Adobe Acrobat Sign 網頁表單

概覽

您可以建立單一網頁表單來嵌入至網站中 (或以網頁連結傳送),讓多人輕鬆存取表單或文件並建立合約。

網頁表單可以設定為有一個或多個參與者、多個副署者,以及多個副本收件者。網頁表單的簽署流程如下:

  • 第一位參與者完成並驗證其簽名/動作後,即會建立合約
    • 如果網頁表單允許多個參與者,則所有參與者就要依排列順位完成動作。
  • 參與者完成動作後,依排列順位通知副署者。
  • 完成合約後,向所有相關方 (包括副本收件者) 通知合約完成。
啟用「使用者加入多個群組」的帳戶可能會想定義一或更多個專用群組以管理網頁表單的簽名和電子郵件選項,同時保留用於直接寄送合約的不同選項。

如何啟用/停用使用者對網頁表單的存取權

商業和企業服務層級能夠設定網頁表單存取權和簽署者選項。

瀏覽至「帳戶設定 > 全域設定 > 網頁表單」,即可在帳戶或群組層級啟用或停用網頁表單存取權及簽署者選項

「全域」頁面上的控制項

設定

網頁表單受數個一般設定約束,其涵蓋一特定群組中的所有合約。不過,網頁表單的實際用途通常不同於直接傳送給已知收件者的合約,且相關的驗證和電子郵件選項設定可能會有所衝突。

啟用「加入多個群組的使用者」的客戶,可能會發現針對網頁表單體驗建立包含自訂設定的新群組非常實用 (例如,不需較嚴格驗證的內部網頁表單)。

可用性:

網頁表單適用於團隊企業授權計劃。

設定範圍:

此功能皆可在帳戶和群組層級啟用。

您可以導覽至「全域設定 > 網頁表單」
,以評估此功能的控制項

 

對於僅會直接影響網路表單的控制項,我們提供幾種設定選項:

勾選此選項,就會在「首頁」頁面上顯示「發佈網頁表單」選項,允許使用者視需求建立表單。

首頁上允許使用網頁表單效果

啟用時,可將副本收件者新增至網頁表單。否則,新增副本收件者的選項會從建立程序中移除。

允許在網頁表單中列入副本收件者

若啟用,網頁表單「選項」上會顯示「下載 PDF」連結,讓收件者下載 PDF 形式的空白網頁表單。

允許以 PDF 預覽網頁表單

網頁表單要求每個參與者提供其電子郵件地址,以便明確指定並驗證簽署動作。

必須在簽名區塊中附上電子郵件地址」設定會指示收集電子郵件的時間、在網頁表單本身的欄位中,或簽名程序之後的覆蓋中。

啟用後,每位簽署者都必須填寫「電子郵件地址」欄位。此欄位可以是單獨放置的「電子郵件」欄位,或是於放置「簽名區塊」時內建的電子郵件欄位。

啟用「必須在簽名區塊中附上電子郵件地址」時,出現分別放置的電子郵件欄位

對於文件沒有「電子郵件」欄位的每一位收件者,系統會自動將「簽名區塊」放在最後一頁的底部。

啟用「必須在簽名區塊中附上電子郵件地址」,但並未放置電子郵件欄位

停用此設定時,網頁表單的表單範圍中就不需要出現電子郵件欄位。確認簽名後,系統會提示收件者經由覆蓋介面提供電子郵件地址。

停用「必須在簽名區塊中附上電子郵件地址」

註解:

在所有情況下,每位參與者都必須提供一個電子郵件地址。

啟用「要求簽署者驗證其電子郵件地址」時,收件者必須在參與者的簽名被視為完成之前先驗證其簽名。

系統通知參與者需經由電子郵件連結驗證其簽名:

電子郵件驗證簽名後頁面和電子郵件連結

稽核報告清楚表示已驗證電子郵件:

已啟用電子郵件驗證稽核報告

停用「要求簽署者驗證其電子郵件地址」時,參與者無需驗證電子郵件,就能完成簽名程序。合約會假設下一位參與者的已完成狀態或進度。

停用設定時的簽名後頁面

未驗證電子郵件地址的稽核報告表示已免除驗證:

已停用電子郵件驗證稽核報告

注意:

未驗證的簽名會遭到拒絕。

如果您停用參與者的電子郵件驗證,但需使用具有法律效力的簽名,請確認您使用的驗證方式足以識別唯一使用者 (例如 KBA)。

通知:

