Inicie sesión como administrador y vaya a Configuración de la cuenta > Configuración global > Enviar una copia adicional de cada acuerdo firmado a las siguientes direcciones de correo electrónico
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Última actualización el
26/12/2022
Le damos la bienvenida a Adobe Acrobat Sign.
Antes de empezar a utilizar su cuenta de Adobe Acrobat Sign, le sugerimos que realice una serie de pasos para configurar y personalizar su cuenta para un uso empresarial. En este artículo se ofrece una descripción general de las funciones principales de la promoción de la marca, la configuración de seguridad, los usuarios y las plantillas para empezar a trabajar.
Tenga en cuenta que hay una gran cantidad de opciones y ajustes de configuración adicionales que no se tratan en esta guía. La base de conocimiento es un excelente recurso para obtener información sobre las muchas configuraciones que se encuentran en Acrobat Sign.
Ahora relájese, inicie sesión y... ¡a firmar electrónicamente!
Configuración de cuenta
En esta sección se tratarán los pasos sugeridos para configurar su cuenta por primera vez.
Archivo externo
Igual que hace copias de seguridad de su equipo o teléfono, se recomienda guardar copias de sus acuerdos firmados. En lugar de descargar los acuerdos de uno en uno desde la página de administración, el archivo externo puede enviar una copia de los acuerdos firmados a una dirección de correo electrónico alternativa, a una cuenta de Evernote o a una cuenta de Box.
Configurar el archivado externo
Los administradores pueden configurar la función Archivado externo de Adobe Acrobat Sign para que se entregue automáticamente a una dirección de correo electrónico adicional una copia del mensaje Firmado y archivado por cada acuerdo completado correctamente. Esta copia automática siempre contiene el PDF del acuerdo firmado, el PDF del informe de auditoría y el archivo CSV de datos de campo (si existe), independientemente de la configuración de cuenta o grupo que rige si deben adjuntarse estos documentos y cuándo deben adjuntarse.
El archivo externo se puede configurar en el nivel de cuenta y de grupo, y la configuración del nivel de grupo anula la configuración de la cuenta. Las cuentas que aprovechan Usuarios en varios grupos pueden utilizar de forma eficaz la configuración de nivel de grupo cuando se utilizan grupos para definir flujos de trabajo de documentos específicos. (Por ejemplo, un grupo Asuntos legales puede incluir a su departamento jurídico en todos los acuerdos completados y eliminar cualquier dirección de archivado general que se pueda configurar en el nivel de cuenta).
La configuración del archivo solo requiere que se escriba una dirección de correo electrónico válida en el campo de entrada Enviar una copia adicional de cada acuerdo firmado en la pestaña Configuración global del menú del administrador. Se puede utilizar cualquier dirección de correo electrónico, incluidas las aplicaciones de terceros que aceptan correo electrónico entrante.
La pestaña Archivo externo incluye instrucciones sobre cómo encontrar la dirección de correo electrónico entrante de las aplicaciones Box y Evernote que pueden utilizarse para insertar los acuerdos en dichas aplicaciones.
Nota:
Las cuentas de nivel Individual no tienen acceso a la pestaña de menú de Configuración global. Para el nivel de servicio Individual, el campo de entrada Enviar una copia adicional de cada acuerdo se encuentra en la página Archivo externo.
Agregar un correo electrónico a la interfaz de archivado externo
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Seleccione el botón Agregar dirección de correo electrónico.
Usuarios con cuentas Individuales deben ir a la pestaña Archivo externo:
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Se abre una superposición para aceptar la dirección de correo electrónico de archivado.
Introduzca la dirección de correo electrónico dos veces (para asegurarse de que el valor sea correcto).
Guardar la dirección de correo electrónico.
Nota:Si el dominio del correo electrónico de archivo es nuevo en la cuenta, se presenta un método de seguridad para verificar que la dirección de correo electrónico de archivo sea correcta.
Asegúrese de que el correo electrónico de archivado sea correcto. No conviene enviar automáticamente una copia de todos los acuerdos a una persona equivocada.
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La dirección de correo electrónico se almacena como un objeto independiente en el campo de correo electrónico.
- Se pueden guardar varias direcciones hasta un máximo de 15.
- Al seleccionar la X situada a la derecha de una dirección de correo electrónico, se elimina dicha dirección del campo.
Añada todas las direcciones de correo electrónico que desee que reciban automáticamente la documentación del acuerdo firmado.
- Se pueden guardar varias direcciones hasta un máximo de 15.
Promoción de la marca a la cuenta
Añadir la marca de su empresa es una forma excelente de personalizar Acrobat Sign para los usuarios de su cuenta y para sus firmantes.
Nombre de empresa y URL de Nombre de host
El valor Nombre de compañía y la URL Nombre de host son valores que afectan a toda la cuenta y no se pueden sobrescribir en cuanto al grupo.
Inicie sesión como administrador de nivel de cuenta y vaya a: Configuración de la cuenta > Configuración de cuenta
Nombre de empresa
El valor introducido en este campo se rellena automáticamente en el campo Nombre de empresa para los usuarios cuando se crean en la cuenta.
Acrobat Sign permite a los usuarios editar su configuración personal, y esto incluye el valor Nombre de empresa de los usuarios individuales.
Si desea actualizar el valor Nombre de empresa en el perfil de todos los usuarios de su cuenta:
- Marque la casilla Establecer el nombre de la empresa para todos los usuarios de la cuenta.
- Haga clic en Guardar
Todos los perfiles de usuario adoptarán el valor del campo Nombre de empresa como valor para Empresa en sus perfiles.
Nota:
Si marca Establecer el nombre de empresa para todos los usuarios de la cuenta, se realizará una sola acción de reemplazo para todos los usuarios de la cuenta.
Una vez guardada la página, todos los usuarios se actualizan y la marca de verificación se desactiva para permitir que la acción se active de nuevo si es necesario (ya que los usuarios aún tienen la autoridad para cambiar los valores del Nombre de empresa).
Nombre de host
Al establecer el nombre de host de su cuenta, se cambiará la URL en la que inician sesión sus usuarios y aquella en la que se alojan los acuerdos para los firmantes.
El resultado es una URL personalizada con su nombre de host.
Cargar un logotipo
Los administradores de nivel de cuenta o de grupo pueden cargar una imagen para mostrar en lugar del logotipo de Adobe Acrobat Sign predeterminado. Esta imagen aparece en la esquina superior izquierda de la pantalla para todos los usuarios de su cuenta una vez hayan iniciado sesión.
Nota:
Si tiene algún problema para que la imagen aparezca correctamente, asegúrese de que la imagen que está utilizando tenga exactamente 60 píxeles de alto y hasta 200 píxeles de ancho.
Descargue la plantilla que aparece a continuación para ayudar a crear un logotipo del tamaño correcto.
