Příručka uživatele Zrušit

Konfigurace pravidel správy dat

 

Příručka služby Adobe Acrobat Sign

Co je nového

  1. Poznámky před vydáním
  2. Poznámky k vydání
  3. Důležitá oznámení

Začínáme

  1. Stručný návod pro správce
  2. Stručný návod pro uživatele
  3. Pro vývojáře
  4. Knihovna výukových videí
  5. Časté dotazy

Správa

  1. Přehled konzole Admin Console
  2. Správa uživatelů
    1. Přidání uživatele
    2. Hromadné přidání uživatelů
    3. Přidání uživatelů z adresáře
    4. Přidání uživatelů ze služby MS Azure Active Directory
    5. Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
      1. Technické účty – řízené rozhraním API
      2. Účty služeb – řízené ručně
    6. Kontrola uživatelů s chybami zřizování
    7. Změna jména/e-mailové adresy
    8. Úprava členství uživatele ve skupině
    9. Úprava členství uživatele ve skupině prostřednictvím rozhraní skupiny
    10. Povýšení uživatele do role správce
    11. Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
    12. Přepnutí identity uživatele
    13. Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
    14. Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
    15. Profily produktů
    16. Prostředí pro přihlášení 
  3. Nastavení účtu/skupiny
    1. Přehled nastavení
    2. Globální nastavení
      1. Úroveň a ID účtu
      2. Pracovní postupy pro podepisování sám sebou
      3. Hromadné odeslání
      4. Webové formuláře
      5. Vlastní pracovní postupy odeslání
      6. Pracovní postupy služby Power Automate
      7. Dokumenty knihovny
      8. Shromažďování údajů o formulářích s dohodami
      9. Omezená viditelnost dokumentu
      10. Připojení kopie podepsané dohody ve formátu PDF 
      11. Přidání odkazu do e-mailu
      12. Přidání obrázku do e-mailu
      13. Soubory připojené k e-mailu budou pojmenovány jako
      14. Připojení sestav auditů k dokumentům
      15. Sloučení více dokumentů do jednoho
      16. Nahrání podepsaného dokumentu
      17. Delegování pro uživatele v mém účtu
      18. Povolení delegování externích příjemců
      19. Oprávnění k podpisu
      20. Oprávnění k odeslání
      21. Oprávnění přidávat elektronické pečeti
      22. Nastavení časového pásma
      23. Nastavení výchozího formátu data
      24. Uživatelé ve více skupinách (UMG)
        1. Upgrade na použití UMG
      25. Oprávnění správce skupiny
      26. Nahrazení příjemce
      27. Sestava auditu
        1. Přehled
        2. Povolení neověřeného přístupu na stránce ověření transakce
        3. Zahrnutí připomenutí
        4. Zahrnutí událostí zobrazení
        5. Zahrnutí stránky dohody / počtu příloh
      28. Zprávy v produktu a nápověda
      29. Přístupné soubory PDF
      30. Nový způsob podepisování
      31. Zákazník ve zdravotnictví
    3. Nastavení účtu
      1. Přidání loga
      2. Úprava názvu hostitele / adresy URL společnosti    
      3. Přidání názvu společnosti
    4. Preference podpisu
      1. Dobře formátované podpisy
      2. Povolení příjemcům podepisovat podle
      3. Podepisující mohou změnit své jméno
      4. Povolení příjemcům použít jejich uložený podpis
      5. Vlastní podmínky používání a právo požadovat podpis
      6. Procházení příjemců mezi poli formuláře
      7. Odmítnutí podepsat
      8. Povolení pracovních postupů s razítkem
      9. Vyžádání od podepisujících uvedení pozice nebo společnosti
      10. Umožnění podepisujícím vytisknout a umístit vlastnoruční podpis
      11. Zobrazení zpráv při e-podepisování
      12. Vyžádání, aby podepisující k vytvoření svého podpisu použili mobilní zařízení
      13. Vyžádání IP adresy od podepisujících
      14. Vyloučení názvu společnosti a pozice na razítkách účastníků
    5. Digitální podpisy
      1. Přehled
      2. Stažení a podepsání v aplikaci Acrobat
      3. Podepisování cloudovými podpisy
      4. Omezení cloudoví poskytovatelé podpisů
    6. Elektronické pečeti
    7. Digitální identita
    8. Nastavení sestav
      1. Nové prostředí pro sestavy
      2. Nastavení klasické sestavy
    9. Nastavení zabezpečení
      1. Nastavení jednotného přihlašování
