De Custom Workflow Designer wordt gebruikt om workflowsjablonen te maken die vooraf de overeenkomstsamenstelling en ondertekeningsprocessen definiëren volgens uw specifieke bedrijfsvereisten. Gebruikers kunnen workflowsjablonen ontwerpen met behulp van een intuïtieve interface waarmee ze eenvoudig de kenmerken van de deelnemers kunnen specificeren, inclusief vooraf gedefinieerde namen, rollen en routings, de documenten die in een overeenkomst moeten worden opgenomen, formuliervelden die vooraf moeten worden ingevuld door de afzender, e-maildistributie voor de deelnemers, het verlopen van de overeenkomst of wachtwoordopties, en meer.

Afzenders die een workflowsjabloon gebruiken, worden door het verzendproces geleid met aangepaste instructies en velden. Het verzendproces wordt hierdoor gebruiksvriendelijker en er is minder risico op fouten.

Afhankelijk van de account-/groepsinstellingen kunnen alle gebruikers workflows voor persoonlijk gebruik maken of met hun groepen delen.

Beheerders kunnen sjablonen maken en delen op groepsniveau.
- Beheerders op accountniveau kunnen een workflow in de hele organisatie delen.
Gebruikers die geen beheerder zijn, kunnen worden gemachtigd om zelf workflows te ontwikkelen en deze desgewenst te delen met de groepen waarvan ze lid zijn.

De geschiedenis en het controlerapport voor de overeenkomst die door de workflow zijn gemaakt, zijn toegankelijk vanaf de Beheerpagina.

Terwijl de overeenkomst wordt verwerkt, kunt u herinneringen toevoegen en andere taken uitvoeren.

Als u bent aangemeld, selecteert u Workflows in het bovenste menu van het startscherm.

Aanmelden bij Acrobat Sign

Een workflow-gegenereerde overeenkomst ondertekenen/goedkeuren en beheren

De overeenkomst die door het workflowproces wordt gegenereerd, is precies dezelfde als elke andere overeenkomst die via dezelfde groep is verzonden.

Ondertekenaars en goedkeurders kunnen het document ondertekenen via de koppeling in het e-mailbericht waarin hun wordt gevraagd om het document te ondertekenen of goed te keuren. Als ze geregistreerd zijn als Acrobat Sign-gebruikers, kunnen ze het document ook ondertekenen via de pagina Beheren.

Afzenders hebben dezelfde opties om de overeenkomst te beheren vanaf hun pagina Beheren.

Export van rapporten en gegevens behandelen de overeenkomst op dezelfde manier als elke andere handmatig gemaakte overeenkomst.

Configuratie

Beschikbaarheid:

De Aangepaste omgeving voor verzendworkflow is uitsluitend beschikbaar voor licentielidmaatschappen voor ondernemingen.

Configuratiebereik:

De besturingselementen die van invloed zijn op Aangepaste verzendworkflows kunnen worden geopend op account- en groepsniveau.

Het inschakelen van de nieuwste workflowervaring brengt workflows dichter bij de functionaliteit van het handmatige verzendproces.

Ingeschakelde functies met deze optie:

Aanpasbare pagina-indeling
Digitale handtekeningen te gebruiken voor een of meer van uw ontvangers
Ontvangers configureren om premium identiteitsverificatie te gebruiken
Groepen met ontvangers configureren tijdens het verzendproces
Documenten bijvoegen uit alle ingeschakelde bronnen tijdens het verzendproces

Ga voor de nieuwste ervaring naar: Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Aangepaste workflow-besturingselementen

Workflows configureren om de nieuwe ervaring te gebruiken

Premium identiteitsverificatie

In Workflow Designer worden alle ingeschakelde verificatiemethoden weergegeven in het object Ontvanger.

De verificatiemethoden worden nu weergegeven als selectievakjes, zodat de afzender opties heeft in Workflow Design.

Als er meerdere opties zijn ingeschakeld in de Designer, kan de afzender tijdens het verzenden dezelfde opties gebruiken.

Het tabblad Ontvanger met de eigenschappen voor ondertekenaar en de verificatieopties gemarkeerd

Ontvangersgroepen

De ontvangersobjecten in de Designer kunnen worden gemarkeerd als ontvangersgroepen. Hierdoor kan de afzender een herbruikbare ontvangersgroep uit zijn/haar adresboek of een ad-hocontvangersgroep gebruiken om een reeks e-mailadressen te identificeren die als zodanig mogen functioneren voor die ene handtekeningstap.

