Installationsanleitung für Adobe Sign für SharePoint Online (v2.0)

Das Installationspaket von Adobe Sign für SharePoint Online ist für alle Benutzer mit Konto auf Unternehmensebene verfügbar, die an der Installation der Adobe Sign-Lösung interessiert sind. Wenden Sie sich vor der Installation an Ihren Success Manager, um sicherzustellen, dass das Konto im richtigen Kanal zum Aktivieren der erforderlichen API-Funktionen eingerichtet wurde.

Überblick

Die Adobe Sign-Integration für Microsoft SharePoint bietet eine integrierte Lösung zum Erstellen, Senden, Verfolgen und Verwalten von elektronischen Unterschriften.

Diese Dokumentation und das Installationspaket, auf das esverweist,sind für Microsoft SharePoint Online für mehrere Instanzen vorgesehen (in diesem Handbuch wird durchgängig die Bezeichnung „SharePoint“ verwendet).

Die Lösung wurde als Zusatzmodulanwendung für SharePoint entwickelt und sie bietet Folgendes:

  • Senden einer Vereinbarung aus jeder SharePoint-Dokumentbibliothek oder Liste zum Unterschreiben.
  • Möglichkeit zum Senden von Dokumenten an einen einzelnen Empfänger oder eine Gruppe in einer Dokumentbibliothek oder benutzerdefinierten SharePoint-Listen.
  • Zuordnen von Daten aus SharePoint-Listen sowie aus einer Dokumentbibliothek in Dokumente durch eine Zusammenführungszuordnung, wenn die Dokumente zum Unterschreiben gesendet werden.
  • Zuordnen von Daten aus Formularfeldern signierter Verträge in Textspalten von SharePoint-Listen sowie in einer Dokumentenbibliothek über die Datenzuordnung, wenn das Dokument signiert wurde und dessen Status automatisch oder manuell über die Seite „Vereinbarungsstatus“ aktualisiert wurde
  • Nutzen Sie Adobe Sign-Webformulare, um Daten zu sammeln und diese Daten automatisch an bestimmte Felder in SharePoint-Listen zu übertragen.
  • Archivierung aller signierten Vereinbarungen in SharePoint.
  • Möglichkeit zum Hinzufügen der Seite „Verwalten“ von Adobe Sign als SharePoint-Webpart, das von SharePoint-Benutzern zum Verfolgen und Aktualisieren von Vereinbarungen verwendet werden kann.


Anforderungen

Um die Lösung zu konfigurieren, MÜSSEN Sie sowohl SharePoint-Siteadministrator als auch Adobe Sign-Kontoadministrator sein. Wenn Sie kein Adobe Sign-Kontoadministrator sind, arbeiten Sie mit dem entsprechenden Admin zusammen, um die Integration zu konfigurieren. 

Die Adobe Sign-Lösung kann nur von einem Microsoft SharePoint-Website-Administrator installiert und konfiguriert werden. Ziehen Sie die SharePoint-Dokumentation, die SharePoint-Website oder den Mandantenadministrator Ihrer Organisation für zusätzliche Systemberechtigungen zu Rate, die möglicherweise zum Installieren von SharePoint-Websitelösungen erforderlich sind.

Microsoft Office 365-Instanz, Vorname, Nachname und Arbeits-E-Mail-Adresse müssen für alle SharePoint-Benutzer festgelegt werden, die auf ihren SharePoint-Websites auf das Adobe Sign-Add-In zugreifen möchten.

Alle Benutzer der Adobe Sign-Lösung müssen sich aktuell in der Gruppe der Standard-Website-Mitglieder oder der Standard-Website-Eigentümer der SharePoint-Website befinden. Alle Adobe Sign-Benutzer müssen für die Website mindestens über Berechtigungen zum Bearbeiten verfügen.


Unterstützte Browser

Die aktuelle Version der Browser Edge, Chrome, Firefox und Safari wird unterstützt.

Hinweis:

Private/Anonyme Browsersitzungen werden nicht unterstützt.

Der Edge-Browser

Damit SharePoint-Zusatzanwendungen mit Edge-Browsern funktionieren, ist eine Konfiguration von vertrauenswürdigen Websites erforderlich.  Internet Explorer und ältere Versionen von Edge werden nicht unterstützt.

Außerdem müssen Benutzer von und Edge die Einstellungen für ihre Trusted Sites explizit so bearbeiten, dass die folgenden URLs enthalten sind:

  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com
  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com

 

So bearbeiten Sie Ihre Trusted Sites:

1. Öffnen Sie Edge

► Drücken Sie Windows + S.

2. Geben Sie Internet Options (Internetoptionen) in das Suchfeld ein

Edge – Internetoptionen

3. Das Menü Internetoptionen wird geöffnet. Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit aus.

4. Klicken Sie auf das Symbol Trusted Sites.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sites.

6. Geben Sie eine der oben aufgeführten URLs ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

7. Wiederholen Sie den Vorgang für jede der oben aufgeführten URLs.

8. Schließen Sie das Menü „Internetoptionen“, wenn Sie fertig sind.


Upgrade von Version 1.x

Adobe Sign für SharePoint Version 2.0 erfordert die Genehmigung zusätzlicher Berechtigungen über OAuth (Webhooks und Webformularberechtigungen).

