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Guide de configuration rapide

 

Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout d’un utilisateur
    2. Ajout d’utilisateurs en masse
    3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
    4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
    5. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
      1. Comptes techniques - Pilotés par API
      2. Comptes de service - Pilotés manuellement
    6. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    7. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    8. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    9. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    10. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    11. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    12. Changement d’identité d’utilisateur
    13. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    14. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    15. Profils de produit
    16. Expérience de connexion
  3. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Workflows de signature automatique
      3. Envoi en masse
      4. Formulaires web
      5. Workflows d’envoi personnalisés
      6. Workflows Power Automate
      7. Documents de bibliothèque
      8. Collecte des données de formulaire avec les accords
      9. Visibilité limitée de documents
      10. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
      11. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      12. Insertion d’une image dans l’e-mail
      13. Fichiers joints à un e-mail nommés
      14. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      15. Fusion de plusieurs documents en un seul
      16. Chargement d’un document signé
      17. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      18. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      19. Autorisation de signature
      20. Autorisation d’envoi
      21. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      22. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      23. Définition d’un format de date par défaut
      24. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      25. Autorisations d’administrateur de groupe
      26. Remplacement du destinataire
      27. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      28. Dans les messages et les conseils sur les produits
      29. PDF accessibles
      30. Nouvelle expérience de création
      31. Client du secteur de la santé
    3. Configuration du compte
      1. Ajout d’un logo
      2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
      3. Ajout du nom de l’entreprise
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Refus de signer
      8. Autorisation des processus avec tampons
      9. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      10. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      11. Affichage des messages lors de la signature électronique
      12. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      13. Adresse IP des signataires requise
      14. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
      5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
      1. Passerelle d’identités numériques
      2. Politique de vérification d’identité
    8. Paramètres de rapport
      1. Nouvelle expérience de rapport
      2. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      4. Rôles autorisés du destinataire
      5. Groupes de destinataires
      6. Champs requis
      7. Ajout de documents en pièces jointes
      8. Aplatissement du champ
      9. Modification des accords
      10. Nom de l’accord
      11. Langues
      12. Messages privés
      13. Types de signature autorisés
      14. Rappels
      15. Protection par mot de passe des documents signés
      16. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Mot de passe à usage unique par e-mail
        4. Authentification Acrobat Sign
        5. Authentification téléphonique
        6. Signature numérique dans le cloud
        7. Authentification fondée sur les connaissances
        8. Pièce d’identité officielle
        9. Rapports d’identité des signataires
      17. Protection du contenu
      18. Activation des transactions Notarize
      19. Expiration du document
      20. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      21. Ordre de signature
      22. Liquid Mode
      23. Commandes de workflow personnalisé
      24. Options de chargement pour la page de signature électronique
      25. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
    11. Modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Modèles d’e-mail personnalisés
      6. Activer les notifications sans lien
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  4. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Biffure d’un utilisateur
      3. Biffure des accords d’un utilisateur    
    4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    5. Clients du secteur de la santé
    6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    7. Archivage eOriginal des actes mobiliers
    8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  5. Téléchargement d’accords en masse
  6. Dépôt de votre domaine

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Envoi les accords
    1. Présentation de la page Envoyer
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Ordre de signature des destinataires
    6. Envoi en masse
      1. Vue d’ensemble de la fonction Envoi en masse
      2. Envoi en masse - destinataires manuels
      3. Envoi en masse - chargement CSV
      4. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      5. Ajout de rappels à l’Envoi en masse
      6. Rapports pour l’Envoi en masse
  2. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectation des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Images intégrées
        3. Tampons
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations de champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés
  1. FAQ sur la création
  2. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
  3. Gestion des accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Accords de délégation
    3. Remplacement des destinataires
    4. Limitation de la visibilité des documents
    5. Annulation d’un accord
    6. Création de nouveaux rappels
    7. Vérification des rappels
    8. Annulation d’un rappel
    9. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
  4. Rapport d’audit
  5. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données
      1. Création d’une exportation de données
      2. Modification d’une exportation de données
      3. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      4. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  4. Workflows Power Automate
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    4. Création d’un flux (exemples)
    5. Déclencheurs utilisés pour les flux
    6. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    7. Gestion des flux
    8. Modification des flux
    9. Partage des flux
    10. Désactivation ou activation des flux
    11. Suppression des flux
    12. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  5. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  6. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2.  Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
  4. Autres intégrations
    1.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4.  Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Obtention d’une clé d’intégration

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API
  2. Webhooks
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API

Assistance et dépannage

  1. Ressources pour le Service clientèle 
  2. Ressources pour le succès client de grands comptes 

Bienvenue dans le guide de configuration rapide d’Adobe Acrobat Sign

Ce guide vous explique les premières étapes à suivre pour configurer votre compte Adobe Acrobat Sign afin qu’il soit prêt pour l’envoi de transactions.

Les deux onglets ci-dessous sont destinés, respectivement, aux utilisateurs du système et aux administrateurs du compte. Sur chaque onglet sont répertoriées les fonctionnalités à configurer. À droite du nom de la fonctionnalité figurent les niveaux de service auxquels elles s’appliquent.

Nous conseillons à tous les utilisateurs de configurer d’abord leur ID utilisateur personnel. Ensuite, s’il s’avère que vous êtes également l’administrateur, accédez à l’onglet Admin et configurez les paramètres de votre compte.

Remarque :

Les comptes individuels comportent une seule licence. Dès lors, par défaut, l’utilisateur est également l’administrateur du compte.

Utilisateurs

Lors de votre première connexion à Acrobat Sign, prenez quelques instants pour passer en revue vos informations personnelles. Celles-ci sont utilisées dans plusieurs modèles. Il est donc primordial qu’elles soient exactes.

