Microsoft Dynamics CRM に Adobe Sign 製品を新たに導入するために必要なすべてのインストールおよび設定手順について説明します。

概要

Adobe Sign は、Microsoft Dynamics CRM とプラグアンドプレイ方式で統合できます。この統合により、以下のメリットを実現できます。

  • 契約書や販売用ドキュメントなど、顧客との契約に使用する文書を Dynamics から 1 クリックで送信できるので、見積から現金化までのプロセス全体を高速化できます
  • 取引先企業や取引先担当者などの Dynamics のエンティティからのデータを自動的に契約書に結合し、署名プロセス中に署名者から収集したデータを Dynamics に自動的に返送できます
  • Sales Hub(Dynamics 365 9.x 以降へのインストール用)からモバイル機能を有効にします
  • 受信者は、いつでも、どこでも、どのデバイスでも簡単に署名できます
  • Dynamics 内から、署名用に送信された文書をトラックできます
  • プロセス全体を通して、手作業が必要なくなります

 

この文書は、Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 以降を明示的に対象にしています。

 

以下を使用している場合は、『v6 インストールガイド』を参照してください

  • Dynamics CRM 2016 オンラインおよびオンプレミス                                       
  • Dynamics 2015 Update 2
  • Dynamics 2013 Service Pack 1、Update 4            

 こちらで MS Dynamics v6 パッケージ用の Adobe Sign を取得できます。

 

このドキュメントでは、Adobe Sign ソリューションの新規インストールを中心に説明しています。ソリューションが既にインストールされていて、ソリューションを最新バージョンにアップグレードする場合は、『アップグレードガイド』を参照してください。


前提条件

  • Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 以降
  • 正しいユーザー ID(電子メールアドレス)が、Adobe Sign システムの管理者として指定されていることを確認します。
  • ユーザーが電子メールアドレスで使用する可能性がある、すべての所有ドメインを伝えます(gmail.com や yahoo.com などの一般的に利用されるドメインは除きます)。
  • 所有ドメインを使用している Adobe Sign システム内のすべてのユーザーのリストを入手します。
    • 入手後に、CRM にリンクされている Adobe Sign アカウントに有効なユーザーを移行するよう依頼しなければならない場合があります。
    • Adobe Sign のユーザーの電子メールが、CRM ユーザーの主な電子メールに一致していることが重要です。一致しない場合は、Adobe Sign の電子メールの設定値を変更する必要があります。

 

Dynamics 環境内で、注意すべき点がいくつかあります。

  • ライセンス - Adobe Sign ユーザーと管理者に読み取り/書き込み CRM Cal ライセンスを割り当てる必要があります。
  • ファイルの制限 - ファイルのアップロードサイズの制限は、CRM で設定できます(デフォルト値は 5 MB です)。設定されたサイズよりも大きいファイルを添付しようとすると、エラーが表示されます。
    • 署名された PDF ファイルが設定されたサイズよりも大きい場合、Dynamics では、親(またはマッピングされた)エンティティにファイルを添付できません。

パッケージの入手

Microsoft ストアから最新の MS Dynamics 365 オンライン用 Adobe Sign を入手できます。

MS Dynamics オンプレミス用 Adobe Sign パッケージは、Adobe Sign 統合のページからダウンロードできます。

リリースノート、既知の問題、インストール/ユーザーガイドの追加情報については、Adobe Sign 統合のページから参照できます。 インストールのプロセスについて質問や不明な点がある場合は、カスタマーサクセスマネージャーに問い合わせてください。

パッケージのインストール

Microsoft Dynamics オンプレミスパッケージのインストール

Dynamics CRM 環境に管理者としてログインします。

  • 設定/ソリューションに移動します。
メイン/設定/ソリューションに移動

すべてのソリューションページが読み込まれます。

  • インポートアイコンをクリックします。
インポートアイコン

ソリューションパッケージの選択ページが読み込まれます。

  • ダウンロードした Adobe Sign v8 .zip ファイルを参照します。
  • 次へ」をクリックします。
Adobe Sign v5 のバイナリを参照