Als bijvoorbeeld een van de drie managers samen met u moet ondertekenen, kunt u een ontvangersgroep toevoegen die alle drie e-mails bevat. Wanneer de handtekeningencyclus naar de groep met ontvangers wordt gestuurd, worden alle drie de managers op de hoogte gesteld, maar hoeft er slechts één de actie te voltooien.

Wanneer u een herbruikbare ontvangersgroep in een workflow gebruikt, moet de ontvanger eerst worden gemaakt en beschikbaar zijn voor de gebruiker binnen het bruikbare bereik van de workflow. Dit betekent dat als de workflow beschikbaar is voor de hele organisatie, de ontvangersgroep ook beschikbaar moet zijn voor de hele organisatie.

Als u een herbruikbare groep ontvangers wilt toevoegen, selecteert u de optie Ontvangersgroep toevoegen om de groepskiezer te openen.

Alleen ontvangersgroepen met compatibele gebruikersmachtigingen zijn beschikbaar:
- Een aangepaste workflow die toegankelijk is voor een heel account, kan alleen door een account beheerde ontvangersgroepen gebruiken
- Een aangepaste workflow die voor een hele groep toegankelijk is, kan groepen met ontvangers en groepen met accountbeheer gebruiken
- Een aangepaste workflow die toegankelijk is voor een individuele gebruiker, kan gebruikersgroepen en groepen met ontvangers met accountbeheer gebruiken
De naam van de herbruikbare ontvangersgroep wordt automatisch ingevoegd als de groepsnaam wanneer u de sjabloon gebruikt om een overeenkomst te verzenden.
Als de ontvanger is geconfigureerd als een groep met ontvangers, is de ontvanger niet langer Bewerkbaar wanneer u de sjabloon gebruikt om een overeenkomst te verzenden.
De leden van de herbruikbare ontvangersgroep kunnen niet worden bewerkt, verwijderd of toegevoegd.
De ontvanger kan niet uit de ondertekeningsworkflow worden verwijderd wanneer een ontvangersgroep wordt geconfigureerd, ook niet als de ontvanger niet is gemarkeerd zoals vereist.

Het configuratiescherm voor ontvangers met de knop Ontvangersgroep toevoegen gemarkeerd. Inclusief het selectievenster voor ontvangersgroepen en de resulterende pagina Verzenden

Er worden ad-hocontvangersgroepen gemaakt in de aangepaste definitie van de workflowontvanger, die uitsluitend bestaat om één ontvanger in één workflow te beschrijven. Er is geen optie om ze in een ander proces op te slaan of te hergebruiken.

Een ad-hocontvangersgroep configureren:

Voer de e-mailadressen van de ontvangende groepsleden in het veld Ontvanger in en gebruik komma's om ze te scheiden.
Schakel het selectievakje Markeren als ontvangersgroep in.
- Het systeem voegt automatisch een naam voor de groep in wanneer een afzender een overeenkomst start met behulp van de workflow. De groepsnaam bevat een voorvoegsel dat aangeeft dat de naam automatisch is gegenereerd, en vervolgens de tekenreeks Ontvangersgroep X, waarbij X een oplopend getal is dat begint bij 1 en oploopt afhankelijk van het aantal toegevoegde ontvangersgroepen.
- Als de ontvanger is geconfigureerd als Bewerkbaar, kan de afzender de groepsnaam bewerken, vooraf ingevulde leden verwijderen en zo nodig nieuwe leden toevoegen.

De workflowdesigner met Markeren als ontvangersgroep geselecteerd en de resulterende pagina Verzenden met de lijst met leden van de ontvangersgroep

Bestandsbijlagen

Tijdens het verzendproces kunnen documenten nu uit alle ingeschakelde Acrobat Sign-bronnen worden bijgevoegd.

Opmerking:

Bij het toevoegen van een Acrobat Sign-sjabloon aan een Workflow, zien gebruikers alleen de Sjablonen die aan dezelfde groep zijn toegewezen als de Workflow en de Sjablonen die zijn toegewezen aan de Organisatie (sjablonen op accountniveau). Dit komt door de (een-op-een-)relatie van de workflow met groepen. (En het feit dat sjablonen op accountniveau door alle groepen worden overgenomen.)

