Přidávání a správa uživatelů

Hledat

Naposledy aktualizováno 27. 9. 2024

Ve službě Adobe Acrobat Sign mohou správci přidávat uživatele do účtu rychle a snadno. Můžete také nastavit úrovně oprávnění uživatelů, upravit profily uživatelů a deaktivovat či znovu aktivovat uživatele.

Poznámka:

Na této stránce se popisují postupy práce s jednotlivými uživateli na úrovni účtů pro malé firmy a velké organizace v nativním prostředí Acrobat Sign.

Správci v nativním prostředí, kteří potřebují vytvořit nebo upravit velký počet uživatelů, naleznou více informací v článku Hromadné vytvoření nebo úpravy uživatelů.

Zákazníkům, kteří provádějí správu svých účtů přes konzoli Adobe Admin Console, by se měli seznámit s článkem Správa služby Adobe Sign v konzoli Admin Console.

Správci v konzoli Adobe Admin Console mohou provádět správu velkého počtu uživatelů přes přenos na CSV zde >

Chybová zpráva: Tuto e-mailovou adresu nemůžete přidat ke svému účtu

Při přidávání uživatelů k účtu služby Acrobat Sign se může zobrazit chyba s oznámením „Tuto e-mailovou adresu nemůžete přidat ke svému účtu“.

Chyba: Tohoto uživatele nemůžete přidat ke svému účtu

Tato chybová zpráva označuje jeden ze dvou problémů se zadanou e-mailovou adresou:

Přihlaste se jako správce a přejděte do části Uživatelé nabídky Správce
Klikněte na ikonu Další možnosti a vyberte položku Zobrazit všechny uživatele
Vyhledejte jméno nebo e-mailovou adresu uživatele

Stav uživatele představuje hodnota, která se nachází v záznamu uživatele zcela vpravo
Tento stav určuje následující krok.

Jedním kliknutím na uživatele zobrazte dostupné akce (těsně pod polem hledání). Zobrazí se pouze možnosti, které lze použít v souvislosti s aktuálním stavem uživatele:
- Neaktivní – Klikněte na odkaz Znovu aktivovat uživatele
  
  Neaktivní uživatelé byli v systému výslovně zakázáni správcem
- Vytvořeno – Kliknutím na odkaz Znovu odeslat pozvánku znovu odešlete uživateli tento e-mail
  
  Vytvoření uživatelé byli v systému formálně vytvořeni, ale ještě si nenastavili heslo
- Neověřeno – Kliknutím na odkaz Obnovit heslo znovu odešlete uživateli ověřovací e-mail
  
  Neověření uživatelé změnili svoji e-mailovou adresu, ale změnu e-mailu ještě neověřili
- Nevyřízeno – Klikněte na možnost + a vytvořte uživatele
  
  Nevyřízení uživatelé byli součástí procesů souvisejících s dohodami (jako příjemci nebo strany uvedené v kopii), ale nikdy nebyli formálně vytvořeni a nebyly jim poskytnuty přihlašovací údaje

Některé účty mají nastaveno zabezpečení na úrovni domény. Tento typ zabezpečení by měli používat všichni zákazníci s licencí pro web a také zákazníci používající službu SAML.

Zabezpečení na úrovni domény ale není viditelné na rozhraní správce. Mohou jej vyhodnotit pouze pracovníci podpory zákazníků nebo pracovníci týmu pro úspěch zákazníků.

Pokud problémového uživatele nenaleznete ve svém účtu na žádné stavové úrovni, spočívá problém skoro určitě v oprávnění domény. V takovém případě požádejte o pomoc pracovníky podpory zákazníků nebo svého manažera pro úspěch zákazníků.

Nezapomeňte uvést svoji e-mailovou adresu správce účtu a e-mailovou adresu uživatele, kterého se pokoušíte přidat.

Poznámka:

Získání vlastnictví domény je jednoduchý, ale časově náročný proces. Pokud se domníváte, že máte problémy s typem domény nebo se chcete takovým problémům preventivně vyhnout, zahajte proces získání domény co nejdříve.

