Überblick

Dieses Dokument enthält die Schritte, die Workday-Kunden zur Integration von Adobe Sign in den Workday-Mandanten durchführen müssen. Bei dem Dokument handelt es sich um ein Installationshandbuch. Es ist nicht als umfassendes Schulungshandbuch für Workday gedacht.

Wenn Sie Adobe Sign innerhalb von Workday verwenden möchten, müssen Sie über Kenntnisse über das Erstellen und Ändern folgender Workday-Elemente verfügen oder sich diese aneignen: Geschäftsprozess-Framework, Einrichtung und Konfiguration eines Mandanten, Berichte und Workday-Studio-Integration.

Die Schritte auf oberster Ebene zur Integration sind folgende:

  • Aktivieren Sie Ihr Administratorkonto in Adobe Sign (nur neue Kunden).
  • Konfigurieren Sie eine Gruppe in Adobe Sign, in der sich der Authentifizierungsbenutzer für Workday befindet.
  • Stellen Sie die OAuth-Beziehung zwischen Workday und Adobe Sign her.


Aktivieren des Adobe Sign-Kontos

Kunden mit bestehenden Konten können direkt zum Schritt Adobe Sign für Workday konfigurieren übergehen.

Für Kunden, die neu bei Adobe Sign sind und noch nicht über Anmeldeinformationen verfügen, übernimmt ein Onboarding-Sezialist von Adobe die Bereitstellung Ihres Kontos (in Adobe Sign) für Workday. Sobald dies abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail:

Bild der Begrüßungs-E-Mail von Adobe Sign

Wenn Sie die Anweisungen in der E-Mail befolgen, wird Ihr Konto initialisiert und Sie gelangen zu Ihrer Adobe Sign-Startseite.

Die Adobe Sign-Startseite


Adobe Sign für Workday konfigurieren

Zur Konfiguration von Adobe Sign für Workday müssen im Adobe Sign-System zwei bestimmte Objekte generiert werden:

  • Eine „Workday-Gruppe“
    Workday benötigt eine besondere „Gruppe“ innerhalb Ihres Adobe Sign-Kontos, um die Integrationsfunktion zu aktivieren. Die Adobe Sign-Gruppe steuert nur die Verwendung von Adobe Sign in Workday. Andere mögliche Verwendungen (Salesforce.com, Arriba usw.) sind hierdurch nicht betroffen.
    Beispiel: E-Mail-Benachrichtigungen werden für die Workday-Gruppe unterdrückt, sodass Workday-Benutzer nur Benachrichtigungen in ihren Workday-Postfächern erhalten.

  • Einen authentifizierenden Benutzer zum Herstellen der OAuth-Beziehung
    Innerhalb der Gruppe muss es einen Administrator auf Gruppenebene geben.  Dies ist der autoritative Benutzer, der die OAuth-Beziehung zwischen Workday und Adobe Sign verwaltet. Es wird empfohlen, eine (vorhandene) Funktions-E-Mail-Adresse zu verwenden, z. B. HR@MyDomain.com. Wenn Sie eine Funktions-E-Mail-Adresse anstelle einer persönlichen verwenden, verringern Sie das Risiko, dass der Benutzer und damit die Integration eines Tages deaktiviert wird.


Einen Benutzer und eine Gruppe in Adobe Sign erstellen

So erstellen Sie in Adobe Sign einen Benutzer:

  • Melden Sie sich bei Adobe Sign als Konto-Administrator an.
  • Navigieren Sie zu Konto > Benutzer.
  • Klicken Sie auf das eingekreiste Pluszeichen, um einen neuen Benutzer zu erstellen.
Bild des Navigationspfads zum Erstellen eines neuen Benutzers

Es wird ein Popup-Fenster angezeigt, das zur Eingabe von Details zum neuen Benutzer auffordert:

  • Geben Sie eine Funktions-E-Mail-Adresse an, auf die Sie Zugriff haben.
    • Dieser Benutzer erstellt und verwaltet die OAuth-Beziehung.
    • Die E-Mail-Adresse muss als vorhandene Adresse bestätigt werden können.
  • Geben Sie einen geeigneten Vor- und Nachnamen ein.
  • Wählen Sie in der Auswahlliste Benutzergruppe [Neue Gruppe für diesen Benutzer erstellen] aus.
  • Wählen Sie für Neuer Gruppenname einen selbsterklärenden Namen wie „Workday“ aus.
  • Klicken Sie auf Speichern.
Das Feld „Benutzer erstellen“

Das Popup-Feld wird ausgeblendet und Sie kehren zur Seite Benutzer zurück.  Sie finden den neuen Benutzer mit dem Status ERSTELLT in der Liste.  

Eine Ansicht des neuen erstellten Benutzers

Der Status „Erstellt“ gibt an, dass die E-Mail-Adresse des Benutzers noch nicht überprüft wurde.

  • Melden Sie sich beim E-Mail-Postfach des neuen Benutzers an.
  • Suchen Sie die E-Mail „Willkommen bei Adobe Sign“.
  • Klicken Sie auf den Text Hier klicken, um Ihr Kennwort festzulegen.
  • Legen Sie das Kennwort fest.
    • Mit dieser Aktion wird der Status des Benutzers im System in AKTIV geändert.
Bild des neuen aktivierten Benutzers


Den authentifizierenden Benutzer festlegen

So stufen Sie den neuen Benutzer in der Workday-Gruppe hoch:

  • Navigieren Sie ggf. zur Seite Benutzer.
  • Doppelklicken Sie auf den Benutzer in der Workday-Gruppe.
    • Hierdurch wird die Seite Bearbeiten für die Berechtigungen des Benutzers geöffnet.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer ist ein Gruppenadministrator.
  • Klicken Sie auf Speichern.
Bild des Eigenschaftsfelds, in dem die Definition eines Gruppenadministrators veranschaulicht wird


Konfigurieren des Workday-Mandanten

Um die Verbindung zwischen dem Workday-Mandanten und Adobe Sign herzustellen, muss eine vertrauenswürdige Beziehung zwischen den Diensten hergestellt werden.