ソリューション情報ページが読み込まれます。

  • 次へ」をクリックします。
ソリューション情報ページ

インポートオプションページが読み込まれます。

  • すべての SDK メッセージ処理手順を有効にします」チェックボックスをオンにします。
  • インポート」をクリックします。
インポートオプションページ

インポートするソリューションページが読み込まれ、パッケージがインポートされます。

この処理には数分間かかることがあります。処理が完了すると、成功メッセージが表示されます。

  • 閉じる」をクリックします。
インポートされたパッケージ

Microsoft Dynamics オンラインパッケージのインストール

パッケージのオンラインバージョンは、Microsoft の AppSource ストアからインストールします。

  • Dynamics に Dynamics 管理者としてログインします。
  • 設定/セキュリティ/ユーザーに移動します。
8_nav_to_settings-security
  • パッケージをインストールするためのアクセス権を付与するユーザーを選択して、「管理者に昇格」をクリックします。
4Promote to Admin
  • 設定/ソリューション/マーケットプレイスオプションに移動します。
10_nav_to_marketplace
  • AppSource ウィンドウの右上にある検索ボックスで「Adobe」を検索します。
  • 今すぐ入手する」リンクをクリックします。
6Adobe Sign on MS Store - Rebranded
  • Microsoft に対して、アカウント情報を使用または共有する権限を付与するチェックボックスをオンにして、「続行」をクリックします。
    • 新しい「法律条項およびプライバシーに関する声明」のページにリダイレクトされます。
7one_more_thing_-rebranded
  • 「法律条項およびプライバシーに関する声明」のページで、以下の操作をおこないます。
    • Adobe Sign を適用する正しい Dynamics 組織を選択します(組織が複数ある場合)。
    • Microsoft の法律条項およびプライバシーに関する声明に同意します。
    • 同意」ボタンをクリックします。
  • ステータスページにリダイレクトされ、自動的にインストールが開始されます。
    • ステータスを更新するには、ページを更新する必要があります。
  • パッケージがインストールされたら、「設定」の「ソリューション」に表示されます。

注意:

以前に Dynamics 用 Adobe Sign パッケージがインストールされている場合は、そのパッケージが新しいバージョンにアップグレードされます。

8Approve MS

インストール後の設定(必須)

統合キーのインストール

新たにインストールするには、Adobe Sign で統合キーを生成し、Dynamics に入力する必要があります。このキーは、Adobe Sign 環境と Dynamics 環境が認証をおこない、相互に信頼してコンテンツを共有するためのアクセストークンです。

Adobe Sign で統合キーを生成するには:

  • Adobe Sign アカウントの管理ユーザーにログインします。
  • アカウント/Adobe Sign API/API 情報に移動します。
  • ページの中ほどにある「統合キー」リンクをクリックします。

注意:

API 情報ページ統合キーリンクが表示されない場合は、サクセスマネージャー(または Adobe Sign サポート)に連絡して、アカウント設定の確認と、この必須機能の表示に必要な調整を依頼してください。

アカウント/個人環境設定/アクセストークンに移動

統合キーを作成」インターフェイスが読み込まれます。

キーに対してわかりやすい名前を指定します(Dynamics CRM など)。

統合キーでは、以下の要素を有効にする必要があります。

  • user_read
  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
「統合キーを作成」インターフェイス
  • キーを設定したら、「保存」をクリックします。

 

アカウントに指定されているキーを示すアクセストークンページが表示されます。

  • Dynamics CRM 用に作成されたキーの定義をクリックします。
    • 定義の上に、「統合キー」リンクが表示されます。
  • 統合キー」リンクをクリックします。
「統合キー」リンク

統合キーが表示されます。

  • このキーは、次の手順で使用するので、コピーして安全な場所に保存します。
  • OK」をクリックします。
統合キー

統合キーを Dynamics CRM にインストールするには、次の手順に従います。

Dynamics CRM 環境の管理ユーザーにログインします。

  • メイン/Adobe Sign/管理者設定に移動します。
メイン/Adobe Sign/グローバル設定に移動します。

Adobe Sign の管理者設定ページが読み込まれます。

  • 統合キー」フィールドに統合キーを貼り付けます。
  • リボンの「キーを検証」をクリックします。
Adobe Sign 設定ページ

しばらくすると、ページが更新され、「Adobe Sign でログインしています」というメッセージと、使用されている統合キーが表示されます。

  • 統合キー」フィールドがロックされます。
  • キーを検証」ボタンが「キーを削除」に変わります。
Adobe Sign 設定ページ


従来のフォームレンダリングが無効になっていることの確認

Adobe Sign を使用するには、従来のフォームレンダリングを無効にする必要があります。これをおこなうには、次の手順に従います。

  • 設定/管理に移動します。
メイン/設定/管理に移動
  • システムの設定」をクリックします。
システムの設定

システムの設定ページが読み込まれます。

  • 従来のフォームレンダリングを使用」チェックボックスをオフにします。
  • OK」をクリックします。
システムの設定ページ

adobe_agreement エンティティに対するアクティビティフィードの有効化

adobe_agreement オブジェクトに対してアクティビティフィードを有効にすると、Adobe Sign が契約レコードおよび契約の親オブジェクトであった CRM レコード(取引先担当者、取引先企業など)の「投稿」セクションにある契約のイベントを更新できるようになります。

