Optionen für die Selbstsignierung mit Authoring und Authentifizierung

Überblick

Die Selbstsignierung ist eine von zwei Methoden, mit denen Benutzer ihre eigenen Dokumente signieren können, ohne einen weiteren Empfänger hinzufügen zu müssen.

Die andere Methode ist Ausfüllen und Signieren, ein Vorgang ohne Felder, mit dem der Benutzer einfach auf die Seite klicken und mit der Eingabe beginnen kann.  Es sind keine über Felder aktivierten Bibliotheksvorlagen oder Möglichkeiten zur Benutzerauthentifizierung möglich.

 

Bei der Selbstsignierung wird eine Startseite verwendet, die der Seite Senden ohne den Empfängerstapel ähnelt und die es es dem Benutzer ermöglicht, eine Vorlage aus der Kontenbibliothek zu verwenden.

Darüber hinaus kann die Selbstsignierung die Authentifizierung des Benutzers beinhalten, wobei die Einstellungen Identitätsauthentifizierung erzwingen verwendet werden.


Und so funktioniert‘s

Bei den unten aufgeführten Prozessen wird davon ausgegangen, dass die Nutzung der Selbstsignierung standardmäßig aktiviert ist.  Wenn Sie die Selbstsignierung nicht laden, klicken Sie auf den Link Zum klassischen „Ich bin der einzige Unterzeichner“ wechseln.

  1. Starten Sie die Transaktion, indem Sie auf der Startseite auf die Schaltfläche Ein Dokument ausfüllen und unterschreiben klicken.

    Selbstsignierung – Über die Startseite starten

  2. Die Seite Ausfüllen und signieren wird geladen.

    Ziehen Sie die Datei, die Sie signieren möchten, in das Feld Dateien oder klicken Sie auf Dateien hinzufügen und fügen Sie ein Dokument aus Ihrem lokalen System oder von einem Netzwerkspeicherort an.

    • Wenn Sie eine Datei aus dem Abschnitt Bibliotheksdokumente hinzufügen, wird das Formular mit allen Feldern hinzugefügt, die bereits in der Vorlage erstellt wurden.
    • Sie können mehrere Dateien aus mehreren Quellen hinzufügen.
    Selbstsignierung – Eine Datei anfügen

    Nachdem Sie die erste Datei hinzugefügt haben, übernimmt das Feld Name der Vereinbarung diesen Dateinamen (sofern noch kein Namenswert explizit hinzugefügt wurde).

    • Der Namen der Vereinbarung kann geändert werden, wenn der übernommene Dateiname nicht akzeptabel ist.
    Selbstsignierung mit hinzugefügter Datei

    Hinweis:

    Es gibt eine Option für einen Kennwortschutz des signierten Dokuments.

    Wenn diese Option aktiviert ist, muss der Benutzer ein Kennwort für die endgültige PDF-Datei angeben, das eingegeben werden muss, bevor die PDF-Datei zur Anzeige geöffnet wird.

     

    • Klicken Sie auf Unterschreiben, wenn Sie bereit sind, das Dokument zu unterschreiben.
  3. Die Seite für die Signierung wird geöffnet.

    Alle vorhandenen Felder können ausgefüllt werden.

    • In allen Fällen gibt es mindestens ein Signaturfeld.
    Signierungsseite für Selbstsignierung

  4. Klicken Sie nach der Unterzeichnung der Vereinbarung auf die Schaltfläche Hier signieren, um die Vereinbarung abzuschließen.

    Selbstsignierung – Hier signieren

  5. Die Vereinbarung wird für einen Moment verarbeitet; anschließend wird die Seite „Erfolgreich abgeschlossen“ ausgegeben.

    An dieser Stelle können Sie:

    • Eine Kopie der Vereinbarung senden – Eine Seite Kopie senden wird geladen, auf der Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen eingeben können, an die das unterzeichnete Dokument gesendet werden soll. 
      • Die signierte PDF-Datei ist bereits angefügt.
      • Wenn Sie die signierte PDF-Datei mit einem Kennwort geschützt haben, müssen Sie den Empfängern das Kennwort durch zusätzliche Mitteilung zur Verfügung stellen. (Fügen Sie es nicht in die Nachricht mit dem PDF-Anhang ein.)
    • Eine Kopie des signierten Dokuments herunterladen – Eine Kopie der signierten PDF-Datei wird in Ihr lokales System heruntergeladen.
    • Die Vereinbarung verwalten – Durch diese Option wird die Seite Verwalten geladen.
    • Eine weitere Vereinbarung signieren – Mit dieser Option gelangen Sie zurück zur ursprünglichen Seite Selbstsignatur, bereit für einen neuen Vorgang.
    Selbstsignierung – Erfolgreich

     

    Die unterzeichnete Vereinbarung steht auf der Seite Verwalten im Abschnitt Abgeschlossen zur Verfügung.

