Příručka uživatele Zrušit

Konfigurace přístupu k hromadnému odeslání

Hledat

Naposledy aktualizováno 3. 7. 2024

Adobe Sign

Otevřít aplikaci

Příručka služby Adobe Acrobat Sign

Co je nového

Začínáme

Správa

Přehled konzole Admin Console
Správa uživatelů
1. Přidání uživatelů
2. Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
  1. Technické účty – řízené rozhraním API
  2. Účty služeb – řízené ručně
3. Kontrola uživatelů s chybami zřizování
4. Změna jména/e-mailové adresy
5. Úprava členství uživatele ve skupině
6. Úprava členství uživatele ve skupině prostřednictvím rozhraní skupiny
7. Povýšení uživatele do role správce
8. Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
9. Přepnutí identity uživatele
10. Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
11. Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
12. Profily produktů
13. Prostředí pro přihlášení
Nastavení účtu/skupiny
1. Přehled nastavení
2. Globální nastavení
  1. Úroveň a ID účtu
  2. Nové prostředí příjemce
  3. Pracovní postupy pro podepisování sám sebou
  4. Hromadné odeslání
  5. Webové formuláře
  6. Vlastní pracovní postupy odeslání
  7. Pracovní postupy služby Power Automate
  8. Dokumenty knihovny
  9. Shromažďování údajů o formulářích s dohodami
  10. Omezená viditelnost dokumentu
  11. Připojení kopie podepsané dohody ve formátu PDF
  12. Přidání odkazu do e-mailu
  13. Přidání obrázku do e-mailu
  14. Soubory připojené k e-mailu budou pojmenovány jako
  15. Připojení sestav auditů k dokumentům
  16. Sloučení více dokumentů do jednoho
  17. Stažení jednotlivých dokumentů
  18. Nahrání podepsaného dokumentu
  19. Delegování pro uživatele v mém účtu
  20. Povolení delegování externích příjemců
  21. Oprávnění k podpisu
  22. Oprávnění k odeslání
  23. Oprávnění přidávat elektronické pečeti
  24. Nastavení časového pásma
  25. Nastavení výchozího formátu data
  26. Uživatelé ve více skupinách (UMG)
    1. Upgrade na použití UMG
  27. Oprávnění správce skupiny
  28. Nahrazení příjemce
  29. Sestava auditu
    1. Přehled
    2. Povolení neověřeného přístupu na stránce ověření transakce
    3. Zahrnutí připomenutí
    4. Zahrnutí událostí zobrazení
    5. Zahrnutí stránky dohody / počtu příloh
  30. Zápatí transakce
  31. Zprávy v produktu a nápověda
  32. Přístupné soubory PDF
  33. Nový způsob podepisování
  34. Zákazník ve zdravotnictví
3. Nastavení účtu
  1. Přidání loga
  2. Úprava názvu hostitele / adresy URL společnosti
  3. Přidání názvu společnosti
  4. Přesměrování na adresu URL po dokončení dohody
4. Preference podpisu
  1. Dobře formátované podpisy
  2. Povolení příjemcům podepisovat podle
  3. Podepisující mohou změnit své jméno
  4. Povolení příjemcům použít jejich uložený podpis
  5. Vlastní podmínky používání a právo požadovat podpis
  6. Procházení příjemců mezi poli formuláře
  7. Restart pracovního postupu dohody
  8. Odmítnutí podepsat
  9. Povolení pracovních postupů s razítkem
  10. Vyžádání od podepisujících uvedení pozice nebo společnosti
  11. Umožnění podepisujícím vytisknout a umístit vlastnoruční podpis
  12. Zobrazení zpráv při e-podepisování
  13. Vyžádání, aby podepisující k vytvoření svého podpisu použili mobilní zařízení
  14. Vyžádání IP adresy od podepisujících
  15. Vyloučení názvu společnosti a pozice na razítkách účastníků
5. Digitální podpisy
  1. Přehled
  2. Stažení a podepsání v aplikaci Acrobat
  3. Podepisování cloudovými podpisy
  4. Zahrnutí metadat pro poskytovatele identity