Descargar
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Como administrador de una cuenta, vaya a Configuración de cuenta > Configuración de cuenta.
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Haga clic en Cargar logotipo y examine el archivo de logotipo que desee utilizar.
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Guarde la configuración.
Se muestra un mensaje de confirmación cuando se carga el archivo del logotipo.
Actualice el explorador.
El logotipo aparecerá ahora para todos los usuarios.
Nota:
Hay disponibles plantillas de correo electrónico personalizadas para el nivel de servicio Enterprise.
Siga estos pasos para añadir encabezados o pies de página, o para editar los existentes:
Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de correo electrónico
Pie de página de texto global sin formato
En la parte superior de la página se encuentra el pie de página en texto sin formato. Este pie de página se puede configurar en el nivel de cuenta o grupo.
Este texto se muestra debajo del pie de página y del contenido del mensaje del acuerdo.
Pies de página de nivel de usuario (archivos de firma)
Al marcar la casilla Permitir a los usuarios tener sus propios pies de página de correo electrónico, permite que cada usuario pueda incluir, si así lo desea, su propio pie de página personalizado, como si se tratara del archivo de firma de un correo electrónico.
Este pie de página de usuario es adicional al pie de página global, que se utiliza en toda la cuenta y a cualquier pie de página de imagen que se aplique.
Para definir los pies de página individuales, los usuarios deben hacer lo siguiente:
- Pasar el cursor por encima del nombre de usuario en el extremo superior derecho de la pantalla para abrir el menú y seleccionar Mi perfil.
- La página se actualizará y mostrará el menú de usuario con las Preferencias personales ya desplegadas.
- Seleccionar Pie de página de email para abrir la página.
Nota:
Esta opción solo se muestra cuando el administrador de la cuenta ha habilitado la opción de configuración.
El pie de página del usuario se inserta entre la imagen del pie de página y el pie de página de texto global:
Cargar imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
Los planes de servicio empresarial y de negocios pueden cargar imágenes de encabezado y pie de página de un correo electrónico para personalizar o etiquetar aún más su cuenta. Estas imágenes aparecen en los correos electrónicos que se envían a los destinatarios.
Todos los grupos de la cuenta heredan las imágenes de correo electrónico instaladas en el nivel de cuenta. La instalación de una imagen de correo electrónico de nivel de grupo anulará la imagen de nivel de cuenta.
Nota:
Las imágenes de encabezado y pie de página de correo electrónico solo están disponibles para las cuentas de nivel Business y Enterprise.
Si tiene algún problema para que las imágenes aparezcan correctamente, asegúrese de que la imagen que está utilizando tiene exactamente 600 píxeles de ancho y 200 píxeles de alto. Y asegúrese de guardarla en formato JPG, GIF o PNG.
Descargue la plantilla que aparece a continuación para ayudar a crear un logotipo del tamaño correcto.
Descargar
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Inicie sesión como administrador de la cuenta y vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de email
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Seleccionar Examinar para buscar y elegir la imagen.
Si necesita quitar la imagen, seleccione el botón Borrar.
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Guardar las imágenes cargadas.
La imagen de encabezado cargada aparece en la parte superior de las plantillas de correo electrónico que Acrobat Sign envía a los destinatarios. La imagen del pie de página se encuentra en la parte inferior.
Configuración de seguridad
La cuenta, el usuario y la seguridad de los documentos es la principal preocupación de Acrobat Sign. Por ello, ofrecemos diferentes opciones de seguridad en el nivel de cuenta. Le recomendamos que revise la configuración de esta sección y que decida cuál es la más adecuada para su caso.
Si su compañía tiene una solución de inicio de sesión federado, Acrobat Sign le proporciona opciones de SAML 2 para la autenticación de los usuarios.
- Si su cuenta usa la consola de Adobe para gestionar la asignación de derechos de los usuarios, las instrucciones sobre cómo configurar SAML se encontrarán aquí.
- Si la administración de usuario está completamente dentro de la interfaz de Acrobat Sign, consulte la guía de SAML aquí.
Para configurar SAML, debe reclamar sus nombres de dominio.
Encontrará la configuración de SAML de Acrobat Sign en: Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de SAML
La autenticación de la aplicación Acrobat Sign tiene varias opciones de configuración disponibles para que pueda configurar los criterios de seguridad para que cumplan la directiva de acceso de su compañía.
La configuración de seguridad de acceso de usuario se puede configurar en: Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de seguridad
Configuración de firma única
Puede permitir a los usuarios de su cuenta que inicien sesión en Acrobat Sign autenticándose con otros servicios o denegar esta posibilidad. Le recomendamos que desactive una de estas opciones de configuración (o ambas) si no se utilizan para hacer que el proceso de inicio de sesión sea una sola opción sencilla para los usuarios.
Configuración de recordar usuario
Active la opción de configuración Recordar para que se recuerde al usuario al autenticarse en Acrobat Sign. Esta opción de configuración recuerda la autenticación al servicio (en el sistema local) durante el lapso de tiempo seleccionado.
Política de contraseña para inicio de sesión
Las opciones de la Política de contraseña para inicio de sesión establecen si hay que pedir a los usuarios que cambien la contraseña pasados unos meses, si una contraseña anterior se puede utilizar como contraseña nueva y cuántas veces se puede intentar iniciar la sesión antes de que se bloquee el ID de usuario.
Seguridad de contraseña para inicio de sesión
Esta opción de configuración le permite ajustar la seguridad o dificultad de la contraseña de inicio de sesión definida por los usuarios en su cuenta.
Rangos de IP permitidos
Esta opción permite autenticarse en la aplicación Acrobat Sign solo cuando la solicitud provenga de las direcciones IP especificadas.
Verificación de la identidad del firmante
Si los usuarios están firmando documentos, esta opción requiere que inicien sesión en Acrobat Sign antes de poder utilizar la firma. Esto garantiza que la persona que firme sea el usuario o una persona que tenga las credenciales del usuario.
Esta sección pertenece a los controles de seguridad que se aplican cuando un acuerdo está pasando por el proceso de firma. Puede acceder a estas opciones de configuración desde: Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de seguridad
Tipo de encriptación de PDF
Esta opción de configuración define el tipo de encriptación aplicado al documento una vez que se ha enviado a través de Acrobat Sign. Esta encriptación garantiza que el documento se pueda abrir, pero no editar. Todas las versiones de encriptación son compatibles con las diferentes versiones de Acrobat. La opción recomendada es AES de 128 bits para garantizar que el documento se pueda abrir en la mayoría de los sistemas.
Contraseña de firma de acuerdo
Esta configuración se aplica a la opción de autenticación con contraseña para que los destinatarios puedan acceder al documento durante el proceso de firma. (Se configura en la página de envío al enviar el acuerdo por primera vez).
