Microsoft Dynamics CRM に統合される Adobe Sign アプリケーションのユーザーインターフェイスのガイド
Adobe Sign はプラグアンドプレイ方式で Dynamics と統合することで、必要なあらゆるフォーム/契約文書の署名を取得できます。この統合により、以下のメリットを実現できます。
この文書は、Microsoft Dynamics 365 CRM(オンプレミス)9.0 以降を明示的に対象にしています。
Adobe Sign は Dynamics 管理者がインストールし、アクセス権はセキュリティロールによって付与されます。 Adobe Sign へのアクセスが必要で、メインページに Adobe Sign のオプションが表示されない場合、Dynamics 管理者に連絡してユーザーアクセス権を依頼してください。
Adobe Sign が Dynamics で適切に機能するには、ブラウザーでポップアップが有効になっていることが必要です。セキュリティで保護されたコンテンツのみ表示というメッセージが表示されたら、すべてのコンテンツを有効にするボタンをクリックします。
顧客サービスハブで新規契約書を作成するには、次の手順に従います。
「署名を依頼」オプションを使用すると、Dynamics エンティティまたは契約ページから署名用に契約書を送信できます。
エンティティから契約書を送信するには、次の手順に従います。
ワークフローが予測でき、繰り返し実行されるプロセスについては、Dynamics 管理者が再利用可能なテンプレートを作成できます。 これらのテンプレートは、「署名を依頼」をクリックした後のサブメニューに(アルファベット順で)表示されます。
新規契約書ページが開き、契約書テンプレートで定義されたフィールド値が自動的に入力されます。
契約書を定義して送信するには、いくつかの項目を設定します。
「受信者」セクションに、1 人以上の署名者を定義する必要があります。 文書に署名する順番で受信者を入力します。間違った場合は、受信者リスト左側の「署名順序」フィールドを編集できます。
受信者を定義するには、次の手順に従います。
クリックすると、署名者/承認者のタイプを選択できるオーバーレイウィンドウが表示されます。
1. 「受信者タイプ」選択リストから適切な値を選択します。
2(a).「新規」を選択すると、オーバーレイウィンドウが変更され、氏名と電子メールアドレスを入力できます。
この操作では、新しい取引担当者/潜在顧客は Dynamics に保存されません。名前と電子メールは、このトランザクションの目的でのみ使用されます。
2(b).「取引先担当者」、「潜在顧客」または「ユーザー」を選択すると、オーバーレイウィンドウが変更され、選択した特定のエンティティを検索できます。名前(または名前の一部)を入力し、検索アイコンをクリックして、組み込む特定の受信者を選択します。
Dynamics はこれらの種類のエンティティを認識できるので、電子メールはデータベースから読み込まれます。
3. 受信者ごとに「受信者の役割」を定義する必要があります。 受信者の役割には次のものがあります。
4. 受信者ごとに「本人確認」を定義する必要があります。使用可能なオプションは、管理者が有効にした認証によって決定されます。
5. 受信者を定義したら、「保存」をクリックします。
6. すべての署名者/承認者について、手順 1 ~ 5 を繰り返します。
署名順序には、順次署名と並行署名の 2 つのワークフローがあります。このオプションは、受信者パネルの下部にある「ログイン順序」チェックボックスで制御します。
「ログイン順序」がオンの場合、受信者は、「受信者」セクションにリストされた順序で契約書を受け取ります。最初の受信者に契約書について通知され、最初の受信者がそのアクションを完了するまで、他の当事者に通知されることはありません。 次に 2 人目の受信者に通知され、契約書が完了するまで同様の手順が繰り返されます。
「ログイン順序」がオフの場合、契約書は並行署名として送信されるため、すべての受信者にただちに通知され、すべての受信者がアクションを完了すると契約書が完了します。
受信者の順序の変更
受信者名の左にある番号を 1 回クリックします。番号の値が編集できるようになります。受信者に設定したい署名プロセスの番号に変更します。それに従って他の受信者が調整されます。
「ログイン順序」チェックボックスがオフの場合、「署名順序」列には、すべての行に 1 が表示され、並行署名フローであることが示されます。
