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Add-In „Adobe Acrobat Sign für Microsoft Outlook“: Benutzerhandbuch

  1. Adobe Acrobat Sign-Integrationen
  2. Neue Funktionen
  3. Produktversionen und Lebenszyklus
  4. Acrobat Sign für Salesforce
    1. Paket installieren
    2. Konfigurieren des Pakets
    3. Benutzerhandbuch
    4. Entwicklerhandbuch
    5. Erweiterter Anpassungsleitfaden
    6. Feldzuordnungs- und Vorlagenhandbuch
    7. Benutzerhandbuch für mobile App
    8. Handbuch zur Ablaufautomatisierung
    9. Document Builder-Handbuch
    10. Konfigurieren großer Dokumente
    11. Upgrade-Leitfaden
    12. Versionshinweise
    13. Häufig gestellte Fragen
    14. Leitfaden zur Fehlerbehebung
    15. Zusätzliche Artikel
  5. Acrobat Sign für Microsoft
    1. Acrobat Sign für Microsoft 365
      1. Installationshandbuch
    2. Acrobat Sign für Outlook
      1. Benutzerhandbuch
    3. Acrobat Sign für Word/PowerPoint
      1. Benutzerhandbuch
    4. Acrobat Sign für Teams
      1. Benutzerhandbuch
      2. Live Sign-Handbuch
      3. Benutzerhandbuch für Mobilversion
      4. Versionshinweise
      5. Microsoft Teams-Genehmigungen
    5. Acrobat Sign für Microsoft PowerApps und Power Automate
      1. Benutzerhandbuch
      2. Versionshinweise
    6. Acrobat Sign Connector für Microsoft Search
      1. Benutzerhandbuch
      2. Versionshinweise
    7. Acrobat Sign für Microsoft Dynamics
      1. Übersicht
      2. Dynamics Online: Installationshandbuch 
      3. Dynamics Online: Benutzerhandbuch 
      4. Dynamics On-Prem: Installationshandbuch 
      5. Dynamics On-Prem: Benutzerhandbuch
      6. Workflow-Handbuch für Dynamics
      7. Dynamics 365 for Talent
      8. Upgrade-Leitfaden
      9. Versionshinweise
    8. Acrobat Sign für Microsoft SharePoint 
      1. Übersicht
      2. SharePoint On-Prem: Installationshandbuch
      3. SharePoint On-Prem: Handbuch für Vorlagenzuordnung
      4. SharePoint On-Prem: Benutzerhandbuch
      5. SharePoint On-Prem: Versionshinweise
      6. SharePoint Online: Installationshandbuch
      7. SharePoint Online: Handbuch für Vorlagenzuordnung
      8. SharePoint Online: Benutzerhandbuch
      9. SharePoint Online: Handbuch für Webformularzuordnung
      10. SharePoint Online: Versionshinweise
  6. Acrobat Sign für ServiceNow
    1. Übersicht
    2. Installationshandbuch
    3. Benutzerhandbuch
    4. Versionshinweise
  7. Acrobat Sign für HR ServiceNow
    1. Installationshandbuch
  8. Acrobat Sign für SAP SuccessFactors
    1. Cockpit-Installationshandbuch (veraltet)
    2. Recruiting-Installationshandbuch (veraltet)
    3. Benutzerhandbuch für Recruiting
    4. Cloud Foundry-Installationshandbuch
    5. Versionshinweise
  9. Acrobat Sign für Workday
    1. Installationshandbuch
    2. Kurzanleitung
    3. Konfigurationstutorial
  10. Acrobat Sign für NetSuite
    1. Installationshandbuch
    2. Versionshinweise
  11. Acrobat Sign für SugarCRM
  12. Acrobat Sign für VeevaVault
    1. Installationshandbuch
    2. Benutzerhandbuch
    3. Upgrade-Leitfaden
    4. Versionshinweise
  13. Acrobat Sign für Coupa BSM Suite
    1. Installationshandbuch
  14. Acrobat Sign-Entwicklerdokumentation
    1. Übersicht
    2. Webhooks
    3. Text-Tags

Übersicht

Mit dem Add-In Adobe Acrobat Sign für Outlook kannst du über deinen E-Mail-Client eine neue Vereinbarung konfigurieren. Du kannst Vereinbarungen mit neuen E-Mails senden oder auf eine vorhandene E-Mail antworten, indem du die Empfängerliste importierst und automatisch alle Dateien aus der Quell-E-Mail anhängst.