    Selbstsignierung – Auf der Seite „Verwalten“ abgeschlossen

  1. Starten Sie die Transaktion, indem Sie auf der Startseite auf die Schaltfläche Ein Dokument ausfüllen und unterschreiben klicken.

    Selbstsignierung – Über die Startseite starten

  2. Die Seite Ausfüllen und signieren wird geladen.

    Ziehen Sie die Datei, die Sie signieren möchten, in das Feld Dateien oder klicken Sie auf Dateien hinzufügen und fügen Sie ein Dokument aus Ihrem lokalen System oder von einem Netzwerkspeicherort an.

    • Wenn Sie eine Datei aus dem Abschnitt Bibliotheksdokumente hinzufügen, wird das Formular mit allen Feldern hinzugefügt, die bereits in der Vorlage erstellt wurden.
    • Sie können mehrere Dateien aus mehreren Quellen hinzufügen.
    Selbstsignierung – Eine Datei anfügen

    Nachdem Sie die erste Datei hinzugefügt haben, übernimmt das Feld Name der Vereinbarung diesen Dateinamen (sofern noch kein Namenswert explizit hinzugefügt wurde).

    • Der Namen der Vereinbarung kann geändert werden, wenn der übernommene Dateiname nicht akzeptabel ist.
    Selbstsignierung mit hinzugefügter Datei

    Hinweis:

    Es gibt eine Option für einen Kennwortschutz des signierten Dokuments.

    Wenn diese Option aktiviert ist, muss der Benutzer ein Kennwort für die endgültige PDF-Datei angeben, das eingegeben werden muss, bevor die PDF-Datei zur Anzeige geöffnet wird.

  3. Senden Sie die Datei(en) zum Authoring.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Signaturfelder in der Vorschau anzeigen und hinzufügen.
    • Klicken Sie auf Weiter.
    Vorschauoption für die Selbstsignierung

  4. Die Authoring-Umgebung wird geladen.

    Wenn in den ausgewählten/hochgeladenen Dokumenten keine Felder enthalten sind, fügt die automatische Felderkennung in der linken oberen Ecke eine Blase hinzu, die angibt, wie viele wahrscheinliche Felder erkannt wurden.

    • Klicken Sie auf diese Schaltfläche.
    Hinweis:

    Die automatische Felderkennung wird nicht ausgelöst, wenn mindestens eines der hochgeladenen Dokumente bereits Felder enthält oder wenn die Gesamtseitenzahl 25 Seiten überschreitet.

    Selbstsignierungs-Authoring – Felderkennung

     

    Die Felderkennung hängt stark vom hochgeladenen Formular ab, und die meisten erkannten Felder sind Textfelder ohne Validierung.

    Um „zusätzliche“ Felder zu löschen, klicken Sie einmal auf das Feld, um es auszuwählen, und drücken Sie dann die Entf-Taste.

    Selbstsignierungs-Authoring – Felder erkannt

     

    Das Hinzufügen weiterer Felder erfolgt durch Ziehen und Ablegen aus der Liste der Felder auf der rechten Seite.

    Selbstsignierungs-Authoring – manuelle Feldplatzierung

    Im Folgenden sind einige wichtige Feldtypen und Eigenschaften aufgeführt, die bei der Selbstsignierung häufiger vorkommen. 

    Hier finden Sie eine vollständige Liste der Feldtypen.