Sobald diese Beziehung besteht, kann für jeden Geschäftsvorgang in Workday der Schritt Dokument prüfen eingefügt werden, der den Signaturvorgang über Adobe Sign ermöglicht.

Hinweis:

Adobe Sign wird innerhalb der Workday-Umgebung als Adobe Document Cloud bezeichnet.

So stellen Sie eine vertrauenswürdige Beziehung her:

  • Melden Sie sich bei Workday als Konto-Administrator an.
  • Suchen Sie nach Einrichtung der Mandanten bearbeiten – Geschäftsvorgänge.

Die Seite Einrichtung der Mandanten bearbeiten – Geschäftsvorgänge wird geladen.

  • Suchen Sie den Abschnitt Konfiguration der eSignatur:
Konfiguration der eSignatur
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Mit Adobe authentifizieren.
    • Dadurch wird die OAuth2.0-Authentifizierungssequenz gestartet, bei der Sie Folgendes tun müssen:
      • Die Anmeldeinformationen für den Administrator der Adobe Sign-Gruppe angeben, der im Schritt Den authentifizierenden Benutzer festlegen erstellt wurde
      • Den vom Workday-Mandanten geforderten Zugriff auf Adobe Sign genehmigen

Hinweis:

Stellen Sie sicher, dass Sie sich vollständig von jeder anderen Adobe Sign-Instanz abmelden, bevor Sie fortfahren.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, wird das Kontrollkästchen Adobe-Konfiguration aktiviert und Sie können Adobe Sign mit Workday verwenden.


Den Schritt „Dokument prüfen“ konfigurieren

Das Dokument für den Schritt Dokument prüfen kann ein statisches Dokument, ein über den Schritt „Dokument generieren“ innerhalb desselben Geschäftsvorgangs generiertes Dokument oder ein vom Workday Report Designer erstellter formatierter Bericht sein. Alle diese Dokumente können mit Adobe-Text-Tags versehen werden, um das Aussehen und die Position der spezifischen Komponenten von Adobe Sign zu steuern. Die Quelle des Dokuments muss innerhalb der Definition des Geschäftsvorgangs angegeben werden. Es ist nicht möglich, während der Durchführung des Geschäftsvorgangs ein Ad-hoc-Dokument hochzuladen.

Einzigartig bei der Verwendung von Adobe Sign mit einem Schritt „Dokument prüfen“ sind aufeinander folgende Unterzeichnergruppen. Auf diese Weise können Sie rollenbasierte Gruppen angeben, die nacheinander signieren. Parallel signierende Gruppen werden nicht unterstützt.

Hilfe zum Schritt „Dokument prüfen“ finden Sie in der folgenden Kurzanleitung:
https://helpx.adobe.com/de/sign/help/Workday_Quick_Start.html


Support

Workday-Support

Workday ist der Integrationsverantwortliche, der Ihre erste Anlaufstelle bei Fragen zum Umfang der Integration, bei Funktionsanfragen oder Problemen bei der täglichen Arbeit mit der Integration sein sollte.

Die Workday-Community verfügt über einige gute Artikel zur Fehlersuche bei der Integration und beim Erstellen von Dokumenten:

Fehlersuche bei der eSignature-Integration

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Dokumentüberprüfungsschritt
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynamische Generierung von Dokumenten

https://community.workday.com/node/176443

Konfigurationstipps für die Generierung von Angebotsunterlagen

https://community.workday.com/node/183242


Adobe Sign-Support

Adobe Sign ist der Integrationspartner und sollte nur dann kontaktiert werden, wenn über die Integration keine Signaturen geliefert werden oder wenn die Benachrichtigung über ausstehende Signaturen fehlschlägt.

Adobe Sign-Kunden wenden sich bezüglich Support bitte an ihren Customer Success Manager (CSM). Alternativ kann der technische Support von Adobe telefonisch erreicht werden: 1-866-318-4100, auf die Produktliste warten und dann 4 und 2 eintippen (nach Aufforderung).


Häufig gestellte Fragen

Die Ursache des Problems kann daran liegen, dass der Bewerber nach der Anmeldung bei Adobe Sign nicht auf die Schaltfläche „Submit“ (Übermitteln) in Workday geklickt hat.

Gemäß Workday-Aufgabe Signaturstatus der E-Signatur überprüfen: „Um den Prozess zu starten, kann der Benutzer die zugehörige Posteingangsaufgabe übermitteln.“

Gemäß Workday-Entwicklung: Die ursprüngliche Signatur schließt den Prozess nur ab, wenn der Benutzer die Posteingangsaufgabe nach der Unterzeichnung des Dokuments übermittelt. Die Unterzeichner müssen die Posteingangsaufgabe in Workday immer übermitteln, nachdem sie die Signatur in Adobe Sign abgeschlossen haben. Nach der Signatur wird der iframe geschlossen und der Benutzer wird zu derselben Aufgabe umgeleitet, wo er auf die Schaltfläche „Submit“ (Übermitteln) klicken kann, um den Vorgang abzuschließen.