Adobe Acrobat Sign für Microsoft Dynamics 365 Online – Installationshandbuch

Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, um eine neue Vereinbarungsvorlage zu konfigurieren:

Über Vereinbarungsvorlagen

1. Wechseln Sie zu Adobe Acrobat Sign > Vereinbarungsvorlagen.
2. Dadurch wird die Seite Vereinbarungsvorlagen geladen, auf der alle vorhandenen Vorlagen aufgeführt sind, die Sie überprüfen, bearbeiten oder löschen können.
3. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke +Neu aus, um eine neue Vorlage zu erstellen.

Über Admin-Einstellungen

1. Wechseln Sie zur Seite Admin-Einstellungen.
2. Wählen Sie Neue Vereinbarung erstellen aus.
3. Auf der Seite Neue Vereinbarungsvorlage:
   
   1. Geben Sie einen intuitiven Namen für die Vorlage an, damit Benutzer wissen, wann sie verwendet wird.
   2. Identifizieren Sie die Entität, mit der die Vorlage verknüpft werden soll.
      Die Entität kann später nicht mehr geändert werden. Sobald die Entität ausgewählt wurde, wird die Vorlage gespeichert, und die vollständige Vereinbarungsvorlage wird geladen.

Die Vereinbarungsvorlage hat vier Registerkarten mit jeweils bearbeitbaren Werten, die Sie konfigurieren können:

• Vorlagendetails – Definiert die Beziehung zwischen den Hauptobjekten und gibt an, ob die Vorlage aktiv ist.
• Empfangende – Ermöglicht einen vorkonfigurierten Signaturpfad für die Vorlage.
• Vereinbarungsdetails – Enthält die Elemente der Einzelvereinbarung.
  
• Verwandt – Eine Liste der zugehörigen Objekte.

Vorlagendetails

Unter den Vorlagendetails wird die Beziehung zwischen der Vorlagenentität und der Datenzuordnung für die betreffende Vorlage angezeigt.

Der Name der Vorlage wird ganz oben in großer Schrift angezeigt.

• Vorlagenname – Der Name der Vorlage. Dieser ist identisch mit dem Namen oben auf der Seite.
• Primäre Entität – Vorlagen sind an eine einzelne Entität in Dynamics gebunden. Die angegebene Entität ist die einzige, der diese Vorlage angezeigt wird.
  • Dieser Wert wird gesperrt, sobald die Vereinbarung erstellt wird.
• Datenzuordnung – Dieses Feld gibt den Namen der Datenzuordnung an, die mit der Vorlage verbunden ist.

• Aktiv – Dieses Kontrollkästchen gibt an, ob die Vorlage für Benutzer verfügbar ist, die eine Vereinbarung über die primäre Entität senden.
• Senden mit einem Klick – Ist diese Option aktiviert, sendet die Vorlage die Vereinbarung automatisch, wenn die Vorlage ausgewählt wird.
  • Zum Beispiel:  Sie haben eine Vorlage für eine Geheimhaltungserklärung mit „Kontakt“ als primäre Entität erstellt und der Empfängerbereich ist so konfiguriert, dass er die E-Mail-Adresse des Kontakts importiert.
    • Der Absender muss nur über den gewünschten Kontakt die Vorlage für die Geheimhaltungserklärung auswählen. Die Konfigurationsphase wird übersprungen und die Vereinbarung wird ohne weitere Interaktion versendet.
    • Wenn kein Empfänger konfiguriert ist, wird die Ein-Klick-Option ignoriert, und die Vereinbarung wird zur manuellen Konfiguration geöffnet.

Empfänger

Der Abschnitt Empfänger enthält die Liste und Signierreihenfolge der Empfänger, die Sie für die Vorlage vorkonfigurieren möchten.

Empfänger – Sie können eine Empfängerliste in eine Vorlage fest integrieren, indem Sie rechts oben im Fenster auf das Symbol Neuer Empfänger klicken. Hierdurch wird ein Popupfenster mit Konfigurationsoptionen geöffnet.

• Standardmäßig wird die Empfängerliste leer gelassen und muss vom Absender beim Konfigurieren der Vereinbarung manuell ausgefüllt werden.
• Das Hinzufügen eines Standardempfängers ist nur per Klick auf Neuer Empfänger und anschließendem Speichern der angezeigten Standardwerte möglich, während die Option Aus primärer Entität erstellen aktiviert ist.

• Mit der Option „Standardüberprüfung überschreiben“ können Sie die standardmäßige Prüfmethode (die im Bereich Sicherheit festgelegt wurde) umgehen und eine andere Prüfmethode nur für diesen Empfänger festlegen.

• Um zusätzliche Empfänger (z. B. für einen internen Gegenzeichnungsprozess) oder Empfänger, die nicht am Signaturprozess beteiligt sind, hinzuzufügen, müssen Sie nur das Kontrollkästchen Aus primärer Entität erstellen deaktivieren und dann den Empfänger definieren. Diese Vorgehensweise eignet sich perfekt, um Vereinbarungen im CC an Teams zu senden, die nur die endgültigen Dokumente verwalten müssen.