  • 設定/アクティビティフィードの構成に移動します。
メール/設定/アクティビティフィードの構成に移動

投稿設定ページが読み込まれます。

1. 「最新の情報に​​更新」をクリックして、すべての設定を読み込みます。

2. 「adobe_agreement」レコードをシングルクリックして選択し、「アクティベート」をクリックします。

投稿設定ページ

投稿設定のアクティブ化の確認ポップアップが表示されます。

  • アクティベート」をクリックします。
投稿設定のアクティブ化の確認ポップアップ

変更を有効にするには...」の通知が表示されます。

  • OK」をクリックします。
「変更を有効にするには...」の通知

投稿設定ページに戻ります。

  • 非表示のオプションを開くには、省略記号(...)をクリックします。
  • すべてのカスタマイズの公開」をクリックします。
投稿設定ページ

セキュリティロールを割り当ててユーザーに Adobe Sign をデプロイ

Adobe Sign アプリケーションを使用するすべての Dynamics ユーザーは、Dynamics 環境でセキュリティロールを設定する必要があります。

セキュリティロールには次のものがあります。

  • Adobe Sign リーダー - ユーザーは、契約レコードへの読み取り専用アクセスを許可されます。
  • Adobe Sign ユーザー - ユーザーは、契約書およびその他のアプリケーションのエンティティを操作できます。このロールを設定すると、ユーザーは自身のレコードのみを表示でき、取引先担当者、取引先企業、潜在顧客、商談、受注、請求書、見積もりなどの組み込みの CRM レコードにユーザーレベルでアクセスできます。
  • Adobe Sign 管理者 - このロールには、Adobe Sign ユーザーロールに加えて、グローバル設定の調整、データ移行、アプリケーション全体のすべての契約書の表示などの権限が追加されます。

セキュリティロールを設定するには、次の手順に従います。

  • 設定/セキュリティに移動します。
メイン/設定/セキュリティに移動

セキュリティページが表示されます。

  • ユーザー」を設定します。
セキュリティページ

有効なユーザーページが読み込まれます。

  • いずれかのセキュリティロールに昇格させるユーザーをすべて選択します。
  • ロールの管理」をクリックします。
有効なユーザーページ

ユーザーロールの管理ポップアップが表示されます。

  • これらのユーザーに対して定義するセキュリティロールのチェックボックスをオンにします。
  • OK」をクリックします。
ユーザーロールの管理ポップアップ

オプションの設定

Adobe Sign 管理者設定

Adobe Sign 管理者設定ページは、テンプレートの作成、データのマッピングおよびカスタムワークフローの作成をおこなう管理ツールへのアクセスを許可します。 オプションの設定は、ユーザーエクスペリエンスのカスタマイズにも利用できます。 

設定にアクセスするには、次の手順に従います。

  • Adobe Sign/管理者設定に移動します。
メイン/Adobe Sign/グローバル設定に移動します。

Adobe Sign 管理者設定ページが読み込まれて、機能ツールの 5 つのセクションが表示されます。

A. Adobe Sign アカウント – Dynamics 環境を Adobe Sign サーバーにリンクする統合キー

B. 開始チェックリスト – インストールのマイルストーンにおける実行チェックリスト

C. 管理者設定 – 管理者が頻繁に操作する必要があるツール

D. オプション機能 – 一般的には一度きりの設定で済む自動化機能

E. リソース – 一般的に必要となるドキュメントへのオンラインアクセスとサポートチケットシステムへのアクセス

admin_settings_page-marked

Adobe Sign アカウント

このセクションは、Dynamics 環境と Adobe Sign サーバーをリンクする統合キーのみを示します。

キーはいつでも削除でき、Adobe Sign サービスへの接続を切断できます。

 

開始チェックリスト

このセクションは、主な設定ポイントによって測定されるインストールの進捗状況を示します。

  • Adobe Sign のアクティベートとセットアップ – 統合キーが正常にインストールされると、チェックマークが表示されます
  • 最初のデータマッピングの設定 – 最初のデータマッピングが保存されると、チェックマークが表示されます
  • 最初のテンプレートの設定 – 最初のテンプレートが保存されると、チェックマークが表示されます


管理者設定

Adobe Sign サービスの価値を拡張するために管理者が一般的に使用するツール:

  • 新規データマッピングの作成 – 「新しいデータマッピング」インターフェイスが開きます
  • 新規契約書テンプレートを作成 – 「新規契約書テンプレート」インターフェイスが開きます
  • ユーザーのアクセス権を変更 – ユーザーのロールを管理する有効なユーザーページへのショートカットリンク
  • 新規ワークフローを作成 – 「プロセスの作成」インターフェイスが開きます


オプション機能

  • ユーザーの自動プロビジョニングを有効化 – この設定を有効にすると、Adobe Sign エンティティへのアクセス権を与えられた新規ユーザーが初めて使用するときに、Adobe Sign システム内のユーザーが自動的にプロビジョニングされます。プロビジョニングは、ユーザー名ではなくユーザーの主な電子メールアドレスに基づいておこなわれます。この処理はバックグラウンドで実行されるので、ユーザーやアカウント管理者が作業することはありません。

注意:

Adobe Sign で自動的にプロビジョニングされる新規ユーザーには、ランダムなパスワードが設定されます。この統合は認証されたアプリケーションとして API を介して動作するので、Dynamics 環境内での機能的な問題は生じません。  ただし、ユーザーが Adobe Sign に直接ログインする場合は、Adobe Sign ホームページの「パスワードを忘れた場合」リンクからパスワードをまずリセットする必要があります。 