Kunden, die ein Upgrade von Version 1.x durchführen, müssen ihre OAuth-Anmeldedaten aktualisieren, um Zugriff auf diese neuen Berechtigungen zu erhalten:

1. Aktualisieren Sie das Adobe Sign-Add-in auf das 2.x-Paket

2. Aktualisieren Sie die Verbindung mit Adobe Sign:

Die Person, die sowohl der Office-Mandanten-Administrator als auch der Adobe Sign-Kontoadministrator ist, muss die Einstellungsseite für den SharePoint-Sign-Integrationsmandanten aufrufen. 

  • Rufen Sie die Integrationseinstellungen auf.
  • Im Bedienfeld „Adobe Sign verbinden“:
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren (neben Office 365-Mandantenverbindung aktualisieren).
    • Melden Sie sich mit denselben Zugangsdaten wie zuvor an.
      • Die für die ursprüngliche Verbindung verwendete E-Mail-Adresse wird im ersten Absatz angezeigt.
  • Schließen Sie die Einstellungen, indem Sie zu SharePoint zurückkehren oder das Fenster aktualisieren.

Alle Websites im Mandanten, die die Mandantenverbindung verwenden, sollten jetzt Webformularfunktionen verwenden können.

Hinweis:

Es ist wichtig, die Registerkarte „Einstellungen“ zu schließen oder zu aktualisieren, auch wenn Sie nach der erneuten Authentifizierung bei Adobe Sign sofort mit der Einrichtung von Webformularzuordnungen beginnen möchten.

Wenn Sie das Einstellungsfenster nicht aktualisieren, werden auf der Registerkarte „Webformulare“ solange Fehler angezeigt, bis Sie die Aktualisierung vornehmen.

Wenn der SharePoint-Administrator und der Adobe Sign-Kontoadministrator unterschiedliche Personen sind, müssen beide zusammenarbeiten, um die Lösung zu konfigurieren.

Für jede Website, die die Integration verwendet, muss die Person, die sowohl SharePoint-Administrator als auch Adobe Sign-Administrator für die betreffende Website ist, die Websiteverbindung für diese Site aktualisieren:

  • Rufen Sie die Integrationseinstellungen auf.
  • Im Bedienfeld Adobe Sign verbinden:
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren neben SharePoint-Websiteverbindung aktualisieren.
    • Melden Sie sich mit denselben Zugangsdaten wie zuvor an.
      • Die für die ursprüngliche Verbindung verwendete E-Mail-Adresse wird im ersten Absatz angezeigt.
  • Schließen Sie die Einstellungen, indem Sie zu SharePoint zurückkehren oder das Fenster aktualisieren.

Anschließend sollten Benutzer dieser Website in der Lage sein, Webformularfunktionen zu verwenden.

Hinweis:

Es ist wichtig, die Registerkarte „Einstellungen“ zu schließen oder zu aktualisieren, auch wenn Sie nach der erneuten Authentifizierung bei Adobe Sign sofort mit der Einrichtung von Webformularzuordnungen beginnen möchten.

Wenn Sie das Einstellungsfenster nicht aktualisieren, werden auf der Registerkarte „Webformulare“ solange Fehler angezeigt, bis Sie die Aktualisierung vornehmen.

Wenn der SharePoint-Administrator und der Adobe Sign-Kontoadministrator unterschiedliche Personen sind, müssen beide zusammenarbeiten, um die Lösung zu konfigurieren.


Installation

Hinweis:

Aufgrund der folgenden Beschränkungen wird es nicht empfohlen, die Adobe Sign for SharePoint Online-Add-ins mittels Mandanten-spezifischer Implementierung auf mehreren Sites auf einmal zu installieren.

So installieren Sie die Onlineedition des Pakets Adobe Sign für SharePoint:

1. Authentifizieren Sie sich bei der Website.

2. Navigieren Sie zu: Websiteinhalte > Neu > App.

 

3. Klicken Sie auf SharePoint Store.

 

4. Suchen Sie im Suchfeld Eine App suchen (oben rechts auf der Seite) nach Adobe Sign.

5. Klicken Sie in den Suchergebnissen einmal auf das Adobe Sign-Symbol, um es auszuwählen.

Adobe Sign im Store

 

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN, um die automatische Installation zu starten.

Die App-Installation dauert nur wenige Minuten.

Hinweis:

Sobald das Paket installiert ist, können Sie zur Seite Adobe Signatureinstellungen navigieren und auf Links für dieses Admin-/Konfigurationshandbuch, das Benutzerhandbuch und andere Adobe Sign -Ressourcen zugreifen.

Lernen und Support


Konfiguration – Erforderlich

Wenn die Anwendung installiert wurde, sind nur zwei Schritte erforderlich, um mit dem Senden von Vereinbarungen zu beginnen:

  1. Mit OAuth eine Verbindung zu Adobe Sign herstellen
  2. SharePoint-Benutzerberechtigungen erteilen


Mit OAuth eine Verbindung zu Adobe Sign herstellen

Adobe Sign stellt eine OAuth-Verbindung mit Ihrer SharePoint-Umgebung her, um die problemlose Nutzung der Anwendung für alle Benutzer zu vereinfachen.