    • Signaturfelder – Die Chancen stehen gut, dass Sie ein Signaturfeld benötigen.
      • Wenn Sie nicht explizit eines einfügen, fügt die Anwendung eines am Ende des Dokuments hinzu.
      • Digitale Signaturen werden unterstützt, sind jedoch auf eine einzige beschränkt.  Zusätzliche Signaturfelder müssen Felder für die elektronische Signatur sein.
    • Initialenfelder – Wenn Sie anstelle der vollständigen Unterschrift Initialen hinzufügen müssen
    • Datumsfelder – Das Feld „Datum“ auf der Benutzeroberfläche ist schreibgeschützt und die Anwendung fügt das Datum der Unterzeichnung automatisch ein.
    • Felder mit vollständigem Namen – Ein schreibgeschütztes Feld, das eine Drucktypendarstellung Ihres Namens einfügt (wie beim Hinzufügen der Unterschrift angegeben)
    • Textfelder – Zur Eingabe von allgemeinem Text.  Der gängigste Feldtyp für die Eingabe
      • Mehrzeilige Dateneingabe (Eigenschaften von Textfeldern) – Ermöglicht die Texteingabe in ein Feld; Zeilenumbruch, damit mehr als eine Textzeile zulässig ist

     

    Nachdem alle benötigten Felder platziert wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Signieren in der rechten unteren Ecke.

  5. Die Seite für die Signierung wird geöffnet.

    Alle platzierten Felder können ausgefüllt werden.

    Signierungsseite für Selbstsignierung

  6. Klicken Sie nach Hinzufügen aller gewünschten Inhalte zur Vereinbarung auf die Schaltfläche Hier signieren, um die Vereinbarung abzuschließen.

    Selbstsignierung – Hier signieren

  7. Die Vereinbarung wird für einen Moment verarbeitet; anschließend wird die Seite „Erfolgreich abgeschlossen“ ausgegeben.

    An dieser Stelle können Sie:

    • Eine Kopie der Vereinbarung senden – Eine Seite Kopie senden wird geladen, auf der Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen eingeben können, an die das unterzeichnete Dokument gesendet werden soll. 
      • Die signierte PDF-Datei ist bereits angefügt.
      • Wenn Sie die signierte PDF-Datei mit einem Kennwort geschützt haben, müssen Sie den Empfängern das Kennwort durch zusätzliche Mitteilung zur Verfügung stellen. (Fügen Sie es nicht in die Nachricht mit dem PDF-Anhang ein.)
    • Eine Kopie des signierten Dokuments herunterladen – Eine Kopie der signierten PDF-Datei wird in Ihr lokales System heruntergeladen.
    • Die Vereinbarung verwalten – Durch diese Option wird die Seite Verwalten geladen.
    • Eine weitere Vereinbarung signieren – Mit dieser Option gelangen Sie zurück zur ursprünglichen Seite Selbstsignatur, bereit für einen neuen Vorgang.
    Selbstsignierung – Erfolgreich

     

    Die unterzeichnete Vereinbarung steht auf der Seite Verwalten im Abschnitt Abgeschlossen zur Verfügung.

    Selbstsignierung – Auf der Seite „Verwalten“ abgeschlossen

  1. Hinweis:

    Erzwungene Authentifizierung und die Methode für die Adobe Sign-Authentifizierung müssen aktiviert sein, bevor die Authentifizierung für die Selbstsignierung funktioniert.

    Starten Sie die Transaktion, indem Sie auf der Startseite auf die Schaltfläche Ein Dokument ausfüllen und unterschreiben klicken.

    Selbstsignierung – Über die Startseite starten

  2. Die Seite Ausfüllen und signieren wird geladen.

    Ziehen Sie die Datei, die Sie signieren möchten, in das Feld Dateien oder klicken Sie auf Dateien hinzufügen und fügen Sie ein Dokument aus Ihrem lokalen System oder von einem Netzwerkspeicherort an.

    • Wenn Sie eine Datei aus dem Abschnitt Bibliotheksdokumente hinzufügen, wird das Formular mit allen Feldern hinzugefügt, die bereits in der Vorlage erstellt wurden.
    • Sie können mehrere Dateien aus mehreren Quellen hinzufügen.
    Selbstsignierung – Eine Datei anfügen

    Nachdem Sie die erste Datei hinzugefügt haben, übernimmt das Feld Name der Vereinbarung diesen Dateinamen (sofern noch kein Namenswert explizit hinzugefügt wurde).

    • Der Namen der Vereinbarung kann geändert werden, wenn der übernommene Dateiname nicht akzeptabel ist.
    Selbstsignierung mit hinzugefügter Datei

    Hinweis:

    Es gibt eine Option für einen Kennwortschutz des signierten Dokuments.

    Wenn diese Option aktiviert ist, muss der Benutzer ein Kennwort für die endgültige PDF-Datei angeben, das eingegeben werden muss, bevor die PDF-Datei zur Anzeige geöffnet wird.