Jak přidat uživatele do účtu

Pomocí následujícího postupu přidáte do účtu jednotlivého uživatele:

Přihlaste se jako správce a přejděte do části Uživatelé nabídky Správce
Klikněte na znaménko plus (+) v pravém horním rohu.
Zadejte e-mailovou adresu, jméno a příjmení uživatele.

V případě potřeby vyberte z rozbalovacího seznamu, do které uživatelské skupiny jej chcete umístit.
- Novou skupinu lze vytvořit vybráním možnosti Vytvořit novou skupinu pro tohoto uživatele a následným uvedením názvu skupiny
Pokud chcete, aby s vámi uživatelé sdíleli dohody na stránce Správa, zaškrtněte políčko Zobrazit jejich dohody. Toto sdílení je pouze jednosměrné.
Zkontrolujte správnost všech zadaných informací a klikněte na příkaz Uložit.

Zpráva o úspěchu se zobrazí v horní části okna a v seznamu uživatelů se zobrazí nový uživatel.

Úprava úrovně oprávnění uživatele

Správci účtu služby Acrobat Sign mají oprávnění ke zvýšení úrovně oprávnění uživatelů v rámci své správy na úroveň oprávnění, kterou mají oni sami.

Správci skupin mohou v rámci skupiny povýšit uživatele na správce skupin.

Správci účtů mohou povýšit:

Uživatele na správce skupiny v rámci libovolné skupiny v účtu
Uživatele na správce účtu a udělit mu plná oprávnění v rámci účtu
Správce účtu na správce soukromí

Všichni správci mají následující oprávnění:

Povolit nebo zakázat určitému ID uživatele odesílat dohody
Povolit nebo zakázat určitému ID uživatele podepisovat dohody

Postup konfigurace oprávnění uživatele:

Přihlaste se jako správce a přejděte do části Uživatelé nabídky Správce
Vyhledejte jméno nebo e-mailovou adresu uživatele, kterého chcete upravit
Jedním kliknutím na uživatele zobrazte dostupné akce (těsně pod polem hledání)
V možnostech vyberte položku Upravit uživatele
Podle potřeby upravte nastavení uživatele a poté klikněte na příkaz Uložit.

Použít můžete následující možnosti:
- Uživatel je správce účtu
- Uživatel je správce soukromí
- Uživatel je správce skupiny
- Uživatel může odesílat dokumenty
- Uživatel může podepisovat dokumenty
Poznámka:

Počet správců (libovolného typu), které můžete přidat do svého účtu (v rámci počtu povoleného licencí), není nijak omezen.

Úprava profilu uživatele jako správce

Správci účtu služby Acrobat Sign mají oprávnění k provádění změn profilu uživatele na úrovni polí.

Přihlaste se jako správce a přejděte do části Uživatelé nabídky Správce
Vyhledejte jméno nebo e-mailovou adresu uživatele, kterého chcete upravit
Jedním kliknutím na uživatele zobrazte dostupné akce (těsně pod polem hledání)
V možnostech vyberte položku Upravit uživatele
Klikněte na tlačítko Upravit profil
Podle potřeby upravte hodnoty a poté klikněte na možnost Uložit.

Poznámka:

Počet správců (libovolného typu), které můžete přidat do svého účtu (v rámci počtu povoleného licencí), není nijak omezen.

Deaktivace uživatele (stav Neaktivní)

Správce účtu může deaktivovat ID uživatele v účtu. Neaktivní ID uživatele se nemůže přihlašovat ani posílat dokumenty a nezabírá místo v účtu.

Neaktivní uživatel může dohody podepisovat za předpokladu, že neaktivní ID uživatele výslovně nezakazuje jeho oprávnění k podepsání.

Když uživatelé opustí organizaci, deaktivujte jejich ID uživatele v konzoli správce služby Acrobat Sign, abyste tento přihlašovací údaj zabezpečili před neoprávněným přístupem.

Deaktivace ID uživatele zabrání všem přihlašovacím aktivitám, ale nezruší ani jinak neovlivní žádné rozpracované dohody. Všechny transakce s daným ID uživatele se normálně dokončí. Deaktivace je čistě bezpečnostní opatření pro přihlášení/přístup.

