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    Guía de Adobe Acrobat Sign

    Novedades

    1. Notas previas a la versión
    2. Notas de la versión
    3. Notificaciones importantes

    Introducción

    1. Guía de inicio rápido para administradores
    2. Guía de inicio rápido para usuarios
    3. Biblioteca de tutoriales de vídeo
    4. Preguntas frecuentes

    Administrar

    1. Información general sobre Admin Console
        1. Agregar un usuario
        2. Añadir usuarios en bloque
        3. Añadir usuarios desde el directorio
        4. Añadir usuarios desde MS Azure Active Directory
        1. Cuentas técnicas - basadas en API
        2. Cuentas de servicio - Manejadas manualmente
      3. Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
      4. Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
      5. Editar los miembros del grupo de un usuario
      6. Promover un usuario a una función de administrador
      7. Tipos de identidad de usuario y SSO
      8. Cambiar identidad de usuario
      9. Autenticar usuarios con MS Azure
      10. Autenticar usuarios con la federación de Google
      11. Perfiles de productos
      12. Experiencia de inicio de sesión 
      1. Descripción general de configuración
        1. Nueva experiencia de destinatario
        2. Flujos de trabajo de firma automática
        3. Enviar en bloque
        4. Formulario web
        5. Flujos de trabajo de Power Automate
        6. Documentos de la biblioteca
        7. Recopilar los datos de formularios con acuerdos
        8. Visibilidad limitada de los documentos
        9. Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
        10. Incluir un vínculo en el correo electrónico
        11. Incluir una imagen en el correo electrónico
        12. Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
        13. Adjuntar informe de auditoría a documentos
        14. Combinar varios documentos en uno solo
        15. Descargar documentos individuales
        16. Carga de un documento firmado
        17. Establecer la zona horaria predeterminada
          1. Actualizar para usar UMG
        19. Permisos de administrador de grupos
        20. Reemplazar destinatario
          1. Información general
          2. Permitir acceso no autenticado en la página de verificación de la transacción
          3. Incluir eventos de vista
          4. Incluir recuento de páginas del acuerdo/archivos adjuntos
        22. Pie de página de la transacción
        23. Cliente sanitario
        1. Añadir logotipo
        2. Personalizar el nombre de host/URL de la empresa   
        3. Redirección de URL posterior al acuerdo
        1. Firmas con el formato correcto
        2. Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
        3. Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
        4. Reiniciar flujo de trabajo del acuerdo
        5. Rechazo de la firma
        6. Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
        7. Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
        8. Solicitar la dirección IP de los firmantes
        1. Información general
        2. Descargar y firmar con Acrobat
        3. Firmar con firmas en la nube
        4. Incluir metadatos para proveedores de identidad
        5. Proveedores de firma en la nube restringidos
      6. Sellos electrónicos
        1. Puerta de enlace de identidad digital
        2. Política de comprobación de identidad
        1. Rangos de IP permitidos
        2. Uso compartido de cuenta
        3. Controles de uso compartido de acuerdos
        4. Bloqueo de firmantes por geolocalización
        5. Permitir la extracción de página
        6. Expiración del vínculo a documentos
        7. Marca de hora
        1. Requerir el nombre del destinatario al enviar
        2. Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
        3. Funciones de destinatarios permitidos
        4. Permitir testigos electrónicos
        5. Grupos de destinatarios
        6. CCs
        7. Acceso del destinatario al acuerdo
        8. Integración de campos
        9. Modificar acuerdos
        10. Mensajes privados
        11. Tipos de firma permitidos
        12. Recordatorios
        13. Enviar notificación de acuerdo a través de
          1. Información general
          2. Contraseña de firma
          3. Contraseña de un solo uso por correo electrónico
          4. Autenticación de Acrobat Sign
          5. Autenticación telefónica
          6. Firma digital basada en la nube
          7. Autenticación basada en conocimientos
          8. ID gubernamental
          9. Informes de identidad del firmante
        15. Protección de contenidos
        16. Orden de las firmas
        17. Liquid Mode
        1. Información general
        2. Obligatoriedad de la autenticación de la identidad
        3. Motivos de firma
      12. Configuración de notarización
      13. Integración de pagos
        1. Configuración de SAML
      15. Gobernanza de datos
      16. Configuración de marca de tiempo
      17. Archivo externo
      18. Idiomas de la cuenta
        1. Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
        2. Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
        3. Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
        4. Personalizar los campos “Para” y “CC”
        5. Habilitar notificaciones sin enlaces
        6. Personalice plantillas de correo electrónico
      20. Migración de echosign.com a adobesign.com
      21. Configuración de las opciones para los destinatarios
        1. Cumplimiento de accesibilidad
        2. Crear formularios accesibles con Acrobat para escritorio
        3. Crear AcroForms accesibles
      2. HIPAA
        1. Información general sobre el RGPD
        2. Redactar a un usuario
        3. Redactar los acuerdos de un usuario    
        1. Paquete de validación del Título 21 del CFR, Parte 11
        2. Manual del Título 21 del CFR y EudraLex Anexo 11
        3. Análisis de las responsabilidades compartidas
      5. Clientes del sector sanitario
      6. Compatibilidad con IVES
      7. Acuerdos de "protección"
        1. Transacciones transfronterizas de la UE y el Reino Unido e IDAS
        2. Requisitos de HMLR para los títulos firmados electrónicamente
        3. El impacto del Brexit en las leyes de firma electrónica en el Reino Unido
    5. Reivindicar un dominio 
    6. Vínculos de notificación de abuso