Hinweis:

Zum Herstellen der Verbindung müssen Sie ein Administrator auf Kontoebene in der Adobe Sign-Anwendung sowie in SharePoint sein. 

Es wird empfohlen, möglichst eine funktionale E-Mail-Adresse zu verwenden (z. B AdobeSignAdmin@MyDomain.com), um das Risiko zu minimieren, dass das Administratorkonto aus irgendeinem Grund deaktiviert wird.

So stellen Sie die OAuth-Verbindung her:

1. Navigieren Sie zur Adobe Sign-Seite Einstellungen.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Adobe Sign verbinden.

3. Wählen Sie den Umfang aus, in dem Sie Adobe Sign installieren möchten:

► Verbindung zur SharePoint-Website herstellen (Site-Ebene – für den SharePoint-Site-Administrator)

• Diese Funktion verknüpft das Add-in mit einem Adobe Sign-Konto auf Ebene der aktuellen SharePoint-Site.

Herstellen der Verbindung mit Adobe Sign

1. Authentifizieren Sie sich mit Ihren Administrator-Anmeldedaten bei Adobe Sign.

2. Klicken Sie auf Zugriff erlauben, um die vertrauenswürdige Verbindung zwischen Adobe Sign und SharePoint zu bestätigen.

○ Es wird eine Meldung zur Verbindungsherstellung angezeigt.

 

Wenn Sie erfolgreich auf Site-Ebene authentifiziert wurden, sehen Sie über den beiden Links die E-Mail-Adresse und den Namen des Benutzers, bei dem eine Adobe Sign-Authentifizierung erfolgt ist.

  • Zum Aktualisieren dieser Verbindung stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:
    • Aktualisierung auf ein anderes Adobe Sign-Konto auf Site-Ebene (für SharePoint-Site-Admin)
    • Wechsel zur O365-Verbindung auf Mandantenebene (für O365-Administratoren siehe Details unten)
Verbindung mit Adobe Sign aktualisieren

►Verbinden Sie Ihren SharePoint-Mandanten mit einem Adobe Sign-Konto (Mandanten-spezifisch – nur für O365-Mandanten-Admin)

• Es ist keine erneute OAuth-Anmeldung bei Adobe Sign für Add-in-Instanzen mit Mandanten-spezifischer Verbindung erforderlich.

• Adobe Sign OAuth in einer beliebigen Add-in-Instanz mit globalem Umfang legt die Sign-Verknüpfung für alle anderen installierten Instanzen fest, die Mandanten-spezifisch verknüpft sind.

                                    ○ OAuth muss in mindestens einem Add-in Mandanten-spezifisch durchgeführt werden.

• Alle neu installierten Add-in-Instanzen werden automatisch mit dem Adobe Sign-Konto Mandanten-spezifisch verbunden.

Mandanten mit Adobe Sign verbinden

Es erscheint ein Bestätigungsfenster, das anzeigt, dass Sie im Begriff sind, Ihren Mandanten mit Ihrem Adobe Sign-Konto zu verknüpfen. Dies erfordert eine Microsoft Office 365-Administrator-Anmeldung.

  • Klicken Sie auf Fortfahren.
Mandanten-Herausforderung

1. Authentifizieren Sie sich mit Ihren Administrator-Anmeldedaten bei SharePoint.

2. Klicken Sie auf Akzeptieren, um den Zugriff auf die SharePoint-Ressourcen zu bestätigen.

3. Authentifizieren Sie sich mit Ihren Administrator-Anmeldedaten bei Adobe Sign.

4. Klicken Sie auf Zugriff erlauben, um eine vertrauenswürdige Verbindung zwischen Adobe Sign und SharePoint zu bestätigen.

○ Es wird eine Meldung zur Verbindungsherstellung angezeigt.

 

Wenn Sie sich auf Mandanten-Ebene erfolgreich authentifiziert haben, sehen Sie über den beiden Links die E-Mail-Adresse und den Namen des Benutzers, bei dem eine Adobe Sign-Authentifizierung erfolgt ist, sowie eine Meldung dazu, dass das Konto „durch Ihren Office 365-Mandanten-Administrator für Ihren SharePoint-Mandanten konfiguriert“ worden sei.

  • Um diese Verbindung zu aktualisieren, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: Aktualisieren Sie auf ein anderes Adobe Sign-Konto auf Mandantenebene oder wechseln Sie zu einer Verbindung auf Site-Ebene.
Verbunden mit Adobe Sign

Hinweis:

Wenn Ihre SharePoint-Bereitstellung mehrere Sites umfasst, ist es möglich, dass eine oder mehrere Sites auf Site-Ebene authentifiziert werden; eine Authentifizierung auf Mandanten-Ebene ist jedoch ebenfalls möglich.

Falls beide Authentifizierungsmethoden gegeben sind und die Site, die Sie konfigurieren, auf Site-Ebene authentifiziert ist, wird ein Link angezeigt, der ggf. zur Authentifizierung auf Tenant-Ebene rät.

Zu vorhandenem Mandanten heraufstufen


SharePoint-Benutzerberechtigungen erteilen

Es gibt zwei Möglichkeiten, SharePoint-Benutzern Zugriff auf die Adobe Sign-Integration zu gewähren:

  • Benutzer mit Bearbeitungsberechtigung
  • Benutzer in der Standardgruppe für Mitglieder/Eigentümer


Benutzer mit Bearbeitungsberechtigung - „Nahtlose Integration“

Nahtlose Integration ist die einfachste Konfiguration, um Benutzer hinzuzufügen.