受信者の値の編集
フィールドをシングルクリックすると、ロックされていない(ロックアイコンで示されます)受信者の値を編集できます。
フィールドが開き、値を編集するか、新しい選択リストの値を選択できます。
変更後、受信者パネルの「保存」アイコンをクリックします。
契約書にドキュメントを追加するには、「ファイル」セクションの右上隅にある「ファイルを追加」ボタンをクリックします。
「ファイルを追加」をクリックすると、ポップアップウィンドウにオプションが表示され、ファイルをアップロードする方法を次の 2 つのソースから選択できます。
添付されたすべてのファイルは 1 つの PDF にまとめられて、署名プロセスで使用されます。文書の表示順序は、「添付ファイル」セクションで指定した順序になります。 文書を並べ替える必要がある場合、順序フィールドをクリックしてドキュメント番号を手動で更新します。アプリケーションはそれ以外の文書を自動的に並べ替えます。
「メッセージ」セクションには、契約書の件名(契約書名としても使用)と、受信者へのグローバルメッセージが含まれます。
「オプション」セクションには、このトランザクションにのみ適用される数多くの設定オプションが含まれています。
受信者を定義し、ファイルを添付して、その他のフィールド操作が完了したら、上部メニュー項目の「契約を送信」をクリックします。
Dynamics 管理者は、Dynamics エンティティ(取引先担当者、商談、取引先企業)向けのテンプレートを 1 つ以上作成できます。テンプレートにより、契約書が事前に設定され、送信者が手動でおこなう設定作業が削減されます。
テンプレートには、リボンのその他コマンド(…)アイコンからアクセスします。
テンプレートが作成されたエンティティタイプがわかっている場合は、「新規」メニューから新規契約書を作成できます。
「保存」ボタンをクリックすると、テンプレートの値に基づいて契約書が作成されます。
クイック作成システムは Dynamics 内の標準エンティティでのみ使用できます。
カスタムエンティティから送信された契約書は、「署名を依頼」メニュー項目から開始する必要があります。
契約の状況は、現在の法的状況を示しており、Dynamics では定期的なポーリング間隔で更新されます。状況の値は次のとおりです。
契約書を検索する場合は、契約書作成に使用した主なエンティティに関連するエンティティを確認すると便利です。
例えば、「取引先担当者」を使用して契約書を作成した場合、「取引先担当者」に移動して、「関連」タブをクリックしてメニューから「契約書」を選択して、関連するエンティティを確認できます。
関連付けウィンドウには契約書オブジェクトが表示され、このオプションをクリックすると、そのエンティティに関連付けられている契約書のリストが表示されます。
契約状況を確認する別の方法として、契約書の一覧を確認する方法があります。
契約書ページの「契約書」リストには、エンティティに関係なくすべての契約書が一覧表示されます。
未署名の契約書に対して、次の 3 つの操作をおこなうことができます。
これらいずれの操作も、契約書内の上部のボタンを使用して開始できます。
会社で Dynamics 用 Adobe Sign バージョン 9.2 以降を導入している場合は、Dynamics 顧客サービスハブの Adobe Sign 機能にもアクセスできます。
顧客サービスハブはフォーマットが改善されながらも同じ機能を提供し、電話、タブレット、およびその他のあらゆるモバイルデバイスに直接アクセスできます。
Hub ダッシュボードは、ユーザーと関連付けられた契約書の図説的なレポートを提供します。
レポートを使用すると、各要素を掘り下げ、そのデータサブセットに固有の新しいグラフを作成できます。
ページはデフォルトセクション 3 つに分割されます。
契約セクションでは、契約書の完全なリストと、メタデータ(ステータス、作成日、署名日など)で契約書を並べ替えられる機能を提供します。
また、必要に応じて新しい契約書を作成できます。
データマッピングへのアクセス権を持つユーザーは、既存のデータマッピングを並べ替え、レビュー、および編集できます。
新しいデータマップも作成できます。
テンプレートにアクセスできるシステム権限を持つユーザーは、既存のテンプレートをレビュー、並べ替え、および編集できます。
新しい契約テンプレートも作成できます。
Dynamics 管理者は、Adobe Sign 統合に関する管理者レベルの設定にアクセスして編集できます。
アカウントにログイン