      2. Nastavení Zapamatovat si mne
      3. Zásady hesla pro přihlášení
      4. Síla hesla pro přihlášení
      5. Doba trvání webové relace
      6. Typ šifrování PDF
      7. API
      8. Přístup k informacím o uživateli a skupině
      9. Povolení rozsahů IP
      10. Sdílení účtů
      11. Oprávnění ke sdílení účtů
      12. Ovládací prvky sdílení dohod
      13. Ověření identity podepisujícího
      14. Heslo pro podepisování dohody
      15. Síla hesla dokumentu
      16. Blokování podepisujících podle geografického umístění
      17. Telefonické ověření
      18. Ověření na základě znalostí (KBA)
      19. Povolení vyjmutí stránek
      20. Vypršení platnosti odkazu na dokument
      21. Nahrání klientského certifikátu pro webhooky/zpětná volání
      22. Časové razítko
    10. Nastavení odeslání
      1. Zobrazení stránky Odeslat po přihlášení
      2. Vyžádání jména příjemce při odesílání
      3. Uzamknutí hodnot jména známých uživatelů
      4. Povolené role příjemce
      5. Skupiny příjemců
      6. Povinná pole
      7. Připojování dokumentů
      8. Změny dohod
      9. Název dohody
      10. Jazyky
      11. Soukromé zprávy
      12. Povolené typy podpisů
      13. Připomenutí
      14. Ochrana podepsaného dokumentu heslem
      15. Možnosti identifikace podepisujícího
        1. Přehled
        2. Heslo pro podpis
        3. Jednorázové heslo prostřednictvím e-mailu
        4. Ověřování službou Acrobat Sign
        5. Telefonické ověření
        6. Cloudový digitální podpis
        7. Ověření založené na znalostech
        8. Průkaz totožnosti
        9. Sestavy totožnosti podepisujících
      16. Ochrana obsahu
      17. Povolení notářských transakcí
      18. Ukončení platnosti dokumentu
      19. Zobrazení náhledu, umístění podpisů a přidání polí
      20. Pořadí podepisování
      21. Liquid Mode
      22. Ovládací prvky vlastního pracovního postupu
      23. Možnosti nahrání na stránce elektronického podpisu
      24. Přesměrování adresy URL potvrzení po podepsání
    11. Šablony zpráv
    12. Nastavení pro biofarmacii
      1. Přehled
      2. Vynucení ověření identity
      3. Důvody podepsání
    13. Integrace pracovních postupů
    14. Nastavení služby Notarize
    15. Integrace plateb
    16. Zprávy podepisujícího
    17. Nastavení protokolu SAML
      1. Konfigurace SAML
      2. Instalace služby Microsoft Active Directory Federation Service
      3. Instalace aplikace Okta
      4. Instalace aplikace OneLogin
      5. Instalace služby Oracle Identity Federation
    18. Správa dat
    19. Nastavení časového razítka
    20. Externí archiv
    21. Jazyky účtů
    22. Nastavení e-mailů
      1. Obrázky záhlaví/zápatí e-mailů
      2. Povolení jednotlivých zápatí e-mailů uživatele
      3. Přizpůsobení e-mailu Žádost o podpis
      4. Přizpůsobení polí Komu a Kopie
      5. Vlastní e-mailové šablony
      6. Povolení oznámení bez odkazů
    23. Přechod z domény echosign.com na adobesign.com
    24. Konfigurace možností pro příjemce
  4. Pokyny pro regulační požadavky
    1. Dostupnost
      1. Soulad s předpisy pro usnadnění přístupu
      2. Vytváření formulářů s usnadněním přístupu pomocí aplikace Acrobat pro počítače
      3. Vytváření formulářů AcroForms s usnadněním přístupu
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. Přehled GDPR
      2. Redigování uživatele
      3. Redigování dohod uživatele    
    4. Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
      1. Ověřovací balíček části 11 pro titul 21 CFR
      2. Příručka pro titul 21 CFR a přílohu 11 pravidel EudraLex
      3. Analýza sdílených odpovědností
    5. Zákazníci ve zdravotnictví
    6. Podpora IVES
    7. Ukládání do úschovny eOriginal pro doklad osvědčující právo k věci movité
    8. Hlediska EU/Spojeného království
      1. Přeshraniční transakce EU/Spojeného království a nařízení eIDAS
      2. Požadavky HMLR na elektronicky podepsané dokumenty
      3. Dopad brexitu na zákony o elektronických podpisech ve Spojeném království
  5. Hromadné stahování dohod
  6. Nárokování domény 

