Add-In „Adobe Acrobat Sign für Microsoft Outlook“: Benutzerhandbuch


Übersicht

Mit dem Add-In Adobe Acrobat Sign für Outlook können Sie über Ihren E-Mail-Client eine neue Vereinbarung konfigurieren. Sie können Vereinbarungen mit neuen E-Mails senden oder auf eine vorhandene E-Mail antworten, indem Sie die Empfängerliste importieren und automatisch alle Dateien aus der Quell-E-Mail anhängen.

Add-In „Adobe Acrobat Sign für Outlook“: Benutzerhandbuch Themen:

  • Installieren und Aktivieren des Add-Ins „Adobe Acrobat Sign“ in Ihrem Outlook-Konto – Alle Benutzer können diesen einmaligen Vorgang ohne erweiterte Systemberechtigungen ausführen.
  • Herstellen der authentifizierten Verbindung zwischen Outlook und Adobe Acrobat Sign – Sobald das Add-In aktiviert ist, müssen Sie sich in beiden Umgebungen authentifizieren, um eine Vertrauensbeziehung zwischen Microsoft und Adobe Acrobat Sign herzustellen.
  • Verwenden des Add-Ins für Adobe Acrobat Sign – Hier werden die Funktionen und Verwendungsmöglichkeiten von Adobe Acrobat Sign erläutert.

Microsoft 365-Administratoren können das Add-In zentral auf Mandantenebene installieren und den Zugriff auf der Benutzerebene regeln, falls gewünscht.

Hinweis: Während der Authentifizierung und der Verwendung des Add-Ins zeigt Outlook 365 ein Autorisierungsfeld an, wenn Sie ein neues Fenster öffnen möchten. Wählen Sie dann Zulassen aus.

Voraussetzungen

Sie müssen sicherstellen, dass Ihr System die folgenden Anforderungen erfüllt:

  • Unterstützte Produkte: Exchange Online
  • Windows OS: 
    • Wer eine frühere Version als Windows 10 1903 verwendet, muss Microsoft WebView installieren.
    • Windows 10 Version 1903 und höher
    • Windows 11
  • Von Microsoft Office unterstützte Versionen:
    • Für Windows: 
      • Office 2016 (Build 16.0.4390.1000 und höher)
      • Office 2019 (Build 16.0.12527.20720 und höher)
      • Office 2021 (Build 16.0.14326.204454 und höher)
      • Office für Windows, Abonnement (Version 1602, Build 6741.000 und höher)
    • Für Mac: 
      • Office für Mac (Version 15.34 und höher) 
    • Für Web: 
      • Office Online (365) mit aktuellen Versionen von Chrome, Firefox, Safari oder Edge
      • Office Online Server (Version 1608, Build 7601.6800 und höher)
  • Allgemeine Anforderungen von Microsoft für die Verwendung von Office
Hinweis:
  • Private/Anonyme Browsersitzungen werden nicht unterstützt.
  • Mobile Browser und mobile Anwendungen werden nicht unterstützt.


Edge-Browser

Damit das Add-In in Edge-Browsern nahtlos funktioniert, müssen Sie die untenstehenden Seiten in den Sicherheitseinstellungen für Ihren Browser als vertrauenswürdig angeben:

  •     https://*.echocdn.com
  •     https://*.echosign.com 
  •     https://*.adobesigncdn.com
  •     https://*.adobesign.com
  •     https://*.microsoftonline.com
  •     https://*.office.com
  •     https://*.office365.com
  •     https://*.live.com (wenn ein Live-Konto verwendet wird)
  •     https://*.sharepoint.com
  •     Wenn ein Drittpartei-Identitätsmanagementsystem verwendet wird, muss diese URL ebenfalls hinzugefügt werden


Mac High Sierra OS

Benutzer von High Sierra haben möglicherweise Probleme beim Versuch, von der Outlook Desktop-App (ab Version 16.11) aus auf das Add-In zuzugreifen. Adobe Acrobat Sign gibt in dem Fall eine generische Fehlermeldung aus, die darauf hinweist, dass keine Cookies aktiviert sind. 