Add-In „Adobe Acrobat Sign für Outlook“: Benutzerhandbuch Themen:

  • Installieren und Aktivieren des Add-Ins „Adobe Acrobat Sign“ in deinem Outlook-Konto – Alle Benutzenden können diesen einmaligen Vorgang ohne erweiterte Systemberechtigungen ausführen.
  • Herstellen der authentifizierten Verbindung zwischen Outlook und Adobe Acrobat Sign – Sobald das Add-In aktiviert ist, musst du dich in beiden Umgebungen authentifizieren, um eine Vertrauensbeziehung zwischen Microsoft und Adobe Acrobat Sign herzustellen.
  • Verwenden des Add-Ins für Adobe Acrobat Sign – Hier werden die Funktionen und Verwendungsmöglichkeiten von Adobe Acrobat Sign erläutert.

Microsoft 365-Administrierende können das Add-In zentral auf Mandantenebene installieren und den Zugriff auf der Benutzendenebene regeln, falls gewünscht. Dies ermöglicht allen Benutzenden eines Mandantenzugriff auf Word und PowerPoint.

Hinweis: Während der Authentifizierung und der Verwendung des Add-Ins zeigt Outlook 365 ein Autorisierungsfeld an, wenn du ein neues Fenster öffnen möchtest. Wähle dann Zulassen aus.

Voraussetzungen

Du musst sicherstellen, dass dein System die folgenden Anforderungen erfüllt:

  • Unterstützte Produkte: Exchange Online
  • Windows OS: 
    • Wer eine frühere Version als Windows 10 1903 verwendet, muss Microsoft WebView installieren.
    • Windows 10 Version 1903 und höher
    • Windows 11
  • Von Microsoft Office unterstützte Versionen:
    • Für Windows: 
      • Office 2016 (Build 16.0.4390.1000 und höher)
      • Office 2019 (Build 16.0.12527.20720 und höher)
      • Office 2021 (Build 16.0.14326.204454 und höher)
      • Office für Windows, Abonnement (Version 1602, Build 6741.000 und höher)
    • Für Mac: 
      • Office für Mac (Version 15.34 und höher) 
    • Für Web: 
      • Office Online (365) mit aktuellen Versionen von Chrome, Firefox, Safari oder Edge
      • Office Online Server (Version 1608, Build 7601.6800 und höher)
  • Allgemeine Anforderungen von Microsoft für die Verwendung von Office
Hinweis:
  • Private/Anonyme Browsersitzungen werden nicht unterstützt.
  • Mobile Browser und mobile Anwendungen werden nicht unterstützt.

Edge-Browser

Damit das Add-In in Edge-Browsern nahtlos funktioniert, musst du die untenstehenden Seiten in den Sicherheitseinstellungen für deinen Browser als vertrauenswürdig angeben:

  •     https://*.echocdn.com
  •     https://*.echosign.com 
  •     https://*.adobesigncdn.com
  •     https://*.adobesign.com
  •     https://*.microsoftonline.com
  •     https://*.office.com
  •     https://*.office365.com
  •     https://*.live.com (wenn ein Live-Konto verwendet wird)
  •     https://*.sharepoint.com
  •     Wenn ein Drittpartei-Identitätsmanagementsystem verwendet wird, muss diese URL ebenfalls hinzugefügt werden

Mac High Sierra OS

Benutzer von High Sierra haben möglicherweise Probleme beim Versuch, von der Outlook Desktop-App (ab Version 16.11) aus auf das Add-In zuzugreifen. Adobe Acrobat Sign gibt in dem Fall eine generische Fehlermeldung aus, die darauf hinweist, dass keine Cookies aktiviert sind. 

Wenn dies der Fall ist:

  • Öffne das Add-In Einstellungen und  melde dich ab.
  • Melde dich erneut bei dem Dienst an, indem du auf Jetzt beginnen klickst.

Wenn das Problem nach der Neuanmeldung wieder auftritt, wende dich bitte an den Support.

Aktivieren des Add-Ins „Adobe Acrobat Sign für Outlook"

Du kannst das Add-In Adobe Acrobat Sign für Outlook für webbasierte und Desktop-Anwendungen installieren. Durch die Installation der Anwendung in einer Umgebung wird sie automatisch auch in der anderen aktiviert

Je nach Umgebung greifst du auf etwas andere Art auf den Store zu. Lies die folgenden Anweisungen, um zu erfahren, wie du das Add-In für jede der Anwendungen installieren kannst.

  1. Melde dich bei deinem 365 Outlook-Konto an und wähle E-Mail aus.

  2. Klicke oben rechts auf das Zahnradsymbol.

  3. Wähle die Option Integrationen verwalten aus, um die Seite Add-Ins für Outlook  zu laden. 

    Integrationen-verwalten

  4. Gib im Suchfeld oben links Adobe Acrobat Sign ein und wähle das Suchsymbol aus.

  5. Suche nach Adobe Acrobat Sign für Outlook und wähle Ein aus, um die Integration zu aktivieren.

    Dort wird die Meldung „Erfolgreich hinzugefügt“ angezeigt (siehe unten).