Dit is een andere ervaring dan wanneer een gebruiker die lid is van meerdere groepen (een-op-veel), diens Sjablonenbibliotheek bekijkt. Omdat de gebruiker toegang heeft tot verschillende groepen, kan deze alle sjablonen voor alle groepen zien.
Dit geldt niet voor een Workflow die is beperkt tot slechts één groep.

De gebruikerservaring onder de nieuwe instelling is bijgewerkt naar een modern, aanpasbaar ontwerp, zoals de pagina Verzenden.

De instructies die vroeger rechts van de ontvangerslijst stonden, staan nu boven aan de pagina in een inklapbaar venster.

Via workflow geconfigureerde overeenkomst

Door sjabloon gedefinieerde veldtoewijzing

Sjabloongedefinieerde veldtoewijzingen leggen een sterk verband tussen de ontvangerslijst zoals gedefinieerd in de workflowdesigner, en de juiste veldtoewijzingen op uw ontworpen formulieren.

Gebruiksvoorbeeld:

De ondertekenaar (klant) moet eerst ondertekenen
- Naar keuze kan een medeondertekenaar als tweede ondertekenen
Een interne tweede handtekening wordt geplaatst door een verkoopvertegenwoordiger

Hiervoor zouden traditioneel gesproken twee formulieren nodig zijn vanwege de manier waarop de ontvangers zijn geïndexeerd op de pagina Verzenden:

Eén voor het scenario met één ondertekenaar, waarbij de interne controlehandtekening wordt toegewezen als de index van de tweede ondertekenaar
Eén voor het scenario met een medeondertekenaar, waarbij de medeondertekenaar de index van de tweede ondertekenaar is, en de controlehandtekening die van de derde

Met de nieuwe "door de sjabloon gedefinieerde" regelstructuur, construeert u één volledig ingeschakeld formulier waarin alle mogelijke ontvangersvelden zijn gedefinieerd.

De index van de ontvanger-ondertekenaar (zoals gedefinieerd in de workflowdesigner) wordt nadrukkelijk afgedwongen, zonder rekening te houden met velden die zijn toegewezen aan weggelaten (optionele) ontvangers wanneer de overeenkomst wordt verzonden.

In dit gebruiksvoorbeeld is de medeondertekenaar altijd de index van ondertekenaar 2, maar als de medeondertekenaar niet is opgenomen op het moment dat de overeenkomst wordt verzonden, worden de velden voor ondertekenaar 2 genegeerd, en heeft de tegenondertekenaar (index van ondertekenaar 3) nog steeds alleen maar toegang tot de velden voor ondertekenaar 3.

U kunt deze nieuwe functionaliteit instellen door te navigeren naar: Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Besturingselementen voor aangepaste workflows > Door sjabloon gedefinieerde plaatsing van handtekening inschakelen

Workflows configureren voor het gebruik van sjabloongedefinieerde plaatsing van handtekeningen

Opmerking:

Als u de functie Sjabloongedefinieerde plaatsing van de handtekening inschakelt, kunt u de overeenkomst niet meer ontwerpen tijdens het verzendproces.

Inzicht in de relatie tussen ontvangers en velden

Elke ontvanger die te maken heeft met een overeenkomst krijgt een indexgetal als ondertekenaar toegewezen. Dit indexgetal is nodig om de ontvanger te associëren met de velden waarin ze inhoud mogen invoeren (zoals een handtekeningenveld).

Het indexgetal is gebaseerd op de plek van de ontvanger in de stapel op de pagina Verzenden. De ontvanger die boven aan de stapel staat is 1, de volgende ontvanger 2, enz. Dit indexnummer is te zien wanneer de overeenkomst is geconfigureerd als Voltooien in volgorde, maar is nog steeds aanwezig wanneer de workflow is ingesteld als Voltooien in willekeurige volgorde.

Bij het bouwen van de ontvangersstroom in Workflow Designer wordt de ondertekenaarsindex toegewezen op basis van de volgende regels:

Van boven naar beneden
- Van links naar rechts

In het onderstaande voorbeeld staan de ondertekenaar en de medeondertekenaar boven aan de stapel.