  • Pour ouvrir le menu, placez le curseur de la souris dans l’angle supérieur droit de l’écran, puis cliquez sur Mon profil.
Mon profil

La page de profil contient les valeurs spécifiques utilisées par Acrobat Sign lors de la personnalisation de vos transactions. Voici les plus importantes :

  • Votre nom complet : utilisé dans les communications électroniques et dans votre signature par défaut.
  • Votre fonction : le cas échéant, renseigne automatiquement le champ Fonction.
  • Le nom de votre entreprise : le cas échéant, renseigne automatiquement le champ Entreprise. Il doit s’agir de la dénomination sociale complète de votre entreprise.
  • Fuseau horaire – Heure/Date : pour plus de clarté lors de l’exécution de rapports, des tampons seront diffusés dans votre fuseau horaire.

Pour modifier ces valeurs, cliquez sur le bouton Modifier le profil, apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.

Acrobat Sign autorise trois types de signatures, en fonction de vos exigences personnelles ou de celles de votre entreprise :

  • Police de type cursive : valeur par défaut et style privilégié actuellement. Une police est appliquée à votre nom pour obtenir l’aspect d’une signature manuscrite.

Si vous choisissez cette option, aucune configuration particulière n’est nécessaire.

Saisie de votre signature

Signatures personnalisées

Créez votre propre signature en accédant à Préférences personnelles > Ma signature.

Cliquez sur le bouton Créer pour ouvrir le panneau de signature et pour choisir la méthode de création de votre signature :

  • Biométrique : tracez votre signature à l’aide d’une souris, d’un stylet ou de votre doigt.  Pour obtenir le meilleur résultat, tracez votre signature sur une tablette à l’aide de votre doigt.
    • L’option Mobile vous permet d’envoyer la signature de l’appareil que vous utilisez actuellement vers un téléphone tactile.
  • Image de la signature : si vous disposez d’une image de votre signature, vous pouvez la charger sur le système. Acrobat Sign appliquera alors cette image comme signature lorsque vous signerez.

Cliquez sur Appliquer une fois votre signature créée.

Ma signature

Pour les utilisateurs expérimentés qui souhaitent vraiment suivre en permanence leurs transactions, il est possible de programmer les étapes pouvant déclencher l’envoi d’un courrier électronique vers votre boîte de réception ou d’une alerte dans un rapport.

Pour accéder à votre page Notification, sélectionnez Préférences personnelles > Mes Notifications.

Mes notifications

Quelques définitions en bref…

  • Événements : actions qui s’appliquent à une transaction (envoi, affichage, signature, etc.).
  • Alertes : actions attendues qui ne se produisent pas au cours d’une période indiquée (non consulté sous 8 heures, consulté mais non signé sous 3 heures, etc.).

Le mode de notification des événements et des alertes peut être configuré de deux façons. Vous pouvez n’en sélectionner aucun, un seul ou les deux en cochant les options de configuration appropriées. Ces options sont les suivantes :

  • E-mail : si vous sélectionnez cette option, un message électronique est envoyé lors de chaque événement ou alerte. En fonction de votre volume de messages, cette option peut être considérée comme du spam. Veuillez donc tenir compte de ce facteur lors de la configuration de l’option.
  • Événement : les événements sont marqués pour être affichés sur votre onglet Accueil (dans la section Événements/Alertes). Ils sont répertoriés dans tous les rapports que vous créez sur la page Événements/Alertes.

Notez également qu’il existe deux onglets pour ces événements/alertes.

  • Mes événements/alertes : ensemble des options relatives aux transactions dont vous êtes l’expéditeur.
  • Les Événements/alertes partagés concernent tout autre ID utilisateur ayant partagé son compte avec vous. Pour configurer des événements/alertes partagés, accédez à Préférences personnelles > Événements/alertes partagés.

 

La création de rapports peut être configurée au bas de la page de manière à vous envoyer un récapitulatif des événements que vous avez vérifiés. Ce rapport peut alors être envoyé, suivant vos besoins, chaque semaine, tous les jours ouvrables ou tous les jours de la semaine. 

Les niveaux de service Business et Enterprise permettent aux utilisateurs de créer un texte de fin personnalisé, comme un fichier de signature dans un courrier électronique.

Si cette option est activée par l’administrateur de votre compte, vous pouvez la définir en accédant à Préférences personnelles > Mon texte de fin d’e-mail.

  • Si cette option n’est pas visible, l’administrateur de votre compte peut l’activer au niveau du compte ou du groupe.

Ce texte de fin est placé au bas de vos e-mails de transaction, mais au-dessus de tout pied de page de niveau compte :

Configuration de votre pied de page personnel

Lire et signer l’e-mail - entièrement personnalisé

Il existe deux options de langue par défaut à définir :

  • Ma préférence de langue : détermine la langue par défaut utilisée lors de l’envoi de courriers électroniques, ainsi que la langue utilisée pour la navigation à l’écran.
  • Langue de signature : détermine la langue par défaut utilisée pour les e-mails et les instructions à l’écran pour les destinataires en dehors de votre compte Acrobat Sign.
Accès aux préférences de langue

Administrateurs

Bienvenue aux administrateurs !

La configuration de votre ID utilisateur personnel s’est déroulée sans problèmes et vous êtes maintenant prêt à prendre des décisions plus importantes à l’échelle du compte.

Les descriptions ci-dessous sont, il est vrai, relativement longues, mais la configuration correcte de votre compte permettra aux expéditeurs et aux signataires d’adopter votre processus sans le moindre souci. Cela permettra, en outre, de réduire les questions qui se posent inévitablement à la suite d’un déploiement.