    OWA – Im Store hinzufügen

  6. Schließe die Seite Add-Ins.

  7. Öffne eine beliebige E-Mail, um auf das Add-In zuzugreifen. Du kannst von einem der folgenden Orte aus auf Adobe Acrobat Sign zugreifen:

    • Neue E-Mails – In der Benutzeroberfläche, in der eine neue E-Mail erstellt wird, befindet sich das Symbol unten rechts auf dem Bildschirm. Bei neuen E-Mails gibt es nur die Option Zum Signieren senden.
    OWA-Symbolplatzierung – N

    • Antwort-E-Mails – Wenn du auf eine E-Mail antwortest, findest du das Symbol oben mittig rechts im Fenster (abhängig davon, wie viele Add-Ins du installiert hast).
    OWA-Symbol – Antwort

    Hinweis:

    Wenn du das Add-In über eine Antwort-E-Mail aktivierst, wirst du in einem Popup-Menü dazu aufgefordert, eine von drei Funktionen auszuwählen (beschrieben im Abschnitt Verwenden des Add-Ins).

  1. Öffne die Outlook-Desktop-Anwendung.

  2. Navigiere zur Registerkarte Start und wähle das Store-Symbol im Abschnitt Add-Ins aus.

    Hinweis:

    Wenn die Store-Schaltfläche nicht in den Optionen des Menübands verfügbar ist, hat dein Office-Administrator oder deine Office-Administratorin wahrscheinlich den Zugang zum Store durch einzelne Benutzende blockiert.

    Wende dich an deinen Office-Administrator bzw. deine Office-Administratorin oder dein IT-Team, um Zugriff zu erhalten, oder implementiere das Add-In in deinem Unternehmen.

  3. Gib im Suchfeld oben links „Adobe“ ein und wähle das Suchsymbol aus.

  4. Suche nach Adobe Acrobat Sign für Outlook und wähle Hinzufügen aus, um das Add-In zu aktivieren.

    • Wenn du fertig bist, siehst du den Vermerk Hinzugefügt sowie ein blaues Häkchen. Daran erkennst du, dass das Add-In verfügbar ist.
    Installations-Desktop

    Nach der Aktivierung des Add-Ins findest du den neuen Abschnitt Adobe Acrobat Sign (mit drei Symbolen) in deiner Menüleiste auf der Registerkarte Start:

    Outlook-Bedienfeld-Zum-Signieren-senden

Einrichten der authentifizierten Verbindung

Sobald das Add-In im E-Mail-Client aktiviert wurde, musst du eine Verbindung zwischen deinem Microsoft-Konto und deinem Adobe Acrobat Sign-Konto erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass du, und nur du, Vereinbarungen über dein Adobe Acrobat Sign-Benutzendenkonto versenden kannst.

Hinweis:

Wenn du diese Verbindung erstellt hast, musst du dich nicht erneut bei Adobe Sign anmelden. Die authentifizierte Verbindung besteht weiterhin, bis sie explizit gelöscht wird, indem du dich vom Add-In abmeldest.

  1. Wähle Neue E-Mail aus.

    Stelle sicher, dass die Anwendung über das Acrobat Sign-Add-In verfügt. 

  2. Suche im Startmenü nach dem Bedienfeld Adobe Acrobat Sign und wähle dann Zum Signieren senden aus.

    Dadurch wird das Add-In-Bedienfeld auf der rechten Seite des Fensters geöffnet.

  3. Wähle im Bedienfeld Erste Schritte aus.

    Über den Link Kostenlos testen wird ein neues Fenster zur Seite Registrierung für die kostenlose 30-Tage-Testversion von Adobe Acrobat Sign geöffnet. Wenn du noch kein Adobe Acrobat Sign-Konto hast, registriere dich für die kostenlose Testversion, bevor du fortfährst.  Konten in der Umgebung Acrobat Sign für Behörden haben keinen Zugriff auf kostenlose Testversionen.

    Mit Adobe Acrobat Sign verbinden
    Verbinde Microsoft Word mit Adobe Acrobat Sign.

  4. Wenn du aufgefordert wirst, dich in der Microsoft 365-Umgebung zu authentifizieren, wähle den Benutzenden aus, den du verwenden möchtest. Der Benutzer oder die Benutzerin, als der bzw. als die du bereits authentifiziert bist, wird ganz oben in der Liste angezeigt.

  5. Wenn du aufgefordert wirst, Zugriff auf das Add-In zu gewähren, wähle Akzeptieren aus.

    Es wird ein neues Fenster für die Authentifizierung bei Adobe Acrobat Sign geöffnet.

  6. Authentifiziere dich mit deinen Adobe Acrobat Sign-Anmeldedaten und wähle dann im Dialogfeld „Zugriff bestätigen für ...“ die Option Zugriff erlauben aus.

    Sobald die Authentifizierung bei Adobe Acrobat Sign erfolgreich abgeschlossen wurde, zeigt das Add-In-Fenster auf der rechten Seite die Add-In-Eröffnungsseite an.