Vereinbarungsdetails

Der Abschnitt Vereinbarungsdetails enthält vier Abschnitte:

• Nachrichtendetails –Der Vereinbarungsname und die globale Nachricht, die jeder Empfänger in der E-Mail „Bitte signieren“ sieht
• Angehängte Dateien – Die Dateien, die zur Signatur gesendet werden
  
• Vereinbarungsoptionen – Optionen für die Konfiguration der Vereinbarung
  
• Sicherheitsoptionen – Die Option zum Sichern der PDF-Datei mit einem Kennwort

Nachrichtendetails

• Vereinbarungsname: Der Vereinbarungsname wird im Benachrichtigungsvorgang verwendet und taucht in der E-Mail-Betreffzeile, in Fettschrift im Haupttext der E-Mail sowie in kleiner Schrift in der Kurzfassung auf (unten gelb hervorgehoben).
• Nachricht: Im Nachrichtenfeld können Sie beliebige Nachrichten oder Anweisungen für den Unterzeichner eingeben (unten grün hervorgehoben).

Dateien anhängen

In diesem Bereich können Sie vorab eine Datei an die Vereinbarung anhängen. Wenn Sie beispielsweise eine Vorlage für eine Geheimhaltungserklärung erstellen, können Sie die Geheimhaltungserklärung Ihres Unternehmens direkt in die Vorlage einfügen, damit der Absender dies nicht übernehmen muss.

Vereinbarungsoptionen:

• Signaturen vor dem Senden in der Vorschau anzeigen und positionieren – Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Vereinbarung automatisch in der Bearbeitungsumgebung geöffnet, sodass der Absender Formularfelder platzieren kann.
• Vereinbarungsablauf – Ist diese Option aktiviert, wird durch ein Ablaufdatum bestimmt, wann die Vereinbarung nicht länger zur Signatur bereitsteht.
  • Tage bis zum Vereinbarungsablauf – Mit dieser Einstellung wird festgelegt, wie viele Tage die Vereinbarung weiter signiert werden kann, wenn die Funktion Vereinbarungsablauf aktiviert ist.
• Zielseite nach Signatur hinzufügen – Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie angeben, an welche URL der Empfänger weitergeleitet werden soll, nachdem seine Interaktion mit der Vereinbarung abgeschlossen ist.
  • Zielseite nach Signatur – Dieses Feld enthält die URL für die Seite, an die Sie Empfänger umleiten möchten, wenn die Option Zielseite nach Signatur hinzufügen aktiviert ist.
  • Verzögerung in Sekunden für Umleitung – Definieren Sie, nach wie vielen Sekunden Wartezeit der Empfänger an Ihre Landingpage umgeleitet werden soll.
    
• Persönliches Signieren erforderlich – Muss der Unterzeichner im lokalen System oder auf dem Tablet des Absenders signieren, ohne das Dokument per E-Mail zu erhalten, kann die Signatur mithilfe dieser Option gehostet werden.
• Meine Signatur erforderlich – Wird verwendet, wenn der Absender Teil des Signaturvorgangs ist
  • Der Absender muss zuerst oder zuletzt signieren oder der einzige Unterzeichner sein.
  • Die Signierreihenfolge entspricht der Einstellung unter Eingegebene Reihenfolge.

• Signierreihenfolge – Wählen Sie zwischen zwei Arbeitsabläufen für die Signatur Ihres Dokuments aus.
  • Beliebige Reihenfolge – Benachrichtigt alle Unterzeichner gleichzeitig und ermöglicht ihnen die Signatur, ohne auf andere Personen warten zu müssen.
  • Eingegebene Reihenfolge – Erzwingt eine strenge Signierreihenfolge basierend auf der Reihenfolge, in der die Unterzeichner in der Vereinbarung definiert sind.
• Signaturart – Wählen Sie das Format aus, in dem das Dokument signiert werden soll.
  • ESIGN leitet Ihre Vereinbarung zur elektronischen Signatur per E-Mail weiter und es wird erwartet, dass die Unterzeichner eine elektronische Signatur leisten.
  • HANDSCHRIFTLICH stellt Ihre Dokumente per E-Mail zu und fordert die Unterzeichner auf, das Dokument auszudrucken und den Ausdruck handschriftlich zu signieren. Das signierte Dokument müssen sie dann mithilfe desselben E-Mail-Links in das Acrobat Sign-System hochladen
• Empfängererinnerungen planen – Definiert einen Erinnerungszyklus für die Transaktion. Erinnerungen können täglich oder wöchentlich an den aktuellen Empfänger gesendet werden.
• Signierungssprache – Mit dieser Einstellung wird die Sprache festgelegt, die für das Versenden der Vereinbarung an Unterzeichner verwendet wird.   Die E-Mails und Bildschirmanweisungen für die Unterzeichnenden werden in der gewählten Sprache angezeigt.

Sicherheitsoptionen

In diesem Bereich werden die standardmäßige Prüfmethode für die Empfänger sowie das optionale Kennwort für das endgültige PDF-Dokument definiert.

• Kennwort zum Öffnen der signierten PDF festlegen – Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie das finale Dokument durch ein Kennwort schützen möchten, um unzulässige Zugriffe zu verhindern.
• Identitätsbestätigung – Definiert die Zweifaktorprüfung, um den Empfänger zu authentifizieren.
  • E-Mail – Es wird keine Zweifaktorprüfung angewendet.
  • Kennwort – Standardfeld für ein alphanumerisches Kennwort. Wird dieses Feld verwendet, muss der Absender den Unterzeichnern das Kennwort gesondert mitteilen.
  • Wissensdatenbank  – Die wissensbasierte Authentifizierung nutzt öffentliche Datenbanken, um dem Unterzeichner einige Fragen über dessen Vergangenheit zu stellen, die seine Identität bestätigen sollen.
  • Web-Identität – Es werden soziale Medien dazu verwendet, eine zweite Authentifizierung durchzuführen.