Este ajuste limita la cantidad de intentos que tiene el destinatario para introducir la contraseña correcta. Una vez superado este límite, el acuerdo se cancela de forma irrevocable.
Seguridad de la contraseña del documento
Esta configuración se aplica a las contraseñas de firma de acuerdo, el cifrado de PDF de acuerdo y el cifrado de informes de identidad.
La función le permite ajustar la seguridad o la dificultad de la contraseña que los usuarios deben utilizar.
Precaución:
La contraseña controlada por esta opción de configuración está incrustada en el PDF y no se almacena en el sistema de Acrobat Sign. Si se pierde, no se puede recuperar.
Dificultad de la autenticación por conocimientos
Esta opción controla la opción de autenticación por conocimientos (KBA) para los destinatarios en la página de envío.
Este límite determina cuántos intentos tiene el firmante para superar la KBA para acceder al documento. Una vez superado el límite, el acuerdo se cancela. La dificultad de la KBA también se establece aquí.
- Predeterminado: se hará tres preguntas a los firmantes y estos deberán responderlas todas correctamente. Si solo responden correctamente a dos, se les hará dos preguntas más que tendrán que responder correctamente.
- Estricto: se hará cuatro preguntas a los firmantes y estos tendrán que responderlas todas correctamente. Si solo responden correctamente a tres, se les hará dos preguntas más que tendrán que responder correctamente.
Para utilizar la KBA se requiere un número de seguridad social, por lo que solo se puede utilizar para destinatarios ubicados en los EE. UU.
Estas opciones de configuración determinan la seguridad del PDF de los acuerdos que han finalizado el proceso de firma y se han ejecutado por completo.
Protección con contraseña de documentos firmados
Para encontrar esta opción de configuración, vaya a: Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de envío
Esta opción de configuración da, fuerza o deniega la posibilidad a los remitentes de establecer una contraseña para el documento firmado. (Esto no es lo mismo que la contraseña opcional para acceder a un acuerdo durante el proceso de firma).
Si se activa o se fuerza está opción, el remitente debe proporcionar la contraseña y comunicarla a todos los usuarios que tengan que consultar los documentos.
Precaución:
Esta contraseña se incrusta en el PDF y no es visible en ningún otro sitio del sistema de Acrobat Sign. Si decide utilizar una contraseña para bloquear el acceso al documento firmado, asegúrese de saber cómo reconocer las contraseñas y cómo recuperarlas cuando sea necesario.
Puede habilitar o deshabilitar la opción para que un ID de usuario pueda compartir el contenido de su cuenta de usuario con otro ID de usuario.
Encontrará esta opción de configuración en: Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de seguridad
El uso compartido de la cuenta permite que un usuario vea (solamente) todo el contenido del acuerdo de otro usuario. Esto es muy útil para los gestores que deben revisar el progreso de los informes directos correspondientes.
Todas las comparticiones que se crean son en una dirección; no se presume que la compartición también existe en dirección inversa.
Si la opción Cuenta compartida está activada, se recomienda que se permita que un usuario pida ver la cuenta de otro usuario.
Uso compartido avanzado de la cuenta (solo nivel de servicio Enterprise)
Para los clientes de Enterprise que necesiten un tipo de cuentas compartidas más “manejable”, que permita la manipulación directa de los acuerdos y las plantillas de la biblioteca, asistencia técnica puede activar la compartición avanzada.
La compartición avanzada es una puerta unidireccional. Una vez activada, cambia la relación de los objetos compartidos de forma irreversible. Por lo tanto, si la compartición avanzada es importante para su organización, le aconsejamos que contacte con su Responsable de satisfacción y que le configure una cuenta de prueba para que pueda probar la funcionalidad y asegurarse de que le permite realizar todo lo que necesita.
Configuración del acuerdo
En la configuración de esta sección se definen las opciones que tiene disponibles un usuario para configurar un acuerdo y el valor predeterminado de estas opciones.
En términos generales, se recomienda reducir la cantidad de opciones de las que dispone el remitente para seleccionar o configurar. Siempre que sea posible, defina un valor predeterminado estricto y no permita que se edite dicho valor.
Este capítulo se divide en secciones en función de su efecto en una transacción.
Todas estas opciones se encuentran en: Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de envío
Nota:
Todas estas opciones se pueden configurar en el nivel de grupo para garantizar que cada unidad empresarial pueda personalizar su experiencia de envío y firma según sea necesario.
Definir a los destinatarios
“Destinatarios” es un término que hace referencia a cualquier ID de usuario incluido en el ciclo de firma, independientemente de la función que tenga asignada. Con las siguientes opciones de configuración se definen qué tipos de funciones pueden tener estos destinatarios y el nivel de autenticación de la identidad que desee implementar.
En función del nivel de servicio que tenga, podrá acceder a diferentes “funciones” que definen qué tipo de acciones pueden realizar los destinatarios en el acuerdo. Puede encontrar más información sobre las distintas autoridades de las funciones en la Knowledge Base.
Le recomendamos que solo active las funciones que sepa que va a necesitar para optimizar la experiencia de los remitentes.
Los grupos de destinatarios funcionan como un firmante, pero dicho firmante es un grupo de personas identificadas. Se notifica a todos los miembros al mismo tiempo, y cuando uno de los miembros del grupo aplica su firma, el acuerdo pasa al siguiente firmante.
Active esta opción si tiene la necesidad de definir un grupo de firmantes para un evento de firma.
Métodos de autenticación de la identidad
Con esta opción de configuración se pueden activar varios métodos de verificación del firmante para los usuarios. Estos métodos se configuran en la página de envío como un elemento del registro del destinatario.
Le recomendamos que habilite solamente los métodos de verificación que requiera su política interna.
- Contraseña de firma: requiere que el firmante introduzca una contraseña predeterminada para firmar el documento. La contraseña debe comunicarse al firmante de forma separada a la transacción. Si esta contraseña se pierde o se olvida, no la podrá recuperar.
- Autenticación basada en conocimientos: requiere que el firmante introduzca su número de la seguridad social y un proveedor de terceros generará preguntas aleatorias sobre su identidad.
- Teléfono (SMS): requiere que el remitente indique un número de teléfono del destinatario. A continuación, el destinatario recibirá un código de ocho dígitos que deberá introducir para autenticarse
- Contacto de asistencia: Escriba su propio valor para introducir en el mensaje “Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con xxxxx”. Por ejemplo: Un mensaje de correo electrónico al soporte técnico, un número de teléfono, una dirección URL
- Autenticación de Acrobat Sign: permite que los destinatarios puedan autenticarse mediante sus credenciales de Acrobat Sign. Ideal para los firmantes internos
- Autenticación de ID gubernamental: permite que se use un ID gubernamental (permite que se use un ID gubernamental (ID de identidad, permiso de conducir o pasaporte) como documento de autenticación, permiso de conducir o pasaporte) como documento de autenticación.