Remarque : toutes les options mises à votre disposition ne font pas l’objet d’une description détaillée. Si vous avez des questions, nous vous invitons donc à contacter le service d’assistance.

La fonctionnalité Dans les messages et les conseils sur les produits permet à Acrobat Sign d’améliorer l’expérience du produit via un tiers, de fournir des notifications importantes in-app, de collecter des commentaires et des données d’utilisation, et de proposer des conseils basés sur le comportement pour l’intégration.

L’accès aux commandes se trouve dans l’onglet Paramètres généraux de l’interface d’administration du compte.

Contrôles des messages dans le produit

L’activation de cette fonctionnalité permet à Adobe d’envoyer des notifications directement dans l’interface Acrobat Sign lorsque vous vous connectez. De plus, elle fournit un accès à la documentation d’assistance depuis l’application (en cliquant sur la bulle flottante du point d’interrogation).

Bulle d’aide flottante


Configuration de l’archive externe

Les administrateurs peuvent configurer la fonctionnalité Archive externe d’Adobe Acrobat Sign pour qu’une copie de l’e-mail Signé et classé soit automatiquement envoyée à une adresse e-mail supplémentaire pour chaque accord conclu avec succès. Cette copie automatique contient toujours le PDF de l’accord signé, le PDF du rapport d’audit et le CSV des données de champ (le cas échéant), indépendamment des paramètres du compte/groupe qui déterminent si ces documents doivent être joints.

L’archive externe peut être configurée au niveau du compte et du groupe, les paramètres au niveau du groupe remplaçant les paramètres du compte. Les comptes qui utilisent Utilisateurs dans plusieurs groupes peuvent utiliser efficacement la configuration au niveau du groupe lorsque des groupes sont utilisés pour définir des workflows de document spécifiques. (Par exemple, un groupe Juridique peut inclure son service juridique dans tous les accords terminés et supprimer toute adresse d’archive générale qui peut être configurée au niveau du compte.)

La configuration de l’archive nécessite uniquement la saisie d’une adresse e-mail valide dans le champ Envoyer une copie supplémentaire de chaque accord signé de l’onglet Paramètres généraux du menu de l’administrateur. Toute adresse peut être utilisée, y compris les applications tierces qui acceptent un e-mail entrant. 

L’onglet Archive externe contient des instructions sur la recherche de l’adresse e-mail entrante pour les applications Box et Evernote, qui peut être utilisée pour transférer les accords dans ces applications.

Remarque :

Les utilisateurs disposant de comptes Indépendants et particuliers n’ont pas accès à l’onglet Paramètres généraux. Pour le niveau de service Indépendants et particuliers, le champ de saisie Envoyer une copie supplémentaire de chaque accord se trouve dans la page Archive externe.

Ajout d’un e-mail à l’interface d’archivage externe

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur et accédez à Paramètres de compte > Paramètres généraux > Envoyer une copie supplémentaire de chaque accord signé aux adresses électroniques suivantes.

  2. Sélectionnez le bouton Ajouter une adresse électronique.

    Accès aux commandes d’archives externes

    Les utilisateurs disposant de comptes Indépendants et particuliers doivent accéder à l’onglet Archive externe :

    Accès aux commandes d’archives externes  pour les comptes d’utilisateurs individuels

  3. Une fenêtre s’ouvre pour accepter l’adresse e-mail de l’archive.

    Saisissez l’adresse e-mail deux fois (pour vous assurer que la valeur est correcte).

    Enregistrez l’adresse e-mail.

    Accepter la demande

    Remarque :

    Si le domaine de l’adresse e-mail de l’archive est nouveau pour le compte, une demande est émise pour vérifier que cette adresse e-mail est bien correcte.

    Assurez-vous que l’adresse e-mail de l’archive est correcte. Vous ne voulez pas envoyer automatiquement une copie de chaque accord à la mauvaise personne.

    Saisie de l’adresse e-mail de l’archive

  4. Cliquez sur Enregistrer.

  5. L’adresse e-mail est stockée en tant qu’objet distinct dans le champ d’adresse e-mail.

    • Plusieurs adresses peuvent être enregistrées jusqu’à un maximum de 15.
    • La sélection de la croix (X) à droite d’une adresse e-mail entraîne la suppression de cette adresse dans le champ.

    Ajoutez toutes les adresses e-mail auxquelles vous souhaitez envoyer automatiquement la documentation de l’accord signé.

    Adresse e-mail d’archivage configurée

  6. Lorsque toutes les adresses e-mail ont été ajoutées, sélectionnez Enregistrer dans le coin inférieur droit de la fenêtre pour enregistrer la configuration.

    Enregistrer la configuration

Préférences de signature !

Il existe de nombreuses options à prendre en compte avec ces paramètres. Examinons cela d’un peu plus près !

Sélectionnez Compte > Préférences de signature.

Configuration des préférences de signature

Les deux premiers paramètres contrôlent la mise en forme de la ligne sur laquelle repose la signature et les données de signature qui sont insérées sous la ligne :

  • Utiliser des signatures et initiales correctement formatées
    • Si vous activez cette option, la ligne est placée avec le contenu de la signature en dessous.
    • Si vous désactivez cette option, la signature est apposée sans les marques qui indiquent qu’elle est de type électronique.
  • Ajuster la ligne sous la signature et le paraphe de manière dynamique 
    • Si vous activez cette option, la ligne sous la signature est ajustée de manière dynamique pour être plus longue de seulement quelques pixels que la signature/le paraphe.
    • La désactivation de cette option entraîne l’impression de la ligne entière selon la longueur du champ de signature d’origine.