Wenn dies der Fall ist:

  • Öffnen Sie das Add-In Einstellungen und  melden Sie sich ab.
  • Melden Sie sich erneut bei dem Dienst an, indem Sie auf Jetzt beginnen klicken.

Wenn das Problem nach der Neuanmeldung wieder auftritt, wenden Sie sich bitte an den Support.

Aktivieren des Add-Ins „Adobe Acrobat Sign für Outlook"

Sie können das Add-In Adobe Acrobat Sign für Outlook für webbasierte und Desktopanwendungen installieren. Durch die Installation der Anwendung in einer Umgebung wird sie automatisch auch in der anderen aktiviert

Je nach Umgebung greifen Sie auf etwas andere Art auf den Store zu. Lesen Sie die folgenden Anweisungen, um zu erfahren, wie Sie das Add-In für jede der Anwendungen installieren können.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem 365 Outlook-Konto an und wählen Sie E-Mail aus.

  2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol.

  3. Wählen Sie die Option Integrationen verwalten aus, um die Seite Add-Ins für Outlook  zu laden. 

  4. Geben Sie im Suchfeld oben links Adobe Acrobat Sign ein und wählen Sie das Suchsymbol aus.

  5. Suchen Sie nach Adobe Acrobat Sign für Outlook und wählen Sie Ein aus, um die Integration zu aktivieren.

    Dort wird die Meldung „Erfolgreich hinzugefügt“ angezeigt (siehe unten).

    OWA – Im Store hinzufügen

  6. Schließen Sie die Seite Add-Ins.

  7. Öffnen Sie eine beliebige E-Mail, um auf das Add-In zuzugreifen. Sie können von einem der folgenden Orte aus auf Adobe Acrobat Sign zugreifen:

    • Neue E-Mails – In der Benutzeroberfläche, in der eine neue E-Mail erstellt wird, befindet sich das Symbol unten rechts auf dem Bildschirm. Bei neuen E-Mails gibt es nur die Option Zum Signieren senden.
    OWA-Symbolplatzierung – N

    • Antwort-E-Mails – Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, finden Sie das Symbol oben mittig rechts im Fenster (abhängig davon, wie viele Add-Ins Sie installiert haben).
    OWA-Symbol – Antwort

    Hinweis:

    Wenn Sie das Add-In über eine Antwort-E-Mail aktivieren, werden Sie in einem Popupmenü dazu aufgefordert, eine von drei Funktionen auszuwählen (beschrieben im Abschnitt Verwendung des Add-Ins).

  1. Öffnen Sie die Outlook-Desktopanwendung.

  2. Navigieren Sie zur Registerkarte Start und wählen Sie das Store-Symbol im Abschnitt Add-Ins aus.

    Hinweis:

    Wenn die Store-Schaltfläche nicht in den Optionen des Menübands verfügbar ist, hat Ihr Office-Administrator wahrscheinlich den Zugang zum Store durch einzelne Benutzer blockiert.

    Wenden Sie sich an Ihren Office-Administrator oder Ihr IT-Team, um Zugriff zu erhalten, oder implementieren Sie das Add-In in Ihrem Unternehmen.

  3. Geben Sie im Suchfeld oben links „Adobe“ ein und wählen Sie das Suchsymbol aus.

  4. Suchen Sie nach Adobe Acrobat Sign für Outlook und wählen Sie Hinzufügen aus, um das Add-In zu aktivieren.

    • Wenn Sie fertig sind, sehen Sie den Vermerk Hinzugefügt sowie ein blaues Häkchen. Daran erkennen Sie, dass das Add-In verfügbar ist.
    Installations-Desktop

    Nach der Aktivierung des Add-Ins finden Sie den neuen Abschnitt Adobe Acrobat Sign (mit drei Symbolen) in Ihrer Menüleiste auf der Registerkarte Start:

Einrichten der authentifizierten Verbindung

Sobald das Add-In im E-Mail-Client aktiviert ist, müssen Sie eine Verbindung zwischen Ihrem Microsoft-Konto und Ihrem Adobe Acrobat Sign-Konto erstellen, um sicherzustellen, dass nur Sie Vereinbarungen über Ihr Adobe Acrobat Sign-Benutzerkonto senden können. 