De "ondertekenaar" staat links en krijgt dus index 1 toegewezen
De "medeondertekenaar" staat ook bovenaan, maar rechts van de ondertekenaar. Hij of zij krijgt dus index 2 toegewezen

In dit gebruiksgeval maakt het niet uit wie er fysiek als eerste ondertekent, en daarom zijn beide rollen opgenomen in een parallelle ondertekeningsstroom. Toch wordt de handtekeningindex strikt afgedwongen om te verzekeren dat de ondertekenaar zijn of haar inhoud toepast op de juiste "ondertekenaarsvelden" en dat de medeondertekenaar alleen toegang heeft tot de toegewezen "medeondertekenaarsvelden".

De "verkoopvertegenwoordiger" ondertekent als derde, nadat zowel de ondertekenaar als de medeondertekenaar klaar zijn.

Als vierde wordt "goedkeuring door management" gevraagd, nadat de controlehandtekening van de verkoopvertegenwoordiger is geplaatst.

Opmerking:

De namen van de ontvanger: 'ondertekenaar', 'medeondertekenaar', 'verkoopmedewerker', enz. zijn niet van invloed op de veldtoewijzing. Dit zijn gewoon door de beheerder gedefinieerde labels die ter verduidelijking worden gebruikt in de workflowjabloon.

Bij de bovenstaande Designer-workflow voor ontvangers wordt een sjabloon voor de pagina Verzenden gemaakt die er als volgt uitziet.

(Op de pagina Verzenden is de stapelorde duidelijker, alhoewel de indexgetallen niet worden getoond.)

Wanneer u een formulier met velden ontwerpt, wordt elk veld toegewezen aan een specifieke ondertekeningsindex (we negeren op dit punt even de velden voor "iedereen").

In de authoringomgeving van Acrobat Sign gebeurt dit door een Deelnemer te selecteren en velden voor die deelnemer te plaatsen.

Elke deelnemer krijgt een kleurcode voor een visueel onderscheid tussen de velden die aan elke deelnemer zijn toegewezen.

Als u tekstmarkeringen gebruikt, biedt de markering zelf een argument (bijvoorbeeld :signer1) waarmee het veld is toegewezen aan de ondertekenaarsindex.

De functie moet zijn ingeschakeld om zelfs maar de optie voor configuratie van workflows te hebben.

Navigeer naar Accountinstellingen > Algemene instellingen > Aangepaste verzendworkflows en schakel Workflow Designer voor beheerders inschakelen in.

Eenmaal ingeschakeld hebben alle beheerders op account- en groepsniveau toegang tot de Workflow Designer in hun beheerdersmenu.

Beheerders op groepsniveau kunnen workflows maken voor de groepen waarover ze beheerdersbevoegdheid hebben.
Beheerders op accountniveau kunnen voor elke groep een workflow maken, evenals organisatiebrede workflows.

Workflows zodanig configureren dat ze zichtbaar zijn voor het account

Wanneer de instelling is ingeschakeld, is de optie Aangepaste workflows beschikbaar nadat u het tabblad Workflows hebt geselecteerd.
Als de instelling is uitgeschakeld, is de optie Aangepaste workflows niet beschikbaar.

Voor het inschakelen van de optie voor het maken van workflows met het gebruiksbereik "Alleen ik" moet de workflowdesigner voor alle gebruikers zijn ingeschakeld. Als de optie niet voor alle gebruikers is ingeschakeld, kunnen workflows alleen worden gekoppeld aan groepen of de hele organisatie.

Ga naar Accountinstellingen > Algemene instellingen > Aangepaste verzendworkflows en schakel Toegang tot workflowdesigner toestaan voor alle gebruikers in.

Wanneer de instelling is ingeschakeld, is de optie voor Aangepaste workflows beschikbaar na het selecteren van het tabblad Workflows.
Als de instelling is uitgeschakeld, is de optie Aangepaste workflows niet beschikbaar.

Gebruikers zonder beheerdersrechten kunnen standaard alleen workflows voor zichzelf maken en zijn niet bevoegd om een workflow met hun groep te delen.

De bevoegdheid voor gebruikers om hun workflows te delen met hun groepen kan echter worden ingeschakeld op account- of groepsniveau.

Ga naar Accountinstellingen > Algemene instellingen > Aangepaste verzendworkflows en schakel Gebruikers mogen hun zelf gemaakte workflows delen met hun groepen in.

Gebruikers mogen workflows delen met hun groep

Wanneer de instelling is ingeschakeld, zien gebruikers de vervolgkeuzelijst voor de groepsselectie als een optie voor wie de workflow kan gebruiken.
Wanneer de instelling is uitgeschakeld, wordt de vervolgkeuzelijst voor de groepsselectie niet weergegeven in de interface.