Jeder Benutzer, dem die standardmäßige Berechtigungsstufe Bearbeiten für Ihre SharePoint-Website zugewiesen ist, hat automatisch die Berechtigung, auf die Adobe Sign-Integration zuzugreifen und diese zu verwenden.

  • Wenn Sie die admin.microsoft.com-Dienstprogramme zur Erstellung Ihrer SharePoint-Website verwendet und der Gruppe Eigentümer, Mitglieder und Besucher hinzugefügt haben, sind Sie fertig.

Wenn die Option Benutzer mit Bearbeitungsberechtigung aktiviert ist, löst jeder Benutzer, der das Adobe Sign-Add-in öffnet (oder eine ihrer Funktionen verwendet), eine Prüfung der Benutzerberechtigungen für die SharePoint-Website aus. Wenn der Benutzer über einen Satz von Berechtigungen verfügt, die für Bearbeiter typisch sind, wird Zugriff auf das Add-in gewährt.

Die folgende Tabelle zeigt die Liste aller SharePoint-Berechtigungen, die jeder Berechtigungsebene zugewiesenen Standardberechtigungen und den erforderlichen Berechtigungssatz, damit Benutzer (Benutzermaske) oder Administratoren (Admin-Maske) erkannt werden:

 

Berechtigung Reader Beitragender Benutzermaske Bearbeiter Admin-Maske Designer Vollständiger Zugriff
3 Liste: Elemente hinzufügen   (Plus) (Häkchen) (Plus) (Häkchen) (Warnung) (Plus) (Plus)
7 Liste: Elemente genehmigen         (Häkchen) (Plus) (Plus)
11 Liste: Benachrichtigungen erstellen (Plus) (Plus)   (Plus)   (Plus) (Plus)
5 Liste: Elemente löschen   (Plus)   (Plus) (Häkchen) (Plus) (Plus)
10 Liste: Versionen löschen   (Plus)   (Plus) (Häkchen) (Plus) (Plus)
4 Liste: Elemente bearbeiten   (Plus) (Häkchen) (Plus) (Häkchen) (Warnung) (Plus) (Plus)
1 Liste: Listen verwalten       (Plus) (Häkchen) (Warnung) (Plus) (Plus)
8 Liste: Elemente öffnen (Plus) (Plus) (Häkchen) (Plus) (Häkchen) (Warnung) (Plus) (Plus)
2 Liste: Verhaltensweisen in Liste überschreiben         (Häkchen) (Plus) (Plus)
12 Liste: Anwendungsseiten anzeigen (Plus) (Plus) (Häkchen) (Plus) (Häkchen) (Warnung) (Plus) (Plus)
6

Liste: Elemente anzeigen

(Plus) (Plus) (Häkchen) (Plus) (Häkchen) (Warnung) (Plus) (Plus)
9 Liste: Versionen anzeigen (Plus) (Plus)   (Plus) (Häkchen) (Plus) (Plus)
32 Persönlich: Persönliche Webparts hinzufügen/entfernen   (Plus)   (Plus) (Häkchen) (Plus) (Plus)
31 Persönlich: Persönliche Ansichten verwalten   (Plus)   (Plus) (Häkchen) (Plus) (Plus)
33 Persönlich: Persönliche Webparts aktualisieren   (Plus)   (Plus) (Häkchen) (Plus) (Plus)
17 Website: Seiten hinzufügen und anpassen           (Plus) (Plus)
19 Website: Stylesheets anwenden           (Plus) (Plus)
18 Website: Designs und Rahmen anwenden           (Plus) (Plus)
21 Website: Verzeichnisse durchsuchen   (Plus)   (Plus) (Häkchen) (Warnung) (Plus) (Plus)
25 Website: Benutzerinformationen durchsuchen (Plus) (Plus) (Häkchen) (Plus) (Häkchen) (Warnung) (Plus) (Plus)
20 Website: Gruppen erstellen             (Plus)
15 Website: Unterwebsites erstellen             (Plus)
30 Website: Persönliche Benutzerinformationen bearbeiten   (Plus)   (Plus)   (Plus) (Plus)
24 Website: Berechtigungen aufzählen             (Plus)
26 Website: Benachrichtigungen verwalten             (Plus)
13 Website: Berechtigungen verwalten             (Plus)
16 Website: Website verwalten             (Plus)
29 Website: Öffnen (Plus) (Plus) (Häkchen) (Plus) (Häkchen) (Warnung) (Plus) (Plus)
28 Website: Client-Integrationsfunktionen verwenden (Plus) (Plus)   (Plus)   (Plus) (Plus)
27 Website: Remote-Schnittstellen verwenden (Plus) (Plus) (Häkchen) (Plus) (Häkchen) (Warnung) (Plus) (Plus)
22 Website: Self-Service-Websiteerstellung verwenden (Plus) (Plus)   (Plus)   (Plus) (Plus)
23 Website: Seiten anzeigen (Plus) (Plus) (Häkchen) (Plus) (Häkchen) (Warnung) (Plus) (Plus)
14 Website: Web Analytics-Daten anzeigen             (Plus)

Die Zahl in der Spalte ganz links entspricht der Reihenfolge, in der diese Berechtigungen in der SharePoint-Benutzeroberfläche angezeigt werden.