Hinweis:

Wenn Sie diese Verbindung erstellt haben, müssen Sie sich nicht erneut bei Adobe Sign anmelden. Die authentifizierte Verbindung besteht weiterhin, bis sie explizit gelöscht wird, indem Sie sich vom Add-In abmelden.

So bauen Sie die vertrauenswürdige Verbindung auf:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue E-Mail-Nachricht, als ob Sie eine neue E-Mail erstellen würden.

2. Suchen Sie das Adobe Acrobat Sign-Symbol im Layout der E-Mail-Seite und wählen Sie Zum Signieren senden aus.

  • Dadurch wird das Add-In-Fenster auf der rechten Seite des Fensters geöffnet.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt beginnen im Add-In-Fenster.

  • Über den Link Kostenlos testen wird ein neues Fenster zur Seite Registrierung für die kostenlose 30-Tage-Testversion von Adobe Acrobat Sign geöffnet. Wenn Sie noch kein Adobe Acrobat Sign-Konto haben, registrieren Sie sich für die kostenlose Testversion, bevor Sie fortfahren.
    • Konten in der Umgebung Acrobat Sign für Behörden haben keinen Zugriff auf kostenlose Testversionen.
Adobe Sign – Erste Schritte

4. Wenn Sie aufgefordert werden, sich in der 365-Umgebung zu authentifizieren, wählen Sie den Benutzer aus, mit dem Sie sich anmelden möchten. Der Benutzer, als der Sie bereits authentifiziert sind, wird ganz oben in der Liste angezeigt.

5. Wenn Sie aufgefordert werden, Zugriff auf das Add-in zu gewähren, wählen Sie Akzeptieren aus.
    Es wird ein neues Fenster für die Authentifizierung bei Adobe Acrobat Sign geöffnet.    

6. Melden Sie sich mit Ihren Adobe Acrobat Sign-Anmeldedaten an. 

OWA – Authentifizierung bei Adobe Sign

7. Wählen Sie nach der Authentifizierung bei Adobe Acrobat Sign Zugriff erlauben aus.

OWA-Authentifizierung – Bei Adobe Sign verifizieren

Sobald die Authentifizierung bei Adobe Acrobat Sign erfolgreich abgeschlossen wurde, zeigt das Add-In-Fenster auf der rechten Seite die Add-In-Eröffnungsseite an. Wählen Sie OK aus, um das Konfigurationsfenster zu öffnen.

Die vertrauenswürdige Verbindung ist eingerichtet und funktioniert so lange, bis Sie sich vom Add-In abmelden.

Bei Deaktivierung/Deinstallation des Add-Ins wird die vertrauenswürdige Verbindung nicht entfernt. 

Verwenden des Add-Ins „Adobe Acrobat Sign für Outlook“

Sobald die vertrauenswürdige Verbindung mit Adobe Acrobat Sign aufgebaut wurde, können Sie Vereinbarungen direkt über Ihren E-Mail-Client versenden.

Outlook verfügt über die folgenden zwei Modi zum Verarbeiten von E-Mails:

Im Verfassen-Modus können Sie etwas tippen oder Anhänge zur E-Mail hinzufügen.

  • Um eine neue E-Mail zu beginnen, wählen Sie Neu.
  • Um auf einen vorhandenen E-Mail-Thread zu antworten, wählen Sie „Antworten auf“.
  • Nur die Funktion Zum Signieren senden ist im Verfassen-Modus verfügbar.

So versenden Sie E-Mails aus dem Verfassen-Modus:

Wenn Sie das Add-In über ein E-Mail starten, versucht das Add-In, Werte aus der E-Mail selbst miteinzubeziehen. Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen (über die Schaltflächen Neu oder Antworten), können Sie diese E-Mail als Vorlage konfigurieren, bevor Sie das Add-In starten. Dadurch können Sie Erneuerungen und andere Transaktionen mit Textbausteinen abkürzen.

