Présentation de la page Envoyer

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Dernière mise à jour le 9 mars 2022

Présentation

La page Envoyer permet de configurer et d’envoyer de nouveaux accords ad hoc. Elle contient cinq sections fonctionnelles à configurer :

Envoyer à partir de groupe (comptes avec fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes activée uniquement) : le sélecteur de groupe définit les options configurables et les modèles disponibles pour l’accord. Configurez d’abord cette option, car la réinitialisation du groupe actualise la page et supprime toutes les configurations précédentes.
Destinataires : les destinataires sont les personnes qui doivent interagir avec votre accord. Il existe plusieurs types de « destinataires ». Les options disponibles sont définies par l’administrateur de votre compte.
Message : nom de l’accord et message que vous souhaitez transmettre aux destinataires.
Options : ces options permettent de contrôler l’accord.
- Protection par mot de passe : sécurisez vos documents signés en définissant un mot de passe qui sera appliqué au PDF final de manière à empêcher toute consultation non autorisée.
- Échéance : lorsqu’un accord doit être signé avant une date spécifique, utilisez cette option pour annuler automatiquement l’accord après un nombre de jours défini.
- Envoyer un rappel : définissez des rappels quotidiens ou hebdomadaires à envoyer aux destinataires actuellement actifs.
- Langue du destinataire : la langue définie est utilisée dans les communications par e-mail du destinataire et sur la page de signature électronique.
Fichiers : sélectionnez à cet endroit les documents à envoyer pour signature.

Envoi d’accords

Acrobat Sign permet l’envoi de documents et la collecte de signatures et d’approbations. Chaque client a ses propres exigences en ce qui concerne les personnes qui doivent interagir avec le document et l’ordre dans lequel elles doivent le faire. Découvrez les nombreuses fonctionnalités de flux de travail disponibles dans la page Envoyer.

Si l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG) est activée dans le compte que vous utilisez, sélectionnez le groupe auquel vous souhaitez envoyer le formulaire d’accord avant de configurer l’accord.

La définition de la valeur Groupe charge les propriétés et les modèles associés au groupe que vous pouvez choisir.
Lors de la modification du groupe, vous remarquerez que la page est actualisée. Tout contenu saisi sera effacé lors de cette actualisation.

Si le menu déroulant Envoyer à partir de ne figure pas en haut de la page, la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes n’est donc pas activée.

Définissez les destinataires et l’ordre dans lequel ils peuvent interagir avec le document.

La configuration d’accords avec plusieurs signataires suit le même processus que la configuration pour un seul signataire, à ceci près que le nombre de destinataires est plus important. Ajoutez-les et configurez-les selon vos besoins.
Il est permis d’ajouter plusieurs fois une même adresse e-mail dans l’accord (par exemple, si une personne effectue des actions à différentes étapes du processus).

Le bouton bascule situé en haut de la section Destinataires vous permet de sélectionner l’ordre de signature de base :

Si l’option Remplir dans l’ordre est activée (comme illustré ci-dessus), le processus de signature d’une étape de signature à la suivante est séquentiel ; les destinataires sont numérotés pour indiquer l’ordre exact de participation.
- Les flux de signature hybrides commencent comme flux de travail séquentiel (Remplir dans l’ordre).
Si l’option Remplir dans n’importe quel ordre est activée, plusieurs signatures peuvent être apposées en parallèle et les destinataires ne sont pas numérotés, ce qui signifie qu’il n’existe aucun ordre de participation spécifique.

Envoyer - Destinataires - N’importe quel ordre

Deux liens figurent à droite du bouton bascule de l’ordre de signature :

M’ajouter : cliquez sur ce lien pour vous ajouter en tant que prochain destinataire dans l’ordre de participation.
Ajouter un groupe de destinataires : cliquez sur ce lien pour créer un groupe de destinataires dans lequel une personne doit participer au nom de l’ensemble du groupe. Par exemple, créez un groupe pour l’équipe des RH, dans lequel une seule personne de l’équipe doit signer l’accord.

Remarque :

Pour modifier l’ordre des destinataires, cliquez sur leur nom et faites-les glisser à l’emplacement voulu ou renumérotez-les directement.

Chaque destinataire est associé à cinq éléments :

A. Ordre de participation : si l’option Remplir dans l’ordre est activée, l’ordre de participation indique clairement à quel moment chaque destinataire doit interagir avec l’accord.

B. Rôle : comment le destinataire est-il le mieux caractérisé ?

C. Adresse électronique : adresse électronique d’identification du destinataire utilisée pour la communication électronique avec ce dernier, y compris pour lui demander une signature.

D. Méthodes d’authentification : comment le destinataire doit-il être authentifié ? Voulez-vous utiliser l’authentification en deux étapes ?

E. Message privé (facultatif) : l’expéditeur peut saisir des instructions individuelles pour chaque destinataire, qui s’afficheront lorsque le destinataire consulte l’accord.

Cliquez sur le lien Afficher Cc situé sous la liste des destinataires pour ajouter les adresses électroniques des personnes qui doivent consulter l’accord en copie carbone (Cc), sans qu’elles ne disposent des droits nécessaires pour le signer ou l’approuver.

