Mit automatischer Felderkennung arbeiten

Übersicht

Wird ein neues Formular in die Authoring-Umgebung hochgeladen, wertet Adobe Acrobat Sign das Dokument aus und identifiziert Merkmale auf der Seite, die darauf hindeuten, dass an diesen Stellen vermutlich Kandidatenfelder benötigt werden.

Kandidatenfelder, die sich in unmittelbarer Nähe eines Signaturfelds befinden, werden weiter ausgewertet, um zu ermitteln, ob die Feldtypen vorhersehbar sind und es wird versucht, den logischen Feldtyp zu platzieren (zum Beispiel: vollständige Namen, Signaturdaten, Titel, Firmen).

Kandidatenfelder können von Erstellenden als platziert akzeptiert, gelöscht oder in andere Feldtypen umgewandelt werden.

Und so funktioniert's

Die Felderkennung erfolgt automatisch, wenn ein Dokument in die Erstellungsumgebung gesendet wird. Das schließt den Vorgang zum Erstellen einer Vorlage oder eines Webformulars oder während eines einzelnen Sendeereignisses ein.

• Wenn Kandidatenfelder identifiziert wurden, wird oben in der Mitte des Authoring-Fensters das Popup-Dialogfeld „Alle Felder platzieren“ angezeigt.
  
• Wenn die Schaltfläche Alle Felder platzieren ausgewählt wird, werden alle Seiten im Dokument ausgewertet und alle Felder platziert.
• Wenn Sie das Dialogfeld mit dem X oben rechts im Popup schließen, werden keine Felder platziert.

• Wenn das Dialogfeld für die Feldplatzierung geschlossen ist und Sie es erneut anzeigen lassen möchten, wählen Sie den Link Felder zurücksetzen in der rechten unteren Ecke des Fensters (über den Schaltflächen Zurück und Senden) aus.

• Wenn keine Kandidatenfelder erkannt wurden, wird das Dialogfeld Alle Felder platzieren nicht angezeigt.

Erstellende sollten jedes Feld auswerten, um die Eigenschaften des Feldes festzulegen, besonders dann, wenn die Vereinbarung für mehrere Empfangende ausgelegt ist.

• Acrobat Sign kann nicht nachvollziehen, wie ein Feld benannt werden sollte. So erhalten alle Felder einen generischen Namen (zum Beispiel „Benutzerdefiniertes Feld 1“). 
• Acrobat Sign kann nicht bestimmen, welchem*welcher Empfangenden das Feld zugewiesen werden soll. Standardmäßig werden alle Felder dem*der ersten Empfangenden in der Empfängerliste zugewiesen.

Es wird empfohlen, zunächst alle überflüssigen Felder, die falsch platziert wurden, zu löschen.

Anschließend können Sie die Größe falsch platzierter Felder ändern oder sie verschieben.

Platzieren Sie gegebenenfalls ausgelassene Felder.

Wenn das Formular nur noch die benötigten Felder enthält, überprüfen Sie die einzelnen Felder, indem Sie sie mit einem Doppelklick öffnen.

Verwenden Sie einen aussagekräftigen Namen, damit Berichte einfacher zu lesen sind und die Datenzuordnung einfacher durchgeführt werden kann.

Um ein Feld umzubenennen, klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten neben dem Feldnamen und geben Sie dann den vollständigen Namen des Felds ein.

Wenn der*die erste Empfangende das gesamte Formular ausfüllen muss, ist der Standardwert für Zugewiesen an genau richtig.

Wenn der*die Absendende jedoch eines oder mehrere Felder vorab ausfüllen muss oder wenn es mehrere Empfangende gibt, sollte das Feld Zugewiesen an geprüft und nach Bedarf angepasst werden.

Außerdem sollte auf der Feldebene der Feldtyp bestimmt werden.

Bei den meisten platzierten Kandidatenfeldern handelt es sich um Textfelder. Sie können jedoch einfach in die meisten anderen häufig verwendeten einzeiligen Feldtypen konvertiert werden:

• Signaturfelder
• Informationsfelder für Unterzeichner
• Textfelder

Gehen Sie das Dokument durch und aktualisieren bzw. bestätigen Sie die Felder dabei.

Wenn sich alle Felder an der richtigen Stelle befinden, klicken Sie auf die Schaltflächen Speichern oder Senden, um den Authoring-Vorgang abzuschließen.

Wenn Sie eine Vorlage erstellen, sind die Felder über die Seite Verwalten vollständig bearbeitbar.

Wenn Sie die Authoring-Umgebung verlassen, bevor Sie speichern oder senden, können Sie das Dokument auf der Seite Verwalten im Bereich Entwurf finden. die platzierten Felder gehen jedoch verloren.

Aktivierung oder Deaktivierung

Die automatische Felderkennungsfunktion kann ausschließlich vom Support für Acrobat Sign auf Konto- und/oder Gruppenebene aktiviert oder deaktiviert werden.

Einstellungen auf Gruppenebene sind zulässig und überschreiben die Werte auf Kontoebene.

Wissenswertes

Bei Verträgen mit insgesamt über 25 Seiten wird die automatische Felderkennung nicht aktiviert.