    Enviar, firmar y administrar acuerdos

      1. Cancelar un recordatorio por correo electrónico
        1. Información general de la página de firma electrónica
        2. Abrir para leer el acuerdo sin campos
        3. Rechazar la firma de un acuerdo
        4. Delegar autorización de firma
        5. Descargar un PDF del acuerdo
        6. Ver el historial del acuerdo
        7. Ver los mensajes del acuerdo
        8. Conversión de una firma electrónica a una escrita
        9. Conversión de una firma escrita a una electrónica 
        10. Navegar por los campos de formulario
        11. Borrar los datos de los campos de formulario
        12. Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
        13. Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
        14. Revisar los avisos legales
        15. Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
      1. Información general de la página Enviar
      2. Envía un acuerdo solo a ti
      3. Enviar un acuerdo a otros usuarios
      4. Firmas escritas
      5. Orden de firma de los destinatarios
        1. Descripción general de la función Enviar en bloque
        2. Enviar en lote: configurar una plantilla principal
        3. Enviar en lote: configurar con el archivo CSV
        4. Cancelación de una transacción Enviar en lote
        5. Añadir recordatorios a Enviar en lote
        6. Creación de informes para Enviar en lote
        1. Detección automática de campos
        2. Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
        3. Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
        4. La función Rellenar previamente
        5. Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
        6. Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
        7. Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
      2. Creación de formularios y etiquetas de texto
        1. Creación de AcroForm
        2. Crear documentos PDF accesibles
          1. Tipos de campo comunes
          2. Imágenes en línea
          3. Imágenes de sello
        2. Aspecto del contenido del campo
        3. Validaciones de campo
        4. Valores de campos enmascarados
        5. Configuración de condiciones de mostrar/ocultar
        6. Campos calculados 
      5. Preguntas frecuentes sobre creación
      1. Firmar los acuerdos que te envíen
      2. Rellenar y firmar
      3. Firma automática
      1. Información general de la página Administrar
      2. Acuerdos delegados
      3. Reemplazar destinatarios
      4. Limitar la visibilidad del documento 
      5. Cancelar un acuerdo 
      6. Crear nuevos recordatorios
      7. Revisar recordatorios
      8. Cancelación de un recordatorio
      9. Acceder a flujos de Power Automate
        1. Cómo funciona la búsqueda
        2. Ver un acuerdo
        3. Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
        4. Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
        5. Cargar un documento firmado
        6. Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
        7. Editar el método de autenticación de un destinatario
        8. Añadir o modificar una fecha de caducidad
        9. Añadir una nota al acuerdo
        10. Uso compartido de un acuerdo individual
        11. Anular uso compartido de un acuerdo
        12. Descargar un acuerdo individual
        13. Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
        14. Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
        15. Descargar el contenido del campo de un acuerdo
    6. Informe de auditoría
      1. Información general
      2. Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
        1. Crear un informe nuevo
        2. Informes del acuerdo
        3. Informes de transacciones
        4. Informe de actividad de la configuración
        5. Editar un informe
        1. Para crear una nueva exportación de datos
        2. Exportación de datos de formularios web
        3. Edición de una exportación de datos
        4. Actualizar el contenido de exportación de datos
        5. Descargar la exportación de datos
      5. Cambio de nombre de un gráfico/exportación
      6. Duplicar un informe/exportación
      7. Programar un informe/exportación
      8. Eliminar un informe/exportación

    Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

      1. Crear un formulario web
      2. Editar un formulario web
      3. Deshabilitación/habilitación de un formulario web
      4. Ocultación/descubrimiento de un formulario web
      5. Buscar la dirección URL o el código de script 
      6. Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
      7. Guardar un formulario web para completarlo más tarde
      8. Cambiar el tamaño de un formulario web
      1. Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
      2. Crear una plantilla de biblioteca
      3. Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
      4. Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
      5. Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
      6. Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
      7. Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
    3. Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
      1. Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
      2. Habilitar la integración de Power Automate
      3. Acciones en contexto de la página Administrar
      4. Seguimiento del uso de Power Automate
      5. Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
      6. Desencadenadores utilizados para flujos
      7. Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
      8. Administrar flujos
      9. Editar flujos
      10. Compartir flujos
      11. Deshabilitar o habilitar flujos
      12. Eliminar flujos
          1. Guardar todos los documentos completados en SharePoint
          2. Guardar todos los documentos completados en OneDrive para empresas
          3. Guardar todos los documentos completados en Google Drive
          4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
          5. Guardar todos los documentos completados en Box
          1. Guarde los documentos completados en SharePoint
          2. Guardar los documentos completados en OneDrive para empresas
          3. Guardar los documentos completados en Google Drive
          4. Guardar los documentos completados en Box
          1. Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
          1. Extraer datos de campos de formulario del documento firmado y actualizar la hoja de Excel
          1. Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
          1. Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
      1. Información general del flujo de trabajo de envío personalizado
      2. Creación de un nuevo flujo de trabajo de envío
      3. Edición de un flujo de trabajo de envío
      4. Activar o desactivar un flujo de trabajo de envío
      5. Enviar un acuerdo con un flujo de trabajo de envío
      1. Compartir un usuario
      2. Compartir acuerdos

    Integrar con otros productos

    1. Acrobat Sign para Salesforce
      1. Acrobat Sign para Microsoft 365
      2. Acrobat Sign para Outlook
      3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
      4. Acrobat Sign para Teams
      5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
      6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
      7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
      8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
      1. Acrobat Sign para ServiceNow
      2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
      3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
      4. Acrobat Sign para Workday
      5. Acrobat Sign para NetSuite
      6. Acrobat Sign para VeevaVault
      7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
    4. Integraciones gestionadas por socios
    5. Cómo se crea una clave de integración

    Acrobat Sign Desarrolladores

      1. Documentación de métodos
      2. Guía de desarrollo/SDK
      3. Preguntas frecuentes sobre API    
      1. Introducción a Webhook
      2. Configurar un webhook nuevo
      3. Ver o editar un webhook
      4. Desactivar o reactivar un webhook
      5. Eliminar un webhook
      6. Certificados SSL bidireccionales
      7. Webhooks en la API

    Soporte y solución de problemas

    1. Recursos de asistencia al cliente 
    2. Recursos de éxito de los clientes de empresa 

    Información general sobre UMG (usuarios en varios grupos)

    Los usuarios de varios grupos amplían el uso práctico de la estructura de Grupo, además de contener simplemente una lista de usuarios y los activos disponibles para ellos.

    Un Grupo es, en realidad, un conjunto de permisos que rige las opciones y los valores predeterminados que se presentan al usuario cuando está escribiendo acuerdos o administrando activos (informes, plantillas de biblioteca, etc.)