Odesílání, podepisování a správa dohod

  1. Odesílání dohod  
    1. Přehled stránky Odeslat
    2. Odeslání dohody pouze sami sobě
    3. Odeslání dohody ostatním
    4. Vlastnoruční podpisy
    5. Pořadí podepisování příjemců
    6. Hromadné odeslání
      1. Přehled funkce Hromadné odeslání
      2. Hromadné odeslání – ruční zadání příjemců
      3. Hromadné odeslání – nahrávání souborů CSV
      4. Zrušení transakce hromadného odeslání
      5. Přidávání připomenutí k hromadnému odeslání
      6. Sestavy pro hromadné odeslání
  2. Vytváření polí v dokumentech
    1. Prostředí pro vytváření v aplikaci
      1. Automatická detekce pole
      2. Přetahování polí pomocí prostředí pro vytváření
      3. Přiřazení polí formuláře příjemcům
      4. Role Předvyplnění
      5. Použití polí s opakovaně použitelnou šablonou pole
      6. Převedení polí do nové šablony knihovny
      7. Aktualizované tvůrčí prostředí při odesílání dohod
    2. Vytváření formulářů pomocí textových značek
    3. Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
      1. Vytvoření formuláře AcroForm
      2. Vytváření přístupných souborů PDF
    4. Pole
      1. Typy polí
        1. Běžné typy polí
        2. Vložené obrázky
        3. Obrázky razítek
      2. Vzhled obsahu pole
      3. Ověření pole
      4. Hodnoty maskovaných polí
      5. Nastavení podmínek zobrazení/skrytí
      6. Počítaná pole 
  1. Časté dotazy k vytváření
  2. Podepisování dohod
    1. Podepisování dohod, které vám byly odeslány
    2. Vyplnění a podepsání
    3. Podepsání sám sebou
  3. Správa dohod 
    1. Přehled stránky Správa
    2. Delegování dohod
    3. Nahrazení příjemců
    4. Omezení viditelnosti dokumentu 
    5. Zrušení dohody 
    6. Vytváření nových připomenutí
    7. Kontrola připomenutí
    8. Zrušení připomenutí
    9. Další akce...
      1. Jak vyhledávání funguje
      2. Zobrazení dohody
      3. Vytvoření šablony z dohody
      4. Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
      5. Nahrání podepsané dohody
      6. Úpravy souborů a polí odeslané dohody
      7. Úprava způsobu ověření příjemce
      8. Přidání nebo změna data vypršení platnosti
      9. Přidání poznámky do dohody
      10. Sdílení jednotlivé dohody
      11. Zrušení sdílení dohody
      12. Stažení jednotlivé dohody
      13. Stažení jednotlivých souborů dohody
      14. Stažení sestavy auditu dohody
      15. Stažení obsahu pole dohody
  4. Sestava auditu
  5. Tvorba sestav a export dat
    1. Přehled
    2. Udělení přístupu uživatelům k vytváření sestav
    3. Grafy sestav
      1. Vytvoření nové sestavy
      2. Sestavy dohod
      3. Sestavy transakcí
      4. Sestavy aktivity nastavení
      5. Úprava sestavy
    4. Exporty dat 
      1. Vytvoření nového exportu dat
      2. Úprava exportu dat
      3. Aktualizace obsahu exportu dat
      4. Stažení exportu dat
    5. Přejmenování sestavy/exportu
    6. Duplikování sestavy/exportu
    7. Plánování sestavy/exportu
    8. Odstranění sestavy/exportu
    9. Kontrola použití transakce

Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod

  1. Webové formuláře 
    1. Tvorba webového formuláře
    2. Úprava webového formuláře
    3. Zakázání/povolení webového formuláře
    4. Skrytí/zobrazení webového formuláře
    5. Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu 
    6. Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
    7. Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
    8. Změna velikosti webového formuláře
  2. Opakovaně použitelné šablony (Šablony knihovny) 
    1. Americké vládní formuláře v knihovně Acrobat Sign
    2. Vytvoření šablony knihovny
    3. Změna názvu šablony knihovny
    4. Změna typu šablony knihovny
    5. Změna úrovně oprávnění šablony knihovny
    6. Kopírování, úpravy a uložení sdílené šablony
    7. Stažení agregovaných dat polí pro šablonu knihovny
  3. Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
  4. Pracovní postupy služby Power Automate 
    1. Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
    2. Povolení integrace modulu Power Automate
    3. Sledování využívání modulu Power Automate
    4. Vytvoření nového postupu (příklady)
    5. Aktivační události používané pro postupy
    6. Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
    7. Správa postupů
    8. Úpravy postupů
    9. Sdílení postupů
    10. Zakázání nebo povolení postupů
    11. Odstranění postupů
    12. Užitečné šablony
      1. Pouze správce
        1. Uložení všech dokončených dokumentů do služby SharePoint
        2. Uložení všech dokončených dokumentů do služby OneDrive for Business
        3. Uložení všech dokončených dokumentů do služby Google Drive
        4. Uložení všech dokončených dokumentů do služby DropBox
        5. Uložení všech dokončených dokumentů do služby Box
      2. Archivace dohody
        1. Uložení dokončených dokumentů do služby SharePoint
        2. Uložení dokončených dokumentů do služby One Drive for Business
        3. Uložení dokončených dokumentů do služby Google Drive
        4. Uložení dokončených dokumentů do služby DropBox
        5. Uložení dokončených dokumentů do služby Box
      3. Archivace dohod webových formulářů
        1. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do knihovny služby SharePoint
        2. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do služby OneDrive for Business
        3. Uložení vyplněných dokumentů do služby Google Drive
        4. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do služby Box
      4. Extrahování dat dohody
        1. Extrahování dat polí formuláře z podepsaného dokumentu a aktualizace listu aplikace Excel
      5. Oznámení o dohodě
        1. Odesílání vlastních e-mailových upozornění s obsahem dohody a podepsanou dohodou
        2. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign v kanálu služby Teams
        3. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign ve službě Slack
        4. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign ve službě Webex
      6. Vygenerování dohody
        1. Vygenerování dokumentu z formuláře služby Power App a šablony aplikace Word, odeslání k podpisu
        2. Vygenerování dohody ze šablony aplikace Word ve službě OneDrive a získání podpisu
        3. Vygenerování dohody pro vybraný řádek aplikace Excel, odeslání ke kontrole a podpisu
  5. Vlastní pracovní postupy odeslání
    1. Přehled vlastního pracovního postupu odeslání
    2. Vytvoření nového pracovního postupu odeslání
    3. Úpravy pracovního postupu odeslání
    4. Aktivace nebo deaktivace pracovního postupu odeslání
    5. Odeslání dohody pomocí pracovního postupu odeslání
  6. Sdílení uživatelů a dohod
    1. Sdílení uživatele
    2. Sdílení dohod

Integrace s jinými produkty

  1.  Přehled integrací služby Acrobat Sign 
  2. Služba Adobe Sign pro Salesforce
  3. Služba Acrobat Sign pro Microsoft
    1. Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
    2. Služba Acrobat Sign pro Outlook
    3. Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
    4. Služba Acrobat Sign pro Teams
    5. Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
    6. Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
    7. Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics 
    8. Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint 
  4. Další integrace
    1. Služba Acrobat Sign pro ServiceNow
    2. Služba Acrobat Sign pro HR ServiceNow
    3. Služba Acrobat Sign pro SAP SuccessFactors
    4. Služba Acrobat Sign pro Workday
    5. Služba Acrobat Sign pro NetSuite
    6. Služba Acrobat Sign pro VeevaVault
    7. Služba Acrobat Sign pro Coupa BSM Suite
  5. Integrace spravované partnery
  6. Jak získat integrační klíč