  • 署名済み文書を契約書に添付エンティティ – このオプションを有効にすると、完成したドキュメントの PDF コピーが Dynamics に返送され、契約書レコード(「メモ」セクション)に添付されます。 これは、Adobe Sign サーバーに保持される正本のコピーとなります。
  • 署名済み契約書への監査追跡の添付を有効化 – この設定を有効にすると、契約書が署名されて完成したときに、Adobe Sign の監査追跡 PDF が契約書レコード(「メモ」セクション)に添付されます。監査追跡には、契約書のイベント(表示、署名、委任など)、これらのイベントの時系列、およびイベントが発生した場所の IP アドレスが明記されます。
  • 文書のプレビュー画像を表示 – このオプションを有効にすると、レコードに署名済みの完成した文書の画像が添付されるので、PDF ファイルをダウンロードして開かなくても文書を簡単に閲覧できます。 この画像は、契約書レコードの一番下に表示されます。
  • LinkedIn Sales Navigator を有効化 – この設定を有効にすると、新規契約書ページに LinkedIn Sales Navigator パネルが表示されます。このインターフェイスで個人の LinkedIn アカウントを設定でき、契約書に追加した受信者を選択して LinkedIn 情報を表示できます。

この機能を有効にするには、LinkedIn Sales Navigator Team または Enterprise エディションが必須です。

注意:

LinkedIn Sales Navigator は Adobe Sign とは別のサービスであり、Adobe Sign サービスの購入に含まれません。

LinkedIn Sales Navigator はプレミアム有料サービスです。試用したい場合は、無料デモを利用できます


リソース

最も一般的なリソースのリスト:


統合キーの削除/取り消し

Dynamics のインストールから現在の統合キーを削除する必要がある場合は、グローバル設定の Adobe Sign 設定ページから削除できます。 キーを削除すると、Dynamics CRM と Adobe Sign との間の信頼関係が断たれ、新規のすべてのトランザクションおよび既存のトランザクションの更新が停止されます。キーが削除された後、いつでもキーを再適用して、2 つのシステム間のやり取りを再開できます。

キーを削除するには、次の手順に従います。

  • Adobe Sign/管理者設定に移動します。
  • リボンの「キーを削除」をクリックします。
「キーを削除」ボタン

キーの削除とキーの取り消しは同じではありません。 キーの取り消しは Adobe Sign システムでおこなう必要があります。キーを取り消すと、Adobe Sign でそのキーを永久に使用できなくなります。

キーを取り消すには、次の手順に従います。

Adobe Sign アカウントの管理ユーザーにログインします。

  • アカウント/個人環境設定/アクセストークンに移動します。
  • 取り消す統合キーのキー定義をクリックします。
    • 失効」リンクが表示されます。
  • 失効」をクリックします。
「失効」リンク
  • 確認が表示されたら、「はい」をクリックします。

データマッピング

データマッピングを使用すると、契約書生成プロセスを大幅に効率化でき、Dynamics CRM からフィールド値を直接取得することで、人為ミスなく文書のフィールドに適切な内容を設定できます。

また、マッピングによって、完成した契約書から新しいコンテンツを Dynamics に書き戻すことができます。これにより、手作業でデータを操作しなくても、CRM に有用な情報を入力できます。 


フォーム/テキストタグについての簡単な注記

マッピングを適切におこなうには、CRM フィールドと Adobe Sign フォームフィールドを論理的に関連付けられるように、フィールド名が定義されたフォームをあらかじめ作成しておく必要があります。 

シンプルなフォームを以下に示します。  フィールドは、ある程度の空間をあけて配置された中括弧のペア(フィールド幅を定義)と、フィールド名(中括弧の間の文字列)によって定義されます。 

フォームフィールドの例

テキストタグには、名前の値のほかに、検証、計算、正規表現などの追加の引数を含めることができます。フォームの作成について詳しくはこちらを参照してください。フォームの作成方法を習得すると、署名プロセス中に取得するデータの品質が大幅に向上します。

注意:

テキストタグの短縮機能は、フォームのデザインやフィールドマッピングに役立つ便利な機能で、各文書で繰り返し使用されるフィールド名の短縮表記を可能にします(正式なタグを繰り返し作成する必要がなくなるので、時間の節約につながります)。これは複数のフォーム間でのデータマッピングを効率化し、今後作成するフォームのアンカーとなります。

フォームを PDF 形式で作成することもできます。

 

データマッピングテンプレートの定義

データマッピングを設定するためのアクセスポイントは 2 つあります。

1 つ目のオプション:Adobe Sign/データマッピング

メイン/Adobe Sign/データマッピングに移動します。

これにより、データマッピングページが読み込まれます。このページには、既存のすべてのデータマップのリストが表示され、レビュー、編集または削除ができます。

  • 左上の「+New」をクリックして新しいデータマッピングページにアクセスします。
アクティブな契約書のマッピングテンプレートページ

 

2 つ目の方法では、管理者設定ページの新規データマッピングの作成リンクにアクセスします。

このリンクは、すべてのデータマップのリストではなく、新しいデータマッピングページを直接開きます。

 