  5. Omezení cloudoví poskytovatelé podpisů
6. Elektronické pečeti
7. Digitální identita
  1. Brána k ověření digitální identity
  2. Zásady kontroly identity
8. Nastavení sestav
  1. Nové prostředí pro sestavy
  2. Nastavení klasické sestavy
9. Nastavení zabezpečení
  1. Nastavení jednotného přihlašování
  2. Nastavení Zapamatovat si mne
  3. Zásady hesla pro přihlášení
  4. Síla hesla pro přihlášení
  5. Doba trvání webové relace
  6. Typ šifrování PDF
  7. API
  8. Přístup k informacím o uživateli a skupině
  9. Povolení rozsahů IP
  10. Sdílení účtů
  11. Oprávnění ke sdílení účtů
  12. Ovládací prvky sdílení dohod
  13. Ověření identity podepisujícího
  14. Heslo pro podepisování dohody
  15. Síla hesla dokumentu
  16. Blokování podepisujících podle geografického umístění
  17. Telefonické ověření
  18. Ověření na základě znalostí (KBA)
  19. Povolení vyjmutí stránek
  20. Vypršení platnosti odkazu na dokument
  21. Nahrání klientského certifikátu pro webhooky/zpětná volání
  22. Časové razítko
10. Nastavení odeslání
  1. Zobrazení stránky Odeslat po přihlášení
  2. Vyžádání jména příjemce při odesílání
  3. Uzamknutí hodnot jména známých uživatelů
  4. Povolené role příjemce
  5. Povolení elektronických osvědčujících
  6. Skupiny příjemců
  7. Kopie
  8. Přístup příjemce k dohodě
  9. Povinná pole
  10. Připojování dokumentů
  11. Slučování polí
  12. Změny dohod
  13. Název dohody
  14. Jazyky
  15. Soukromé zprávy
  16. Povolené typy podpisů
  17. Připomenutí
  18. Ochrana podepsaného dokumentu heslem
  19. Odeslání oznámení o dohodě
  20. Možnosti identifikace podepisujícího
    1. Přehled
    2. Heslo pro podpis
    3. Jednorázové heslo prostřednictvím e-mailu
    4. Ověřování službou Acrobat Sign
    5. Telefonické ověření
    6. Cloudový digitální podpis
    7. Ověření založené na znalostech
    8. Průkaz totožnosti
    9. Sestavy totožnosti podepisujících
  21. Ochrana obsahu
  22. Povolení notářských transakcí
  23. Ukončení platnosti dokumentu
  24. Zobrazení náhledu, umístění podpisů a přidání polí
  25. Pořadí podepisování
  26. Liquid Mode
  27. Ovládací prvky vlastního pracovního postupu
  28. Možnosti nahrání na stránce elektronického podpisu
  29. Přesměrování adresy URL potvrzení po podepsání
11. Šablony zpráv
12. Nastavení pro biofarmacii
  1. Přehled
  2. Vynucení ověření identity
  3. Důvody podepsání
13. Integrace pracovních postupů
14. Nastavení služby Notarize
15. Integrace plateb
16. Zprávy podepisujícího
17. Nastavení protokolu SAML
  1. Konfigurace SAML
  2. Instalace služby Microsoft Active Directory Federation Service
  3. Instalace aplikace Okta
  4. Instalace aplikace OneLogin
  5. Instalace služby Oracle Identity Federation
18. Správa dat
19. Nastavení časového razítka
20. Externí archiv
21. Jazyky účtů
22. Nastavení e-mailů
  1. Obrázky záhlaví/zápatí e-mailů
  2. Povolení jednotlivých zápatí e-mailů uživatele
  3. Přizpůsobení e-mailu Žádost o podpis
  4. Přizpůsobení polí Komu a Kopie
  5. Povolení oznámení bez odkazů
  6. Přizpůsobení e-mailových šablon
23. Přechod z domény echosign.com na adobesign.com
24. Konfigurace možností pro příjemce
Pokyny pro regulační požadavky
1. Dostupnost
2. HIPAA
3. GDPR
4. Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
5. Zákazníci ve zdravotnictví
6. Podpora IVES
7. Ukládání dohod do trezoru
8. Hlediska EU/Spojeného království
Hromadné stahování dohod
Nárokování domény
Odkazy na nahlášení zneužití