Autoriser les destinataires à signer et parapher par

La section suivante détermine la manière dont les destinataires peuvent apposer leur signature. En règle générale, à moins que vous ayez un objectif métier précis pour limiter les options, nous vous conseillons d’autoriser les destinataires à apposer leur signature de la manière qu’ils préfèrent.

Trois options sont disponibles :

  • Saisie de leur nom et paraphe : la saisie du nom est le processus le plus simple pour la plupart des signataires, car elle ne nécessite aucune autre action. Le destinataire saisit son nom et une police ressemblant à un script est appliquée.
    • Choisir la police de signature de manière dynamique : le système Acrobat Sign contient de nombreuses polices de script. Par défaut, elles sont appliquées dans un ordre spécifique.  Si cette option est activée, le point de départ de la police utilisée est aléatoire.
  • Tracé d’une signature et du paraphe à l’écran à l’aide de la souris, d’un stylet ou du doigt : si cette option est activée, les destinataires ont la possibilité de tracer leur signature physiquement.
  • Transfert d’une image de leur signature et paraphe : lorsque cette option est activée, les destinataires sont autorisés à charger une image de leur signature à partir du système local.


Autoriser les destinataires à utiliser leur signature enregistrée

Cette section d’options détermine si les destinataires peuvent utiliser une signature enregistrée existante (les signatures biométriques et basées sur une image sont enregistrées).  Si vous décidez d’interdire l’utilisation des signatures enregistrées, le destinataire devra explicitement saisir, tracer ou télécharger sa signature, selon les types de signature autorisés.

Les options sont les suivantes :

  • Tous les destinataires : lorsque cette option est sélectionnée, les destinataires sont autorisés à utiliser leurs signatures enregistrées.
  • Destinataires internes : cette option permet uniquement aux destinataires qui existent également en tant qu’utilisateurs dans votre compte Acrobat Sign d’utiliser leurs signatures enregistrées.
  • Personne : cette option interdit l’utilisation d’une signature enregistrée par tous les destinataires.

 

Cette section contient une case à cocher supplémentaire :

  • Autoriser les utilisateurs de mon compte à transférer une image et à l’enregistrer sur leur profil comme signature et paraphe : l’activation de cette option permet aux utilisateurs de votre compte Acrobat Sign de charger une image de leur signature dans leur section Préférences personnelles.

L’ajout du branding de votre société est un excellent moyen de personnaliser Acrobat Sign pour les utilisateurs de votre compte, ainsi que les signataires.

Nom de l’entreprise et nom d’hôte de l’URL

Dans cette section, vous allez définir le nom de l’entreprise et un nom d’hôte pour votre compte. Ces informations peuvent sembler basiques, mais elles permettent de personnaliser votre compte. 

Ces deux paramètres sont à l’échelle du compte et ne peuvent pas être ajustés au niveau du groupe.

Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte et accéder à : Compte > Paramètres de compte > Configuration du compte.

Nom de l’entreprise

La valeur que vous saisissez dans ce champ est automatiquement renseignée dans le champ Nom de l’entreprise pour les nouveaux utilisateurs lorsqu’ils sont créés dans le compte.

Par défaut, Acrobat Sign permet aux utilisateurs de modifier leurs paramètres personnels, lesquels incluent la valeur Nom de l’entreprise pour leur ID utilisateur individuel.

Si vous souhaitez mettre à jour la valeur Nom entreprise dans le profil de tous les utilisateurs de votre compte :

  • Cochez la case Définissez le nom de l’entreprise pour tous les utilisateurs du compte.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Tous les profils d’utilisateur adoptent le champ Nom entreprise comme valeur Entreprise dans leurs profils d’utilisateur.

Remarque :

La case à cocher Définissez le nom de l’entreprise pour tous les utilisateurs du compte est une action de remplacement unique pour tous les utilisateurs de votre compte.

Une fois la page enregistrée, tous les utilisateurs sont mis à jour et la coche est supprimée pour permettre à l’action d’être déclenchée à nouveau si nécessaire (les utilisateurs ayant toujours le droit de modifier les valeurs de leurs noms d’entreprise).

Nom d’hôte

Lorsque vous définissez le nom d’hôte de votre compte, l’URL à laquelle les utilisateurs se connectent et celle où les accords sont hébergés sont modifiées pour vos signataires.

Vous obtenez une URL personnalisée avec votre nom d’hôte.

Téléchargement d’un logo

Les administrateurs de compte ou de groupe peuvent charger une image à afficher à la place du logo Adobe Acrobat Sign par défaut. Cette image apparaît dans le coin supérieur gauche de l’écran pour les utilisateurs du compte connectés.

Remarque :

Si vous rencontrez des problèmes liés à l’affichage de l’image, vérifiez ses dimensions. Elle doit mesurer exactement 60 pixels de haut et jusqu’à 200 pixels de large.

Téléchargez le modèle ci-dessous pour vous aider à adapter votre logo à la taille appropriée.

Telechargement

  1. En tant qu’administrateur de compte, accédez à Paramètres de compte > Configuration du compte.

    Accès à Configuration du compte

  2. Sélectionnez Télécharger le logo, puis accédez au fichier du logo à utiliser.

  3. Enregistrez la configuration.

    Un message de réussite s’affiche à l’issue du transfert du logo.

    Bouton de téléchargement de logo

    Actualisez votre navigateur.

    Le logo s’affiche maintenant pour tous les utilisateurs.

    Logo mis à jour dans l’interface

La section Paramètres généraux de l’onglet Compte est l’une des sections les plus riches en fonctionnalités. Tous les paramètres qui y figurent sont spécifiques à un cas d’utilisation.

Vous trouverez, ci-dessous, une brève description de chaque option et une explication de notre recommandation. Cependant, il est fort probable que votre cas d’utilisation diffère de l’usage le plus courant.