新しいデータマッピングページの読み込みには時間がかかることがあります。エンティティフィールドが展開されると、ページの読み込みが完了します。

1. データマップにわかりやすい名前を入力します。

2. このデータマッピングをこのエンティティのデフォルトのマッピングとして使用するかどうかを指定します。

3. ドロップダウンから、CRM のエンティティを選択します。

  • これにより、マッピングに使用できるフィールドは定義済みエンティティのみとなります。
  • 1 つのエンティティに複数のデータマップを設定できます。
  • エンティティの値を設定すると、その後変更することはできません。
データマッピングページ

 

エンティティの値を設定すると、データマッピングツールが表示されます。

data_mappings_tools


Adobe Sign フィールド名への Dynamics CRM フィールドの関連付け

これで、Dynamics CRM フィールド名と、先ほど定義した Adobe Sign フォームフィールド名との間の関連付けを作成できるようになりました。データマッピングは、データの流れに基づいて設定します

  • CRM データの Adobe Sign 契約書へのマッピング - 定義されている Dynamics エンティティに関連付けられているフィールド値を使用して、フォームのフィールドにあらかじめ値が入力されます。
    • Adobe Sign フォームフィールドに入力する代替 CRM フィールド値の「ハントグループ」を作成することができます。非 Null 値が見つかり、挿入されるまで、グループの各メンバーが順番に試されます(以下を参照)。
  • Adobe Sign 契約書データの CRM データへのマッピング -(契約書が完成した後)署名プロセスを通して取得したフォームフィールド値を使用して、Dynamics エンティティの空のフィールドに値を入力します。
    • デフォルトでは、値が設定されている CRM フィールドには新しい値がプッシュされません。
    • この内容保護機能を上書きし、既存のフィールド値を署名済みフォームの新しい内容で置き換えるような関連付けをデータマップに定義することも可能です。


データタイプについて

Adobe Sign データマッピングでは、以下のデータタイプがサポートされています。

  • テキスト - テキストのフォームフィールドは、CRM の「1 行テキスト」としてサポートされています。
  • ブール値(2 オプション) - CRM のブール値フィールドでは、チェックボックスがサポートされています。

○ ブール値の CRM フィールドでドロップダウンまたはラジオボタンフォームフィールドが使用されている場合、CRM から Adobe Sign へのマッピングに失敗することがあります。 Adobe Sign から CRM へのマッピングは機能します。

  • オプションセット - CRM のオプションセットフィールドでは、ドロップダウンリストおよびラジオボタンフォームフィールドがサポートされています。


フィールドの関連付け(CRM データ から Adobe Sign 契約書):

  • 属性ドロップダウンから CRM フィールドを選択します。
  • 契約フィールド」入力ボックスに、Adobe Sign フォームフィールド名を入力します。
  • (オプション)これらのフィールドマッピングを Adobe Sign から CRM の方向にも関連付ける場合は、「逆方向のマッピングを追加」チェックボックスをオンにします。
  • (オプション)CRM フィールドの既存の内容を無視して、Adobe Sign フィールドの新しい内容をフィールドに強制的に入力する場合は、「上書き」チェックボックスをオンにします。
  • 追加」をクリックします。

新しいフィールドの関連付けは数秒で処理され、設定の下に関連付けが表示されます。   

両方のデータマッピングフィールドが表示されます。

逆方向の追加を選択した場合は、Adobe Sign から CRM 設定フィールドの下に、新しい関連付けが表示されます。

内容保護の「上書き」を選択した場合は、関連付けレコードに上書きすることが示されます。


フィールドの関連付け(Adobe Sign 契約書から CRM データ):

Adobe から CRM に個別にマッピングを作成する方法は上記と同じですが、逆方向のマッピングを追加するオプションはありません。


マッピングされた関連付けの削除

マウスを関連付けレコードの上に置き、右端の 削除アイコンをクリックすると、任意のマッピングされた関連付けを削除できます。

関連付けの削除

代替フィールドマッピング関係(ハントグループ)

複数の CRM フィールドのいずれかから値を入力するフィールドを Adobe Sign フォームに定義する場合は、CRM 属性の順序付きリスト(ハントグループ)を作成して、Adobe Sign フィールドに入力する値を順番に探すことができます。

例えば、CRM フィールドの「」をフォームフィールドの「FName」にマッピングし、CRM フィールド「フリガナ(名)」を同じフォームフィールド名にマッピングしたとします。 アプリケーションは、最初に「」フィールドの内容をフィールドに入力しようと試みます。内容が見つからない場合、Adobe Sign は「フリガナ(名)」フィールドの内容を使用します。 ハントグループ内のどの要素にも内容が見つからない場合、フィールドは空のままになります。

ハントグループを定義するには、次の手順に従います。

  • 優先順位が最も高い CRM 属性と Adobe Sign フォームフィールド名との間に CRM から Adobe Sign への関連付けを作成します。
  • 最初のレコードを作成したら、CRM 属性を 2 番目の CRM 属性に変えてその関連付けを追加します。 
  • 代替マッピングを作成するかどうかを尋ねられたら、「OK」をクリックします。

 

