Översikt
Ett signerbart webbformulär kan skapas för att bäddas in på webbplatsen (eller skickas som en webblänk), vilket ger flera personer enkel åtkomst till formuläret eller dokumentet och till att skapa ett avtal.
Ett webbformulär kan konfigureras så att det har en eller flera deltagare, flera motsignerare och flera parter som får en kopia. Signaturflödet för ett webbformulär är:
- Ett avtal skapas när den första deltagaren har slutfört och verifierat sin signatur/åtgärd
- Om flera deltagare tillåts i webbformuläret slutför alla deltagare sina åtgärder i den ordningsföljd som de är listade.
- När deltagarna har slutfört sina åtgärder meddelas motsignerarna i den ordning de listas.
- När avtalet har slutförts meddelas alla parter (inklusive kopiemottagare) om det slutförda avtalet.
Så här aktiverar/inaktiverar du användaråtkomst till webbformulär
På tjänstenivåerna företag och storföretag kan du konfigurera webbformulärsåtkomst och signeraralternativ.
Webbformulärsåtkomst och alternativ för signerare kan aktiveras eller inaktiveras på konto- eller gruppnivå genom att gå till Kontoinställningar > Globala inställningar > Webbformulär
Konfiguration
Webbformulär underställs flera allmänna inställningar som täcker alla avtal i en viss grupp. Den praktiska användningen av ett webbformulär skiljer sig dock ofta från ett avtal som skickas direkt till en känd mottagare, och de relaterade inställningarna för autentisering och e-postalternativ kan stå i konflikt med varandra.
Kunder som har aktiverat Användare i flera grupper kan uppleva det praktiskt att skapa en ny grupp med anpassade inställningar för sin webbformulärupplevelse (t.ex. interna webbformulär som kräver mindre strikt autentisering).
Tillgänglighet:
Webbformulär är tillgängliga för licensplanerna team och storföretag.
Konfigurationsomfattning:
Funktionen kan aktiveras på både konto- och gruppnivå.
Du kan kontrollera den här funktionen genom att gå till Globala inställningar > Webbformulär
När det gäller kontroller som direkt påverkar webbformulär finns det flera konfigurationsalternativ:
Om du markerar det här alternativet visas Publicera ett webbformulär på Startsidan där användarna kan skapa formulär efter behov.
Kopiemottagare kan läggas till i webbformuläret när det är aktiverat. I andra fall tas alternativet att lägga till kopiemottagare bort från processen.
Efter aktivering visas länken Ladda ned PDF i webbformulärets Alternativ, så att mottagaren kan ladda ned ett tomt webbformulär som PDF-fil.
För webbformulär krävs att varje deltagare anger sin e-postadress så att signaturåtgärden uttryckligen kan tilldelas och valideras.
Inställningen Kräv en e-postadress i signaturblocket anger när e-postmeddelandet samlas in, i fälten i webbformuläret eller i ett överliggande fönster efter signeringsprocessen.
När det här alternativet är aktiverat krävs ett fält för E-postadress för varje signerare. Detta fält kan vara ett individuellt placerat fält för E-post eller det inbyggda e-postfältet som ingår i ett Signaturblock.
Systemet placerar automatiskt ett Signaturblock längst ned på den sista sidan för varje mottagare som inte har någon E-post i dokumentet.
När inställningen är inaktiverad kräver webbformuläret inte att ett e-postfält finns inom formulärets gränser. När mottagaren har bekräftat sin signatur uppmanas denne att ange en e-postadress via ett överliggande gränssnitt.
Under alla omständigheter måste en e-postadress samlas in för varje deltagare.
När alternativet Kräv att signerare verifierar sin e-postadress är aktiverat måste mottagaren verifiera sin signatur innan deltagarens signatur anses vara slutförd.
Deltagaren informeras om kravet att verifiera sin signatur via e-postlänken:
Granskningsrapporten visar tydligt att e-postmeddelandet verifierades:
När Kräv att signerare verifierar sin e-postadress är inaktiverad, behöver deltagaren inte verifiera sin e-postadress för att slutföra signeringsprocessen. Avtalet förutsätter en slutförd status eller går vidare till nästa deltagare.
Granskningsrapporten för overifierade e-postadresser indikerar att verifieringen avbröts:
Ej verifierade signaturer kan avvisas.
Om du inaktiverar e-postautentisering för deltagaren och behöver en juridiskt bindande signatur ser du till att använda någon form av autentisering som identifierar en unik person (t.ex KBA).
Om den första signeraren lägger till ytterligare deltagare måste e-postverifiering slutföras innan den andra deltagaren meddelas (oavsett inställningen).
När Tillåt ytterligare deltagare är aktiverat, visar webbformulärgränssnittet en länk för Lägg till deltagare som infogar ytterligare en deltagarpost per klick (upp till maximalt 25 deltagare).
När Tillåt ytterligare deltagare är inaktiverat, godkänner inte gränssnittet att ytterligare deltagare läggs till, och webbformulär tillåter bara en extern signerare.