  7. Wähle Verstanden aus, um das Konfigurationsfenster zu öffnen.

    Die vertrauenswürdige Verbindung ist eingerichtet und funktioniert so lange, bis du dich vom Add-In abmeldest.

    Bei Deaktivierung/Deinstallation des Add-Ins wird die vertrauenswürdige Verbindung nicht entfernt. 

Verwenden des Add-Ins „Adobe Acrobat Sign für Outlook“

Sobald die vertrauenswürdige Verbindung mit Adobe Acrobat Sign aufgebaut wurde, kannst du Vereinbarungen direkt über deinen E-Mail-Client versenden.

Outlook verfügt über die folgenden zwei Modi zum Verarbeiten von E-Mails:

Im Verfassen-Modus kannst du etwas tippen oder Anhänge zur E-Mail hinzufügen.

  • Um eine neue E-Mail zu beginnen, wähle Neu.
  • Um auf einen vorhandenen E-Mail-Thread zu antworten, wähle „Antworten auf“.
  • Nur die Funktion Zum Signieren senden ist im Verfassen-Modus verfügbar.
Outlook-Bedienfeld-Zum-Signieren-senden

So versendest du E-Mails aus dem Verfassen-Modus:

Wenn du das Add-In über eine E-Mail startest, versucht das Add-In, Werte aus der E-Mail selbst miteinzubeziehen. Wenn du eine neue E-Mail verfasst (über die Schaltflächen Neu oder Antworten), kannst du diese E-Mail als Vorlage konfigurieren, bevor du das Add-In startest. Dadurch kannst du Erneuerungen und andere Transaktionen mit Textbausteinen abkürzen.

  • Wenn die E-Mail einen Anhang enthält, versucht das Add-In, dieselbe Datei wie das Vereinbarungsdokument anzuhängen.
  • Wenn Empfangsparteien im Feld „AN:“ aufgelistet sind (abgesehen von der sendenden Partei), werden diese E-Mails als Empfangsliste importiert, und zwar in der Reihenfolge, in der sie im Feld „AN:“ angezeigt werden.
  • Wenn es einen Inhalt in der Betreffzeile gibt, wird exakt diese Zeichenfolge als Vereinbarungsname verwendet.
  • Wenn es einen Inhalt im Hauptteil der E-Mail gibt, wird dieser Inhalt als Text der Vereinbarung übernommen.
Hinweis:

Alle Felder können manuell hinzugefügt oder bearbeitet werden. Das Importieren von Werten aus der E-Mail ist ein optionaler Vorteil, aber es besteht kein Zwang, diesen zu verwenden.

zum-Signieren-senden

Senden der Vereinbarung aus verschiedenen Gruppen

In der Dropdown-Liste Senden von werden die Gruppen angezeigt, von denen aus du die Vereinbarung senden kannst. Du kannst eine Gruppe auswählen, von der aus du die Vereinbarung senden möchtest, oder die Standardgruppe der Vereinbarung beibehalten.

So fügst du Dokumente hinzu:

Oben im Add-In-Fenster befindet sich der Abschnitt Dokumente. Dabei handelt es sich um Dateien, die an die Vereinbarung angehängt sind und den Empfangsparteien zur Signatur angezeigt werden.

  • Wenn du das Add-In über eine E-Mail mit Anhang startest, wird dieser Anhang automatisch in die Dokumentenliste eingefügt.
  • Wenn du eine Datei aus der Liste Dokumente entfernen möchtest, klicke auf das „X“ ganz rechts neben dem Dateinamen des Dokuments.
Add-In-Fenster-Anhang

Um der Vereinbarung Dateien hinzuzufügen, wähle neben der Überschrift Dokumente die Option + Dateien hinzufügen aus.

  • Die Empfangenden erhalten die Dokumente in der Reihenfolge, in der sie im Add-In-Fenster aufgelistet sind.
  • Um Dateien aus deiner Adobe Acrobat Sign-Bibliothek hinzuzufügen, wähle Weitere Optionen aus.

Unterstützte Dateiformate:

  • Word (.doc, .docx)
  • PowerPoint (.ppt, .pptx)
  • Excel (.xls, .xlsx)
  • PDF
  • HTML
  • RTF
  • TIF/TIFF
  • JPG/JPEG
  • BMP
  • GIF
  • PNG
Datei-hinzufügen

So fügst du Empfangende hinzu:

Unter der Liste Dokumente befindet sich die Liste Empfänger.

Die Reihenfolge der Empfänger bzw. Empfängerinnen in der Liste ist die Reihenfolge, in der diese die Vereinbarung signieren müssen.