Precaución:
La KBA y la autenticación telefónica son métodos de autenticación facturables, que tienen un coste adicional. Le recomendamos que solo active los métodos de autenticación que sepa con seguridad que va a utilizar.
De forma predeterminada, utilice el siguiente método
Con esta opción de configuración se define el método de autenticación del destinatario externo predeterminado. Solo se podrán seleccionar en la lista desplegable las opciones que se hayan activado.
Configuración del remitente
Esta opción permite o deniega la posibilidad del remitente de cambiar el método de autenticación predeterminado definido. Active esta opción solo si existen situaciones conocidas en las que el remitente ha tenido que mejorar el proceso de verificación a partir del predeterminado.
Autenticación de la identidad del destinatario interno
Al activar esta configuración, se permite que los remitentes configuren un método distinto de verificación cuando los acuerdos incluyen a destinatarios que se encuentran en su cuenta de Acrobat Sign.
La recomendación general es permitir las firmas internas como verificación por correo electrónico, lo que supone menos pasos de autenticación a sus empleados, que puede ser que deban refrendar una gran cantidad de acuerdos al día. Si también activa la función Verificación de la identidad del firmante (Configuración de seguridad), puede conseguir de forma pasiva la verificación de la contraseña sin que el firmante deba autenticarse explícitamente varias veces.
Configuración de plantilla de mensaje (solo niveles Empresa y Servicio empresarial)
Al activar Plantillas de mensaje en su cuenta, permite que el usuario elija uno de los mensajes de correo electrónico que haya predefinido personalmente. De este modo, se asegura de que los firmantes reciben la información y el mensaje correctos.
Para activar plantillas de mensaje, vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Plantillas de mensaje.
Activar plantillas de mensaje
Active la opción Activar plantillas de mensaje.
Se insertará un vínculo en la parte superior derecha del campo del mensaje (en la página de envío) para permitir la selección de la plantilla:
Nota:
Para los clientes de Enterprise, las plantillas están vinculadas a la opción de idioma de los destinatarios definida en la página de envío. Esto limita el número de plantillas por las que hay que desplazarse en las unidades empresariales que trabajan con diferentes idiomas y garantiza que se incluya un mensaje en el idioma adecuado.
Permitir a los remitentes editar el contenido del mensaje
Permita o deniegue a los usuarios la posibilidad de cambiar la plantilla de mensaje disponible en el campo de mensaje de la página de envío.
Active esta opción si quiere permitir la modificación del contenido del mensaje en función de la situación.
Cómo pueden los usuarios adjuntar o seleccionar documentos
Los clientes disponen de una gran variedad de formas de adjuntar archivos a sus acuerdos y esto depende de la forma en que se crean y gestionan los documentos, así como de la forma en que se controla su versión.
Es probable que los clientes que tengan archivos ad hoc, contenido personalizado para cada transacción, necesiten la capacidad de cargar archivos desde su sistema local. En cambio, las plantillas estándar que no cambian demasiado se deberían enviar desde un origen controlado.
- Permitir a los remitentes adjuntar documentos de su PC: al desmarcar esta opción, se elimina el vínculo Mi PC del menú emergente Seleccionar archivos en la página de envío.
- Permitir a los remitentes adjuntar documentos de su biblioteca de documentos: al desmarcar esta opción, se elimina el vínculo Documentos de la biblioteca de la ventana emergente Seleccionar archivos.
- Incluir documentos de la biblioteca compartida de Acrobat Sign: al desmarcar esta opción, se eliminan los documentos I-9, W-4 y W-9 proporcionados por Acrobat Sign.
- Permitir a los remitentes adjuntar documentos de Google Drive: al desmarcar esta opción, se elimina el vínculo Google Drive de la ventana emergente Seleccionar archivos.
- Permitir a los remitentes adjuntar documentos de Dropbox: al desmarcar esta opción, se elimina el vínculo Dropbox de la ventana emergente Seleccionar archivos.
- Permitir a los remitentes adjuntar documentos de Box.com: al desmarcar esta opción, se elimina el vínculo Box.com de la ventana emergente Seleccionar archivos.
- Permitir a los remitentes adjuntar documentos de OneDrive: Al desmarcar esta opción, se elimina el vínculo OneDrive de la ventana emergente Seleccionar archivos.
Configurar recordatorios predeterminados
Los recordatorios son correos electrónicos que se envían a los destinatarios de los documentos cuando les toca realizar una acción. Se envían correos electrónicos de recordatorio diarios o semanales para informar a los destinatarios que se requiere una acción por su parte en el acuerdo.
Nota:
Al activar los recordatorios predeterminados, se elimina de la página de envío la opción que permite a los remitentes configurar su propio recordatorio; sin embargo, los recordatorios se pueden seguir configurando desde la página de administración.
Configurar un recordatorio predeterminado para los acuerdos creados por los usuarios de esta cuenta
- Active la opción para configurar un recordatorio predeterminado.
- Seleccione la frecuencia con la que desea que se envíe el correo electrónico de recordatorio.
- La nota introducida se mostrará en el correo electrónico de recordatorio que se envíe a cada destinatario.
Configuración de la caducidad de un documento predeterminado
En algunos casos, puede que le interese que los documentos que no se han firmado al cabo de ciertos días caduquen o se cancelen.
Cuando un documento caduca, no se puede reiniciar ni recuperar, y se muestra en la sección Cancelados/Rechazados de la página de administración.
- Activar caducidad de documento: marque esta opción para permitir que el documento caduque. Se mostrarán las opciones que puede configurar para la caducidad del documento.
- Permitir al remitente definir o modificar la configuración de caducidad por documento: se abre la opción de caducidad de la página de envío a todos los usuarios de la cuenta. Además, cada uno podrá ajustar la caducidad predeterminada establecida.
- Permitir la modificación de la configuración de caducidad tras enviar el documento: al marcar esta opción, se permite a los usuarios modificar, extender o eliminar la caducidad de un acuerdo una vez enviado.
- Limitar el número de días que tienen los firmantes para firmar los documentos: esta opción establece la cantidad de días hasta que caduque el documento.
- Incluir firmantes internos al aplicar plazos de caducidad a un documento: si los usuarios de su cuenta deben firmar o refrendar acuerdos, con esta opción se les aplicará la misma caducidad que a los firmantes externos.
- Incluir información de caducidad en los emails enviado a los firmantes: con esta opción se añade la fecha de caducidad de la transacción en el correo electrónico enviado a los firmantes.
Usuarios y grupos
Usuarios
Normalmente los usuarios se añaden a una cuenta porque deben enviar acuerdos o porque son administradores en el nivel de cuenta o de grupo. No es necesario añadir a los usuarios que deban firmar acuerdos, a menos que desee controlar su capacidad de firmar con la configuración en el nivel de cuenta.
