La función de uso compartido de cuentas está disponible para los planes de servicio Team, Business y Entreprise.

Información general del uso compartido de contenido del usuario

La naturaleza predeterminada de Adobe Sign es asegurar el contenido del usuario respecto a todos los demás que no hayan sido invitados expresamente a ver o interactuar con dicho contenido.

Los acuerdos incluyen a todos los destinatarios implícitamente.  Los documentos de la biblioteca de comparten de forma explícita en las propiedades de la plantilla.

Sin embargo, hay funciones en la mayoría de las organizaciones que requieren supervisiones o transacciones que no involucran directamente al observador o grupos de agentes que deben tener información general de todas las transacciones dentro de su grupo.

El uso compartido de contenido del usuario permite que un usuario o un grupo comparta su contenido con cualquier otro usuario o grupo.

Hay dos tipos de uso compartido de contenido del usuario disponibles:

  • Básico – El usuario solo puede ver
  • Avanzado – El grupo y el usuario pueden ver y tienen la opción de modificar y enviar
    • Cuando el Usuario A comparte su contenido con el Usuario X:
      • El Usuario X puede ver todo el contenido en la página Administrar del Usuario A
      • El Usuario X puede modificar un acuerdo que esté en proceso (si se activa)
      • El Usuario X puede enviar un acuerdo en nombre del usuario (si se activa)
        • El Usuario X queda registrado en el historial y en el registro de auditoría como el que envió en nombre del Usuario A
        • El Usuario A es el propietario y el administrador del acuerdo
    • Se ha activado el uso compartido de grupo
      • Cuando el Usuario A comparte su contenido con el Grupo N:
        • Todos los miembros del Grupo N pueden ver todo el contenido en la página Administrar del Usuario A
        • Todos los miembros del Grupo N tienen la autoridad establecida en el uso compartido (Enviar o Modificar) por el Usuario A
      • Cuando el Grupo N se comparte para el Usuario A:
        • El Usuario A puede ver todo el contenido de todos los usuarios en Grupo N
        • El Usuario A tiene la autoridad para Enviar o Modificar acuerdos (según se configure) para todos los miembros del Grupo N

En la actualidad, el uso compartido avanzado solo está disponible para cuentas de nivel Enterprise. Los administradores que quieran habilitar el uso compartido avanzado deben contactar a su gestor de sucesos para convertir esta cuenta.

Nota:

Una vez que una cuenta se pasa al uso compartido avanzado, no se puede devolver al uso compartido básico. Eso es un proceso unilateral.


Disponibilidad

El uso compartido básico está disponible para todos los paquetes de licencia múltiple.

  • El uso compartido básico tiene un límite de 100 cuentas “compartidas con otros” y otras 100 “compartidas conmigo”

El uso compartido avanzado solo está disponible para clientes de nivel Enterprise.

  • El uso compartido avanzado tiene un valor predeterminado de 500 cuentas “compartidas con otros” y otras 500 “compartidas conmigo”
    • Si necesita más de 500 cuentas compartidas de cualquier forma, póngase en contacto con el administrador de éxito

Las cuentas individuales solo pueden compartir objetos individuales desde la página Administrar.

Las cuentas gratuitas no ofrecen el uso compartido del contenido.


Interfaz de usuario

Uso compartido básico

Los usuarios con el mismo modelo de uso compartido básico pueden establecer, revisar y cancelar sus cuentas compartidas en la sección Preferencias personales. Todos los usuarios (incluidos administradores) tienen la misma experiencia.

Hay dos páginas discretas, una para las cuentas compartidas entrantes (Ver otras cuentas) y otras para las salientes (Compartir mi cuenta):

Interfaz de uso compartido básico

Los usuarios solicitan cuentas compartidas haciendo clic en el icono del plus e introduciendo el correo electrónico del usuario con quien quieren compartir.

Uso compartido básico - solicitud para ver

Después de solicitar un uso compartido, este existe en estado “Pendiente” hasta que el usuario que recibe la solicitud acepta o declina la invitación.

Interfaz básica - solicitudes pendientes


Uso compartido avanzado

Cuando una cuenta se pasa al uso compartido avanzado, la interfaz de usuario cambia de dos páginas distintas a solo una única página con pestañas llamada Estado de uso compartido:

Uso compartido avanzado - navegación al menú

Las dos pestañas se alinean respecto a las dos páginas utilizadas bajo reglas de uso compartido básico

  • Mi cuenta Compartido con > Compartir mi cuenta
  • Compartido conmigo > Ver otras cuentas

Los usuarios establecen cuentas compartidas al hacer clic en el icono del plus, que abre un elemento emergente que permite al usuario introducir una dirección de correo electrónico o seleccionar usuarios o grupos de entre una lista de los objetos de usuario o de grupo actuales.

  • La flecha a la derecha del nombre del grupo expande los grupos para enumerar a los usuarios
  • El icono del plus añade al usuario/grupo a la solicitud de uso compartido (en el campo de entrada superior)
Uso compartido avanzado - uso compartido de grupo

 

Tras identificar a los usuarios/grupos para el uso compartido, el solicitante puede definir los permisos que quiere aplicar al mismo (Enviar o Modificar):

foo

Los administradores de cuenta tienen la capacidad de establecer el uso compartido entre un usuario y cualquier otro dentro de su cuenta de Adobe Sign sin la aprobación de estos.

Los administradores de grupo tienen la capacidad de establecer el uso compartido entre un usuario y otro dentro de su grupo sin la aprobación de estos.

Los administradores de grupo que intenten establecer un uso compartido con un usuario o un grupo fuera de su grupo producirán un uso compartido “Pendiente”.  El otro usuario debe aprobar (aceptar) la solicitud de uso compartido de forma expresa para que este se produzca.

  • Las solicitudes de uso compartido con un grupo generan el correo electrónico al administrador del grupo, que acepta o rechaza cualquier uso compartido pendiente.

Los usuarios que no sean administradores pueden solicitar un uso compartido (basado en los controles configurados) que permanezca como “Pendiente” hasta que la otra parte acepte o rechace la solicitud de uso compartido.

Distribución avanzada - pendiente de solicitud


Distribución de grupo

Los administradores (en las reglas de uso compartido avanzadas) tienen la capacidad de compartir el grupo del que son administradores y de gestionar los usos compartidos que se adjuntan al grupo (respecto el usuario).

Desde el aspecto funcional, el uso compartido del grupo es igual que los otros usos compartidos del usuario, excepto que el grupo es un contenedor más grande, y al compartir con un grupo, el usuario obtiene acceso a todo el contenido de todos los usuarios de ese grupo.

Si se elimina a un usuario del grupo, el contenido del usuario ya no estará en el grupo, por lo que ya no será visible.

Para acceder al nivel de uso compartido de grupo como administrador de grupo:

  • Inicie sesión en su usuario de administrador de grupos
  • Vaya a Grupo > Mi grupo de usuarios > Compartir estado
Vaya al estado de Uso compartido de grupo

Nota:

Un grupo puede compartirse con sí mismo, lo que hace que todos los usuarios del grupo puedan ver a todos los usuarios del grupo sin tener que definir usos compartidos individuales.

Los administradores de cuenta pueden gestionar los usos compartidos para todos los grupos de la cuenta y establecer los usos compartidos entre grupos sin que sea necesario la aceptación de otro usuario.

Para acceder al uso compartido de grupo como administrador de cuentas:

  • Vaya a Cuenta > Grupos > {Seleccione el grupo que desee compartir}
Seleccionar un grupo

Cuando se carga el menú grupo, haga clic en Estado del uso compartido

Uso compartido de grupos - estado del uso compartido de grupos


Controles adicionales para gestionar los usos compartidos entre las cuentas

El usuario que originó el uso compartido “Pendiente” puede volver a enviar la solicitud de uso compartido al usuario de destino de esta forma:

  • Vaya a la interfaz de uso compartido
  • Haga clic una vez en el uso compartido que desea volver a enviar
  • Haga clic en el vínculo Volver a enviar solicitud de uso compartido.
  • Se envía un mensaje de correo electrónico automático al usuario de destino
Reenviar una solicitud de uso compartido

Cuando un usuario solicita un uso compartido, el usuario de destino (o el administrador de grupo en el caso de los Grupos) recibe un correo electrónico con un vínculo para aprobar el uso compartido:

Acepte o rechace un correo electrónico de solicitud de uso compartido

Como alternativa, el usuario puede aceptar o rechazar una solicitud en la aplicación de esta forma:

  • Vaya a la interfaz de uso compartido
  • Haga clic una vez en la solicitud pendiente que desee aceptar o rechazar
  • Haga clic en Aceptar o Rechazar
Aceptar o rechazar una solicitud de uso compartido

Ambos modelos de uso compartido permiten que cualquier parte cancele un uso compartido en cualquier momento:

  • Vaya a la interfaz de uso compartido
  • Haga clic una vez en el uso compartido que desea cancelar
  • Haga clic en el vínculo Cancelar uso compartido.
Cancelar un uso compartido

Los permisos para un uso compartido establecido entre usuarios o grupos pueden modificarse de esta forma:

  • Vaya a la interfaz de uso compartido
  • Haga clic una vez en el uso compartido que desee editar para mostrar las opciones en la parte superior de la lista
  • Haga clic en el vínculo Modificar permisos
  • Cambie los permisos
  • Haga clic en Guardar.
Modifique los permisos de uso compartido


Ver contenido compartido

El contenido compartido a su usuario se muestra en la pestaña Administrar.

En la esquina superior izquierda de la página Administrar, puede ver una flecha desplegable junto a Sus acuerdos

  • Haga clic en la flecha para mostrar la lista de usuarios/grupos que se hayan compartido con usted
  • Seleccione el usuario/grupo que desee ver
  • También hay una opción para seleccionar Todos los acuerdos compartidos, que devuelve Todo el contenido compartido
Seleccione la flecha desplegable en su página Administrar

La página se actualiza para mostrar el contenido de la página Administrar del usuario/grupo seleccionado:

Encabezado de la cuenta compartida

Nota:

Los filtros del raíl izquierdo (En curso, Completado, Formularios web) filtran el contenido del mismo modo que lo hacen cuando esté viendo el contenido.


Controles de uso compartido avanzado

El uso compartido avanzado permite a un usuario modificar los documentos y los campos en los acuerdos de una cuenta compartida (siempre que el acuerdo cumpla los requisitos).

Para modificar un acuerdo:

  • Vaya a la página Administrar
  • Cambie la vista al usuario que sea propietario del acuerdo que se va a modificar
  • Haga clic una vez en el acuerdo para seleccionarlo
  • Expanda las opciones para verlas
  • Haga clic en la acción que desee realizar:
Modificar un acuerdo compartido

El uso compartido avanzado permite al usuario enviar un acuerdo en nombre de un usuario compartido.

Este acuerdo es propiedad de la cuenta compartida como si el propietario de la cuenta lo hubiese enviado.

Solo el registro de auditoría y el historial indicarán que el acuerdo se ha enviado a través de la cuenta compartida por otro usuario.

Para enviar un acuerdo desde una cuenta compartida:

  • Inicie sesión con su usuario
  • Haga clic en su nombre en la esquina superior derecha de la pantalla y seleccione Cambiar cuenta
  • Seleccione al usuario en nombre del que desee enviar
    • Haga clic en Aceptar.
Uso compartido avanzado - cambiar cuentas

La página se actualiza para mostrar una interfaz limitada.

Un mensaje en la parte superior de la página indica que está en una cuenta compartida e identifica al usuario de dicha cuenta.

A la derecha del mensaje hay un vínculo que le devuelve a su cuenta.

  • Haga clic en la ficha Enviar
  • Configure y envíe el acuerdo como de costumbre
Cuenta a la que se ha cambiado

El registro Actividad del acuerdo indica claramente que el acuerdo se enviará en nombre del usuario:

Registro de auditoría al enviar en nombre de otra cuenta


Controles

Los controles de administrador para el uso de compartido de usuarios se pueden encontrar en Configuración de la cuenta > Configuración de seguridad > Uso compartido de cuentas

  • El uso compartido se puede configurar en el nivel de Cuenta al propagar la configuración a todos los Grupos
  • El uso compartido se puede configurar en el nivel de Grupo, eliminando los valores heredados del nivel de Cuenta.

Los controles de uso compartido básico definen si se permite el uso compartido y el método por el cual se inicia el uso compartido:

  • No permitir el uso compartido de la cuenta: La interfaz para el uso compartido de la cuenta se elimina de la interfaz de usuario de la cuenta o grupo establecidos.
  • Permitir solicitudes de compartir la cuenta: Permite que los usuarios en la cuenta o en el grupo configurado soliciten ver el contenido de otro usuario
  • Permitir el uso compartido de la cuenta propia: Permite que los usuarios en la cuenta o en el grupo configurado compartan su cuenta con otro usuario
  • Ambos: El usuario puede solicitar y ofrecer el uso compartido 
Controles de uso compartido en el menú de administrador

El uso compartido avanzado proporciona un conjunto adicional de permisos:

  • Con cuentas externas: Cuando esta opción está activada, los usuarios podrán compartir el contenido de su cuenta con otros usuarios que tengan cuentas de Adobe Sign
  • Con cuentas internas: Cuando esta opción está activada, los usuarios podránn compartir el contenido de su cuenta con otros usuarios que tengan su (misma) cuenta de Adobe Sign

Activar el uso compartido con cuentas internas permite dos opciones adicionales:

  • Envío: Permite que la parte con la que se ha compartido contenido pueda enviar nuevos acuerdos en nombre de la parte que ha compartido en primer lugar
    • El historial y el registro de auditoría indican claramente que el acuerdo se haya enviado por la parte con la que se ha compartido en nombre de la parte que ha compartido en primer lugar
    • La parte que ha compartido el acuerdo en primer lugar es la propietaria y lo administra como si lo hubieran mandado ellos mismos
  • Modificar las transacciones existentes: Permite que la parte con la que se ha compartido modifique acuerdos en curso

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