Crear y gestionar programas de formación en Adobe Connect

Un programa puede contener cursos, presentaciones y reuniones. Puede definir requisitos previos de un programa y diseñar el programa de modo que los usuarios puedan realizar pruebas clasificatorias de ciertos elementos del programa.

A medida que los usuarios completan elementos en el programa, puede realizar el seguimiento del progreso y crear informes para asegurar que el programa satisface los objetivos del aprendizaje.

Las características clave de los programas permiten realizar las siguientes tareas:

• Organizar elementos (como cursos y presentaciones) en grupos lógicos que apoyen una ruta de aprendizaje.

• Defina los requisitos previos y las pruebas clasificatorias para los elementos, de modo que los participantes puedan evitar ciertos elementos del programa si superan el elemento de prueba clasificatoria correspondiente.

• Especificar los requisitos de finalización: elementos necesarios para completar correctamente el programa.

• Enviar a los usuarios notificaciones y recordatorios relacionados con el programa por correo electrónico.

• Crear informes que contengan estadísticas del programa.

• Consultar una representación visual de los datos del informe mediante el Panel de formación.

Creación de un programa

Un asistente le ayudará en los principales pasos de creación de una formación como, por ejemplo, la escritura de la información de un programa y la selección de cursos para el programa. Una vez creado un programa, podrá completar tareas adicionales como, por ejemplo, la adición de participantes y el envío de recordatorios.

En la creación de un programa, el flujo de trabajo implica las siguientes tareas:

Buscar una ubicación para el programa

Puede crear o buscar una carpeta en la biblioteca de formación donde desea publicar el programa (deberá contar con permiso de acceso a la carpeta). Cuando determine la ubicación, haga clic en el botón Nuevo programa para abrir el Asistente para nuevo programa y crear el programa en la ubicación seleccionada.

Nota: Según la licencia y los permisos de que disponga, puede que no estén visibles todas las fichas en la fila superior de Adobe Connect Central.

Nota: Si desea guardar el programa en la carpeta Formación del usuario, puede omitir este procedimiento haciendo clic en el vínculo Nuevo programa de la página de inicio de Adobe Connect Central y siguiendo los pasos para escribir la información del programa.

Escribir información del programa

La primera página del asistente del nuevo programa permite escribir información como, por ejemplo, información descriptiva del informe y las fechas de inicio y finalización del programa. (Deberá escribir el nombre del programa, pero el resto de campos son opcionales). La información escrita en el asistente aparecerá más tarde en la página Información del programa, así como en la página a la que tienen acceso los participantes a través del vínculo Mi formación.

En el cuadro Personalizar URL se muestra la primera parte de la URL en el que hacen clic los usuarios para tener acceso al programa. Puede dejar el cuadro en blanco de modo que Adobe Connect genere una dirección URL del sistema o introducir una URL personalizada. Por ejemplo, puede escribir una palabra que describa el programa.

Agregar elementos a un programa

Una vez escrita la información del programa en el asistente de nuevo programa y después de hacer clic en Siguiente, aparecerá una página que permite agregar elementos en el programa. Al agregar un elemento a un programa, en realidad se está agregando un vínculo al elemento, no copiando el elemento en una nueva ubicación de Adobe Connect.

Puede agregar contenido de la biblioteca de contenido, una reunión de la biblioteca de reuniones, una clase virtual o cualquier curso existente a un programa. El contenido agregado a un programa se convierte de forma automática en un curso de modo que se puede realizar un seguimiento de forma adecuada. El nuevo curso se agrega a la carpeta de recursos del programa creada automáticamente. (Esta carpeta está en la misma ubicación que el programa y tiene el mismo nombre que éste, con la palabra “Recursos” adjunta).

Cambiar el orden o eliminar elementos, si fuese necesario

Una vez agregado el contenido y los cursos, puede cambiar el orden de los elementos para modificar la ruta de aprendizaje. También tiene la posibilidad de eliminar elementos.

Seleccionar opciones adicionales

El último paso para la creación de un programa nuevo consiste en seleccionar las opciones necesarias en la página Opciones adicionales, como agregar alumnos matriculados, ajustar requisitos previos y enviar notificaciones.

Visualizar información y estado del programa

Una vez que se ha creado un programa, puede visualizar y modificar sus datos en la página Información sobre el programa.

Mostrar información del programa

Visualizar información del estado del programa

La visualización del estado del programa ofrece otra forma de consultar un informe de resumen.