Odesílání, podepisování a správa dohod

Možnosti příjemce
1. Zrušení e-mailového připomenutí
2. Možnosti na stránce elektronického podpisu
Odesílání dohod
Vytváření polí v dokumentech
1. Prostředí pro vytváření v aplikaci
2. Vytváření formulářů pomocí textových značek
3. Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
  1. Vytvoření formuláře AcroForm
  2. Vytváření přístupných souborů PDF
4. Pole
5. Časté dotazy k vytváření
Podepisování dohod
Správa dohod
Sestava auditu
Tvorba sestav a export dat
1. Přehled
2. Udělení přístupu uživatelům k vytváření sestav
3. Grafy sestav
4. Exporty dat
5. Přejmenování sestavy/exportu
6. Duplikování sestavy/exportu
7. Plánování sestavy/exportu
8. Odstranění sestavy/exportu
9. Kontrola použití transakce

Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod

Webové formuláře
Opakovaně použitelné šablony (Šablony knihovny)
Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
Pracovní postupy služby Power Automate
1. Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
2. Povolení integrace modulu Power Automate
3. Kontextové akce na stránce Správa
4. Sledování využívání modulu Power Automate
5. Vytvoření nového postupu (příklady)
6. Aktivační události používané pro postupy
7. Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
8. Správa postupů
9. Úpravy postupů
10. Sdílení postupů
11. Zakázání nebo povolení postupů
12. Odstranění postupů
13. Užitečné šablony
  1. Pouze správce
  2. Archivace dohody
    1. Uložení dokončených dokumentů do služby SharePoint
    2. Uložení dokončených dokumentů do služby One Drive for Business
    3. Uložení dokončených dokumentů do služby Google Drive
    4. Uložení dokončených dokumentů do služby DropBox
    5. Uložení dokončených dokumentů do služby Box
  3. Archivace dohod webových formulářů
    1. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do knihovny služby SharePoint
    2. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do služby OneDrive for Business
    3. Uložení vyplněných dokumentů do služby Google Drive
    4. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do služby Box
  4. Extrahování dat dohody
    1. Extrahování dat polí formuláře z podepsaného dokumentu a aktualizace listu aplikace Excel
  5. Oznámení o dohodě
    1. Odesílání vlastních e-mailových upozornění s obsahem dohody a podepsanou dohodou
    2. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign v kanálu služby Teams
    3. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign ve službě Slack
    4. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign ve službě Webex
  6. Vygenerování dohody
    1. Vygenerování dokumentu z formuláře služby Power App a šablony aplikace Word, odeslání k podpisu
    2. Vygenerování dohody ze šablony aplikace Word ve službě OneDrive a získání podpisu
    3. Vygenerování dohody pro vybraný řádek aplikace Excel, odeslání ke kontrole a podpisu
Vlastní pracovní postupy odeslání
Sdílení uživatelů a dohod
1. Sdílení uživatele
2. Sdílení dohod

Integrace s jinými produkty

Vývojář služby Acrobat Sign

Podpora a řešení problémů

Přehled

Funkce Hromadné odeslání umožňuje uživatelům vytvořit „vzorovou“ šablonu dohody, která dokáže vygenerovat až 1 000 „podřízených“ dohod. Každá podřízená dohoda využívá stejné soubory, pole a vlastnosti vzorové šablony dohody, ale zůstává nezávislá a zachovává si veškerá nastavení soukromí a zabezpečení jednotlivě vytvořené dohody.

Hromadné odeslání umožňuje zadávat příjemce ručně nebo pomocí souboru CSV, díky kterému můžete nahrát seznam e-mailových adres příjemců. Soubor CSV nabízí odesílateli další funkce, například podporu více příjemců, přiřazení rolí, možnosti ověření a výchozí hodnoty polí, které mohou jednotlivé dohody během jejich tvorby personalizovat.