Accounts die nadrukkelijk specifieke workflows voor al hun documenten willen afdwingen en het verzendproces willen stroomlijnen tot een minimum aan input door de gebruiker, kunnen al hun documentworkflows volledig definiëren en gebruikers verbieden ad hoc te verzenden.

Accounts die gebruikmaken van Gebruikers in meerdere groepen, kunnen de configureerbare opties uitbreiden tot de instellingen op groepsniveau, zodat de juiste handtekeningopties en kennisgevingsprocessen strikt worden afgedwongen.

Als u gebruikers wilt beperken tot uitsluitend verzenden met goedgekeurde workflows, gaat u naar Accountinstellingen > Algemene instellingen > Aangepaste verzendworkflows en selecteert u Verzenden van overeenkomsten uitsluitend via workflows inschakelen.

Workflows configureren als enige methode voor verzending van overeenkomsten

Foutrapportage voor veelvoorkomende problemen

Sommige elementen van de oude workflow-ervaring zullen fouten veroorzaken onder de nieuwe interface als gevolg van verbeterde controle en beveiliging in de nieuwste ervaring. Er is extra foutopsporing ingevoerd om deze fouten duidelijker te laten zien en te verklaren wanneer ze optreden.

Als het account is geconfigureerd voor de moderne verzendervaring en er een workflow is gestart waardoor fouten optreden, krijgt de gebruiker nu een rode banner te zien waarmee de fout wordt aangegeven:

Als het account nog standaard is geconfigureerd voor de klassieke interface, wordt de workflow gewoon uitgevoerd onder de klassieke regels.

De moderne ervaring geeft fouten weer wanneer ze worden gedetecteerd.

Als er meer dan één probleem is gevonden, worden alle ontdekte fouten getoond.

Om de workflow geldig te maken voor de regels van de nieuwe interface, moet een beheerder de workflow bewerken en de ontdekte problemen corrigeren:

Onder de klassieke regelset kunnen tekenreeksen voor e-mails een onjuiste indeling hebben of onjuist gescheiden zijn (bijvoorbeeld door spaties in plaats van komma's).

Als deze fout optreedt, moet de beheerder het volgende controleren:

Bevatten de CC-e-mails het juiste scheidingsteken?

Zijn alle gedefinieerde tekenreeksen voor e-mails naar de ontvangers correct geconstrueerd?
- (bijvoorbeeld naam@domein.tld)
- De moderne interface accepteert komma's of puntkomma's

In de moderne interface zijn unieke waarden vereist voor alle documentnamen op de pagina Documenten van Workflow Designer.

Extra details over deze fout staan hieronder

Tijdens het ontwerpen van een workflow kan een beheerder een documentsjabloon koppelen met een beperkt toegangsbereik.

Wanneer een gebruiker buiten dit bereik de workflow probeert te laden, kan het document niet worden bijgevoegd en wordt er een beveiligingsschending geactiveerd.

Een beheerder kan bijvoorbeeld een nieuwe documentsjabloon maken met eigenschappen die de toegang beperken tot de eigenaar. De beheerder kan dit document bij de workflow voegen omdat hij of zij de eigenaar is.

Elke andere gebruiker van het systeem is niet de eigenaar, en valt dus buiten het toepassingsgebied van het document.

Wanneer deze fout wordt veroorzaakt, moet de beheerder de eigenschappen van de bijgevoegde documentsjabloon aanpassen.

Hieronder wordt beschreven hoe u de sjablooneigenschappen kunt controleren en aanpassen

Aanvullende content die relevant is voor aangepaste verzendworkflows:

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?

Overzicht en configuratie voor aangepaste verzendworkflows

Overzicht van aangepaste workflows

Een workflow-gegenereerde overeenkomst ondertekenen/goedkeuren en beheren

Configuratie

Beschikbaarheid:

Configuratiebereik:

Premium identiteitsverificatie

Ontvangersgroepen

Bestandsbijlagen

Door sjabloon gedefinieerde veldtoewijzing

Inzicht in de relatie tussen ontvangers en velden

Foutrapportage voor veelvoorkomende problemen

Aanvullende content die relevant is voor aangepaste verzendworkflows:

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Vraag het de community

Contact met ons opnemen