Ontvangers verwijderen uit lopende overeenkomsten - Nieuwe versie

Verwijder ontvangers uit overeenkomsten die al in behandeling zijn zonder de overeenkomst te annuleren of opnieuw aan te maken, waardoor tijd wordt bespaard en dubbele transacties worden voorkomen.

Bij overeenkomsten die al "onderweg" zijn, kunnen een of meer ontvangers volledig uit de handtekeningencyclus worden verwijderd.

• Elke ontvanger die nog niet heeft deelgenomen aan de overeenkomst kan worden verwijderd.
• Individuele ontvangers in ontvangersgroepen kunnen worden verwijderd, waarbij de andere leden van de groep intact blijven.
• Als de ontvanger een van de velen is die hun actie nog niet hebben voltooid, worden ze stilzwijgend verwijderd en worden hun toegewezen velden (indien aanwezig) verwijderd.
• Als de verwijderde ontvanger de laatste partij is waar de overeenkomst op wacht, wordt de status van de overeenkomst bijgewerkt naar Voltooid en worden eventuele automatiseringstriggers na voltooiing normaal geactiveerd.

De optie om afzenders toe te staan een gebruiker te verwijderen maakt deel uit van de Overeenkomsten wijzigen-besturingselementen en wordt apart ingeschakeld van de optie om de bestanden van de overeenkomst te wijzigen.

Voordelen

• Voorkom het annuleren en opnieuw aanmaken van overeenkomsten om wijzigingen in ontvangers aan te brengen.
• Behoud de integriteit van de audit bij het verwijderen van ontvangers die niet langer nodig zijn.
• Verbeter de efficiëntie van de afzender en verminder het gebruik van transacties.
• Houd ontvangersinformatie en formulierveldtoewijzingen consistent tussen revisies.

Configuratie

Beschikbaarheid:

• Acrobat Standard en Acrobat Pro: niet ondersteund
• Acrobat Sign Solutions: ondersteund
• Acrobat Sign voor Government: niet ondersteund

Configuratiebereik:

Deze functie kan worden geconfigureerd op account- en groepsniveau. Meer informatie over toegangscontroles voor beheerders.

Open deze functie door in het configuratiemenu van de beheerder naar Verzendinstellingen > Overeenkomsten wijzigen te gaan

Methode

Wanneer je Overeenkomst wijzigen selecteert op de pagina beheren, gaat de overeenkomst naar de status In revisie.
In deze status:

• De afzender kan ontvangers verwijderen op de Opstellen pagina door het verwijderpictogram te selecteren.
  • Ontvangers die al hebben getekend blijven vergrendeld en kunnen niet worden verwijderd.
  • Ontvangers die nog niet hebben ondertekend kunnen worden verwijderd, zolang de wijziging de kern-workflow (sequentieel, parallel of hybride) niet verandert.
• Verwijderde ontvangers verliezen onmiddellijk toegang tot de overeenkomst.
• Alle velden die aan de verwijderde ontvanger zijn toegewezen, worden uit de overeenkomst verwijderd.
• Bijgewerkte ontvangers zien dat de overeenkomst wordt hervat zodra de revisie is voltooid.

De overeenkomst keert terug naar de status In behandeling nadat de revisie is opgeslagen.

Overeenkomstgedrag

• Status In revisie: Geeft aan dat de afzender actief bezig is met het wijzigen van een lopende overeenkomst.
• Beperkingen kern-workflow: Wijzigingen die het workflow-type veranderen (bijvoorbeeld van sequentieel naar parallel) worden om juridische en technische redenen geblokkeerd.
• Berichten:
  • Ontvangers die al hebben getekend ontvangen geen nieuwe berichten.
  • Ontvangers die hun "Gelieve te ondertekenen"-e-mail hebben ontvangen en vervolgens zijn verwijderd, ontvangen een e-mailbericht dat hun toegang tot de overeenkomst is beëindigd.
  • Ontvangers ontvangen berichten als de ondertekeningsvolgorde verandert en zij "de volgende zijn om te ondertekenen".
  • Als de laatste ontvanger wordt verwijderd en de overeenkomst overgaat naar een voltooide status, wordt er een voltooiingsbericht naar de afzender gestuurd.