Jak se používá

Uživatelé, kteří mají funkci Hromadné odeslání povolenou ve svých primárních skupinách, k ní mají přístup prostřednictvím dlaždice Hromadné odeslání na domovské stránce.

Rozhraní umožňuje nahrát soubory a definovat základní dokumentaci vzorové šablony dohody. Každá podřízená dohoda vytvořená dávkově pomocí funkce Hromadné odeslání všechny tyto dokumenty obsahuje.

E-mailové adresy příjemců jsou přidány ručně nebo pomocí souboru CSV. Při ručním zadávání obdrží každý e-mail vlastní, samostatně vygenerovanou podřízenou dohodu. Při použití souboru CSV je každý jeho řádek aplikován na podřízenou dohodu. Ať už využijete jakoukoli metodu, jednotliví příjemci nemají možnost nahlížet do jiných dohod. Každá dohoda je zabezpečená a osobní.

Každou podřízenou dohodu je možné spravovat nezávisle na stránce Správa pomocí filtrů Průběh / Dokončeno / Zrušeno / Skončila platnost.

Vzorovou šablonu funkce Hromadné odeslání, použitou k tvorbě podřízených dohod, je možné spravovat na stránce Správa ve filtru Hromadné odeslání. Vzorová šablona má tři důležité funkce:

Nadřazená šablona obsahuje souhrnnou tabulku v seznamu Akce pro všechny podřízené dohody. Tabulka identifikuje počet dohod v každém stavu. Kliknutím na souhrnnou tabulku otevřete seřaditelné zobrazení jednotlivých podřízených dohod.

Stránka Správa zvýrazňující souhrn dohody

Možnost Zobrazit zprávu o aktivitě na seznamu Akce obsahuje Zprávu o realizaci dokumentu. Tato zpráva poskytuje podrobnější (a tisknutelný) přehled o podřízených dohodách podle stavu.

Stránka Správa se zvýrazněnou akcí Zobrazit zprávu o aktivitě a zobrazenou vzorovou zprávou o aktivitě — Zpráva o realizaci dokumentu obsahuje kompletní souhrn celého seznamu podřízených dohod s celkovým přehledem nahoře.

Akce Stáhnout data pole formuláře stáhne data polí všech podřízených dohod vytvořených vzorovou šablonou.

Stránka Správa zobrazující příklad datových polí souboru CSV — Všechny podřízené dohody jsou zastoupeny. Pole se vyplní v průběhu dokončování dohod

Osvědčené postupy

Zamysleme se nad tím, jak použít funkci Hromadné odeslání v rámci své organizace. Nejlepší možnost, pokud od jednotlivých uživatelů neočekáváte, že budou vytvářet události hromadných dohod, je zakázat přístup na úrovni účtu, aby se tato funkce všem skupinám přirozeně propsala jako zakázaná. Výslovně povolte konkrétní skupiny s identifikovatelným použitím (např. lidské zdroje); pokud máte možnost přiřadit uživatele do několika skupin, vytvořte skupinu, která přiřazeným uživatelům funkce Hromadné odeslání poslouží jako primární skupina.

Povolením importu souboru CSV výrazně zvýšíte použitelnost této funkce. Pokud nemáte závažný důvod, proč zadat všechny uživatele ručně, důrazně doporučujeme povolit nahrávání souborů CSV.

Zpřístupněte nové prostředí funkce Hromadné odeslání. Soubory CSV používané v klasickém prostředí jsou stále funkční, takže není třeba provádět rekonfiguraci. Nové možnosti pak dramaticky rozšiřují možnosti této funkce.

Konfigurace

Dostupnost:

Funkce Hromadné odeslání je k dispozici pro licenční plány týmů a podniků.

Rozsah konfigurace:

Účty týmové úrovně mají funkci Hromadné odeslání ve výchozím nastavení povolenou, stejně tak i možnost nahrávání souborů CSV. Rozhraní správce nemá dostupné žádné ovládací prvky.

