Příručka služby Adobe Acrobat Sign
Co je nového
Začínáme
Správa
- Přehled konzole Admin Console
-
Správa uživatelů
- Přidání uživatelů
- Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
- Kontrola uživatelů s chybami zřizování
- Změna jména/e-mailové adresy
- Úprava členství uživatele ve skupině
- Povýšení uživatele do role správce
- Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
- Přepnutí identity uživatele
- Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
- Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
- Profily produktů
- Prostředí pro přihlášení
-
Pokyny pro regulační požadavky
- Dostupnost
- HIPAA
- GDPR
- Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
- Zákazníci ve zdravotnictví
- Podpora IVES
- Ukládání dohod do trezoru
- Hlediska EU/Spojeného království
- Nárokování domény
- Odkazy na nahlášení zneužití
Odesílání, podepisování a správa dohod
-
Možnosti příjemce
- Zrušení e-mailového připomenutí
-
Možnosti na stránce elektronického podpisu
- Přehled stránky elektronického podpisu
- Otevření pro čtení dohody bez polí
- Odmítnutí podepsání dohody
- Delegování podpisového oprávnění
- Stažení PDF dohody
- Zobrazení historie dohody
- Zobrazení zpráv dohody
- Přechod z elektronického na vlastnoruční podpis
- Přechod z vlastnoručního na elektronický podpis
- Navigace v polích formuláře
- Vymazání dat z polí formuláře
- Zvětšení a navigace na stránce elektronického podpisu
- Změna jazyka použitého v nástrojích a informacích dohody
- Přehled právních upozornění
- Úprava předvoleb souborů cookie aplikace Acrobat Sign
- Odesílání dohod
-
Vytváření polí v dokumentech
- Prostředí pro vytváření v aplikaci
- Vytváření formulářů pomocí textových značek
- Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
- Pole
- Časté dotazy k vytváření
- Podepisování dohod
-
Správa dohod
- Přehled stránky Správa
- Delegování dohod
- Nahrazení příjemců
- Omezení viditelnosti dokumentu
- Zrušení dohody
- Vytváření nových připomenutí
- Kontrola připomenutí
- Zrušení připomenutí
- Přístup k postupům modulu Power Automate
-
Další akce...
- Jak vyhledávání funguje
- Zobrazení dohody
- Vytvoření šablony z dohody
- Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
- Nahrání podepsané dohody
- Úpravy souborů a polí odeslané dohody
- Úprava způsobu ověření příjemce
- Přidání nebo změna data vypršení platnosti
- Přidání poznámky do dohody
- Sdílení jednotlivé dohody
- Zrušení sdílení dohody
- Stažení jednotlivé dohody
- Stažení jednotlivých souborů dohody
- Stažení sestavy auditu dohody
- Stažení obsahu pole dohody
- Sestava auditu
- Tvorba sestav a export dat
Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod
-
Webové formuláře
- Tvorba webového formuláře
- Úprava webového formuláře
- Zakázání/povolení webového formuláře
- Skrytí/zobrazení webového formuláře
- Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu
- Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
- Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
- Změna velikosti webového formuláře
- Opakovaně použitelné šablony
- Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
-
Pracovní postupy služby Power Automate
- Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
- Povolení integrace modulu Power Automate
- Kontextové akce na stránce Správa
- Sledování využívání modulu Power Automate
- Vytvoření nového postupu (příklady)
- Aktivační události používané pro postupy
- Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
- Správa postupů
- Úpravy postupů
- Sdílení postupů
- Zakázání nebo povolení postupů
- Odstranění postupů
-
Užitečné šablony
- Pouze správce
- Archivace dohody
- Archivace dohod webových formulářů
- Extrahování dat dohody
- Oznámení o dohodě
- Vygenerování dohody
- Vlastní pracovní postupy odeslání
- Sdílení uživatelů a dohod
Integrace s jinými produkty
- Služba Adobe Sign pro Salesforce
-
Služba Acrobat Sign pro Microsoft
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
- Služba Acrobat Sign pro Outlook
- Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
- Služba Acrobat Sign pro Teams
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
- Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics
- Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint
- Další integrace
- Integrace spravované partnery
- Jak získat integrační klíč
Vývojář služby Acrobat Sign
- Rozhraní API REST
- Webhooky
Podpora a řešení problémů
Přehled
Funkce Hromadné odeslání umožňuje uživatelům vytvořit „vzorovou“ šablonu dohody, která dokáže vygenerovat až 1 000 „podřízených“ dohod. Každá podřízená dohoda využívá stejné soubory, pole a vlastnosti vzorové šablony dohody, ale zůstává nezávislá a zachovává si veškerá nastavení soukromí a zabezpečení jednotlivě vytvořené dohody.