  • Wenn die E-Mail einen Anhang enthält, versucht das Add-In, dieselbe Datei wie das Vereinbarungsdokument anzuhängen.
  • Wenn Empfänger im Feld „AN:“ aufgelistet sind (abgesehen vom Absender), werden diese E-Mails als Empfängerliste importiert, und zwar in der Reihenfolge, in der Sie im Feld „AN:“ angezeigt werden.
  • Wenn es einen Inhalt in der Betreffzeile gibt, wird exakt diese Zeichenfolge als Vereinbarungsname verwendet.
  • Wenn es einen Inhalt im Hauptteil der E-Mail gibt, wird dieser Inhalt als Text der Vereinbarung übernommen.
Hinweis:

Alle Felder können manuell hinzugefügt oder bearbeitet werden. Das Importieren von Werten aus der E-Mail ist ein optionaler Vorteil, aber es besteht kein Zwang, diesen zu verwenden.


So fügen Sie Dokumente hinzu:

Oben im Add-In-Fenster befindet sich der Abschnitt Dokumente. Dabei handelt es sich um Dateien, die an die Vereinbarung angehängt sind und den Empfängern zur Unterschrift angezeigt werden.

  • Wenn Sie das Add-In über eine E-Mail mit Anhang starten, wird dieser Anhang automatisch in die Dokumentenliste eingefügt.
  • Wenn Sie eine Datei aus der Liste Dokumente entfernen möchten, klicken Sie auf das „X“ ganz rechts neben dem Dateinamen des Dokuments.

Um der Vereinbarung Dateien hinzuzufügen, wählen Sie neben der Überschrift Dokumente die Option + Dateien hinzufügen.

  • Die Empfangenden erhalten die Dokumente in der Reihenfolge, in der sie im Add-In-Fenster aufgelistet sind.
  • Um Dateien aus Ihrer Adobe Acrobat Sign-Bibliothek hinzuzufügen, wählen Sie Weitere Optionen.

Unterstützte Dateiformate:

  • Word (.doc, .docx)
  • PowerPoint (.ppt, .pptx)
  • Excel (.xls, .xlsx)
  • PDF
  • HTML
  • RTF
  • TIF/TIFF
  • JPG/JPEG
  • BMP
  • GIF
  • PNG

So fügen Sie Empfänger*innen hinzu

Unter der Liste Dokumente befindet sich die Liste Empfänger.

Die Reihenfolge der Empfänger in der Liste ist die Reihenfolge, in der diese die Vereinbarung signieren müssen.

  • Wenn Sie das Add-In über eine E-Mail starten, bei der das Feld AN: konfiguriert ist, werden die Empfänger in der Reihenfolge in das Add-In-Fenster importiert, in der Sie im Feld AN: aufgelistet sind.
  • Empfänger können direkt im Add-In-Feld eingegeben werden. Das Fenster bezieht sich auf Ihre Outlook-Kontaktliste und versucht, Ihre Eingabe einem vorhandenen Kontakt zuzuordnen.
  • Alle Empfänger haben die Rolle des Unterzeichners. Wenn Sie verschiedene Empfängerrollen festlegen müssen oder eine Vereinbarung in einem parallelen oder hybriden Arbeitsablauf versenden wollen, wählen Sie Weitere Optionen aus.
  • Alle Unterzeichner erhalten eine Bestätigungs-E-Mail. Wenn Sie eine Methode zur Zwei-Faktor-Verifizierung verwenden müssen, wählen Sie Weitere Optionen aus.

So fügen Sie einen Vereinbarungsnamen und eine Vereinbarungsbenachrichtigung hinzu:

Der Abschnitt Nachrichten befindet sich unter der Liste Empfänger.

Dieser Abschnitt enthält zwei Felder: Vereinbarung und Vereinbarungsnachricht.

Der Vereinbarungsname stellt das obere Feld dar. Wenn Sie das Add-In-Fenster über eine vorhandene oder konfigurierte E-Mail starten, wird die Betreffzeile als Vereinbarungsname importiert. Gibt es keinen Inhalt in der Betreffzeile, wird der Name der ersten angehängten Datei (Dokument) als Vereinbarungsname eingefügt. Sie können den Namen der Vereinbarung jederzeit manuell bearbeiten.

