Příručka služby Adobe Acrobat Sign
Co je nového
Začínáme
Správa
- Přehled konzole Admin Console
-
Správa uživatelů
- Přidání uživatelů
- Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
- Kontrola uživatelů s chybami zřizování
- Změna jména/e-mailové adresy
- Úprava členství uživatele ve skupině
- Povýšení uživatele do role správce
- Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
- Přepnutí identity uživatele
- Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
- Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
- Profily produktů
- Prostředí pro přihlášení
-
Pokyny pro regulační požadavky
- Dostupnost
- HIPAA
- GDPR
- Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
- Zákazníci ve zdravotnictví
- Podpora IVES
- Ukládání dohod do trezoru
- Hlediska EU/Spojeného království
- Nárokování domény
- Odkazy na nahlášení zneužití
Odesílání, podepisování a správa dohod
-
Možnosti příjemce
- Zrušení e-mailového připomenutí
-
Možnosti na stránce elektronického podpisu
- Přehled stránky elektronického podpisu
- Otevření pro čtení dohody bez polí
- Odmítnutí podepsání dohody
- Delegování podpisového oprávnění
- Stažení PDF dohody
- Zobrazení historie dohody
- Zobrazení zpráv dohody
- Přechod z elektronického na vlastnoruční podpis
- Přechod z vlastnoručního na elektronický podpis
- Navigace v polích formuláře
- Vymazání dat z polí formuláře
- Zvětšení a navigace na stránce elektronického podpisu
- Změna jazyka použitého v nástrojích a informacích dohody
- Přehled právních upozornění
- Úprava předvoleb souborů cookie aplikace Acrobat Sign
- Odesílání dohod
-
Vytváření polí v dokumentech
- Prostředí pro vytváření v aplikaci
- Vytváření formulářů pomocí textových značek
- Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
- Pole
- Časté dotazy k vytváření
- Podepisování dohod
-
Správa dohod
- Přehled stránky Správa
- Delegování dohod
- Nahrazení příjemců
- Omezení viditelnosti dokumentu
- Zrušení dohody
- Vytváření nových připomenutí
- Kontrola připomenutí
- Zrušení připomenutí
- Přístup k postupům modulu Power Automate
-
Další akce...
- Jak vyhledávání funguje
- Zobrazení dohody
- Vytvoření šablony z dohody
- Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
- Nahrání podepsané dohody
- Úpravy souborů a polí odeslané dohody
- Úprava způsobu ověření příjemce
- Přidání nebo změna data vypršení platnosti
- Přidání poznámky do dohody
- Sdílení jednotlivé dohody
- Zrušení sdílení dohody
- Stažení jednotlivé dohody
- Stažení jednotlivých souborů dohody
- Stažení sestavy auditu dohody
- Stažení obsahu pole dohody
- Sestava auditu
- Tvorba sestav a export dat
Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod
-
Webové formuláře
- Tvorba webového formuláře
- Úprava webového formuláře
- Zakázání/povolení webového formuláře
- Skrytí/zobrazení webového formuláře
- Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu
- Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
- Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
- Změna velikosti webového formuláře
- Opakovaně použitelné šablony
- Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
-
Pracovní postupy služby Power Automate
- Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
- Povolení integrace modulu Power Automate
- Kontextové akce na stránce Správa
- Sledování využívání modulu Power Automate
- Vytvoření nového postupu (příklady)
- Aktivační události používané pro postupy
- Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
- Správa postupů
- Úpravy postupů
- Sdílení postupů
- Zakázání nebo povolení postupů
- Odstranění postupů
-
Užitečné šablony
- Pouze správce
- Archivace dohody
- Archivace dohod webových formulářů
- Extrahování dat dohody
- Oznámení o dohodě
- Vygenerování dohody
- Vlastní pracovní postupy odeslání
- Sdílení uživatelů a dohod
Integrace s jinými produkty
- Služba Adobe Sign pro Salesforce
-
Služba Acrobat Sign pro Microsoft
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
- Služba Acrobat Sign pro Outlook
- Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
- Služba Acrobat Sign pro Teams
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
- Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics
- Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint
- Další integrace
- Integrace spravované partnery
- Jak získat integrační klíč
Vývojář služby Acrobat Sign
- Rozhraní API REST
- Webhooky
Podpora a řešení problémů
Přehled pravidel pro správu a uchovávání dat
Ve výchozím nastavení služba Adobe Acrobat Sign bezpečně uchovává všechny uživatelské dokumenty tak dlouho, dokud je účet aktivní.
