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Guía del usuario de Adobe Acrobat Sign para Salesforce (perfil Lightning)

Información general

La aplicación Adobe Acrobat Sign para Salesforce proporciona flujos de trabajo de firma sencillos que las personas u organizaciones pueden adoptar e implementar fácilmente. Puede utilizar la aplicación para lo siguiente: 

  • Conseguir firmas electrónicas o aprobaciones legítimas de Adobe para cualquier documento directamente desde Salesforce. 
  • Acceso al historial de contratos en tiempo real y visualización de contratos guardados desde cualquier objeto.
  • Realizar el seguimiento de los acuerdos en tiempo real en tu organización.
  • Reciba actualizaciones cuando se vean, firmen, cancelen o rechacen acuerdos.
  • Firme electrónicamente en más de 20 idiomas y disfrute de compatibilidad con el servicio de fax en más de 50 regiones de todo el mundo.
  • Posibilidad de combinar automáticamente los datos de Salesforce en los documentos antes de enviarlos para su firma.
  • Genere documentos automáticamente con datos de Salesforce y envíelos como archivos adjuntos del acuerdo con Document Builder.
  • Volver a asignar los datos de los firmantes a objetos de Salesforce.
  • Cree plantillas de acuerdos reutilizables para las opciones de envío y habilite los botones “Enviar para firmar” para poder enviar con un solo clic acuerdos personalizados desde cualquier objeto de Salesforce.
  • Integración nativa con Conga Composer, Apttus, Selectica, Drawloop, Zuora, Emptoris y más.

La guía del usuario de Adobe Acrobat Sign para Salesforce (perfil Lightning) proporciona instrucciones sobre cómo:

Nota:

¿Utiliza el perfil Clásico de Salesforce? Consulte la Guía del usuario de Adobe Acrobat Sign para Salesforce (perfil Clásico).

Para personalizar los procesos y automatizar aún más la aplicación, consulte la Guía de personalización de Acrobat Sign para Salesforce. Para obtener ayuda, puede ponerse en contacto con su administrador de Salesforce.

Para aprender a generar documentos automáticamente utilizando datos de Salesforce, consulte la Guía del usuario de Acrobat Sign Document Builder para Salesforce.

Exploradores compatibles

Exploradores

Compatibles

Limitaciones

Microsoft® Edge

Google Chrome™

No

Mozilla® Firefox®

No

Apple Safari®

No

Problemas conocidos con Microsoft® Edge:

  • Cuando se carga la página del acuerdo, puede aparecer un error (similar al siguiente): “Esta página tiene un error. Es posible que baste con actualizarla. Error en la acción”.
  • Después de enviar y cerrar la pestaña “éxito” tras el envío, la página del acuerdo no se actualiza automáticamente para reflejar el estado del acuerdo y puede generar este error: “No se ha detectado ninguna ventana nueva. Compruebe la configuración del bloqueador de elementos emergentes del explorador antes de intentar otra acción. Ahora puede volver a cargar esta página”.
    Puede acceder a la página del acuerdo desde la Lista de acuerdos.
  • Cuando seleccione la Recordar o Actualizar acciones en acuerdos que están en tránsito, la página del acuerdo no se actualiza automáticamente. Se muestra este error: “Esta página tiene un error. Es posible que baste con actualizarla”.
    Puede acceder a la página del acuerdo desde la Lista de acuerdos.

Problemas conocidos con la aplicación Acrobat Sign para Salesforce:

Si ha habilitado el uso compartido de cuentas en su cuenta de Acrobat Sign, los usuarios que no estén incluidos en el acuerdo no podrán verlo en el entorno de Salesforce a menos que haga lo siguiente:

  • El acuerdo se ha creado a partir de una plantilla de biblioteca compartida en la biblioteca de Adobe Acrobat Sign.
  • La plantilla de biblioteca se comparte de forma que incluya al visualizador mediante: (a) Compartido para todos los usuarios de la cuenta, o (b) Compartido en el nivel de grupo, donde el remitente y el visualizador están en el mismo grupo.

Nota: Puede utilizar Adobe Acrobat Sign para ver el acuerdo.

Crear acuerdos 

Los “acuerdos” son objetos que Acrobat Sign instala en Salesforce, y son la forma de enviar un documento a sus destinatarios. 