Vývojář služby Acrobat Sign

  1. Rozhraní API REST 
    1. Dokumentace metod
    2. Příručka pro SDK/vývojáře
    3. Časté dotazy k rozhraní API    
  2. Webhooky 
    1. Přehled webhooků
    2. Konfigurace nového webhooku
    3. Zobrazení nebo úpravy webhooku
    4. Aktivace nebo deaktivace webhooku
    5. Odstranění webhooku
    6. Certifikáty obousměrného protokolu SSL
    7. Webhooky v rozhraní API

Přehled pravidel pro správu a uchovávání dat

Ve výchozím nastavení služba Adobe Acrobat Sign bezpečně uchovává všechny uživatelské dokumenty tak dlouho, dokud je účet aktivní.

Údaje o transakcích zůstávají v systému, dokud zákazník výslovně nepožádá o odstranění dohod.

  • Služba Acrobat Sign splňuje několik oborových norem pro zabezpečení a dostupnost dat, např. PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II a ISO 27001.
Poznámka:

Po uplynutí nebo ukončení licence zákazníka ke službě Acrobat Sign není společnost Adobe nijak povinna uchovávat dohody, zprávy o auditu a další údaje zákazníka.

Pokud však společnost Adobe tato data uchovávala, je povinna je odstranit v souladu se zásadami uchovávání, které zákazník nastavil v době, kdy disponoval aktivní licencí ke službě Acrobat Sign.

Zákazníkům, kteří raději ukládají své záznamy dohod ve vlastních systémech a chtějí odstranit originální dokumenty ze systémů služby Acrobat Sign, lze definovat „zásady uchovávání“, které stanovují, jak dlouho by služba Acrobat Sign měla uchovat transakci, a automaticky dohodu odstraní (a volitelně i podpůrný audit nebo osobní údaje) ze služby Acrobat Sign po uplynutí daného časového období.

Pravidla uchovávání definuje správce na úrovni účtu v části Správa dat v nabídce správce.

  • Správci na úrovni skupiny nemají oprávnění vytvářet ani zakazovat pravidla pro uchovávání dat
  • Nastavení na úrovni účtu se u všech skupin účtů přejímají jako výchozí
    • Pokud se má nastavení pro určitou skupinu lišit od nastavení na úrovni účtu, je potřeba jej nakonfigurovat pro dotčenou skupinu zvlášť
    • Nastavení na úrovni skupiny mají vždy přednost před nastavením na úrovni účtu
Přejděte do části Správa dat

Dokumenty/soubory/přílohy vs. dohody vs. transakce

  • Dokumenty/soubory/přílohy jsou jednotlivé soubory nahrané do systému Acrobat Sign. Slouží k tvoření dohod.
  • Dohody jsou objekty na straně zákazníka, které služba Acrobat Sign z nahraných souborů vytváří a které příjemci vyplňují nebo podepisují. Termín „dohoda“ se používá jednak pro dokument, který slouží k získání podpisů, jednak pro vygenerovaný konečný soubor PDF.
  • Transakce zahrnuje dohodu a všechny s ní spojené záznamy a dokumentaci, které se vytváří v souvislosti s dohodou. (např. zprávy auditu, výsledky ověřování, údaje na úrovni pole, listy ve formátu .csv)

 

Rule (pravidlo) vs. RuleID

Termínem rule (pravidlo) se označuje (alespoň v tomto kontextu) předepsaný proces. V tomto případě se jedná o proces, který řídí, kdy má dojít k odstranění dohody ze systému Acrobat Sign. Jedná se o obecný termín, který vyjadřuje proces uplatnění podmínky závislé na proměnné (kdy má dojít k odstranění) na určitou věc (v tomto případě dohody).

Termínem RuleID se označuje konkrétní nastavené pravidlo. Při vytvoření pravidla je mu přiděleno jedinečné ID (tedy RuleID), které slouží k odlišení od ostatních pravidel. Přiřazené RuleID je objekt, který je připojený k dohodě

 

Konečné fáze dohod

Pravidla pro uchovávání se začnou uplatňovat, jakmile dohoda dospěje do „konečné fáze“.