Die Vereinbarungsnachricht ist in der Bitte signieren-E-Mail enthalten. Sie bietet folgende Funktionen:

  • Wenn die Vereinbarung über eine vorhandene E-Mail gestartet wird, wird der Inhalt des E-Mail-Hauptteils in das Nachrichtenfeld eingefügt. 
  • Wenn der Hauptteil der E-Mail leer ist, wird eine standardmäßige Nachricht eingefügt: Bitte prüfen Sie dieses Dokument und unterzeichnen Sie es dann.
  • Das Nachrichtenfeld ist auf maximal 1000 Zeichen beschränkt.
  • Rechts oben im Bereich Nachricht befindet sich der Link Nachricht löschen, mit dem Sie den gesamten Inhalt des Nachricht-Fensters entfernen können.
  • Wenn Sie Nachrichtenvorlagen oder Privatnachrichten verwenden, klicken Sie auf den Link Weitere Optionen.

So können Sie eine Vorschau anzeigen und senden:

Mit dem Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden wird die Adobe Acrobat Sign-Erstellungsumgebung geöffnet, wenn Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken.

  • Wenn Sie das Kontrollkästchen Vorschau und Senden auswählen, ändert sich die Schaltfläche Senden in Weiter. Sie können das Kontrollkästchen Vorschau und Senden deaktivieren, um wieder die Option Senden anzuzeigen.

Senden/Weiter:

Diese Schaltfläche leitet den nächsten Schritt der Vereinbarung ein. Sie beginnt je nach der Konfiguration des Add-In-Fensters also entweder den Signaturzyklus oder öffnet die Erstellungsumgebung.

Der Text der Schaltfläche gibt Aufschluss darüber, was Sie erwarten können:

  • Senden – Mit der Schaltfläche Senden wird der Konfigurationsvorgang beendet, die Vereinbarung versendet und der erste Empfänger benachrichtigt.
  • Weiter – Wenn das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden aktiviert wird, ändert sich der Text der Schaltfläche zu Weiter
    • Wenn Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken, wird die Adobe Acrobat Sign-Erstellungsumgebung geöffnet. Dort können Sie die Reihenfolge des Dokuments überprüfen und je nach Bedarf Formular- oder Signaturfelder platzieren.
    • Nachdem Sie das Dokument überprüft und/oder die erforderlichen Felder hinzugefügt haben, wird die Vereinbarung mit einem Klick auf Senden auf der Erstellungsseite an den ersten Empfänger weitergeleitet. Sie werden nicht zum Add-In zurückgeleitet, um diese Vereinbarung abzusenden.


Optionen

Adobe Acrobat Sign bietet eine breitere Auswahl an Optionen, als sinnvollerweise in einem Add-In installiert werden können. Funktionen wie Empfängerrollen und Privatnachrichten gestalten das verhältnismäßig kleine Profil des Add-Ins übermäßig kompliziert. Für viele Personen sind solche Optionen jedoch wesentlich für den Geschäftsablauf.

Der Link Weitere Optionen, der sich direkt unter der Schaltfläche Senden/Weiter befindet, öffnet ein Fenster mit einer Instanz der Seite Senden von Adobe Acrobat Sign mit sämtlichen Optionen, die in Ihrem Konto zur Verfügung stehen.

Sämtliche konfigurierten Elemente im Add-In-Fenster werden in der Seite Senden in der Reihenfolge übernommen, in der sie vorhanden sind, und können vollständig bearbeitet werden, falls Sie Änderungen vornehmen müssen.

Wenn die Vereinbarung gesendet worden ist, wird im Add-In-Fenster eine Benachrichtigung über das erfolgreiche Senden angezeigt.

Nach dem Senden bietet Ihnen das Fenster zwei Möglichkeiten:

  • Vereinbarung anzeigen – Diese Option öffnet ein Fenster mit der gerade gesendeten Version der Vereinbarung
  • Adobe Acrobat Sign-Menü – Mit dieser Option wechseln Sie in ein Fenster, in dem die Optionen der Add-In-Funktion angezeigt werden. 
    • Zum Signieren senden

Darüber hinaus wird dem Hauptteil der E-Mail ein Banner hinzugefügt, das anzeigt, dass die Vereinbarung in einer separaten E-Mail zur Unterschrift bereitsteht.

Dies geschieht, falls der Absender nach der von Adobe Acrobat Sign automatisch erstellten E-Mail eine weitere E-Mail senden möchte.

