Au quatrième trimestre 2017, les pages classiques d’envoi et de création seront retirées. Elles ne seront donc plus disponibles dans le système Adobe Sign.

Anticipant cette modification sur le système, les intégrations qui reposent sur l’incorporation des pages d’envoi et de création devront être modifiées pour la nouvelle expérience. Ces intégrations s’étendent des packs standard d’Adobe Sign (comme Adobe Sign pour MS Dynamics) aux solutions API personnalisées dédiées à des besoins spécifiques et développées en interne.

Avec cette modification, le processus d’envoi et de création ne s’offre pas simplement une refonte graphique. De nouvelles fonctionnalités seront mise à disposition des utilisateurs, et les anciennes technologies seront remplacées par des solutions plus robustes.

Le basculement vers la nouvelle expérience d’envoi et de création est programmé pour le deuxième trimestre 2017. Les nouveaux comptes créés ne bénéficieront plus des pages classiques. Au quatrième trimestre 2017, tous les clients devraient avoir migré vers la nouvelle expérience. Les pages classiques seront, quant à elles, complètement supprimées.


Page d’envoi

La page d’envoi est essentielle au service d’Adobe Sign. La mise à niveau vers la nouvelle expérience apporte des modifications importantes en termes de fonctionnalités ainsi que des changements potentiels des processus.

Les utilisateurs peuvent effectuer tout ce dont ils ont besoin dans l’affichage classique, à une exception près. Toutefois, des options supplémentaires existent, elles peuvent être activées ou désactivées par l’administrateur du compte.

L’unique exception : le flux de Signature par écrit (qui remplace le flux de signature par fax) ne permettra pas l’envoi direct à un numéro de téléphone.


Aspect et convivialité

Pour les expéditeurs, ce sont l’aspect général et la convivialité qui constitueront le changement le plus important de la nouvelle page. Bien que toutes les fonctions classiques soient présentes sur la nouvelle page, le nouvel aspect graphique contraindra les utilisateurs à ralentir et à se montrer plus critiques envers leur processus.

Cependant, la mise en page générale est identique, afin de réduire l’impact de la « nouveauté ». La procédure d’envoi d’un accord est mécaniquement la même (à l’exception des nouvelles fonctions qui sont mises en avant). Les utilisateurs s’y habitueront rapidement.

Vous trouverez ci-dessous un comparatif des deux expériences. Et bien que les images soient trop petites pour distinguer les détails, vous pouvez constater que la structure est la même dans son essence.

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Pour passer en revue les différences plus subtiles, les pages sont divisées en quatre sections de fonctionnalités :

  • Les destinataires
  • Le message
  • Les fichiers
  • Les options


Changements dans la section Destinataires

La section supérieure de la page d’envoi définit le cycle de signature, ou la liste des destinataires, et les interactions possibles avec l’accord. Ci-dessous, vous pouvez voir la page classique en haut, et la nouvelle page en bas.

Bouton Flux de travail par défaut

Le bouton de flux de travail par défaut détermine si le flux de signatures est séquentiel (Remplir dans l’ordre) ou parallèle (Remplir dans n’importe quel ordre).

L’option a été déplacée tout en haut de la liste des destinataires, le texte qui identifie les options a été clarifié, et le « bouton » graphique fournit une compréhension moins subjective sur la sélection de l’option.

D’un point de vue fonctionnel, le paramètre n’a pas changé.

Remarque :

Vous remarquerez que l’index du signataire est affiché à la gauche du rôle des signataires lorsque le flux de signature est séquentiel.

Lorsque le processus de signature est parallèle, l’index du signataire est supprimé dans la mesure où tous les signataires ont accès au document en même temps.

Je dois signer

L’option « Je dois signer » permet à l’expéditeur de s’ajouter lui-même en tant que destinataire de l’accord, soit en première ou en dernière position.

L’option s’appelle à présent « M’ajouter » et se situe désormais en dessous de la liste des destinataires, au niveau de la pile des destinataires, en haut à droite.

D’un point de vue fonctionnel, le lien M’ajouter insère l’expéditeur dans la pile de destinataires à n’importe quelle position, pas simplement en première ou dernière position.


Fonctions supplémentaires de la section Destinataires

Rôle supplémentaire du destinataire : délégant

La nouvelle page d’envoi prend en charge un rôle supplémentaire de destinataire : le délégant.