     

    • Klicken Sie auf Unterschreiben, wenn Sie bereit sind, das Dokument zu unterschreiben.
  3. Authentifizieren Sie sich, um die Vereinbarung aufzurufen.

    • Die Option Authentifizierung der Identität verlangen erfordert immer, dass sich der Unterzeichner beim Öffnen der Vereinbarung authentifiziert.
    • Adobe Sign-Authentifizierung ist die einzige unterstützte Authentifizierungsmethode für die Selbstsignierung.
    Authentifizierung für die Selbstsignierung

    Hinweis:

    Je nach Ihren Einstellungen kann auch eine zusätzliche Authentifizierung erforderlich sein, wenn Sie eine Signatur anwenden und/oder die Vereinbarung abschließen.

  4. Die Seite für die Signierung wird geöffnet.

    Alle vorhandenen Felder können ausgefüllt werden.

    • In allen Fällen gibt es mindestens ein Signaturfeld.
    Signierungsseite für Selbstsignierung

  5. Klicken Sie nach der Unterzeichnung der Vereinbarung auf die Schaltfläche Hier signieren, um die Vereinbarung abzuschließen.

    Selbstsignierung – Hier signieren

  6. Die Vereinbarung wird für einen Moment verarbeitet; anschließend wird die Seite „Erfolgreich abgeschlossen“ ausgegeben.

    An dieser Stelle können Sie:

    • Eine Kopie der Vereinbarung senden – Eine Seite Kopie senden wird geladen, auf der Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen eingeben können, an die das unterzeichnete Dokument gesendet werden soll. 
      • Die signierte PDF-Datei ist bereits angefügt.
      • Wenn Sie die signierte PDF-Datei mit einem Kennwort geschützt haben, müssen Sie den Empfängern das Kennwort durch zusätzliche Mitteilung zur Verfügung stellen. (Fügen Sie es nicht in die Nachricht mit dem PDF-Anhang ein.)
    • Eine Kopie des signierten Dokuments herunterladen – Eine Kopie der signierten PDF-Datei wird in Ihr lokales System heruntergeladen.
    • Die Vereinbarung verwalten – Durch diese Option wird die Seite Verwalten geladen.
    • Eine weitere Vereinbarung signieren – Mit dieser Option gelangen Sie zurück zur ursprünglichen Seite Selbstsignatur, bereit für einen neuen Vorgang.
    Selbstsignierung – Erfolgreich

     

    Die unterzeichnete Vereinbarung steht auf der Seite Verwalten im Abschnitt Abgeschlossen zur Verfügung.

    Selbstsignierung – Auf der Seite „Verwalten“ abgeschlossen


Aktivieren/Deaktivieren

Die Aktivierung der Selbstsignierung erfolgt auf Konto- und/oder Gruppenebene (Einstellungen auf Gruppenebene setzen Einstellungen auf Kontoebene außer Kraft).

Die Option zum Aktivieren der Funktion finden Sie unter Konto > Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Workflows mit Selbstsignierung

  • Aktivieren Sie die Option, um die neue Funktion Strukturierte Selbstsignierung zu nutzen.
  • Aktivieren Sie optional den Link „Wechseln“, damit Benutzer zwischen den beiden Funktionen hin und her wechseln können.
  • Klicken Sie auf Speichern.
Navigieren Sie zu den Einstellungen.


Konfigurationsoptionen

Authentifizierung des Benutzers

Administratoren können das Konto und/oder die Gruppe so konfigurieren, dass Authentifizierung der Identität verlangen zum Erfassen einer vom System authentifizierten Signatur verwendet wird.

Die Authentifizierung für die Selbstsignierung erfolgt immer mit der Adobe Sign-Authentifizierungsmethode, die für den Unterzeichner aktiviert werden muss.

  • Wenn Sie die Authentifizierung für interne Empfänger aktivieren, dann aktivieren Sie die Adobe Sign-Authentifizierung für interne Empfänger.
  • Wenn Sie die Authentifizierung für interne Empfänger nicht aktivieren, dann aktivieren Sie die Adobe Sign-Authentifizierung im Abschnitt für die Standardauthentifizierung.
  • Die Adobe Sign-Authentifizierung muss nicht die Standardauthentifizierungsmethode sein, sondern lediglich eine verfügbare Option.

Ihre Authentifizierungsmethoden können Sie unter Konto > Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Methoden zur Identitätsauthentifizierung konfigurieren.

Navigieren Sie zu den Authentifizierungsmethoden.

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