Genel Bakış
Otomatik İş Akışı Algılama özelliği, yöneticilerin PDF'lerinin ilk sayfasına benzersiz bir karakter dizesi yerleştirerek sözleşme sürümü oluşturma işlemini dosya düzeyinde yürütmesini sağlar. Bu benzersiz dize daha sonra Özel İş Akışına eklenir ve gönderen dosyayı yüklediğinde Acrobat Sign'ın yüklenen dosya ve iş akışını mantıksal biçimde ilişkilendirmesine olanak tanır.
Bu, standart şablonları kullanarak özel belgeler oluşturan kuruluşların sözleşme yapısını otomatikleştirmesine ve form alanlarını şablon aracılığıyla yerleştirmesine olanak tanır. Böylece gönderenler, bireysel sözleşmelerini yapılandırırken ve yazarken önemli ölçüde zaman kazanır.
Otomatik iş akışlarının gönderenler tarafından kullanımı
Otomatik iş akışı algılama, kullanıcılar PDF dosyasını Ana Sayfa'daki Kitaplıktan başla > Bilgisayarımdaki Dosyalardan Seç düğmesini seçerek yüklediğinde tetiklenir.
- Dosyanızı yüklerken Kitaplıktan başla > Bilgisayarımdaki Dosyalardan Seç düğmesi dışında bir yöntem/arabirim kullanırsanız otomatik algılama işlemi tamamen atlanır.
- İş akışı algılamasını sadece PDF dosyası tetikleyecektir.
- PDF formatında olmayan bir belgeyi yüklemeye çalışmak "Geçersiz Belge" hatasına yol açar.
Dosya yüklendikten sonra Acrobat Sign, yüklenen dosyanın ilk sayfasını değerlendirir ve olası bir Eşleştirme Metni dizesi arar.
Eşleştirme Metni parametreleriyle uyumlu olan tüm dizeler, gönderenin grup üyelikleri aracılığıyla eriştiği herhangi bir iş akışı tarafından kullanılan Eşleştirme Metni dizeleriyle karşılaştırılır.
Dosyadaki Eşleştirme Metni dizesi, bir İş Akışı Eşleştirme Metni ile eşleşiyorsa gönderen, ilgili iş akışı için özel oluşturma sayfasına yönlendirilir.
- Yüklenen dosya otomatik olarak eklenir ve kaldırılamaz.
- İş akışı kuruluş düzeyinde mevcutsa gönderen, sözleşmenin gönderileceği grubu seçebilir.
- İş akışı bir grupla ilişkilendirilmişse grup seçici otomatik olarak iş akışının ilişkilendirildiği değere ayarlanır ve değiştirilemez.
- Diğer tüm iş akışı seçenekleri, manuel olarak seçilen iş akışlarıyla aynıdır.
İş akışına, gönderenlerin imza alanlarını önizlemesini ve eklemesini gerektirmeyen bir Form Alanı Katmanı eklenebilir.
Gönderen, sözleşmenin son hâlini inceleyip doğruladıktan sonra sözleşmeyi gönderir.
İş akışlarını otomasyon için yapılandırma
Eşleştirme Metni'ni tanımlama
Eşleştirme Metni dizelerini nasıl oluşturacağınızı planlamanız önemlidir. Yüzlerce iş akışınız varsa veya hesabınızda benzer formlara sahip birden fazla grup bulunuyorsa Eşleştirme Metni dizesi için bir adlandırma kuralınızın olması oldukça önemlidir.
Eşleştirme Metni dizeniz için gerekenler:
- Her Eşleştirme Metni dizesi, müşterinin Acrobat Sign hesabında benzersiz olmalıdır.
- Kod, 20 ila 30 karakter uzunluğunda sürekli bir karakter dizesi olmalıdır.
- Bu dize; yalnızca alfa sayısal, tire "-" ve alt çizgi "_" karakterleri içerebilir. Nokta ve boşluk içeremez.
Eşleştirme Metni kuralınızı belirlerken şunları göz önünde bulundurun:
- Formda dahil edebileceğiniz mevcut bir belge kimliği var mı (ör. W-4 veya NDA)?
- Formun kolayca anlaşılabilecek belirgin bir sürümü var mı (ör. W-4_2024 ya da NDA_Q1-2024)?
- İş akışıyla ilgili grup adının eklenmesi gerekiyor mu (ör. HR-W-4_2024 veya Lgl_NDA_Q1-2024)?