Mit (Plus) markierte Zeilen sind Berechtigungen, die den standardmäßigen Rollenebenen zugewiesen sind.

Mit (Häkchen) markierte Zeilen sind Berechtigungen, die von der Adobe Sign-Integration als Benutzer oder Administrator erkannt werden müssen.

Mit (Warnung) markierte Zeilen sind für die korrekte Funktion der Admin-Funktionen der Adobe Sign-Integration erforderlich.

  • Hintergrund – Wie Benutzer Zugriff auf eine SharePoint-Website erhalten

    Einige Hintergrundinformationen dazu, wie Benutzer tatsächlich Zugriff auf eine SharePoint-Website erhalten:

    • Berechtigungen und Berechtigungsstufen

      SharePoint bietet einen Satz von 33 individuellen Berechtigungen, die die Fähigkeit eines Benutzers zur Ausführung einzelner Aktionen steuern. Um die Verwaltung von Benutzerberechtigungen weniger umständlich zu gestalten, verfügt SharePoint über das Erstellen von Berechtigungsstufen – Gruppen individueller Berechtigungen, die als Block zugewiesen werden können, damit Benutzer Aufgaben gemäß den herkömmlichen Nutzungsrollen ausführen können. Abhängig von der Website-Vorlage, die zum Erstellen der SharePoint-Website verwendet wird, können verschiedene Berechtigungsrollen definiert sein, aber die drei wesentlichen Berechtigungsebenen sind „Vollzugriff“, „Bearbeiten“ und „Lesen“. Dies ist die Grundlage der standardmäßigen SharePoint-Gruppen für die Zugriffskontrolle.

      Ein Standortadministrator kann auch benutzerdefinierte Berechtigungsstufen für definieren Support-Zugriff für andere Rollen

       

    •  Gruppen

      Benutzer erhalten Zugriff auf SharePoint-Websites durch ihre Mitgliedschaft in einer SharePoint-Gruppe. Diese Mitgliedschaft kann entweder direkt oder vererbt sein.

      1. SharePoint-Gruppen

      SharePoint-Gruppen sind einfache Sammlungen von Benutzern und benutzerähnlichen Gruppen, mit denen Sie den Zugriff auf eine SharePoint-Website steuern können. Jedes Mitglied der SharePoint-Gruppe übernimmt die der SharePoint-Gruppe zugewiesenen Berechtigungen.

      In vielerlei Hinsicht ist eine SharePoint-Gruppe meist eine Zugriffskontrollgruppe.

      Wenn eine SharePoint-Website erstellt wird, werden drei SharePoint-Gruppen mit dem Website-Namen erstellt. Die Gruppen sind: <siteName> Eigentümer, <siteName> Mitglieder und <siteName> Besucher. Der Gruppe „Owners“ (Eigentümer) wird der SharePoint-Site und allen untergeordneten Sites und Anwendungen die Berechtigungsstufe „Full Control“ (vollständige Kontrolle) zugewiesen. Der Gruppe „Mitglieder“ wird dieBearbeitungsberechtigungsebeneder SharePoint-Site und allen untergeordneten Sites und Anwendungen zugewiesen. Der Besuchergruppe wirddie Leseberechtigungsstufe zugewiesen.

      Ein Website-Administrator kann auch eine benutzerdefinierte SharePoint-Gruppe erstellen und dieser Gruppe eine beliebige der definierten Berechtigungsebenen zuweisen. Diese benutzerdefinierte Gruppe steht der Websitesammlung zur Verfügung (diese Website und alle Unterwebsites).

      Jedes Mitglied einer dieser SharePoint-Gruppen übernimmt die Berechtigungen, die der Gruppe gewährt werden.

       

      2. Office365 Gruppen

      Office365 Gruppen sind komplexere Sammlungen von Benutzern, die den Zugriff auf Ressourcen steuern, um die Zusammenarbeit zu ermöglichen. Beim Erstellen einer neuen Office365-Gruppe wird eine E-Mail-Adresse für die gemeinsame Mailbox der Gruppen erstellt, eine SharePoint-Website zum Speichern und Organisieren der Collaboration-Inhalte, Ressourcen für die Zusammenarbeit werden zugewiesen, und eine Team-Site kann optional erstellt werden, um die Gruppenkommunikation zu erleichtern. Office365 Gruppen enthalten eine Liste der Mitglieder und Eigentümer. Besitzer können die Office365-Gruppe verwalten. Mitglieder erhalten Zugriff auf die Ressource, der die Gruppe Office365 zugewiesen ist.

      In vielerlei Hinsicht ist eine Office365-Gruppe eher eine Collaboration-Organisation als eine herkömmliche Gruppe.

      Wenn eine SharePoint-Site im SharePoint-Administratorzentrum erstellt wird oder wenn eine neue Office365-Gruppe erstellt wird, wird eine spezielle Office365-Gruppe mit dem gleichen Namen wie die SharePoint-Site erstellt. Diese Office365-Gruppe ist mit den SharePoint-Gruppen verknüpft, die mit der SharePoint-Website erstellt werden. Die Eigentümer der Gruppe Office365 werden der Gruppe der SharePoint-Eigentümer hinzugefügt. Die Mitglieder der Gruppe Office365 werden der Gruppe SharePoint-Mitglieder hinzugefügt.