Hromadné odeslání umožňuje zadávat příjemce ručně nebo pomocí souboru CSV, díky kterému můžete nahrát seznam e-mailových adres příjemců. Soubor CSV nabízí odesílateli další funkce, například podporu více příjemců, přiřazení rolí, možnosti ověření a výchozí hodnoty polí, které mohou jednotlivé dohody během jejich tvorby personalizovat.
Jak se používá
Uživatelé, kteří mají funkci Hromadné odeslání povolenou ve svých primárních skupinách, k ní mají přístup prostřednictvím dlaždice Hromadné odeslání na domovské stránce.
Rozhraní umožňuje nahrát soubory a definovat základní dokumentaci vzorové šablony dohody. Každá podřízená dohoda vytvořená dávkově pomocí funkce Hromadné odeslání všechny tyto dokumenty obsahuje.
E-mailové adresy příjemců jsou přidány ručně nebo pomocí souboru CSV. Při ručním zadávání obdrží každý e-mail vlastní, samostatně vygenerovanou podřízenou dohodu. Při použití souboru CSV je každý jeho řádek aplikován na podřízenou dohodu. Ať už využijete jakoukoli metodu, jednotliví příjemci nemají možnost nahlížet do jiných dohod. Každá dohoda je zabezpečená a osobní.
Každou podřízenou dohodu je možné spravovat nezávisle na stránce Správa pomocí filtrů Průběh / Dokončeno / Zrušeno / Skončila platnost.
Vzorovou šablonu funkce Hromadné odeslání, použitou k tvorbě podřízených dohod, je možné spravovat na stránce Správa ve filtru Hromadné odeslání. Vzorová šablona má tři důležité funkce:
Osvědčené postupy
Zamysleme se nad tím, jak použít funkci Hromadné odeslání v rámci své organizace. Nejlepší možnost, pokud od jednotlivých uživatelů neočekáváte, že budou vytvářet události hromadných dohod, je zakázat přístup na úrovni účtu, aby se tato funkce všem skupinám přirozeně propsala jako zakázaná. Výslovně povolte konkrétní skupiny s identifikovatelným použitím (např. lidské zdroje); pokud máte možnost přiřadit uživatele do několika skupin, vytvořte skupinu, která přiřazeným uživatelům funkce Hromadné odeslání poslouží jako primární skupina.
Povolením importu souboru CSV výrazně zvýšíte použitelnost této funkce. Pokud nemáte závažný důvod, proč zadat všechny uživatele ručně, důrazně doporučujeme povolit nahrávání souborů CSV.
Zpřístupněte nové prostředí funkce Hromadné odeslání. Soubory CSV používané v klasickém prostředí jsou stále funkční, takže není třeba provádět rekonfiguraci. Nové možnosti pak dramaticky rozšiřují možnosti této funkce.
Konfigurace
Dostupnost:
Funkce Hromadné odeslání je k dispozici pro licenční plány týmů a podniků.
Rozsah konfigurace:
Účty týmové úrovně mají funkci Hromadné odeslání ve výchozím nastavení povolenou, stejně tak i možnost nahrávání souborů CSV. Rozhraní správce nemá dostupné žádné ovládací prvky.
Funkci Hromadné odeslání je možné povolit účtům na úrovni účtu a skupiny s podnikovou licencí.
Ovládací prvky pro tuto funkci naleznete v nastavení Globální nastavení > Hromadné odeslání
Konfigurovatelné možnosti jsou:
Co byste měli vědět
- Funkce Hromadné odeslání musí být povolena v uživatelově primární skupině, aby k ní měl uživatel přístup.
- Počet transakcí, které lze generovat pomocí funkce Hromadné odeslání, je omezen podle úrovně služby:
- Zákazníci podnikové a firemní úrovně mohou generovat maximálně 1 000 transakcí.
- Zákazníci služeb Acrobat Pro s pokročilým elektronickým podepisováním pro týmy a Adobe Acrobat Sign Professional mohou generovat maximálně 50 transakcí.
- Služba Acrobat Pro s pokročilým elektronickým podepisováním může generovat maximálně 50 transakcí.
- Účty pro malé firmy a zkušební týmové verze mohou generovat maximálně pět transakcí.
- Zkušební podnikové verze mohou generovat maximálně tři transakce.