Para ver o gestionar los usuarios de su cuenta, inicie sesión como administrador de la cuenta y vaya a: Cuenta > Usuarios.
En la parte superior de la página Usuario, verá un breve resumen de la cantidad de licencias que admite su cuenta y de la cantidad de usuarios activos que consumen dichas licencias.
Si no ve esta opción, significa que tiene una licencia de sitio y que puede añadir un número ilimitado de usuarios.
La página Usuario tiene tres controles:
- Crear un nuevo usuario: se abre un formulario emergente que le permite crear un usuario único o cargar un CSV para crear varios usuarios al mismo tiempo.
- Exportar lista de usuarios: al hacer clic en el icono de exportación, se genera un archivo CSV que en el que se enumeran todos los usos de la cuenta, independientemente de su estado (Activo, Creado, Inactivo o Pendiente), así como los valores personales (cuenta) (Nombre, Correo electrónico, Cargo, Empresa, etc.).
- Opciones: la lista de opciones permite filtrar lo que se muestra en la página. De manera predeterminada, solo se muestran los usuarios activos. Tiene la opción de mostrar Todos los usuarios o solamente Usuarios inactivos. Además, tiene tres opciones para escoger cuántos usuarios se muestran por página (15, 30 o 50).
Siga estos pasos para crear un usuario único:
- Inicie sesión como administrador de la cuenta y vaya a Cuenta > Usuario.
- Haga clic en el icono “más” para crear un usuario nuevo. Se abrirá la ventana emergente de creación.
- Introduzca la dirección de correo electrónico, el nombre y los apellidos del usuario que quiera crear. Asegúrese de que toda la información sea correcta, especialmente la dirección de correo electrónico. Una vez creado el usuario, la dirección de correo electrónico no se puede modificar hasta que el correo electrónico introducido se verifique. Si hay algún error en el correo electrónico, no se podrá verificar.
Marque la opción Ver sus acuerdos si desea configurar una cuenta compartida para este usuario con el suyo. Así podrá ver todos los acuerdos del usuario.
Nota:
Si cree que necesitará recopilar datos de telemetría sobre los acuerdos a medida que se creen y se firmen, se recomienda encarecidamente que utilice la opción Ver sus acuerdos al crear nuevos ID de usuario.
El proceso para establecer el uso compartido de una cuenta después de crear el ID de usuario es relativamente complicado y requiere el consentimiento del usuario.
Cuando haya terminado y toda la información sea correcta, haga clic en el botón Guardar.
Regresará a la página Usuario.
Haga clic en el icono Opciones y seleccione Mostrar todos los usuarios.
Al mostrar Todos los usuarios (en vez de Solo usuarios activos), verá el nuevo ID de usuario con el estado Creado.
Cuando el usuario defina su contraseña, el ID de usuario pasará al estado Activo.
Nota:
Los usuarios de Acrobat Sign pueden tener uno de los cinco estados siguientes:
Activo: un ID de usuario totalmente activado que consume una licencia.
Inactivo: un ID de usuario totalmente desactivado. Los usuarios inactivos no pueden acceder a la aplicación Acrobat Sign en ningún caso, ni siquiera si son los destinatarios de otros acuerdos.
Creado: un ID de usuario creado por un administrador, pero que todavía no ha definido su contraseña ni ha activado el ID de usuario. Los usuarios creados no consumen ninguna licencia.
Sin verificar: un usuario que ha cambiado su dirección de correo electrónico, pero que todavía no ha hecho clic en el vínculo de verificación que se le envió para confirmar el cambio. La cuenta sigue estando técnicamente activa, aunque bloqueada hasta que se confirme el cambio de correo electrónico. Por lo tanto, los usuarios sin verificar consumen una licencia y se muestran al aplicar el filtro Mostrar solo usuarios activos.
Pendiente: los ID de usuario pendientes son destinatarios. No los ha creado un administrador, no tienen contraseñas y, por tanto, no pueden iniciar sesión. Los usuarios pendientes no consumen ninguna licencia.
En cualquier momento, un ID de usuario pendiente se puede registrar y adquirir un estado Activo. De este modo, tendrá un historial completo de todos los acuerdos en los que ha participado.
Desactivar un ID de usuario único
De vez en cuando, puede surgir la necesidad de desactivar a un usuario. Por ejemplo, cuando una persona se va de una empresa y desea conservar la seguridad del usuario y los documentos relacionados. Como se ha mencionado anteriormente, al desactivar a un usuario se impide que cualquier persona inicie sesión, envíe o firme documentos con ese ID de usuario.
Para hacer que un ID de usuario esté Inactivo:
- Inicie sesión como administrador y vaya a Cuenta > Usuarios.
- Haga un solo clic en el ID de usuario que quiera desactivar. Las acciones disponibles para el usuario se muestran en la parte superior de la lista de usuarios.
- Haga clic en el vínculo Desactivar usuario. Se abrirá la ventana emergente Desactivar usuario.
En la ventana emergente Desactivar usuario, puede forzar el uso compartido de todos los acuerdos con su usuario. Esto resulta útil si el usuario que está desactivando tiene contenido que puede necesitar en el futuro.
Para completar el proceso de desactivación, haga clic en el botón Sí.
El ID de usuario pasará al estado Inactivo y su contraseña se anulará, con lo que el ID de usuario será totalmente inaccesible.
Reactivar un ID de usuario único
Para reactivar un ID de usuario, hay que seguir el mismo proceso que para desactivarlo:
- Inicie sesión como administrador y vaya a Cuenta > Usuarios.
- Haga clic en el icono Opciones y seleccione Mostrar solo usuarios inactivos.
- Busque el ID de usuario que quiere reactivar y haga un solo clic en él para mostrar los vínculos en la parte superior de la lista de usuarios.
- Haga clic en el vínculo Reactivar usuario.
Aparecerá un anuncio verde en el que se indica que el ID de usuario se ha reactivado correctamente.
El ID de usuario reactivado pasa a un estado Activo, pero su contraseña ha caducado.
Se enviará automáticamente un correo electrónico al usuario en el que se le pedirá que seleccione una contraseña nueva. Una vez restablecida la contraseña, el usuario tendrá acceso a todo el contenido del historial del ID de usuario.
El usuario también puede utilizar el vínculo Olvidé mi contraseña de la página de inicio de sesión para restablecer la contraseña.
Hay cuatro niveles de autoridad en Acrobat Sign:
- Usuarios: cualquier persona que pueda autenticarse en el servicio de Acrobat Sign
- Administradores de grupo: tiene autoridad para agregar usuarios y ejecutar informes para los grupos de los que son administradores
- Administradores de cuenta: tiene autoridad para agregar usuarios y ejecutar informes para todos los grupos y la cuenta en su conjunto
- Administrador de privacidad (primero debe ser administrador de cuenta): tiene autoridad para eliminar usuarios y acuerdos mediante las herramientas del RGPD
Todos los usuarios creados individualmente serán usuarios básicos.