システムでレコードが更新されたら、レコードのエンティティ属性の前に接頭辞が追加されます。

  • 主な属性/デフォルト属性の前には、# が追加されます。   このフィールドは、内容が最初に確認されるフィールドです。
  • その後の関連付けには、1 ~ N の番号が振られます。最初の代替フィールド関連付けは「(1)」と表示され、常に最初に確認される代替フィールドとなります。  「(2)」は 2 番目の代替フィールドとなります。3 番目以降も同様です。 
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関係するエンティティへの添付ファイルの追加

契約書への署名が終わり、契約書が完成したら、Adobe Sign は文書および署名プロセスの監査追跡の PDF コピーを生成します。 これらの文書を、テンプレートの親エンティティに関連する他の任意の CRM エンティティに PDF で添付することができます。

テンプレートページの「署名済みの契約書と監査追跡を CRM エンティティにマッピング」セクションでは、ドロップダウンから 2 つの文書タイプを使用できます。

  • 署名済み PDF」 - 署名済み文書のテキスト全体です。これは、Adobe Sign サーバーに保持される正本のコピーです。
  • 監査追跡」 - すべての主なイベント(署名や委任など)と関連するメタデータ(日時や IP アドレスなど)をすべて列挙したものです。

このどちらか、または両方のファイルを任意の関連エンティティに添付できますが、これらは個別にマッピングする必要があります。

添付ファイルをマッピングするには、次の手順に従います。

  • ドキュメントの種類ドロップダウンから必要な種類を選択します。
  • CRM レコードに添付」ドロップダウンリストを使用して、文書をプッシュするエンティティを選択します。
    • 親エンティティに対して関連付けが定義されているエンティティのみが一覧表示されます。
  • 追加」をクリックします。

添付の関連付けは設定の下に一覧表示されます。

エンティティのオプションのドロップダウン


添付ファイルの削除

レコードを削除するには、レコードの上にマウスを置き、右端の 削除アイコンをクリックします。

レコードの削除

契約テンプレート

Dynamics 環境内の Adobe Sign 管理者は、契約テンプレートを作成し、そのテンプレートの中で大部分の契約書フィールドを事前設定したり、ファイルを添付したり、その契約書を関連するデータマッピングに結び付けたりできます。

契約テンプレートは Dynamics のエンティティに結び付けられ、「アクティブ」というフラグが付けられると、そのエンティティから送信される契約書で利用できるようになります。

21Pick Template-edited

注意:

データマップは契約書テンプレートの中核をなすものなので、契約書テンプレートを設定する前に定義しておく必要があります。 

データマッピングと同じように、新規の契約書テンプレートを設定するためのアクセスポイントは 2 つあります。

1 つ目のオプションAdobe Sign/契約書テンプレート

navigate_to_agreementtemplates

 

これにより、契約書テンプレートページが読み込まれます。このページには、既存のすべてのテンプレートのリストが表示され、レビュー、編集または削除ができます。

  • 画面左上の「+New」をクリックして、新規テンプレートの作成を開始します。
agreement_templateslist

 

2 つ目の方法では、管理者設定ページの新規契約書テンプレートの作成リンクにアクセスします。

このリンクは、すべての契約書テンプレートのリストではなく、新規契約書テンプレートページを直接開きます。

 

新規契約書テンプレートページが開くと、

  • ユーザーがいつ使用すべきかわかるように、テンプレートに対してわかりやすい名前を入力できます
  • テンプレートを関連付ける必要があるエンティティを確認できます
    • エンティティは後から変更できません
    • エンティティを選択すると、テンプレートが保存され、完全な契約書テンプレートが読み込まれます
new_agreement_template

 

契約書テンプレートは 6 つのセクションに分かれていて、予測される使用パターンがある場合は、パターンに合わせてそれぞれの値を編集できます。

  • テンプレートの詳細 – 主要なオブジェクト間の関係と、テンプレートがアクティブかどうかを定義します
  • 受信者リスト – テンプレートに対して事前設定された署名パスを許可します
  • メッセージの詳細 – 契約書とグローバルメッセージの名前
  • 添付ファイル – 署名または承認のために送信するファイルまたは文書
  • 契約書オプション – 契約書を管理するための複数の設定
  • セキュリティオプション – デフォルトのセキュリティ設定


テンプレートの詳細

テンプレートの詳細には、このテンプレートのテンプレート、エンティティ、データマップの関係が表示されます。

template_-_details

テンプレートの名前は、一番上に大きなフォントで表示されます。

  • テンプレート名 - テンプレートの名前です。これは、ページ上部に表示される名前と同じです。
  • 主エンティティ - テンプレートは、Dynamics 内の単一のエンティティに結び付けられます。宣言されたエンティティのみがこのテンプレートを表示します。
    • 契約書を作成すると、この値はロックされます。
  • データマッピング - このフィールドは、テンプレートにバインドされているデータマップの名前を示します。

 

  • アクティブ - このチェックボックスは、ユーザーが主エンティティから送信する場合にテンプレートを選択できるかどうかを指定します。
  • ワンクリック送信 - この設定を有効にした場合、テンプレートを選択すると、自動的に契約書が送信されます。
    • 例えば 連絡先が主エンティティとして指定された NDA テンプレートがあり、「受信者」セクションが連絡先の電子メールを読み込むように設定されているとします。
      • 送信者は、送信先の取引先担当者から NDA テンプレートを選択するだけです。設定フェーズはスキップされ、テンプレートの選択以外の操作をおこなうことなく契約書が送信されます。
      • 受信者が設定されていない場合、ワンクリックは無視され、契約書を手動で設定する必要があります。