Le rôle de délégant permet à l’expéditeur de créer des accords lorsque le signataire ou l’approbateur final n’est pas connu d’avance. Un délégant est désigné, il transmettra l’accord au destinataire final.

Cliquez ici pour une présentation plus détaillée des rôles du destinataire

L’administrateur de compte peut activer le rôle du Délégant en allant dans : Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi > Rôles autorisés du destinataire

Authentification de l’identité pour chaque destinataire

L’ancienne méthode d’authentification regroupait les destinataires dans des classifications internes ou externes. L’authentification choisie était alors appliquée au groupe entier.

L’application permet toujours à l’administrateur de compte de définir les méthodes d’authentification par défaut pour les destinataires internes et externes.

Désormais, les administrateurs peuvent autoriser les expéditeurs à modifier la méthode d’authentification par défaut et à en choisir une dans la liste des méthodes activées ou d’en appliquer une à chaque destinataire.

 

Les administrateurs de compte peuvent configurer les méthodes d’authentification par défaut et activer les réglages d’expéditeur, en accédant à : Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi > Méthodes d’authentification d’identité

Messages privés pour chaque destinataire

Les expéditeurs peuvent créer des messages uniques pour chaque destinataire du cycle, et ce, avant même d’envoyer les documents pour signature ou approbation. Si les messages privés sont activés, les expéditeurs peuvent cliquer sur le bouton Ajouter un message privé.

Dans la boîte de dialogue Message privé, le message destiné à un destinataire en particulier peut être saisi.

Le message privé est inclus dans le message général de l’e-mail « Veuillez signer » envoyé au destinataire. 

Si vous le souhaitez, le message privé peut être affiché dans l’expérience de signature.

Par défaut, la fonction de création de messages privés est désactivée.

Les administrateurs de compte peuvent l’activer en accédant à : Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi > Messages privés pour les destinataires

Par défaut, les destinataires peuvent lire les messages privés dans l’environnement de signature lorsque la fonctionnalité est activée.

Les administrateurs de compte peuvent la désactiver en accédant à : Compte > Paramètres de compte > Préférences de signature > Paramètres supplémentaires

Groupes de destinataires

Un groupe de destinataires permet à plusieurs membres d’une équipe d’avoir un droit de signature ou d’approbation au nom de l’ensemble du groupe. Ajoutez un « Groupe de destinataires » en tant qu’étape de signature unique, puis ajoutez plusieurs destinataires à ce groupe.

Tout destinataire répertorié peut participer au nom de l’ensemble du groupe et s’assurer que vos transactions ne sont pas placées en attente à cause d’une seule personne.  Les groupes de destinataires peuvent être désignés comme signataires ou approbateurs et les méthodes d’authentification peuvent être individuellement définies pour chaque membre du groupe au besoin.

La fonctionnalité Groupe de destinataires est automatiquement activée pour les comptes Enterprise d’Adobe Sign.

Flux de travail hybrides

Les flux de travail hybrides permettent à un flux de travail séquentiel de comporter une ou plusieurs étapes de signature parallèles.

Dans l’image ci-dessous, vous verrez que l’étape de signature n° 2 comprend trois destinataires.

Ces trois destinataires sont avertis en même temps après la signature du premier destinataire. Ils doivent tous les trois appliquer leur signature avant que la troisième étape de signature ne puisse avoir lieu.

Les administrateurs de compte peuvent activer/désactiver les flux de travail hybrides en accédant à : Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi > Ordre de signature


Changements dans la section Message

C’est dans la section Message que le nom de l’accord est défini et que le message général (envoyé à tous les destinataires) est écrit.

Ci-dessous, vous pouvez voir la section Message classique à gauche, et la nouvelle expérience à droite. 

Sélecteur de la langue du destinataire

Le sélecteur de la langue du destinataire détermine la langue utilisée pour le message électronique adressé au destinataire ainsi que pour les consignes à l’écran pendant le cycle de signature.

La liste des langues, appelée « Langue » auparavant, a été renommée « Langue des destinataires » pour donner à l’expéditeur une compréhension plus précise de la fonction du paramètre.

La liste déroulante, qui se trouvait dans la section Message auparavant, a désormais été placée dans la section Options de la nouvelle expérience.