Un flux de travail « hybride » est une instance de l’ordre de participation séquentiel dans laquelle, pour une ou plusieurs étapes, deux destinataires ou plus ont accès au document simultanément. Tous les signataires/approbateurs de l’étape « parallèle » doivent remplir leur partie avant que le processus séquentiel ne puisse passer à l’étape suivante.

Les groupes de destinataires sont utiles lorsque vous nécessitez la validation d’une équipe ou d’une organisation, mais pas d’un individu spécifique au sein de ce groupe. Tous les membres du groupe sont autorisés à signer ou à approuver l’accord au nom de l’ensemble du groupe.

La section Message comprend deux champs qui peuvent considérablement augmenter vos chances de réussite.

Dans le champ Nom de l’accord, entrez une chaîne qui identifiera l’accord. Cette chaîne renseignera la ligne d’objet du courrier électronique aux destinataires (surlignée en jaune ci-dessous) et servira également de valeur de nom sur la page Gérer. L’attribution d’un nom unique et évocateur à l’accord permettra à vos destinataires d’identifier plus facilement votre courrier électronique et de simplifier toute éventuelle recherche de l’accord de votre part.

Remarque :

Si aucun nom n’est attribué à l’accord avant que le document ne soit joint, le nom du premier fichier joint est utilisé comme nom de l’accord. Cette valeur peut être modifiée tant que l’accord n’a pas été envoyé.

Le champ Message de l’accord est un champ de texte brut dans lequel vous pouvez saisir des instructions ou des commentaires nécessaires (surlignés en vert ci-dessous). Ce message apparaît dans le courrier électronique Veuillez signer envoyé à tous les destinataires (contrairement au message privé, qui ne s’affiche que pour le destinataire pour lequel il est configuré).

E-mail de vérification et signature avec le nom et le message

Modèles de messages

Les clients de niveau Enterprise ont accès aux modèles de messages configurés par votre administrateur. Ces modèles de messages sont directement liés à la fonctionnalité Langue du destinataire de la section Options. Par conséquent, si vous sélectionnez « Espagnol » dans le menu déroulant des langues, tous vos modèles en espagnol s’affichent.

Remarque :

Si vous sélectionnez une langue à laquelle aucun modèle n’est associé, l’option Modèle de message n’apparaît pas sur la page Envoyer.

La section Options vous permet de mieux contrôler l’accord après son envoi :

Protection par mot de passe : exigez des destinataires qu’ils saisissent un mot de passe pour ouvrir et afficher le fichier PDF signé. Ce mot de passe est défini par l’expéditeur et doit être communiqué hors bande. Acrobat Sign n’enregistre pas ce mot de passe. Ne l’oubliez pas !
Échéance : spécifiez le nombre de jours après lequel l’accord sera arrivé à expiration et ne pourra plus être rempli.
Définir un rappel : définissez la fréquence (quotidienne ou hebdomadaire) des rappels à envoyer tant que l’accord n’est pas rempli. Seuls les destinataires actuels en seront notifiés.
Langue du destinataire : sélectionnez la langue à utiliser dans les courriers électroniques envoyés aux destinataires et durant le processus de signature.
- Ce paramètre permet également de définir les modèles de messages visibles si votre compte est configuré pour les utiliser.

Dans la section Fichiers, vous pouvez joindre les documents à la transaction.

Pour le processus de signature, Acrobat Sign combine tous les documents en un seul accord au format PDF, en fonction de l’ordre dans lequel les documents sont répertoriés. Les documents peuvent être réorganisés par un simple glisser-déplacer.

Vous pouvez joindre des fichiers en les sélectionnant dans la bibliothèque Acrobat Sign ou dans Google Docs, Box.net, Dropbox ou OneDrive, en les chargeant depuis votre système local à l’aide de la recherche de fichiers ou par glisser-déposer dans la zone Fichiers.

Types de fichiers acceptés : Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Aperçu et ajout de champs de signature

La case à cocher Prévisualiser et ajouter des champs de signature est située juste en dessous de la liste Fichiers. Cette option permet d’ouvrir les documents que vous avez chargés et d’y placer des champs de formulaire, au besoin.

Vous devriez au moins placer les champs de signature, mais vous pouvez aussi utiliser de nombreux autres champs pour créer des formulaires complexes.

Remarque :

Si aucun champ de signature n’est placé, Acrobat Sign ajoute automatiquement une nouvelle page afin que les signatures soient apposées à la fin du document.

L’envoi d’un document à un seul destinataire est l’un des flux de travail les plus courants. Il s’agit également d’une excellente manière de découvrir le processus de base. Voici ce dont vous avez besoin :

L’adresse électronique du destinataire
- Elle doit être différente de celle que vous utilisez pour vous connecter (vous ne pouvez pas vous envoyer l’accord).
Un document ou un fichier que vous souhaitez faire signer

Envoi à plusieurs destinataires

Les mêmes étapes s’appliquent à l’envoi d’un accord à plusieurs destinataires, à deux différences près :

Vous devez ajouter chaque destinataire sur sa propre ligne dans la section Destinataires, dans l’ordre de signature souhaité.
Lorsque vous placez un champ, vous devez indiquer quel destinataire doit y avoir accès en double-cliquant sur le champ et en définissant la valeur Destinataire.