E-Mail-Banner nach dem Senden

Im Lesemodus können Sie eine E-Mail anzeigen, aber nicht bearbeiten. Im Lesemodus stehen Ihnen die drei folgenden Funktionen zur Verfügung:

  • Ausfüllen und signieren – Diese Funktion ermöglicht es den Absendenden (und nur den Absendenden), Inhalte zu Dateien hinzuzufügen, Dateien zu signieren und optional als vollständiges Dokument an eine andere Partei zu senden.
  • Zum Signieren senden – Erstellt eine Vereinbarung, die neben dem Absender einen oder mehrere weitere Empfänger haben kann. Der Absender kann auch ein Empfänger sein, er kann nur nicht der einzige Empfänger sein.
  • Vereinbarungsstatus – Hiermit wird eine Liste der letzten zehn Vereinbarungen angezeigt, in denen der Benutzer eine Rolle gespielt hat. Dazu zählen Entwurf, Zum Signieren versendet, Wartet auf meine Signatur und Signiert.

OWA-Symbol – Antwort

So versenden Sie E-Mails aus dem Lesemodus

  • „Ausfüllen und signieren“ verwenden 
    • Die Funktion wird verwendet, wenn Sie, und nur Sie, ein Dokument ausfüllen und Ihre Signatur setzen müssen. Dabei sind keine weiteren Unterzeichnenden involviert. Wenn Sie gebeten werden, ein Formular auszufüllen, zu signieren und zurückzusenden, müssen Sie diese Option verwenden.
    • Der Anhang der E-Mail (falls vorhanden) wird automatisch an die Vereinbarungsdefinition angehängt, die auf der rechten Seite des Add-In-Fensters erstellt wird.
    • Um der Vereinbarung weitere Dateien hinzuzufügen, wählen Sie neben der Überschrift „Dokumente“ die Option + Dateien hinzufügen. Das Hinzufügen von Vereinbarungen funktioniert genau wie in der Web-Anwendung. Die Unterzeichnenden erhalten die Dokumente in der Reihenfolge, in der sie im Add-In-Fenster aufgelistet sind.
    • Um das Fenster Ausfüllen und signieren zu starten, nachdem alle Dateien angehängt wurden, wählen Sie Weiter
      aus.
    • Im Fenster Ausfüllen und signieren können Sie Text in das Formular eintragen, Kontrollkästchen aktivieren, eine Signatur und Initialen setzen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Fertig. Weitere Informationen finden Sie hier.
    • Nach einer kurzen Verarbeitungszeit wird eine Antwort-E-Mail geöffnet, bei der die signierte Kopie des Dokuments bereits angehängt ist.
    • Eine Meldung im Add-In-Fenster zeigt an, dass Sie das Dokument erfolgreich signiert haben und enthält die folgenden drei Optionen: Signierte PDF anzeigen, Kopie speichern und Adobe Acrobat Sign-Menü.
Ausfüllen und signieren – Start

Ausfüllen und signieren – Datei hinzufügen

Ausfüllen und signieren – Nach dem Senden

So verwenden Sie „Zum Signieren senden“:

  • Dies ist der standardmäßige Sendevorgang für eine Vereinbarung, bei der der*die Absender*in nicht nicht als einzige*r unterzeichnet.
  • Der Anhang der E-Mail (falls vorhanden) wird automatisch an die Vereinbarungsdefinition angehängt, die auf der rechten Seite des Add-In-Fensters erstellt wird.
  • Um der Vereinbarung weitere Dateien hinzuzufügen, wählen Sie neben der Überschrift „Dokumente“ die Option + Dateien hinzufügen. Das Hinzufügen von Vereinbarungen funktioniert genau wie in der Web-Anwendung. Unterzeichnende erhalten die Dokumente in der Reihenfolge, in der sie im Add-In-Fenster aufgelistet sind.
  • Um Empfänger*innen hinzuzufügen, wählen Sie Empfänger*in und geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse in das Feld einDas Add-In zeigt Ihnen Kontakte aus Ihrem 365-Konto an, die der eingegebenen Zeichenfolge entsprechen, und hilft Ihnen so dabei, den*die richtige*n Empfänger*in zu finden.
    Es werden keine Empfangenden aus der E-Mail importiert, wenn Sie sich im Lesemodus befinden. Durch die Reihenfolge, in der die Empfänger*innen eingegeben werden, bestimmen Sie die Signierreihenfolge der Vereinbarung.
  • Beachten Sie, dass alle Empfänger*innen als Unterzeichnende angesehen werden, wenn sie im Add-In konfiguriert wurden. Um andere Rollen zuzuweisen, wählen Sie Weitere Optionen.