  • Wenn du das Add-In über eine E-Mail startest, bei der das Feld AN: konfiguriert ist, werden die Empfangsparteien in der Reihenfolge in das Add-In-Fenster importiert, in der sie im Feld AN: aufgelistet sind.
  • Empfangsparteien können direkt im Add-In-Fenster eingegeben werden. Das Fenster bezieht sich auf deine Outlook-Kontaktliste und versucht, deine Eingabe einem vorhandenen Kontakt zuzuordnen.
  • Alle Empfangsparteien haben die Rolle des Unterzeichners bzw. der Unterzeichnerin. Wenn du verschiedene Empfangsrollen festlegen musst oder eine Vereinbarung in einem parallelen oder hybriden Arbeitsablauf versenden möchtest, wähle Weitere Optionen aus.
  • Alle Unterzeichner erhalten eine Bestätigungs-E-Mail. Wenn du eine Methode zur Zwei-Faktor-Verifizierung verwenden musst, wähle Weitere Optionen aus.
  • Wenn dein Acrobat Sign-Konto über eine Standard-Authentifizierungsmethode für Unterzeichnende verfügt, bei der du zusätzliche Informationen eingeben musst, bevor du eine Vereinbarung senden kannst, musst du Weitere Optionen auswählen, um die erforderlichen Details einzugeben und dann die Vereinbarung zu senden.
Vorsicht:

Wenn du Vereinbarungen von Acrobat Sign-Konten mit einer Standard-Authentifizierungsmethode wie z. B. Telefon versendest (bei der die Absendenden zusätzliche Informationen eingeben müssen), versuche nicht, Vereinbarungen über das Seitenfenster des Acrobat Sign-Add-Ins für Microsoft Outlook zu versenden, da dies zu einem Fehler führen kann. Du musst Weitere Optionen auswählen, um die erforderlichen Angaben zu machen und dann die Vereinbarung zu senden.

Add-In-Fenster-Empfangende

So fügst du einen Vereinbarungsnamen und eine Vereinbarungsbenachrichtigung hinzu:

Der Abschnitt Nachrichten befindet sich unter der Liste Empfänger.

Dieser Abschnitt enthält zwei Felder: Vereinbarung und Vereinbarungsnachricht.

Der Vereinbarungsname stellt das obere Feld dar. Wenn du das Add-In-Fenster über eine vorhandene oder konfigurierte E-Mail startest, wird die Betreffzeile als Vereinbarungsname importiert. Gibt es keinen Inhalt in der Betreffzeile, wird der Name der ersten angehängten Datei (Dokument) als Vereinbarungsname eingefügt. Du kannst den Namen der Vereinbarung jederzeit manuell bearbeiten.

Add-In-Fenster-Nachricht

Die Vereinbarungsnachricht ist in der Bitte signieren-E-Mail enthalten. Sie bietet folgende Funktionen:

  • Wenn die Vereinbarung über eine vorhandene E-Mail gestartet wird, wird der Inhalt des E-Mail-Hauptteils in das Nachrichtenfeld eingefügt. 
  • Wenn der Hauptteil der E-Mail leer ist, wird eine standardmäßige Nachricht eingefügt: Bitte prüfe dieses Dokument und unterzeichne es dann.
  • Das Nachrichtenfeld ist auf maximal 1000 Zeichen beschränkt.
  • Rechts oben im Bereich Nachricht befindet sich der Link Nachricht löschen, mit dem du den gesamten Inhalt des Nachricht-Fensters entfernen kannst.
  • Wenn du Nachrichtenvorlagen oder Privatnachrichten verwendest, klicke auf den Link Weitere Optionen.
Add-In-Fenster-Hauptteil

So kannst du eine Vorschau anzeigen und senden:

Mit dem Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden wird die Adobe Acrobat Sign-Erstellungsumgebung geöffnet, wenn du auf die Schaltfläche Weiter klickst.

  • Wenn du das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden aktivierst, ändert sich die Schaltfläche Senden in Weiter. Du kannst das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden deaktivieren, um wieder die Option Senden anzuzeigen.
Vorschau-anzeigen-senden

Senden/Weiter:

Diese Schaltfläche leitet den nächsten Schritt der Vereinbarung ein. Sie beginnt je nach der Konfiguration des Add-In-Fensters also entweder den Signaturzyklus oder öffnet die Erstellungsumgebung.