如果第一位簽署者還包括其他參與者,則在通知第二位參與者之前,必須完成電子郵件驗證 (無論此設定為何)。

啟用「允許其他參與者」時,網頁表單介面會顯示「新增參與者」連結,每按一下連結即可插入一位其他參與者的記錄,最多可插入 25 位其他參與者。

停用「允許其他參與者」時,介面不允許您新增其他參與者,且網頁表單只能供一名外部簽署者使用。

允許其他參與者介面

啟用「允許收件者儲存其進度並在稍後繼續」會顯示選項以供收件者儲存網頁表單,其中包含所有輸入欄位,就像由網頁表單建立者傳送給他們的合約一樣。收件者可使用「選項」選單來明確儲存進度。此外,如果使用者試圖離開表單,網頁表單就會自動提示使用者要儲存進度。

儲存網頁表單的提示

儲存合約後,系統會傳送電子郵件給收件者,並顯示出說明,指示簽署者要透過電子郵件連結繼續填寫表格:

已儲存的網頁表單的電子郵件通知

若使用情況允許,可使用從屬控制項來調整收件者體驗:

  • 開啟網路表單時儲存 - 啟用時,系統會提示收件者在表單開啟後立即儲存網路表單。在預設情況下,簽署者可以選擇取消儲存程序。如果您的網路表單很長或很複雜,就建議使用此選項,以避免可能的工作階段逾時問題。
    • 強制開啟時儲存 - 啟用時,此選項會移除取消在開啟時儲存網路表單之提示的選項。
  • 停用簽署者從電子郵件連結存取網頁表單時的重新驗證 - 啟用時,收件者在透過電子郵件連結存取已儲存的合約時,不需進行驗證。如果您的程序不需要在每次存取表單時都進行驗證,便可考慮啟用此選項。
  • 允許編輯合約名稱 - 啟用時,收件者可以編輯合約名稱 (如顯示在「管理」頁面上的) 和後續參照 (報告、稽核報告等)。一般建議不要讓收件者自由編輯合約名稱,除非有迫切的業務需求。

如需儲存網頁表單選項的詳細資訊,請參閱這裡 >

常見問題集和已知問題

僅限網頁表單處於「草稿」狀態時。

網頁表單建立後,即無法更新網頁表單的名稱。

網頁表單建立者一律都會收到簽署完成的合約 (除非設定隱藏通知)。

如果網頁表單合約簽署完成後需要通知其他人,可使用「副本」欄位,以確保系統能自動加入需通知的人員。

副本欄位

發佈網頁表單後,僅能於「管理」頁面編輯副署者。

只能編輯電子郵件地址。不得變更副署者的人數。

註解:

如果網頁表單的建立者已新增至網頁表單的副署者,則無法編輯該參與者。

是。

建立網頁表單後,您可以在「管理」頁面編輯副本收件者。

是。

透過「新增檔案」連結附加 Acrobat Sign 資料庫中的範本,即可將其當成網頁表單的基底使用。

網頁表單不支援數位簽名欄位。

嘗試儲存含有數位簽名的網頁表單時,會觸發錯誤訊息,指出識別到不支援的欄位類型。

不支援數位簽名

是。

若需停用電子郵件驗證流程的相關說明,請參閱設定一節。

停用電子郵件驗證不會移除要求簽署者提供電子郵件地址的設定。

注意:

如果您停用簽名的電子郵件驗證,但需使用具有法律效力的簽名,那麼請確認您使用的驗證方式足以識別唯一使用者 (例如 KBA、密碼)。

網頁表單的第二要素驗證

是。 

網頁表單的 URL 就像其他 URL。

將網頁表單的 URL 新增為超連結,邏輯上不會將網頁表單產生的合約連結至來源合約。

在網頁表單上收集的資料會包含於合約的交易 ID 中。資料不會填寫至 Acrobat Sign 系統中的任何其他位置,並且如果合約遭完全刪除,資料也會一併刪除。

網頁表單的報告會提取合約內容以填寫報告,但不會將資料儲存於任何新的位置。

等待電子郵件驗證 (按一下電子郵件中的「確認我的電子郵件地址」或「檢閱並簽署」連結) 的網頁表單不會顯示在「管理」頁面上。對進行中的合約清單及彙總摘要報告來說都是如此:

管理頁面上的網頁表單檢視

您可透過匯出網頁表單的表單資料,來觀察有哪些網頁表單已經儲存,但「檢閱並簽署」連結尚未存取。

欄位資料的 CSV

註解:

如果「要求簽署者驗證其電子郵件地址」選項已停用,便會接受任何嘗試簽署的行為,並據此在「管理」頁面上顯示合約。

父項網頁表單範本的「活動」區段記錄主要事件,例如建立、啟用/停用,以及取代參與者

網頁表單活動

 Adobe

更快、更輕鬆地獲得協助

新的使用者?

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
創意大會

10 月 14 至 16 日邁阿密海灘和線上

Adobe MAX

創意大會

10 月 14 至 16 日邁阿密海灘和線上

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
創意大會

10 月 14 至 16 日邁阿密海灘和線上

Adobe MAX

創意大會

10 月 14 至 16 日邁阿密海灘和線上