Para mejorar la autoridad de algún ID de usuario, siga estos pasos:
- Inicie sesión en Acrobat Sign como administrador de la cuenta.
- Vaya a Cuenta > Usuarios
- Busque el ID de usuario que desee ascender y selecciónelo para que se muestren los vínculos de acción en la parte superior de la lista de usuarios.
- Haga clic en el vínculo Editar usuario. Se abrirá la ventana emergente de edición.
- En la ventana emergente de edición, puede activar el ID de usuario como administrador de grupo, administrador de la cuenta o ambos. Marque la opción de autoridad adecuada para el ID de usuario.
- Los administradores de la cuenta tienen autoridad completa en Acrobat Sign para editar la configuración o añadir usuarios en el nivel de grupo o de cuenta.
- Los administradores de grupo solo tienen autoridad en el grupo al que pertenecen.
- Haga clic en Guardar cuando haya finalizado.
Nota:
En Acrobat Sign no se limita el número de administradores (de cuenta o de grupo) que puede haber en una cuenta. Todos los ID de usuario de la cuenta pueden ascenderse (aunque normalmente no se recomienda) al nivel de administrador de la cuenta.
La creación masiva de usuarios es un proceso que sirve para definir todos los usuarios de un archivo CSV y, posteriormente, para cargar dicho archivo a
Acrobat Sign.
Acrobat Sign crea todos los usuarios e inmediatamente les envía correos electrónicos para que definan contraseñas y activen los ID de usuario.
Nota:
Conviene indicar que este proceso también se puede utilizar para editar los valores del perfil para todos los usuarios de la cuenta.
Por ejemplo, si cambia el nombre de la compañía, puede exportar la lista de usuarios completa, editar el valor de la columna Compañía, guardarlo y luego volver a cargar ese CSV a Acrobat Sign. Todos los ID de usuario del archivo CSV actualizarán los valores del nombre de Empresa sin involucrar a varios usuarios.
Siga estos pasos para crear usuarios en masa:
- Inicie sesión como administrador de la cuenta y vaya a Cuenta > Usuario.
- Haga clic en el icono “más” para crear un usuario nuevo. Se abrirá la ventana emergente Crear.
- Haga clic en la pestaña Creación masiva usuarios.
Nota:
Existen tres opciones:
- Permitir crear usuarios: si desmarca esta opción, solo podrá actualizar los usuarios existentes. Si se proporciona una dirección de correo electrónico que no está en su cuenta, no se crea ningún usuario.
- Permitir actualizar usuarios: si desmarca esta opción, solo podrá crear usuarios. Si se proporciona una dirección de correo electrónico de un usuario existente de su cuenta, el usuario no cambia.
- Permitir crear grupos: si desmarca esta opción, no podrá crear grupos. Si se proporciona un nombre de grupo no existente para un usuario, el grupo no se crea y el usuario se coloca en el grupo predeterminado.
- Haga clic en el vínculo Descargar archivo CSV de muestra. Se descargará un archivo CSV en el sistema.
- Abra el CSV de muestra.
- Elimine las tres filas de datos de ejemplo. Deje la primera fila (encabezado).
- Introduzca los valores necesarios para los nuevos ID de usuario que quiera crear.
- Al crear nuevos usuarios, las columnas obligatorias son:
- Dirección de correo electrónico
- Nombre
- Apellidos
- Al crear nuevos usuarios, las columnas obligatorias son:
- Elimine las columnas que no utilice.
- Guarde el CSV (asegúrese de que el archivo guardado siga siendo un CSV y que no haya cambiado de formato).
- Haga clic en el botón Examinar y seleccione el archivo CSV.
- Haga clic en Importar para cargar el archivo.
Una vez importado el archivo, Acrobat Sign generará todos los ID de usuario y aparecerá un titular verde en el que se le informa de la cantidad de usuarios creados.
Grupos: Solo niveles de servicio Business y Enterprise
Los grupos le permiten definir parámetros específicos para los usuarios dentro de ese grupo. Esto significa, por ejemplo, que el equipo de ventas puede utilizar Acrobat Sign de forma distinta al departamento de contabilidad.
Para crear un grupo nuevo, siga estos pasos:
- Inicie sesión como administrador de la cuenta y vaya a Cuenta > Grupos.
Nota:
La página Grupos tiene dos controles:
- Añadir un nuevo grupo: abre la ventana para crear un nuevo grupo.
- Opciones: controla cuántos registros (15, 30 o 50) se muestran en la página en cualquier momento.
- Haga clic en el icono Añadir un nuevo grupo y aparece la ventana Crear, en la que se le pide el nombre del grupo.
- Introduzca el nombre del grupo.
- Haga clic en Guardar.
Cuando haga clic en el botón Guardar, el grupo se crea y se muestra en la lista de grupos.
Un administrador de nivel de cuenta puede eliminar un grupo de la vista.
Para eliminar un grupo:
- Seleccione el grupo haciendo clic en él
- Se muestra el menú contextual en la parte superior de la lista
- Haga clic en Eliminar grupo
- No es posible eliminar el grupo Default
- Es preciso quitar a todos los usuarios de un grupo para poder eliminar este.
Para ver una lista de los grupos eliminados, haga clic en el icono Opciones y seleccione Mostrar solo grupos eliminados:
Una vez creado el grupo, el siguiente paso consiste en añadir usuarios. Acrobat Sign ofrece tres métodos en función de la cantidad de usuarios que hay que mover:
- Mover un solo usuario desde el perfil de usuario
- Mover varios usuarios mediante el CSV Crear/Editar usuarios de forma masiva
- Mover varios usuarios con la herramienta Asignar usuarios a grupo
Mover un solo usuario desde el perfil de usuario
Para asignar un único usuario a un grupo, siga estos pasos:
- Inicie sesión como administrador y vaya a Cuenta > Usuarios.
- Haga doble clic en el ID de usuario específico que quiera editar. Se abrirá el panel de información del usuario.
- Haga clic en la casilla desplegable Grupo de usuarios para ver las opciones.
- Seleccione el grupo al que se debe asignar el usuario.
- Haga clic en Guardar.
Mover varios usuarios mediante la edición masiva de usuarios
La función Creación masiva usuarios también se puede utilizar para editar los usuarios existentes.
Este método suele ser el más adecuado cuando debe cambiar varios valores además de la configuración del grupo. Pero si está haciendo una reestructuración completa, la actualización masiva puede ser la opción más indicada.
Para actualizar los grupos de usuarios a través de la actualización masiva, siga estos pasos:
- Inicie sesión como administrador y vaya a Cuenta > Usuarios.
- Haga clic en el icono Exportar lista de usuarios. Se descargará un CSV en su sistema con la lista completa de los usuarios de su cuenta.