D’un point de vue fonctionnel, le paramètre n’a pas changé.

Amélioration des modèles de message

Le sélecteur de modèle de message a été déplacé et a modifié le texte indiqué.

Dans la mise en page classique, le nom du modèle appliqué par défaut était inséré comme texte à côté du libellé de message. Il était suivi d’un lien cliquable de « modifier » permettant aux expéditeurs de choisir un modèle différent.

Dans la nouvelle page d’envoi, le sélecteur de modèle a été placé en haut, à droite de la section Message et une valeur statique indique désormais « Modèle de message ».

 

Dans la nouvelle expérience d’envoi, le sélecteur de modèle de message a été amélioré pour qu’il affiche le texte du modèle à droite, lorsque vous placez le pointeur de la souris sur l’un des noms de modèle.


Changements dans la section Fichiers

C’est dans la section Fichiers que sont joints les documents de l’accord.

Adobe Sign prend en charge le « glisser-déposer » pour joindre des fichiers. Il est également possible de joindre un fichier via la bibliothèque de l’application, le système local de l’expéditeur, Box, Dropbox et bien plus encore.

Ci-dessous, vous pouvez voir la section Fichier classique en haut, et la nouvelle page en bas. Les deux versions affichent les options étendues à droite du lien cliquable.

Sources de téléchargement

Toutes les options cliquables de téléchargement/pièce jointe ont été déplacées. Elles étaient à la racine de la page d’envoi et se trouvent désormais dans la fenêtre surgissante (déclenchée par un clic sur le lien Ajouter des fichiers).

Remarque :

  • Les liens vers les sources de fichier externes (Box, Google Drive, etc.) pointe directement vers le site du prestataire de services, si bien que les expéditeurs doivent s’authentifier explicitement à ce service
  • Evernote n’est plus une option de téléchargement prise en charge dans la nouvelle expérience.

Aperçu et ajout de champs de signature

La fonction Prévisualiser et ajouter des champs de signature est une option qu’il est possible de sélectionner pour acheminer les fichiers joints vers l’environnement de création, dans lequel des champs de signature et de formulaire peuvent être ajoutés.

Le libellé de l’option a changé : « Aperçu, placer signatures ou ajout champs formulaire » est devenu « Prévisualiser et ajouter des champs de signature ».

L’option a été déplacée, elle se situait en bas au centre et se trouve désormais dans le coin inférieur gauche de la nouvelle expérience.

La fonctionnalité de l’option n’a pas changé.


Changements dans la section Options

La section Options est à droite des sections Messages et Fichiers. 

L’apparence de cette section en fonction du compte et des options que l’administrateur a autorisées pour la configuration de l’expéditeur. 

Toutes les options sont montrées dans les images ci-dessous, avec la page classique à gauche, et la nouvelle page à droite.

Échéance

L’échéance a été déplacée. Elle a quitté son emplacement original (en haut du panneau Options) pour se placer juste en dessous du paramètre de mot de passe.

Le texte « Fixer une date d’expiration pour ce document » est devenu « Échéance ».

D’un point de vue fonctionnel, le paramètre n’a pas changé.

 

The interface no longer asks for a "number of days", and instead pops up a calendar where the user can select a deadline date, as well as the exact time (based on the senders timezone).

Time is expressed in "military" or 24 hour format.

It is possible to type in the date and time explicitly instead of using the pop-up interface.

Protection par mot de passe

L’option Protection par mot de passe se trouve désormais sur la partie supérieure de la section Options, elle indique à présent « Protection par mot de passe » contre « Définir le mot de passe pour ouvrir le PDF signé » auparavant.

La fonction a été améliorée pour permettre l’expéditeur d’« Afficher le mot de passe », et de s’assurer qu’aucune difficulté n’est rencontrée lors de la saisie du mot de passe.  

En outre, si les mots de passe ne concordent pas, le deuxième champ passera au rouge pour indiquer que les mots de passe ne sont pas identiques. 

Signature par écrit

Le type de signature « par écrit » a sensiblement changé par rapport à l’option classique « Signature par fax ».

