardmallar att automatisera avtalsstrukturen och placera formulärfält genom mallar, vilket avsevärt minskar tiden för avsändarna att konfigurera och författa sina individuella avtal.

Hur automatiserade arbetsflöden används av avsändare

Automatisk identifiering av arbetsflöde utlöses av användare när de överför en PDF-fil via knappen Starta från biblioteket > Välj filer från Den här datorn Startsidan.

  • Att ladda upp en fil med någon annan metod/gränssnitt än knappen Starta från biblioteket > Välj filer från Den här datorn kringgår den automatiska identifieringen helt.
  • Endast en PDF-fil utlöser detektering av arbetsflöde. 
    • Vid försök att ladda upp ett dokument som inte är i PDF-format visas felmeddelandet Ogiltigt dokument.
Startsidan visar den utökade filväljaren med alternativet "Välj filer från min dator" markerat

När filen har laddats upp utvärderar Acrobat Sign den första sidan i den uppladdade filen och letar efter en potentiell matcha textsträng.

Alla strängar som överensstämmer med parametrarna för matcha textsträngar jämförs med matcha textsträngarna som används av alla arbetsflöden som avsändaren har åtkomst till via sina gruppmedlemskap.

Om matcha textsträngen i filen matchar en text som matchar arbetsflödet dirigeras avsändaren till den anpassade dispositionssidan för det relaterade arbetsflödet.

  • Den uppladdade filen bifogas automatiskt och kan inte tas bort.
  • Om arbetsflödet är tillgängligt på organisationsnivå kan avsändaren välja den grupp som avtalet ska skickas under.
  • Om arbetsflödet är relaterat till en grupp ställs gruppväljaren automatiskt in på det värde som arbetsflödet är associerat med och kan inte ändras. 
  • Alla andra arbetsflödesalternativ finns tillgängliga, precis som du kan förvänta dig med ett manuellt valt arbetsflöde.
Tips!

Arbetsflödet kan konfigureras för att tillämpa ett formulärfältslager, vilket eliminerar behovet av att avsändare förhandsgranskar och lägger till signaturfält.

En sida "anpassad disposition" som visar den bifogade filen och andra konfigurerade element.

Avsändaren Skickar avtalet efter att den slutliga konfigurationen av avtalet har kontrollerats.

Så här konfigurerar du arbetsflöden för automatisering

Definiera matcha text

Det rekommenderas starkt att du har en plan för hur du skapar matcha textsträngar. Om du har hundratals arbetsflöden, eller om ditt konto använder flera grupper, varav vissa använder liknande formulär, kommer du att upptäcka att det är viktigt med en namngivningskonvention för matcha textsträngen. 

Kraven för matcha textsträngen är:

  • Varje matcha textsträng måste vara unik inom kundens Acrobat Sign-konto.
  • Koden måste vara en kontinuerlig teckensträng på mellan 20 och 30 tecken. 
  • Den här strängen får endast innehålla alfanumeriska tecken, bindestreck ”-” och understreck ”_”. Inga punkter eller blanksteg tillåts.

När du avgör din konvention för matcha text bör du tänka på följande:

  • Om formuläret har ett befintligt dokument-ID som du kan infoga (t.ex. W-4 eller NDA)
  • Om formuläret har en uppenbar version som är lätt att förstå (t.ex. W-4_2024 eller NDA_Q1-2024)
  • Om du inkluderar gruppnamnet som är relaterat till arbetsflödet ska det inkluderas (t.ex. HR-W-4_2024 eller Lgl_NDA_Q1-2024)
  • Vilken typ av rimlig versionssträng kan användas och förstås av andra dokumentskapare (t.ex. HR-W-4_2024_ver1_1 eller Lgl_NDA_Q1-2024_interns)

Kom ihåg att strängen måste vara mellan 20–30 tecken, så fyll volymen med något meningsfullt som underlättar underhåll i framtiden.

Lägg till matcha text i PDF-dokumentet

Matcha textsträngen måste finnas på den första sidan i den uppladdade filen.