- Abra el CSV descargado y elimine las columnas que no vaya a utilizar.
- Si solo va a asignar usuarios a los grupos, solo necesitará:
- Dirección de correo electrónico
- Nombre
- Apellidos
- Nombre de grupo
- Si solo va a asignar usuarios a los grupos, solo necesitará:
- Elimine todas las filas de usuarios que no vaya a actualizar.
- Guarde el CSV (compruebe que el formato siga siendo un CSV).
- Haga clic en el icono “más” para crear un usuario nuevo. Se abrirá la ventana emergente Crear.
- Haga clic en la pestaña Creación masiva usuarios.
- Busque y seleccione el archivo CSV que acaba de guardar.
- Haga clic en Importar.
Tras hacer clic en el botón Importar, los usuarios se actualizarán en el sistema con los nuevos valores del CSV. Aparecerá un anuncio en verde en la parte superior de la página, en el que se indica cuántos usuarios se han actualizado.
Asignar usuarios a un grupo desde la Configuración del grupo
Si tiene que mover a varios usuarios a un grupo nuevo, pero la cantidad de elementos no es lo suficientemente grande para utilizar la edición masiva de usuarios, la mejor opción es usar la opción Asignar usuarios al grupo desde la Configuración del grupo.
Para acceder a la función Asignar usuarios al grupo, siga estos pasos:
- Inicie sesión como administrador de la cuenta y vaya a Cuenta > Grupos.
- Haga doble clic en el grupo al cual desee mover los usuarios. Se abrirá la configuración del nivel de grupo.
- También puede hacer un solo clic en el grupo para seleccionarlo y, a continuación, hacer clic en el vínculo Configuración del grupo.
- Haga clic en la opción Usuarios en grupo en el menú de la izquierda.
- Haga clic en el icono Añadir usuarios al grupo.
Se abrirá la ventana Asignar usuarios a este grupo, en la que se muestran todos los usuarios activos que no están actualmente asignados a este grupo.
- Haga clic en el icono de opciones y seleccione Mostrar todos los usuarios.
- Haga doble clic en cualquier usuario que desee mover al grupo. Los usuarios seleccionados se mostrarán en el campo Usuarios seleccionados en la parte inferior de la ventana.
- Para eliminar un usuario del campo Usuarios seleccionados, haga clic en la X situada junto a la dirección de correo electrónico.
- Cuando haya seleccionado a todos los usuarios, haga clic en el botón Asignar.
Los administradores del nivel de cuenta pueden definir el ámbito de la autoridad de los administradores de grupo mediante tres ajustes:
- Los administradores de grupo pueden añadir nuevos usuarios a sus grupos.
- Los administradores de grupo pueden editar la configuración de sus grupos.
- ¿Qué datos del informe pueden ver los administradores de grupo?
Estas opciones de configuración son válidas para todos los administradores de grupo y no ofrecen ningún nivel de detalle más profundo. Si desactiva la posibilidad de que los administradores de grupo añadan a usuarios, esto se aplicará a todos los administradores de grupo de la cuenta.
Para ajustar las dos primeras opciones de configuración, siga estos pasos:
Inicie sesión como administrador de la cuenta y vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración global > Configuración relacionada con admin. de grupo.
Si activa la opción Los administradores de grupo pueden añadir a nuevos usuarios a sus grupos, concede a cualquier administrador de grupo la autoridad para añadir a cualquier usuario a su grupo con todas las restricciones habituales aplicadas.
Las restricciones habituales incluyen situaciones como las siguientes:
- El usuario se encuentra en otro grupo o cuenta
- El dominio de correo electrónico del usuario no es un dominio aprobado para la cuenta.
Si activa Los administradores de grupo pueden editar la configuración de sus grupos permite que el administrador del grupo anule la configuración del nivel de cuenta de su grupo.
Para editar la opción ¿Qué datos del informe pueden ver los admins. de grupo? , vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de informe.
De forma predeterminada, todos los grupos heredan la configuración del nivel de cuenta. Sin embargo, se pueden invalidar la mayoría de opciones de configuración del nivel de cuenta en el nivel de grupo. Esto resulta especialmente útil si tiene determinados usuarios que necesitan funciones de destinatarios o métodos de validación de destinatarios especiales, o incluso una marca única.
Los administradores de la cuenta deben ir a Cuenta > Grupos y, a continuación, hacer doble clic en el grupo para abrir la configuración del nivel de grupo o hacer un solo clic en el grupo y seleccionar Configuración del grupo en las opciones del vínculo que se encuentra en la parte superior de la lista.
Si los administradores de nivel de grupo tienen la autoridad para cambiar la configuración del nivel de grupo, solo tendrán que hacer clic en el vínculo Grupo de la parte superior de la página para abrir la configuración.
Todas las opciones de configuración disponibles para los administradores de grupo son las mismas que las opciones de configuración del nivel de cuenta y funcionan de la misma manera.
Documentos/Plantillas de biblioteca
Plantillas de biblioteca
Una plantilla de biblioteca es un documento reutilizable. Acrobat Sign admite dos tipos de plantillas de biblioteca: las plantillas de documentos y las plantillas de campos de formulario.
- Plantillas de documento: una plantilla de documento es un documento reutilizable. Las plantillas de documento se pueden compartir con otros usuarios de la cuenta, lo que permite que varios usuarios puedan enviar el mismo documento sin necesidad de hacer cambios.
- Plantillas de campos de formularios: una plantilla de campos de formulario es una capa de campo reutilizable que se puede aplicar a cualquier documento. Las plantillas de campos de formulario también se pueden compartir con otros usuarios de la cuenta. Estas plantillas son ideales en las siguientes situaciones:
- Tiene un diseño de campo que funciona con varios documentos.
- Tiene un documento que se puede enviar de diferentes formas.
- Tiene que revisar el contenido del documento, pero los campos se quedan en el mismo lugar.
En lugar de crear un documento de biblioteca cada vez que se actualiza un documento, se puede aplicar la misma capa de campo de formulario. Las plantillas de campos de formulario se pueden editar para facilitar los cambios en la disposición o las propiedades de los campos. Una vez más, todas las herramientas del entorno de autoría están disponibles al crear una plantilla de campos de formulario.
Se recomienda que un usuario único (administrador del documento) sea el responsable de crear y gestionar plantillas. Al crear un ID de usuario del administrador de documentos, se elimina la confusión sobre qué plantillas utilizar y proporciona un control de versiones para sus documentos reutilizables.
Le recomendamos que utilice una lista de distribución o un correo electrónico funcional para el inicio de sesión del usuario administrador del documento. De esta forma puede controlar el acceso a este inicio de sesión del administrador del documento y, al mismo tiempo, puede compartir la responsabilidad según sea necesario.