Der Text der Schaltfläche gibt Aufschluss darüber, was du erwarten kannst:

  • Senden – Mit der Schaltfläche Senden wird der Konfigurationsvorgang beendet, die Vereinbarung versendet und der erste Empfänger benachrichtigt.
  • Weiter – Wenn das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden aktiviert wird, ändert sich der Text der Schaltfläche zu Weiter
    • Wenn du auf die Schaltfläche Weiter klickst, wird die Adobe Acrobat Sign-Erstellungsumgebung geöffnet. Dort kannst du die Reihenfolge des Dokuments überprüfen und je nach Bedarf Formular- oder Signaturfelder platzieren.
    • Nachdem du das Dokument überprüft und/oder die erforderlichen Felder hinzugefügt hast, wird die Vereinbarung mit einem Klick auf Senden auf der Erstellungsseite an die erste Empfangspartei weitergeleitet. Du wirst nicht zum Add-In zurückgeleitet, um diese Vereinbarung abzusenden.
Senden-Weiter

Optionen

Adobe Acrobat Sign bietet eine breitere Auswahl an Optionen, als sinnvollerweise in einem Add-In installiert werden können. Funktionen wie Empfängerrollen und Privatnachrichten gestalten das verhältnismäßig kleine Profil des Add-Ins übermäßig kompliziert. Für viele Personen sind solche Optionen jedoch wesentlich für den Geschäftsablauf.

Weitere-Optionen

Der Link Weitere Optionen, der sich direkt unter der Schaltfläche Senden/Weiter befindet, öffnet ein Fenster mit einer Instanz der Seite Senden von Adobe Acrobat Sign mit sämtlichen Optionen, die in deinem Konto zur Verfügung stehen.

Sämtliche konfigurierten Elemente im Add-In-Fenster werden in der Seite Senden in der Reihenfolge übernommen, in der sie vorhanden sind, und können vollständig bearbeitet werden, falls du Änderungen vornehmen musst.

recipients

Wenn die Vereinbarung gesendet worden ist, wird im Add-In-Fenster eine Benachrichtigung über das erfolgreiche Senden angezeigt.

Nach dem Senden bietet dir das Fenster zwei Möglichkeiten:

  • Vereinbarung anzeigen – Diese Option öffnet ein Fenster mit der gerade gesendeten Version der Vereinbarung
  • Adobe Acrobat Sign-Menü – Mit dieser Option wechselst du in ein Fenster, in dem die Optionen der Add-In-Funktion angezeigt werden. 
    • Zum Signieren senden

Darüber hinaus wird dem Hauptteil der E-Mail ein Banner hinzugefügt, das anzeigt, dass die Vereinbarung in einer separaten E-Mail zur Signatur bereitsteht.

Dies geschieht, falls der Absender nach der von Adobe Acrobat Sign automatisch erstellten E-Mail eine weitere E-Mail senden möchte.

E-Mail-Banner nach dem Senden

Im Lesemodus kannst du eine E-Mail anzeigen, aber nicht bearbeiten. Im Lesemodus stehen dir die drei folgenden Funktionen zur Verfügung:

  • Ausfüllen und signieren – Diese Funktion ermöglicht es den Absendenden (und nur den Absendenden), Inhalte zu Dateien hinzuzufügen, Dateien zu signieren und optional als vollständiges Dokument an eine andere Partei zu senden.
  • Zum Signieren senden – Erstellt eine Vereinbarung, die neben dem Absender einen oder mehrere weitere Empfänger haben kann. Der Absender kann auch ein Empfänger sein, er kann nur nicht der einzige Empfänger sein.
  • Vereinbarungsstatus – Hiermit wird eine Liste der letzten zehn Vereinbarungen angezeigt, in denen der Benutzer eine Rolle gespielt hat. Dazu zählen Entwurf, Zum Signieren versendet, Wartet auf meine Signatur und Signiert.
OWA-Symbol – Antwort

Versenden von E-Mails aus dem Lesemodus

  • „Ausfüllen und signieren“ verwenden 
    • Die Funktion wird verwendet, wenn du, und nur du, ein Dokument ausfüllen und deine Signatur setzen musst. Dabei sind keine weiteren Unterzeichnenden involviert. Wenn du gebeten wirst, ein Formular auszufüllen, zu signieren und zurückzusenden, musst du diese Option verwenden.
    • Der Anhang der E-Mail (falls vorhanden) wird automatisch an die Vereinbarungsdefinition angehängt, die auf der rechten Seite des Add-In-Fensters erstellt wird.
    • Um der Vereinbarung weitere Dateien hinzuzufügen, wähle neben der Überschrift „Dokumente“ die Option + Dateien hinzufügen. Das Hinzufügen von Vereinbarungen funktioniert genau wie in der Web-Anwendung. Die Unterzeichnenden erhalten die Dokumente in der Reihenfolge, in der sie im Add-In-Fenster aufgelistet sind.
    • Um das Fenster Ausfüllen und signieren zu starten, nachdem alle Dateien angehängt wurden, wähle Weiter
      aus.
    • Im Fenster Ausfüllen und signieren kannst du Text in das Formular eintragen, Kontrollkästchen aktivieren, eine Signatur und Initialen setzen. Wenn du fertig bist, wähle Fertig aus. Weitere Informationen findest du hier.
    • Nach einer kurzen Verarbeitungszeit wird eine Antwort-E-Mail geöffnet, bei der die signierte Kopie des Dokuments bereits angehängt ist.
    • Eine Meldung im Add-In-Fenster zeigt an, dass du das Dokument erfolgreich signiert hast. Das Fenster enthält die folgenden drei Optionen: Signierte PDF anzeigen, Kopie speichern und Adobe Acrobat Sign-Menü.
Ausfüllen und signieren – Start