    Al permitir que un usuario sea miembro de varios grupos, los administradores tienen la opción de crear grupos con flujos de trabajo explícitos en mente. Se pueden instalar valores predeterminados sólidos y las opciones de configuración pueden ser limitadas, lo que garantiza un flujo de documentos y una resolución más precisos. Por ejemplo, se pueden crear grupos dedicados para:

    • Documentos internos (documentos fiscales, formularios de depósito automáticos, solicitudes de vacaciones)
    • Documentos jurídicos (acuerdo de no divulgación, memorando de entendimiento)
    • Flujos de firma restringidos de cumplimiento (CFR 21, parte 11, PCI, HIPAA)
    Enviar página con UMG activado

    Puede encontrar una lista completa de cambios funcionales y de interfaz aquí >

    Nota:

    Se recomienda que se registre para obtener una cuenta de desarrollador para que pueda probar la interfaz y las interacciones diferentes que UMG ofrece en un entorno seguro.

    Los clientes que tienen integraciones de API personalizadas o que aprovechan integraciones de terceros son altamente recomendados para probar código/integraciones en una cuenta de desarrollador a fondo antes de actualizar.


    Acciones para revisar/tomar antes de actualizar
    Nota:

    Se recomienda encarecidamente a todas las cuentas actualizar lo antes posible, de modo que haya tiempo para resolver cualquier problema que pueda surgir.

    Las cuentas pueden revertirse si se producen problemas. 


    Cómo actualizar la cuenta a UMG

    Cuando crea que su cuenta está lista para la actualización:

    1. Inicie sesión en Acrobat Sign como administrador de nivel de cuenta

    2. Vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración global > Usuarios de varios grupos.

    3. Haga clic en el botón Habilitar ahora

       

      Página de configuración global con los controles Habilitar UMG resaltados

    4. Evalúe la lista de comprobación y marque cada casilla para confirmar que ha verificado que su cuenta está lista para habilitarse.

      Haga clic en Aceptar  

      Lista de comprobación de UMG

    5. Haga clic en Guardar


    ¿Qué ocurre si desactiva los UMG?

    Si tiene que volver a los usuarios restringidos a un solo grupo, algunas cosas que debe tener en cuenta son:

    • Todos los usuarios estarán restringidos a su grupo principal

      • El usuario solo podrá acceder a plantillas/flujos de trabajo asociados a su grupo principal
      • Los usuarios solo pueden enviar acuerdos desde su grupo principal

    • Todos los abonos de grupo de un usuario (excepto el grupo principal) están desactivados

      • Si el usuario no se mueve a un nuevo grupo mientras UMG está deshabilitado, los grupos del usuario se reactivarán cuando se vuelva a activar UMG
      • Si un usuario está asignado a un nuevo grupo mientras UMG está deshabilitado, la tabla group_membership del usuario se reescribirá con un solo grupo (primario) (lo que deshabilita los registros de grupos inactivos). El usuario solo conservará el abono de grupo principal cuando se vuelva a activar UMG

    • Todas las páginas habilitadas para UMG volverán a la interfaz/funcionalidad de un solo grupo

      • Las páginas de envío/plantilla quitarán el selector de grupo
      • La creación masiva de usuarios volverá a la sintaxis anterior

    • Las opciones de la versión de página se restaurarán al estado anterior

      • Si no ha configurado su cuenta para utilizar las versiones más recientes de las páginas Inicio, Administrar y Flujo de trabajo antes de la actualización, su cuenta volverá al conjunto exacto de configuraciones de página que existían antes de la actualización

    • Los usuarios conservan el acceso a cualquier recurso que hayan creado (acuerdos, plantillas de biblioteca, formularios web)

      • El creador de cualquier recurso siempre está asociado a él como propietario, independientemente de la asociación de grupo

    • Los acuerdos existentes no se ven afectados y se completarán de la forma habitual

      • El cambio del estado del grupo del propietario no afecta a los acuerdos en vuelo
      • El propietario del acuerdo no cambia y los parámetros del acuerdo se bloquean en el momento en que se envía.

    • Las integraciones funcionarán como lo hicieron antes de la actualización a UMG

      • Actualmente, las integraciones de Acrobat Sign no tienen en cuenta a los usuarios de varios grupos, por lo que la reversión de Acrobat Sign a usuarios individuales ocurre fuera de la conciencia de las integraciones
      • La actividad del usuario no se ve afectada
      • Los acuerdos en vuelo se completarán normalmente

    Integraciones compatibles con UMG

    Las integraciones actuales que admiten Usuarios en varios grupos son las siguientes:

    • Salesforce
    • Power Automate
    • Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)

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