「受信者」セクション:

「受信者」セクションには、テンプレートに対して事前設定する受信者のリストと署名の順序が表示されます。

recipients_list

受信者 - ウィンドウの右端にあるプラスアイコンをクリックして、テンプレート内に受信者リストをハードコーディングできます。 設定オプションを示すポップダウンが表示されます。

  • 契約書を設定する場合、デフォルトでは受信者リストは空のままになっており、送信者が手動で入力します。
  • デフォルトの受信者を追加するには、プラスアイコンをクリックして、「主エンティティから作成」を有効にして、デフォルト値を保存することによって、明示的におこなう必要があります。
recipient_-_default
  • 「デフォルトの確認を上書き」オプションを選択すると、(「セキュリティ」セクションで設定される)デフォルトの確認方法を回避して、この受信者に対してのみ別の確認方法を適用できます。
recipient_-_override
  • 追加の受信者(内部の副署プロセスなど)や、署名プロセスに関与しない受信者を追加する場合は、「主エンティティから作成」チェックボックスをオフにして、受信者を定義します。最終版の文書の管理のみをおこなう CC 送信先のチームに適したオプションです。
recipient_-_new


メッセージの詳細

「メッセージの詳細」セクションには、契約書名とグローバルメッセージが表示されます。

templates_-_messagedetails
  • 契約名 - 契約名は主に通知で利用されます。電子メールの件名の行に表示されるほか、電子メール本文では太字で、ボイラープレートテキストでは小さなフォントで表示されます(以下の黄色でハイライトされた部分)。
  • メッセージ - メッセージフィールドは自由に入力可能なプレーンテキストのフィールドであり、署名者に対する任意のメッセージや指示を挿入できます(以下の緑色でハイライトされた部分)。
email_pair-rebranded

注意:

契約名」および「メッセージ」フィールドでは、いずれも Dynamics フィールド値を挿入し、受信者のためのパーソナライズを向上できます。使用可能な値のリストを表示するには、左括弧({)を入力します。


ファイルの添付

このセクションでは、契約書にあらかじめファイルを添付できます。 例えば、NDA のテンプレートを作成する場合、テンプレートに直接会社の NDA ファイルを添付すると、送信者はファイルを添付する必要がなくなります。

attach_file


契約書オプション:

template_-_agreementoptions
  • 送信前に署名をプレビューして位置を設定 - このチェックボックスをオンにすると、送信者がフォームフィールドを配置できるように、契約書でオーサリング環境が自動的に表示されます。
  • 契約書の有効期限 - このチェックボックスをオンにすると、契約書が期限切れとなる終了日が契約書に定義されます。
  • 期限切れまでの日数 - 「契約書の有効期限」機能が有効になっている場合に、契約書に署名可能な残り日数を定義します。
  • 署名後のランディングページを追加 - 有効にすると、受信者が契約書の操作を完了した後にリダイレクトされる URL を指定できます。
  • 署名後のランディングページ - このフィールドには、「署名後のランディングページを追加」が有効な場合に、受信者をリダイレクトするページの URL が表示されます。
  • 対面署名を要求 - 署名者が電子メールを使用せずに、送信者のローカルシステムまたはタブレット上で署名する必要がある場合、送信者はこのオプションを使用して署名をホストできます。
  • 自分の署名を要求 – 送信者が署名プロセスに参加する場合に使用します。
    • 送信者は最初か最後に署名するか、唯一の署名者である必要があります。
    • 署名順序は入力した順序になります。
template_-_agreementoptionsmenu
  • 署名順序 - ドキュメントに署名する 2 つのワークフローからいずれかを選択します。
    • 任意の順序では、すべての署名者に一斉に通知が送信され、他の署名者が署名するのを待たずに署名できます。
    • 入力した順序では、契約書で署名者を定義した順序に基づいて、順番に署名プロセスが実行されます。
  • 署名タイプ - ドキュメントに署名する形式を選択します。
    • 電子サイン - 契約書を電子メールで送信し、受信者が電子的に署名します。
    • 手書き - 電子メールで文書を送信しますが、署名者は文書を印刷して手書きで署名します。その後、同じ電子メールのリンクを使用して、文書を Adobe Sign システムにアップロードする必要があります。
  • 受信者のリマインダーをスケジュール - トランザクションのリマインダーサイクルを定義します。 リマインダーは、現在の受信者に対して、毎日または毎週送信するように設定できます。
  • リダイレクトの遅延秒数 - この設定は、署名の適用後、指定したランディングページに受信者がリダイレクトされるまでの遅延時間を指定します。「署名後のランディングページ」が定義されている場合は必須です。
  • 署名言語 - この設定は、契約書が署名者に送信されるときの使用言語を定義します。 署名者に対するすべての電子メールおよび画面上のプロンプト/指示は、選択した言語になります。


