Comprobación preliminar de archivos antes de la entrega

Antes de imprimir o enviar el documento al proveedor de servicios, puede realizar una comprobación de calidad del mismo. Comprobación preliminar es el término estándar de este proceso. A la vez que se edita un documento, el panel Comprobación preliminar advierte de los problemas que pueden impedir la correcta generación de la salida o la impresión del documento o el libro. Estos problemas incluyen, entre otros, la falta de archivos o fuentes, las imágenes de baja resolución o el texto desbordado.

En la configuración de la comprobación preliminar, es posible definir qué condiciones se detectan. Las opciones seleccionadas se almacenan en los denominados perfiles de comprobación preliminar para facilitar su reutilización. Existen dos posibilidades: crear perfiles de comprobación preliminar personales o importarlos de la impresora o de otra fuente.

Para aprovechar la comprobación preliminar automática, cree o especifique un perfil de comprobación preliminar en cuanto empiece a crear el documento. Si la función Comprobación preliminar está activada, aparece un icono en forma de círculo rojo en la barra de estado cuando InDesign detecta algún problema. Abra el panel Comprobación preliminar y lea la sección Información a fin de obtener instrucciones básicas para corregir el problema.

Apertura del panel Comprobación preliminar

• Elija Ventana > Salida > Comprobación preliminar.

• Haga doble clic en el icono Comprobación preliminar que aparece en la parte inferior de la ventana del documento. Este icono es de color verde si no se ha detectado ningún error o de color rojo en el caso contrario.

Definición de perfiles de comprobación preliminar

Por defecto, se aplica el perfil [Básico] tanto a los documentos nuevos como a los convertidos. Este perfil indica los vínculos modificados o no disponibles, el texto desbordado y las fuentes no disponibles. No es posible editar ni eliminar el perfil [Básico] pero sí se pueden crear y usar varios perfiles más. Por ejemplo, puede cambiar de perfil según vaya a trabajar en documentos diferentes, contratar proveedores de servicios de impresión diversos o ejecutar un solo documento en distintas fases de producción.

Solicite a su proveedor de preimpresión un perfil o información sobre la configuración de perfiles de comprobación preliminar. 

Definir un perfil de comprobación preliminar

Incrustar y desincrustar perfiles

Cuando se incrusta un perfil, ya se tiene perfilado el documento. Esta operación resulta de especial utilidad cuando se pretende enviar el archivo a otro usuario. El hecho de que se incruste un perfil no implica que sea obligatorio usarlo. Así, cuando envía un documento con un perfil incrustado a un servicio de impresión, por ejemplo, es posible que la impresora seleccione otro perfil para el documento.

Solo se puede incrustar un perfil. Tenga en cuenta que el perfil [Básico] no se puede incrustar.

Exportar y cargar perfiles

Al exportar un perfil, lo pone a disposición de otros usuarios. Los perfiles exportados se guardan con la extensión .idpp.

De igual modo, también puede cargar un perfil que haya puesto a su disposición otro usuario. Puede cargar el archivo *.idpp o el perfil incrustado en el documento que especifique.

• Para exportar un perfil, elija Definir perfiles en el menú Comprobación preliminar. Seleccione Exportar perfil en el menú de perfil de comprobación preliminar, indique tanto el nombre como la ubicación y haga clic en Guardar.
• Para cargar (importar) un perfil,  elija  Definir perfiles en el menú Comprobación preliminar. Haga clic en Cargar perfil en el menú de perfil de comprobación preliminar, seleccione el archivo *.idpp o el documento que incluya el perfil incrustado que desee usar y haga clic en Abrir.

Eliminar perfiles

Revisar y resolver errores de comprobación preliminar

En la lista de errores solo figuran las categorías en las que se hayan detectado errores. Haga clic en la flecha que hay junto a cada elemento para expandirlo o contraerlo.

Cuando consulte la lista de errores, tenga en cuenta lo siguiente:

• En algunos casos, el problema está causado por un elemento de diseño como una muestra o un estilo de párrafo. No se notifica como error el elemento de diseño en sí, sino cualquier elemento de la página al que se haya aplicado. Asegúrese de resolver el problema en el elemento de diseño.

• No aparecen los errores que se producen en el texto desbordado, las condiciones ocultas o las notas. ni tampoco en el texto eliminado que sigue disponible con el control de cambios.

• Si el problema tiene que ver con un elemento de página principal, no aparecerá en caso de que la página principal no se haya aplicado ni tampoco cuando, pese a estar aplicada a una página, esta quede fuera del ámbito seleccionado. Si algún elemento de página principal presenta un error, en el panel Comprobación preliminar solo figurará una vez aunque se repita en todas las páginas a las que se haya aplicado la página principal.

• Los errores que se producen en elementos de página no imprimibles o de la mesa de trabajo o bien en capas ocultas o no imprimibles solo figuran en la lista de errores si se han especificado las opciones oportunas en el cuadro de diálogo Opciones de comprobación preliminar.

• Para incluir en el archivo de salida ciertas páginas, limite la comprobación preliminar al rango que le interese. Especifique el rango de páginas en la parte inferior del panel Comprobación preliminar.

Activación y desactivación de la comprobación preliminar automática

De forma predeterminada, la comprobación preliminar se encuentra activada en todos los documentos.