Údaje o transakcích zůstávají v systému, dokud zákazník výslovně nepožádá o odstranění dohod.
- Služba Acrobat Sign splňuje několik oborových norem pro zabezpečení a dostupnost dat, např. PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II a ISO 27001.
Po uplynutí nebo ukončení licence zákazníka ke službě Acrobat Sign není společnost Adobe nijak povinna uchovávat dohody, zprávy o auditu a další údaje zákazníka.
Pokud však společnost Adobe tato data uchovávala, je povinna je odstranit v souladu se zásadami uchovávání, které zákazník nastavil v době, kdy disponoval aktivní licencí ke službě Acrobat Sign.
Zákazníkům, kteří raději ukládají své záznamy dohod ve vlastních systémech a chtějí odstranit originální dokumenty ze systémů služby Acrobat Sign, lze definovat „zásady uchovávání“, které stanovují, jak dlouho by služba Acrobat Sign měla uchovat transakci, a automaticky dohodu odstraní (a volitelně i podpůrný audit nebo osobní údaje) ze služby Acrobat Sign po uplynutí daného časového období.
Pravidla uchovávání definuje správce na úrovni účtu v části Správa dat v nabídce správce.
- Správci na úrovni skupiny nemají oprávnění vytvářet ani zakazovat pravidla pro uchovávání dat
- Nastavení na úrovni účtu se u všech skupin účtů přejímají jako výchozí
- Pokud se má nastavení pro určitou skupinu lišit od nastavení na úrovni účtu, je potřeba jej nakonfigurovat pro dotčenou skupinu zvlášť
- Nastavení na úrovni skupiny mají vždy přednost před nastavením na úrovni účtu
Když dohoda dospěje do konečné fáze:
- Služba Acrobat Sign zkontroluje pravidla pro uchovávání dat na úrovni skupiny uživatele, který dohodu vytvořil (jedná se o skupinu, ve které se uživatel nachází v době, kdy dohoda dospěje do konečné fáze)
- Pokud se v takovouto chvíli na uživatele nestahuje žádné pravidlo na úrovni skupiny, přichází na řadu pravidlo na úrovni účtu
- Pokud ani na úrovni účtu není nastavené žádné pravidlo, znamená to, že pro uchovávání dat neplatí žádné pravidlo a dohoda nenabude termínu odstranění
- Dohody, které nenabudou termínu odstranění, jakmile dospějí do konečné fáze, stále lze odstranit pomocí nástrojů nařízení GDPR
Pokud na dohodu platí pravidlo pro uchovávání dat:
- Dohoda nabude termínu odstranění podle parametrů platného pravidla
- S transakcí je spojeno jedinečné RuleID použitého pravidla, aby bylo v termínu odstranění zajištěno, že se aplikuje správné pravidlo
Do termínu odstranění se s dohodou v konečné fázi nic neděje.
- Počet dní do odstranění je vyjádřen doslovně.
- Např. Pokud je nastavená lhůta 14 dní, ke spuštění procesu odstranění dojde (na sekundu) přesně 14 dní po tom, co dohoda dospěla do konečné fáze
Jakmile nastane termín odstranění, služba Acrobat Sign provede kontrolu jedinečného RuleID, aby určila, zda je pravidlo Zakázané či ne
- Pokud je pravidlo Zakázané, nic se nestane
- Pokud pravidlo není Zakázané, dojde k odstranění dohody
- Pokud je možnost odstranění zprávy o auditu a osobních údajů (osobně identifikovatelných informací) povolená, dojde u těchto dokumentů ve stanoveném termínu k obdobnému procesu
- Účty, u kterých byla využita metoda ověření identity průkazem totožnosti, dojde v rámci odstranění osobních údajů také k odstranění hlášení o identitě podepisujícího (bylo-li uchováno)
- Pokud je možnost odstranění zprávy o auditu a osobních údajů (osobně identifikovatelných informací) povolená, dojde u těchto dokumentů ve stanoveném termínu k obdobnému procesu
Konfigurace
Dostupnost:
Prostředí Správa dat je k dispozici uživatelům s licenčním plánem tým a podnik.