  • Um den Vereinbarungsnamen oder die Vereinbarungsnachricht zu bearbeiten, geben Sie einen Namen in das Feld „Name“ ein. Standardmäßig übernimmt dieses Feld als Namen den Wert der ersten Datei, die an die Vereinbarung angehängt wird. Geben Sie im Feld „Nachricht“ den gewünschten Text ein, um den Standardwert zu ändern.
  • Um eine Vorschau der Vereinbarung anzuzeigen, wählen Sie das Kontrollkästchen Vorschau und Senden. Dadurch wird eine Version der Erstellungsseite in einem Fenster geöffnet und es werden alle standardmäßigen Felder und Werkzeuge für das Erstellen von Formularen angezeigt.
  • Um die Vereinbarung in ihrer aktuellen Konfiguration zu versenden, wählen Sie Senden/Weiter. Wenn das Kontrollkästchen Vorschau anzeigen und senden aktiviert wurde, wird die Erstellungsseite geöffnet, sodass Sie Felder im Dokument platzieren können. Nachdem alle Felder eingefügt wurden, wählen Sie Senden.
  • Um weitere Konfigurationen vorzunehmen, wählen Sie Weitere Optionen. Dadurch wird eine Version der Seite Senden in der Web-Anwendung als Fenster geöffnet und es werden alle standardmäßigen Optionen angezeigt, die Ihnen in der Anwendung zur Verfügung stünden. Alle im Add-In-Bereich vorgenommenen Konfigurationen werden im Fenster Senden hinzugefügt und können vollständig bearbeitet werden.

  • Um den Erstellungsmodus aufzurufen, wählen Sie Weiter. Andernfalls deaktivieren Sie die Felder „Vorschau“ und „Signaturfelder hinzufügen“ und wählen Sie Senden aus.
  • Sobald die Vereinbarung gesendet wurde, wird im Add-In-Fenster eine Benachrichtigung über das erfolgreiche Senden mit den folgenden beiden Optionen angezeigt:
    • Vereinbarung anzeigen – Hiermit wird ein Fenster mit der gerade gesendeten Version der Vereinbarung geöffnet.
    • Adobe Acrobat Sign-Menü – Hiermit werden Ihnen die Optionen der Add-In-Funktion angezeigt: „Ausfüllen und signieren“, „Zum Signieren senden“ und „Vereinbarungsstatus“.

  • Verwenden des Vereinbarungsstatus:

Die Option Vereinbarungsstatus zeigt (basierend auf dem Datum der letzten Aktualisierung) die letzten zehn Vereinbarungen an, die noch offen sind und auf die nächste Aktion warten. Dazu gehören auch Entwürfe, die noch nicht erstellt wurden, sowie Vereinbarungen, denen Ihre eigene Signatur oder die Signatur eines anderen Empfängers fehlt.

Alle aufgelisteten Vereinbarungen können aufgeklappt werden, um das letzte bei dieser Vereinbarung durchgeführte Ereignis anzuzeigen. Dies gibt Aufschluss darüber, wo genau im Signaturvorgang sich die Vereinbarung befindet.

  • Die drei letzten Ereignisse der Vereinbarung werden aufgelistet (erstellt, angezeigt, signiert etc.). Dabei steht das jüngste Ereignis ganz oben
  • Wenn Sie auf den Link Vereinbarung anzeigen in den Vereinbarungsinformationen klicken, wird ein neues Fenster mit dem Dokument in der aktuellen Form angezeigt
  • Dokumente, die auf Ihre Unterschrift warten, beinhalten einen Vereinbarung unterschreiben-Link, der ein neues Fenster mit dem zu unterschreibenden Dokument öffnet.