Ausfüllen und signieren – Datei hinzufügen

Ausfüllen und signieren – Nach dem Senden

Verwenden von „Zum Signieren senden“:

  • Dies ist der standardmäßige Sendevorgang für eine Vereinbarung, bei der die sendende Partei nicht als einzige signiert.
  • Der Anhang der E-Mail (falls vorhanden) wird automatisch an die Vereinbarungsdefinition angehängt, die auf der rechten Seite des Add-In-Fensters erstellt wird.
  • Um der Vereinbarung weitere Dateien hinzuzufügen, wähle neben der Überschrift „Dokumente“ die Option + Dateien hinzufügen. Das Hinzufügen von Vereinbarungen funktioniert genau wie in der Web-Anwendung. Unterzeichnende erhalten die Dokumente in der Reihenfolge, in der sie im Add-In-Fenster aufgelistet sind.
  • Um Empfangsparteien hinzuzufügen, wähle Empfangende und gib einen Namen oder eine E-Mail-Adresse in das Feld einDas Add-In zeigt dir Kontakte aus deinem 365-Konto an, die der eingegebenen Zeichenfolge entsprechen, und hilft dir so dabei, die richtige empfangende Partei zu finden.
    Es werden keine Empfangenden aus der E-Mail importiert, wenn du dich im Lesemodus befindest. Die Reihenfolge, in der die Empfangsparteien eingegeben werden, bestimmt die Signierreihenfolge der Vereinbarung.
  • Beachte, dass alle Empfangsparteien als Unterzeichnende angesehen werden, wenn sie im Add-In konfiguriert wurden. Um andere Rollen zuzuweisen, wähle Weitere Optionen.
  • Um den Vereinbarungsnamen oder die Vereinbarungsnachricht zu bearbeiten, gib einen Namen in das Feld „Name“ ein. Standardmäßig übernimmt dieses Feld als Namen den Wert der ersten Datei, die an die Vereinbarung angehängt wird. Gib im Feld „Nachricht“ den gewünschten Text ein, um den Standardwert zu ändern.
  • Um eine Vorschau der Vereinbarung anzuzeigen, wähle das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden. Dadurch wird eine Version der Erstellungsseite in einem Fenster geöffnet und es werden alle standardmäßigen Felder und Werkzeuge für das Erstellen von Formularen angezeigt.
  • Um die Vereinbarung in ihrer aktuellen Konfiguration zu versenden, wähle Senden/Weiter. Wenn das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden aktiviert wurde, wird die Erstellungsseite geöffnet, sodass du Felder im Dokument platzieren kannst. Nachdem alle Felder eingefügt wurden, wähle Senden.
  • Um weitere Konfigurationen vorzunehmen, wähle Weitere Optionen. Dadurch wird eine Version der Seite Senden in der Web-Anwendung als Fenster geöffnet und es werden alle standardmäßigen Optionen angezeigt, die dir in der Anwendung zur Verfügung stünden. Alle im Add-In-Bereich vorgenommenen Konfigurationen werden im Fenster Senden hinzugefügt und können vollständig bearbeitet werden.
34 Weitere Optionen Seite „Senden“ – Kopieren

  • Um den Erstellungsmodus aufzurufen, wähle Weiter. Andernfalls deaktiviere die Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“ und wähle Senden aus.
  • Sobald die Vereinbarung gesendet wurde, wird im Add-In-Fenster eine Benachrichtigung über das erfolgreiche Senden mit den folgenden beiden Optionen angezeigt:
    • Vereinbarung anzeigen – Hiermit wird ein Fenster mit der gerade gesendeten Version der Vereinbarung geöffnet.
    • Adobe Acrobat Sign-Menü – Hiermit werden dir die Optionen der Add-In-Funktion angezeigt: „Ausfüllen und signieren“, „Zum Signieren senden“ und „Vereinbarungsstatus“.
Vereinbarung-anzeigen

  • Verwenden des Vereinbarungsstatus:

Die Option Vereinbarungsstatus zeigt (basierend auf dem Datum der letzten Aktualisierung) die letzten zehn Vereinbarungen an, die noch offen sind und auf die nächste Aktion warten. Dazu gehören auch Entwürfe, die noch nicht erstellt wurden, sowie Vereinbarungen, denen deine eigene Signatur oder die Signatur einer anderen Empfangspartei fehlt.

Alle aufgelisteten Vereinbarungen können aufgeklappt werden, um das letzte bei dieser Vereinbarung durchgeführte Ereignis anzuzeigen. Dies gibt Aufschluss darüber, wo genau im Signaturvorgang sich die Vereinbarung befindet.