      Ein SharePoint-Administrator kann den Inhalt der SharePoint-Website mit einer anderen Office365-Gruppe teilen. Diese Gruppe hat Zugriff auf die SharePoint-Website und ihre Funktionen, jedoch nicht auf die anderen Ressourcen, wie z. B. die gemeinsame Mailbox oder die Team-Website, wie die Gruppe Office365, die mit der SharePoint-Website erstellt wurde. Durch das Einladen einer Gruppe von Office365 zur Freigabe der SharePoint-Website wird die Gruppe Office365 zur Gruppe SharePoint-Mitglieder hinzugefügt.

      Die Freigabe einer SharePoint-Website für eine Office365-Gruppe hat zur Folge, dass die Office365-Gruppe zu einem Mitglied einer der SharePoint-Gruppen (Zugriffskontrollgruppen) wird.

       

      3. Azure Active Directory-Sicherheitsgruppen

      Azure Active Directory-Sicherheitsgruppen (AD-Sicherheitsgruppen) sind Sammlungen von Benutzern und anderen AD-Sicherheitsgruppen, die hierarchisch definiert und Gruppen hinzugefügt werden können, die den Zugriff auf Ressourcen verwalten (Zugriffskontrollgruppen), um Mitgliedern der AD-Sicherheitsgruppe Zugriff auf die kontrollierten Ressourcen zu gewähren.

      Ein SharePoint-Administrator kann den Inhalt der SharePoint-Website mit einer AD-Sicherheitsgruppe teilen. Diese AD-Sicherheitsgruppe und alle Mitglieder ihrer enthaltenen AD-Sicherheitsgruppen haben Zugriff auf die SharePoint-Website und ihre Funktionen, jedoch nicht auf die anderen Ressourcen, wie gemeinsame Mailbox oder Teamsite, als die Office365-Gruppe, die mit der SharePoint-Website erstellt wird.

      Die gemeinsame Nutzung einer SharePoint-Website mit einer AD-Sicherheitsgruppe hat zur Folge, dass die AD-Sicherheitsgruppe zu einem Mitglied einer der SharePoint-Gruppen (Zugriffskontroll-) wird.

       

  • Wie identifiziert diese neue Onboarding-Option Benutzer?

    Anstatt nach einer expliziten Gruppenmitgliedschaft zu suchen,wenn die Funktion Benutzer mit Berechtigung bearbeiten ausgewählt ist, prüft das Adobe Sign-Add-in den spezifischen Satz von SharePoint-Berechtigungen, die dem Benutzer zugewiesen sind. Wenn der Benutzer über die SharePoint-Berechtigungen verfügt, die wir benötigen, um als Administrator erkannt zu werden, hat er die Verwendung der administrativen Funktionen der Zusatzanwendung zugelassen. Wenn der Benutzer über die SharePoint-Berechtigungen verfügt, die wir benötigen, um als Add-in-Benutzer erkannt zu werden, darf dieser Benutzer die regulären Funktionen der Zusatzanwendung verwenden.

    Die SharePoint-Berechtigungen, die als Administrator des Adobe Sign-Add-ins erkannt werden sollen, sind in der der SharePoint-Berechtigungsebene vollständige Kontrolle enthalten. Die SharePoint-Berechtigungen, die als Benutzer des Adobe Sign-Add-ins erkannt werden sollen, sind in der Berechtigungsebene SharePoint bearbeiten enthalten.

    • Erforderliche Benutzerberechtigungen

      Um als Add-in-Benutzer erkannt zu werden, muss der Benutzer über die folgenden SharePoint-Berechtigungen verfügen. Für Listen muss der Benutzer Elemente hinzufügen, Elemente bearbeiten, Elemente anzeigen, Offene Elemente und Anwendungsseiten anzeigen können. Für die Website muss der Benutzer in der Lage sein, Seiten anzuzeigen, Benutzerinformationen zu durchsuchen, Remote-Schnittstellen zu verwenden und die Site zu öffnen.

       

    • Erforderliche Admin-Berechtigungen

      Um als Add-in-Administrator erkannt zu werden, muss der Benutzer über die SharePoint-Berechtigungen verfügen, um als Add-in-Benutzer erkannt zu werden, sowie über die folgenden zusätzlichen SharePoint-Berechtigungen. Für Listen muss der Benutzer in der Lage sein, Listenverhalten außer Kraft zu setzen, Elemente löschen, Elemente genehmigen, Versionen anzeigen und Versionen löschen. Für die Website muss der Benutzer in der Lage sein, Verzeichnisse zu durchsuchen. Für persönliche Einstellungen muss der Benutzer in der Lage sein, persönliche Ansichten zu verwalten, persönliche Webteile hinzuzufügen/zu entfernen und persönliche Webteile zu aktualisieren.

  • Unterstützt diese neue Onboarding-Option Office 365-Gruppen, AAD-Sicherheitsgruppen oder SharePoint-Standardgruppen, die ich bereits eingerichtet habe?

    Ja.