1. Haga clic en la pestaña Inicio. A continuación, haga clic en Crear una plantilla reutilizable.
Se muestra la página Crear una plantilla de biblioteca:
2. En el campo Nombre de plantilla, escriba un nombre para la plantilla. Se puede modificar posteriormente si es necesario.
3. Haga clic en el botón Examinar para ir al archivo de su sistema local que se va a utilizar para crear la plantilla reutilizable. Si va a crear un documento reutilizable, se utilizará este archivo y su contenido. Si va a crear una capa de campo de formulario reutilizable, el contenido del archivo no se incluirá en la plantilla.
4. Seleccione la opción de plantilla adecuada, ya sea Crear como documento reutilizable, Crear como capa de campo de formulario reutilizable, o ambas.
5. Seleccione la opción de permisos adecuados para compartir la plantilla. Cuando cree y pruebe una plantilla, le recomendamos que primero defina los permisos solo para su usuario y que después extienda el acceso una vez que crea que el documento funciona según sus expectativas.
Nota:
Solo puede conceder permisos de grupo al grupo en el que se encuentra, pero no a otros grupos.
Si la opción para compartir en su organización no está disponible, póngase en contacto con el administrador de Acrobat Sign para habilitarla.
6. Haga clic en el botón Previsualizar o agregar campos. Se muestra la experiencia de creación.
7. Coloque los campos necesarios para los participantes arrastrándolos de las pestañas de los campos de formulario y soltándolos en el documento.
8. Cuando haya terminado de agregar campos, haga clic en el botón Guardar.
Ahora la plantilla se mostrará en la sección Plantillas de biblioteca de la página de administración. Si ha compartido la plantilla con los usuarios de su grupo u organización otorgándoles permiso, ahora la plantilla también se mostrará en la sección Plantillas de biblioteca de las páginas de administración de estos usuarios, que podrán usarla para enviarla tantas veces como quieran.
Nota:
Solo el usuario que creó la plantilla de biblioteca puede editarla o eliminarla (a menos que la plantilla se active con las reglas de uso compartido avanzado)
El autor de la plantilla puede modificar los permisos de acceso de cualquier plantilla. Para hacerlo, debe seguir estos pasos:
- Inicie sesión como el propietario de la plantilla.
- Vaya a la página de administración.
- Busque la plantilla que se va a editar y haga clic en el vínculo Editar.
Con esta acción se abrirá la plantilla en el entorno de creación.
En la parte superior del menú derecho, verá Propiedades de plantilla.
Haga clic en el encabezado Propiedades de plantilla para expandir la sección y verá las opciones disponibles:
- Nombre de la plantilla: puede cambiar fácilmente el nombre de la plantilla en cualquier momento.
- Tipo de plantilla: en cualquier momento puede convertir la plantilla disponible para que esté disponible como documento, capa de campo de formulario o ambas.
- Quién puede usarlo: esta opción de configuración determina qué usuarios podrán tener acceso a la plantilla.
Nota:
Solo puede compartir un documento con el grupo del que es miembro su ID de usuario. Si está autenticado como administrador de la cuenta, asegúrese de mover el ID de usuario al grupo correcto antes de cambiar las propiedades de plantilla de “Solo yo” a “Cualquier usuario en mi grupo”.
Informes: solo niveles de servicio empresarial y para negocios
La funcionalidad de informe le permite comprobar de qué forma su cuenta utiliza Acrobat Sign. Cree sus propios informes y vea todo el proceso de firma de documentos, al mismo tiempo que ve cómo lo están haciendo grupos o usuarios concretos.
Creación de un informe
Para crear un informe, vaya a la página de informes. Para ello, haga clic en la pestaña Informes y, a continuación, haga clic en el vínculo Crear un informe nuevo.
Al configurar un informe, se pueden definir varios parámetros para personalizar los resultados. Todos los parámetros que se describen a continuación están disponibles.
Fecha de creación
La fecha de creación es el intervalo de tiempo que desea que abarque el informe. Puede seleccionar uno de los cuatro intervalos de tiempo predeterminados (esta semana, la semana pasada, este mes, el mes pasado) o puede introducir un intervalo de fecha personalizado.
Usuarios y grupos
Este parámetro le permite ejecutar el informe en usuarios o grupos concretos. En ambos casos se puede escoger un usuario o más, o puede ejecutar el informe en todos los usuarios de la cuenta.
Documentos y flujos de trabajo
Con esta opción se pueden elegir documentos concretos para incluir en el informe. Los documentos incluidos en este campo son documentos de biblioteca usados en toda la cuenta. Los documentos individuales y únicos no se muestran aquí.
Nombre del documento
Con esta opción se pueden elegir documentos concretos para incluir en el informe. Los documentos incluidos en este campo son documentos de biblioteca usados en toda la cuenta. Los documentos individuales y únicos no se muestran aquí.
Enviar en bloque
Al activar este parámetro, se incluyen los acuerdos enviados en masa en el informe resultante..
Objetivos de rendimiento
Puede definir los umbrales para el rendimiento utilizando la vista Objetivos de rendimiento. Los indicadores que reflejan el rendimiento se muestran en el informe resultante.
Comparativa de mercado
De forma predeterminada, el parámetro de comparativa de mercado está desactivado en los informes. Haga clic en el vínculo de configuración del informe para activarlo.
La comparativa de mercado proporciona un método ampliado para hacer el seguimiento del progreso de los acuerdos y de la velocidad de firma.
Crear gráfico de acuerdos por
Cada opción habilitada (por fecha, remitente, grupo, formulario, flujo de trabajo y tipo de firma) proporciona un tipo de gráfico diferente en el informe.
Etc.
Los parámetros de esta sección sirven para modificar los gráficos del informe resultante. El cambio de estas funciones de los parámetros predeterminados puede acelerar el proceso del informe.
Cuando haga clic en el botón Ejecutar informe, se generará el informe basándose en los parámetros. Puede realizar diferentes acciones con el informe.
Actualizar informe con los datos actuales
Hacer clic en este vínculo es como restaurar la página. El nuevo informe incluirá las transacciones y la actividad recientes.
Guardar informe
Guardar el informe le permite volver a ejecutarlo en el futuro.
Compartir informe
El uso compartido permite enviar los resultados del informe a otra persona. Solo tiene que introducir su dirección de correo electrónico y un mensaje.
Programar informe
Al programar el informe, este se ejecuta con los mismos parámetros y la frecuencia definida.
Exportar datos del informe
Al hacer clic en este vínculo se le solicitará que abra o guarde un archivo .CSV. Los archivos CSV se pueden abrir en Excel y toda la información de transacción de los acuerdos que contiene el informe se clasificará en las diferentes columnas.
Versión optimizada para imprimirse
Al hacer clic en este vínculo, se abrirá una versión del informe optimizada para imprimirse.
Editar configuración
Con este vínculo se abrirán los parámetros configurados del informe y se podrán editar.