  • Die drei letzten Ereignisse der Vereinbarung werden aufgelistet (erstellt, angezeigt, signiert etc.). Dabei steht das jüngste Ereignis ganz oben
  • Wenn du auf den Link Vereinbarung anzeigen in den Vereinbarungsinformationen klickst, wird ein neues Fenster mit dem Dokument in der aktuellen Form angezeigt
  • Dokumente, die auf deine Signatur warten, beinhalten einen Vereinbarung signieren-Link, der ein neues Fenster mit dem zu signierenden Dokument öffnet.

Ganz unten in der Liste der Ereignisse findest du den Link Alle Vereinbarungen nachverfolgen, mit dem die Seite Verwalten der Anwendung in einem neuen Fenster geöffnet wird. Über die Seite Verwalten kannst du den gesamten Verlauf des Kontos einsehen.

Status

Add-In-Einstellungen ändern

Du kannst die Einstellungen des Add-Ins deinen Anforderungen entsprechend ändern. Wähle dazu unten im Add-In-Fenster das Zahnradsymbol neben Adobe Document Cloud aus. Dadurch wird ein Dialogfeld mit den folgenden Einstellungsoptionen geöffnet:

  • Upgrade (nur Testkonten): Hiermit wird ein neues Fenster mit dem Adobe Acrobat Sign-Upgrade-Vorgang geöffnet. Dort kannst du ein monatliches Abonnement für den Zugriff auf Adobe Acrobat Sign erwerben.
  • Abmelden: Das Add-In „erinnert“ dich an die Verbindung zwischen deinen Benutzendenkonten für Outlook und Adobe Acrobat Sign, sodass du dich nicht jedes Mal neu authentifizieren musst, wenn du das Add-In verwendest. Um Vereinbarungen über mehrere Adobe Acrobat Sign-Konten zu senden, musst du dich von deinem aktuellen Benutzendenkonto abmelden und anschließend mit dem neuen Benutzendenkonto für Adobe Acrobat Sign eine neue Verbindung herstellen.
  • Hilfe: Dies ist ein Link zum Adobe Acrobat Sign für Microsoft Outlook: Benutzerhandbuch und allen zusätzlichen im Zusammenhang mit dem Add-In erstellten Inhalten.
  • Über: Damit wird ein kleines Popup mit Informationen zum verwendeten Add-In angezeigt.
  • Datenschutzrichtlinie: Dies ist ein Link zur Datenschutzrichtlinie von Adobe.
33Settings Panel

Installation auf Mandantenebene

Durch Installieren des Add-Ins auf Mandantenebene können Admins das Add-In standardmäßig verfügbar machen. Dies gewährleistet einen einfachen und reibungslosen Zugriff auf das Add-In für alle Benutzer*innen.

So aktivierst du das Add-In auf Mandantenebene:

  1. Melde dich als Mandantenadministrator oder Mandantenadministratorin an und navigiere zum Admin-Fenster.
  2. Wechsle zum „Exchange Admin Center“.
  3. Wähle Add-Ins aus.
  4. Um neue Add-Ins hinzuzufügen, wähle das Pluszeichen (+) aus und wähle in der Office Store-Option Hinzufügen. Das Add-In wird bei der Installation standardmäßig auf Deaktiviert gesetzt.
  5. So konfigurierst du das Add-In:
    1. Weise Benutzende mit einer der folgenden Optionen zu:
      • Alle – Wendet die Bereitstellungsmethode auf alle Benutzer*innen des Mandanten an
      • Bestimmte Benutzer*innen/Gruppen – Wendet die Bereitstellungsmethode nur auf die ausgewählten Benutzer*innen oder Gruppen an
      • Nur ich – Wendet die Bereitstellungsmethode nur auf Benutzer*innen (Administrator*innnen) an, die die Konfiguration jeweils durchführen
    2. Wähle eine der folgenden Bereitstellungsmethoden aus:
      • Fest (Standard) – Das Add-In wird den zugewiesenen Benutzer*innen automatisch bereitgestellt und kann nicht aus ihrem Menüband entfernt werden.
      • Verfügbar – Benutzer*innen können das Add-In installieren, indem sie im Home-Menüband in Outlook auf die Schaltfläche „Weitere Add-Ins“ klicken.
      • Optional – Das Add-In wird den zugewiesenen Benutzer*innen automatisch bereitgestellt, aber sie haben weiterhin die Option, es aus ihrem Menüband zu entfernen.
  6. Wähle Speichern aus.
Hinweis:

Mithilfe des oben dargestellten Verfahrens kann das Add-In für die gesamte Benutzerbasis auf Mandantenebene aktiviert werden. Weitere Informationen zur Bereitstellungssteuerung findest du hier

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