Ke vstupu do konečné fáze dojde, jakmile nezbývají žádné další kroky, které by měli příjemci pro dokončení dohody učinit.  Existují tři konečné fáze:

  • Dokončeno – Této fáze se dosáhne, jakmile dojde k úspěšnému dokončení všech procesů všemi příjemci dohody.
  • Ukončeno – Ukončená dohoda byla výslovně konkrétním krokem zrušena. K tomuto kroku může dojít z několika stran:
    • Dohoda zrušena odesílatelem
    • Dohoda odmítnuta příjemcem
    • Dohoda selhala z důvodu selhání ověření příjemce
    • Dohoda selhala z důvodu systémové chyby
  • Platnost vypršela – Dohody, jejichž platnost z důvodu neaktivity vyprší po nastaveném časovém období.

Jak se používá

Když dohoda dospěje do konečné fáze:

  • Služba Acrobat Sign zkontroluje pravidla pro uchovávání dat na úrovni skupiny uživatele, který dohodu vytvořil (jedná se o skupinu, ve které se uživatel nachází v době, kdy dohoda dospěje do konečné fáze)
    • Pokud se v takovouto chvíli na uživatele nestahuje žádné pravidlo na úrovni skupiny, přichází na řadu pravidlo na úrovni účtu
    • Pokud ani na úrovni účtu není nastavené žádné pravidlo, znamená to, že pro uchovávání dat neplatí žádné pravidlo a dohoda nenabude termínu odstranění

 

Pokud na dohodu platí pravidlo pro uchovávání dat:

  • Dohoda nabude termínu odstranění podle parametrů platného pravidla
  • S transakcí je spojeno jedinečné RuleID použitého pravidla, aby bylo v termínu odstranění zajištěno, že se aplikuje správné pravidlo

 

Do termínu odstranění se s dohodou v konečné fázi nic neděje.

  • Počet dní do odstranění je vyjádřen doslovně. 
    • Např. Pokud je nastavená lhůta 14 dní, ke spuštění procesu odstranění dojde (na sekundu) přesně 14 dní po tom, co dohoda dospěla do konečné fáze

 

Jakmile nastane termín odstranění, služba Acrobat Sign provede kontrolu jedinečného RuleID, aby určila, zda je pravidlo Zakázané či ne

  • Pokud je pravidlo Zakázané, nic se nestane
  • Pokud pravidlo není Zakázané, dojde k odstranění dohody
    • Pokud je možnost odstranění zprávy o auditu a osobních údajů (osobně identifikovatelných informací) povolená, dojde u těchto dokumentů ve stanoveném termínu k obdobnému procesu
      • Účty, u kterých byla využita metoda ověření identity průkazem totožnosti, dojde v rámci odstranění osobních údajů také k odstranění hlášení o identitě podepisujícího (bylo-li uchováno)

Konfigurace

Dostupnost:

Prostředí Správa dat je k dispozici uživatelům s licenčním plánem týmpodnik.

Rozsah konfigurace:

K pravidlům pro správu dat je možné přistupovat na úrovni účtu a skupiny.

K rozhraní pro tuto funkci se dostanete tak, že přejdete na kartu Správa dat v nabídce správce.

Vytvořte pravidlo

Jak nakonfigurovat pravidla uchovávání na úrovni účtu

Pravidla uchovávání (jestli je nastavit chcete) je vhodné nejprve nastavit na úrovni účtu.

Všechny skupiny automaticky zdědí nastavení na úrovni účtu. Jestliže hledáte způsob, jak nastavit pro všechny skupiny jedno pravidlo, stačí postupovat následovně:

  • Přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Správa dat
  • Klikněte na ikonu se znaménkem plus

Otevře se překryvné okno Vytvořit pravidlo uchovávání:

  • Určete, na dobu kolika dní po dosažení konečné fáze má být dohoda uchovávána
    • minimální doba je 1 den
    • maximální doba je 5 475 dní (15 let)
  • Můžete také nastavit dobu uchovávání protokolu auditu k dohodě a souvisejících osobních údajů smluvních stran dohody
    • Protokol auditu a osobní údaje je nutné uchovávat alespoň tak dlouho jako dohodu, teoreticky i déle
    • Pokud je tato možnost zakázána, protokol o auditu a osobní údaje budou uchovávány až do doby, než dojde k jejich odstranění odlišným způsobem (např. podle nařízení GDPR)
Vytvoření pravidla uchovávání

Aktuálně platí vždy první pravidlo (na vrcholu pořadníku, bez údaje Datum ukončení).  Jedna skupina může mít v jednu chvíli vždy jen jedno aktuálně platné pravidlo.