Sélectionnez Compte > Paramètres de compte > Paramètres généraux.

  • Joindre un fichier CSV avec des données de formulaire aux courriers électroniques de l’accord signé de l’expéditeur
    Si vous utilisez des formulaires et souhaitez obtenir un fichier CSV des données de champ pour chaque document signé, cochez cette case. Cependant, disposer de fichiers CSV individuels pour chaque transaction peut se révéler quelque peu difficile à gérer.

    Si vous devez collecter des données ou replacer des données dans votre système CRM, il peut être préférable de prendre le temps de créer une solution API.

  • Visibilité limitée de documents
    Cette fonction permet de ne présenter certains fichiers de votre transaction qu’aux différents signataires. Pour tirer pleinement parti de la fonction « Visibilité limitée de documents », vous devez parfaitement comprendre votre flux de signature relatif aux documents que vous envoyez, ainsi que la manière dont ces documents sont joints.

    Si vous prévoyez d’envoyer une transaction à plusieurs fichiers à plusieurs signataires, et souhaitez masquer des parties de ce document pour certains d’entre eux, ce paramètre est fait pour vous ! Voici une vidéo de présentation rapide si vous n’avez toujours pas pris votre décision.
  • Joindre une copie PDF du document signé aux e-mails envoyés à
    Une fois votre transaction terminée, toute personne concernée en reçoit une copie par défaut. Ce paramètre vous permet de modifier le système pour permettre d’envoyer ces copies uniquement en interne, uniquement en externe, les deux ou aucune de ces manières.

    La définition de ce paramètre dépendra probablement de la nature de vos documents. Si vous collectez des informations confidentielles, il peut être intéressant de ne pas envoyer les copies signées par courrier électronique. Il s’agit de la meilleure option sur le plan de la sécurité, mais il se peut, dans ce cas, que vos clients vous contactent pour obtenir une copie du document. Dans ce cas, nous vous conseillons d’inviter le signataire à s’enregistrer auprès d’Acrobat Sign afin d’obtenir un compte gratuit et de récupérer une copie directement à partir d’Acrobat Sign.

  • Joindre le rapport d’audit aux documents terminés
    Si les rapports d’audit doivent être joints à la copie du document signé que nous vous avons envoyé par e-mail, activez cette option, au moins pour l’expéditeur.

  • Fusionner plusieurs documents en un seul document après la signature
    Lorsque vous chargez plusieurs fichiers pour une seule transaction, Acrobat Sign les réunit en un seul PDF avant d’envoyer celui-ci pour signature.

    Ce paramètre détermine si vos courriers électroniques signés et déposés contiennent un seul document PDF volumineux ou si celui-ci est réparti dans plusieurs fichiers.
Remarque :

Ce paramètre s’applique uniquement à la copie jointe à l’e-mail signé et déposé. Dans le cas des copies téléchargées ultérieurement depuis Acrobat Sign, il s’agit toujours d’un seul PDF.

  • Envoyer une copie supplémentaire de chaque accord signé à ces adresses électroniques

Il s’agit encore de l’option Archive externe, mais ce paramètre peut être configuré au niveau du groupe (pour les clients Entreprises et Grands comptes), ce qui permet d’acheminer des contrats de ventes complétés vers le service de comptabilité ou des avis de conformité finalisés vers l’équipe juridique (par exemple).

  • Télécharger le document signé
    Si vous autorisez les signataires à imprimer le document, le signer et le renvoyer par fax, vous devez activer ce paramètre. Un jour, un utilisateur imprimera un document et vous l’enverra par e-mail. Si ce paramètre n’est pas activé, vous ne pourrez pas clôturer la transaction dans Acrobat Sign.
  • Intégration Twitter
    Permettez à vos utilisateurs de partager leurs succès avec le monde entier ! Envoyez une notification Twitter chaque fois qu’une transaction est terminée.
  • Délégation pour les utilisateurs de mon compte
    Dans ce cas, la délégation signifie autoriser un autre signataire (une autre adresse électronique) à signer un document à votre place. La délégation ne supprime pas l’accès de l’agent d’origine ; elle accorde simplement à un autre utilisateur l’autorisation de signer.

    En règle générale, nous recommandons de faciliter au maximum le processus de signature, ce qui signifie autoriser la délégation. Cependant, dans certains cas, il est impératif que la signature soit apposée par un seul utilisateur désigné.
Remarque :

Gardez à l’esprit que le paramètre fait référence aux utilisateurs de votre compte Acrobat Sign (et non à l’ensemble du personnel de votre société). Il est possible que les signataires ne soient pas associés à des ID utilisateur Acrobat Sign dans votre compte. Dans ce cas, ils ne sont pas concernés par ce paramètre.

  • Droit de signer
    Ce paramètre détermine l’accès par défaut dont doivent disposer les utilisateurs de votre compte Acrobat Sign pour pouvoir signer un document.
    En règle générale, il est conseillé d’autoriser, par défaut, tout le monde à apposer sa signature. Si vous avez l’intention d’utiliser Acrobat Sign pour tout objectif de type RH, vous devez assurément autoriser tout le monde à apposer sa signature.
    Si vous choisissez de refuser, par défaut, le droit de signer à tous les utilisateurs, vous devrez autoriser explicitement les signataires qui doivent apposer leur signature.
    Conseil ! Ce n’est pas parce que vous êtes administrateur que les privilèges de signataire vous sont acquis. Par conséquent, si vous devez signer des documents et que le droit de signature est refusé par défaut, l’étape suivante consiste à accéder à Utilisateurs et groupes, à cliquer sur votre adresse électronique, puis à activer vos droits de signature.
  • Délégation pour les utilisateurs externes à mon compte
    Identique au paramètre ci-dessus, si ce n’est que cette fonctionnalité est propre aux utilisateurs qui ne figurent pas dans votre compte Acrobat Sign.
    Définir un fuseau horaire pour les accords créés par les utilisateurs de ce compte
    Ce paramètre règle le fuseau horaire pour les horodatages de vos transactions.
  • Paramètres associés aux administrateurs de groupes
    Les clients des niveaux de service Entreprises et Grands comptes peuvent comporter des groupes. Si tel est le cas, vous aurez peut-être besoin d’administrateurs spécifiques pour ces groupes.
    Ces deux paramètres vous permettent d’activer (ou non) pour les administrateurs de groupe le droit d’ajouter de nouveaux utilisateurs ou de modifier leurs paramètres de niveau du groupe (qui sont à peu près les mêmes paramètres qui s’affichent dans la section Paramètres généraux).
Remarque :

