Utilisation de la détection automatique des champs

La fonction de détection automatique des champs dans l’environnement de création est activée par défaut pour tous les niveaux de service.

Remarque :

Une version améliorée de la détection automatique de champs de formulaire est en déploiement limité sur les environnements NA1, NA2 et NA4.

Les comptes sur ces partitions disposent d’une meilleure logique de machine learning pour le placement des champs de formulaire. D’autres partitions seront ajoutées à la distribution dans les prochaines versions.

Présentation

Lors du chargement d’un nouveau formulaire vers l’environnement de création, Adobe Acrobat Sign évalue le document et détecte les endroits où des points de repère sur la page indiquent que des champs candidats sont probablement nécessaires.

Les champs candidats qui se trouvent à proximité d’un champ de signature sont davantage évalués afin de déterminer s’ils sont d’un type prévisible. Un type de champ logique est alors déterminé (par exemple : noms complets, dates de signature, postes, entreprises, etc.).

Les champs candidats peuvent être acceptés là où ils sont placés, ou encore supprimés ou convertis en d’autres types de champs par l’auteur.

Utilisation

La détection des champs est automatique lorsqu’un document est envoyé vers l’environnement de création. Cela comprend le processus de création d’un modèle, d’un formulaire web ou d’un événement d’envoi individuel.

  • Si des champs candidats sont identifiés, une boîte de dialogue contextuelle « Placer tous les champs » s’affiche en haut au centre de la fenêtre de création.
  • Toutes les pages du document sont évaluées et tous les champs sont placés si le bouton Placer tous les champs est sélectionné.
  • Sélectionnez la croix X dans le coin supérieur droit de la fenêtre contextuelle pour fermer la boîte de dialogue sans placer de champ.
Version Machine Learning de la détection automatique de champs

  • Si la boîte de dialogue de placement des champs est fermée et que vous souhaitez l’afficher à nouveau, sélectionnez l’option Réinitialiser les champs dans le coin inférieur droit de la fenêtre (au-dessus des boutons Précédent et Envoyer).
Lien Réinitialiser les champs

  • Si aucun champ candidat n’est détecté, la boîte de dialogue Placer tous les champs ne s’affiche pas.
Remarque :

La détection des champs ne se déclenche pas si :

L’auteur doit évaluer chaque champ pour définir les propriétés du champ, en particulier si l’accord est conçu pour plusieurs destinataires.

  • Acrobat Sign ne comprend pas intuitivement quel devrait être le nom du champ. Par conséquent, un nom générique est appliqué à tous les champs (par exemple : Champ personnalisé 1). 
  • Acrobat Sign ne peut pas déterminer à quel destinataire le champ doit être affecté. Par défaut, tous les champs sont affectés au premier destinataire de la liste des destinataires.
Modifier le destinataire et le nom du champ

 

Dans un premier temps, il est recommandé de supprimer tout champ supplémentaire ayant été mal placé.

Supprimer tout champ supplémentaire

Remarque :

Vous pouvez sélectionner plusieurs champs en maintenant la touche Maj enfoncée, puis en utilisant la souris pour cliquer sur le formulaire et tracer une zone. Tous les champs placés dans la zone décrite sont sélectionnés.

Vous pouvez ensuite déplacer ou supprimer le groupe de champs.

 

Redimensionnez/déplacez ensuite les champs qui ont été mal placés.

Redimensionner et déplacer les champs selon vos besoins

Si nécessaire, placez les champs qui ne l’ont pas été.

Placer les champs selon vos besoins

Une fois que le formulaire ne comporte que les champs nécessaires, passez en revue chaque champ en l’ouvrant à l’aide d’un double-clic.

Choisissez un nom significatif pour faciliter la lecture des rapports et simplifier la conception du mappage de données.

Pour renommer un champ, cliquez sur l’icône Modifier située en regard du nom du champ, puis saisissez le nom complet du champ.

Modifier le nom du champ

 

Si le formulaire exige que le premier destinataire saisisse tout le contenu, la valeur par défaut Affecté à est l’idéal.

Cependant, si l’expéditeur doit pré-remplir des champs ou s’il existe plusieurs destinataires, le champ Attribué à doit être vérifié et modifié si besoin.

Modifier le destinataire du champ

Il est également nécessaire de vérifier le type de champ.

La plupart des champs candidats placés sont des champs de Texte. Cependant, ils peuvent facilement être convertis en la plupart des autres types de champs d’une ligne courants :

  • Champs de signature
  • Champs d’informations sur les signataires
  • Champs de texte
Modifier le type de champ

Remarque :

Les champs placés automatiquement prennent en charge toutes les options de champ normales, telles que les règles de validation des champs, les déclarations conditionnelles, les outils d’apparence des polices, etc.

 

Parcourez le document et mettez à jour ou vérifiez les champs au fur et à mesure.

Une fois tous les champs en place, cliquez sur Enregistrer ou sur Envoyer pour terminer le processus de création.

Si vous créez un modèle, les champs sont entièrement modifiables à partir de la page Gérer.

Si vous quittez l’environnement de création avant d’enregistrer ou d’envoyer le document, il sera accessible sur votre page Gérer dans la section Version préliminaire, mais le positionnement des champs sera perdu.

Activation et désactivation

La fonctionnalité de détection automatique des champs peut uniquement être activée ou désactivée au niveau du compte et/ou du groupe par l’assistance Acrobat Sign.

Les paramètres au niveau du groupe sont autorisés et remplaceront les valeurs au niveau du compte.

Ce qu’il faut savoir

Les accords contenant plus de 25 pages ne déclenchent pas la détection automatique des champs.

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