“Destinatario” es el término genérico utilizado por cualquier firmante, aprobador o delegador de un acuerdo. Cualquier persona a la que envíe el documento para que realice alguna acción es un destinatario.

Los acuerdos se pueden crear de diversas formas, dependiendo del modo en que el administrador haya implementado el paquete. Las opciones más comunes son:

  • La pestaña Acuerdos
  • Objetos de Salesforce (contacto, posible cliente, oportunidad, cuenta, etc.)

Para crear un acuerdo desde la pestaña Acuerdos:

  1. En la esquina superior derecha de la página de Salesforce Lightning, seleccione el icono del Lanzador de aplicaciones.

    app-launcher

  2. Seleccionar Adobe Acrobat Sign para Salesforce.

  3. En la barra de menú superior, seleccione Acuerdos.

    La pestaña Acuerdos enumera todos los acuerdos.

    create-new-agreement

  4. Seleccione Nuevo.

Para crear un acuerdo a partir de un objeto de Salesforce:

  1. Abra el objeto de Salesforce desde el que desea enviar el acuerdo. El ejemplo siguiente utiliza el objeto Contactos para enviar el acuerdo.

    add-agreement-related-list-to-contact-4.png

    Nota:

    Si no ve la lista relacionada “Acuerdos”, debe agregarla de la siguiente manera:

    1. Vaya a Configuración > Gestor de objetos y, a continuación, busque y seleccione la etiqueta Contacto.
    2. En el panel izquierdo de la página Contacto que se abre, seleccione Diseños de página.
    3. En la lista Diseños de página, seleccione Diseño de contacto.
    4. En la sección Diseño de contacto (ventas), seleccione Listas relacionadas en el menú de la izquierda y, a continuación, arrastre y suelte Acuerdos en la sección Listas relacionadas.
    5. Una vez añadido el panel “Acuerdos”, seleccione Guardar.

    Puede volver a la página Contacto del objeto de Salesforce y actualizarla. Ahora se muestra la lista relacionada con el acuerdo.

  2. En la pestaña Relacionado, seleccione Nuevo en la sección Acuerdos.

Creación de plantillas de acuerdos para grupos de usuarios específicos 

Los administradores de Acrobat Sign para Salesforce pueden crear plantillas de acuerdo para grupos de usuarios específicos dentro de su organización. Les permite definir y dictar las propiedades relacionadas con el acuerdo, como documentos disponibles, flujos de trabajo, promoción de la marca, funciones de destinatario, métodos de autenticación, seguridad del PDF y mucho más para grupos de usuarios específicos. Una plantilla de acuerdo asociada a un grupo de usuarios solo pueden utilizarla los miembros de ese grupo.

Los miembros del grupo de usuarios también pueden crear y enviar acuerdos en nombre de cualquiera de sus grupos o como remitente individual.

Configuración y envío de acuerdos

Una vez abierto el acuerdo en modo de borrador, debe configurarlo para especificar el grupo de remitentes, definir los destinatarios, la naturaleza del acuerdo, los documentos que se van a enviar para firmar y la configuración adicional, si es necesario.  

agreement-details

A. Orden de firma del destinatario B. Función del destinatario C. Tipo de destinatario D. Campo Búsqueda de destinatario E. Herramienta Mensaje privado 

Buscar y administrar acuerdos

La integración de Acrobat Sign para Salesforce asocia sus acuerdos a un objeto de Salesforce de forma significativa. Por ejemplo, cuando envía un acuerdo de confidencialidad a un contacto, el acuerdo aparece en la página Contactos.  Del mismo modo, si envía un acuerdo a un destinatario desde un objeto Oportunidad, tanto los objetos Destinatario como Oportunidad mostrarán el acuerdo en sus listas.

En caso de que un acuerdo quede huérfano en el sistema, se incluye en la pestaña Acuerdos. La lista que aparece en Acuerdos muestra los acuerdos que tiene autorización para ver. 

Acrobat Sign para Salesforce también le permite enviar y administrar acuerdos a través del panel Acuerdos y la lista Acuerdos. Puede añadir componentes AgreementPanel (o AgreementPanel-wide) y AgreementList a cualquier objeto de Salesforce y utilizarlos para enviar y administrar acuerdos para cualquier registro dentro de ese objeto.

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