Pokud se vytváří nové pravidlo:

  • Nové pravidlo se stane aktuálně platným pravidlem
    • Nové pravidlo se vloží na vrchol pořadníku s údajem Datum zahájení, které odpovídá dni vytvoření pravidla, a bez údaje Datum ukončení
  • Pokud při vytváření nového pravidla již aktuálně platí jiné pravidlo:
    • Předchozí platné pravidlo přestane platit pro dohody, které nově vstoupí do konečné fáze
    • Předchozí platné pravidlo se posune v pořadníku dolů, přímo pod nové (aktuální) pravidlo
    • Předchozí platné pravidlo automaticky převezme Datum ukončení, které odpovídá Datu zahájení nového (aktuálního) pravidla
Nové pravidlo


Konfigurace pravidel uchovávání na úrovni skupiny

Nakonfigurováním pravidel uchovávání na úrovni skupiny přepíšete u uživatelů, kteří jsou aktuálně součástí skupiny, děděná pravidla na úrovni účtu.

Pokud se uživatel přesune do jiné skupiny v průběhu procesu podepisování dohody, na jakoukoli dohodu, která dospěje do konečné fáze v období, kdy už byl uživatel součástí nové skupiny, se budou vztahovat pravidla uchovávání nové skupiny.

Ukončené dohody, na něž byla pravidla uchovávání použita před přesunem uživatele do nové skupiny, zachovají termín odstranění použitého pravidla, a to za předpokladu, že před odstraněním nedojde k zakázání tohoto pravidla.

 

Díky uvedeným informacím víte, že nastavení pravidel uchovávání na úrovni skupiny se liší pouze ve dvou ohledech:

Jak přejít do správy dat skupiny:

  • Přejděte na Účet > Skupiny
  • Kliknutím vyberte skupinu, kterou chcete upravit
  • Vyberte Nastavení skupiny
Přejděte do nastavení skupiny

 

  • Na levém panelu vyberte možnost Správa dat
    • Pozor, pokud nejsou nastavená žádná pravidla uchovávání na úrovni skupiny, znamená to automaticky, že platí pravidla na úrovni účtu
Správa dat na úrovni skupiny

  • Vytvořte nové pravidlo kliknutím na ikonu se znaménkem plus (podobně jako v rozhraní na úrovni účtu)
Poznámka:

Když má skupina vytvořená pravidla uchovávání, získáte k nim přístup i na úrovni účtu, a to v kartě Správa dat:

  • Přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Správa dat
  • Klikněte na kartu Skupiny s pravidly uchovávání
  • Jednou klikněte na jméno skupiny, kterou chcete upravit
  • Po výběru možnosti Zobrazit pravidla uchovávání skupiny se otevře stránka Správa dat na úrovni skupiny
Jak získat přístup k nastavení na úrovni skupiny přes správu dat na úrovni účtu

V rámci konfigurace pravidel na úrovni skupiny je k dispozici ještě jedna možnost, a to Uchovat všechny dohody této skupiny.

Tato možnost má přednost před všemi pravidly uchovávání na úrovni účtu a umožňuje uchovávat všechny dohody (uživatelů této skupiny) na dobu neurčitou.

Uchování všech dohod


Stav pravidel uchovávání

Povolená – Pravidla, která stále platí na dohody, které dospěly do konečné fáze v době, kdy toto pravidlo platilo

  • Současně platné pravidlo se vždy nachází na vrcholu pořadníku a není u něj žádné Datum ukončení

ZakázanáZakázaná pravidla již neplatí.  Pokud dohoda dospěla do konečné fáze v době, kdy platilo jedno ze zakázaných pravidel, k termínu ukončení nebude odstraněna

  • Zakázaná pravidla jsou psána šedě
  • Zakázaná pravidla nelze znovu uvést v platnost

Platnost vypršela – Pravidla ve stavu Platnost vypršela se nevztahují na žádné dohody, které čekají na odstranění

  • Např. pokud jste vytvořili pravidlo na dobu 14 dní, které má datum ukončení k 10. březnu, potom platnost pravidla vyprší s 24. březnem a všechny dohody, na něž toto pravidlo platilo, budou po tomto dni odstraněny

Starší verze – Zákazníkům, jejichž pravidla uchovávání se řídila nastavením staré verze backendu, poskytujeme obdobné pravidlo, které se nazývá Starší verze pravidla uchovávání.