Acrobat Sign fonctionne selon le modèle d’une relation parent-enfant, et les groupes sont les objets enfants du compte. Cela signifie qu’un nouveau groupe héritera des propriétés du compte. Cela signifie également que les modifications apportées au niveau du groupe remplacent les paramètres définis au niveau du compte.

Les paramètres d’envoi sont les fonctions qui sont proposées à vos agents d’envoi sur l’onglet Envoyer. Cette section est consacrée à toutes les configurations disponibles sur cette page.

À l’instar des paramètres généraux, elles dépendent fortement du cas d’utilisation.

Cette section est également assez longue. Nous vous conseillons donc de vous installer confortablement et de sélectionner Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi.

  • Nouvel environnement d’envoi
    Ce paramètre active le nouvel environnement d’envoi. Vous pouvez également permettre aux utilisateurs de basculer entre les environnements d’envoi nouveau et classique.
  • Afficher la page d’envoi après connexion 
    Ce paramètre conduit vos utilisateurs à l’onglet Envoyer lorsqu’ils se sont connectés à Acrobat Sign (au lieu de l’onglet Accueil).
    Si vous constatez un retard ennuyeux lors de la première connexion, il est probable qu’il ait pour cause des scripts qui s’exécutent sur l’onglet Accueil afin que ces options pratiques de création de rapports originaux reflètent les données de manière exacte. Si vos utilisateurs préfèrent se lancer directement dans le processus d’envoi, sans passer en revue les données de l’onglet Accueil, il s’agit là de la fonction idéale !
  • Envoyer des documents pour approbation
    Votre flux de production exige l’approbation d’un ou de plusieurs utilisateurs, mais pas leur signature ? Si tel est le cas, activez cette fonction.
Remarque :

Les formulaires peuvent être conçus de manière à exiger qu’un approbateur renseigne les informations de champ, sans toutefois apposer sa signature sur le document.

  • Mise en pièce jointe de documents
    Ce paramètre active les divers canaux qui permettent à un utilisateur de joindre un document. Si vous devez obligatoirement effectuer un contrôle de version sur vos documents, vous souhaiterez probablement tout désactiver, à l’exception de la bibliothèque qui héberge les versions actuelles de vos formulaires.
  • Remplir automatiquement le nom du document
    Le remplissage automatique du nom du document permet de gagner un temps précieux. Cependant, n’oubliez pas que le document va adopter le nom du premier fichier joint. Par conséquent, si vous activez cette option, vous devez également envisager sérieusement d’autoriser l’expéditeur à modifier le nom du document, au cas où cela s’avérerait nécessaire.
  • Langues
    Ce paramètre permet d’autoriser les utilisateurs à définir la langue de signature des signataires externes sur la page Envoyer.
  • Modèles de messages
    Cette option constitue un réel gain de temps pour les agents qui traitent un volume important de données. Les modèles de messages vous permettent de définir un nouveau message par défaut et de définir plus précisément une grande variété d’autres modèles de messages personnalisés. S’il s’avère que vous envoyez plusieurs fois par jour les mêmes documents avec le même message, prenez le temps de configurer cette fonction.
  • Messages privés pour les destinataires
    Permet aux expéditeurs d’inclure un message privé pour chaque destinataire.
  • Types de signature autorisés
    Par défaut, seule la signature électronique est activée. Cependant, il existe encore, en ce bas monde, de nombreuses personnes qui préfèrent imprimer leurs documents et les renvoyer par fax. Si certains de vos clients appartiennent à cette catégorie d’utilisateurs, activez l’option Signature par fax.
  • Paramètres de la signature de l’expéditeur
    Ces paramètres sont conçus pour les cas où l’expéditeur doit contresigner le document. Si vous autorisez les expéditeurs à contresigner, il est judicieux de configurer les paramètres par défaut conformément à votre workflow, afin de réduire le nombre de paramètres que les expéditeurs doivent régler par transaction.
  • Rappels
    Si votre processus nécessite la configuration de rappels, ce paramètre vous permet de configurer l’itération et le message de rappel, ce qui réduit davantage encore le temps de cycle pour les expéditeurs.
  • Protection par mot de passe des documents signés
    Lorsque cette option est activée, l’utilisateur doit saisir un mot de passe pour pouvoir ouvrir le PDF signé ou le consulter en ligne.
    Cette option peut entraîner des frictions avec l’utilisateur, mais elle garantit un bon niveau de sécurité.
  • Vérification de l’identité pour les signataires dans mon compte
    Acrobat Sign autorise plusieurs méthodes d’authentification à deux facteurs des signataires. En fonction de l’utilisation, vous pouvez activer l’une ou plusieurs de ces options, et vous pouvez choisir d’autoriser les expéditeurs à sélectionner leur méthode, ou les priver de ce choix.
Remarque :

Il est possible de sélectionner toutes les options, ou seulement une partie d’entre elles, mais si vous souhaitez activer Authentification téléphonique, vous devez d’abord activer Autoriser les expéditeurs à définir les paramètres de vérification de l’identité des signataires par document.