När du aktiverar Tillåt mottagare att spara ändringar och fortsätta senare visas ett alternativ för mottagare att spara webbformuläret med alla inmatningsfält som om det var ett avtal som skickades till dem från den som skapade webbformuläret. Mottagaren kan uttryckligen spara ändringarna med menyn Alternativ. Dessutom uppmanar webbformuläret automatiskt användaren att spara ändringarna om de försöker navigera bort från formuläret.
När avtalet har sparats skickas ett e-postmeddelande till mottagaren och instruktioner visas för att signeraren ska fortsätta att fylla i formuläret via e-postlänken:
Underordnade kontroller gör det möjligt att justera mottagarupplevelsen om användningsfallet tillåter det:
- Spara när du öppnar webbformuläret – när det här alternativet är aktiverat uppmanas mottagaren att spara webbformuläret så snart formuläret öppnas. Som standard kan signeraren välja att avbryta spara-processen. Det här alternativet rekommenderas om webbformulären är långa eller komplexa för att undvika potentiella problem med timeout för sessionen.
- Tvång på Spara vid öppnande – när det här alternativet är aktiverat tas alternativet bort att avbryta uppmaningen att spara webbformuläret när det öppnas.
- Inaktivera autentisering av signerare igen vid åtkomst av webbformuläret från e-postlänk – när det här alternativet är aktiverat behöver mottagaren inte autentisera när de öppnar det sparade avtalet via e-postlänken. Överväg att aktivera det här alternativet om din process inte kräver att all åtkomst till formuläret autentiseras.
- Tillåt redigering av avtalsnamnet – när det är aktiverat kan mottagaren redigera avtalsnamnet (som det visas på sidan Hantera) och efterföljande hänvisningar (rapportering, granskningsrapporter osv). Det rekommenderas i allmänhet att inte tillåta mottagaren att fritt redigera avtalsnamnet om det inte finns något tvingande företagsbehov att göra det.
Mer information om alternativet att spara webbformulär finns här >
Vanliga frågor och kända problem
Endast när webbformulär har statusen Utkast.
När ett webbformulär har skapats kan inte webbformulärets namn uppdateras.
Den som skapar ett webbformulär får alltid det färdiga avtalet (om inte aviseringen inaktiverats).
Om en annan part måste meddelas när webbformulärsavtalet signeras, kan fältet för kopiemottagare användas så att parten inkluderas automatiskt.
När webbformuläret har publicerats kan motsignerarna bara redigeras på sidan Hantera.
Endast e-postadressen kan redigeras. Antalet motsignerare kan inte ändras.
Om den som har skapat webbformuläret har lagts till bland motsignerarna för webbformulär kan den användaren inte redigeras
Ja.
När ett webbformulär har skapats kan du redigera kopiemottagare på sidan Hantera.
Ja.
Du kan använda mallar i Acrobat Sign-biblioteket som bas för ett webbformulär genom att bifoga dem via länken Lägg till filer.
Fält för digital signatur stöds för närvarande inte i webbformulär.
Om du försöker spara ett webbformulär med en digital signatur utlöses ett felmeddelande som identifierar fälttyper som inte stöds.
Ja.
Instruktioner för att inaktivera e-postverifiering finns i avsnittet Konfiguration.
Att inaktivera e-postverifiering innebär inte att kravet på att signeraren ska ange en e-postadress tas bort.
Om du inaktiverar e-postautentisering för signaturer och behöver en juridiskt bindande signatur ser du till att använda någon form av autentisering som identifierar en unik person (t.ex KBA eller lösenord).
Ja.
URL-adressen till ett webbformulär är bara en URL-adress som alla andra.
Om du lägger till URL-adressen i ett webbformulär som en hyperlänk länkas inte något avtal som genereras av webbformuläret till källavtalet.
Data som samlas in i ett webbformulär finns i avtalets transaktions-ID. Data fylls inte i någon annanstans i Acrobat Sign-systemet, och om avtalet tas bort helt raderas även data.
När du rapporterar i webbformulären hämtas innehållet från avtalen för att fylla i rapporten, men data sparas inte på några nya platser.
Webbformulär som väntar på en e-postverifiering (genom att klicka på e-postmeddelandet med länken Bekräfta min e-postadress eller Granska och signera) visas inte på sidan Hantera. Detta gäller både listan över pågående avtal samt sammanfattningsrapporten för sammanslagningen:
Webbformulär som har sparats utan att länken Granska och signera har nåtts kan observeras genom att exportera formulärdata för webbformuläret.
Om alternativet Kräv att signerare verifierar sin e-postadress är inaktiverat accepteras alla signaturförsök och avtalet visas på sidan Hantera i enlighet med detta.
Aktivitet -avsnittet i den överordnade webbformulärmallen registrerar större händelser, som att skapa, aktivera/inaktivera och ersätta deltagare
Alla webbformulärsartiklar:
- Översikt och konfiguration av webbformulär
- Skapa ett webbformulär
- Redigera ett webbformulär
- Inaktivera/aktivera ett webbformulär
- Dölja/visa ett webbformulär
- Hitta webbformulärets URL och inbäddningskod
- Fyll i förväg i värden för webbformulärfält med URL-parametrar
- Tillåt att webbformulär sparas och återupptas av mottagare