Rozsah konfigurace:
K pravidlům pro správu dat je možné přistupovat na úrovni účtu a skupiny.
K rozhraní pro tuto funkci se dostanete tak, že přejdete na kartu Správa dat v nabídce správce.
Jak nakonfigurovat pravidla uchovávání na úrovni účtu
Pravidla uchovávání (jestli je nastavit chcete) je vhodné nejprve nastavit na úrovni účtu.
Všechny skupiny automaticky zdědí nastavení na úrovni účtu. Jestliže hledáte způsob, jak nastavit pro všechny skupiny jedno pravidlo, stačí postupovat následovně:
- Přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Správa dat
- Klikněte na ikonu se znaménkem plus
Otevře se překryvné okno Vytvořit pravidlo uchovávání:
- Určete, na dobu kolika dní po dosažení konečné fáze má být dohoda uchovávána
- minimální doba je 1 den
- maximální doba je 5 475 dní (15 let)
- Můžete také nastavit dobu uchovávání protokolu auditu k dohodě a souvisejících osobních údajů smluvních stran dohody
- Protokol auditu a osobní údaje je nutné uchovávat alespoň tak dlouho jako dohodu, teoreticky i déle
- Pokud je tato možnost zakázána, protokol o auditu a osobní údaje budou uchovávány až do doby, než dojde k jejich odstranění odlišným způsobem (např. podle nařízení GDPR)
Aktuálně platí vždy první pravidlo (na vrcholu pořadníku, bez údaje Datum ukončení). Jedna skupina může mít v jednu chvíli vždy jen jedno aktuálně platné pravidlo.
Pokud se vytváří nové pravidlo:
- Nové pravidlo se stane aktuálně platným pravidlem
- Nové pravidlo se vloží na vrchol pořadníku s údajem Datum zahájení, které odpovídá dni vytvoření pravidla, a bez údaje Datum ukončení
- Pokud při vytváření nového pravidla již aktuálně platí jiné pravidlo:
- Předchozí platné pravidlo přestane platit pro dohody, které nově vstoupí do konečné fáze
- Předchozí platné pravidlo se posune v pořadníku dolů, přímo pod nové (aktuální) pravidlo
- Předchozí platné pravidlo automaticky převezme Datum ukončení, které odpovídá Datu zahájení nového (aktuálního) pravidla
Konfigurace pravidel uchovávání na úrovni skupiny
Nakonfigurováním pravidel uchovávání na úrovni skupiny přepíšete u uživatelů, kteří jsou aktuálně součástí skupiny, děděná pravidla na úrovni účtu.
Pokud se uživatel přesune do jiné skupiny v průběhu procesu podepisování dohody, na jakoukoli dohodu, která dospěje do konečné fáze v období, kdy už byl uživatel součástí nové skupiny, se budou vztahovat pravidla uchovávání nové skupiny.
Ukončené dohody, na něž byla pravidla uchovávání použita před přesunem uživatele do nové skupiny, zachovají termín odstranění použitého pravidla, a to za předpokladu, že před odstraněním nedojde k zakázání tohoto pravidla.
Díky uvedeným informacím víte, že nastavení pravidel uchovávání na úrovni skupiny se liší pouze ve dvou ohledech:
Stav pravidel uchovávání
Povolená – Pravidla, která stále platí na dohody, které dospěly do konečné fáze v době, kdy toto pravidlo platilo
- Současně platné pravidlo se vždy nachází na vrcholu pořadníku a není u něj žádné Datum ukončení
Zakázaná – Zakázaná pravidla již neplatí. Pokud dohoda dospěla do konečné fáze v době, kdy platilo jedno ze zakázaných pravidel, k termínu ukončení nebude odstraněna
- Zakázaná pravidla jsou psána šedě
- Zakázaná pravidla nelze znovu uvést v platnost
Platnost vypršela – Pravidla ve stavu Platnost vypršela se nevztahují na žádné dohody, které čekají na odstranění
- Např. pokud jste vytvořili pravidlo na dobu 14 dní, které má datum ukončení k 10. březnu, potom platnost pravidla vyprší s 24. březnem a všechny dohody, na něž toto pravidlo platilo, budou po tomto dni odstraněny
Starší verze – Zákazníkům, jejichž pravidla uchovávání se řídila nastavením staré verze backendu, poskytujeme obdobné pravidlo, které se nazývá Starší verze pravidla uchovávání.