セキュリティオプション

このセクションでは、受信者のデフォルトの確認方法と、最終版の PDF 文書のオプションのパスワードを定義します。

template_-_securityoptions
  • 署名された PDF を開くためのパスワードを設定 - 最終的な文書に不正にアクセスされないようにパスワードを設定する場合に、この設定を有効にします。
  • ID 確認 - 受信者を認証するための 2 要素確認を定義します。
    • 電子メール – 2 要素確認は適用されません。
    • パスワード - 標準的な英数字のパスワードフィールド。パスワードを使用する場合、送信者は、別途、署名者にパスワードを伝える必要があります。
    • ナレッジベース  - ナレッジベース認証では、公開データベースを使用して、署名者の過去についていくつか質問をおこない、署名者の身元を確認します。
    • Web ID - ソーシャルメディアを使用して、2 つ目の認証を適用します。

Sales Hub 用 Adobe Sign

会社が Dynamics CRM バージョン 9.0 以降を導入している場合、Dynamics Sales Hub でも Adobe Sign にアクセスできます。

Sales Hub は向上されたフォーマットと同じ機能を提供し、電話、タブレット、およびその他のあらゆるモバイルデバイスに直接アクセスできます。

注意:

Sales Hub では LinkedIn Sales Navigator は現在使用できません。

Adobe と Microsoft のエンジニアは、将来の更新プログラムでこの問題を解決する方法を調査中です。

Sales Hub ダッシュボードは、ユーザーと関連付けられた契約書の図説的なレポートを提供します。

レポートを使用すると、各要素を掘り下げ、そのデータサブセットに固有の新しいグラフを作成できます。

ページはデフォルトセクション 3 つに分割されます。

  • ステータス別の契約書
  • 月別の契約状況
  • 今週送信された契約書
sales_hub_dashboard

契約セクションでは、契約書の完全なリストと、メタデータ(ステータス、作成日、署名日など)で契約書を並べ替えられる機能を提供します。

また、必要に応じて新しい契約書を作成できます。

sales_hub_-_agreements

データマッピイングへアクセス権を持つユーザーは、既存のデータマッピングを並べ替え、レビュー、および編集できます。

新しいデータマップも作成できます。

sales_hub_-_datamapping

テンプレートにアクセスできるシステム権限を持つユーザーは、既存のテンプレートをレビュー、並べ替え、および編集できます。

新しい契約書テンプレートも作成できます。

sales_hub_-_agreementtemplates

Dynamics 管理者は、Adobe Sign 統合に関する管理者レベルの設定にアクセスして編集できます。

sales_hub_-_adminsettings

Adobe Sign へのカスタム CRM エンティティの追加

Adobe Sign パッケージには、契約書を関連付けられる組み込みの CRM エンティティがいくつか組み込まれています。

  • 取引先担当者
  • 取引先企業
  • 潜在顧客
  • 営業案件
  • 見積もり
  • 請求書
  • 受注
  • 契約

 

次の簡単な手順に従って、これらにカスタムの CRM エンティティ(またはその他の組み込みの CRM エンティティ)を追加できます。

注意:

カスタムエンティティは、「署名用に送信」メニュー項目からのみ契約書を開始できます。

クイック作成システムを使用して、カスタムエンティティから契約書を開始することはできません。

 

この例では、「顧客」というカスタムの CRM エンティティがあるとします。

  • 設定/カスタマイズに移動します。
メイン/設定/カスタマイズに移動

カスタマイズページが読み込まれます。

  • システムのカスタマイズ」オプションをクリックします。
カスタマイズページ

別ウィンドウに 既定のソリューションページが表示されます。

左側のレールの「コンポーネント」で、次の操作をおこないます。

  • エンティティ」リストを展開します。
  • カスタムエンティティ(この場合は「顧客)」を検索して、展開します。
  • エンティティの名前をシングルクリックすると、フィールドおよびコントロールが表示されます。
既定のソリューションページ
  • 名前」フィールドから値をコピーします(この例では、値は「new_customer」です)。
    • これは、カスタムエンティティの内部システム名です。
  • カスタムエンティティの「1:N の関連付け」に移動します。
    • 新しい一対多関連付け」ボタンをクリックします。
「1:N の関連付け」オプション

新しい 関連付け​​ウィンドウが表示されます。

新しい関連付けを作成するには、次の手順に従います。

  1. 関連エンティティ」フィールドで「契約」を選択します。
    • 「名前」フィールドの表示が、{entityName}_adobe_agreement に変わります。
Relationship

     2.カスタムエンティティの名前(この例では「new_customer」)を「表示名」フィールドに貼り付けます

  • 名前」フィールドの値が、「new_」 + {entityName} + 「Id」に変わります。(new_new_customerID)。

    3.「保存して閉じ」をクリックします。

  • 関連付けウィンドウが閉じます。
  • 1:N の関連付けページ上部の「すべてのカスタマイズの公開」をクリックします。
1:N の関連付けページ上部の「すべてのカスタマイズの公開」

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