    Solange Ihre Benutzer auf die SharePoint-Website zugreifen können und einer SharePoint-Gruppe mit ausreichenden Berechtigungen zugewiesen wurden, um als Add-in-Benutzer oder Administrator erkannt zu werden, ist es egal, über welchen Mechanismus sie Mitglied der SharePoint-Gruppe sind.

  • Meine Benutzer befinden sich in den richtigen Mitgliedsgruppen (SharePoint-Gruppe oder Office365-Gruppe), können Adobe Sign jedoch nicht verwenden. Was sollte ich tun?

    1. Suchen Sie, von welcher SharePoint-Gruppe dem Benutzer Zugriff auf die SharePoint-Website gewährt wurde.
    2. Überprüfen Sie, ob die Berechtigungsebene von SharePoint die erforderlichen Mindestberechtigungen enthält, um als Adobe Sign-Add-in-Benutzer oder -Administrator erkannt zu werden.

    Beim Versuch, die Zusatzanwendung zu öffnen, wird dem Benutzer die Fehlermeldung angezeigt, dass er nicht über die erforderliche Berechtigung zur Verwendung von Adobe Sign verfügt.

    Berechtigungsfehler

    Dieser Fehler wird dadurch verursacht, dass die SharePoint-Berechtigungen für den Benutzer nicht korrekt festgelegt wurden. Um das Problem zu lösen, müssen Sie zunächst wissen, wie dem Benutzer Zugriff auf die SharePoint-Website gewährt wurde, und dann entweder die Berechtigungen anpassen oder den Benutzer einer Gruppe mit den richtigen Berechtigungen (oder beiden) hinzufügen.

    • Prüfen Sie die SharePoint-Gruppenmitgliedschaft und Berechtigungsstufe

      Registerkarte „Berechtigungen“

      1. Melden Sie sich bei der SharePoint-Website als Site-Administrator an
      2. Wählen Sie im Zahnradmenü die Option Website-Berechtigungen.
      3. Klicken Sie im Bereich Berechtigungen auf den Link Erweiterte Berechtigungseinstellungen
      4. Klicken Sie in der Befehlsleiste BERECHTIGUNG auf Berechtigungen prüfen und geben Sie die E-Mail-Adresse des problematischen Benutzers in das Dialogfeld ein.

      Hier sehen Sie die Berechtigungsebene des Benutzers und die SharePoint-Gruppe, die diese Berechtigungsstufe gewährt hat.

    • Passen Sie die Berechtigungsebene bearbeiten an, um die erforderlichen Mindestberechtigungen einzuschließen

      Klicken Sie in der Liste Berechtigungen auf den Link Erweiterte Berechtigungseinstellungen, klicken Sie dann auf der Registerkarte BERECHTIGUNGEN auf die Option Berechtigungsstufen.

      Wählen Sie in der Liste der Berechtigungsebenen die Ebene Bearbeiten aus, um die Liste der Berechtigungen anzuzeigen, die auf der Berechtigungsebene „Bearbeiten“ enthalten sind. Stellen Sie sicher, dass die Berechtigungsebene „Bearbeiten“ die Berechtigungen enthält, die in der Abbildung unten gelb unterstrichen sind.

      Liste der Berechtigungen

      Für Listen muss der Benutzer insbesondere Elemente hinzufügen, Elemente bearbeiten, Elemente anzeigen, Offene Elemente und Anwendungsseiten anzeigen können. Für die Website muss der Benutzer in der Lage sein, Seiten anzuzeigen, Benutzerinformationen zu durchsuchen, Remote-Schnittstellen zu verwenden und die Site zu öffnen.


Benutzer in der Standardgruppe für Mitglieder/Eigentümer (mit Bearbeitungsberechtigung)

Wenn Sie mehr Kontrolle darüber benötigen, wer die Adobe Sign für SharePoint-Integration verwenden darf, können Sie mit dieser Option nur denjenigen Benutzern Zugriff gewähren, die direkte Mitglieder der SharePoint-Gruppe <Name der Website> sind.

  • Wenn Sie Ihre SharePoint-Website mit dem modernen Erlebnis einrichten, wurde eine Office365-Gruppe erstellt, um die Berechtigungen Ihrer Website zu verwalten.
    • Diese Office365-Gruppe wird der SharePoint-Gruppe als Mitglied mit demselben Namen hinzugefügt, sodass der Zugriff von einem zentralen Ort aus gesteuert werden kann. 
    • Durch das Hinzufügen von Benutzern zur SharePoint-Website mithilfe des modernen Erlebnisses werden Mitglieder zur Office365-Gruppe hinzugefügt und nicht zur SharePoint-Gruppe.

So fügen Sie der SharePoint-Website Mitglieder mithilfe des modernen Erlebnisses hinzu:

  • Öffnen Sie den Einstellungsbereich über das Zahnradmenü in der oberen Leiste.
  • Wählen Sie Websiteberechtigungen aus.
    • Dadurch wird ein neues Berechtigungsfenster auf der rechten Seite geöffnet.
  • Klicken Sie auf den Link Erweiterte Berechtigungen.
Hinweis:

Wenn Sie auf die Schaltfläche Personen einladen klicken, um Personen zur SharePoint-Website einzuladen, wird ihnen kein Zugriff auf die Adobe Sign-Integration gewährt.