Resolución de errores

Selección de un perfil distinto

Muchos flujos de trabajo agradecen el uso de distintos perfiles. Puede, por ejemplo, seleccionar perfiles diferentes para documentos que esté editando al mismo tiempo o seleccionar un perfil nuevo al empezar cada fase de producción. Cada vez que selecciona otro perfil, se vuelve a examinar el documento.

Si pretende usar ese mismo perfil siempre que vaya a trabajar en el documento, incrústelo. Si no lo hace, el documento se abre con el perfil de trabajo predeterminado.

Indicar del rango de páginas para la comprobación preliminar

Las reglas para determinar rangos de páginas son idénticas a las que se aplican en el cuadro de diálogo Imprimir. Los errores que se produzcan en las páginas ajenas a este rango se omiten de la lista de errores.

Definición de opciones de comprobación preliminar

Limitación del número de filas por error

Para que las listas de errores sean manejables, limite el número de filas por error. Por ejemplo, en un documento donde se usen fuentes TrueType, la aparición de una sola fuente TrueType a lo largo del documento puede dar lugar a cientos de errores. Si ha limitado el número de filas por error a 25, en la lista solo aparecen los 25 primeros errores y la indicación (25+) junto al error.

Guardar el informe de errores

Cabe la posibilidad de generar un archivo PDF o de solo texto con los errores que figuran en el panel Comprobación preliminar. Este informe incluye, asimismo, otros datos estadísticos como la hora, el nombre del documento y el nombre del perfil.

Comprobación preliminar de libros

Si elige Comprobación preliminar de Libro en el menú del panel Libro, se examinan todos los documentos (o los documentos seleccionados) en busca de errores. Se puede usar el perfil incrustado en cada uno de los documentos o especificar el perfil que se prefiera. El estado de comprobación preliminar de cada documento se indica de manera distinta: icono verde, icono rojo o signo de interrogación. El icono verde indica que no se ha detectado ningún error en el documento. El icono rojo indica que se han detectado errores. El signo de interrogación significa que se ignora el estado; por ejemplo, es posible que el documento se haya cerrado, que la comprobación preliminar esté desactivada o que se haya cambiado el perfil de comprobación preliminar.

Definición de opciones de comprobación preliminar en un libro

Resolución de errores de comprobación preliminar en un libro

Cuando aparece un punto rojo a la derecha del nombre de un documento en el panel Libro, ese documento contiene errores detectados en la comprobación preliminar.

También los elementos de diseño como los estilos y las muestras pueden ocasionar errores. En tales casos, asegúrese de resolver los errores de los estilos o las muestras en el documento de origen del estilo y, cuando termine, sincronice el libro.

Si ha especificado en una comprobación preliminar un perfil distinto del incrustado en el documento, recuerde que quizá se seleccione otro perfil al volver a abrir el documento. Ello puede dar lugar a otros errores de comprobación preliminar diferentes.

Empaquetado de archivos

Los archivos utilizados, incluidos las fuentes y los gráficos vinculados, se pueden recopilar para entregarlos al proveedor de servicios de manera más cómoda. Al empaquetar un archivo, crea una carpeta con el documento de InDesign (o los documentos de un archivo de libro), todas las fuentes necesarias, gráficos vinculados, archivos de texto y un informe personalizado. Este informe, almacenado como archivo de texto, incluye la información del cuadro de diálogo Instrucciones de impresión, una lista de todas las fuentes utilizadas, los vínculos y las tintas necesarias para imprimir el documento, así como la configuración de impresión.

InDesign realiza una comprobación preliminar de actualización. El cuadro de diálogo Inventario de paquete indica las áreas problemáticas detectadas. También puede entregar al proveedor de servicios un archivo PDF compuesto formado por el documento o por un archivo PostScript.

Corrección de errores de fuentes

En el área Fuentes del cuadro de diálogo Inventario de paquete figuran todas las fuentes utilizadas, incluidas las fuentes aplicadas en el texto desbordado o el texto de la mesa de trabajo, y las fuentes incrustadas en los archivos EPS, los archivos nativos de Adobe Illustrator y las páginas PDF colocadas. También se determina si la fuente se instala en el equipo y si está disponible. Si selecciona Mostrar solo problemas, se mostrarán las fuentes de las categorías siguientes:

Aquí figuran las fuentes usadas en el documento pero que no están instaladas en el equipo ni están disponibles como fuentes instaladas del documento.

Aquí figuran las fuentes que tienen una fuente de pantalla en el equipo pero no una fuente de impresora correspondiente.

Aquí figuran las fuentes que no se pueden incrustar en archivos PDF o EPS ni usar como fuentes instaladas del documento debido a restricciones de licencias.

Asegúrese de que las fuentes usadas en el documento tienen licencia de uso, están instaladas y están activadas en el ordenador o en el dispositivo de salida.

Reparación de vínculos e imágenes

En el área Vínculos e imágenes del cuadro de diálogo Inventario de paquete figuran todos los vínculos, todas las imágenes incrustadas y todos los archivos de InDesign que se utilizan en el documento, incluidos los vínculos DCS y OPI de los gráficos EPS vinculados. Las imágenes incrustadas en gráficos EPS y colocadas en archivos InDesign no se incluyen como vínculos en el informe de comprobación preliminar. La utilidad de comprobación preliminar indica los vínculos obsoletos o ausentes y si hay imágenes RGB (que pueden provocar una separación incorrecta si la administración de color no está activada ni configurada correctamente).