- U dohod, jejichž odstranění již bylo naplánováno podle starší verze pravidla (před zavedením nových pravidel), se zachová termín odstranění podle starší verze pravidla
Filtrování pravidel podle stavu
Seznam pravidel uchovávání lze filtrovat po kliknutí na ikonu menu(tři čárky nad sebou) v pravé horní části tabulky.
Tato nabídka nabízí filtrování pro:
- Všechna pravidla – výchozí hodnota
- Pouze povolená pravidla
- Pouze zakázaná pravidla
- Pouze pravidla, jejichž platnost vypršela
Můžete si také zvolit, kolik záznamů na stranu se má zobrazovat (15, 30 nebo 50).
Zakázání pravidla
Zakázání pravidla je nevratné.
Zakázaní pravidla povede k tomu, že všechny zbývající dohody, na které se pravidlo vztahovalo, přijdou o závazný termín odstranění.
Tyto dohody by šlo odstranit pouze pomocí nástrojů nařízení GDPR.
Jak zakázat pravidlo:
- Vyberte pravidlo
- Klikněte na odkaz Zakázat
Odstraněné skupiny
Uchovávání podléhá nastavení na úrovni skupiny (ať už je výslovně nastavené nebo přejaté z nastavení na úrovni účtu).
Pro účely budoucího auditu pravidel uchovávání je potřeba, aby se uchovala historie dříve platných pravidel.
Z tohoto důvodu nedochází k úplnému odstranění GroupID. Namísto toho jsou potřebná nastavení ponechána tam, kde jsou, a lze je prohlížet nebo upravovat z role správce ke skupině na úrovni účtu.
Odstraněné skupiny lze zobrazit na stránce Skupiny kliknutím na ikonu menu a výběrem možnosti Zobrazit pouze odstraněné skupiny
Skupinu lze upravit kliknutím na její název a následně na odkaz Nastavení skupiny.
- Pravidla lze vytvořit a zakázat stejně, jako kdyby skupina byla aktivní
Odstranění přes rozhraní API
Uchování na požádání lze povolit, když mají správci zákaznických účtů možnost použít rozhraní API služby Acrobat Sign, které umožňuje odstraňovat jednotlivé dokumenty.
- Používá se tento příkaz rozhraní API: DELETE /agreements/{agreementId}/documents
Ve věci povolení této možnosti se obraťte na tým podpory.
- Na dohody, které dospěly do konečné fáze, lze uplatnit pouze jedno pravidlo
- Zároveň může být Povoleno více pravidel, jelikož pravidlo zůstává povolené tak dlouho, dokud existují dohody, které (v důsledku tohoto pravidla) mají cílový termín odstranění
- Zakázaná pravidla nelze znovu uvést v platnost. Zákaz platí navždy
- Pravidla uchovávání se uplatňují ve chvíli, kdy dohoda dospěje do konečné fáze, ne ve chvíli, kdy je dohoda vytvořena
- Uplatněné pravidlo uchovávání se odvíjí od skupiny, jíž je uživatel, který dohodu vytvořil, součástí ve chvíli, kdy dohoda dospěla do konečné fáze
- Ve smyslu čekací doby nelze žádným způsobem upravit pravidla uchovávání dohody poté, co dospěla do konečné fáze
- Odstranění dohody lze zamezit tím, že pravidlo zakážete, ovšem v důsledku toho by se zamezilo odstranění všech dohod, na které se toto pravidlo vztahuje a doposud nebyly odstraněny
- Jaké pravidlo se vztahuje na určitou dohodu lze určit podle zprávy o auditu této dohody, a to pokud porovnáte datum dokončení a rozsah dat jednotlivých pravidel uchovávání
- Maximální nastavitelná doba uchovávání je 5 475 dnů