Die automatische Felderkennungsfunktion in der Erstellungsumgebung ist standardmäßig für Pläne von Einzelbenutzer-, Team-, Unternehmens- und Enterprise-Diensten aktiviert.


Funktionsbeschreibung

Wird ein neues Formular in die Erstellungsumgebung hochgeladen, wertet Adobe Sign das Dokument automatisch aus und platziert Kandidatenfelder an Stellen auf der Seite, an denen den Orientierungspunkten entsprechend voraussichtlich Felder platziert werden müssen.

Kandidatenfelder, die sich in unmittelbarer Nähe eines Signaturfelds befinden, werden weiter ausgewertet, um zu ermitteln, ob die Feldtypen vorhersehbar sind und versuchen, den logischen Feldtyp zu platzieren (z. B.: vollständige Namen, Signaturdaten, Titel, Firmen).

Kandidatenfelder können vom Benutzer als platziert oder gelöscht akzeptiert oder in andere Feldtypen umgewandelt werden.


Verwendung

Die Felderkennung erfolgt automatisch, wenn ein Dokument in die Erstellungsumgebung gesendet wird. Das schließt den Vorgang zum Erstellen einer Vorlage oder eines Webformulars oder während eines einzelnen Sendeereignisses ein.

○ Wenn Kandidatenfelder identifiziert werden, wird oben links im Erstellungsfenster ein Symbol mit einer beschreibenden Textblase angezeigt, die den Benutzer anweist, auf das Symbol zu klicken, um die vorgeschlagenen Felder zu platzieren.

○ Wenn keine Kandidatenfelder erkannt werden, wird das Symbol nicht angezeigt.

○ Jede einzelne Seite wird separat ausgewertet und für jede dieser einzelnen Seiten wird jeweils ein eigenes Symbol angezeigt, über das Felder platziert werden können.

Hinweis:

Die Felderkennung wird nicht ausgeführt, wenn das hochgeladene Dokument bereits Felder eines beliebigen Typs enthält (Text-Tags oder AcroForm-Felder).

1_candidate_fieldsidentified

 

Durch Klicken auf das Kandidatenfeldsymbol werden alle für diese Seite vorgeschlagenen Felder platziert.

Der Benutzer kann auf das X in der Textblase klicken, um sie zu entfernen, ohne die Felder zu platzieren.

2_placed_candidatefields

 

Sobald die Felder platziert werden, ändert sich der Text in der Textblase und weist den Benutzer an, die Felder zu überprüfen.

Adobe Sign kann nicht nachvollziehen, wie ein Feld benannt werden sollte. So erhalten alle Felder einen generischen Namen (z. B. „Benutzerdefiniertes Feld 1“). 

Außerdem kann Adobe Sign nicht ermitteln, welchem Teilnehmer das Feld zugewiesen werden soll. Standardmäßig werden alle Felder „Teilnehmer 1“ zugewiesen.

3_field_propertiesmenu

 

Den Benutzern wird empfohlen, zunächst alle zusätzlichen Felder, die falsch platziert wurden, zu löschen.

4_delete_uselessfields

Hinweis:

Sie können mehrere Felder auswählen, indem Sie die Umschalttaste gedrückt halten, anschließend mit Ihrer Maus in das Formular klicken und ein Feld aufziehen. Alle Felder, die der beschriebene Bereich berührt, werden ausgewählt.

Dann können Sie die Gruppe von Feldern verschieben oder löschen.

 

Anschließend können Sie falsch platzierte Felder verschieben oder hinzufügen.

5_align_fields

 

Wenn das Formular nur noch die benötigten Felder enthält, überprüfen Sie die einzelnen Felder, indem Sie sie mit einem Doppelklick öffnen.

Es wird empfohlen, einen eindeutigen Namen für jedes Feld zu verwenden, damit Berichte einfacher zu lesen sind und die Datenzuordnung einfacher durchgeführt werden kann.

Um ein Feld umzubenennen, klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten neben dem Feldnamen und geben Sie dann den vollständigen Namen des Felds ein.

6_change_field_names

 

Wenn nur der erste Empfänger den gesamten Inhalt in das Feld eingeben muss, ist die standardmäßige Rolle „Teilnehmer 1“ genau das, was Sie benötigen.

Wenn der Absender jedoch eines oder mehrere Felder vorab ausfüllen muss oder wenn es mehrere Empfänger gibt, sollte das Feld Zugewiesen: ausgewählt und nach Bedarf angepasst werden.

 

Außerdem sollte auf der Feldebene der Feldtyp bestimmt werden.

Standardmäßig handelt es sich bei sämtlichen platzierten Kandidatenfeldern um Textfelder. Sie können jedoch einfach in die meisten anderen häufig verwendeten einzeiligen Feldtypen konvertiert werden:

○ Signaturfelder

○ Informationsfelder für Unterzeichner

○ Textfelder

 

7_field_types

Hinweis:

Automatisch eingefügte Felder unterstützen alle normalen Feldoptionen wie Feldüberprüfungsregeln, bedingte Anweisungen, Formatierungswerkzeuge für Schriftarten etc.

 

Nachdem alle Felder überprüft wurden, fahren Sie mit den anderen Seiten des Dokuments fort, indem Sie die Felder entsprechend platzieren und überprüfen.

Wenn sich alle Felder an der richtigen Stelle befinden, klicken Sie auf die Schaltflächen Speichern oder Senden, um den Erstellungsvorgang abzuschließen.

Wenn Sie eine Vorlage erstellen, sind die Felder über die Seite Verwalten vollständig bearbeitbar.

Wenn Sie die Erstellungsumgebung verlassen, bevor Sie speichern oder senden, können Sie das Dokument auf der Seite Verwalten im Bereich Entwurf finden. die platzierten Felder gehen jedoch verloren.


Aktivieren bzw. deaktivieren

Die automatische Felderkennungsfunktion kann ausschließlich vom Support für Adobe Sign auf Konto- und/oder Gruppenebene aktiviert oder deaktiviert werden.

Einstellungen auf Gruppenebene sind zulässig und überschreiben die Werte auf Kontoebene. 


Wissenswertes

Bei Verträgen mit insgesamt über 25 Seiten wird die automatische Felderkennung nicht aktiviert.

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