Audittrail en berichten

Om transparantie en naleving te waarborgen, wordt elke beheeractie van ontvangers vastgelegd in het Auditrapport van de overeenkomst en is deze zichtbaar in de Activiteitenlijst.

Audittrail-vermeldingen

Wanneer ontvangers worden verwijderd, registreert het auditlogboek wie de wijziging heeft aangebracht, wanneer deze plaatsvond en welke ontvangers werden beïnvloed (bijv. Ontvanger John Doe (john.doe@example.com) is verwijderd door Jane Smith.)

Het auditlogboek bewaart de volledige historie van alle deelnemers, inclusief degenen die zijn verwijderd, om een volledig overzicht van de overeenkomstactiviteit te behouden.

Zichtbaarheid activiteitenlijst

De sectie Activiteiten in de overeenkomstdetails toont dezelfde ontvangerbeheergebeurtenissen in real-time, wat zowel verzenders als beheerders directe bevestiging geeft dat wijzigingen succesvol zijn toegepast.

Beperkingen

Ontvangerbeheer voor actieve overeenkomsten is alleen van toepassing op Request Signature-workflows. Het volgende wordt niet ondersteund:

• Overeenkomsten met twee of minder ontvangers
• Overeenkomsten met Notaris-ondertekenaars.
• Overeenkomsten gemaakt via Bulkverzending en Aangepaste workflow processen.
• Invullen & Ondertekenen, Gestructureerd zelf ondertekenen, webformulieren, en Geschreven handtekening workflows.
• Overeenkomsten met Beperkte document zichtbaarheid.
• De volgende veldtypen worden niet ondersteund: Selectievakjes, Selectievakjesgroepen, Keuzerondjes, Vervolgkeuzelijsten en Handtekeningblokken.
  •  Deze beperking geldt alleen wanneer deze velden zijn toegewezen aan een ontvanger die hun actie nog niet heeft voltooid. Zodra de ontvanger hun actie voltooit, worden de velden afgevlakt en tellen ze niet langer als niet-ondersteunde veldobjecten.   
• Salesforce-clientversies ouder dan v25.5 zijn niet compatibel. Integraties die versies van Salesforce ouder dan 25.5 gebruiken zullen niet vastlopen, maar ze zullen de functie niet kunnen gebruiken.
  • Klanten worden aangemoedigd om te upgraden naar de meest recente versie.

Bekende problemen en oplossingen

Kernworkflow wijzigingsfout
Bij het verwijderen van ontvangers controleert Acrobat Sign of de wijziging de workflow van de overeenkomst zou veranderen (bijvoorbeeld het reduceren van een sequentiële stroom naar één ontvanger). Als dit het geval is, wordt de bewerking geblokkeerd en verschijnt er een informatief bericht. Om door te gaan, annuleer de overeenkomst en maak een nieuwe met de juiste routering.

In Revisie zichtbaarheid
Terwijl een overeenkomst wordt herzien:

• Verzenders en vorige ontvangers zien het onder de In Behandeling Filter op de beheren pagina met de status In revisie.
• Ontvangers die wachten om te tekenen zien het onder Wacht op Mij met dezelfde status.
• Verwijderde ontvangers hebben geen toegang meer tot de overeenkomst en kunnen deze niet meer downloaden.

Document zichtbaarheidsconflicten
Overeenkomsten met Beperkte Document Zichtbaarheid (LDV) of per-ontvanger beperkingen kunnen mislukken wanneer ontvangers worden verwijderd. Als verwijdering mislukt, controleer dan de document zichtbaarheidsinstellingen of schakel LDV uit voordat u het opnieuw probeert.

Vastgelopen in de In Revisie status
Als de browser sluit tijdens wijziging, kan de overeenkomst in In Revisie blijven. Om verder te gaan, zoek de overeenkomst onder Concepten of In Behandeling en selecteer Overeenkomst Wijzigen om door te gaan met bewerken of de update af te ronden.