  • U dohod, jejichž odstranění již bylo naplánováno podle starší verze pravidla (před zavedením nových pravidel), se zachová termín odstranění podle starší verze pravidla
Stavy pravidla


Filtrování pravidel podle stavu

Seznam pravidel uchovávání lze filtrovat po kliknutí na ikonu menu(tři čárky nad sebou) v pravé horní části tabulky.

Tato nabídka nabízí filtrování pro:

  • Všechna pravidla – výchozí hodnota
  • Pouze povolená pravidla
  • Pouze zakázaná pravidla
  • Pouze pravidla, jejichž platnost vypršela

Můžete si také zvolit, kolik záznamů na stranu se má zobrazovat (15, 30 nebo 50).

Filtry pravidel


Zakázání pravidla

Pozor:

Zakázání pravidla je nevratné.

Zakázaní pravidla povede k tomu, že všechny zbývající dohody, na které se pravidlo vztahovalo, přijdou o závazný termín odstranění.

Tyto dohody by šlo odstranit pouze pomocí nástrojů nařízení GDPR.

Jak zakázat pravidlo:

  • Vyberte pravidlo
  • Klikněte na odkaz Zakázat
Zakázat pravidlo


Odstraněné skupiny

Uchovávání podléhá nastavení na úrovni skupiny (ať už je výslovně nastavené nebo přejaté z nastavení na úrovni účtu).

Pro účely budoucího auditu pravidel uchovávání je potřeba, aby se uchovala historie dříve platných pravidel.

Z tohoto důvodu nedochází k úplnému odstranění GroupID. Namísto toho jsou potřebná nastavení ponechána tam, kde jsou, a lze je prohlížet nebo upravovat z role správce ke skupině na úrovni účtu.

Odstraněné skupiny lze zobrazit na stránce Skupiny kliknutím na ikonu menu a výběrem možnosti Zobrazit pouze odstraněné skupiny

Zobrazit odstraněné skupiny

Skupinu lze upravit kliknutím na její název a následně na odkaz Nastavení skupiny.

  • Pravidla lze vytvořit a zakázat stejně, jako kdyby skupina byla aktivní
Odstraněné skupiny


Odstranění přes rozhraní API

Uchování na požádání lze povolit, když mají správci zákaznických účtů možnost použít rozhraní API služby Acrobat Sign, které umožňuje odstraňovat jednotlivé dokumenty.

Ve věci povolení této možnosti se obraťte na tým podpory.

Co byste měli vědět

  • Na dohody, které dospěly do konečné fáze, lze uplatnit pouze jedno pravidlo
    • Zároveň může být Povoleno více pravidel, jelikož pravidlo zůstává povolené tak dlouho, dokud existují dohody, které (v důsledku tohoto pravidla) mají cílový termín odstranění
  • Zakázaná pravidla nelze znovu uvést v platnost. Zákaz platí navždy
  • Pravidla uchovávání se uplatňují ve chvíli, kdy dohoda dospěje do konečné fáze, ne ve chvíli, kdy je dohoda vytvořena
  • Uplatněné pravidlo uchovávání se odvíjí od skupiny, jíž je uživatel, který dohodu vytvořil, součástí ve chvíli, kdy dohoda dospěla do konečné fáze
  • Ve smyslu čekací doby nelze žádným způsobem upravit pravidla uchovávání dohody poté, co dospěla do konečné fáze
    • Odstranění dohody lze zamezit tím, že pravidlo zakážete, ovšem v důsledku toho by se zamezilo odstranění všech dohod, na které se toto pravidlo vztahuje a doposud nebyly odstraněny
  • Jaké pravidlo se vztahuje na určitou dohodu lze určit podle zprávy o auditu této dohody, a to pokud porovnáte datum dokončení a rozsah dat jednotlivých pravidel uchovávání
  • Maximální nastavitelná doba uchovávání je 5 475 dnů

 Adobe

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?