Pour les expéditeurs, il existe deux modifications importantes :

  • Les champs préremplis peuvent être saisis par l’expéditeur lorsque le document est conçu pour accepter le contenu de préremplissage
  • Les numéros de téléphone ne peuvent plus être utilisés en lieu et place des adresses e-mail dans la section Destinataire

Les signataires auront une expérience grandement améliorée qui tirera parti du processus de signature électronique (si applicable) et garantira des documents retournés de meilleure qualité.

Cliquez ici pour plus d’informations sur le nouveau type de signature par écrit.


Fonctions supplémentaires de la section Options

Définir un rappel

Les rappels ont été déplacés. Alors qu’ils se trouvaient dans la page qui succède à la page d’envoi, ils ont à présent été intégrés à la section Options, ce qui permet aux expéditeurs de configurer l’accord dans son intégralité depuis la page d’envoi.

Langue du destinataire

Le champ de langue des destinataires n’est pas une nouvelle fonctionnalité, mais elle vient d’être placée dans la section Options.

C’est la même fonction que celle de la section Messages de la page d’envoi classique.


L’environnement de création

L’environnement de création est la pièce maîtresse de la bibliothèque de documents générée par l’utilisateur. Le nouvel environnement fournit aux créateurs de modèle une mise en forme améliorée pour l’insertion et la gestion des champs. L’accès aux outils utiles pour la création d’un document final parfait a également été amélioré.


Aspect et convivialité

Les modifications apportées à l’environnement de création sont principalement d’ordre structurel : les outils ont été réorganisés pour un meilleur affichage et un accès simplifié.  

Il est important de noter que l’environnement de création comporte deux interfaces aussi bien dans version classique que dans la nouvelle version :

  • L’interface « ad hoc »
    • Lancée à partir de 
      • La page d’envoi lorsque la case Aperçu, placer signatures ou ajout champs formulaire est cochée
      • La page Gérer en cliquant sur le lien Modifier pour les accords en mode brouillon
    • Les participants sont explicitement identifiés par leur adresse électronique (importée depuis la page d’envoi)
    • Les propriétés du modèle sont fixes et ne peuvent pas être modifiées
  • L’interface de création des modèles
    • Lancée à partir de : 
      • La page Tableau de bord en cliquant sur le lien Ajouter un modèle à la bibliothèque
      • La page Gérer en cliquant sur le lien modifier pour un modèle de la bibliothèque
    • Les participants sont définis de « Participant 1 » à « Participant N »
    • Les propriétés du modèle sont affichées : le nom et la distribution du modèle peuvent être modifiés

Ci-dessous, vous pouvez voir les deux environnements côte à côte avec la mise en page classique à gauche :

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Modifications de la mise en page

Les champs ont été déplacés dans le panneau droit

La section des champs contient l’ensemble des champs que vous pouvez insérer dans le document. La plupart d’entre eux a un objectif spécifique, comme les champs de signature, de nom du signataire et d’hyperlien. Les champs génériques sont dans la section Champs de données et incluent la zone de texte.

La section champs a été placée dans le panneau de droite, plutôt qu’en haut de l’écran, pour laisser un espace de travail plus grand.

Sur le plan fonctionnel, rien n’a changé pour les champs.

Affichage des outils Taille/Alignement/Navigation

Il y a trois outils de champ alignés en haut de la page :

  • Prendre pour aligner : quatre options permettent d’aligner n’importe quel côté sur le champ de guide
  • Prendre pour redimensionner : trois outils permettent d’ajuster la largeur, la hauteur ou les deux du champ de guide
  • Accéder au champ : répertorie tous les champs par leur nom trié dans l’ordre alphabétique, puis déplace le curseur vers le champ sélectionné

Contrairement à la section déroulante antérieure cachée dans un bouton, ces champs sont désormais affichés en permanence.

D’un point de vue fonctionnel, ces outils n’ont pas changé

Amélioration de l’accès au modèle de champ

L’accès au modèle de champ permet à l’expéditeur d’appliquer une incrustation de champ de formulaire à n’importe quel document téléchargé.

La fonction ouvre désormais un champ déroulant pour sélectionner le modèle puis disparaît. Il ne reste plus affiché au-dessus de la section des champs.

D’un point de vue fonctionnel, le sélecteur de modèle n’est pas modifié.

Déplacement de la fonction de zoom

La fonction de zoom vous permet de mettre à l’échelle vers le haut ou vers le bas dans le document dans la fenêtre du Adobe Sign.

