Adobe Sign für SharePoint On-Premises – Installationshandbuch

Die Adobe Sign-Integration für Microsoft SharePoint bietet eine integrierte Lösung zum Erstellen, Senden, Verfolgen und Verwalten von elektronischen Unterschriften. Die Integration steht für Microsoft SharePoint 2013 und Microsoft SharePoint 2016 On-Premises zur Verfügung. Die Lösung wird als eine Farmlösung für Microsoft SharePoint entwickelt und bietet folgende Funktionen:

• Möglichkeit zum Hinzufügen der Seite „Verwalten“ von Adobe Sign als SharePoint-Webpart, das von SharePoint-Benutzern zum Verfolgen und Aktualisieren von Vereinbarungen verwendet werden kann
• Senden beliebiger zu unterzeichnender Dokumente aus einer SharePoint-Dokumentbibliothek
• Möglichkeit zum Senden von Dokumenten an einen einzelnen Empfänger oder eine Gruppe in einer Dokumentbibliothek oder benutzerdefinierten SharePoint-Listen.
• Zuordnen von Daten aus SharePoint-Listen sowie aus einer Dokumentbibliothek in Dokumente durch eine Zusammenführungszuordnung, wenn die Dokumente zum Unterschreiben gesendet werden
• Zuordnen von Daten aus Formularfeldern eines signierten Vertrags in Textspalten von SharePoint-Listen sowie in einer Dokumentenbibliothek über die Datenzuordnung, wenn das Dokument signiert wurde und dessen Status automatisch oder manuell über die Seite „Vereinbarungsstatus“ aktualisiert wurde
• Archivierung aller signierten Vereinbarungen in SharePoint

Die Adobe Sign-Lösung kann nur von einem Microsoft SharePoint-Farm-Administrator installiert und konfiguriert werden. Sie müssen also auf dem SharePoint-Server über Adminrechte verfügen, um die Lösung zu installieren. Ziehen Sie die SharePoint-Dokumentation und den SharePoint-Administrator Ihrer Organisation für zusätzliche Systemberechtigungen zurate, die möglicherweise zum Installieren von SharePoint-Farm-Lösungen erforderlich sind. Um die Lösung zu konfigurieren, müssen Sie auch Kontoadministrator in Adobe Sign sein und auf den Integrationsschlüssel Ihres Adobe Sign-Kontos zugreifen können. Die unten stehenden Systemanforderungen zeigen, welche Server- und Clientkomponenten erforderlich sind, um Adobe Sign für SharePoint zu installieren und auszuführen.

• Microsoft SharePoint 2013 On-Premise, SharePoint 2016 On-Premise oder SharePoint 2019 On-Premise
  

In SharePoint gelten Zeichenbeschränkungen, die Sie gerade bei der Benennung von Dateien beachten müssen:

• URL-Pfade dürfen maximal 260 Zeichen betragen.
• Dateinamen dürfen maximal 128 Zeichen betragen.

Administratoren, die sich unter dem „Systemkonto“ bei einer Sitesammlung anmelden, müssen ihre eigenen Daten in der AdobeSignUserInfo-Liste eingeben:

Es kann eine Situation mit den vorherigen Lösungen auftreten, bei der normale SharePoint-Benutzer am Zugriff auf die Sitesammlung gehindert werden.

Das Problem tritt unter folgenden Bedingungen auf:

• Die EchoSign-Lösung (vor Version 4) ist in der Sitesammlung installiert.
• Der SharePoint-Administrator hat die Lösung als Webpart auf einer SharePoint-Seite eingebettet.
• Der SharePoint-Benutzer ist Mitglied der Sitesammlungsgruppe „Inhaber“, „Besucher“ oder „Mitglied“.
• Der SharePoint-Benutzer ist kein Mitglied der Gruppe von EchoSign-Administratoren oder -Benutzern.

Um das Problem zu beheben, entfernen Sie den Webpart von der SharePoint-Seite. 

So installieren Sie das Paket von Adobe Sign für SharePoint On-Premises:

1. Laden Sie die neueste Datei Adobe Sign for SharePoint.zip herunter.
   
2. Melden Sie sich bei Ihrem SharePoint-Server als Administrator an.
3. Laden Sie die Datei Adobe Sign for SharePoint.zip auf den Server hoch.
4. Entpacken Sie die in der Datei enthaltene Programmdatei.
5. Öffnen Sie die Datei Adobe Sign for SharePoint.exe.
6. Hierdurch wird der Einrichtungsassistent angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Das Skript führt eine Systemprüfung durch. Wenn keine Probleme gefunden werden, klicken Sie auf Weiter.

  8. Die Endbenutzer-Lizenzvereinbarung wird angezeigt.

○ Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ich akzeptiere die Bedingungen der Lizenzvereinbarung.

○ Klicken Sie auf Weiter.