Texten kan ha vilken färg eller storlek som helst.

Vanligtvis finns versionsnummer i hörnen på dokument, men du kan placera strängen var som helst på den första sidan:

En sidfot på PDF-filen med matchande text exponerad

Lägg till matcha text på fliken Arbetsflödesinformation i arbetsflödet

Skapa ett nytt arbetsflöde (eller redigera ett befintligt) för att lägga till strängen matcha text på fliken Arbetsflödesinformation:

Fliken Arbetsflödesinformation i arbetsflödesdesignern visar fältet matcha text.

Obs!

Om du lägger till en matcha textsträng i ett arbetsflöde kan arbetsflödet inte användas manuellt.

Konfigurera fliken Dokument för att inkludera den uppladdade PDF-filen

Arbetsflödet måste konfigureras för att acceptera den uppladdade filen på fliken Dokument. Så här konfigurerar du dokumentet:

  1. Välj länken Lägg till dokument vilket lägger till en rad för ett dokument (fil).
  2. Tillhandahåll en Dokumenttitel. Värdet visas på sidan Skriv hos avsändaren när han/hon skapar sitt avtal. Det rekommenderas att dokumenttiteln återspeglar att dokumentet är samma fil som laddades upp så att avsändare inte blir förvirrade.
  3. Lämna fälten Filer och Dokumentnamn tomma.
  4. Den allmänna rekommendationen är att markera kryssrutan Obligatoriskt så att den visas i användarens gränssnitt som ett obligatoriskt element och kan minska frågor om varför användaren inte kan ersätta den. Kryssrutan Obligatoriskt  har dock ingen mekanisk inverkan eftersom den uppladdade filen bifogas automatiskt och inte kan tas bort av avsändaren, oavsett hur kryssrutan är konfigurerad. 

Ytterligare dokument kan läggas till i mallen om din process tillåter att avsändaren lägger till ytterligare/stödjande innehåll i avtalet.

På fliken Dokument markeras länken Lägg till filer med en tillagd fil som har konfigurerats för den uppladdade PDF-filen

Överväg hur du tillämpar formulärfält på avtalet

Om du lägger till formulärfält via mallprocessen slipper avsändarna ägna tid åt att redigera i sina egna fält och det ser till att fälten placeras och namnges korrekt för eventuell rapportering.

Automatisk identifiering av arbetsflöden fungerar med PDF-filer som innehåller texttaggar eller är utformade som AcroForms

Du kan också lägga till ett formulärfältslager i arbetsflödet från fliken Dokument  för att tillämpa alla signaturrelaterade fält och datainsamlingsfält. Detta kräver att du skapar en mall i förväg:

  1. Skapa en mall med samma PDF-fil som du utformar med den matchade texten inkluderad.
    • Inkludera den matchande textsträngen i mallnamnet för att snabbt hitta den.
    • Konfigurera mallen så att den är både ett dokument och ett formulärfältslager.
    • Se till att omfånget för Vilka kan använda den här mallen? matchar det omfång som har definierats i arbetsflödet.
  2. Redigera fälten i mallen.
  3. Spara mallen

Så här lägger du till ett formulärfältslager i arbetsflödet:

  1. Öppna arbetsflödet och gå till fliken Dokument.
  2. Välj ikonen Lägg till dokument i avsnittet Formulärfältslager.
    • En väljarpanel visar alla tillgängliga formulärfältslager (genom din gruppmarkering).
  3. Välj rätt formulärfältslager.
  4. Välj OK för att slutföra tillägget.
Fliken Dokument med fältet Formulärfältslager markerat och ett överliggande fönster för formulärfältväljaren.

Obs!

Ett formulärfältslager tillämpas utöver eventuella fält som ingår i PDF-filen (texttagg eller AcroForm).

Värden för Matcha text visas i listan över arbetsflöden

Arbetsflöden som har ett värde för Matcha text visar det värdet i listan Anpassade arbetsflöden:

Arbetsflödeslistan med kolumnen Matcha text markerad.

Få hjälp snabbare och enklare

Ny användare?