L’échelle plus – moins se trouve désormais en bas de la page, et non en haut de la page comme auparavant.

D’un point de vue fonctionnel, cette fonction reste la même.

Déplacement du sélecteur de page

La sélection de page permet à l’utilisateur de sélectionner une page et de faire apparaître cette page dans l’espace visible.

Auparavant, les pages étaient affichées au moyen de petits aperçus sur le panneau gauche. Désormais, des contrôles distincts ont été mis en place. L’expéditeur peut passer d’une page à l’autre en utilisant les flèches haut/bas ou saisir le numéro de la page à laquelle il souhaite accéder directement.

Déplacement des options Envoyer/Réinitialiser

Le lien Réinitialiser les champs effacera tous les champs ajoutés pendant la session de création dans le formulaire. Les champs qui faisaient partie du document avant l’ouverture du modèle dans l’environnement de création seront conservés, ou seront ajoutés de nouveau, s’ils ont été supprimés.

Le bouton Envoyer finalise le processus de création et envoie l’accord au premier destinataire.

Ces deux fonctions ont été déplacées en bas à droite de la page (en haut à droite auparavant).

D’un point de vue fonctionnel, elles fonctionnent de la même façon.

Amélioration de la détection des erreurs de champs

Lors du téléchargement d’un document avec des balises de texte ou des champs Acrobat, Adobe Sign vérifie toutes les propriétés de champ pour s’assurer qu’il n’existe aucune erreur (taille de police incorrecte, expressions circulaires calculées, etc.).    Lorsque des erreurs sont détectées, une bannière s’affiche pour indiquer le nombre d’erreurs. Des icônes de navigation sont également présentées pour vous permettre de parcourir aisément les erreurs de champ. 

L’exemple ci-dessous illustre un champ de formulaire contenant une règle de validation qui recherche un numéro de sécurité sociale. Cependant, la valeur fournie par défaut était de type texte.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Erreur suivante situé à droite, le champ concerné s’ouvre et l’erreur de validation est indiquée explicitement en haut du champ.

Modifications de l’interface de création de modèles

Déplacement des propriétés du modèle

Les propriétés du modèle vous permettent de modifier le nom du modèle, de déterminer le type de modèle que vous enregistrez (document ou champ de formulaires) ainsi que la méthode de distribution (usage personnel, utilisation de groupe ou utilisation à l’échelle du compte).

Le lien pour accéder aux propriétés du modèle a été déplacé dans le panneau de droite, juste au-dessus des champs de formulaire, afin d’être plus visible (il se trouvait tout en haut de la page auparavant).

D’un point de vue fonctionnel, tous les paramètres dans les propriétés du modèle sont identiques.

Déplacement de la liste « Destinataires », liste « Participants » auparavant

La liste déroulante des destinataires répertorie les différents participants de l’accord. Dans l’interface Créer un modèle, les participants sont définis de « Participant 1 » à « Participant N ».

Dans l’interface ad hoc, les destinataires de l’accord sont déjà définis, et les adresses électroniques pour chaque destinataire sont insérées à la place des espaces réservés « Participants ».

Dans les deux cas, la liste des participants offre la possibilité d’afficher les champs affectés à tel ou tel destinataire. En sélectionnant l’un des participants dans la liste, les champs qui lui sont affectés seront mis en surbrillance sur la page, les autres sont grisés.

En outre, la liste des participants peut être utilisée lors du placement des champs afin de définir leur affectation. En sélectionnant le participant 2, puis en définissant un certain nombre de champs, ces derniers seront automatiquement attribués au participant 2.

Dans l’environnement classique, le champ était intitulé « Participants choisis », son nom est désormais « Destinataires ».

Le champ déroulant a été déplacé du coin supérieur gauche de la fenêtre au panneau droit, juste au-dessus des champs de formulaire.

D’un point de vue fonctionnel, la liste des participants n’a pas changé.

Modifications de l’interface « ad hoc »

Enregistrer le modèle dans la bibliothèque de documents

Les expéditeurs peuvent maintenant créer un modèle pendant le processus d’envoi, puis enregistrer ce modèle dans la bibliothèque. Il est possible d’enregistrer l’un des deux types de modèle, ils sont entièrement modifiables depuis l’onglet Gérer.

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