Adición y eliminación de elementos de un programa

Puede agregar y eliminar contenido y cursos de un programa una vez creado el programa. Por ejemplo, puede agregar cualquier curso de la biblioteca de formación a un programa.

A continuación enumeramos algunas sugerencias:

• Intente minimizar la adición y eliminación de cursos y contenido cuando el programa esté disponible a los alumnos.

• Póngase en contacto con los alumnos registrados en el programa. Indíqueles cuándo se agrega o elimina el contenido y los cursos, y pídales que inicien sesión en el programa para que se actualice su estado.

• Existe una distinción entre incluir un curso existente en un programa y crear un curso para un programa. Cuando se agrega un curso a un programa y el curso ya existe, éste no se agrega a la carpeta concreta de recursos del programa. Sólo se agregan automáticamente a la carpeta de recursos del programa los elementos que se crean de forma automática por primera vez como un curso. Sin embargo, puede mover o copiar elementos en la carpeta de recursos.

• Cuando se agrega un curso a un programa, se añade un vínculo al curso en la biblioteca de contenido. De esta forma, los alumnos pueden recibir créditos por un curso incluso si hacen el curso fuera del programa. Para recibir créditos por hacer el curso, el alumno debe haber iniciado sesión en el programa al menos una vez. (Adobe recomienda que los alumnos del programa siempre inicien los elementos desde el programa).

• Si elimina un elemento necesario de un programa, el estado de los alumnos que han completado el resto de elementos necesarios cambiará a Completado.

• Tras modificar un programa (por ejemplo, si se han agregado o eliminado elementos necesarios), pida a los alumnos que vuelvan a iniciar sesión en el programa para actualizar su estado y sus puntuaciones.

• En ocasiones, un alumno puede hacer un curso que después se agrega a un programa en el que el alumno está matriculado. Para que el alumno reciba créditos por haber hecho el curso, pídale que inicie sesión en el programa. Su estado en el programa se actualizará de forma automática.

Adición de carpetas y elementos a un programa

Una vez creado un programa, puede agregar carpetas o elementos en cualquier momento.

Agregar una carpeta a un programa

Una vez creado un programa, puede agrupar elementos en carpetas para organizar los elementos. Por ejemplo, puede agrupar un conjunto de elementos en una carpeta Temas para principiantes y otro conjunto en una carpeta Temas para nivel intermedio. Las carpetas nuevas siempre se agregan en el nivel raíz. Las carpetas no se pueden anidar en otras carpetas.

Adición de contenido a un programa

Una vez creado un programa, puede agregar más contenido según sus necesidades. El contenido agregado a un programa se convierte de forma automática en un curso de modo que se puede realizar un seguimiento de forma adecuada. El nuevo curso se agrega a la carpeta de recursos del programa creada automáticamente. Cualquier contenido que agregue más adelante al programa también se convierte de forma automática y se coloca en la carpeta de recursos. Esta carpeta está en la misma ubicación que el programa y tiene el mismo nombre que éste, con la palabra “Recursos” adjuntada. (Si se agregan cursos ya creados a un programa, dichos cursos no se colocarán en la carpeta de recursos).

Adición de un curso, una clase virtual o una reunión a un programa

Los cursos disponibles de la biblioteca de formación están a su disposición para que incluya un programa.

Agregar contenido externo a un programa

El contenido de un programa no se limita a los elementos de Adobe Connect. Puede incluir formación externa. Por ejemplo, puede agregar una conferencia a la que los alumnos matriculados deban asistir. Una conferencia es un evento en directo, por lo que puede crear un evento externo para representarla. Si utiliza la función de omitir estado, puede añadir la marca de “Completado” a los alumnos matriculados que asistan.

Editar programas

Puede editar información de un programa como, por ejemplo, cambiar el orden de los elementos o eliminarlos. También se puede eliminar cualquier programa por completo

Nota: La adición o eliminación de elementos de un programa puede afectar a las transcripciones de los alumnos. Es recomendable no realizar cambios una vez matriculados los alumnos. Si agrega o elimina elementos en un programa, informe a los alumnos de los cambios y pídales que inicien sesión en el programa para que se actualice su estado.

Editar información del programa

Editar información de contenido externo

Para editar información de contenido externo, deber haberla agregado al programa.

Cambiar el orden de los elementos de un programa

Eliminar elementos de un programa

Si ya no desea incluir un elemento en un programa, puede eliminarlo sin afectar al elemento original que existe en su biblioteca respectiva.