  • Expiration du document
    Si les « fenêtres d’opportunité » font partie de votre scénario d’utilisation (un prix spécial valable uniquement pour les XX prochains jours, par exemple), vous pouvez définir cette fenêtre et forcer l’expiration du document s’il n’est pas signé dans le délai imparti.
    Si vous activez cette option, vous êtes invité à prendre en compte la définition de l’option Autoriser la modification des paramètres d’expiration après l’envoi du document. Vous ne devez pas repousser l’échéance, mais il est intéressant de bénéficier de cette possibilité.
  • Nouvel environnement d’aperçu et de création
    Active le nouvel environnement de création. Cela autorise également les utilisateurs à basculer entre les environnements de création nouveau et classique.
  • Aperçu, placer signatures ou ajout champs formulaire
    Si vous ajoutez des champs à des documents à la volée, il est recommandé d’activer, par défaut, l’outil de champ par glisser-déposer. Cependant, si vous utilisez des documents qui sont sous contrôle de version, il est probable que vous souhaitiez supprimer l’option permettant aux utilisateurs de modifier les champs.
  • Ordre de signature
    Nous constatons que la plupart des documents sont signés selon un ordre séquentiel, ce qui constitue la valeur par défaut. Toutefois, s’il s’avère que votre workflow le plus courant utilise un processus de signature parallèle où tout le monde est invité à signer en même temps, vous pouvez configurer cet élément ici.

    S’il y a lieu, vous avez également la possibilité d’autoriser l’expéditeur à choisir le flux idéal pour ses transactions.

Télécharger des images d’en-tête et de pied de page d’e-mail

Les formules de services Entreprises et Grands comptes peuvent télécharger des images d’en-tête et de pied de page d’e-mail pour personnaliser davantage votre compte ou pour y apposer une marque. Ces images sont affichées dans les e-mails envoyés à vos destinataires.

Tous les groupes du compte héritent des images d’e-mail qui sont installées au niveau du compte. L’installation d’une image d’e-mail de groupe remplace l’image du compte.

Remarque :

Les images d’en-tête et de pied de page d’e-mail sont uniquement disponibles pour les comptes Entreprises et Grands comptes.

Pour s’afficher correctement, l’image doit respecter des dimensions précises : 600 pixels (largeur) x 200 pixels (hauteur). Veillez également à l’enregistrer au format JPG, GIF ou PNG.

Téléchargez le modèle ci-dessous pour vous aider à adapter votre logo à la taille appropriée.

Telechargement

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur, puis accédez à Paramètres de compte > Paramètres de messagerie.

    Accédez à Paramètres de messagerie

  2. Sélectionnez Parcourir pour rechercher et sélectionner l’image.

    Recherchez l’image

    Si vous devez supprimer l’image, sélectionnez le bouton Effacer.

    Effacer l’image

  3. Enregistrez les images chargées.

    Enregistrer la configuration d’image

L’image d’en-tête chargée s’affiche tout en haut des modèles d’e-mail qu’Acrobat Sign envoie à vos destinataires tandis que l’image du pied de page s’affiche tout en bas.

Lire et signer l’e-mail - entièrement personnalisé

Les paramètres de sécurité d’Acrobat Sign correspondent au paramètre général de sécurité par mot de passe que vous trouverez pour toute application que vous avez peut-être gérée (avec quelques paramètres de document originaux).

Pour configurer votre sécurité, sélectionnez Compte > Paramètres de compte > Paramètres de sécurité.

  • Paramètres d’authentification unique
    Vos utilisateurs s’authentifient-ils auprès d’une base d’utilisateurs Adobe ou Google ? Dans ce cas, vous devez activer le paramètre approprié et désactiver tous ceux que vous ne prévoyez pas d’utiliser.
  • Paramètres de mémorisation
    Permet de mémoriser les informations de connexion de l’utilisateur au cours d’une période donnée. Sélectionnez une période dans la liste déroulante.
  • Politique de mot de passe de connexion
    Ce paramètre définit les paramètres relatifs à la fréquence de réinitialisation du mot de passe, ainsi que le nombre de mots de passe historiques qui seront mémorisés par Acrobat Sign pour empêcher la définition de mots de passe récurrents.
  • Sécurité du mot de passe de connexion
    Le niveau de sécurité requis de vos mots de passe est essentiel pour garantir la sécurité de votre compte. Il est conseillé de définir cette valeur sur le paramètre le plus élevé qui est toléré par vos utilisateurs.
  • Type de chiffrement PDF
    Pour définir les niveaux de chiffrement PDF, vous devez avoir une idée précise de la version de Reader que vos signataires sont susceptibles d’avoir installée. Les chiffrements plus avancés nécessitent des versions plus modernes de Reader.
    D’une manière générale, si votre signataire cible est peu féru de technologie, vous pouvez, sans crainte, définir cette valeur sur 128 bits AES. Acrobat 7 a été publié au début de l’année 2005, et la plupart des utilisateurs ont effectué la mise à niveau depuis lors.
  • API
    Vous permet d’autoriser les applications partenaires non certifiées à accéder aux données de ce compte. Autorise également les utilisateurs qui ne sont pas des administrateurs du compte à développer des applications qui utilisent l’API Acrobat Sign.
  • Plages d’adresses IP autorisées
    Si vous êtes préoccupé par des entités externes qui tentent d’accéder à vos utilisateurs, limiter la plage d’adresses IP constitue une excellente mesure défensive. Assurez-vous simplement que personne ne doive travailler sur les réseaux dont vous êtes propriétaire depuis son domicile ou à partir d’un appareil mobile.
  • Partage de compte
    Le partage de compte est une fonctionnalité idéale pour gérer les agents dont vous êtes responsable. Il peut toutefois être intéressant de contrôler les personnes avec lesquelles ils partagent leurs comptes. De nombreux administrateurs choisissent de ne créer des partages de compte que lors de la création d’utilisateurs et de désactiver le paramètre à l’échelle du compte.
  • Vérification de l’identité des signataires
    Vos utilisateurs doivent-ils se connecter avant de signer un document ? En fonction du cas d’utilisation, il peut s’agir d’un bon contrôle de sécurité.
  • Mot de passe de signature des accords
    Vous permet d’appliquer une politique de mot de passe pour protéger la signature ou l’accès aux documents.
  • Sécurité du mot de passe de signature des accords
    Permet de spécifier la sécurité du mot de passe.
  • Authentification fondée sur les connaissances
    Vous pouvez limiter le nombre de tentatives par le signataire de validation de son identité avant d’annuler l’accord.