Funkci Hromadné odeslání je možné povolit účtům na úrovni účtu a skupiny s podnikovou licencí.

Ovládací prvky pro tuto funkci naleznete v nastavení Globální nastavení > Hromadné odeslání

Rozhraní nastavení správce se zvýrazněnými ovládacími prvky funkce Hromadné odeslání

Konfigurovatelné možnosti jsou:

Když je zapnuta funkce Hromadné odeslání, na panelu Domovská stránka se zobrazí dlaždice, která uživatelům umožňuje přístup k funkci.

Poznámka:

U účtů, které mají zapnutou možnost Uživatelé ve více skupinách, je funkce dostupná pouze uživatelům, kteří mají funkci zapnutou ve své primární skupině.

Když je uživatel členem skupiny, ve které je funkce Hromadné odeslání zapnuta (ale nikoli v primární skupině uživatele), uživatel dlaždici sice uvidí, ale nebude moci s rozhraním pracovat.

Dva snímky domovské stránky, jeden zobrazuje zvýrazněnou dlaždici funkce Hromadné odeslání (povoleno), zatímco ve druhém dlaždice chybí (zakázáno) — Pokud dlaždice funkce Hromadné odeslání není k dispozici, kontaktujte správce a zjistěte, zda ji lze povolit.

Zapnout možnost, která dovoluje nahrání seznamu příjemců v souboru CSV, se velice doporučuje.

Tvorba seznamu příjemců coby souboru CSV poskytuje oproti zadávání e-mailů přímo do pole Komu: lepší kontrolu a viditelnost.

Soubor CSV může dále obsahovat sloupce dat, ve kterých lze definovat role příjemců, možnosti ověření a hodnoty polí, což vede k personalizaci dohody pro každého příjemce a vylepšení jeho prostředí a míry dokončení.

Pokud je funkce povolená, odkaz Importovat soubor CSV se vloží pod pole Komu:.

Dva snímky rozhraní funkce Hromadné odeslání, jeden zvýrazňuje odkaz Importovat soubor CSV (povoleno), zatímco v druhém odkaz chybí (zakázáno) — Povolení importu souborů CSV vám umožní dělat mnohem víc než jen snadno zadávat e-maily příjemce. Pomocí souboru CSV lze identifikovat pole, která budou předem vyplněna vlastními daty každého příjemce.

Pokud je funkce Hromadné odeslání povolená, její nové prostředí je zpřístupněno uživatelům ve skupině.

Uživatelé mají k dispozici přepínací odkaz, aby se mohli v případě potřeby vrátit ke klasickému prostředí.

Nové prostředí umožňuje využít všechny nové funkce souborů CSV, ale zachovává zpětnou kompatibilitu se starým formátem CSV. Pokud je tedy soubor CSV vytvořen v klasickém formátu, je možné ho použít bez problémů.

Nová úvodní stránka funkce Hromadné odeslání se zvýrazněným přepínacím odkazem

Je-li nové prostředí zakázáno, uživatelé mají přístup ke klasickému rozhraní a mohou ho používat jako kdykoli před tím.

Klasická úvodní stránka funkce Hromadné odeslání

Co byste měli vědět

Funkce Hromadné odeslání musí být povolena v uživatelově primární skupině, aby k ní měl uživatel přístup.
Počet transakcí, které lze generovat pomocí funkce Hromadné odeslání, je omezen podle úrovně služby:
- Zákazníci podnikové a firemní úrovně mohou generovat maximálně 1 000 transakcí.
- Zákazníci služeb Acrobat Pro s pokročilým elektronickým podepisováním pro týmy a Adobe Acrobat Sign Professional mohou generovat maximálně 50 transakcí.
- Služba Acrobat Pro s pokročilým elektronickým podepisováním může generovat maximálně 50 transakcí.
- Účty pro malé firmy a zkušební týmové verze mohou generovat maximálně pět transakcí.
- Zkušební podnikové verze mohou generovat maximálně tři transakce.

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?