Neaktivní uživatele lze také kdykoli znovu aktivovat bez jakékoli újmy pro ID uživatele. Uživatel si ale musí resetovat heslo pomocí odkazu Zapomněl(a) jsem heslo na přihlašovací stránce.

Správci účtu mohou uživatele deaktivovat kdykoli. Správci skupiny mohou uživatele deaktivovat, pokud mají přístup ke schopnosti uživatele přidávat.

Deaktivace uživatele:

Přihlaste se jako správce a přejděte do části Uživatelé nabídky Správce
Vyhledejte e-mailovou adresu uživatele, kterého chcete deaktivovat
Jedním kliknutím na uživatele zobrazte dostupné akce (těsně pod polem hledání)
V možnostech vyberte položku Deaktivovat uživatele
Po kliknutí na Deaktivovat uživatele se zobrazí potvrzovací stránka. Text na stránce ověřuje, zda chápete, že tím uživatel ztratí možnost se přihlásit a posílat nebo podepisovat dohody. Uživatel se již také nebude započítávat do vašeho maximálního počtu licencí.

Na obrazovce s výzvou se objeví dvě možnosti:
- Kliknutím zde si můžete prohlédnout všechny dohody na účtu <user's> – Doporučujeme povolit, pokud je uživatel stále zaměstnancem a může být tedy třeba, aby podepsal dohodu (např. Vnitřní směrnice). Není-li tato možnost povolena, uživatel nemůže podepisovat dohody pomocí aplikace Acrobat Sign.
- Povolit deaktivovanému uživateli podepisovat dohody – Doporučujeme povolit, pokud má uživatel dohody, které je potřeba zkontrolovat online. Vytvoří jednostranné sdílení, které správci umožní zobrazit dohody uživatele. Sdílení lze kdykoli zrušit.
Zvolte požadované možnosti a klikněte na Ano.
Pozor:

ID uživatelů označená jako Neaktivní mají zcela zablokovaný přístup do služby Acrobat Sign.

Neaktivní uživatelé mohou nadále podepisovat dohody za předpokladu, že ID uživatele není explicitně nakonfigurováno tak, aby podepisování zakazovalo.

Opětovná aktivace uživatele

Neaktivní ID uživatelů lze znovu aktivovat, a obnovit tak jejich normální používání.

Opětovná aktivace uživatele neovlivní stav dohod souvisejících s tímto ID uživatele.

ID uživatele může znovu aktivovat pouze správce účtu a jen v případě, že je pro něj dostupné místo. Oprávnění znovu aktivovat uživatele mají všichni správci účtu stejně jako správci skupiny, kteří od správců účtu získali oprávnění přidávat uživatele.

Opětovná aktivace ID uživatele:

Přihlaste se jako správce a přejděte do části Uživatelé nabídky Správce
Klikněte na ikonu Další možnosti a vyberte položku Zobrazit všechny uživatele
Vyhledejte e-mailovou adresu uživatele, kterého chcete znovu aktivovat
Jedním kliknutím na uživatele zobrazte dostupné akce (těsně pod polem hledání)
V možnostech vyberte položku Znovu aktivovat uživatele. Uživatel se nyní zobrazí jako Aktivní uživatel v seznamu Uživatelé.

Poznámka:

Uživateli, který je znovu aktivován, vypršela platnost hesla a nebude se moci přihlásit.

V rámci opětovné aktivace mu bude odeslán e-mail Změnit heslo umožňující opětovnou aktivaci uživatele

Po změně hesla se uživatel bude moci přihlásit běžným způsobem a bude mít úplný přístup ke všem historickým dohodám / šablonám knihovny / webovým formulářům, které mu byly v minulosti přidruženy.

Jak exportovat seznamu uživatelů

Přihlaste se jako správce a přejděte do části Uživatelé nabídky Správce
Klikněte na ikonu Exportovat seznam uživatelů (rámeček se šipkou) v pravém horním rohu:
Soubor CSV je automaticky stažen do vašeho systému.

Otevřete soubor CSV, abyste zobrazili seznam uživatelů.
- Seřaďte seznam podle Stavu, aby se Aktivní uživatelé seřadili pod sebe
Zpráva o úspěchu se zobrazí v horní části okna a v seznamu uživatelů se zobrazí nový uživatel.