Allez-vous utiliser l’API ? Si, en votre qualité de développeur, vous souhaitez intégrer Acrobat Sign dans votre système CRM existant (ou tout autre élément compatible avec l’API), vous pouvez prendre en compte cette option.

Acrobat Sign prend en charge l’API REST :

Sélectionnez Compte > API Acrobat Sign.

L’utilisation des API Adobe Document Cloud pour accéder aux données utilisateur nécessite des jetons OAuth.

Vous pouvez créer une clé d’intégration si vous possédez une application héritée qui ne prend pas en charge OAuth.

Si le lien permettant de créer une clé d’intégration n’est pas disponible, contactez l’assistance technique.

Vous trouverez également les éléments suivants sur cette page :

En outre, une fois l’API activée, un nouveau lien s’affiche dans la partie gauche pour le Journal de requêtes d’API. Ce journal vous présente le XML d’entrée en provenance de vos appels API. Il peut se révéler particulièrement utile pour résoudre d’éventuels problèmes liés au code.

L’API REST est disponible via l’option Applications API.

Une fois sur la page, cliquez sur le lien Créer une application, attribuez un nom à votre application, puis cliquez sur le bouton Créer l’application.

Vos nouveaux ID et secret d’application sont générés et s’affichent immédiatement.

La répartition des utilisateurs dans des groupes fonctionnels peut se révéler extrêmement utile, surtout si vous avez différentes exigences en termes de signature ou des structures de rapport qui doivent être respectées.

Heureusement, créer un groupe dans Acrobat Sign est un jeu d’enfant. Sélectionnez simplement
Compte > Utilisateurs ou Compte > Groupes.

Une fois sur la page Groupe, cliquez sur le bouton + dans le coin supérieur droit de la page et saisissez le nom du nouveau groupe dans le champ.

Il existe également un lien pour configurer les paramètres du groupe. Cliquez sur la ligne pour voir le lien Paramètres de groupe. Ces paramètres sont pratiquement identiques aux paramètres généraux que vous avez configurés au niveau du compte. Cependant, les groupes étant les objets enfants du compte, les paramètres de groupe remplacent ceux du compte.

Vous remarquerez également que le nom du groupe peut toujours être mis à jour. Si vous devez renommer le groupe, cela ne pose donc aucun problème.

Remarque :

Si vous avez acheté une formule Acrobat Sign pour une PME, utilisez le portail Admin Console pour gérer les utilisateurs et les droits qui leur sont associés. Vous pouvez également affecter plusieurs administrateurs pour vous aider à gérer votre équipe ou le comportement fonctionnel d’Acrobat Sign.

Le moment est enfin venu d’ajouter des utilisateurs !

Deux méthodes permettent de créer des utilisateurs dans Acrobat Sign :

Un par un

ou

Création en bloc via un fichier CSV

Le processus mono-utilisateur est relativement simple. Sélectionnez simplement
Aller à Compte > Utilisateurs, puis cliquez sur le bouton + dans la barre d’outils affichée en regard de la zone de recherche. La boîte de dialogue Créer s’affiche.

Renseignez l’adresse e-mail, le prénom et le nom, puis sélectionnez un groupe auquel affecter l’utilisateur (si nécessaire).

La case à cocher « Afficher leurs accords » est également affichée. Cette option crée un partage de compte du nouvel utilisateur à l’utilisateur Administrateur. Si vous devez contrôler les transactions de votre nouvel agent, cochez cette case.

Dans le cas contraire, vous pourrez quand même créer un partage, mais vous devrez simplement utiliser la fonctionnalité Partage de compte.

Dès que l’utilisateur a été créé, un courrier électronique est envoyé à l’adresse e-mail que vous avez fournie pour inviter l’utilisateur à définir les mots de passe. Une fois cette opération effectuée, l’utilisateur est actif et prêt à envoyer son premier document !

La méthode de création en bloc est la suivante : sélectionnez Compte > Utilisateurs, puis cliquez sur le bouton + dans la barre d’outils affichée en regard de la zone de recherche. Dans la boîte de dialogue Créer, cliquez sur Créer utilisateurs en bloc.

La procédure consiste à créer un fichier CSV contenant au moins une adresse électronique, ainsi que les colonnes prénom/nom. Pour le format précis, consultez le fichier CSV d’exemple. Cliquez sur le lien de téléchargement du fichier CSV d’exemple. Préparez votre fichier au format spécifié. Une fois que le fichier est prêt, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le fichier.

L’un des principaux inconvénients de ce processus est l’impossibilité de créer le partage entre l’utilisateur et votre compte d’administration.

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