Berechtigungsleiste

 

  • Klicken Sie auf den Namenslink für die Mitgliedergruppe <Name der Website>, um die Mitglieder der Mitgliedergruppe der SharePoint-Website anzuzeigen.
Klicken Sie auf den Namenslink für die Mitgliedergruppe.

 

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um das Dialogfeld zum Hinzufügen neuer Mitglieder zur SharePoint-Gruppe zu öffnen.
Klicken Sie auf den Namenslink für die Mitgliedergruppe.

 

Wenn Sie fertig sind, wird das neue Mitglied der SharePoint-Gruppe in der Liste der Mitglieder angezeigt.

Benutzer in der Gruppe

Vorsicht:

Wenn Benutzer zu den Gruppen hinzugefügt wurden, kann es einige Minuten dauern, bis die Microsoft-Server ordnungsgemäß synchronisiert werden.  Dies hat keine Auswirkungen auf die weitere Konfiguration, jedoch sollten Tests und die Verwendung durch Benutzer auf nach diesen Zeitraum verschoben werden.


Konfiguration – Optional

Die folgenden optionalen Konfigurationen sind zwar nicht erforderlich, können jedoch den Nutzen von Adobe Sign wesentlich steigern.


Speicher für signierte Vereinbarungen auswählen

Als Administrator können Sie einen globalen Zielordner festlegen, in dem alle abgeschlossenen Vereinbarungen für die gesamte Website abgelegt werden. Diese Konfiguration erfolgt auf der Seite Einstellungen für signierte Dateien.

Wenn ein globaler Speicherordner definiert ist, werden alle signierten Vertrags- und Audit-Protokolldateien im PDF-Format automatisch im globalen Speicherordner gespeichert. Dies schließt auch Vereinbarungen ein, die von den Dokumentbibliotheken sowie Listen gesendet werden.

Einstellungen für signierte Dateien

Wenn auf der Seite Adobe Sign-Einstellungen für signierte Dateien kein globaler Speicherordner festgelegt wurde, wird in der Dokumentbibliothek, in bzw. von der die Vereinbarung erstellt/gesendet wurde, automatisch ein neuer Ordner mit der Bezeichnung Signierte Vereinbarungen erstellt. Bei allen abgeschlossenen Vereinbarungen, die aus derselben Bibliothek gesendet werden, werden die ausgefüllten PDF-Dateien in denselben Ordner Signierte Vereinbarungen zurückgesendet.

 

Aus den Listen gesendete Vereinbarungen werden an das Listenelement angehängt (als Anhänge), wenn keine Standarddatei identifiziert wird.

Speicherung von Vereinbarungen für Webformulare

Wenn Sie Webformulare zur Erfassung von Daten verwenden, kann ein ähnlicher Speicherprozess für die unterzeichneten Webformularvereinbarungen verwendet werden.

Der Administrator kann einen globalen Speicherordner für alle signierten Webformulare definieren.

Wenn kein globales Repository definiert ist, wird das signierte Webformular in einem automatisch erstellten Ordner namens Signierte Webformulare gespeichert.

Webformularvereinbarungen speichern


Audit-Verläufe aktivieren

Standardmäßig wird von Adobe Sign nur die signierte PDF-Vereinbarung zurückgesendet.  Wenn Sie jedoch Audit-Verlauf mit signierter Vereinbarung speichern aktivieren, wird eine zweite PDF-Datei zurückgegeben, die den vollständigen Audit-Verlauf für die Vereinbarung enthält.

Audit-Verläufe mit der Vereinbarung speichern


Vorlagenzuordnungen

Adobe Sign unterstützt die Idee, Daten zwischen SharePoint-Listen und den Formelfeldern der Vereinbarung miteinander zu verknüpfen.

Mithilfe von Arbeitsabläufen und durch das Zuordnen der Listenfelder zu den Formelfeldern können Sie Dokument automatisch vor dem Senden ausfüllen, damit Absender bzw. Unterzeichner beim Ausfüllen des Formulars Zeit sparen und das Risiko der falschen Zuordnung von Daten reduziert wird.

Umgekehrt können Sie auch eine Zuordnung erstellen, die die Formularfelddaten aus einer signierten Vereinbarung extrahiert, um eine SharePoint-Liste auszufüllen.

Die vollständige Anleitung für die Konfiguration von Vorlagenzuordnungen finden Sie hier.


Zuordnung von Webformularen

Adobe Sign unterstützt ähnlich wie bei Vorlagenzuordnungen die Idee, Daten zwischen Adobe Sign-Webformularvereinbarungen und SharePoint-Listen zu verknüpfen.

Indem Sie die Formularfelder der Webformulare den SharePoint-Listenspalten zuordnen, können Sie Daten automatisch an SharePoint weiterleiten, wodurch Zeit und Fehler aufgrund einer falschen Dateneingabe reduziert werden.

Die vollständige Anleitung für die Konfiguration von Webformularen finden Sie hier.

Hinweis:

Die Zuordnung von Webformularvorlagen ist nur für Installationen von Adobe Sign für SharePoint Online v2.0 verfügbar.

Frühere Versionen müssen aktualisiert werden, um Zugriff auf diese Funktion zu erhalten.

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