Envío de notificaciones o recordatorios a los alumnos matriculados en el programa

Puede utilizar la función de notificaciones para enviar un mensaje de correo electrónico a los alumnos matriculados. Un mensaje típico indica a los participantes que el programa está disponible, ofrece información sobre el programa y contiene un vínculo a este. El mensaje puede dirigirse a todos los participantes o a un subconjunto de estos, como aquellos que no han finalizado el programa.

La función de recordatorios, igual que la función de notificación, le permite enviar mensajes de correo electrónico a los alumnos matriculados. Sin embargo, la diferencia principal entre notificaciones y recordatorios es que la página Recordatorios permite enviar los mensajes en intervalos especificados. El mensaje puede dirigirse a todos los participantes o a un subconjunto de estos.

Nota: Para los usuarios que deben ceñirse a normativas de cumplimiento, los recordatorios pueden definirse de forma anual. Para obtener más información, consulte Trabajo con ajustes de cumplimiento y control.

Cancelación de notificaciones o recordatorios

Eliminar un programa

Antes de eliminar un programa, tenga en cuenta las siguientes consecuencias de esta acción:

• El programa se elimina de la biblioteca de formación.

• Los participantes dejarán de tener acceso al programa.

• Los informes del programa dejarán de estar disponibles. (Para evitar el acceso al programa a la vez que se conservan los datos de los informes, establezca la fecha de cierre del programa y no lo elimine).

• No se envían ni los recordatorios del programa ni las notificaciones del programa retrasadas.

• La eliminación de un programa es una acción permanente. Una vez eliminado un programa, no se puede recuperar.

La eliminación de un programa de la biblioteca de formación no afecta a los elementos de la biblioteca que forman el programa.

Edición de requisitos previos, pruebas de clasificación y requisitos de finalización

Una vez creado un programa, puede realizar muchos cambios como, por ejemplo, la asignación de requisitos previos, la asignación de pruebas clasificatorias y la edición de requisitos para la finalización. Para crear rutas de aprendizaje, Adobe recomienda utilizar pruebas clasificatorias o requisitos previos (pero nunca ambos). Es posible utilizar ambos, pero la comprobación de todos los posibles flujos de trabajo que los alumnos puedan encontrar podría llevar mucho tiempo y plantear muchas dificultades.

Asignación de requisitos previos a un elemento

La asignación de requisitos previos obliga al alumno a tener acceso a elementos en un orden concreto. No puede establecerse una carpeta como un requisito previo. Tampoco debe definir elementos de formación externos como obligatorios, ya que Adobe Connect no puede realizar el seguimiento automático de elementos externos.

Asignar pruebas clasificatorias para un elemento

Puede diseñar el programa de modo que los alumnos matriculados no tengan que realizar un elemento en caso de haber superado un elemento de prueba de clasificación relacionado. Las carpetas no se pueden configurar como elementos de pruebas de clasificación ni vincularse como elementos seleccionados. Utilice siempre un curso o reunión específicos (no una carpeta) como prueba clasificatoria o elemento seleccionado para cualquier otro objeto de aprendizaje.

A continuación enumeramos algunas sugerencias relativas a la creación de pruebas clasificatorias:

• Seleccione con cuidado entre las opciones Opciones, Bloqueado y Oculto. Los alumnos podrían tener una ruta y experiencia de aprendizaje diferentes en función de la opción seleccionada para una prueba clasificatoria.

• No es posible asignar una prueba clasificatoria para el primer elemento del programa.

• No utilice pruebas clasificatorias encadenadas. Un ejemplo de una prueba clasificatoria encadenada es establecer el elemento 1 como prueba clasificatoria del elemento 2 y, a continuación, establecer el elemento 2 como una prueba clasificatoria para el elemento 3.

Editar requisitos de finalización

Puede designar un elemento como necesario, lo que significa que un participante debe completar correctamente el elemento para finalizar el programa. De forma predeterminada, todos los elementos son necesarios, pero se pueden establecer elementos individuales como opcionales o necesarios sin afectar al resto de elementos.

Gestión de los participantes del programa

Adobe Connect Central le permite visualizar y agregar alumnos matriculados a un programa, así como establecer permisos de acceso para dichos alumnos.

Visualización y adición de participantes a un programa

Establecimiento de permisos para los participantes del programa

Una vez que haya agregado participantes a un programa, puede especificar permisos para los usuarios y grupos matriculados.

Eliminación de participantes de un programa

Puede eliminar un participante concreto o un grupo de participantes del programa en cualquier momento.