  9. Die Webanwendungs-/Sitesammlungsseite wird geladen. Wählen Sie die Sitesammlung aus, in der Sie die Lösung installieren möchten.

  10. Klicken Sie nach Abschluss der Einrichtung auf Weiter.

  11. Wenn die Detailseite für die Implementierung angezeigt wird, können Sie auf Schließen klicken.

Wenn Sie das Einrichtungsskript erneut ausführen, wird der Assistent erneut gestartet und die Systemprüfung wiederholt. 

Nach der Systemprüfung werden statt der Endbenutzer-Lizenzvereinbarung folgende Optionen angezeigt:

○ Aktivieren – Über Aktivieren kann der Administrator die Adobe Sign-Lösung auf zusätzlichen Sites in der SharePoint-Umgebung aktivieren. Bei Auswahl wird die Webanwendungs-/Sitesammlungsseite geladen. Dort werden alle Sites angezeigt, auf denen die Adobe Sign-Lösung nicht aktiv ist (vorhergehender Schritt 9).

○ Entfernen – Über diese Option wird die Lösung vollständig von allen Sitesammlungen entfernt, für die Adobe Sign aktiviert wurde. Abgeschlossene Dokumentdateien verbleiben in SharePoint.

Verträge, die im Prozess sind, sind nach wie vor über Adobe aktivUnterschreiben,und werden normal abgeschlossen. Die abgeschlossenen Dokumente werden nicht mehr an SharePoint zurückgesendet.

Wenn das Paket installiert wurde, müssen Sie vier Konfigurationsschritte durchführen:

• Installieren des Integrationsschlüssels.
• Entscheiden, wie Sie Benutzer hinzufügen.
• Entscheiden, ob Audit-Protokolle an signierte Dokumente angehängt werden sollen.
• Entscheiden, wo signierte Vereinbarungen gespeichert werden.

Für neue Installationen muss ein Integrationsschlüssel in Adobe Sign generiert und dann in SharePoint eingegeben werden. Dieser Schlüssel ist das Zugriffstoken, mit dessen Hilfe die Adobe Sign- und SharePoint-Umgebungen für gegenseitiges Vertrauen und die Freigabe von Inhalten authentifiziert werden.

So erstellen Sie in Adobe Sign einen Integrationsschlüssel:

• Melden Sie sich als Administrator in Ihrem Adobe Sign-Konto an.
• Navigieren Sie zu Konto > Adobe Sign-API > API-Informationen.
• Klicken Sie auf den Link Integrationsschlüssel in der Mitte der Seite.

Die Benutzeroberfläche Integrationsschlüssel erstellen wird geladen:

Geben Sie einen passenden Namen für den Schlüssel ein (z. B. SharePoint).

Für den Integrationsschlüssel müssen folgende Elemente aktiviert sein:

• user_write
• user_login
• agreement_read
• agreement_write
• agreement_send
• library_read
• library_write

Klicken Sie auf Speichern, sobald der Schlüssel konfiguriert wurde.

Die Seite Zugriffstokens mit den in Ihrem Konto definierten Schlüsseln wird angezeigt.

• Klicken Sie auf die für SharePoint erstellte Schlüsseldefinition.

○ Der Link „Integrationsschlüssel“ wird am oberen Rand der Definition angezeigt.

• Klicken Sie auf den Link Integrationsschlüssel.

Der Integrationsschlüssel wird angezeigt:

• Kopieren Sie diesen Schlüssel und speichern Sie ihn für den nächsten Schritt an einem sicheren Ort.
• Klicken Sie auf OK.

So installieren Sie den Integrationsschlüssel in SharePoint:

• Melden Sie sich als Administrator für Ihre SharePoint-Site an.
• Klicken Sie auf das Symbol der Adobe Sign-Einstellungen, um die Seite Einstellungen anzuzeigen.

1. Klicken Sie auf der Einstellungsseite auf die Registerkarte Kontoeinstellungen.
2. Fügen Sie den Integrationsschlüssel im entsprechenden Feld ein.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Um Benutzer hinzuzufügen, müssen Sie ihnen zunächst Zugriff auf die Adobe Sign-Lösung gewähren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Website-Einstellungen > Benutzer und Berechtigungen > Personen und Gruppen.
2. Bearbeiten Sie die Adobe Sign-Gruppen nach Bedarf:

○ Adobe Sign-Administrator: Diese Benutzer dürfen die Adobe Sign-Lösung konfigurieren (also Eingaben auf der Einstellungsseite vornehmen und die AdobeSignUserInfo-Liste bearbeiten). Nur Administratoren der entsprechenden Sitesammlung oder Webanwendung dürfen diese Gruppe konfigurieren. Benutzer dieser Gruppe können auf die Registerkarten Persönliche Einstellungen, Kontoeinstellungen, Vereinbarungsspeicher und Vorlagenzuordnungen auf der Seite Einstellungen zugreifen.

