Automatiser brugerdefinerede arbejdsforløb til afsendelse

Oversigt

Funktionen Automatisk registrering af arbejdsforløb giver administratorer mulighed for at styre deres aftaleversionering på filniveau ved at installere en unik streng af tegn på første side af deres PDF. Denne unikke streng føjes derefter til et brugerdefineret arbejdsforløb, hvilket gør det muligt for Acrobat Sign logisk at forbinde den uploadede fil og det uploadede arbejdsforløb, når afsenderen uploader filen.

Dette giver organisationer, der producerer brugerdefinerede dokumenter på standardskabeloner, mulighed for at automatisere aftalestrukturen og placere formularfelter via skabeloner, hvilket reducerer den tid, afsendere skal bruge på at konfigurere og oprette deres individuelle aftaler, markant.

Sådan bruges automatiserede arbejdsforløb af afsendere

Automatisk registrering af arbejdsforløb udløses af brugere, når de uploader en PDF-fil via Start fra bibliotek > Vælg filer fra Min computer Startsiden.

  • Overførsel af en fil via en anden metode/grænseflade end Start fra bibliotek > Vælg filer fra Min computer går helt uden om den automatiske registreringsproces.
  • Det er kun en PDF-fil, der udløser registreringen af arbejdsforløbet.
    • Forsøg på at uploade et dokument, der ikke er i PDF-format, resulterer i en ugyldig dokumentfejl.
Siden Hjem viser den udvidede filvælger med indstillingen "Vælg filer fra min computer" fremhævet

Når filen er uploadet, evaluerer Acrobat Sign den første side i den uploadede fil på udkig efter en potentiel Match-tekststreng.

Enhver streng, der overholder parametrene for Match-tekst, sammenlignes med de Match-tekststrenge, der bruges af ethvert arbejdsforløb, som afsenderen har adgang til gennem sine gruppemedlemskaber.

Hvis Match-tekststrengen i filen matcher et arbejdsforløbs Match-tekst, dirigeres afsenderen til den brugerdefinerede oprettelsesside for det relaterede arbejdsforløb.

  • Den uploadede fil vedhæftes automatisk og kan ikke fjernes.
  • Hvis arbejdsforløbet er tilgængeligt på organisationsniveau, kan afsenderen vælge den gruppe, som aftalen skal sendes under.
  • Hvis arbejdsforløbet er relateret til én gruppe, indstilles gruppevælgeren automatisk til den værdi, som arbejdsforløbet er tilknyttet, og kan ikke ændres. 
  • Alle andre indstillinger for arbejdsforløb er tilgængelige, som du ville forvente med et manuelt valgt arbejdsforløb.
Tip:

Arbejdsforløbet kan konfigureres til at anvende et formularfeltlag, så afsendere ikke behøver at se og tilføje signaturfelter.

En "Brugerdefineret sammensætning"-side, der viser den vedhæftede fil og andre konfigurerede elementer.

Afsenderen sender aftalen efter kontrol af aftalens endelige konfiguration.

Sådan konfigureres arbejdsforløb til automatisering

Definer Match-teksten

Det anbefales kraftigt at have en plan for, hvordan du opbygger dine Match-tekststrenge. Hvis du har hundredvis af arbejdsforløb, eller hvis din konto bruger flere grupper, hvoraf nogle bruger lignende formularer, vil du opdage, at det er vigtigt at have en navngivningskonvention for Match-tekststrengen.

Kravene i Match-tekststrengen er:

  • Hver matchende tekststreng skal være unik inden for kundens Acrobat Sign-konto.
  • Koden skal bestå af tegn på mellem 20 og 30 tegn. 
  • Denne streng kan kun indeholde alfanumeriske tegn, bindestreg "-" og understregningstegn " _". Der tillades ingen punktummer eller mellemrum.

Når du vælger konventionen Match-tekst, skal du overveje:

  • Hvis formularen har et eksisterende dokument-id, som du kan medtage (f.eks. W-4 eller NDA)
  • Hvis formularen har en indlysende version, der let kan forstås (f.eks. W-4_2024 eller NDA_Q1-2024)
  • Hvis det skal inkluderes i gruppenavnet, der er relateret til arbejdsforløbet (f.eks. HR-W-4_2024 eller Lgl_NDA_Q1-2024)
  • Hvilken type rimelig versionsstreng kan bruges og forstås af andre dokumentoprettere (f.eks. HR-W-4_2024_ver1_1 eller Lgl_NDA_Q1-2024_interns)

Husk, at strengen skal være mellem 20-30 tegn, så udfyld volumen med noget meningsfuldt, der vil lette vedligeholdelse i fremtiden.