- Diğer belge oluşturucular tarafından hangi türden mantıklı sürüm dizesi kullanılabilir ve anlaşılabilir (ör. HR-W-4_2024_ver1_1 veya Lgl_NDA_Q1-2024_stajyerler)?
Dizenin 20-30 karakter arasında olması gerektiğini unutmayın. Bu nedenle hacmi, gelecekte bakımı kolaylaştıracak anlamlı bir şeyle doldurun.
PDF belgenize Eşleştirme Metni ekleme
Eşleştirme Metni dizesinin, yüklenen dosyanın ilk sayfasında olması gerekir.
Metin herhangi bir renkte veya boyutta olabilir.
Sürüm numaraları genellikle belgelerin köşelerinde bulunur ancak dizeyi ilk sayfada herhangi bir yere yerleştirebilirsiniz:
İş akışınızın İş Akışı Bilgileri sekmesine Eşleştirme Metni ekleme
İş Akışı Bilgileri sekmesine Eşleştirme Metni dizesini eklemek için yeni bir iş akışı oluşturun (veya mevcut bir iş akışını düzenleyin):
İş akışına Eşleştirme Metni dizesi eklendiğinde iş akışının manuel olarak kullanılması engellenmez.
Yüklenen PDF'yi dahil etmek için Belgeler sekmesini yapılandırma
İş akışının, yüklenen dosyayı Belgeler sekmesinde kabul edecek şekilde yapılandırılması gerekir. Bu belgeyi yapılandırmak için:
- Bir belge (dosya) için satır eklemek üzere Belge Ekle bağlantısını seçin.
- Belge Başlığı girin. Bu değer, sözleşmelerini oluştururken gönderenin Oluştur sayfasında görünür. Karışıklık yaşanmaması için Belge Başlığı'nın, belgenin yüklenen dosyayla aynı olduğunu yansıtacak şekilde aynı olması önemlidir.
- Dosyalar ve Belge Adı alanlarını boş bırakın.
- Gerekli kutucuğunu işaretlemeniz önerilir. Böylece, arabirimde gerekli olarak işaretlenen öğeleri gören kullanıcılar, değiştiremeyecekleri öğeleri kolayca ayırt edebilir. Ancak yüklenen dosya, onay kutusunun nasıl yapılandırıldığı fark etmeden otomatik olarak eklenir ve gönderen tarafından kaldırılamayabilir. Dolayısıyla, Gerekli onay kutusunun mekanik bir etkisi yoktur.
Süreciniz, gönderenin sözleşmeye ek/destekleyici içerik eklemesine olanak tanıyorsa şablona ek belgeler eklenebilir.
Form alanlarını sözleşmeye uygulama
Form alanları şablon süreci aracılığıyla eklendiğinde gönderenlerin kendi alanlarında içerik oluşturmaya zaman harcaması gerekmez, alanların doğru şekilde yerleştirilmesi ve son rapor için adlandırılması sağlanır.
Otomatik iş akışı algılama, metin etiketleri içeren veya AcroForms olarak tasarlanan PDF'lerde kullanılabilir.
Bunun yerine, tüm imzayla alakalı alanlara ve veri toplama alanlarına uygulamak için iş akışına Belgeler sekmesinden bir form alanı katmanı eklenebilir. Bunun için önceden şablon oluşturulması gerekir:
- Eşleştirme Metni'ni içeren, tasarladığınız PDF'yi kullanarak bir şablon oluşturun.
- Metni hızlıca bulabilmek için şablon adı olarak Eşleştirme Metni dizesini girin.
- Şablonu hem belge hem de form alanı katmanı olacak şekilde yapılandırın.
- Bu şablonu kullanabilenler kapsamının, iş akışında tanımlanan kapsamla eşleştiğinden emin olun.
- Alanları şablona yazın.
- Şablonu kaydedin.
İş akışınıza form alanı katmanı eklemek için:
- İş akışını açın ve Belgeler sekmesine gidin.
- Form Alanı Katmanı bölümünde Belge Ekle simgesini seçin.
- Seçici panel, kullanılabilir tüm form alanı katmanlarını gösterir (grup seçiminize göre).
- Doğru form alanı katmanını seçin.
- Eki tamamlamak için Tamam'ı seçin.
PDF'de bulunan tüm alanlara ek olarak Form Alanı Katmanı uygulanır (metin etiketi veya AcroForm).
Eşleştirme Metni'nin değerleri iş akışları listesinde gösteriliyor
Eşleştirme Metni değeri olan iş akışları, bu değeri özel iş akışları listesinde gösterir: