Tento článek obsahuje informace o budoucím vydání. Data vydání, funkce a ostatní informace se mohou bez předchozího upozornění změnit.
Nová verze tohoto prostředí zahrnuje nejběžněji používané funkce, ale ještě nesplňuje všechny funkce klasické verze. Seznam aktuálně dostupných funkcí a funkcí, které jsou stále ve vývoji, naleznete na stránce Podporované prvky. Další funkce budou přidány v budoucích verzích.
Přehled funkce Hromadné odeslání
Funkce Hromadné odeslání (SiB) umožňuje uživatelům vytvořit jednorázovou „vzorovou“ šablonu dohody a dodat seznam příjemců. Při odeslání transakce Hromadné odeslání je pro každý záznam příjemce vygenerována podřízená dohoda. Lze provést až 1000 podřízených transakcí, přičemž všechny podřízené dohody jsou samostatné a autonomní, pokud jde o ostatní vygenerované dohody.
Vzhledem k tomu, že jsou všechny podřízené dohody vytvořeny ze stejné vzorové šablony, mohou uživatelé na stránce Správa zkontrolovat vzorovou transakci Hromadné odeslání, stejně jako celkový stav podřízených dohod.
Existují dva způsoby, jak přidat seznam záznamů příjemců a nakonfigurovat šablonu:
- Ruční konfigurace - V tomto případě použití odesílatel ručně zadá (nebo vloží) e-mailové adresy uživatelů a vybere možnosti šablony v uživatelském rozhraní.
- Tato možnost omezuje počet příjemců na jednoho externího příjemce na podřízenou smlouvu.
- Odesílatel může být zařazen jako volitelný příjemce po podpisu externího příjemce.
- Nahrávání souboru s hodnotami oddělenými čárkou (CSV) – CSV je tabulka, ve které každý řádek představuje záznam příjemce a různé sloupce definují vlastnosti dohody, z nichž každá může být přizpůsobena příjemcům dohody. Odesílatel tak má mnohem rozsáhlejší kontrolu nad tím, jak lze dohodu přizpůsobit příjemcům. Mezi výhody použití souboru CSV patří:
- Můžete mít více příjemců. (Až 100 příjemců na dohodu.)
- Individuální přizpůsobení jednotlivým příjemcům:
- Jméno příjemce
- Role
- Způsob ověření
- Soukromá zpráva pro příjemce
- Přizpůsobení na úrovni dohody:
- Název dohody
- Lokalizace
- Globální zpráva o dohodě
- Termín konce platnosti
- Tok podpisů
- Vlastní pole sloučení, do kterých soubor CSV vloží hodnotu určenou pro pole v dohodě, což umožňuje přidat do dohody údaje specifické pro příjemce, jako jsou ulice, seznam zboží nebo služeb, ceny a slevy.
Dostupnost:
- Acrobat Standard a Acrobat Pro: Podporováno ruční zadávání uživatelem; import CSV není podporován
- Řešení Acrobat Sign: Podporováno ruční zadávání; Podporován import CSV
- Acrobat Sign for Government: Podporováno ruční zadávání; Podporován import CSV
Funkce a proces Hromadného odesílání jsou dostupné prostřednictvím více rozhraní a vaše zkušenost bude založena na službě, kterou jste si zakoupili.
Rozsah konfigurace:
- Pro úrovně Acrobat Pro a Acrobat Standard není Hromadné odesílání konfigurovatelné z hlediska přístupu a dostupných funkcí. Všechny účty mají přístup k ručně konfigurované verzi, která:
- Umožní až 50 podřízených smluv.
- Umožní nastavit připomenutí.
- Nakonfiguruje heslo pro ochranu zobrazení dokončené smlouvy.
- Pro řešení Acrobat Sign a Acrobat Sign for Government
Sestavy pro hromadné odeslání
Při reportování dat dohod zahrnutých ve funkci Hromadné odeslání máte k dispozici několik možností. Použitá možnost závisí na typu informací, které chcete shromáždit.
Veškeré reportování výslovně vázané k funkci Hromadné odeslání vzorového objektu naleznete na stránce Správa, na kterou se dostanete výběrem filtru Hromadně odesláno a otevřením vzorové šablony funkce Hromadné odeslání, kterou si přejete zkontrolovat.
Pokud chcete pouze zkontrolovat základní míru dokončení nebo najít konkrétní dohodu, můžete využít tabulku se shrnutím dohod v seznamu Akce.
Tisknutelnou tabulku všech podřízených dohod lze vygenerovat pomocí akce Zobrazit aktivitu o zprávě.
K definici dohody založené na souboru CSV společně s kompletními uživatelskými daty na úrovni polí formulářů můžete použít akci Stáhnout data pole formuláře.
Standardní prostředí pro tvorbu zpráv dokáže vytvářet tisknutelné grafy a poskytovat data na úrovni polí ve formátu CSV.
Nadřazená šablona obsahuje souhrnnou tabulku v seznamu Akce pro všechny podřízené dohody. Tabulka identifikuje počet dohod v každém stavu.
Kliknutím na souhrnnou tabulku otevřete seřaditelné zobrazení jednotlivých podřízených dohod. Záznamy v souhrnné tabulce slouží jako aktivní odkazy na dohody, čímž vám podle potřeby umožňují snadnou manipulaci s jednotlivými dohodami.
Možnost Zobrazit zprávu o aktivitě na seznamu Akce obsahuje Zprávu o realizaci dokumentu. Tato zpráva poskytuje podrobnější (a tisknutelný) přehled o podřízených dohodách podle stavu.
Akce Stáhnout data pole formuláře stáhne data polí všech podřízených dohod vytvořených vzorovou šablonou.
Každý řádek souboru CSV představuje jeden záznam dohody. Záznam je sestaven tak, aby poskytl:
- Nejprve všechny informace o příjemci:
- Jméno příjemce (získáno při použití podpisu)
- E-mail příjemce
- Role příjemce
- Způsob a hodnotu ověření příjemce
- Soukromá zpráva příjemce
- Po informacích o příjemci následují informace o dohodě:
- E-maily příjemců na kopii
- Národní prostředí
- Informace o připomenutí
- Informace o vypršení platnosti
- Název dohody
- Globální zpráva dohody
- Pořadí podpisů
- Po polích dohody následují data vlastních polí. Ta zahrnují všechna pole obsažená v šabloně dokumentu nebo vytvořená v dokumentech.
- Vlastní pole jsou seřazena abecedně podle názvu.
- Posledním polem je ID dohody.
Tvorba základních zpráv o dohodách pracuje s podřízenými dohodami, ale přistupuje k nim jako k běžným dohodám. Nevytváří žádné vztahy v tom smyslu, kdy jsou některé dohody propojené se vzorovou šablonou dohody.
Užíváte-li ve svých kampaních s funkcí Hromadné odeslání jedinečné názvy, tyto názvy můžete po vyfiltrování podle názvu využít při generování zpráv.
Zákazníci, kteří funkci Hromadné odeslání hodně využívají, mohou tomuto účelu vyhradit celou skupinu. To umožňuje přesnější doladění příjemcova prostředí a filtrování dohod podle skupiny při generování zpráv.
Při prvotním nahrání souboru CSV za účelem importu příjemců se při jakýchkoli chybách formátování prvků spravovaných aplikací Acrobat Sign na stránce konfigurace šablony zobrazí odkaz na chybu.
Výběrem odkazu na chybu zobrazíte seznam chyb podle čísla řádku souboru CSV:
Před odesláním transakce Hromadné odeslání a zahájením generování podřízených dohod musí být opraveny všechny chyby formátování CSV.
Některé chyby nejsou zjištěny jako problémy během procesu nahrávání CSV, ale jsou odhaleny během generování podřízených dohod. Například přiřazení role nebo metody ověřování příjemci, které je v rozporu s nastavením skupiny. Tyto chyby v provozu jsou zaznamenány ve zprávě o chybě, kterou lze stáhnout ze stránky Správa výběrem akce Stáhnout zprávu o chybě pro vzorovou šablonu:
Systém přidá řádek do protokolu chyb, který obsahuje informace o řádku příjemce, když jsou zjištěny chyby.
Zpracování souboru CSV se obnoví a vygeneruje podřízenou dohodu pro každý řádek souboru CSV, který nezpůsobí chybu.
Příjemcům uvedeným ve zprávě o chybě musí být dohoda znovu zaslána v nové transakci.
V případě chyb v provozu není odesílateli doručeno žádné zjevné upozornění.
Odesílatelé by měli vždy po dokončení generování podřízených dohod zkontrolovat zprávu ke stažení pro vzorovou šablonu.
Stáhněte dokončené podřízené smlouvy ze stránky Spravovat
(Pouze platforma Acrobat Sign Solutions Commercial)
Všechny dokončené podřízené dohody můžete stáhnout prostřednictvím transakce Hromadné odeslání přímo ze stránky Správa. To vám umožní přístup k finalizovanému dokumentu v jediném souboru ZIP.
- Každá žádost o stažení podporuje až 100 MB dat.
- Pokud celková požadovaná sada dat překročí 100 MB, nebude akce Stáhnout dokončené dohody k dispozici.
- Zahrnuty jsou pouze dohody označené jako Dokončené. Vyloučeny jsou probíhající, zrušené, odmítnuté nebo ukončené dohody.
- V případě potřeby můžete proces stahování zopakovat a zajistit tak, aby byly zahrnuty všechny dokončené dohody.
Jak stáhnout dokončené dohody
- Přejděte na stránku Správa.
- Výběrem transakce Hromadné odeslání otevřete lištu Akce.
- Vyberte akci Stáhnout dokončené dohody.
- Systém vygeneruje soubor ZIP obsahující pouze dohody se stavem Dokončeno.
- Jakmile bude stahování připraveno, uložte soubor ZIP do místního systému.
- Po zahájení procesu stahování můžete bezpečně přejít mimo obrazovku a provést další akce. Správce stahování vašeho prohlížeče vás upozorní, jakmile systém soubor přijme.
- Pro stažené dohody není v současné době vytvářena žádná zpráva. Pokud zjistíte, že některé dohody nebyly staženy, zkuste provést proces stahování znovu.
Konfigurační úvahy týkající se správy dat (pouze řešení Acrobat Sign)
Funkce Hromadné odeslání má vlastnost nazvanou „roll-up“ (souhrn), která určuje, kolik upozornění odesílatel obdrží s ohledem na počet podřízených dohod vytvořených šablonou SiB. Výchozí hodnota je tři, což znamená, že odesílatel je upozorněn pouze při vygenerování tří nebo méně podřízených dohod. Nastavení souhrnu se nezobrazuje u zákazníků a může ho změnit pouze tým podpory služby Acrobat Sign.
Správa dat určuje, jak rychle bude dohoda ze systému Acrobat Sign odstraněna poté, co dosáhne konečného stavu (Dokončeno, Zrušeno nebo Platnost vypršela).
Zákazníci, kteří potřebují pracovat s dokončenými dohodami odeslanými prostřednictvím procesu Hromadné odeslání, mohou chtít rozšířit počet souhrnů (případně na hodnotu „neomezeně“), aby zajistili, že budou dostávat oznámení o „dokončených“ podřízených dohodách dříve, než budou automaticky odstraněny ze systému správou dat.
Podrobnosti souboru
- Název souboru ZIP se zakládá na názvu transakce Hromadné odeslání a na konci je připojeno číslo transakce.
- Každá dokončená dohoda uvnitř souboru ZIP je pojmenována na základě ID transakce.
- Zprávy o auditu nejsou zahrnuty do stahování spuštěného ze stránky Správa, ale mohou být zahrnuty při stahování prostřednictvím rozhraní API.
Osvědčené postupy
Pro základní dokumenty používejte osvědčené šablony. To je obzvláště důležité, pokud máte více příjemců. Několik kol testování na úrovni polí, abyste se pomocí užitečných ověření ujistili, že jsou pole správně přiřazena a je zachytáván správný obsah. To zabere podstatně méně času než zrušení stovek jednotlivých dohod.
Při sestavování šablon používejte smysluplné názvy polí, aby sestavy vracely smysluplná záhlaví sloupců.
Může být vhodné prozkoumat integraci s nástrojem Power Automate, aby bylo možné automatizovat všechny činnosti po dokončení, a zredukovat tak manuální práci uživatelů a chránit se před výpadky, kdy by dohoda mohla být ztracena kvůli pravidlům správy dat.
Co byste měli vědět
- Nové rozhraní funkce Hromadné odeslání stále prochází vývojem, a v budoucích verzích jsou tak očekávány další možnosti (např. další způsoby ověřování, strany definované dohodou, které jsou příjemci kopie, připomenutí definovaná dohodou).
- Možnost Odesílatel podepisuje jako první, která se nachází v klasické verzi funkce Hromadné odeslání, v nové verzi momentálně není, ale očekává se v některé z budoucích verzí pro ruční proces. Zákazníci, kteří používají metodu nahrávání souborů CSV, musí přidat odesílatele do souboru CSV jako příjemce v každém záznamu, ve kterém se musí odesílatel podepsat.
- Změna výběru skupiny nezmění logo na stránce odesílatele. Následné e-maily a prostředí pro podepisování používají správné logo skupiny, ze které je dohoda odeslána.
- Zrušení všech podřízených dohod transakce Hromadné odeslání na úrovni (vzorové) šablony je možné pouze v případě, že nebyly podepsány žádné podřízené dohody. Pokud jsou nějaké podřízené dohody podepsány, aktivita Zrušit bude z rozhraní šablony odebrána a stávající dohody bude nutné zrušit na úrovni dohody.
- Možnost použití souboru CSV nabízí mnoho volitelných polí, ale povinná je pouze e-mailová adresa. Po důkladném seznámení s procesem založeným na souboru CSV pro vás již nebudou pokročilejší funkce polí (jako jsou slučovací pole) tak odrazující a otevřou se vám cennější možnosti, které soubory CSV nabízejí.