Ganz unten in der Liste der Ereignisse finden Sie den Link Alle Vereinbarungen nachverfolgen, mit dem die Verwaltungsseite der Anwendung in einem neuen Fenster geöffnet wird. Über die Verwaltungsseite können Sie den gesamten Verlauf des Kontos einsehen.

Status

Add-In-Einstellungen ändern

Sie können die Einstellungen des Add-Ins Ihren Anforderungen entsprechend ändern. Wählen Sie dazu unten im Add-In-Fenster das Zahnradsymbol neben Adobe Document Cloud aus. Dadurch wird ein Dialogfeld mit den folgenden Einstellungsoptionen geöffnet:

  • Upgrade (nur Probe-Abo): Hiermit wird ein neues Fenster mit dem Adobe Acrobat Sign-Upgrade-Vorgang geöffnet. Dort können Sie ein monatliches Abonnement für den Zugriff auf Adobe Acrobat Sign erwerben.
  • Abmelden: Das Add-In „erinnert“ sich an die Verbindung zwischen Ihren Benutzerkonten für Outlook und Adobe Acrobat Sign, sodass Sie sich nicht jedes Mal neu authentifizieren müssen, wenn Sie das Add-In verwenden. Um Vereinbarungen über mehrere Adobe Acrobat Sign-Konten zu senden, müssen Sie sich von Ihrem aktuellen Benutzerkonto abmelden und anschließend mit dem neuen Benutzerkonto für Adobe Acrobat Sign eine neue Verbindung herstellen.
  • Hilfe: Dies ist ein Link zum Adobe Acrobat Sign für Microsoft Outlook: Benutzerhandbuch und allen zusätzlichen im Zusammenhang mit dem Add-In erstellten Inhalten.
  • Über: Damit wird ein kleines Popup mit Informationen zum verwendeten Add-In angezeigt.
  • Datenschutzrichtlinie: Dies ist ein Link zur Datenschutzrichtlinie von Adobe.

Installation auf Mandantenebene

Durch Installieren des Add-Ins auf Mandantenebene können Admins das Add-In standardmäßig verfügbar machen. Dies gewährleistet einen einfachen und reibungslosen Zugriff auf das Add-In für alle Benutzer*innen.

So aktivieren Sie das Add-In auf Mandantenebene:

  1. Melden Sie sich als Mandantenadministrator*in an und navigieren Sie zum Admin-Fenster.
  2. Wechseln Sie zum „Exchange Admin Center“.
  3. Wählen Sie Add-Ins aus.
  4. Um neue Add-Ins hinzuzufügen, wählen Sie das Pluszeichen (+) aus und wählen Sie in der Office Store-Option Hinzufügen. Das Add-In wird bei der Installation standardmäßig auf Deaktiviert gesetzt.
  5. So konfigurieren Sie das Add-In:
    1. Weisen Sie Benutzer*innen mit einer der folgenden Optionen zu:
      • Alle – Wendet die Bereitstellungsmethode auf alle Benutzer*innen des Mandanten an
      • Bestimmte Benutzer*innen/Gruppen – Wendet die Bereitstellungsmethode nur auf die ausgewählten Benutzer*innen oder Gruppen an
      • Nur ich – Wendet die Bereitstellungsmethode nur auf Benutzer*innen (Administrator*innnen) an, die die Konfiguration jeweils durchführen
    2. Wählen Sie eine der folgenden Bereitstellungsmethoden aus:
      • Fest (Standard) – Das Add-In wird den zugewiesenen Benutzer*innen automatisch bereitgestellt und kann nicht aus ihrem Menüband entfernt werden.
      • Verfügbar – Benutzer*innen können das Add-In installieren, indem sie im Home-Menüband in Outlook auf die Schaltfläche „Weitere Add-Ins“ klicken.
      • Optional – Das Add-In wird den zugewiesenen Benutzer*innen automatisch bereitgestellt, aber sie haben weiterhin die Option, es aus ihrem Menüband zu entfernen.
  6. Wählen Sie Speichern aus.
Hinweis:

Mithilfe des oben dargestellten Verfahrens kann das Add-In für die gesamte Benutzerbasis auf Mandantenebene aktiviert werden. Weitere Informationen zur Bereitstellungssteuerung finden Sie hier

Mandant

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