○ Adobe Sign-Benutzer: Diese Benutzer sollen die von den Administratoren der Sitesammlung konfigurierte Lösung verwenden. Benutzer, die zu dieser Gruppe gehören, können nur auf die Registerkarte Persönliche Einstellungen auf der Seite Einstellungen zugreifen.

In Adobe Sign müssen alle Benutzer, die Vereinbarungen senden, über eine Lizenz verfügen. Bei der ersten Verwendung wird der Benutzer automatisch in Adobe Sign bereitgestellt, sofern er nicht bereits vorhanden ist. Standardmäßig wird der Benutzer mit den im SharePoint-Profil des Benutzers gefundenen Informationen erstellt.

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, verwendet SharePoint die Werte in der AdobeSignUserInfo-Liste, um neue Benutzer zu erstellen und bestehende Benutzersitzungen in Adobe Sign zu verstehen.

Wenn die Funktion nicht aktiviert ist, verwendet SharePoint die mit dem SharePointUser verknüpften Werte.

Hinweis: Sie können SharePoint-Benutzern, die nicht über eine öffentliche E-Mail-Adresse verfügen oder eine andere E-Mail-Adresse als ihren standardmäßigen SharePoint-E-Mail-Wert verwenden müssen, eine E-Mail-Adresse (und somit auch den Adobe Sign-Zugriff) zuordnen. Beispiel: Bob@MeineDomain.dom ist ein SharePoint-Benutzer, muss aber Vereinbarungen mit der E-Mail HumanResources@MeineDomain.dom senden.

Um die Werte für die automatische Bereitstellung aufzulisten, müssen Sie zwei Schritte durchführen:

1. Aktualisieren Sie die AdobeSignUserInfo-Liste.
2. Aktivieren Sie die Funktion Benutzerinformationen aus AdobeSignUserInfo-Liste abrufen.

So aktualisieren Sie die AdobeSignUserInfo-Liste:

1. Öffnen Sie Site-Content > AdobeSignUserInfo.
2. Fügen Sie der Liste die gewünschten Benutzerwerte hinzu.

So aktivieren Sie die Benutzergenerierung mithilfe der AdobeSignUserInfo-Liste:

1. Melden Sie sich bei Ihrem SharePoint-Konto als Administrator an.
2. Navigieren Sie zur Adobe Sign-Seite Einstellungen.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontoeinstellungen.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzerinformationen aus AdobeSignUserInfo-Liste abrufen.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn diese Option aktiviert ist, wird bei Abschluss einer Vereinbarung zusammen mit dem fertigen Dokument eine Audit-Protokoll-PDF zurückgegeben. Beim Audit-Protokoll handelt es sich um ein zusammenfassendes Dokument aller wichtigen Ereignisse der Vereinbarung (gesendet, geöffnet, signiert), darunter auch mit diesen Ereignissen verknüpfte Benutzer-Metadaten (Uhrzeit/Datum, IP-Adresse).

So aktivieren Sie die Bereitstellung des Audit-Protokolls:

1. Melden Sie sich bei Ihrem SharePoint-Konto als Administrator an.
2. Navigieren Sie zur Adobe Sign-Seite Einstellungen.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontoeinstellungen.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Audit-Protokoll für signierte Vereinbarungen abrufen.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Sie können konfigurieren, dass abgeschlossene Dokumente für die gesamte (globale) Sitesammlung in einem bestimmten Ordner abgelegt werden.

Wenn kein globaler Ordner angegeben wird, werden die finalen signierten Dokumente im Unterordner Signierte Vereinbarungen abgelegt, der in der Dokumentbibliothek erstellt wurde, aus der das Dokument gesendet wurde.

So konfigurieren Sie den globalen Ordner für signierte Vereinbarungen:

1. Melden Sie sich bei Ihrem SharePoint-Konto als Administrator an.
2. Erstellen Sie den Zielordner an einem beliebigen Speicherort.
3. Navigieren Sie zur Adobe Sign-Seite Einstellungen.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Vereinbarungsspeicher.
5. Suchen Sie in der Liste verfügbarer Ordner nach dem Ordner und klicken Sie darauf, um ihn auszuwählen.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Adobe Sign unterstützt die Idee, Daten zwischen SharePoint-Listen und den Formelfeldern der Vereinbarung miteinander zu verknüpfen.

Mithilfe von Arbeitsabläufen und durch das Zuordnen der Listenfelder zu den Formelfeldern können Sie Dokument automatisch vor dem Senden ausfüllen, damit Absender bzw. Unterzeichner beim Ausfüllen des Formulars Zeit sparen und das Risiko der falschen Zuordnung von Daten reduziert wird.

Umgekehrt können Sie auch eine Zuordnung erstellen, die die Formularfelddaten aus einer signierten Vereinbarung extrahiert und eine SharePoint-Liste ausfüllt.

Die vollständige Anleitung für die Konfiguration von Vorlagenzuordnungen finden Sie hier.