Føj Match-teksten til din dokument-PDF

Match-tekststrengen skal være på første side i den uploadede fil.

Teksten kan have alle farver og størrelser.

Versionsnumre findes normalt i dokumenternes hjørner, men du kan placere strengen et vilkårligt sted på første side:

En PDF-sidefod med Match-teksten vist

Føj Match-teksten til dit arbejdsforløbs fane Oplysninger om arbejdsforløb

Opret et nyt arbejdsforløb (eller rediger et eksisterende arbejdsforløb) for at føje Match-tekststrengen til fanen Oplysninger om arbejdsforløb:

Fanen Arbejdsforløbdesigner "Oplysninger om arbejdsforløb", der fremhæver feltet Match-tekstfeltet.

Bemærk:

Tilføjelse af en Match-tekststreng til et arbejdsforløb forhindrer ikke arbejdsforløbet i at blive brugt manuelt.

Konfigurer fanen Dokumenter for at medtage den uploadede PDF

Arbejdsforløbet skal konfigureres til at acceptere den uploadede fil på fanen Dokumenter . Sådan konfigurerer du dokumentet:

  1. Vælg linketTilføj dokument , som tilføjer en række til et dokument (fil).
  2. Angiv en Dokumenttitel. Denne værdi vises på afsenderens Opret -side ved oprettelse af deres aftale. Det anbefales, at Dokumenttitel viser, at dokumentet er den samme fil, som blev uploadet, så afsendere ikke bliver forvirrede.
  3. Efterlad felterneFiler og Dokumentnavn tomme.
  4. Den generelle anbefaling er at afkrydse boksen Påkrævet, så den vises i brugergrænsefladen som et påkrævet element og kan reducere spørgsmål om, hvorfor brugeren ikke kan erstatte det. Afkrydsningsfeltet  Påkrævet  har imidlertid ingen mekanisk virkning, da den uploadede fil automatisk vedhæftes og muligvis ikke fjernes af afsenderen, uanset hvordan afkrydsningsfeltet er konfigureret. 

Yderligere dokumenter kan tilføjes til skabelonen, hvis din proces giver mulighed for, at afsenderen kan tilføje yderligere/understøttende indhold til aftalen.

Fanen Dokumenter fremhæver linket Tilføj filer med en tilføjet fil konfigureret til den uploadede PDF

Overvej, hvordan du anvender formularfelter til aftalen

Tilføjelse af formularfelter gennem skabelonprocessen sparer dine afsendere for at bruge tid på at skrive i deres egne felter og sikrer, at felterne er korrekt placeret og navngivet til eventuel rapportering.

Automatiseret registrering af arbejdsforløb fungerer med PDF-filer, der indeholder teksttags eller er designet som AcroForms

Alternativt kan der tilføjes et formularfeltlag til arbejdsforløbet fra fanen Dokumenter  for at anvende alle felter, der er signaturrelaterede, samt dataindsamlingsfelter. Dette kræver, at der bygges en skabelon på forhånd:

  1. Opret en skabelon ved at bruge den samme PDF, som du designer med Match-teksten inkluderet.
    • Inkluder Match-tekststrengen i dit skabelonnavn for hurtigt at finde den.
    • Konfigurer skabelonen til at være Både et dokument- og formularfeltlag.
    • Sørg for, at omfanget af Hvem kan bruge denne skabelon matcher det omfang, der er defineret i arbejdsforløbet.
  2. Opret felterne på skabelonen.
  3. Gem skabelonen

Sådan føjer du en formularfeltskabelon til dit arbejdsforløb:

  1. Åbn arbejdsforløbet, og naviger til fanen Dokumenter.
  2. Vælg ikonet Tilføj dokument i afsnittet Formfeltlag .
    • Et vælgerpanel viser dig alle de tilgængelige formularfeltlag (gennem dit gruppevalg).
  3. Vælg det korrekte formularfeltlag.
  4. Vælg OK for at fuldføre den vedhæftede fil.
Fanen Dokumenter med feltet Formfeltlag fremhævet og en indsættelse af formularfeltvælgeren.

Bemærk:

Et formularfeltlag anvendes ud over alle felter, der er inkluderet i PDF'en (teksttag eller AcroForm).

Match-tekstværdier vises på listen over arbejdsforløb

Arbejdsforløb, der har en Match-tekstværdi, viser denne værdi på listen over tilpassede arbejdsforløb:

Arbejdsforløblisten med kolonnen Match-tekst fremhævet.

Få hjælp hurtigere og nemmere

Ny bruger?